GESTIÓN DOCUMENTAL

PA-03-GD-FO-22
01-04-2022
V.02
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
NIT. 844004197-2

6.4. Tabla de Retención Área de Tesorería - 111.4. Aprobada Acta No. de 17 de Junio de 2022

ENTIDAD PRODUCTORA: RED SALUD CASANARE ESE

OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja _131_ de _233__

FORMATO
DISPOSICION
O RETENCION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S
111.4.11 COMPROBANTES
111.4.11.01 Comprobantes de Egreso Decreto 2649 de 1993, título 3
*Comprobante X X Art.123 – 125.Los comprobantes
*Resolución X de Egreso van a la carpeta de la
*Factura X obligación que los generó:
*Estudio de costos (Según Caso) X Contratos, nómina y prestaciones
*Registro presupuestal X sociales se envían a Oficina
*Certificado de disponibilidad 1 20 X Jurídica y Talento Humano
Presupuestal X respectivamente, una vez
*Copia pagos seguridad social X realizado el pago.
*Formato rete fuente diligenciado X Los pagos por Resolución,
*Certificación cumplimiento X servicios públicos, impuestos,
*Certificación No obligados a X pólizas y otros, quedan en la
facturar X Oficina de Tesorería junto con el
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Firmas Responsables:
El: Electrónico Gerente
E: Eliminación
M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera
S: Selección

Salud y Vida para el Llano 1 de 8

Calle 9 No 24-75 Tel.6349939 Yopal – Casanare
contactenos@redsaludcasanare.gov.co
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Ciudad y Fecha: Yopal,

ENTIDAD PRODUCTORA: RED SALUD CASANARE ESE

OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja 132__ de _233__

FORMATO
DISPOSICION
O RETENCION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S

*Recepción de factura listado de los comprobantes y los

*Soporte de Transferencia oficios remisorios. Cumplido un
(Según caso) (01) año en el Archivo de Gestión
*Comunicaciones Oficiales se transfiere al Archivo Central
*Listado de Comprobantes para un tiempo de retención de
veinte (20) años, cumplido este
tiempo se procede a eliminar ya
que la información se consolida
en los estados financieros.
Resolución 525 de 2016. C.G.N.
Los tipos documentales varían
según el pago a realizar,
aplicando el proceso establecido.
111.4.11.05 Comprobantes de Ingreso Cumplido un (01) año en el Archivo
*Comprobante X X 1 20 X de Gestión se transfiere al Archivo
*Reportes de Ingreso Bancarios X X Central para un tiempo de
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CT: Conservación Total Firmas Responsables:
El: Electrónico Gerente
E: Eliminación
M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera

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S: Selección
Ciudad y Fecha: Yopal,
ENTIDAD PRODUCTORA: RED SALUD CASANARE ESE

OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja _133_ de 233_

FORMATO
DISPOSICION
O RETENCION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S
*Boletín diario de Bancos X X retención de veinte (20) años,
cumplido este tiempo se procede a
eliminar, ya que la información se
consolida en los estados
financieros. Resolución 525 de
2016. C.G.N.
111.4.15 CONCILIACIONES BANCARIAS Cumplido un (01) año en el Archivo de
NUEVA *Extractos Bancarios X X Gestión se transfiere al Archivo
*Conciliación Bancaria X X Central para un tiempo de retención
*Soportes de Transferencias X X de nueve (09) años cumplido este
tiempo se elimina soporte papel y
*Libros Auxiliares X X
1 9 X electrónico de acuerdo con el
*Comunicaciones Oficiales X X procedimiento establecido en la
Entidad, la información se consolida
en los Estados Financieros. Código
del Comercio Art. 48, 49, 54 y 60. Ley
962 de 2005.
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Firmas Responsables:
El: Electrónico Gerente
E: Eliminación

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M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera

S: Selección
Ciudad y Fecha: Yopal,
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OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja 134__ de _233__

