IMPORTANCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROCESOS

EN UNA ORGANIZACIÓN.

La gestión de procesos es la administración, eficiencia y mejora continua de los

procesos productivos que se encuentran en la organización. La gestión de
procesos está enfocada principalmente en la satisfacción del cliente, para ello la
organización compromete al personal a cumplir las labores asignadas de manera
eficiente y eficaz.

Cuando la organización toma la decisión de mejorar continuamente sus

resultados, debe comenzar por la planeación estratégica, desarrollando la visión,
misión, valores, objetivos y metas. Además de esto se deben determinar los
factores críticos de éxito que caracterizan a la organización, por ejemplo, factores
internos como: Recursos, estrategia, estructura, etc. y factores externos como:
clientes, proveedores, competencia, entre otros factores importantes. Para su
identificación se utiliza la matriz DOFA y es necesario la participación de todas las
partes interesadas para analizarla. Con estos factores se pueden identificar los
resultados, que en caso de no ser alcanzados pueden poner en riesgo el éxito de
la organización.

La implementación de la gestión de procesos es considerada una de las

herramientas mas efectivas para la mejora de la gestión de cualquier tipo de
organización. La norma ISO 9001 sugiere el enfoque basado en procesos,
concentrándose en comprender y cumplir los requisitos de los clientes de cada
proceso, considerando y planificando los procesos que aporten valor, controlando
y midiendo los resultados del desempeño y de la eficacia de los procesos y
mejorando continuamente los procesos con base en mediciones objetivas.

La organización debe identificar sus procesos de acuerdo con las actividades que
se desarrollan dentro de la misma, luego de eso definir una estructura que
muestre la relación entre los procesos por medio del mapa de procesos, en el que
se adoptan varios tipos de agrupaciones como por ejemplo los procesos
estratégicos, los procesos operativos y los procesos de apoyo.
Los procesos estratégicos son aquellos que se encuentran vinculados al ámbito de
las responsabilidades de la dirección, se refiere a los procesos de planificación
estos, guían a los procesos operativos y los procesos de apoyo le ayudan a su
desarrollo. Los procesos operativos se relacionan directamente con la obtención
de un producto o la prestación de un servicio. Los procesos de apoyo dan soporte
a los procesos operativos y se refieren a todos aquellos procesos que se
relacionan con los recursos utilizados y las mediciones realizadas.

Luego de la identificación de los procesos se define y documenta cada uno y se

siguen tres criterios que son: Minimizar el papeleo, facilitar la comprensión y
permitir el trabajo en equipo. Cuando, a pesar de realizar correctamente las
actividades de cada proceso aparecen problemas, es necesario aplicar el ciclo de
mejora. La mejora de los procesos se produce de dos formas: continua o mediante
reingeniería de procesos. La mejora continua ayuda optimizar los procesos y así
eliminar las operaciones que no aportan valor reduciendo errores y defectos de
cada uno, mientras que la reingeniería se aplica en un espacio de tiempo limitado
y consigue un cambio radical del proceso.