Modelo - Manual de Procesos y Procedimientos Parte 1

CODIGO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
OFICINA DE CONTROL PROCESO: GESTIÓN Página
INTERNO AUDITORÍA 1 de 308
APROBÓ
ELABORÓ REVISÓ FECHA
SIA S.A.S ANA FELISA GONZALEZ TRIANA
Comité Coordinador
Control Interno
1 SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
1.1 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLAN DE ACCIÓN
1.1.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO CÓDIGO:

BOYACÁ SP-PE-EPA-01
SECRETARÍA DE
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN VERSIÓN: 2
PLANEACIÓN
PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

FECHA:
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN PLANES DE ACCIÓN
Describir la metodología para elaborar y hacerle seguimiento al

OBJETIVO DEL cumplimiento de los Planes de Acción que desarrollan la
PROCEDIMIENTO: ejecución del Plan de Desarrollo Municipal.
Inicia con la elaboración del formato para elaborar el Plan de

ALCANCE DEL Acción, para ser diligenciado por los Secretarios de Despacho y
PROCEDIMIENTO: que debe ser aprobado por el Señor Alcalde Municipal.
Los responsables son el Secretario de Planeación, con la

RESPONSABLE DEL colaboración de la Alta Dirección que conforma el Equipo de
PROCEDIMIENTO: Gobierno. (Secretarios y Jefes de Oficina).
DOCUMENTACIÓN - Ley 152 de julio 15 de 1994

EXTERNA O BASE
- Decreto 111 de 1996 15/01/1996
LEGAL
Plan de Acción: (PA) Establece y prioriza los programas y

proyectos que hacen parte del Plan de Desarrollo que se
TÉRMINOS Y ejecutan en la vigencia de un año.
DEFINICIONES
Plan de Desarrollo: Es la enunciación priorizada y ordenada de
programas y proyectos, que establece responsables, metas y
Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

E-MAIL: alcaldía@puertoboyaca-boyaca.gov.co – contactenos@puertoboyaca-boyaca.gov.co
www.puertoboyaca-boyaca.gov.co
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PROCEDIMIENTOS
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Comité Coordinador
Control Interno
recursos para su ejecución en un periodo de cuatro años.

Proyecto: Identifica un grupo de acciones para el cumplimiento
de metas, su desarrollo demanda la asignación oportuna de
recursos.
Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la
consecución de un objetivo estratégico común, que soluciona un
problema o satisface una necesidad de la población. Los
programas son la clave para la conformación del POAI
Plan Operativo Anual De Inversiones (POAI): Es un
instrumento de gestión que permite operacionalizar los objetivos
y metas establecidas en el Plan de Desarrollo Municipal. Además
se encuentra dividido en programas, subprogramas y Proyectos
de Inversión para ejecutar en una vigencia.
Inversión: Son las erogaciones dirigidas a la formulación y
acumulación de capital fijo o social se estima en la riqueza de la
comunidad.
Plan Indicativo: Es un instrumento que permite establecer los
compromisos de la administración municipal, a nivel de
programas, subprogramas y proyectos, metas específicas tanto
de REGISTRO como de resultado, y así lograr estimar los
avances y resultados de eficacia en la gestión.
Indicador: Es la medida cuantitativa o la observación cualitativa
que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propósito es
determinar qué tan bien está funcionando un sistema.
Los Planes de Acción los elabora cada dependencia o Secretaría

de la Administración Municipal, bajo la coordinación de la
Secretaría de Planeación.
El Plan de Acción Proyectado por cada una de las Oficinas y/o
Secretarias guarda relación con su respectiva Misión, con el
contexto de los objetivos y estrategias del Plan de Desarrollo y
con el marco legal e institucional que rige la naturaleza, objetivos
y funciones de la Administración Municipal.
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN Previa a la elaboración del Plan de Acción, es necesario revisar
el Plan Plurianual de Inversiones, dado su carácter orientador en
las decisiones de inversión. Esto facilita la articulación y
coherencia entre las Metas de mediano plazo con los proyectos y
actividades que se llevarán a cabo en una determinada vigencia,
de tal manera que la ejecución de los recursos esté encaminada
a cumplir con los resultados esperados.
La definición de los proyectos y actividades a ejecutar por las
dependencias durante la vigencia, debe realizarse sobre la base

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PROCEDIMIENTOS
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Comité Coordinador
Control Interno
del análisis efectuado a su capacidad institucional, el estado

actual de los proyectos y los recursos disponibles.
La relación de proyectos y de recursos asignados para su
ejecución en el Plan de Acción debe ser consistente y coherente
con la señalada en el Plan Operativo Anual de Inversiones,
presentado por la correspondiente entidad.
Durante la formulación del PA se hacen visibles las acciones de
articulación entre las diferentes dependencias, ya que existen
proyectos en los cuales deben participar varias de ellas, y por lo
tanto, es necesaria la coordinación.
En el año de inicio del periodo de gobierno de cada
Administración se debe ajustar el PA y el POAI aprobado desde
la vigencia anterior de acuerdo con el Plan de Desarrollo
aprobado, de tal forma que se homologuen los programas y
metas correspondientes.
La remisión del Plan de Acción a la Secretaría de Planeación
debe efectuarse en los términos que estipule la Secretaria de
Planeación al momento de hacer el requerimiento.
La Secretaría de Planeación realizara seguimiento a los Planes
de Acción según tiempos establecidos. Ya sean trimestrales o
cuatrimestrales.
Para la elaboración de los Planes de Acción se necesitan los
insumos de: Plan de Desarrollo, Plan Indicativo, Plan de Acción
ejecutado de la vigencia anterior, POA, Proyectos viables
registrados en el BPPIM.
El formato a diligenciar del Plan de Acción debe contener como
básico:
Objetivos del Plan de Desarrollo, Programas y subprogramas,
Proyectos concretos de la dependencia y que están orientados a
alcanzar algún objetivo del Plan de Desarrollo, Descripción de
acciones a realizar para el desarrollo de proyectos, metas que
pretende alcanzar la Alcaldía Municipal con los proyectos, El
costo en que se debe incurrir para desarrollar los proyectos y las
fuentes de financiación, tiempo de ejecución, Funcionarios
responsables de coordinar y supervisar, Indicadores de
seguimiento y evaluación.
En el POAI no se podrán incluir proyectos que no hagan parte del
Banco de Programas y Proyectos de Inversión. Entidades del
ente territorial solo podrá financiar proyectos registrados en el
Banco de Proyectos de inversión de las entidades públicas.

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
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OFICINA DE CONTROL INTERNO PROCESO: GESTIÓN AUDITORÍA
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Comité Coordinador Control
Interno
1.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO RIESGOS MITIGACIÓN
1. Inicio
Revisar diseño
La Secretaría de Planeación
Información del Formato
2. Formato de diseña y entrega a cada Formato mal
Secretario de diligenciada en la contra
información sobre Secretaría/Oficina un formato a diseñado/ formato
Planeación. Plantilla de información
el Plan de Acción diligenciar con la información mal diligenciado.
Planeación. requerida y
solicitada.
suministrada.
Consultar el Plan
Con base en los insumos Que los proyectos y Desarrollo
entregados por Planeación, programas Municipal y el
3. Identificar Proyectos, BPPM para
cada Secretaría y/o Oficina Secretario de identificados para
proyectos programas y garantizar que
elabora un documento con los Planeación, ser incorporados en
programas y actividades todos los
proyectos, programas y acciones el Plan de Acción
actividades que Secretarios de identificados y programas estén
que va a adelantar en de cada Secretaría
van a hacer Despacho Jefes constados contra incorporados.
cumplimiento a su Plan de no estén acordes
incorporadas en el de Oficina. BPP y el Plan de
Acción, y por ende al Plan con el Plan de De lo contrario
Plan de Acción Desarrollo.
Indicativo y al Plan de Desarrollo y no eliminarlos o
Desarrollo. obren en el BPPM. presentarlos con
la salvedad.
Los Secretarios de Despacho de Plan de Acción y Que el Plan de Plan de Acción
4. Elaboración de acuerdo con la metodología Secretarios y documentación de Acción elaborado chequeado
Plan de Acción definida, BPP y el Plan de Jefes de Oficina. Planeación por cada Secretaría frente al Plan de
Desarrollo elaboran su Plan de diligenciada. no esté acorde con Desarrollo.
Acción y diligencian el formato el Plan de Gobierno

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asignado. y el Plan de
Desarrollo.
Planificar la
Los jefes de oficina y/o elaboración del
Plan de Acción Remisión
Secretarios Despacho remiten Plan de Acción y
5. Remisión del Secretarios y entregado de inoportuna o
Planes de Acción a la Secretaría establecer una
Plan de Acción Jefes de Oficina. manera oportuna incompleta del Plan
de Planeación y ésta consolida fecha límite para
a Planeación. de Acción.
la información. su entrega a
Planeación.
Establecer las
Secretarios y Jefes de prioridades del
dependencia responsable de la Plan de
ejecución del Plan de Desarrollo Gobierno y las
presentan y sustentan el Plan de prioridades
Acción ante el Consejo de consagradas en
Gobierno, justificando su Señor Alcalde. Plan de Acción Falta de coherencia cada Plan de
6. Presentación importancia de acuerdo con las analizado y o pertinencia de los Acción.
Secretarios de
ante el Consejo de prioridades establecidas por el aprobado por el Planes de Acción Verificar que la
Despacho.
Gobierno Señor Alcalde y la distribución Consejo de con el Plan de satisfacción de
de metas del Plan indicativo, la Jefes de Oficina. Gobierno. Gobierno. las necesidades
coherencia de los proyectos y más importantes
acciones con el Plan Operativo de la Comunidad
Anual de Inversiones y los queden
indicadores para su seguimiento satisfechas en
y evaluación. los Planes de
Acción.
7. Fin.

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1.1.3 DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
FECHA DE ENTIDAD QUE LO
DOCUMENTO DESCRIPCIÓN
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Con base en los planes generales departamentales o

municipales aprobados por el Concejo, cada
Secretaría y Oficina preparará, con la coordinación de
la Secretaría de Planeación, su correspondiente Plan
Congreso de la de Acción y lo someterá a la aprobación del
Ley 152 Julio 15 de 1994
República respectivo Consejo de Gobierno Municipal. En el caso
de los sectores financiados con transferencias
nacionales, especialmente educación y salud, estos
planes deberán ajustarse a las normas legales
establecidas para dichas transferencias (…)”.
Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones

Congreso de la
Decreto 111 Enero 15 de 1996 señalara los proyectos de inversión clasificados por
República
sectores, órganos y programas”.

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1.1.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-EPA-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Elaboración de Planes de Acción Etapa: Modalidad:
Procedencia: Secretaria de Planeación
Objetivo: Describir la metodología para elaborar y hacerle seguimiento al cumplimiento de los Planes de Acción que
desarrollan la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal.
CLIENTE PROCESO PRECONCEPTUAL
SEÑOR ALCALDE PRODUCTO
SECRETARIO DE REGISTRO
SECRETARIOS
SECRETARIO DE PLANEACIÓN, SECRETARIOS Y JEFES
DESPACHO
USUARIO PLANEACIÓN SECRETARIOS DESPACHO DE OFICINA
Y
JEFES DE OFICINA.
JEFES DE OFICINA
2. Información diligenciada
en la Plantilla de
2. Formato de Planeación
información
sobre el Plan 3. Identificar proyectos
INICIO de Acción
programas y actividades que
Diligencia van a hacer incorporadas en el 4. .Elaboración de Plan de
formato. Plan de Acción. Acción 3. Proyectos, programas y
actividades identificados y
Metodología del BPP y Plan constados contra BPP y el
de Desarrollo. Plan de Desarrollo
4. Plan de Acción y
1 documentación de
Planeación diligenciada

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Interno
Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-EPA-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: Elaboración de Planes de Acción Etapa: Modalidad:
Objetivo: Describir la metodología para elaborar y hacerle seguimiento al cumplimiento de los Planes de Acción que
desarrollan la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal.
SECRETARIO DE SEÑOR ALCALDE

PRODUCTO
SECRETARIO DE PLANEACIÓN, SECRETARIOS
USUARIO PLANEACIÓN SECRETARIOS
SECRETARIOS Y JEFES
DESPACHO
REGISTRO
DE OFICINA
DESPACHO JEFES DE Y
OFICINA. JEFES DE OFICINA
5. Plan de Acción entregado

de manera oportuna a
Planeación
5. Remisión del Plan de 6. Presentación
Acción ante el Consejo
de Gobierno
Consolida información.
Seguimiento y
evaluación 6. Plan de Acción analizado
y aprobado por el Consejo
de Gobierno.
FIN

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PROCEDIMIENTOS
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Comité Coordinador
Control Interno
1.2 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS

BOYACÁ SP-PE-RDC-02
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN

FECHA:
PROCEDIMIENTO: RENDICIÓN DE CUENTAS
Establecer y especificar de forma detallada un mecanismo

de intercambio de información para la supervisión y
OBJETIVO DEL vigilancia sobre los bienes públicos por parte del Municipio,
PROCEDIMIENTO: en un espacio de interlocución directa entre los servidores
públicos y la ciudadanía, trascendiendo el esquema de que
esta es solo una receptora pasiva de informes de gestión.
Inicia con la recolección de los informes de gestión
ALCANCE DEL entregados por los Secretarios o Jefes de Oficina, termina
PROCEDIMIENTO: con la socialización a la ciudadanía para informarles sobre
la gestión realizada.
Los responsables son el Señor Alcalde Municipal, con la
RESPONSABLE DEL
colaboración de la Alta Dirección de Gobierno. (Secretarios
PROCEDIMIENTO:
y jefes de oficina).
- Constitución Política de Colombia
DOCUMENTACIÓN - Ley 152 de julio 15 de 1994 Congreso de la República

EXTERNA O BASE - Decreto 111 de 1996 15/01/1996 Congreso de la
LEGAL República
- Ley 850 de 2003
Rendición de Cuentas: Es un proceso que genera

TÉRMINOS Y transparencia y eleva los niveles de responsabilidad de la
Administración Municipal tanto a nivel interno como a nivel

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PROCEDIMIENTOS
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Comité Coordinador
Control Interno
DEFINICIONES externo.
Plan de Acción: Prioriza los programas y proyectos del
Plan de Desarrollo que se ejecutaran en la vigencia de un
año.
Plan de Desarrollo: Es la priorización ordenada de los
programas y proyectos, que identifica responsables, metas
y recursos para su ejecución en un periodo de cuatro años.
Proyecto: Instrumento de gestión que compila de manera
organizada acciones previamente identificadas como
necesarias e indispensables para cumplir metas concretas,
su ejecución exige la utilización de recursos.
Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a
la consecución de un objeto común, apuntando a la
solución de un problema o la satisfacción de una necesidad
de la población. Los programas son la clave para la
conformación del POAI
Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI): Es un
instrumento de gestión que permite operacionalizar los
objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo
Municipal. Además se encuentra dividido en programas,
subprogramas y proyectos de inversión para ejecutar en
una vigencia.
La rendición de cuentas en lo posible se debe realizar en

enero - febrero, con la finalidad de dar a conocer los
resultados de la gestión en relación a las metas anuales
propuestas y verificar los impactos de la gestión municipal
en términos del mejoramiento en la calidad de vida de la
POLÍTICAS DE población.
OPERACIÓN
El Señor Alcalde Municipal lidera el proceso de rendición
de cuentas, debe proveer la información sobre la gestión
municipal y sus resultados, y además de promover la
participación activa de las organizaciones sociales y de la
población en general.

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Interno

1. Inicio
El Señor Alcalde nombra una

Acompañamiento
Comisión de Técnicos Que las
del Señor Alcalde
fijándoles una fecha para que Secretarías y
en la solicitud de
2. Comisión de compilen toda la información Información Oficinas no
Comisión Técnica. información y
Técnicos. de la gestión del año evaluada suministren la
monitoreo del
culminado para la información de
cumplimiento de
organización del documento manera oportuna.
su entrega.
de rendición de cuentas.
Evaluada la pertinencia y la Fijar una fecha de

Que la Comisión
calidad de la información rendición de
Técnica no evalué
suministrada por los cuentas sobre los
oportunamente la
3.Observaciones a Secretarios y Jefes de Oficina avances de
Observacione pertinencia y
la información a la Comisión de Técnicos, se captura de la
Comisión Técnica. s tramitadas y calidad de la
presentada les remite las observaciones información
radicadas. información que se
pertinentes sobre la necesaria e
requiere para la
información suministrada para informar a
rendición de
que le hagan los ajustes Secretaría de
cuentas.
necesarios. Planeación.
4.Recopilación Los Secretarios y Jefes de Secretarios del Los Secretarios y Solicitar y

Información
Oportuna de Oficina lideran al interior de Despacho, Jefes Jefes de Oficina no monitorear los
completa.
Información sus dependencias el proceso de Oficina y lideren al interior de avances logrados

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Interno
de compilación y entrega miembros de la sus dependencias antes de la fecha

oportuna de la información de Alta Dirección. el proceso de de entrega de la
la gestión realizada en el compilación y información.
período de tiempo solicitado entrega oportuna
por la Comisión Técnica. de la información.
El Señor Alcalde designa a un

Secretario del Despacho
como responsable para que
se encargue de planificar y
desarrollar la logística del
evento, lo que tiene por
alcance la responsabilidad Que no se
Planificar la
5. Designar un por los actos preparatorios consigan los
Jefe de Logística Logística logística del
Jefe de Logística del recinto, sonido, luces, apoyos logísticos
del evento. Planificada. evento con buena
para el evento. ayudas tecnológicas para los para el día del
antelación.
expositores, las actividades evento.
propias para garantizar el
suministro de fluido eléctrico,
servicios generales de aseo,
cafetería, pasa bocas,
protocolo en la organización
de la inauguración del evento.
Se identifican las Secretarias Improvisaciones:
y órganos que intervendrán Ensayar con
Cambios en la antelación el
6. Planificación del en la rendición de cuentas y Secretario de Evento programación.
se planifica el uso del tiempo evento de la
Evento. Planeación. Planificado. Rendiciones de rendición de
de acuerdo al contenido que
tiene para informar el Señor cuentas cuentas
Alcalde Municipal, cada incompletas. realizando un

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Interno
Secretaría, Oficinas y Mal uso del tiempo. simulacro.

miembros de la Alta
Dirección.
De acuerdo al protocolo
establecido para los actos de
la Alcaldía se procede a Revisar el registro
extender invitación a las No invitar a los de reparto de las
autoridades, civiles, principales actores invitaciones
eclesiásticas, militares, que son especiales,
Secretarías de
7.Invitaciones judiciales, dignatarios del Invitaciones destinatarios de la confirmar
Despacho de la
Especiales Concejo Municipal, Jefes de entregadas. rendición de asistencia de
Alcaldía.
prensa de los noticieros cuentas. manera
locales, representantes telefónica.
legales de organizaciones
sociales, miembros de las
juntas Administradoras
Locales, empleados rurales.
Se difunde la realización del

evento informando fecha,
hora, lugar, utilizando todos Revisar los
8. Difusión del
los medios disponibles, como Alcalde. medios
evento e invitación Falta de publicidad
por ejemplo pasacalles, Oficios. encargados de
a la población en para el evento.
afiches, volantes, perifoneo, Medios de publicitar el
general.
TV, comunitaria, radio, Comunicación. evento.
periódicos, semanarios, entre
otras

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Interno
Prever la
Los jefes de oficina y/o
ausencia y
secretarios de despacho Alcalde.
Que un Secretario designar como
informan gestiones
o Jefe de Oficina posible sustituto
realizadas a la comunidad Secretarios y jefes Asistencia,
9.Realización del no pueda presentar al servidor público
teniendo en cuenta los de Oficina. Informe de
acto su rendición de que mejor
ingresos y gastos. Se da Gestión.
cuentas por fuerza conozca el área
participación a los actores Medios de
mayor. para que rinda
invitados. Publicación Comunicación.
por su Jefe el
portales web redes sociales.
Informe
No realizar la Revisar el texto

Se realiza una evaluación del
encuesta en debida de la encuesta,
evento entregando una
forma, no verificar que su
encuesta que permita Alcalde,
10.Evaluación del entregarla a trámite y
establecer sus fortalezas y Secretarios y jefes Asistencia.
evento tiempo, no recibirla recolección tenga
debilidades y recogiendo de Oficina
o falta de asignado a un
observaciones para su
evaluación de la responsable de
mejoramiento.
misma. su ejecución.
11. Fin

CODIGO
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Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Con base en los planes generales departamentales o

municipales aprobados por el Concejo, cada
Secretaría y Oficina preparará, con la coordinación de
la Secretaría de Planeación, su correspondiente Plan
Congreso de la de Acción y lo someterá a la aprobación del
Ley 152 Julio 15 de 1994
República respectivo Consejo de Gobierno Municipal. En el caso
de los sectores financiados con transferencias
nacionales, especialmente educación y salud, estos
planes deberán ajustarse a las normas legales
establecidas para dichas transferencias (…)”.
Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones

Congreso de la
Decreto 111 Enero 15 de 1996 señalara los proyectos de inversión clasificados por
República
sectores, órganos y programas”.
Noviembre 18 de Congreso de la “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías

Ley 850
2003 República ciudadanas”.

