Versión: 04

Código:
GD-F-003
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
HOJA DE CONTROL
SEDE CCENTRO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO MINERO CÓDIGO 9521
UNIDAD ADMINISTRATIVA Subdirección De Centro De Formación Profesional CÓDIGO
Grupo De Formación Profesional Integral, Gestión Educativa Y
OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO 00-9000-4
Relaciones Corporativas
SERIE DOCUMENTAL Historias Académicas CÓDIGO 35
SUBSERIE Historias Acdémicas De Formación Titiulada CÓDIGO 3501

IDENTIFICACIÓN DEL Seguimiento etapa productiva (Formato plenación seguimiento y evaluación etapa productiva, Bitacora de seguimiento etapa productiva)
EXPEDIENTE

FECHA DE SOPORTE No. DE

INGRESO IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL FOLIOS OBSERVACIONES
AAAA/MM/DD FÍSICO ELECTRÓNICO DEL - AL
AGUILAR GOMEZ, JORGE ANDRÉS Anexos: Formato X 1-20
de planeación y Bitácoras
ANAYA TORRES,MARTHA INES Anexos: Formato de X 21-48
planeación y Bitácoras
AMAYA GARCIA JAVIER ANDRÉS Anexos: Formato de X 49-52
planeación y Bitácoras
ALEMÁN ARAUJO MELANIE SCARLETH Anexos: X 53-57
Formato de planeación y Bitácoras
ALTAMAR JIMENEZ KATERINE Anexos: Formato de X 58-74
planeación y Bitácoras
ÁLVAREZ LEDESMA JHON MARIO Anexos: Formato X 75-79
de planeación y Bitácoras
ARANGO FONSECA VALENTINA Anexos: Formato de X 80-84
plaenación y Bitácoras
ARANGO GONZALEZ WENDY YULIETH Anexos: X 85-91
Formato de planeación, Bitácoras Y Cédula
ARIAS CARREÑO LILIANA Anexo: Formato de X 92-104
planeación y Bitácoras
NOMBRES Y APELLIDOS DEL RESPONSABLE DE ARCHIVAR LA INFORMACIÓN:
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 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
HOJA DE CONTROL
SEDE CÓDIGO
UNIDAD ADMINISTRATIVA CÓDIGO
OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO
SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO
SUBSERIE CÓDIGO
IDENTIFICACIÓN DEL
EXPEDIENTE
FECHA DE SOPORTE No. DE
INGRESO IDENTIFICACIÓN DEL
ELECTRÓNIC FOLIOS OBSERVACIONES
AAAA/MM/ TIPO DOCUMENTAL FÍSICO
O DEL - AL
DD

NOMBRES Y APELLIDOS DEL RESPONSABLE DE ARCHIVAR LA INFORMACIÓN: PÁGINA 1 DE _

 Versión: 04
Código:
GD-F-003

SERVACIONES

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 Gestión Documental
Hoja de Control
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
NO IMPRIMIR
1. Generalidades
a). HOJA DE CONTROL: Es un instrumento archivistico que garantiza la integridad de la unidad documental (Carpeta) porque se describe detalladamente cada uno de los
tipos documentales que la conforman, evitando así la sustracción o el ingreso indebido de documentos además permite identificar, localizar, recuperar y consultar la
información allí archivada.
b). La hoja de control es un instrumento de descripción que deben implementar toda las dependencias de la Entidad, en el ejercicio de sus funciones misionales y
administrativas.
b). El formato hoja de control se realiza de acuerdo al procedimiento Organización de Archivos de Gestión GD-P-004 V04, se debe imprimir y ubicar al inicio de cada carpeta a
manera de índice y no deben foliarse.
c). La hoja de control se debe realizar desde la apertura del expediente y se debe diligenciar paralelamente en la medida en la que se producen y archivan los tipos
documentales a la carpeta hasta su cierre administrativo, por tal razón es responsabilidad de Funcionarios o Contratistas que intervengan en la gestión del expediente.
d). Es un requisito a verificar en las transferencias primarias
2. Instrucciones para diligenciar las casillas
NOMBRE DE LA CASILLA INSTRUCCIONES TENER EN CUENTA

SEDE Registre el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora, acorde

con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL ó REGIONAL SUCRE Organigrama SENA
CÓDIGO Escribir el código de la sede Organigrama SENA

UNIDAD ADMINISTRATIVA Registrar allí el nombre de la dependencia de superior jerarquía de la que depende
la dependencia productora ó el nombre del centro de formación profesional Tabla de Retención Documental - TRD
Registre el código de la sede seguido de la unidad administrativa Ej. Código sede -
CÓDIGO código dependencia productora 1-2020, código sede - código centro de formación
profesional Tabla de Retención Documental - TRD
Registre el nombre de la dependencia que produce y conserva la documentación
OFICINA PRODUCTORA tramitada en el ejercicio de sus funciones Tabla de Retención Documental - TRD
CÓDIGO Registre el código de la sede -código unidad administrativa o centro de formación
profesional - código de la dependencia productora Tabla de Retención Documental - TRD
Registre la denominación de la serie documental de acuerdo a la identificada en la
SERIE DOCUMENTAL Tabla de Retención Documental - TRD Tabla de Retención Documental - TRD

CÓDIGO Registre el código de la sede -código unidad administrativa o centro de formación

profesional - código de la dependencia productora - código asignado a la serie en
la TRD Tabla de Retención Documental - TRD
SUBSERIE Registre la denominación de la subserie documental de acuerdo a la identificada
en la Tabla de Retención Documental - TRD Tabla de Retención Documental - TRD

Registre el código de la sede -código unidad administrativa o centro de formación

CÓDIGO profesional - código de la dependencia productora - código serie y código asignado
a la subserie en la TRD Tabla de Retención Documental - TRD

IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE <

Registre la fecha en la cual se archivan los documentos en la unidad documental
(carpeta) de esta manera año/mes/dia. Recuerde antes de archivar se debe
ordenar y depurar la documentación reflejando el principio de orden original es
FECHA DE INGRESO decir respetando la secuencia de los trámites teniendo en cuenta la fecha, hora y
número de radicación o la fecha de producción del documento.

IDENTIFICACIÓN DEL TIPO Registre la denominación del tipo documental o asunto que permita describir el
DOCUMENTAL contenido del documento
SOPORTE FÍSICO Marque con una (X) si el documento esta impreso en papel
SOPORTE ELECTRÓNICO Marque con una (X) si el documento se encuentra en un entorno electrónico
Registre el numero de folio inicial y final que se asigno al documento cuando se Manual de archivo, procedimientos de gestipon
No. DE FOLIOS archivo. Por ejemplo: Acta de posesión folio 5 al 7 documental
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Código:
GD-F-003

adamente cada uno de los

ecuperar y consultar la

ciones misionales y

bicar al inicio de cada carpeta a

n y archivan los tipos

gestión del expediente.

R EN CUENTA

ocumental - TRD

ocumental - TRD

ocumental - TRD

ocumental - TRD

ocumental - TRD

ocumental - TRD

ocumental - TRD

ocumental - TRD

rocedimientos de gestipon