FORMATO
DISPOSICION
O RETENCION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S
111.4.25 CUENTAS BANCARIAS
111.4.25.01 Cuentas Bancarias Convenios Permanecerá un año en gestión,
Administrativos una vez se haga el cierre de la
*Copia minuta Contrato X X X cuenta, se transfiere al Archivo
*Cartas solicitud apertura X X Central donde permanecerán 9
1 9
*Certificación X X años. Transcurrido este tiempo se
*Comunicaciones Oficiales X X microfilma o digitaliza toda la Serie
*Acta liquidación X X y se elimina soporte papel.
*Carta de cierre X X Resolución 525 de 2016 –C.G.N.
111.4.25.03 Cuentas Bancarias Recursos Cumplido un (01) año en el Archivo
Propios de Gestión se transfiere al Archivo
*Cartas solicitud apertura X X Central para un tiempo de
*Certificación X X 1 9 X retención de nueve (09) años
*Comunicaciones Oficiales X X cumplido este tiempo se microfilma
*Carta de cierre X X o digitaliza y se elimina soporte
papel según el procedimiento
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Firmas Responsables:
El: Electrónico Gerente

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E: Eliminación
M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera
S: Selección
Ciudad y Fecha: Yopal,
ENTIDAD PRODUCTORA: RED SALUD CASANARE ESE

OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja _135_ de _233

FORMATO
DISPOSICION
O RETENCION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S
establecido en la Entidad. Código
del Comercio Art. 48, 49, 54 y 60.
Ley 962 de 2005.
111.4.43 INFORMES
111.4.43.01 Informes a Entidades de C.P.C. Art. 119 y 278. Ley 734 de 5
Control y Vigilancia de febrero de 2002 - Código
*Solicitud X X Disciplinario Único, Permanecerá
*Reporte en plataforma (según X X en el Archivo de Gestión 1 año
caso) después de terminado el período
* Informes X X 1 9 X X del Gerente, se transfiere al Archivo
*Comunicaciones Oficiales X X Central para un tiempo de
retención de 9 años, cumplido este
tiempo se microfilma o digitaliza
para su conservación en ambos
soportes.
CONVENCIONES
CT: Conservación Total Firmas Responsables:
El: Electrónico Gerente
E: Eliminación

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
NIT. 844004197-2

M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera

S: Selección
Ciudad y Fecha: Yopal,

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OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja 136 de _233

FORMATO
DISPOSICION
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CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S
111.4.43.05 Informes de Gestión Numeral 4 Art.2.2.22.3.7 del Decreto
*Informes 1499 de 2017. Art. 56 Dec.714 de
*Acta de Informe X X 1996. Ley 1474 de 2011. Ley 909 de
*Reportes de plataformas (según X X 2004. Art.4 de la resolución Orgánica
5674 de 24 de junio de 2005-Acta de
caso)
Informe. Permanecerá un (1) año
*Comunicaciones Oficiales X X
en Archivo de gestión una vez
terminado el periodo del Gerente y
1 9 X X nueve (9) años en Archivo Central,
hace referencia a los informes
relacionados con todas las
actividades de las dependencias,
entre ellos: Informes de
Seguimiento al Plan de Desarrollo,
al Plan de Gestión. Informes de
Plan Anticorrupción. Debe digitali
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CT: Conservación Total Firmas Responsables:

El: Electrónico Gerente
E: Eliminación
M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera
S: Selección
Ciudad y Fecha: Yopal,
ENTIDAD PRODUCTORA: RED SALUD CASANARE ESE

OFICINA PRODUCTORA: Área de Tesorería - 111.4. Hoja 137_ de 233_

FORMATO
DISPOSICION
O RETENCION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL PROCEDIMIENTO
SOPORTE
P El A.GESTION A.CENTRAL CT E M/D S
zarse o microfilmarse, se conservan
ambos soportes. Parágrafo del
artículo 2º de la Ley 80/89
111.4.45 INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
111.4.45.11 Inventarios documentales de El inventario documental está
Archivo de Gestión conformado por todas las Series y
*Inventario X X Subseries bajo responsabilidad
*Comunicaciones Oficiales X X directa e incluyen los elaborados
por cada funcionario o contratista
de la dependencia por lo cual debe
actualizarse y conservar
permanentemente en Gestión.
Permite además controlar los
expedientes transferidos
anualmente al Archivo Central.

Salud y Vida para el Llano 7 de 8

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CT: Conservación Total Firmas Responsables:
El: Electrónico Gerente
E: Eliminación
M/D: Microfilmación, Digitalización Subgerente Administrativa y Financiera
S: Selección
Ciudad y Fecha: Yopal,

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