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Interno

Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-RDC-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
Procedimiento: Rendición de Cuentas Etapa: Modalidad:
Objetivo: Establecer y especificar de forma detallada un mecanismo de intercambio de información para la supervisión y
vigilancia sobre los bienes públicos por parte del Municipio, en un espacio de interlocución directa entre los servidores públicos
y la ciudadanía, trascendiendo el esquema de que esta es solo una receptora pasiva de informes de gestión.
SECRETARIOS DEL ALCALDE, PRODUCTO
DESPACHO, JEFES JEFE DE
SECRETARIO DE SECRETARIA DE
SECRETARIOS Y REGISTRO
USUARIO COMISIÓN TÉCNICA DE OFICINA Y LOGÍSTICA DEL JEFES DE OFICINA,
PLANEACIÓN LA ALCALDÍA.
MIEMBROS DE LA EVENTO. MEDIOS DE
ALTA DIRECCIÓN. COMUNICACIÓN
2. Información
evaluada
4.
2. Recopilación
Comisión
de Oportuna de 3. Observaciones
INICIO Técnicos Información tramitadas y
radicadas
Rendición
5. Designar un
de cuentas
Jefe de Logística
para el evento.
4. Información
completa.
6.
3. Observaciones a Planificación
la información del Evento.
presentada 5. Logística
Ajustes Planificada
1
6. Evento
Planificado

CODIGO
VERSIÓN: 2
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Interno

SECRETARIOS DEL ALCALDE, PRODUCTO
DESPACHO, JEFES JEFE DE
SECRETARIO DE SECRETARIA DE
SECRETARIOS Y REGISTRO
USUARIO COMISIÓN TÉCNICA DE OFICINA Y LOGÍSTICA DEL JEFES DE OFICINA,
PLANEACIÓN LA ALCALDÍA.
MIEMBROS DE LA EVENTO. MEDIOS DE
ALTA DIRECCIÓN. COMUNICACIÓN
8. Difusión del 7. Invitaciones

evento e invitación entregadas.
a la población en
7. Invitaciones general.
Especiales Medios masivos.
8. Oficios
9.
Realización
9. Asistencia,
del acto
Informe de Gestión

CODIGO
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APROBÓ
Interno

SECRETARIOS DEL
PRODUCTO
JEFE DE ALCALDE, REGISTRO
COMISIÓN DESPACHO, JEFES SECRETARIO
LOGÍSTICA DEL SECRETARIA DE SECRETARIOS Y JEFES
USUARIO TÉCNICA DE OFICINA Y DE
EVENTO. LA ALCALDÍA. DE OFICINA, MEDIOS
MIEMBROS DE LA PLANEACIÓN
DE COMUNICACIÓN
ALTA DIRECCIÓN.
10.
Evaluación 10. Asistencia
del evento
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
1.3 PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN, RADICACIÓN, EVALUACIÓN,

VIABILIZACIÓN Y REGISTRO DE PROYECTOS

BOYACÁ SP-PE-FREVRP-03
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN

FORMULACION, RADICACIÓN, FECHA:
PROCEDIMIENTO: EVALUACION, VIABILIZACION Y
RESGISTRO DE PROYECTOS
Brindar soporte a los procesos de planeación, presupuesto,
OBJETIVO DEL seguimiento, control y evaluación de resultados de la inversión
PROCEDIMIENTO: pública del Municipio.
Inicia con la necesidad que presenta la comunidad a través de las

Secretarías de la administración Municipal, las entidades adscritas
ALCANCE DEL o vinculadas al Municipio, continua con la evaluación del Comité
PROCEDIMIENTO: Técnico para su viabilidad y termina con el Registro de Proyecto
obteniendo como resultado el Código BPIM.
RESPONSABLE DEL Secretario de Planeación y Coordinador del Banco de Proyecto.

PROCEDIMIENTO:
- Ley 38 de 1989
- Decreto Nacional 841 de 1990
DOCUMENTACIÓN - Ley 179 de 1994
EXTERNA - Ley 152 de 1994
RELACIONADA O BASE - Acuerdo 016 de 1997
LEGAL - Decreto 111 de 1996
- Resolución No. 0806 de 2005
- Decreto 062 de 2014

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Programas: Un programa es una manera de agrupar proyectos o

acciones, que contribuyan de manera individual al cumplimiento de
un objetivo, que requiere la aplicación de todas las acciones de
manera integral para el cumplimiento de dicho objetivo,
generalmente sectorial.
Proyecto: Es un conjunto de actividades interrelacionadas y
coordinadas, con el fin de alcanzar un objetivo específico concreto
dentro de unos límites de presupuesto y tiempo determinado
Metodología General Ajustada (MGA): Es la metodología de
formulación de proyectos desarrollada por el Departamento
Nacional de Planeación.
S.S.E.P.I: Es el Sistema de Seguimiento Evaluación de Proyectos
de Inversión pública. Con base en él, se solicitaran y presentaran
los informes a las demás entidades públicas. Solo se registran
TÉRMINOS Y proyectos viables.
DEFINICIONES
Viabilidad: Es el concepto que respalda la coherencia, pertinencia
y suficiencia del proyecto en sus aspectos técnicos, ambientales,
institucionales, socio económicos, legales y financieros.
Radicación: Es un procedimiento operativo y corresponde al
momento en que se recibe el proyecto con la viabilidad sectorial y la
documentación requerida para su registro en el Banco de Proyectos
del Departamento.
Registro: Es un procedimiento operativo y corresponde al
momento en que se recibe el proyecto con la viabilidad sectorial y la
documentación requerida para su registro en el Banco de Proyectos
del Municipio de Puerto Boyacá.
Formulación: La formulación de proyectos parte de la identificación
del problema o de la necesidad que se está experimentando
1. Los proyectos que presentan solicitud de cofinanciación de

recursos a la nación o el departamento serán tramitados a través de
la Secretaría de Planeación del Municipio de Puerto Boyacá.
2. Los proyectos formulados para atención de forma inmediata
situaciones de emergencia, desastres y orden público no necesitan
POLÍTICAS DE cumplir el trámite regular, pero no quedan exentos del registro ante
OPERACIÓN el Banco de Proyectos del Municipio de Puerto Boyacá, una vez
atendida la situación.
3. El Banco de Proyectos del Municipio de Puerto Boyacá podrá
exigir en los siguientes casos la actualización de un proyecto que
se encuentre registrado:
Todo proyecto registrado en el BPIM al que no se haya asignado

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
recursos ni haya sido actualizado durante dos (2) años

consecutivos será excluido del Banco.
- Cuando la programación de recursos para cada vigencia
presupuestal y/o las fuentes de financiación originalmente
identificadas han cambiado, sin importar si el costo total del
proyecto ha variado.
- Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a lo
calculado inicialmente.
- Cuando cambien las cantidades, calidades o especificaciones de
los productos programados en el proyecto.
- Cuando se presenten variaciones en la programación de ejecución
de las actividades del proyecto.
- Cualquier otro caso no considerado que amerite la actualización
del proyecto acompañado de comunicación motivada ante la
Secretaria u Oficina responsable del mismo
4. En el caso de actualización de un proyecto registrado con
anterioridad y que no se ha ejecutado parcial o totalmente, se podrá
conservar el Código asignado previamente por el Banco de
Proyectos evidenciando en el sistema de información las
modificaciones presentadas con relación a las características
anteriores que presentaba el proyecto.
Tesorería solicitará como prerrequisito para exigir reserva
presupuestal, certificación del Banco de Proyectos, donde obre
nombre del proyecto, la dependencia a la que pertenece y el
número de registro del proyecto en el Banco
Aquellos proyectos que solicitan cofinanciación de otros entes
territoriales diferentes al Municipio, serán presentados al Banco de
proyectos de la entidad territorial respectiva acompañado de todos
los documentos y soportes que sean necesarios para dar
cumplimiento a los requisitos exigidos por el ente territorial; previo
cumplimiento de los requisitos necesarios para optar al registro del
proyecto en el Banco de Programas y proyectos del municipio de
Puerto Boyacá.
El contenido de información de un proyecto puede presentar
variaciones que sean significativas para cumplir con su objetivo o
afectar la ejecución óptima del mismo; es decir cambios en la
población objetivo, población afectada, ubicación geográfica,
producto esperado, programación y demanda de recursos entre
otros, que ameritan la actualización o reformulación del proyecto.

CODIGO
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Interno
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO RIESGO MITIGACIÓN
1. Inicio
Proyecto: Que
La necesidad la presenta consta de
Que los proyectos
el Despacho del Señor Metodología
de la Comunidad
Alcalde, Secretarías y General ajustada
no reciban
Oficinas en metodología (Físico y
tramite.
(MGA) Magnético).
Mal uso de la
Los proyectos originados - Licencia
Metodología
en la Comunidad, se Secretarios de ambiental, si se
General Copia
inscriben en “formato de Despacho requiere.
Aceptada. proyectos
perfil de proyecto” y - Estudios y
2.Identificación Presidentes de Exigir a la presentados por
entregado a la Secretaría Diseños, Planos,
del problema o Juntas de Acción Comunidad la comunidad se
Competente según el Presupuesto oficial
necesidad Comunal, productos que registra en el
sector de inversión y/o tipo de Obra, análisis
Comunidad en serán objeto de Despacho del
de gasto. de precios unitarios
general realización en la Señor Alcalde.
Esta será la encargada de y cotizaciones.
ejecución del
formular el proyecto (Cuando
Proyecto. Por
adecuadamente de requieran).
ejemplo Licencia
acuerdo a la metodología, - Relación con el Ambiental al
emitir concepto de plan de desarrollo, momento de
viabilidad y enviarlo al BPP el Plan de Acción y hacer la solicitud.
para registro el Presupuesto
municipal vigente,

CODIGO
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Interno
PBOT, población,
beneficiada.
Documentos
firmados por el
profesional que la
emite con el Vo.Bo
y firma del
Secretario o jefe.
Se revisa que la
información presentada
contenga todos los
documentos necesarios Profesional Radicado en los Registro de
para el estudio, evaluación Universitario sistemas de Proyectos proyectos
3. Radicación
y registro del proyecto. Banco de información completos no se presentados y
del Proyecto
Cumplidos todos los Proyectos aceptados y en radiquen. proyectos
requisitos se procede a la Municipal funcionamiento. radicados.
radicarlos en los sistemas
de información en
funcionamiento.
Se remite el proyecto al
Comité Evaluador quien
No remitir o Registro de
emite concepto de
4. Remisión a Proyecto radicado demorar la Proyectos
viabilidad necesario para
Comité Comité evaluador. en el Comité remisión del radicados y
registro al Banco
evaluador Evaluador. Proyecto al remitidos al
Proyectos Municipal o en
Comité. Comité.
su defecto emite concepto
de devolución.

CODIGO
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Interno
Comité evaluador estará

conformado por el
Secretario de Planeación,
Secretario Hacienda,
Coordinador Banco
Proyectos, Asesor
Jurídico, especialista sobre
el proyecto para el
concepto de viabilidad
técnica.
El Comité Evaluador
verifica que las acciones
definidas sean correctas y
estén bien dimensionadas;
que los recursos
económicos, financieros, Proyecto no Registro de
evaluado por el Proyectos
humanos y de tiempo que
5. Revisión de Concepto de Comité. radicados con
se requiere para hacerlo Comité evaluador.
documentos y Viabilidad. fecha y cuando
estén acordes con las Mora en la son evaluados
viabilidad características del tipo de evaluación. por el Comité.
proyecto presentado y la
programación de ejecución
del mismo sea coherente y
pertinente. (15) días
hábiles.

CODIGO
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Interno
Los proyectos declarados

viables serán registrados
en el Banco de Proyectos Registro de
del Municipio de Puerto Código único
Boyacá asignándole un
Coordinador Proyecto viable de clasificación
Código Único de
6. Registro de Banco de Código BPIM. no registrado en Conforme / al
Clasificación BPP. *Para
Proyecto Proyectos. el BPP. registro de
esto se utilizara como
sistema de información el proyectos
software SSEPI (Sistema viables.
de seguimiento y
evaluación de proyectos.
Una vez generado el
Verificar
Código del BPIM se No se hace
Registro de
informa a la Secretaria Coordinador BPP, entrega o se
Códigos BPP
encargada del proyecto y Certificado de incurre en mora
7. Notificación contra
se le hace entrega del Secretario de registro en BPIM. en la entrega del
de registro Certificados de
Certificado de Registro Planeación. Certificado de
Registro
para solicitar el CDP en Registro.
entregados.
Secretaria Hacienda.
8. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
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Interno
1.3.3 DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Ley 38 1989 DNP Se crea el Banco de Proyectos de Inversión Nacional.
Por el cual se reglamenta la ley 38 de 1989, normativa

del presupuesto general de la nación, en lo referente al
Decreto Nacional 841 1990 DNP
banco de proyectos de inversión y otros aspectos
generales.
Art. 23.- : “No se podrá ejecutar ningún programa o

proyecto que haga parte del Presupuesto General de la
Nación hasta tanto se encuentren evaluados por el
Ley 179 1994 DNP órgano tanto se encuentren evaluados por el órgano
competente y registrados en el Banco Nacional de
programas y proyectos.
ORGANICA DEL PLAN DE DESARROLLO Artículo 49

Las entidades territoriales, a través de sus organismos
Ley 152 1994 DNP de Planeación, organizaran y pondrán en
funcionamiento bancos de programas y proyectos y
sistemas de información para planeación.

CODIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
Ley orgánica de la planeación, se refiere a tres áreas

de vital importancia, los planes de desarrollo territorial,
los planes de acción sectorial y los bancos territoriales
Ley 152 1994 DNP de programas y proyectos, como elementos que deben
manejarse armónicamente a fin de impactar
adecuadamente los resultados institucionales de las
entidades del estado.
ESTATUTO ORGÁNICO DEL PRESUPUESTO Artículo

68. No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto
que haga parte del Presupuesto General de la Nación
Decreto 111 1996 DNP hasta tanto se encuentren evaluados por el órgano
competente y registrado en el Banco Nacional de
programas y proyectos, a más tardar del 22 de junio de
1997.
“Por medio del cual se crea el Banco de Programas y

Municipio Puerto
Acuerdo 016 26 junio de 1997 Proyectos del Municipio de Puerto Boyacá y se dictan
Boyacá
normas para su funcionamiento
Utilización de la MGA y aplicativos BPIN (Ministerios) y

Resolución No. 0806 2005 DNP
SSEPI (Departamentos y Municipios)
Municipio de Puerto “Por medio del cual se adopta el Manual de procesos y

Decreto 062 14 de julio de 2014
Boyacá procedimientos del Municipio de Puerto de Boyacá”

CODIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno

Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-FREVRP-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1
Procedimiento: Formulación, Radicación,
Etapa: Modalidad:
Evaluación, Viabilizarían Y Registro de Proyectos
Objetivo: Brindar soporte a los procesos de planeación, presupuesto, seguimiento, control y evaluación de resultados de la
inversión pública del Municipio.
SECRETARIOS DE
DESPACHO PRESIDENTES PROFESIONAL PRODUCTO
COORDINADOR BPP,
USUARIO
DE JUNTAS DE ACCIÓN UNIVERSITARIO BANCO DE COMITÉ EVALUADOR
SECRETARIO DE PLANEACIÓN
REGISTRO
COMUNAL, COMUNIDAD EN PROYECTOS MUNICIPAL
GENERAL
2. Proyecto: Que consta

de Metodología General
2.
3. Radicación del Proyecto 4. Remisión a Comité 6. Registro de Proyecto
Identificación
del problema o evaluador
INICIO necesidad Radicar Sistemas de SSEPI (Sistema de seguimiento 3. Radicado en los
Información en Viabilidad o devolución. y evaluación de proyectos. sistemas de información
Funcionamiento.
Enviar al BPP
para registro.
4. Proyecto radicado en
el Comité Evaluador
5. Revisión de 7. Notificación
documentos y de registro 5. Concepto de
viabilidad
Viabilidad
Solicitar CDP
15 días hábiles. en Secretaria
Hacienda.
6. Código BPIM
7. Certificado de registro
en BPIM
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
1.4 PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN, PRESENTACION DE PROYECTOS CON

FUENTE DE FINANCIACION DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS
CÓDIGO:
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO
SP-PE-
BOYACÁ FPPFFSGR-04
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN

FORMULACIÓN, PRESENTACIÓN DE FECHA:
PROYECTOS CON FUENTE DE
PROCEDIMIENTO:
FINANCIACIÓN DEL SISTEMA GENERAL
DE REGALÍAS
Formular proyectos para su aprobación mediante OCAD para
OBJETIVO DEL ser financiados con recursos del Sistema General de Regalías
PROCEDIMIENTO: (SGR).
Inicia con la necesidad que presenta la comunidad en general,

a través de las Secretarias de la administración Municipal, las
entidades adscritas o vinculadas al Municipio, concordancia
con los planes de desarrollo continua con la recopilación de la
información necesaria para la elaboración del proyecto, en la
Metodología General Ajustada (MGA- SGR),identificación de
la problemática, población a beneficiar, objetivos del proyecto,
costos del proyecto, estudios y diseños, una vez se cumpla
ALCANCE DEL con los requisitos se hace la revisión de acuerdo a la
PROCEDIMIENTO: Normatividad del SGR para ser presentados al OCAD
municipal para la Viabilización y aprobación de los proyectos y
posterior ejecución por parte del ejecutor (Municipio) .
Seguidamente se remite el proyecto al Comité Consultivo para
el concepto de oportunidad, conveniencia; La Secretaria
técnica convoca al OCAD municipal y presenta los proyectos,
El Ministerio de Hacienda y Crédito realiza el giro de los
recursos para la ejecución del proyecto.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
RESPONSABLE DEL Secretario de Técnico del OCAD Municipal (Planeación),

PROCEDIMIENTO: Alcalde.
- Acto Legislativo 005 de 2011

EXTERNA O BASE - Ley 1606 de 2012
OCAD: Es el Órgano Colegiados de Administración y Decisión
o “Triángulos de Buen Gobierno” son los organismo
encargados de la viabilización, priorización y aprobación de
los proyectos que sean financiados con recursos del Sistema
General de Regalías conformado por el Gobierno Nacional,
Departamental y Municipal.
Presidente del OCAD: Será ejercida por uno de los tres
niveles de Gobierno, por períodos anuales elegido en la
primera sesión que se realice en cada vigencia.
Secretaría Técnica del OCAD: Es la encargada de convocar
el OCAD y de recibir los proyectos o perfiles de proyectos para
llevar a la sesión.
Comités Consultivos: Analizan la conveniencia, oportunidad
TÉRMINOS Y o solidez técnica, financiera y ambiental de los proyectos de
inversión presentados a consideración de los OCAD.
DEFINICIONES
Fondo de Desarrollo Regional- FDR- Tendrá como objeto
mejorar la competitividad y desarrollo social, mediante la
financiación de PROYECTOS DE IMPACTO entre el Gobierno
Nacional y las ENTIDADES TERRITORIALES.
Fondo de Compensación Regional: Financiar los proyectos
de impacto regional o local de desarrollo en las entidades
territoriales más pobres del país, acordados entre el Gobierno
Nacional y las entidades territoriales. Se divide en fondo de
compensación del 60% recursos regionales y fondo de
compensación del 40% o regalías específicas de los
municipios.
Fondo de Ciencia y Tecnología: Objeto incrementar la
capacidad científica, tecnológica, de innovación y de
competitividad de las regiones, mediante proyectos que

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
contribuyan a la producción, uso, integración y apropiación del

conocimiento en el aparato productivo y en la sociedad en
general.
Fondo Regalías Directas: Son las directamente producidas
por los departamentos y municipios.
Metodología General Ajustada (MGA):Es la metodología de
formulación de proyectos desarrollada por el Departamento
Nacional de Planeación.- Metodología SGR
El OCAD es el único que puede aprobar el uso de los recursos
del Sistema General de Regalías.
-Los OCAD se reunirán ordinaria (cada 2 meses) y
extraordinariamente, de manera presencial o mediante
sesiones virtuales. Cada OCAD tendrá su sede, sin perjuicio
que pueda sesionar en otras ciudades del país.
Mediante Actas se dejará constancia de cada sesión del
OCAD mediante acta suscrita por el presidente y la secretaría
técnica, quien la enviará para revisión y aprobación de los
miembros dentro de los 5 días hábiles siguientes a la sesión.
Las decisiones sobre los proyectos se tomarán mediante
Acuerdos posteriores a las actas.
- Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, o las
comunidades étnicas minoritarias pueden formular proyectos y
POLÍTICAS DE presentarlos ante la Secretaría de Planeación del Municipio de
OPERACIÓN Puerto Boyacá (Artículo 25 de la ley 1530)
-La Secretaría técnica convocará a la sesión del OCAD para
estudiar el proyecto, en un plazo no inferior a siete días
hábiles.
-Si un Proyecto cuenta con el voto favorable de dos de los tres
niveles de gobierno, este podrá ser viabilizado, priorizado y
aprobado en la misma sesión.
-Los proyectos con enfoque diferencial son prioritarios y para
ello se destina hasta el 8% Comunidades inscritas en el
Registro único del Ministerio del Interior, 8% de las regalías
específicas, Artículo 34 ley 1530, Circular 037 de CRSGR.
-Los representantes de las comunidades indígenas,
afrocolombianas, raizales y palanqueros, podrán presentarse
directamente los proyectos a la Secretaría Técnica del OCAD,
sin necesidad de acudir a la entidad territorial.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
1. Inicio
Secretarios de Capacitar sobre

La necesidad es presentada
Despacho la forma de
por la comunidad en general,
Perfiles de presentar y
2.Identificación el Despacho del Alcalde, las Presidentes de proyectos No presentación elaborar los
del problema o Secretarías de la Juntas de Acción (Solicitudes de de Proyectos. proyectos sujetos
necesidad administración Municipal, las Comunal, la comunidad). a financiación
entidades adscritas o Comunidad en con recursos de
vinculadas al Municipio general. regalías.
Las fases son: Administración Determinar Revisar la forma

Fase 1 Perfil, Municipal y Fases del como se
3. Determinar la Fases
Secretaria Proyecto de establecieron las
fase del proyecto Fase 2 Pre-factibilidad determinadas.
Técnica de manera Fases del
Fase 3 Factibilidad Planeación. defectuosa. Proyecto.
Se realiza una lluvia de ideas Administración Marco Lógico Prueba acida

con el fin de encontrar causas, Municipal y incoherente con entre el problema
4. Creación del
efectos, soluciones al Secretaria Documento las causas del a solucionar y el
Marco Lógico
problema presentado. Técnica de final. problema y Proyecto
(Alternativas de Solución). Planeación. posibles presentado como

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
soluciones. solución.
Con ayuda de la lluvia de

ideas utilizadas en el árbol de
problemas se diligencia la Talleres con
MGA, teniendo en cuenta la Formuladores de Proyecto en especialistas que
concordancia de los planes de los proyecto en Metodología Mala aplicación capaciten en el
5. Elaboración de la uso de MGA.
desarrollo, presupuestos, su defecto MGA- con
del proyecto en metodología
población beneficiada, Secretarías y soportes Contratar
la MGA
participantes del proyecto, Secretaria de según MGA. especialista en la
alcance, Estudio Técnico, Planeación. Normatividad. Metodología
estudios de mercado, análisis MGA.
de riesgo, aspectos
ambientales.
Certificados de Talleres con

Se revisa los requisitos de
6. Revisión de Secretaria cumplimiento Desconocimiento especialistas que
acuerdo a la Normatividad del
Normatividad del Técnica de de requisitos, Normatividad capaciten sobre
SGR para Viabilización,
SGR Planeación. Según la SGR. la normatividad
aprobación. Página DNP-SGR
normatividad. SGR.
Analizan la conveniencia, Incumplimiento Revisar de
7. Remisión del oportunidad o solidez técnica, de las manera integral
Oficio remitido por parte de un
Proyecto al financiera y ambiental de los Secretario condiciones
Comité especialista el
Comité proyectos de inversión Planeación. exigidas a un
Consultivo. cumplimiento de
Consultivo presentados a consideración proyecto para
de los OCAD ser aprobado. las condiciones y
requisitos exigidos

CÓDIGO
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APROBÓ
Interno
antes de remitir el
Proyecto al
OCAD.
Verificar que
Falta de citación
todos los
Se hace citación al OCAD, se a todos los
8. Citación al miembros
puede realizar de manera Secretario Citaciones miembros y no
OCAD (Virtual- reciban la
virtual o presencial (con siete Planeación. practicadas. cumplimiento de
presencial) citación en los
días de anticipación). la antelación
términos
debida.
establecidos.
Problemas
logísticos para Verificar que el
9. Cargue del Por medio de usuarios y Secretaria Documento el cargue del Proyecto se
proyecto a la claves se accede a la Técnica del impreso con el proyecto.
cargue de
plataforma plataforma para el cargue del OCAD estado del
SUIFP-SGR proyecto. (planeación). proyecto. Cargue no manera
completo del completa.
Proyecto.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
Delegados del Proyecto en

Se realiza presentación de Verificar con
orden Nacional Metodología
proyecto a los miembros del Falta o antelación que
10. Presentación (DNP), MGA-
OCAD, teniendo en claro que defectuosa exista
Proyecto frente a departamental revisado,
el quórum para deliberar se sustentación del preparación para
OCAD (Gobernación), viabilizado y
integra con la presencia de los Proyecto. la sustentación
Municipal (Señor aprobado
tres delegados. del Proyecto.
Alcalde). (Acta).
Acuerdo de Verificar que los

11. Acuerdo de Alcalde Municipal Aprobación de Acuerdos y
Siguiendo los formatos del Acuerdos y
aprobación de Secretario de Proyectos decretos
DNP se crean los acuerdos y Decretos
proyectos e Planeación, elaborados sin
Decretos para solicitar el giro Decreto de cumplir cumplan los
incorporación de Secretaria de
al Ministerio de Hacienda. incorporación requisitos
recursos hacienda. formatos DNP.
de recursos exigidos por DNP
Secretario
12. Solicitud del Una vez creado los acuerdos y Técnico, Documento Falta de trámite Verificar que se
Giro de recursos decretos, se envía los Secretario de especificando de los tramiten los
coeficiente de Giro para Planeación, el coeficiente coeficientes de coeficientes de
acceder a los recursos Secretario de giro giro giro
Hacienda
13. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Por la cual se constituye el Sistema General de

Congreso de la Regalías, se modifican los artículos 360 y 361 de la
Acto Legislativo 005 2011
República Constitución Política y se dictan otras disposiciones
sobre el Régimen de Regalías y Compensaciones.
Ministerio de
Por el cual se garantiza la operación del Sistema
Decreto 4923 Dic. 26 de 2011 Hacienda y Crédito
General de Regalías.
Público
Congreso de la Por la cual se regula la organización y el funcionamiento

Ley 1530 Mayo 17 de 2012
República del Sistema General de Regalías.
“Por la cual se decreta el presupuesto del sistema

Congreso de la
Ley 1606 De 2012 general de regalías para el bien o del 1º de enero de
República
2013 al 31 de diciembre de 2014”.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1530 de

Septiembre 19 de Congreso de la 2012 en materia presupuestal y se dictan otras
Decreto 1949
2012 República disposiciones.
Artículo 3º. Banco de programas y proyectos de

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
inversión del Sistema General de Regalías.
Ministerio de
Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1949 de
Decreto 0905 Mayo 8 de 2013 Hacienda y Crédito
2012 y se dictan otras disposiciones
Público
Departamento Por el cual se reglamenta el Sistema de Monitoreo,

Decreto 0414 Marzo 12 de 2013 Nacional de Seguimiento, Control y Evaluación SMSCE del Sistema
Planeación General de Regalías y se dictan otras disposiciones.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
1.4.4 FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO
Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4

FPPFFSGR-04
Procedimiento: Formulación, Presentación de Proyectos con
Etapa: Modalidad:
Fuente de Financiación del Sistema General de Regalías.
Procedencia: Secretaría de Planeación
Objetivo: Formular proyectos para su aprobación mediante OCAD para ser financiados con recursos del Sistema General de
Regalías (SGR).
FORMULADORES DE DELEGADOS DEL ALCALDE

SECRETARIOS DE ADMINISTRACIÓN PRODUCTO
LOS PROYECTO EN ORDEN MUNICIPALSECRET
DESPACHOPRESIDENTES MUNICIPAL Y SECRETARIA
SU DEFECTO NACIONAL(DNP) ARIO DE REGISTRO
USUARIO DE JUNTAS DE ACCIÓN SECRETARIA TÉCNICA DE
SECRETARÍAS Y DEPARTAMENTAL PLANEACIÓN,
COMUNAL, COMUNIDAD TÉCNICA DE PLANEACIÓN
SECRETARIA DE (GOBERNACIÓN) SECRETARIA DE
EN GENERAL PLANEACIÓN
PLANEACIÓN MUNICIPAL HACIENDA
2. Perfiles de
proyectos
2. 3. Determinar la
INICIO Identifica fase del proyecto 3. Fases
problema determinadas
5. Elaboración del
proyecto en la
MGA
4. Creación del 4. Documento final
Marco Lógico
5. Proyecto en
1 Metodología MGA-
con soportes
según

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno

FPPFFSGR-04
Etapa: Modalidad:
Regalías (SGR).
SECRETARIOS
DE FORMULADORE
DELEGADOS DEL
DESPACHOPRES S DE LOS ALCALDE PRODUCTO
ADMINISTRACIÓ ORDEN
IDENTES DE PROYECTO EN MUNICIPALSECRETARI
N MUNICIPAL Y SECRETARIA TÉCNICA DE NACIONAL(DNP) REGISTRO
JUNTAS DE SU DEFECTO O DE PLANEACIÓN,
USUARIO SECRETARIA PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL
ACCIÓN SECRETARÍAS Y SECRETARIA DE
TÉCNICA DE (GOBERNACIÓN)
COMUNAL, SECRETARIA DE HACIENDA
PLANEACIÓN MUNICIPAL
COMUNIDAD EN PLANEACIÓN
GENERAL
6. Certificados de
1 6. Revisión de
cumplimiento de
Normatividad del SGR
requisitos, Según
la normatividad
7. Remisión
7. Oficio remitido
del Proyecto
al Comité Comité Consultivo
Consultivo
8. citaciones
8. Citación al OCAD practicadas
(Virtual-presencial) 2

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno

FPPFFSGR-04
Etapa: Modalidad:
Regalías (SGR).
SECRETARIOS DE
FORMULADORE
DESPACHO DELEGADOS DEL ORDEN
PRESIDENTES DE
ADMINISTRACIÓ S DE LOS
ALCALDE PRODUCTO
N MUNICIPAL Y PROYECTO EN NACIONAL(DNP)
JUNTAS DE SECRETARIA TÉCNICA DEPARTAMENTAL MUNICIPALSECRETARIO DE REGISTRO
SECRETARIA SU DEFECTO
USUARIO ACCIÓN DE PLANEACIÓN PLANEACIÓN, SECRETARIA DE
TÉCNICA DE SECRETARÍAS Y (GOBERNACIÓN)
COMUNAL, HACIENDA
PLANEACIÓN SECRETARIA DE MUNICIPAL
COMUNIDAD EN
PLANEACIÓN
GENERAL
9. Documento
2 impreso con el
estado del proyecto
10. Proyecto en
9. Cargue del proyecto
Metodología MGA-
a la plataforma SUIFP- 10. Presentación 11. Acuerdo de revisado, viabilizado
SGR Proyecto frente a aprobación de y aprobado (Acta)
OCAD proyectos e
incorporación de
recursos
11. Acuerdo de
Aprobación de
Proyectos Decreto
de incorporación de
3 recursos.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
41 de 308
APROBÓ
Interno

FPPFFSGR-04
Etapa: Modalidad:
Regalías (SGR).
SECRETARIOS DE FORMULADORES DE DELEGADOS DEL
ADMINISTRACIÓN ORDEN ALCALDE PRODUCTO
DESPACHOPRESIDE LOS PROYECTO EN
MUNICIPAL Y NACIONAL(DNP) MUNICIPALSECRETA
NTES DE JUNTAS DE SU DEFECTO SECRETARIA REGISTRO
SECRETARIA DEPARTAMENTAL RIO DE PLANEACIÓN,
USUARIO ACCIÓN COMUNAL, SECRETARÍAS Y TÉCNICA DE
TÉCNICA DE SECRETARIA DE
COMUNIDAD EN SECRETARIA DE PLANEACIÓN (GOBERNACIÓN)
PLANEACIÓN HACIENDA
GENERAL PLANEACIÓN MUNICIPAL
12. Documento
12. especificando el
Solicitud coeficiente de giro
del Giro de
recursos
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
ANA FELISA GONZALEZ Comité Coordinador
TRIANA Control Interno
1.5 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN

BOYACÁ SP-PE-SPI-05
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN

FECHA:
SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE
PROCEDIMIENTO:
INVERSIÓN
Determinar el cumplimiento eficaz de las metas físicas

programadas en los proyectos, permitiendo detectar y
OBJETIVO DEL corregir fallas durante la ejecución.
PROCEDIMIENTO:
Realizar el seguimiento al Plan de Acción Municipal y
evaluación al Plan de Desarrollo Municipal.
Inicia con la información suministrada por el Grupo de

Profesionales Universitarios de Contratación sobre el inicio
del contrato, continua con la recolección de información
suministrada por la Secretaria o dependencia responsable
ALCANCE DEL de la ejecución del proyecto por medio de informes de
PROCEDIMIENTO: seguimiento a la ejecución en los aspectos físico,
financiero, cronológico, legal y contractual, teniendo la
presentación del informe al Secretario de Planeación como
insumo para la elaboración del Plan Operativo Anual de
Inversión (POAI).
Secretario de Planeación, Secretaria de Hacienda,

RESPONSABLE DEL
Coordinador del Banco de Proyecto, Señor Alcalde
PROCEDIMIENTO:
Municipal, Secretarios o jefes de despacho.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
DOCUMENTACIÓN - Decreto 111 de 1996

EXTERNA O BASE
LEGAL - Resolución 806 de 2005
Seguimiento: Es la determinación del estado de avance de

los resultados previstos, en un momento determinado. Se
identifican los factores que afectan el resultado esperado y
se establecen las acciones correctivas, en caso de ser
necesarias.
Metodología general Ajustada (MGA): Es la metodología
de formulación de proyectos desarrollada por el
Departamento Nacional de Planeación.-Metodología SGR
S.S.E.P.I: Es el sistema de seguimiento y evaluación de
proyectos de inversión pública, Proyectado Planeación
Nacional. Con base en él, se solicitarán y presentarán los
informes a las demás entidades públicas. Solo se registran
proyectos viables.
TÉRMINOS Y Plan de Acción: Es el documento que describe las

DEFINICIONES actividades prioritarias para el logro de los resultados
previstos, para los cuales se establecen términos para su
ejecución, indicadores, responsables y metas.
Plan de Desarrollo: Es un instrumento de Planeación que
contiene los programas sociales y económicos que cada
gobierno pretende desarrollar durante el periodo para el
cual fue elegido.
POAI: El Plan Operativo Anual de Inversiones es un
instrumento de programación de la inversión anual. En él se
relacionan los proyectos de inversión clasificados por líneas
estratégicas, sectores, programas, subprogramas,
proyectos y órganos. Tal programación corresponde con las
metas del Plan de Desarrollo, así el POA.I es el principal
vínculo entre el Plan y el Sistema Presupuestal Municipal.
 Actividad: Es la acción más importante que genera
el resultado previsto, no deben ser entendidas como
tareas ni funciones.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
 Indicador: Es una expresión cuantitativa o

cualitativa que permite establecer el estado del
resultado a evaluar en un momento determinado.
Para efectos del Plan anual, se utilizan expresiones
cuantitativas.
La información de seguimiento a los proyectos presentada

por las dependencias o entidades será utilizada para
realizar el seguimiento al plan de acción municipal y la
evaluación del Plan de Desarrollo Municipal.
Una vez aprobado el presupuesto de inversión municipal
por parte del Concejo Municipal para la vigencia respectiva,
las Secretarías u Oficinas, deberán remitir al BPIM la
programación anual de los proyectos.
La Evaluación Posterior o del Impacto de los proyectos será
realizada por la Secretaría u Oficina que formuló el
proyecto.
Cuando el proyecto es cofinanciado totalmente con
recursos de departamento, será esta entidad territorial la
encargada de realizar el seguimiento y evaluación al
POLÍTICAS DE proyecto.
OPERACIÓN
Para los proyectos cofinanciados entre el Departamento de
Boyacá y el Municipio de Puerto Boyacá, el seguimiento
técnico-financiero será realizado por el ente territorial
responsable de la interventoría del proyecto según lo
establecido en el convenio inter administrativo que lo
respalda. Sin embargo esto no excluye la responsabilidad
municipal de realizar seguimiento y control a los recursos
de inversión pública de su competencia.
El Profesional Universitario que coordina el Banco de
Proyectos Municipal será el responsable de suministrar la
información pertinente que sirva para realizar el
seguimiento y control de los proyectos que se adelanten
dentro del territorio del Municipio de Puerto Boyacá, a los
entes territoriales que participan en la cofinanciación de los
mismos.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
OFICINA DE CONTROL INTERNO PROCESO: GESTION AUDITORÍA
45 de 308
ELABORO REVISO APROBO FECHA
SIA S.A.S ANA FELISA GONZALEZ TRIANA Comité Coordinador Control Interno
1.5.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
1. Inicio
Falta de
Secretarios de Establecer fecha
2. Seguimiento seguimiento a los
Una vez firmada el Acta de Inicio Despacho y presentación
del proyecto en Copia Acta de Proyectos por
se realiza el seguimiento del Oficinas avances y logros
el Sistema del Inicio. parte de cada
contrato a ejecutar. responsables de en la ejecución
S.S.E.P.I Secretaría y
Proyectos. de los proyectos.
Oficina.
Requerir sobre la
falta de informes.
Sí no se tiene
respuesta
Informes de
Se solicita a la Secretaria u Oficina
Secretario de seguimiento. Informar a
3. Solicitud de responsable de la ejecución del
Planeación. (Formato No presentación Control Interno
informes de proyecto informes de seguimiento a
suministrado de Informes de sobre las
seguimiento de la ejecución en los aspectos físico, Jefe de Control por la seguimiento. Secretarias que
ejecución financiero, cronológico, legal y Interno. Secretaría de no hacen
contractual.
Planeación). seguimiento a
sus Proyectos o
que no rinden los
informes
solicitados.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
46 de 308
Una vez se cuente con la Verificar el

4. Cargue de Coordinador Falta de Cargue
información del proyecto estado de los
información al Banco de de información al
adelantado se procede a cargar la proyectos en el
S.S.E.P.I Proyectos. S.S.E.P.I
información a la plataforma. SSEPI.
Verificar los
La información de seguimiento a
informes de
5. Plan de los proyectos presentados por las
seguimiento de
Acción Oficinas o Secretarias podrá Coordinador Plan de Acción Plan de Acción
cada Secretaría
consolidado con utilizarse para realizar el Banco de Municipal sobre valorado o
y Oficina contra
información seguimiento al plan de acción Proyectos. evaluado. sub valorado.
el resultado del
suministrada municipal y la evaluación del Plan
Plan de Acción
de desarrollo municipal.
Evaluado.
Profesional de Que no se tomen Ajustar el Plan

En el evento de existir una falta de
Planeación. correctivos para de Acción de
coherencia entre la información
ajustar los acuerdo a la
6. Ajuste a la suministrada y la evaluación Secretario de Plan de Acción
avances del Plan realidad de
Valoración del consolidada del Plan de Acción se Planeación. Municipal
de Acción de avance de los
Plan de Acción ajusta el mismo procurando que la evaluado y
Secretario de acuerdo a los proyectos y su
Municipal Administración en General no esté ajustado.
Hacienda. proyectos y coherencia con
en mora de ejecutar sus programas
programas los pagos
y proyectos. Control Interno. realizados. realizados.
7. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
47 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179

de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el
Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Decreto 111 1996 DNP
Artículo 8º: El Plan Operativo Anual de Inversiones
señalará los proyectos de Inversión clasificados por
sectores, órganos y programas.
Artículo 4º: Sistema de Seguimiento y Evaluación de

proyectos de Inversión SSEPI. Los Departamentos,
Resolución 806 2005 DNP
Municipio deberán registrar su proyecto de inversión
en el SSEPI diseñado por el DNP.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
48 de 308

Versión:
Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-SPI-05 Fecha: Pág. 1 de 1
2.0
Procedimiento: Seguimiento a los Proyectos de Inversión Etapa: Modalidad:
Objetivo: Determinar el cumplimiento eficaz de las metas físicas programadas en los proyectos, permitiendo detectar y corregir
fallas durante la ejecución. Realizar el seguimiento al Plan de Acción Municipal y evaluación al Plan de Desarrollo Municipal.
SECRETARIOS DE
SECRETARIO DE
PROFESIONAL DE PLANEACIÓN. PRODUCTO
DESPACHO Y OFICINAS COORDINADOR BANCO DE SECRETARIO DE PLANEACIÓN. REGISTRO
PLANEACIÓN, JEFE DE
USUARIO RESPONSABLES DE PROYECTOS SECRETARIO DE HACIENDA.
CONTROL INTERNO
PROYECTOS CONTROL INTERNO
2. Copia Acta de
Inicio
2. 6. Ajuste a la
3. Solicitud de informes de 4. Cargue de
Seguimiento Valoración del
seguimiento de ejecución información al 3. Informes de
INICIO del proyecto
Plan de seguimiento.
en el Sistema S.S.E.P.I
del S.S.E.P.I Acción (Formato-Secretaría
Municipal de Planeación)
FIRMA
5. Plan de Acción
5. Plan de Acción
consolidado con
Municipal evaluado
información suministrada
FIN
6. Plan de Acción
Municipal evaluado y
ajustado

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
1.6 PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE LICENCIAS URBANÍSTICAS

BOYACÁ SP-PE-ELU-06
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN
PROCESOS DE DESARROLLO
PROCESO:
TERRITORIAL
FECHA:
EXPEDICIÓN DE LICENCIAS
PROCEDIMIENTO:
URBANÍSTICAS
Revisar los proyectos arquitectónicos y de intervención

urbana que la comunidad presenta ante la Secretaría de
Planeación, los cuales deberán responder a los parámetros
OBJETIVO DEL adoptados por el PBOT y demás normatividad nacional.
PROCEDIMIENTO: Verificar que los proyectos arquitectónicos y urbanísticos se
realicen acorde a lo estipulado en la ley, con los
porcentajes de áreas de cesión para zonas verdes,
andenes, vías, parqueaderos, equipamiento urbano.
Examinar que el proyecto arquitectónico y/o urbanístico que

se está presentando cumpla con la normatividad vigente en
el PBOT, el Decreto 1469 de abril 30 de 2010 y demás
normas que la reglamenten.
Revisar que el proyecto que se presentó en planos se
ALCANCE DEL ejecuten tal como fue aprobado, cesión de áreas de zonas
PROCEDIMIENTO: verdes, vías y cualquier modificación que se realice a los
diseños estos tendrán que solicitarse ante la Secretaría de
Planeación.
Se inicia con la recepción de los documentos y después de
la revisión y verificación de la información se expide la
resolución de licencia según el caso.

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
Profesional Universitario de Planeación. El Profesional hace

el estudio y revisión del Proyecto presentado por el usuario
RESPONSABLE DEL
y luego se lo presenta al Secretario de Planeación para el
PROCEDIMIENTO:
visto bueno, firma y otorgamiento de la Licencia de
Urbanización y/o construcción.
- Ley 388 de 1997 Modifica la ley 9ª de 1989

DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - Decreto 1469 de 2010
LEGAL
- Acuerdo 015 de 2004
Licencia de Urbanización: Es la autorización previa para

ejecutar en uno o varios predios localizados en suelo
urbano, la creación de espacios públicos y privados, así
como las vías públicas y la ejecución de obras de
infraestructura de servicios públicos domiciliarios que
permitan la adecuación, dotación y subdivisión de estos
terrenos para la futura construcción de edificaciones con
destino a usos urbanos, de conformidad con el Plan Básico
de Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo
desarrollen y complementen, las leyes y demás
reglamentaciones que expida el Gobierno Nacional.
Licencia de Subdivisión y sus Modalidades: Es la
autorización previa para dividir uno o varios predios,
ubicados en suelo rural, urbano o de expansión urbana, de
TÉRMINOS Y
conformidad con lo dispuesto en el Plan Básico
DEFINICIONES
Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo
desarrollen y complementan y demás normatividad vigente
aplicable a las anteriores clases de suelo.
Cuando la subdivisión de predios para urbanizar o parcelar
haya sido aprobada mediante la respectiva licencia de
urbanización o parcelación, no se requerirá adicionalmente
de la licencia de subdivisión.
Licencia Construcción y sus Modalidades: Es la
autorización previa para desarrollar edificaciones, áreas de
circulación y zonas comunales en uno o varios predios, de
conformidad con lo previsto en el Plan Básico de
Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo
desarrollen y complementen, los Planes Especiales de
Manejo y Protección de Bienes de Interés Cultural, y demás

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
normatividad que regule la materia. En las licencias de

construcción se concentrarán de manera específica los
usos, edificabilidad, volumetría, accesibilidad y demás
aspectos técnicos aprobados para la respectiva edificación.
Son modalidades de la licencia de construcción las
siguientes:
Obra nueva: Es la autorización para adelantar obras de
edificación en terrenos no construidos o cuya área esté
libre por autorización de demolición total.
Ampliación: Es la autorización para incrementar el área
construida de una edificación existente, entendiéndose por
área construida la parte edificada que corresponde a la
suma de las superficies de los pisos, excluyendo azoteas y
áreas sin cubrir o techos.
Adecuación: Es la autorización para cambiar el uso de una
edificación o parte de ella, garantizando la permanencia
total o parcial del inmueble original.
Modificación: Es la autorización para variar el diseño
arquitectónico o estructural de una edificación existente, sin
incrementar su área construida.
Restauración: Es la autorización para adelantar las obras
tendientes a recuperar y adaptar un inmueble o parte de
este, con el fin de conservar y revelar sus valores estéticos,
históricos y simbólicos. Se fundamenta en el respeto por su
integridad y autenticidad. Esta modalidad de licencia
incluirá las liberaciones o demoliciones parciales de
agregados de los bienes de interés cultural aprobadas por
parte de la autoridad competente en los anteproyectos que
autoricen su intervención.
Reforzamiento Estructural: Es la autorización para
intervenir o reforzar la estructura de uno o varios
inmuebles, con el objeto de acondicionarlos a niveles
adecuados de seguridad sismo-resistencia de acuerdo con
los requisitos, Decretos reglamentarios, o las Normas que
los adicionen, modifiquen o sustituyan y el Reglamento
Colombiano de Construcción Sismo-resistente NSR-10 y la
norma que lo adicione, modifique o sustituya.

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
A todo usuario se le solicita la siguiente documentación

para el trámite de la licencia:
 Formulario único Nacional para trámites de licencias
de construcción
 Fotocopia de la Cedula del propietario o si es
persona Jurídica el NIT (Número de Identificación
Tributario)
 Fotocopia del Certificado de Tradición con una
vigencia no mayor a la de treinta (30) días a su
expedición
 Copia de la escritura del predio
 Copia del paz y salvo del impuesto predial
 Disponibilidad de servicios públicos
POLÍTICAS DE  Actas de vecindad
OPERACIÓN  Certificado de delineación y demarcación urbana
 Plano del levantamiento Topográfico
 Planos de los Diseños Arquitectónicos,
Estructurales, Hidráulico y Sanitarios; los cuales
deberán presentarse firmados por un Profesional
Responsable adjuntando la fotocopia de la cedula y
la tarjeta profesional
 Levantamiento Arquitectónico del predio como
apoyo del Peritaje Técnico para el caso del
Reconocimiento de Edificaciones
 Para las licencias de División material presentar el
levantamiento del lote a dividir o segregar y como va
a quedar después de la división
 Revisión y verificación de la información se expide
el documento y/o licencia según el caso.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
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APROBÓ
Interno
1. Inicio
Presentar para estudio de la

Secretaría de Planeación viabilidad
técnica, jurídica, de un proyecto de
urbanización elaborado para
ejecutar en uno o varios predios
Falta de
localizados en suelo urbano, la
información
creación de espacios públicos y Informar
2. Solicitud de sobre los
privados, así como las vías públicas Solicitud requisitos del
autorización previa Profesional requisitos
y la ejecución de obras de autorización trámite de
de Licencia Universitario. exigidos para el
infraestructura de servicios públicos previa radicada. Licencia Previa
Urbanismo trámite de la
domiciliarios que permitan la de Urbanismo.
Licencia de
adecuación, dotación y subdivisión
Urbanismo.
de estos terrenos para la futura
construcción de edificaciones con
destino a usos urbanos, de
conformidad con el Plan Básico de
Ordenamiento Territorial.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
54 de 308
APROBÓ
Interno
Tramitar una
lista de
chequeo.
El estudio de la licencia de
No verificar o
Urbanismo comprende verificar
aceptar Establecer y
cumplimiento al marco normativo
Concepto sobre incumplimiento a tramitar listas
3. Alcance del general y municipal sobre usos,
Profesional cumplimiento del las normas de chequeo
estudio de la edificabilidad, volumetría,
Universitario de marco normativo municipales o sobre
Licencia de accesibilidad y demás aspectos
Planeación. nacional y nacionales cumplimiento
Urbanismo técnicos que permitan expedir las
municipal. establecidas para de normas.
licencias de construcción para obra
el otorgamiento
nueva en los predios resultantes de
de la Licencia. Auditorías
la licencia de Urbanismo.
aleatorias por
parte de control
Interno.
El plano urbanístico o representación

gráfica de la urbanización, se
presenta a Planeación Municipal,
área de control urbano con la
solicitud previa y contendrá
4. Componentes Planos que no Evaluar la
identificando todos los elementos Profesional Plano
de la solicitud de que la componen para facilitar su reflejan la pertinencia del
Universitario de urbanístico
Licencia de comprensión, tales como: realidad material Plano
Planeación. presentado.
Urbanismo afectaciones, cesiones públicas para del proyecto. presentado.
parques, equipamientos y vías
locales, áreas útiles y el cuadro de
áreas en el que se cuantifique las
dimensiones de cada uno de los
anteriores elementos y se haga su

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
55 de 308
APROBÓ
Interno
amojonamiento.
Que no tramite
Observaciones Requerir al
Informadas las observaciones al las
Profesional y/o solicitante para
solicitante, tramita la contestación de observaciones y
5. Observaciones Universitario de documentación que tramite y
las correcciones solicitadas o allega no presente
Planeación. solicitada corrija las
la documentación que hiciere falta. contestación a
radicadas. observaciones.
las mismas.
Que no se
Verificado que la solicitud de verifique que la
Verificar que la
autorización previa cumpla con los Licencia cumpla
solicitud y el
requisitos descriptivos y figurativos, Licencia de los requisitos
6. Aprobación de la Plano cumplan
los legales de carácter nacional, Secretario de urbanismo descriptivos y
Licencia de los requisitos
municipal y que el Plano urbanístico Planeación. aprobada y figurativos y/o
urbanismo exigidos por la
cumpla con los requisitos la entregada. que el Plano no
Secretaría
Secretaría de Planeación aprobará cumpla los
Planeación.
la licencia de Urbanismo. requisitos
establecidos.
Solicitud de
Solicitud de licencia de Establecer una
7. Trámite de Profesional
licencia de construcción sin lista de
Licencia de Solicitud de licencia de construcción. Universitario de
construcción documentación chequeo para
Construcción Planeación.
radicada. exigida o datos la verificación.
del solicitante.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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56 de 308
APROBÓ
Interno
No verificar o
hacerlo de Lista de
manera ligera sin chequeo que
En la revisión de la solicitud de constatar los verifica uno a
licencia de construcción se verifica usos, uno los usos,
8. Revisión de manera específica los usos, Profesional edificabilidad, edificabilidad,
Documentación
planimetría edificabilidad, volumetría, Universitario de volumetría, volumetría,
Verificada.
radicada accesibilidad y demás aspectos Planeación. accesibilidad y accesibilidad y
técnicos aprobados para la demás aspectos aspectos
respectiva edificación. técnicos técnicos
aprobados para aprobados para
la respectiva la edificación.
edificación.
Lista de
Otorgar una
Verificado que con la Licencia de chequeo que
Licencia de
Construcción se presentaron planos Licencia de dé certeza
9.Aprobación Construcción sin
que cumplen con la normatividad Secretario de Construcción sobre el
Licencia de que cumplan la
vigente a nivel nacional y municipal, Planeación. aprobada y cumplimiento
Construcción totalidad de la
la Secretaría de Planeación aprueba entregada. de la
normatividad
la licencia. normatividad
vigente.
vigente.
Auxiliar Resolución que

Resolución de Revisar que lo
administrativo. aprueba la
Aprobado el trámite de la licencia de licencia de decidido en la
Licencia de
10. Resolución de construcción se procede a elaborar construcción de Resolución se
Profesional Construcción
Aprobación la Resolución que aprueba la acuerdo a la ajuste a los
Universitario. incoherente con
Licencia de Construcción. modalidad términos de la
la Licencia
Asesor Jurídico. solicitada. Licencia.
tramitada.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
57 de 308
APROBÓ
Interno
Secretario de
Planeación.
Solicita autorización previa para

ejecutar en uno o varios predios Auxiliar
Desconocimiento
localizados en suelo rural y administrativo. Informar la
de la
suburbano, la creación de espacios documentación
11. Licencia de Profesional documentación
públicos y privados, obras para vías Solicitud de que se debe
parcelación. Universitario. que se debe
públicas que permitan destinar los parcelación allegar con la
allegar con la
Tipo A predios resultantes a los usos Asesor Jurídico. radicada Tipo A. Solicitud de
Solicitud de
permitidos por el PBOT instrumentos parcelación
parcelación Tipo
que lo desarrollen y complementen y Secretario de Tipo A.
A.
la normatividad ambiental aplicable a Planeación.
esta clase de suelo.
Las unidades habitacionales en Auxiliar Desconocimiento

Informar la
predios indivisos que presenten administrativo. de la
documentación
12. Licencia de dimensiones, cerramientos, accesos Profesional documentación
Solicitud de que se debe
parcelación. u otras características similares a las Universitario. que se debe
parcelación allegar con la
de una urbanización, pero con allegar con la
Tipo B Asesor Jurídico. radicada tipo B. Solicitud de
intensidades y densidades propias Solicitud de
parcelación
del suelo rural que se destinen a Secretario de parcelación Tipo
Tipo B.
vivienda campestre. Planeación. B.
Planeación otorga Licencia Tipo B Solicitud Licencia Verificar con

Auxiliar
cuando el solicitante acredite auto Tipo B sin autoridad
13. Requisitos de administrativo.
prestación de servicios públicos, con acreditar auto competente
aprobación Profesional Requisitos prestación de
la obtención de los permisos, otorgamiento
Licencia de Universitario. verificados. servicios
autorizaciones y concesiones permisos,
Parcelación tipo B Asesor Jurídico públicos, con
respectivas otorgadas por las autorizaciones
autoridades competentes. permisos, y concesiones.
Secretario de autorizaciones y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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58 de 308
APROBÓ
Interno
Planeación. concesiones por

la autoridad
competente.
Verificado que con la Licencia de
Parcelación se presentaron planos Listas de
Otorgar Licencia
que cumplen con la normatividad chequeos
de Parcelación
vigente a nivel nacional y municipal, tramitadas y
sin cumplir con la
la Secretaría de Planeación aprueba firmadas por
normatividad
la licencia de Parcelación. los
vigente a nivel
14. Aprobación de Las parcelaciones podrán Profesional responsables.
Licencia nacional y
la Licencia de proyectarse como unidades Universitario de municipal. Establecer
Aprobada.
Parcelación habitacionales, recreativas o Planeación. Auditorias
productivas y podrán acogerse al Construcciones
obligatorias por
régimen de propiedad horizontal. en predios
parte de
parcelados sin
La licencia de construcción para Control Interno
Licencia de
adelantar cualquier tipo de a todas las
Construcción.
edificación en los predios parcelados parcelaciones.
debe ser tramitada.
Resolución que Revisar que lo

aprueba la decidido en la
15. Elaboración Aprobado el trámite de la licencia de
Licencia de Resolución se
resolución que Parcelación se procede a la
Secretario de Resolución de Construcción en ajuste a los
otorga la Licencia elaboración de la Resolución por
Planeación. Aprobación. Parcelación términos de la
de construcción en medio de la cual se aprueba la
incoherente con Licencia de
Parcelación Licencia de Parcelación.
la Licencia construcción en
tramitada. Parcelación.
16. Licencia de Licencia Desconocimiento

Solicita la expedición de Licencia de Profesional de la Informar la
subdivisión subdivisión para obtener la Universitario de Aprobada. documentación
documentación

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
59 de 308
APROBÓ
Interno
autorización previa para dividir uno o Planeación. que se debe que se debe
varios predios, ubicados en suelo allegar con la allegar con la
rural, urbano o de expansión urbana. Solicitud de sub Solicitud de
división. sub división.
Tramitar una
Verificar el cumplimiento a lo
solicitud que no
dispuesto en el Plan de Básico
cumple lo
Ordenamiento Territorial, los
dispuesto en el Tramitar lista
instrumentos que lo desarrollen y
PBOT, los de chequeo
complementen y demás
17. Trámite de la instrumentos que que evidencie
normatividad vigente aplicable a las Profesional Tramite
solicitud de lo desarrollen y cumplimiento
diferentes clases de suelo. Universitario. aprobado.
subdivisión complementen y del PBOT y
demás firmarla por el
Las sub divisiones de
normatividad responsable.
urbanizaciones y parcelaciones
vigente aplicable
aprobadas no requieren de esta
a las diferentes
autorización.
clases de suelo.
Tramitar lista
Aprobar una sub de chequeo
18. Aprobación y
Aprobada la sub división se procede Secretario de Resolución división sin que evidencie
expedición de
a elaborar la resolución. Planeación. expedida. cumplimiento de cumplimiento
Resolución
requisitos. del PBOT y
firmada.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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60 de 308
APROBÓ
Interno
El propietario presenta la solicitud de

trámite de Licencia de Propiedad
Horizontal, informando el nombre del
Edificio o conjunto, los linderos del
terreno sobre el cual se levanta el
edificio o conjunto, por su
nomenclatura, área, indicando el
Informar al
título o títulos de adquisición y los Desconocimiento
usuario sobre
correspondientes folios de matrícula del usuario sobre
los documentos
inmobiliaria. la documentación
que se deben
que se debe
19. Licencia de Profesional allegar con la
Allega los Planos que identifican Licencia allegar con la
Propiedad Universitario de
cada uno de los bienes de dominio Aprobada. Solicitud de
Horizontal. Planeación. Solicitud de
particular que son objeto de la Otorgamiento de
Otorgamiento
Licencia de aprobación de Propiedad Licencia de
de Licencia de
Horizontal. Propiedad
Propiedad
Horizontal.
Horizontal.
Identifica los bienes comunes, con
indicación de los que tengan el
carácter de esenciales.
Informa la destinación de los bienes

de dominio particular que conforman
el edificio o conjunto.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
61 de 308
APROBÓ
Interno
Verificar la identificación del

inmueble, su nomenclatura, área,
títulos de propiedad, los folios de
Matricula Inmobiliaria.
Que exista una relación jurídica

legitima entre el propietario del
predio y quien tramita la solicitud. Elaborar y
Tramitar una
tramitar una
solicitud que no
Verifica que los Planos identifiquen lista de
cumple con la
cada uno de los bienes de dominio chequeo que
20.Trámite de la normatividad que
particular que resultan afectados con evidencie el
Licencia de Profesional a nivel nacional y
la Licencia de aprobación de Licencia cumplimiento
aprobación de Universitario de Municipal regulan
Propiedad Horizontal. Aprobada. de la
Propiedad Planeación. el trámite y
verificación de
Horizontal expedición de
Verifica que se encuentren la normatividad
Licencias de
identificados de manera expresa y existente por
Propiedad
clara los bienes comunes, que parte de los
Horizontal.
cumplan con obligación de indicar solicitantes.
los que tengan el carácter de
esenciales.
Verifica materialmente y contra

planos presentados cuales son los
bienes de dominio particular que
conforman el edificio.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
62 de 308
APROBÓ
Interno
Procurar que
se contesten
En el evento que se presenten Que no se en debida
Profesional Contestación a
observaciones, deben ser contesten o se forma. Informar
21. Observaciones Universitario de las
contestadas dentro del término de 30 realice cuando la
Planeación. observaciones.
días. parcialmente. respuesta no
satisface los
requisitos.
Que la
Resolución sea
coherente con el
Tramitadas las observaciones se
trámite y la Verificar el
procede a la aprobación,
documentación texto de la
tramitándose la expedición de la
exigida, el Resolución
Resolución que otorga la licencia Secretario de
22. Aprobación Resolución. solicitante, y las frente a todos
municipal que aprueba la propiedad Planeación.
especificaciones los elementos
horizontal para los bienes
del conjunto o que integran el
plenamente identificados ante la
edificio sometido expediente.
Secretaría de Planeación.
al Régimen de
Propiedad
Horizontal.
23. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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63 de 308
APROBÓ
Interno
1.6.3 DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Armonizar y actualizar las disposiciones contenidas

Ley 388 de 1997 en la Ley 9ª de 1989 con las nuevas normas
Congreso de la establecidas en la Constitución Política, la Ley
Modifica la ley 9ª de Julio 18 de 1997
República. Orgánica del Plan de Desarrollo, la Ley orgánica de
1989 Áreas Metropolitanas y la ley por la que se crea el
Sistema Nacional Ambiental.
Ministerio de
Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas
Ambiente, Vivienda
a las licencias Urbanísticas; al reconocimiento de
y Desarrollo
Decreto 1469 Abril 30 de 2010 edificaciones; a la función pública que desempeñan
Territorial e la
los curadores urbanos y se expiden otras
República de
disposiciones.
Colombia.
Por medio del cual se adopta el Plan Básico de

Noviembre 24 de Concejo Municipal
Acuerdo 015 Ordenamiento territorial del municipio de puerto
2004 De Puerto Boyacá.
Boyacá.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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64 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Desarrollo Territorial Código: SP-PE-ELU-06 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 6

Procedimiento: Expedición de Licencias Urbanísticas Etapa: Modalidad:
Objetivo: Revisar los proyectos arquitectónicos y de intervención urbana que la comunidad presenta ante la Secretaría de
Planeación, los cuales deberán responder a los parámetros adoptados por el PBOT y demás normatividad nacional lo amerite.
Verificar que los proyectos arquitectónicos y urbanos se realicen con los porcentajes de áreas de cesión para zonas verdes,
equipamiento urbano, parámetros sean los reglamentarios en el sector, en el Caso de licencias para Urbanización.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO, PRODUCTO
SECRETARIO CONSTRUCTOR
PROFESIONAL PROFESIONAL SOLICITANTE REGISTRO
PROFESIONAL DE PROFESIONAL
USUARIO DE UNIVERSITARIO, PROFESIONAL
UNIVERSITARIO PLANEACIÓN DE
PLANEACIÓN SECRETARIO DE UNIVERSITARIO
PLANEACIÓN
PLANEACIÓN
2. Solicitud
autorización 2. Solicitud autorización
INICIO de
previa radicada.
Licencia
Urbanización
3. Concepto sobre
cumplimiento del marco
3. Alcance del normativo nacional y
estudio de la municipal.
Licencia de
Urbanización

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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65 de 308
APROBÓ
Interno

AUXILIAR
PROFESIONAL PROFESIONAL SECRETARIO DE CONSTRUCTOR PROFESIONAL SOLICITANTE REGISTRO
USUARIO UNIVERSITARIO DE PLANEACIÓN PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL
PLANEACIÓN DE PLANEACIÓN SECRETARIO DE UNIVERSITARIO
PLANEACIÓN
1 4. Plano urbanístico
presentado
4. Componentes de la 5. Observaciones y/o

solicitud de Licencia documentación
de Urbanización solicitada radicadas
6. 6. Licencia de
5. Observaciones Aprobación urbanización aprobada
de la y entregada
Licencia de
urbanización
7. Tramite de 7. Solicitud de licencia
Licencia de de construcción
Construcción 2 radicada

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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66 de 308
APROBÓ
Interno

AUXILIAR
CONSTRUCTOR REGISTRO
PROFESIONAL PROFESIONAL SECRETARIO DE PROFESIONAL SOLICITANTE
PROFESIONAL
USUARIO UNIVERSITARIO DE PLANEACIÓN UNIVERSITARIO, PROFESIONAL
DE
PLANEACIÓN SECRETARIO DE UNIVERSITARIO
PLANEACIÓN
PLANEACIÓN
2
8. Documentación
Verificada.
9. Aprobación
8. Revisión
Licencia de 10. Resolución 9. Licencia de
planimetría radicada
Construcción de Aprobación Construcción aprobada
y entregada
11. Licencia de 10. Resolución de

parcelación. Tipo A licencia de construcción
11. Solicitud de
3 parcelación radicada
Tipo A

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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67 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-ELU-06 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 4 de 6

AUXILIAR
CONSTRUCTOR SOLICITANTE REGISTRO
PROFESIONAL PROFESIONAL SECRETARIO DE PROFESIONAL
PROFESIONAL PROFESIONAL
USUARIO UNIVERSITARIO DE PLANEACIÓN UNIVERSITARIO,
DE UNIVERSITARIO
PLANEACIÓN SECRETARIO DE
PLANEACIÓN PLANEACIÓN
.
3
12. Solicitud de
parcelación radicada tipo
B
14. Aprobación de
la Licencia de 12. Licencia de
Parcelación parcelación. (T.B)
13. Requisitos
verificados.
13. Requisitos
15. Elaboración de aprobación 14. Licencia Aprobada
resolución que Licencia de
otorga la Licencia Parcelación
de construcción en (T.B)
Parcelación
15. Resolución de
Aprobación

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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68 de 308
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Interno

AUXILIAR
PROFESIONAL SECRETARIO DE CONSTRUCTOR PROFESIONAL SOLICITANTE REGISTRO
PROFESIONAL DE
USUARIO UNIVERSITARIO PLANEACIÓN PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL
PLANEACIÓN
DE PLANEACIÓN SECRETARIO DE UNIVERSITARIO
PLANEACIÓN
16. Licencia aprobada
16. Licencia de
subdivisión
17. Tramite de 17. Tramite aprobado
la solicitud de
subdivisión.
18. Aprobación y
expedición
18. Resolución expedida
19. Licencia de Resolución
Propiedad
Horizontal.
19. Licencia aprobada

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
69 de 308
APROBÓ
Interno

AUXILIAR
ADMINISTRATIVO,
SOLICITANTE
PRODUCTO
PROFESIONAL PROFESIONAL DE SECRETARIO DE CONSTRUCTOR PROFESIONAL REGISTRO
USUARIO PROFESIONAL
UNIVERSITARIO PLANEACIÓN PLANEACIÓN PROFESIONAL DE UNIVERSITARIO,
UNIVERSITARIO
PLANEACIÓN SECRETARIO DE
PLANEACIÓN
5
20. Licencia
aprobada
20. Tramite de la
Licencia de
aprobación de
Propiedad Horizontal 22.
21. Contestación a
Aprobación
las observaciones
21.
22. Resolución
Observación FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
1.7 PROCEDIMIENTO TRÁMITE PARA CONCEPTO DE USO DE SUELO

BOYACÁ SP-PE-TCUS-07
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN
PROCESO:
TERRITORIAL
FECHA:
TRÁMITE PARA CONCEPTO DE USO
PROCEDIMIENTO:
DE SUELO
Informar al interesado sobre el uso o usos permitidos en un

predio o edificación, de conformidad con las normas
OBJETIVO DEL urbanísticas del Plan Básico de Ordenamiento Territorial y
PROCEDIMIENTO: los instrumentos que lo desarrollen, y que no otorga
derechos ni obligaciones a su peticionario. Decreto 1469 de
2010. Artículo 51. Numeral 3.
Inicia con la solicitud del usuario y termina con el

documento tramitado: Al usuario se le hace entrega del
formato que tiene la secretaría Planeación para el concepto
ALCANCE DEL de Uso de Suelo, se le dan las indicaciones sobre los
PROCEDIMIENTO: requisitos que debe aportar para dicho trámite, fotocopia de
la cedula del representante legal del establecimiento,
cámara de comercio, Industria y comercio, pago del
impuesto predial y el pago del certificado.
RESPONSABLE DEL Secretario de Planeación, Profesional Universitario, Asesor

PROCEDIMIENTO: Jurídico y el Auxiliar Administrativo.
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - Acuerdo 015 de 2004
LEGAL

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
Concepto de uso del suelo: es un documento que certifica

que el terreno donde se habita o existe un local comercial o
TÉRMINOS Y de servicios está legalizado. Se expide como requisito para
DEFINICIONES el funcionamiento de establecimientos comerciales y de
servicios, de acuerdo a lo establecido en el Plan Básico de
Ordenamiento Territorial (P.B.O.T)
El usuario debe diligenciar formato de solicitud y cancela el

valor del Certificado en la entidad financiera establecida.
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN - Revisar dentro del plano de uso de suelos a que zona o
sector pertenece la solicitud y si se cumple con lo
establecido en el PBOT

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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72 de 308
APROBÓ
Interno
1. Inicio
El usuario debe diligenciar formato de

solicitud del certificado indicando: El Solicitud no
Verificar que la
nombre, número de cedula, dirección Auxiliar Formato contenga todos
2. Solicitud solicitud este
completa de residencia, número telefónico, Administrativo. Solicitud. los datos del
completa.
nombre del barrio, nombre del trámite.
establecimiento, cuanto lleva funcionando.
El usuario radica los documentos en el Verificar que la

Auxiliar Solicitud Radicación
3. Radicación despacho municipal y cancela el valor Radicación esté
Administrativo. Radicada. defectuosa.
correspondiente al certificado. en debida forma.
Solicitar que se
4. Revisión de El auxiliar administrativo revisa si los Auxiliar Documentos Tramitar solicitud
complete la
documentos documentos están completos. Administrativo. revisados. incompleta.
documentación.
Si los documentos están completos y la
ubicación del establecimiento o predio se
encuentra dentro de los usos permitidos del
sector en el PBOT y en el Plano de Usos Auxiliar Verificar mediante
de Suelos, el Auxiliar Administrativo elabora Administrativa. Vo Bo a una lista de Chequeo
5. Trámite de la Solicitud
el certificado con su respectivo consecutivo documentación la existencia de la
solicitud decidida.
de la serie y se remite para la revisión del Profesional incompleta. documentación
Profesional Universitario quien da el Visto Universitario. necesaria.
bueno al respectivo documento y sigue el
punto 5 (firma de documentos).
Si la ubicación contempla uso diferente al

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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73 de 308
APROBÓ
Interno
solicitado se emite concepto por el uso

contemplado en el Esquema.
Firmar un
Verificar que la
documento sin
6. Firma de El Secretario de Planeación firma el Secretario de Certificado uso lista de chequeo
cumplimiento de
Documentos Certificado uso de suelo. Planeación. de suelo. se diligenció en
los pasos
debida forma
anteriores
Verificar
7. Entrega del El concepto se entrega al usuario dentro Auxiliar Certificado Sobre pasar la
cumplimiento de
Documento los quince días hábiles. Administrativo. Uso de Suelo. fecha de entrega
los términos
Perdida del Tramitar las
Se archiva en el expediente de la serie de Auxiliar Expediente
8. Archivo expediente o Tablas de
Certificados de uso de suelo. Administrativo. Archivado.
parte del mismo. Retención.
9. Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se adopta el Plan Básico de

Acuerdo No. 015 de Noviembre 24 de
Concejo Municipal Ordenamiento Territorial del municipio de Puerto
2004 2004
Boyacá”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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74 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Desarrollo Territorial Código: SP-PE-TCUS-07 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3

Procedimiento: Trámite para Concepto de Uso de Suelo Etapa: Modalidad:
Objetivo: Informar al interesado sobre el uso o usos permitidos en un predio o edificación, de conformidad con las normas
urbanísticas del Plan Básico de Ordenamiento Territorial y los instrumentos que lo desarrollen, y que no otorga derechos ni
obligaciones a su peticionario. Decreto 1469 de 2010. Artículo 51. Numeral 3.
PRODUCTO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL REGISTRO
UNIVERSITARIO
2. Solicitud
INICIO Diligenciar
formato
2. Formato Solicitud
3. Radicación
Documentos y costos
3. Solicitud Radicada

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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75 de 308
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Interno
Proceso: Desarrollo territorial Código: SP-PE-TCUS-07 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 3

PRODUCTO
USUARIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL
SECRETARIO DE PLANEACIÓN REGISTRO
UNIVERSITARIO
4. Documentos revisados
1 4. Revisión de documentos
5. Solicitud decidida.
6. Firma de Documentos
5. Tramite de la solicitud
Secretario de Planeación.
6. Certificado uso de suelo

7. Entrega del Documento
15 días hábiles.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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76 de 308
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Interno
Proceso: Desarrollo Territorial Código: SP-PE-TCUS-07 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 3

PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL REGISTRO
USUARIO SECRETARIO DE PLANEACIÓN
UNIVERSITARIO
8. Archivo
Certificados 8. Expediente Archivado

de uso de
suelo
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
1.8 PROCEDIMIENTO TRÁMITES DE CERTIFICADO DE NOMENCLATURA

BOYACÁ SP-PE-TCN-08
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN
PROCESO:
TERRITORIAL
FECHA:
TRÁMITES DE CERTIFICADO DE
PROCEDIMIENTO:
NOMENCLATURA
El objetivo es asignar a cada predio del Municipio su

respectiva Nomenclatura, para mantener actualizada las
OBJETIVO DEL
direcciones de las viviendas y establecimientos sean estos
PROCEDIMIENTO:
comerciales o industriales que se van asentando en el
Municipio.
Inicia con la solicitud del usuario y termina con el

documento tramitado: Al usuario se le hace entrega del
formato que tiene la Secretaria de Planeación para
ALCANCE DEL
Nomenclatura, se le dan las indicaciones cómo deben
PROCEDIMIENTO:
diligenciar el formato, el costo de cada certificado, los
documentos que deben anexar y terminar con el certificado
generado.
RESPONSABLE DEL El Secretario Planeación, Topógrafo, Auxiliar

PROCEDIMIENTO: Administrativo.
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - Acuerdo No. 015 de 2004
LEGAL
Los Certificados de Nomenclatura, se expide a la

TÉRMINOS Y
comunidad para los trámites ante las empresas prestadoras

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
DEFINICIONES de los Servicios Públicos para la instalación de los

contadores, también lo deben solicitar para trámites
notariales.
El usuario debe diligenciar formato de solicitud y cancelar el

valor del Certificado en la Secretaría de Hacienda.
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN Cuando un usuario solicita certificado de nomenclatura para
vivienda nueva (propiedad horizontal) se alimenta el
sistema con dicha información.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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79 de 308
APROBÓ
Interno

1. Inicio
El usuario diligencia formato de
solicitud del certificado indicando: Informar los trámites
Auxiliar Formato Desconocimiento
nombre, número de cedula, dirección a los usuarios
2. Solicitud Administrativo. Solicitud. de los trámites.
completa de residencia, el barrio, si es potenciales.
para primer piso o segundo piso.
Licencias radicadas
Que los en Ventanilla Única/
El usuario radica los documentos en documentos no contra solicitud de
Ventanilla Única Documentos
3. Radicación ventanilla única y cancela el valor del lleguen a la Licencias de
recaudadora. Radicados.
certificado en Secretaria Hacienda. Secretaria de nomenclatura
Planeación. entregadas en
Planeación.
Lista de chequeo
tramitada y firmada
donde conste la
La auxiliar administrativa de la No verifica que los
4. Revisión de Auxiliar Documentos existencia de la
Secretaría de Planeación revisa que documentos estén
documentos Administrativo. revisados. documentación
los documentos están completos. completos.
exigida para
tramitar certificado
nomenclatura.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
Verificar por parte

del Secretario de
Si los documentos están completos se Auxiliar Elaborar Planeación el
5. Elaborar elabora el certificado asignándole el Administrativo. Certificado de certificado sin cumplimiento de los
Documento consecutivo de la serie y se remite para Secretario de Nomenclatura. cumplir los requisitos exigidos,
firma del Secretario de Planeación. Planeación. requisitos. al momento de
firmar el Certificado
de Nomenclatura.
Demorar
Realizar inventarios
injustificadamente
6. Firma de El certificado se entrega al usuario a Auxiliar Documentos de certificados
la entrega de
Documentos los diez días hábiles. Administrativo. firmados. tramitados y no
certificados de
reclamados.
nomenclatura.
7. Entrega del Se archiva en el expediente de las Auxiliar Documentos Verificar

No archivar.
Documento serie de Certificado de Nomenclatura. Administrativo. entregados. cumplimiento TDR.
8. Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se adopta el Plan Básico de Ordenamiento
Acuerdo No. 015 de 2004 Noviembre 24 de 2004 Concejo Municipal
Territorial del municipio de Puerto Boyacá”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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Interno
Proceso: Desarrollo Territorial Código: SP-PE-TCN-08 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3

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USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL REGISTRO
UNIVERSITARIO
2. Solicitud
INICIO Diligenciar
formato
2. Formato Solicitud
3. Radicación
Documentos y costos
3. Solicitud Radicada

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
82 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Desarrollo territorial Código: Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 3

PRODUCTO
USUARIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL
SECRETARIO DE PLANEACIÓN REGISTRO
UNIVERSITARIO
4. Documentos revisados
1 4. Revisión de documentos
5. Solicitud decidida.
6. Firma de Documentos
5. Tramite de la solicitud
Secretario de Planeación.

7. Entrega del Documento
15 días hábiles.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
83 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Desarrollo Territorial Código: Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 3

PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL REGISTRO
USUARIO SECRETARIO DE PLANEACIÓN
UNIVERSITARIO
8. Archivo
Certificados 8. Expediente Archivado

de uso de
suelo
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
1.9 PRTOCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO, CARTERA

TOPOGRÁFICA, ELABORACIÓN DE PLANOS, IMPRESIÓN DE PLANOS

BOYACÁ SP-PE-LT-09
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN
PROCESO: LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO
LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO, FECHA:

CARTERA TOPOGRÁFICA,
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE PLANOS,
IMPRESIÓN DE PLANOS
Completar las tareas y actividades para abarcar superficies

OBJETIVO DEL reducidas; identificando la curvatura de la tierra., utilizando
PROCEDIMIENTO: las técnicas topográficas para el establecimiento de un nivel
de posición óptimo en mediciones de campo.
Este procedimiento inicia con la solicitud del Alcalde Municipal

ALCANCE DEL o Secretarios de despacho, la planeación de una visita de
PROCEDIMIENTO: campo y finaliza con el dibujo del plano elaborado e impreso.
RESPONSABLE DEL El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento

PROCEDIMIENTO: es el topógrafo.
DOCUMENTACIÓN
LEGAL
Topografía: Conjunto de principios y procedimientos que

TÉRMINOS Y tienen por objeto la representación gráfica de una parte de la
DEFINICIONES Superficie Terrestre, con sus formas y detalles tanto naturales
como artificiales. Procede de topo (lugar) y grafos

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
(descripción).
Cartografía: Ciencia que tiene por objeto la realización de
mapas, y comprende el conjunto de estudios y técnicas que
intervienen en su establecimiento.
Estación Total: Dispositivo topográfico electrónico, con
capacidad de almacenamiento de los puntos que se
levantaran en el terreno. (Mide distancia, coordenadas en los
tres ejes x,y,z; así, como la medida de ángulos horizontales y
verticales, es un instrumento de bastante precisión).
Fotogrametría: ciencia desarrollada para obtener medidas
reales a partir de fotografías, tanto terrestres como aéreas,
para realizar mapas topográficos, mediciones y otras
aplicaciones geográficas.
Geodesia: Ciencia que tiene por objeto el estudio y la
determinación de la forma y dimensiones. Previamente a la
realización del mapa topográfico de un país son necesarios
los trabajos de geodesia. Permite obtener datos para fijar con
exactitud los puntos de control de la triangulación y la
nivelación.
GPS: (Global Positioning System) Un sistema que, mediante
la utilización de una constelación de satélites, permite
determinar la posición de cualquier punto sobre la tierra con
gran precisión.
Levantamiento: es un conjunto de operaciones que
determinan las posiciones de puntos, la mayoría calculan
superficies y volúmenes y la representación de medidas
tomadas en el campo mediante perfiles y planos entonces son
topográficos.
Norte geográfico: Es el señalado por la meridiana
geográfica.
Sistema de Información Geográfica: Es un sistema formado
por Hardware, Software y procedimientos para capturar,
manejar, manipular, analizar y representar datos
georreferenciados, con el objetivo de resolver problemas de
gestión y planificación.
Completar las tareas y actividades para abarcar superficies

POLÍTICAS DE reducidas; identificando la curvatura de la tierra, utilizando las
OPERACIÓN técnicas topográficas para el establecimiento de un nivel de
posición óptimo en mediciones de campo.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno

1. Inicio
Recibir las solicitudes escritas
y/o verbales por parte del No registrar la
2. Solicitud Solicitud Registrar
Alcalde Municipal, Secretario Topógrafo. solicitud
presentada radicada. solicitud.
de Planeación, Secretario de presentada.
Obras Públicas.
No allegar la
documentación
Fecha del Allegar la
Programar y planear visita de necesaria para
3. Planeación Topógrafo. levantamiento documentación
Campo. practicar la
programada. requerida.
Visita de
Campo.
Identificar
jurídicamente el
predio
Verificar linderos de predios al Identificar mal el verificando los
4. Verificación de cual tengan inconsistencias. Linderos
Topógrafo. predio objeto de linderos que
linderos verificados.
Informe visita técnica. medida. obran en la
Escritura
Pública del
Predio.
5. Levantamiento Realizar el levantamiento Topógrafo. Lote medido Asentar mal las Diligenciar la

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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87 de 308
APROBÓ
Interno
topográfico topográfico y documentar las con medidas del Cartera con

medidas en la Cartera levantamiento predio en la cuidado velando
topográfica. Según topográfico. Cartera. que cada medida
herramienta utilizada dicha corresponda a la
cartera puede ser presentada establecida en la
en medio magnético. medición.
No utilizar las
Plano a elaborar
medidas
Los resultados de la diligencia refleja las
establecidas en
6. Entrega de de levantamiento topográfico, medidas
Topógrafo. el proceso de
Información será objeto de realización del establecidas en
medida en la
plano topográfico. la diligencia de
elaboración del
medida.
plano.
Plano
Elaborar Plano de acuerdo al Transcribir un
Plano Topográfico
levantamiento topográfico, error en alguna
7. Elabora plano Topógrafo. elaborado por levantado con
dicha impresión será dada medida del Lote
el Topógrafo. medidas
previa solicitud. al Plano.
exactas.
El dibujo del Plano elaborado
e impreso es remitido al
Plano entregado
cliente interno: Alcalde, Plano
8. Entrega de No imprimir el al cliente interno
Secretario de Planeación, Topógrafo. entregado al
Plano Plano. que solicitó la
Secretario de Obras Públicas solicitante.
medida.
o demás entidades que lo
soliciten previa autorización.
9. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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88 de 308
APROBÓ
Interno
1.9.3 DOCUMENTACIÓN EXTERNA O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
"Por medio del cual se asigna una función y se

Decreto 178 De El Alcalde Mayor de dictan disposiciones referentes al trámite de
Mayo 13 de 2010
2010 Bogotá incorporación cartográfica de levantamientos
topográficos"

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
Procedimiento: Levantamiento Topográfico Código: SP-PE-LT-09 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Proceso: Levantamiento Topográfico Etapa: Modalidad:
Objetivo: Representar gráficamente todos los requerimientos que necesita un constructor para ubicar un proyecto y
materializar una obra en terreno.
CLIENTE PROCESO PRECONCEPTUAL PRODUCTO
USUARIO TOPÓGRAFO REGISTRO
2. Solicitud 2. Solicitud radicada

presentada
INICIO Planeación,
Obras Públicas.
3. Fecha del
levantamiento
3. Planeación programada
Visita de campo
4. Alinderar 4. Linderos verificados

Plano e informe
5. Levantamiento
topográfico 5. Lote medido con
Lote levantamiento
topográfico

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
Procedimiento: Levantamiento Topográfico Código: SP-PE-LT-09 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Proceso: Levantamiento Topográfico Etapa: Modalidad:
Objetivo: Representar gráficamente todos los requerimientos que necesita un constructor para ubicar un proyecto y materializar
una obra en terreno.
USUARIO TOPÓGRAFO REGISTRO
6. Entrega de
Información
Dibujante
7. Plano elaborado por

7. Elabora plano
el Topógrafo.
Levantamiento topográfico
8. Plano entregado al
8. solicitante.
Entrega de
Plano
Solicitante
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
1.10 PROCEDIMIENTO ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA
1.10.1 CARACTERIZACIÓN DEL DOCUMENTO

BOYACÁ SP-PE-ESE-10
SECRETARÍA DE
PLANEACIÓN
PROCESO: ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA

FECHA:
PROCEDIMIENTO: ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA
Determinar la posición geográfica de los grupos

OBJETIVO DEL
PROCEDIMIENTO:
humanos, vulnerables, deprimidos y con menos
oportunidades de desarrollo.
Este procedimiento inicia con la solicitud del
ALCANCE DEL certificado de estratificación, el análisis de los
PROCEDIMIENTO: requisitos y finaliza con la expedición del certificado
una vez realizada la visita de inspección.
El responsable de la aplicación eficaz de este
RESPONSABLE DEL procedimiento es el auxiliar administrativo de
PROCEDIMIENTO: estratificación socioeconómica de la Secretaría de
Planeación Municipal.
- Ley 142 de 1994
- Ley 177 de 1994
- Ley 188 de 1995
EXTERNA O BASE
- Ley 383 de 1997
- Ley 505 de 1999
- Ley 732 de 2002

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
Certificado estratificación socioeconómica: documento

TÉRMINOS Y
que contiene identificación, características de la
DEFINICIONES
vivienda, su entorno y contexto urbanístico.
Instrumento diseñado para la clasificación de

inmuebles residenciales de un Municipio con base en
las metodologías fijadas por el Departamento Nacional
de Planeación, en función de las características
externas de las viviendas, el entorno inmediato y
POLÍTICAS DE elementos urbanísticos relevantes, útiles para deducir
OPERACIÓN la calidad de vida de sus moradores. Se trata, pues,
de un método que permite distinguir grupos de
usuarios y establecer quienes pueden, además de
asumir los costos de los servicios, participar en la
financiación de los subsidios que necesiten las
personas de menores ingresos.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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93 de 308
APROBÓ
Interno
1. Inicio
No enviar la
solicitud de revisión
de la estratificación
Radicar con día, fecha y hora la a la Secretaría
solicitud de revisión del estrato Técnica de Solicitar el trámite
urbano o rural asignado en la Estratificación. Que de recibido de la
2. solicitud Ventanilla única. Solicitud.
Ventanilla única y remitir al área opere el silencio Secretaría
Secretaría técnica de estratificación administrativo sino Técnica.
adscrita a planeación. se responde la
solicitud en un
término no superior
a dos meses.
Informar a la
No difundir los comunidad sobre
requisitos del los efectos que
trámite y los tiene la
Secretario de derechos que tienen estratificación en
3.Requisitos Definir requisitos vigentes.
Planeación. los usuarios de los el cobro de los
servicios públicos servicios públicos
provenientes de la domiciliarios por
estratificación. parte de los
prestadores.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
No radicar las Evidenciar la

Auxiliar solicitudes de recepción de la
4.Recepción Recepción de solicitud.
Administrativo. estratificación o de solicitud mediante
su revisión. un radicado.
Que el predio del Revisar el estado

solicitante no y forma de la
aparezca en el estratificación
Reporte de vigente del
5. Verificar Verificar requisitos Secretaria de Auxiliar
Estratificación de la inmueble del
requisitos Planeación. Administrativo.
Alcaldía y que no solicitante en el
haya sido Reporte de
homologado en los Estratificación de
plazos establecidos. la Alcaldía.
Acreditar en
debida forma el
Que el solicitante no
cumplimiento de
cumpla los
los requisitos
El solicitante cumple con los Auxiliar requisitos
6. Si cumple exigidos para el
requisitos. Administrativo. establecidos para la
trámite de la
revisión de la
revisión de la
estratificación.
estratificación
asignada.
No consultar el El funcionario
Realizar visita localización y estrato en el emite una
7. Visita Evaluador
evaluación característica de la Sistema de calificación con
Evaluación Estratificación.
vivienda. Información, para los cálculos que
establecer si es arroja el sistema y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
necesaria la practica la visita.

realización o de una
visita técnica o de
campo.
Con la
No contrastar la
información que
Información del
Auxiliar arroje la Visita
8.Certificado Elaborar certificado. Certificado. sistema con los
Administrativo. Técnica se
resultados de la
procede a realizar
Visita.
el Certificado.
9. Firma Secretario de No firmar el Firmar el
Revisar y firmar certificado.
certificado Planeación. Certificado. Certificado.
Cobro de los
No Radicar en las
servicios públicos
empresas de
acorde con la
servicios públicos
estratificación del
10.Radicado Auxiliar del Municipio el
solicitante y
y entrega Administrativo. resultado de la
respuesta dada al
estratificación y se
trámite dentro de
le entrega copia al
los 60 días a su
solicitante.
presentación.
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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96 de 308
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se establece el régimen para la

generación, interconexión, transmisión, distribución y
El Congreso de
Ley 142 Julio 11 de 1994 comercialización de electricidad en el territorio
Colombia
nacional, se conceden unas autorizaciones y se
dictan otras disposiciones en materia energética”.
El Congreso de “Por la cual se modifica la Ley 136 de 1994 y se

Ley 177 Diciembre 28 de 1994
Colombia dictan otras disposiciones”.
El Congreso de “Plan Nacional de Desarrollo e Inversiones 1995 -

Ley 188 Junio 2 de 1995
Colombia 1998”.
El Presidente de la “Por el cual se reglamenta el Título VI, Capítulo IV de

Decreto 1538 Agosto 27 de 1996 República de la Ley 142 de 1994 y el artículo 34 de la Ley 188 de
Colombia 1995 sobre estratificación socioeconómica”.
El Presidente de la “Por el cual se modifican los artículos 5, 8 y 9 del

Decreto 2034 Noviembre 6 de 1996 República de Decreto 1538 de 1996 y se dictan otras
Colombia disposiciones”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
“Por medio de la cual se fijan términos y

competencias para la realización, adopción y
El Congreso de
Ley 505 Junio 25 de 1999 aplicación de la estratificación a que se refieren las
Colombia
Leyes 142 y 177 de 1994, 188 de 1995 y 383 de 1997
y los Decretos Presidenciales 1538 y 2034 de 1996”.
“Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer

El Congreso de
Ley 383 Julio 10 de 1997 la lucha contra la evasión y el contrabando, y se
Colombia
dictan otras disposiciones”.
“Por la cual se establecen nuevos plazos para

realizar, adoptar y aplicar las estratificaciones
El Congreso de socioeconómicas urbanas y rurales en el territorio
Ley 732 Enero 25 de 2002
Colombia nacional y se precisan los mecanismos de ejecución,
control y atención de reclamos por el estrato
asignado”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno

Proceso: La Estratificación Socioeconómica Código: SP-PE-ESE-10 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: La Estratificación Socioeconómica Etapa: Modalidad:
Objetivo: Determinar la posición geográfica de los grupos humanos, vulnerables, deprimidos y con menos oportunidades de
desarrollo.
PRODUCTO
SECRETARIO DE EVALUADOR REGISTRO
USUARIO VENTANILLA ÚNICA AUX. ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN ESTRATIFICACIÓN
2. Solicitud
2. solicitud
INICIO 3. Requisitos
Estratificación 4. Recepción
5. Verificar
requisitos
7. Visita
6. Si cumple Evaluación
Requisitos

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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APROBÓ
Interno
Proceso: La Estratificación Socioeconómica Código: SP-PE-ESE-10 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: La Estratificación Socioeconómica Etapa: Modalidad:
Objetivo: Determinar la posición geográfica de los grupos humanos, vulnerables, deprimidos y con menos oportunidades de
desarrollo.
PRODUCTO
SECRETARIO DE EVALUADOR REGISTRO
USUARIO VENTANILLA ÚNICA AUX. ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN ESTRATIFICACIÓN
8. Certificado
8. Certificado
Elabora
9. Firma certificado
10. Radicado
y entrega
E. servicios
públicos
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
2 SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS
2.1 PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN DE OBRAS PÚBLICAS

BOYACÁ SO-PM-POP-01
SECRETARÍA DE
SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS VERSIÓN: 2
OBRAS PÚBLICAS
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS

FECHA:
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DE OBRAS PÚBLICAS
Realizar las actividades preliminares para la ejecución de

OBJETIVO DEL obras a desarrollar de la infraestructura Educativa,
Infraestructura vial, Equipamiento Municipal y Espacio Público
PROCEDIMIENTO:
del Municipio de Puerto Boyacá zona rural o urbana de
mantenimiento, adecuación y/o construcción.
Inicia con la recopilación de la información y documentación

técnica para la obra a desarrollar tal como: identificación de la
necesidad presentada por la comunidad, presidentes de
Juntas de Acción Comunal y habitantes del Municipio en
general con el fin de planificar de manera precisa los estudios,
diseños, cuantificación y cantidades de obra, presupuesto y
ALCANCE DEL
cronograma de la obra (de mantenimiento, adecuación y/o
PROCEDIMIENTO:
construcción), el proyecto debe ser radicado ante el Banco de
Proyectos Municipales o mediante comunicado oficial y según
lo dispuesto dentro del presupuesto de la vigencia fiscal
contar con el Certificado de la Disponibilidad Presupuestal
para terminar con el proceso de contratación pública hasta su
adjudicación.
RESPONSABLE DEL
Secretario de Obras Públicas.
PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S

EXTERNA O BASE
LEGAL - 734 de 2012 derogado por Decreto 1510
Necesidad: Es un componente básico del ser humano que

afecta su comportamiento, porque siente la falta de algo para
poder sobrevivir o sencillamente para estar mejor. Por tanto,
la necesidad humana es el blanco al que apunta la
mercadotecnia actual para cumplir una de esas principales
funciones, que es la de identificar y satisfacer las necesidades
existentes en el mercado.
Estudios Técnicos: Instrumento de planeación que permite
definir la necesidad de contratación mediante un soporte
técnico y evaluativo.
Diseños: Se define como el proceso previo de configuración
mental, “prefiguración”, en la búsqueda de una solución en
cualquier campo. Utilizado habitualmente en el contexto de la
Industria, Ingeniería, Arquitectura, Comunicación y otras
disciplinas creativas.
Especificaciones Técnicas: Las especificaciones técnicas
TÉRMINOS Y son los documentos en los cuales se definen las normas,
DEFINICIONES exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en
todos los trabajos de construcción de obras, elaboración de
estudios, fabricación de equipos.
Proyecto: En el campo de la Arquitectura y la Ingeniería Civil,
el proyecto es el conjunto de Documentos mediante los
cuales se define el diseño de una Construcción antes de ser
realizada. Es el documento base sobre el que se desarrolla el
trabajo de las Arquitectos, Ingenieros y Proyectistas de
distintas especialidades.
A lo largo de un proyecto se desarrolla la distribución de usos
y espacios, la utilización de materiales y tecnologías, y la
justificación técnica del cumplimiento de las especificaciones
requeridas por la normativa técnica aplicable.
Presupuesto: Se le llama presupuesto al cálculo y
negociación anticipado de los ingresos y gastos de una
actividad económica (una empresa, una oficina, un gobierno)
durante un período, por lo general en forma anual. Este plan
de acción es dirigido a cumplir una meta prevista, expresada
en valores y términos financieros que, debe ejecutarse en

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este

concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo
anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por término de un año.
Cronograma De Actividades: Un cronograma es un
calendario. En el cual se especifica el cómo se administra el
tiempo para llevar a cabo las tareas que se van a desarrollar.
Puede ser anual, semestral, mensual o semanal.
Certificado De Disponibilidad Presupuestal: El certificado
de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión
financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la
existencia de una apropiación disponible y libre de afectación
para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor
que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto
administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales
deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal
previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación
de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria,
fiscal y penal.
Estudios Previos: Identificación y descripción de la
necesidad que se pretende Satisfacer con la contratación.
Proceso De Contratación: Un contrato es un acuerdo legal
entre dos o más partes en el que una parte (el contratista)
acuerda realizar ciertas tareas a cambio de una recompensa
(o en términos legales, una consideración) pagada por una de
las partes (los usuarios del servicio). El proceso de
contratación es, por lo tanto, una serie de interacciones entre
los actores de un contrato; esto a su vez lleva a la ejecución
del contrato (entrega de los servicios requeridos). La
negociación caracteriza todas las etapas del proceso de
contratación
La necesidad es plasmada ante un informe técnico

presentado por el personal de la Secretaria de Obras Públicas
o plasmada como perfil de un proyecto presentado por una
comunidad, barrio o vereda extrayendo de esa evaluación la
POLÍTICAS DE solución oportuna.
OPERACIÓN
Previo a la ejecución de un proceso de contratación de
infraestructura se socializa con la comunidad beneficiaria la
obra o intervención a realizar para que ellos tengan la
oportunidad de ser los veedores de la ejecución.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PRODUCTO RIESGO MITIGACIÓN
1. Inicio
La necesidad es presentada Comunidad Educativa. Oficios. Establecer un

Las
por la comunidad mediante trámite para las
Presidentes de Juntas Proyectos del necesidades
2. Identificar la oficios, perfil de proyectos Banco de no lleguen al necesidades
de Acción Comunal.
Necesidad solicitudes directas al Señor Proyectos presentadas por
Comunidad en general. Señor Alcalde.
Alcalde Municipal. Municipal. la comunidad.
Identificada la necesidad y
valorada de manera previa por
la Secretaria de Planeación, la
pertinencia de ser financiada
con cargo a los recursos
Personal Profesional y Informes
públicos municipales, la
Técnico de la Secretaría Técnicos. Discriminación
utilidad de la obra a realizar. Motivar la
de Planeación y en la selección
3. Realizar importancia de
La Secretaría de Obras Secretaría de Obras Planos. de las
las necesidades
Estudios y coordina la elaboración y/o Públicas. necesidades a
Diseños seleccionadas.
contratación. Memorias de satisfacer.
Contratistas externos. Calculo.
Planeación ejecuta algunos
diseños y estudios técnicos
indispensables tales como
topografía, estructurales, hidro
sanitarios, eléctricos, y de

CÓDIGO
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costos etc.
Valoración económica que

describe en forma clara y
cuantificable las actividades, Presupuestos
cantidades de obra a contemplen
4. Elaborar el ejecutar necesarias para Personal Profesional y Presupuesto y imprevistos y
Presupuestos
presupuesto y satisfacer la necesidad Técnico de la Secretaría especificaciones todas las
y/o cantidades
descripción de presentada además estipula de Obras Públicas técnicas de las cantidades de
de obra
las claramente las (planeación ejecuta actividades de la obra necesarias
desfasados.
especificaciones especificaciones técnicas presupuestos). obra. y cumpliendo
técnicas correspondientes a cada con requisitos
actividad asegurando y de calidad.
logrando la calidad de la
obra.
Personal Profesional y No planificar Planificación

5. Desarrollo del Técnico Secretaria de Incumplimiento detallada de los
Descripción de tiempo de Cronograma de
Cronograma de OOPP y contratistas del tiempos de
ejecución de cada actividad. actividades.
Actividades externos en la propuesta cronograma de ejecución de la
técnica. actividades. obra.
Se diligencia la ficha y se Personal Profesional

Tramitar el
6. Acta de Visita radica en el Banco de Técnico de la Secretaría Ficha Banco No radicación
certificado de
de obra Proyecto (para formulación de Obras Públicas. Proyectos. en el BPP.
registro BPP.
por planeación)
Profesional Banco

CÓDIGO
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Proyectos.
Tramitar y
expedir el CDP
por solicitud de
Con base en el presupuesto Secretaría de Obras
7. Solicitud CDP. Contratar o la Secretaria de
estimado la Secretaría de Públicas.
Certificado de realizar la OOPP ó del
Obras públicas solicita CDP
Disponibilidad obra sin CDP. Profesional
a presupuesto. Presupuesto (hacienda).
Universitario del
Grupo de
Contratación.
Teniendo en cuenta la Exigir la

Personal Profesional
información de los puntos 2 acreditación de
8. Elaboración Universitario y Técnico Falencias en el
al 6 se realiza el estudio Estudio previo. competencias
Estudios previos Secretaría de Obras Estudio Previo.
previo respectivo con base para realizar el
Públicas.
en el Decreto 1510 de 2013. estudio previo.
Se remite documentación a
Incumplimiento Diligenciar la
la oficina o área de trabajo Profesional Universitario
de los pasos lista de chequeo
9. Proceso de del Profesional Universitario que ejerce las funciones Contrato
y/o exigencias correspondiente
Contratación que ejerce las funciones de Contratación en cada Elaborado.
para elaborar al tipo de
relativas a la contratación en proceso.
el contrato. contrato.
cada proceso.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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10. Fin
2.1.3 DOCUMENTOS EXTERNO O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Senado de la
“Tiene por objeto disponer las reglas y principios que
Ley 80 Octubre 28 de 1993 República y de
rigen los contratos de las entidades públicas”.
Colombia
Departamento “Reglamentación del estatuto general de contratación

734 de 2012 derogado
Julio 17 de 2013 Nacional de de la Administración pública y se dictan otras
por Decreto 1510
Planeación disposiciones”.

CÓDIGO
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Procedimiento: Planeación de Obras Públicas Código: SO-PM-POP-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
Proceso: Obras Públicas Municipales Etapa: Modalidad:
Procedencia: Secretaría de Obras Públicas
Objetivo: Realizar las actividades preliminares para la ejecución de obras a desarrollar de la infraestructura Educativa, Infraestructura
vial, Equipamiento Municipal y Espacio Público del Municipio de Puerto Boyacá zona rural o urbana de mantenimiento, adecuación
y/o construcción.
PERSONAL PROFESIONAL Y PRODUCTO
COMUNIDAD EDUCATIVA -
PRESIDENTES DE JUNTAS DE
TÉCNICO DE LA SECRETARÍA DE
SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS
REGISTRO
USUARIO PLANEACIÓN Y SECRETARIA DE
ACCIÓN COMUNAL- COMUNIDAD - PRESUPUESTO(HACIENDA
OBRAS PUBLICAS CONTRATISTAS
EN GENERAL
EXTERNOS
3. Realizar Estudios y 2. Oficios Proyectos del

Diseños
2. Banco de Proyectos
INICIO Identificar
Obra Municipal
la
Necesidad
3. Informes Técnicos
4. Elaborar el presupuesto
y descripción de las
especificaciones técnicas
Calidad de obra
4. Presupuesto y
especificaciones técnicas de
las actividades de la obra
1

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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Procedencia: Secretaria de Obras Públicas
y/o construcción.
PRESIDENTES DE JUNTAS DE SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS REGISTRO
EN GENERAL
EXTERNOS
1
5. Cronograma de
actividades
5. Desarrollo del
Cronograma de
Actividades
7. Solicitud Certificado 6. Ficha Banco Proyectos

de Disponibilidad
6. Acta de Visita de obra

2
7. CDP

CÓDIGO
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y/o construcción.
REGISTRO
EN GENERAL
EXTERNOS
8. Elaboración
Estudios previos 8. Estudio previo
2
Decreto 1510 de
2013
9. Proceso 9. Contrato Elaborado

de
Contratación
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
2.2 PROCEDIMIENTO EJECUCION, SEGUIMIENTO Y LIQUIDACION DE OBRAS

PÚBLICAS

BOYACÁ SO-PM-ESLOP-02
SECRETARÍA DE OBRAS
PÚBLICAS

FECHA:
EJECUCION, SEGUIMIENTO Y
PROCEDIMIENTO:
LIQUIDACION DE OBRAS PÚBLICAS
OBJETIVO DEL Realizar el seguimiento, supervisión, control, recibo y

liquidación de la obra de mantenimiento, adecuación y
PROCEDIMIENTO:
construcción planificada
Inicia con la adjudicación del contrato, continua con la

supervisión, control y seguimiento de las actividades a
desarrollar (Mantenimiento, adecuación o Construcción) por
parte de los profesionales y técnicos de la Secretaria de
ALCANCE DEL Obras Públicas antes, durante y después de la ejecución;
PROCEDIMIENTO: Terminando con la entrega del producto o servicio de
acuerdo con lo planificado, la calidad y el tiempo establecido
basándose en los estudios, diseño y especificaciones
técnicas soportado finalmente con la respectiva acta de
liquidación.
RESPONSABLE DEL
Secretario de Obras Públicas
PROCEDIMIENTO:

EXTERNA O BASE

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Supervisión: La supervisión es la observación regular y el

registro de las actividades que se llevan a cabo en un
proyecto o programa. Es un proceso de recogida rutinaria de
información sobre todos los aspectos del proyecto.
Supervisar es controlar qué tal progresan las actividades del
proyecto. Es observación, observación sistemática e
intencionada.
La supervisión también implica comunicar los progresos a los
donantes, implementadores y beneficiarios del proyecto. Los
informes posibilitan el uso de la información recabada en la
toma de decisiones para mejorar el rendimiento del proyecto.
Seguimiento: Observación detallada de la evolución y el
desarrollo de un proceso.
Control: Dirección o dominio de una organización o sistema
Informe de Supervisión: El trabajo realizado por los
supervisores debe reflejarse en un documento escrito como
constancia de esta acción, y debe reflejar las insuficiencias o
TÉRMINOS Y faltas técnicas detectadas y las recomendaciones que de
DEFINICIONES ellas se deriven, como resultado de la revisión del trabajo de
los auditores, por parte del funcionario o especialista
encargado de ejecutarla.
Informe del Contratista: Es dar cuenta de algo que sucedió,
con una explicación que permita comprenderlo. El informe
del contratista es un documento escrito en prosa informativa
(científica, técnica, o comercial) con el propósito de
comunicar información a un nivel más alto en una
organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o
verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones,
estudios o trabajos). Además, aporta los datos necesarios
para una cabal comprensión del caso, explica los métodos
empleados y propone o recomienda la mejor solución para el
hecho tratado.
Pre Acta: Mientras llega el acta, se realiza un avance de la
documentación.
Acta de Inicio: El acta de iniciación es un documento a
través del cual se deja constancia de una reunión que se
realiza entre el interventor y el contratista, Cuando se quiere
dejar claro el periodo de tiempo en que se dará iniciación del
contrato de obra, pues a partir de esta fecha es que se

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
empezaran a contabilizar los plazos y la fecha final de

entrega de lo pactado en dicho contrato.
Porque esta forma contiene lo referido a todo tipo de trabajo
material que implique construcción, mantenimiento o
instalación de equipos en bienes inmuebles
Acta de Liquidación: El acta de liquidación es un
documento a través del cual se dejó constancia de los
acuerdos, conciliaciones a que llegaren las partes para poner
fin a las diferencias presentadas para poder declararse a
paz y salvo.
En el proceso de factibilidad se realizan los Estudios y

Diseños ya sean ejecutados mediante consultorías o
externas o por el personal profesional de la secretaria Cada
actividad de obra involucra equipos, mano de obra y material
por lo tanto cada aspecto debe contar con las
Especificaciones Técnicas dando cumplimiento a la calidad
de lo contratado.
La Minuta del contrato es el documento escrito que soporta
el compromiso contractual entre contratista y contratante
donde consta valor, plazo, supervisión, forma de pago
La comunidad beneficiario del proyecto, de la obra o del
POLÍTICAS DE servicio contratado deberá resalir un acta de Recibo a
OPERACIÓN satisfacción de lo ejecutado.
La liquidación del contrato debe estar soportado mediante
previas certificaciones de cumplimiento de labores suscritas
por el interventor del contrato y acreditación que se
encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema
de Seguridad Social Integral, parafiscales (SENA, ICBF,
Cajas de Compensación Familiar, etc.) en los eventos y
condiciones que son obligatorios estos pagos por ley.
La interventoría o supervisión debe realizar informe donde se
verifique la ejecución del proyecto, obra o servicio soportado
por un pre acta y registro fotográfico antes, durante y
después.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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1. Inicio
Con la información del
proponente al cual se le
adjudicó el contrato y previa
aprobación de la póliza de
seguros mediante
2. Elaborar Acta resolución proferida por el Comenzar la obra
Secretario de Acta de inicio Firmar acta de
de Inicio del (secretario general) sin elaborar y firmar
Obras Públicas. elaborada. inicio.
contrato Municipal en los casos en acta de inicio.
que el contrato requiere de
su expedición se realiza el
acta de inicio dando
apertura oficial a la
ejecución del contrato.
Al dar inicio a la obra de
3. Realizar la construcción o
Personal Informes Ejecutar
supervisión, mantenimiento la Secretaria
Profesional y Técnicos de No ejecutar actividades de
seguimiento y de Obras Públicas realiza la
Técnico de la Supervisión actividades de supervisión y
control de supervisión, seguimiento y
Secretaría de (actas). supervisión. levantar actas de
contratos de obra control de las actividades a
desarrollar verificando el Obras Publicas su realización.
y/mantenimiento
cumplimiento de lo
establecido en los estudios,

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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diseños y especificaciones
técnicas cumpliendo con el
alcance de las actividades,
calidad y tiempo
establecidos.
Cuantificación y verificación
de las actividades
contratadas descrito ante
una Pre Acta para Pre Actas y
finalmente realizar el acta Personal Actas de Avance Falta de Cuantificar las
4. Recibo de cada de avance o acta de recibo Profesional y de Obra o cuantificación de las actividades
actividad final. Técnico de la Recibo Final. actividades realizadas y
contratada Secretaría de contratadas y evidenciarlas en
Cada actividad realizada por Obras Públicas Informe ejecutadas. pre actas.
el contratista debe estar contratista.
consignada dentro del
informe presentado por
éste.
Realizar el informe técnico

5. Presentación
donde se describe el Personal
de informe por No presentación del Requerir al
desarrollo de la obra antes, Profesional y
parte del Informe Técnico informe técnico o Interventor para
durante y después, Técnico de la
supervisor de Supervisión. presentarlo que lo presente
plasmando las Secretaría de
encargado de la incompleto. en debida forma.
observaciones necesarias y Obras Públicas.
obra
el registro fotográfico.
6. Realizar acta Teniendo como constancia Secretario de Acta de Acta de liquidación Tramitar y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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de liquidación con el recibido a satisfacción por Obras Públicas. liquidación. incompleta, o, sin evidenciar el
las firmas parte de la comunidad recibo de la hecho mediante
correspondientes beneficiaria, el pago de comunidad. una lista de
aportes parafiscales, chequeo.
relación nómina de mano de
obra con sus
correspondientes pagos de
seguridad social, informe del
supervisor, se procede a
realizar el acta de
liquidación del contrato con
base en el valor total a
pagar diferido en el Acta de
Recibo final dando paso al
procedimiento efectuado por
el Profesional Universitario
que ejerce las funciones de
contratación.
7. Fin

CÓDIGO
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NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Senado de la Tiene por objeto disponer las reglas y principios que

Ley 80 Octubre 28 de 1993
República de Colombia rigen los contratos de las entidades públicas.
Reglamentación del estatuto general de contratación

Departamento
Decreto 0734 Abril 13 de 2012 de la Administración pública y se dictan otras
Nacional de planeación
disposiciones.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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Procedimiento: Ejecución, Seguimiento y

Código: SO-PM-ESLOP-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Liquidación de Obras Públicas
Objetivo: Realizar el seguimiento, supervisión, control, recibo y liquidación de la obra de mantenimiento, adecuación y construcción
planificada.
PRODUCTO
PERSONAL PROFESIONAL Y TÉCNICO REGISTRO
USUARIO SECRETARIO DE OBRAS PÚBLICAS
3. Realizar la supervisión,
seguimiento1.
2. Elaborar Acta de Inicio
y control de 2. Acta de inicio
INICIO del contrato
contratos de obra Elaborada
Apertura oficial y/mantenimiento
3. Informes Técnicos de
Supervisión (actas)
4. Recibo de cada actividad
contratada
Actas de avance de obra.

4. Pre Actas y Actas de
Avance de Obra o Recibo
Final
5. Presentación de informe
por parte del supervisor
encargado de la obra 1
5. Informe Técnico de
Observaciones
Supervisión

CÓDIGO
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Procedimiento: Ejecución, Seguimiento y

Código: SO-PM-ESLOP-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2
Liquidación de Obras Públicas
Objetivo: Realizar el seguimiento, supervisión, control, recibo y liquidación de la obra de mantenimiento, adecuación y construcción
planificada.
PRODUCTO
PERSONAL PROFESIONAL Y TÉCNICO
USUARIO SECRETARIO DE OBRAS PÚBLICAS REGISTRO
6. Realizar acta
de liquidación,
firmas 6. Acta de liquidación
Acta de
liquidación y
anexos completos
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
2.3 PROCEDIMIENTO ADQUISICION MATERIAL ELECTRICO PARA

MANTENIMIENTO DE REDES ELECTRICAS Y ALUMBRADO PÚBLICO
MUNICIPAL
CÓDIGO:
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO SO-PM-AMEMRAP-
BOYACÁ 03
PÚBLICAS
ADQUISICIÓN MATERIAL ELÉCTRICO

FECHA:
PARA MANTENIMIENTO DE REDES
PROCEDIMIENTO:
ELÉCTRICAS Y ALUMBRADO
PÚBLICO MUNICIPAL
Realizar las actividades preliminares para cuantificar las

OBJETIVO DEL necesidades que presenta el municipio en cuanto a energía y así
mismo realizar la adquisición del material para la intervención
PROCEDIMIENTO: mediante el mantenimiento preventivo y correctivo dentro de la
zona rural o urbana del Municipio de Puerto Boyacá.
Inicia con la cuantificación de material necesario, cantidad

identificada y analizada mediante los recorridos nocturnos por el
personal técnico de la Secretaría de Obras Públicas a la zona
urbana del municipio y solicitudes, quejas o reclamos por parte de
la comunidad en general (zona rural y urbana) afectada.
Prosiguiendo se realiza la planificación de manera precisa del
ALCANCE DEL
proyecto de adquisición de este tipo de producto o servicio,
PROCEDIMIENTO: radicado ante el Banco de Proyectos Municipal y según lo
dispuesto dentro del presupuesto de la vigencia fiscal contar con
el certificado de la disponibilidad presupuestal para realizar con el
proceso de contratación pública hasta la adjudicación del contrato,
su entrega de acuerdo a las especificaciones técnicas convenidas
y finalizando con el recibo y liquidación del contrato.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
RESPONSABLE DEL
Secretario de Obras Públicas
PROCEDIMIENTO:

EXTERNA O BASE - 734 de 2012 derogado por Decreto 1510 de 2013, Norma retie
LEGAL y retilav, y leyes Eléctricas; Icontec
Necesidad: Es un componente básico del ser humano que afecta

su comportamiento, porque siente la falta de algo para poder
sobrevivir o sencillamente para estar mejor. Por tanto, la necesidad
humana es el banco al que apunta la mercadotecnia actual para
cumplir una de sus principales funciones, que es la de identificar y
satisfacer las necesidades existentes en el mercado.
Especificaciones Técnicas: Las especificaciones técnicas son los
documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y
procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos
de construcción de obras, elaboración de estudios, fabricación de
equipos.
Presupuesto: Se denomina presupuesto al cálculo y negociación
anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica
(una empresa, una oficina, un gobierno) durante un periodo, por lo
general en forma anual.
TÉRMINOS Y Certificado de Disponibilidad Presupuestal: El certificado de
DEFINICIONES disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera
y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una
apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un
compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al
señalar que cualquier acto administrativo que comprometa
apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de
disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se
adquiera con violación de esa obligación, generara
responsabilidad, disciplinario, fiscal y penal.
Estudios Previos: Identificación y descripción de la necesidad que
se pretende satisfacer con la contratación.
Proceso De Contratación: Un contrato es un acuerdo legal entre
dos o más partes en el que una parte (el contratista) acuerda
realizar ciertas tareas a cambio de una recompensa (o en términos
legales, una consideración) pagada por una de las partes (los
usuarios del servicio). El proceso de contratación es, por lo tanto,
una serie de interacciones entre los actores de un contrato; esto a
su vez lleva a la ejecución del contrato (entrega de los servicios
requeridos). La negociación caracteriza todas las etapas del

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
proceso de contratación.
Informe de Supervisión: El trabajo realizado por los supervisores
debe reflejarse en un documento escrito como constancia de esta
acción, y debe reflejar las insuficiencias o fallas técnicas
detectadas y las recomendaciones que de ella se deriven, como
resultado de la revisión del trabajo de los auditores, por parte del
funcionario o especialista encargado de ejecutarla.
Acta de Inicio: El acta de iniciación es un documento a través del
cual se deja constancia de una reunión que se realiza entre el
interventor y el contratista, Cuando se quiere dejar claro el periodo
de tiempo en que se dará iniciación del contrato de obra, pues a
partir de esta fecha es que se empezaran a contabilizar los plazos
y la fecha final de entrega de lo pactado en dicho contrato.
Porque esta forma contiene lo referido a todo tipo de trabajo
material que implique construcción, mantenimiento o instalación de
equipos en bienes inmuebles
Acta de Liquidación: El acta de liquidación es un documento a
través del cual se deja constancia de los acuerdos, conciliaciones a
que llegaren las partes para poner fin a las diferencias presentadas
para poder declararse a paz y salvo.
La necesidad es plasmada ante un informe técnico presentado por

el personal de la secretaria de infraestructura o plasmada ante un
perfil de proyecto de una comunidad, barrio o vereda extrayendo
de esa evaluación una solución oportuna
Cada actividad de obra involucra equipos, mano de obra y material
por lo tanto cada aspecto debe contar con las especificaciones
técnicas dando cumplimiento a la calidad de lo contratado.
La Minuta del contrato es el documento que soporta el compromiso
contractual entre contratista y contratante donde obra el valor,
POLÍTICAS DE plazo, supervisión, forma de pago
OPERACIÓN La comunidad beneficiaria del proyecto, de la obra o del servicio
contratado deberá recibir una copia del Acta de Recibo a
satisfacción de lo ejecutado.
La liquidación del contrato debe estar soportada mediante previas
certificaciones de cumplimiento de labores suscritas por el
interventor del contrato y acreditación que se encuentra al día en el
pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral,
así como parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensación
Familiar, etc.) cuando por ley fuere pertinente u obligatorio la
cancelación.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
122 de 308
1. Inicio
La necesidad es
Presidentes de Juntas Oficios.
presentada por la Establecer
comunidad mediante de Acción Comunal. Solicitudes; quejas Mora para prioridades y
2. Identificar la oficio, solicitudes, quejas o o reclamos. tramitar la procurar
Comunidad en general.
Necesidad reclamos, recorridos por satisfacción de satisfacerlas de
Informes de
parte de los funcionarios Técnicos Secretaria de necesidades. acuerdo a las
recorridos
de la Secretaria de Obras Obras Públicas. solicitudes.
nocturnos.
Públicas.
Valoración económica de
materiales eléctricos Presupuesto y
3. Elaborar el necesarios para satisfacer Personal Profesional y especificaciones No cumplir Descripciones
presupuesto y la necesidad de las redes Técnico. técnicas de las requisitos técnicas
descripción de las de energía eléctrica y actividades de la técnicos en corroboradas que
especificaciones alumbrado público, Secretaria de Obras compras de satisfacen las
obra.
técnicas además de estipular las Públicas. elementos. necesidades
especificaciones técnicas
del material a adquirir.
Personal Profesional y
4. Creación Ficha Solicitar a Planeación que Falta de BPP conectado
Técnico Ficha Banco de
Banco de Proyectos diligencie ficha y radica en comunicación con las
Proyectos.
(Planeación) el BPP Secretaría de Obras con Planeación. Secretarias.
Públicas Profesional

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
123 de 308
Banco de Proyectos.
Grupo de
5. Solicitud Con presupuesto Secretaría de Obras Perfeccionar contratación
Certificado de estimado la Secretaria de Públicas. CDP. Contrato sin confirma
Disponibilidad Obras solicita CDP a
Oficina de Presupuesto CDP. existencia de
Presupuestal presupuesto.
CDP.
Teniendo en cuenta la
Grupo de
información de los puntos
Personal Profesional y contratación
6. Elaboración 2 al 6 se realiza el estudio Contratar sin
Técnico Secretaría de Estudio Previo. confirma
Estudio Previos previo respectivo con base estudio previo.
Obras Públicas. existencia de
en el Decreto 1510 de
estudio previo.
2013.
Verificar mediante
Se remite documentación
7. Proceso de lista de chequeo la
a la oficina de Profesional
Contratación Profesional de Contrato Documentación existencia de la
de contratación respectivo
Contratación. elaborado. incompleta. documentación
para el proceso
necesaria para el
correspondiente.
contrato.
Conociendo la información Verificar por parte
del proponerte al cual se de los
le adjudicó el contrato y en Comenzar la profesionales de
los casos en que el ejecución del contratación que
8. Elaborar Acta de contrato requiere de Secretario de Obras
Inicio del contrato Acta de Inicio. contrato sin los contratos
expedición de pólizas Pública.
firmar el Acta de perfeccionados se
debidamente aprobadas Inicio. ejecuten con Acta
por el Secretario general de Inicio.
Municipal, se realiza el
Acta de Inicio dando Interventor exige

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
124 de 308
apertura oficial a la la firma del acta de

ejecución del contrato. inicio.
Que no se
Cuantificar y verificar Pre Actas y Actas Que las actas que
verifiquen las
cantidades contratadas de Avance de dan fe de las
Personal Profesional y cantidades de
9. Recibo de lo descrito ante una Pre Acta Obra o Recibo obras recibidas
Técnico Secretaría de obras al
contratado para finalmente realizar el Final Informe estén acordes con
Obras Públicas. momento de
acta de avance o acta de Técnico de las obras
recibir una obra
recibo final. Supervisión. realizadas.
terminada.
Con el recibo a
satisfacción de las
cantidades contratadas,
pago de parafiscales,
Que no se
informe del supervisor, se Que las actas que
verifiquen las
10.Realizar acta de realiza el Acta de dan fe de las
cantidades de
liquidación con las Liquidación del contrato obras recibidas
Secretario de Obras Acta de obras al
firmas en base al valor total a estén acordes con
Públicas. Liquidación. momento de
correspondientes pagar diferido en el Acta las obras
recibir una obra
de Recibo Final dando realizadas.
terminada.
paso al procedimiento
efectuado por el
profesional de
contratación.
11. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
125 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Senado de la República Tiene por objeto disponer las reglas y principios

Ley 80 Octubre 28 de 1993
de Colombia. que rigen los contratos de las entidades públicas.
734 de 2012 derogado

por Decreto 1510 de Reglamentación del estatuto general de
Departamento Nacional
2013, Norma retie y Abril 13 de 2012 contratación de la Administración pública y se
de Planeación
retilav, y leyes Eléctricas; dictan otras disposiciones.
Icontec

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
126 de 308
Procedimiento: Adquisición Material Eléctrico para

Mantenimiento de Redes Eléctricas y Alumbrado Público Código: SO-PM-
AMEMRAP-03
Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
Municipal
Objetivo: Realizar las actividades preliminares para cuantificar las necesidades que presenta el municipio en cuanto a energía y así
mismo realizar la adquisición del material para la intervención mediante el mantenimiento preventivo y correctivo dentro de la zona
rural o urbana del Municipio de Puerto Boyacá.
PRESIDENTES DE - PERSONAL PRODUCTO
JUNTAS DE ACCIÓN PROFESIONAL Y
COMUNAL - COMUNIDAD TÉCNICO SECRETARIA SECRETARIA DE REGISTRO
PERSONAL PROFESIONAL Y
OBRAS PÚBLICAS. - PROFESIONAL DE
EN GENERAL - TÉCNICO SECRETARIA DE DE OBRAS PÚBLICAS
USUARIO TÉCNICOS SECRETARIA PROFESIONAL BANCO OFICINA DE CONTRATACIÓN
OBRAS PÚBLICAS
DE OBRAS PÚBLICAS DE PROYECTOS PRESUPUESTO
2. Oficios, solicitudes;
quejas o reclamos,
2. Identificar
3. Elaborar el presupuesto
informes de recorridos
la Necesidad
INICIO y descripción de las nocturnos.
Solicitud, especificaciones técnicas
PQR. 4. Creación Ficha 3. Presupuesto y
Banco de especificaciones técnicas
Proyectos 5. Solicitud de actividades de la obra
(Planeación) Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
4. Ficha Banco de
Proyectos
1
5. CDP

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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127 de 308
Procedimiento: Adquisición Material Eléctrico

para Mantenimiento de Redes Eléctricas y Código: SO-PM-
AMEMRAP-03
Alumbrado Público Municipal

- PERSONAL
PRESIDENTES DE PROFESIONAL Y
JUNTAS DE ACCIÓN TÉCNICO
PRODUCTO
COMUNAL - COMUNIDAD PERSONAL PROFESIONAL Y SECRETARIA DE SECRETARIA DE OBRAS REGISTRO
EN GENERAL - OBRAS PÚBLICAS PROFESIONAL DE
TÉCNICO SECRETARIA DE PÚBLICAS. - OFICINA DE
USUARIO TÉCNICOS SECRETARIA PROFESIONAL CONTRATACIÓN
OBRAS PÚBLICAS PRESUPUESTO
DE OBRAS PÚBLICAS BANCO DE
PROYECTOS
6. Elaboración
Estudio Previos 7. Proceso de
6. Estudio Previo
1 Contratación
Decreto 1510 de
2013
8. Elaborar Acta de
Inicio del contrato 7. Contrato elaborado
Ejecución del contrato
8. Acta de Inicio

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
128 de 308
Procedimiento: Adquisición Material Eléctrico

para Mantenimiento de Redes Eléctricas y Código: SO-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 3
AMEMRAP-03
Alumbrado Público Municipal
PRESIDENTES DE PERSONAL
JUNTAS DE ACCIÓN PERSONAL
PROFESIONAL Y PRODUCTO
TÉCNICO
COMUNAL - COMUNIDAD PROFESIONAL Y
SECRETARIA DE
SECRETARIA DE OBRAS
PROFESIONAL DE
REGISTRO
USUARIO EN GENERAL - TÉCNICOS TÉCNICO PÚBLICAS. - OFICINA DE
SECRETARIA DE OBRAS OBRAS PÚBLICAS CONTRATACIÓN
SECRETARIA DE PRESUPUESTO
PÚBLICAS PROFESIONAL
OBRAS PÚBLICAS
BANCO DE
PROYECTOS
2
9. Pre Actas y Actas de
Avance de Obra o
Recibo Final Informe
Técnico de Supervisión
9. Recibo de lo 10. Realizar acta

contratado de liquidación con
las firmas
Pre acta
10. Acta de Liquidación
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
2.4 PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE LAS REDES DE ENERGÍA ELÉCTRICA

DE ALUMBRADO PÚBLICO DEL MUNICIPIO

BOYACÁ SO-PM-MREAP-04
PÚBLICAS

MANTENIMIENTO DE LAS REDES DE FECHA:
PROCEDIMIENTO: ENERGÍA ELÉCTRICA DE
ALUMBRADO PÚBLICO DEL MUNICIPIO
Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las

OBJETIVO DEL redes eléctricas de alumbrado público de los puntos o
PROCEDIMIENTO: sectores de la zona rural o urbana que requieren de la
atención inmediata.
Inicia con la recopilación de las solicitudes, quejas o

reclamos interpuesta por la comunidad ante el despacho de
la Secretaria de Obras o previo recorrido nocturno por parte
de los técnicos operativos donde se identifican los sectores
ALCANCE DEL afectados para poder proceder a realizar una ruta de
PROCEDIMIENTO: atención previa y diligenciar el formato de atención y
satisfacción firmado por parte del afectado, finalizando con el
reporte del material eléctrico que se cambia o se repara ante
el Almacén Municipal para darle la destinación
correspondiente.
RESPONSABLE DEL
Secretario de Obras Públicas.
PROCEDIMIENTO:
DOCUMENTACIÓN
LEGAL

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Servicio de Alumbrado Público: Es el servicio público no

domiciliario que se presta con el objeto de proporcionar
exclusivamente la iluminación de los bienes de uso público y
demás espacios de libre circulación con tránsito vehicular o
peatonal, dentro del perímetro urbano y rural de un
Municipio. El servicio de alumbrado público comprende las
actividades de suministro de energía al sistema de
alumbrado público, la administración, la operación, el
mantenimiento, la modernización, la reposición y la
expansión del sistema de alumbrado público.
TERMINOS Y Solicitudes, Quejas Y Reclamos: Consulta sobre un hecho
DEFINICIONES en particular, como una transacción sobre la cual se pueda
tener alguna inquietud; así como la solicitud de copias y de
documentos
Recorrido Nocturno: Traslado de un sector a otro
observando y valorando el estado y funcionamiento del
Sistema de Alumbrado Público
Formato de Atención y Satisfacción: Podemos definir al
Formato como un documento escrito en el cual se indican las
necesidades y la satisfacción del usuario ante una queja o
petición
Reporte: Es un informe de un trabajo cuyo resultado es
esperado por muchos empleados
Cuando se presenta el caso particular donde la comunidad

presenta la petición o queja ante la secretaria competente y
al ser esta atendida por los técnicos operativos estos deben
diligenciar el formato de atención y satisfacción firmado por la
POLÍTICAS DE
persona solicitante
OPERACIÓN
El material que resulte como desecho por efecto de la
intervención al Sistema de Alumbrado Público debe ser
reportado ante el Almacén Municipal donde ellos les dará el
trámite pertinente y la destinación final correspondiente

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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131 de 308
1. Inicio
Técnicos operativos de la
Secretaria de Obras realizan Informes de Recorridos
Técnicos recorridos No realización de
2.Recorridos recorridos nocturnos donde se realizados con
Secretaria de nocturnos. recorridos
Nocturnos identifican los sectores donde se evidencia escrita
Obras Pública. nocturnos.
encuentran circuitos o focos Rutas de atención de su ejecución.
apagados.
Presidentes de
Juntas de Acción
Comunal. Ruta de atención Registros de
La necesidad es presentada por la
Comunidad en Rutas de realizada solicitudes de la
3. Clasificación comunidad mediante oficio,
general. Atención. siguiendo los Comunidad
solicitudes, quejas solicitudes quejas o reclamos
requerimientos evacuados
y reclamos clasificando los sectores y trazando Técnicos y de la mediante las
la ruta de atención. Auxiliares. Comunidad. rutas de atención.
Secretaría de
Obras Públicas.
Según el recorrido trazado Personal

4. Atención previamente los técnicos Profesional y Recorrido No cumplir el Informar sobre el
recorrido operativos se remiten a atender el Técnico operativo. planificado recorrido recorrido
propuesto problema que ha generado el (contratistas agotado. planificado. evacuado.
apagón en el sector externos)

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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132 de 308
El técnico operativo visita a la

Técnicos Formatos y
persona que interpuso la queja o
5.Diligenciamiento operativos. Formatos de encuestas
reclamo para que evalúe la Comunidad
de formatos de atención y diligenciados por
atención prestada por parte de los Secretaría de insatisfecha.
atención satisfacción. parte de la
mismos, diligenciando el formato Obras Públicas. Comunidad.
de atención y satisfacción.
Los materiales desechados son Técnico operativos Listas de
6.Reporte de Almacén no
entregados al Almacén Municipal Secretaria de materiales
materiales Informe de reporte diligencia los
para que efectúe el Obras /Almacén desechados al
desechados reportes
correspondiente reporte. Municipal día.
7.Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se regula la prestación del servicio de
Decreto 2424 de 2006 Julio 18 de 2006 Concejo Municipal
alumbrado público”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
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133 de 308
Procedimiento: Mantenimiento de las

Redes de Energía Eléctrica de Código: SO-PM-MREAP-04 Fecha: Versión: 2.0 Pág.1 de 1
Alumbrado Público del Municipio.
Objetivo: Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de las redes eléctricas de alumbrado público de los puntos o sectores de
la zona rural o urbana que requieren de la atención inmediata.
ACCIÓN COMUNAL COMUNIDAD
TÉCNICO OPERATIVOS
TÉCNICO OPERATIVOS REGISTRO
TÉCNICOS SECRETARIA DE SECRETARIA DE OBRAS
USUARIO EN GENERAL - TÉCNICOS Y SECRETARIA DE OBRAS
OBRAS PÚBLICA. PÚBLICAS.(Y CONTRATISTAS
AUXILIARES SECRETARIA DE /ALMACÉN MUNICIPAL
EXTERNOS)
OBRAS PÚBLICAS
2. Recorridos Nocturnos 3. Clasificación 5. Diligenciamiento de 2. Informes de recorridos

4. Atención formatos de atención nocturnos
solicitudes, quejas y
INICIO Circuitos o focos reclamos
recorrido propuesto
apagados Evaluación atención
Atención del Rutas de atención
Ruta de atención 3. Rutas de Atención
problema
4. Recorrido planificado
6. Reporte de
materiales agotado
desechados
Devolución
material. 5. Formatos de atención y
satisfacción
FIN 6. Informe de reporte

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
2.5 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN, PREPARACIÓN, SEGUIMIENTO Y

EJECUCION DE PROYECTOS DE MEJORAMIENTO Y CONSTRUCCION DE
VIVIENDA
CÓDIGO:
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO SO-PM-IPSEPMCV-
BOYACÁ 05
SECRETARÍA DE
OBRAS PÚBLICAS

IDENTIFICACIÓN, PREPARACIÓN,
FECHA:
SEGUIMIENTO Y EJECUCION DE
PROCEDIMIENTO:
PROYECTOS DE MEJORAMIENTO Y
CONSTRUCCION DE VIVIENDA
OBJETIVO DEL
Responder a la demanda insatisfecha de vivienda.
PROCEDIMIENTO:
Este procedimiento abarca el mejoramiento y la entrega de

vivienda nueva. Inicia con la convocatoria, registro de
ALCANCE DEL
postulantes, Recepción de la documentación entrega de las
PROCEDIMIENTO:
condiciones y criterios para la convocatoria, y termina con la
aprobación del proyecto.
RESPONSABLE DEL Secretario de Obras Públicas, El líder de proyecto de vivienda,

PROCEDIMIENTO: Secretario de Planeación.

- Ley 3ª de 1991
EXTERNA
- Ley 546 de 1999
RELACIONADA O
BASE LEGAL - Ley 789 de 2002
- Ley 1114 de 2006
- Ley 1151 de 2007

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Mejoramiento de Vivienda: Proceso por el cual el beneficiario

del subsidio supera una o varias de las carencias básicas de una
vivienda perteneciente a un desarrollo legal o legalizado, o a una
edificación, en aspectos tales como, su estructura principal,
cimientos, muros o cubiertas, carencia o vetustez de redes
eléctricas o de acueducto, zonas húmedas y cuyo desarrollo
exige la consecución de permisos o licencias previas ante las
autoridades competentes, cuando se requiera
Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social: En la
modalidad de vivienda saludable es el que se otorga para la
ejecución de obras menores, reparaciones o mejoras locativas
objeto optimizar las condiciones básicas de salud de los hogares
más vulnerables. Comprende, prioritariamente, la habilitación o
instalación de batería de baños, lavaderos, cocinas, redes
TERMINOS Y hidráulicas y sanitarias, pisos en superficies en tierra o en
DEFINICIONES materiales inadecuados, y otras condiciones relacionadas con el
saneamiento y mejoramiento de fachadas de una vivienda de
interés social prioritario, con el objeto de alcanzar
progresivamente soluciones de vivienda de interés prioritario en
condiciones dignas
Oferentes de Soluciones de Vivienda: Es la persona natural o
jurídica, patrimonio autónomo cuyo vocero es una sociedad
fiduciaria o la entidad territorial, que puede construir o no
directamente la solución de vivienda, y que está legalmente
habilitado para establecer el vínculo jurídico directo con los
hogares beneficiarios del subsidio familiar, que se concreta en las
soluciones para adquisición, construcción en sitio propio y
mejoramiento de vivienda
Postulantes: Son los hogares que carecen de recursos
suficientes para adquirir, construir o mejorar una única solución
de vivienda de interés social, que cumplan con los requisitos que
señalan las leyes vigentes
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
136 de 308
2.5.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
1. Inicio
Se determina la necesidad de la
comunidad de vivienda mediante
Registro Encuesta realizada
encuestas, visitas de campo. El Estudio socio
2.Identificación Técnicos fotográfico, a personas
técnico, auxiliar administrativo económico a los
de la necesidad operativos. planilla de visitas foráneas o que
deberá conocer la normatividad de encuestados.
o bitácora. tienen casa.
vivienda y ser acompañado por
Ingeniero Civil.
Coherencia entre
Se cuantifica el tamaño y
3. Establecida Profesional Sobre dimensionar la necesidad y
presupuesto aproximado del Ante proyecto.
la necesidad Secretaría OOPP. el ante proyecto. los recursos
proyecto a realizar.
disponibles.
Se remite a la Secretaria Obras y Auxiliar

Someter el
a Comité, quienes revisan y Administrativo
Proyecto de estudio a una
aprueban. Falta de rigor en el
4. Revisión vivienda revisión por
Comité Técnico, estudio.
aprobado. personas
Si no se ha aprobado pasa a la secretaria y
idóneas.
siguiente etapa. despacho
Registro Banco de Proyectos y si Secretaría de Radicación Evadir registro Practicar registro

5. Presentación
es de regalías en el OCAD, Planeación, proyecto, oficio BPP. BPP.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
137 de 308
MINISTERIO firmado por el Señor Secretaria de remisorio.

Alcalde. Obras públicas,
Líder de proyectos
y Alcalde.
6. Aprobación El OCAD remite Resolución de Deficiente Preparar la
Resolución
por OCAD o el aprobación y en caso de Min, OCAD. presentación en el presentación al
Elegibilidad.
Ministerio remite una elegibilidad. OCAD. OCAD.
Se inicia con la convocatoria de las

personas del nivel del SISBEN 1 y
2 de escasos recursos
El Auxiliar administrativo suministra

información y asesoría a los
interesados en postularse al
subsidio de mejoramiento de
vivienda. Entrega el formulario de Activar los
preinscripción a los postulantes y Auxiliar
7.Convocatoria canales de
realiza el cruce de cédulas de los Administrativo y/o Carpetas de Falta de publicidad
comunicación
mismos para verificar el personal de apoyo postulantes. en la convocatoria.
con la
cumplimiento de los requisitos asignado.
Comunidad.
antes de la postulación
Los postulantes diligencian el

formulario y anexan los
documentos exigidos. Las carpetas
deberán estar foliadas y
entregadas al personal encargado
de la Alcaldía.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
138 de 308
El auxiliar administrativo de
vivienda recibe el formulario de
inscripción diligenciado con sus
Auxiliar
anexos, elaboran la base de datos
administrativo. Verificar base de
precalificando los postulantes al No registrar en la
datos frente a las
8.Verificación subsidio de mejoramiento de base de datos a
Líder de proyecto. Base de datos. solicitudes de las
de información vivienda, y de vivienda nueva y la todos los
personas
envía al Secretario de Obras y al postulantes.
Secretario de descartadas.
líder de proyecto para la
Planeación.
realización de visitas de inspección
de viabilidad del mejoramiento o de
la vivienda nueva.
Incumplimiento de
El líder de proyecto en conjunto las variables
con la Secretaria de (planeación) establecidas
Obras Públicas realizan la como
calificación final de los postulantes condiciones Calificación final
Líder proyecto.
al subsidio de mejoramiento de socioeconómicas, revisada frente a
9.Calificación Base de datos
vivienda, teniendo en cuenta las número y cumplimiento
de postulantes Secretaría de final.
siguientes variables: condiciones condiciones requisitos
planeación.
socioeconómicas, número y especiales de los establecidos
condiciones especiales de los miembros del
miembros del hogar, ahorro previo hogar, ahorro
y número de postulaciones. previo y número
de postulaciones.
10.Asignación El OCAD se reúne realiza la Miembros del

Acta. N/A N/A
de subsidio asignación de los subsidio de OCAD.
mejoramiento de vivienda,

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
139 de 308
mediante la aplicación de los

recursos disponibles a los
postulantes que les corresponda,
de acuerdo con el orden
secuencial de la lista de
postulantes calificados, a través
del acta respectiva.
Con fundamento en el acta la Falta de Resolución

Secretaría de
Secretaria de (planeación) Resolución de coherencia entre acorde con las
planeación.
11.Adjudicación Públicas elabora resolución de Asignación o los que cumplieron actas de
adjudicación y pasa a firma del adjudicación. requisitos y los beneficiarios
Alcalde
Señor Alcalde y registro. beneficiarios. seleccionados.
El auxiliar administrativo
(planeación) elabora las cartas de
Verificar que se
los beneficiarios del subsidio de No informar a
Auxiliar cumpla con el
12. Cartas a mejoramiento de vivienda o de la todos los
Administrativo. 100 % de las
Beneficiarios construcción en vivienda nueva Cartas beneficiarios.
notificaciones.
para ser entregada por el
funcionario delegado.
El líder de proyecto entrega al

13. Planeación Secretario de Obras la base de Secretario de
de obras a datos de los beneficiarios al planeación. Contrato. N/A N/A
ejecutar subsidio de mejoramiento de
vivienda para que realice el Profesional
Procedimiento PLANEACIÓN DE

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
140 de 308
OBRAS PÚBLICAS. contratación.
Una vez se suscriba el contrato al

Secretario de
oferente seleccionado se realiza el
Obras Públicas.
procedimiento EJECUCIÓN,
Mala calidad de las Interventoría
14. Ejecución SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN
Líder del proyecto. Informe o bitácora viviendas o ejecutada de
de obras DE OBRAS y se procede a la
productos. manera idónea.
entrega a satisfacción de las
Secretaría de
viviendas o del mejoramiento a los
planeación.
beneficiarios
En caso de construcción de
vivienda nueva el Municipio debe
realizar los trámites pertinentes Secretaría de
Resolución. 100 % de
para la titulación de la propiedad Obras Públicas, No titulación de las
viviendas
15.Titulación en cabeza del núcleo familiar del Gobierno y viviendas.
Escritura. tituladas.
beneficiario, esto se realiza a Planeación.
través de Resolución de
adjudicación o escrituración
16. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
141 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
El Ministerio del
Decreto 2190 12 Junio 2009 Por el cual se establece las políticas de vivienda.
Interior y de Justicia
Ley 3ª de 1991
Ley 388 de 1997
Ley 546 de 1999 El Ministerio del
Interior y de Justicia
Ley 789 de 2002 Por el cual se establece las políticas de vivienda.
de La República de
Ley 1114 de 2006 Colombia
Ley 1151 de 2007

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
142 de 308

Procedimiento: Identificación, Preparación,
Seguimiento y Ejecución de Proyectos de Código: SO-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
IPSEPMCV-05
Mejoramiento y Construcción de Vivienda.
Objetivo: Responder a la demanda insatisfecha de vivienda.
AUXILIAR
SECRETARÍA AUXILIAR
AUXILIAR
PLANEACIÓN,
ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIV
SECRETARIO DE PRODUCTO
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO Y/O PERSONAL DE (PLANEACIÓN), REGISTRO
TÉCNICOS SECRETARIA DE OCAD O LÍDER DE
USUARIO SECRETARÍA COMITÉ TÉCNICO, APOYO ASIGNADO PROFESIONAL
OPERATIVOS OBRAS , LÍDER DE PROYECTO
OOPP SECRETARIA Y CONTRATACIÓN
PROYECTOS Y SECRETARIO DE
DESPACHO
ALCALDE (PLANEACIÓN)
2. Registro
fotográfico, planilla
2. de visitas o
identifica bitácora
INICIO la
3.
necesidad
Establecida
la necesidad 4. Revisión 3. Ante proyecto
Aprobación 5. Presentación
Proyecto 4. Proyecto de
vivienda aprobado
5. Radicación
1 proyecto, oficio
remisorio

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
143 de 308
Procedimiento: Identificación, Preparación, Seguimiento y

Ejecución de Proyectos de Mejoramiento y Construcción de Código: SO-PM-
IPSEPMCV-05
Vivienda.
AUXILIAR PRODUCTO
SECRETARÍA ADMINISTRATIVO AUXILIAR
AUXILIAR
PLANEACIÓN, Y/O PERSONAL DE ADMINISTRATIVO
SECRETARIO DE REGISTRO
PROFESIONAL ADMINISTRATIVO (PLANEACIÓN),
TÉCNICOS SECRETARIA DE OCAD APOYO ASIGNADO LÍDER DE
USUARIO SECRETARÍA COMITÉ TÉCNICO, PROFESIONAL
OPERATIVOS OBRAS , LÍDER PROYECTO CONTRATACIÓN
OOPP SECRETARIA Y DE PROYECTOS SECRETARIO DE
DESPACHO Y ALCALDE (PLANEACIÓN
6. Resolución
1
Elegibilidad
6. Aprobación
7. 7. Carpetas de
por OCAD o 8. Verificación
el Ministerio Convocat postulantes
de información
oria
8. Base de datos
10. 9. Calificación
Asignación de 9. Base de datos
de subsidio postulantes final
10. Acta
2
}

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
144 de 308
Procedimiento: Identificación, Preparación,

Seguimiento y Ejecución de Proyectos de Código: SO-PM-
IPSEPMCV-05
Mejoramiento y Construcción de Vivienda.
AUXILIAR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR SECRETARIO DE
PRODUCTO
SECRETARÍA
ADMINISTRATIVO Y/O PERSONAL DE ADMINISTRATIVO (PLANEACIÓN), REGISTRO
PROFESIONAL PLANEACIÓN, OCAD
TÉCNICOS APOYO ASIGNADO LÍDER DE PROFESIONAL
USUARIO SECRETARÍA COMITÉ TÉCNICO, SECRETARIA DE OBRAS ,
OPERATIVOS PROYECTO CONTRATACIÓN
OOPP SECRETARIA Y LÍDER DE PROYECTOS Y
SECRETARIO DE
DESPACHO ALCALDE
(PLANEACIÓN
11. Resolución
11. 12. Cartas a de Asignación
1
Adjudicación Beneficiarios o adjudicación
Subsidio
vivienda
12. Cartas
14.
Ejecución 13.
de obras Planeación de
obras a
13. Contrato
ejecutar
15. 14. Informe o

Titulación bitácora
15. Resolución
Escritura
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
2.6 PROCEDIMIENTO DE CONSERVACIÓN DE LA MALLA VÍAL

BOYACÁ SO-PM-CMV-06
PÚBLICAS

FECHA:
PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE LA MALLA VÍAL
Lograr la conservación de la malla vial local mediante la adecuada

OBJETIVO DEL priorización de las vías locales, teniendo en cuenta el inventario de
PROCEDIMIENTO: la malla vial, las necesidades identificadas por diferentes fuentes, la
restricción presupuestal y el estado actual de dichas vías.
El procedimiento inicia con la identificación de las necesidades
ALCANCE DEL para la conservación de la malla vial local y termina con la
PROCEDIMIENTO: respuesta de la solicitud o con el envío del estudio de priorización
al área ejecutora
Es responsabilidad del Secretario de Obras Públicas: Si llegan
solicitudes de intervención de vías o Remitir las necesidades de
RESPONSABLE DEL
priorización de vías que lleguen a su área o que identifiquen sus
PROCEDIMIENTO: funcionarios en campo para que sean estudiadas y analizadas para
determinar el tipo de intervención y Realizar la priorización.
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - Acuerdo No. 015 de 2004
LEGAL
Las solicitudes de intervención de vías recibidas de Rehabilitación

y Mantenimiento Vial, se deben responder a la fuente que realizó la
POLÍTICAS DE solicitud de intervención de vías sobre las condiciones en que se
OPERACIÓN encuentra la vía en el inventario de Malla Vial (Programa al que
pertenece, contrato, Estudios y Diseños, etc.), mediante oficio en
un tiempo de 15 días hábiles.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
146 de 308
1. Inicio
Verificar que la
Inventario de la solicitud
malla vial presentada se
Recibir información y generar el aval
realizado sin encuentre
técnico. Auxiliar administrativo
2. Solicitud Solicitud. tener en cuenta identificada en el
de obras públicas.
las necesidades inventario de la
Revisar el contenido de la solicitud.
de malla vial objeto
mantenimiento. de
mantenimiento.
Incluir en el
Inventario de la
inventario de la
malla
Realizar la visita de campo y tomar la Auxiliar Administrativo. Malla Vial objeto
3. visita de Informe visita de complementado
geometría para incluir en el inventario de de reparación
campo campo. con la vía que se
la Malla Vial. Supervisión de obras. una vía cuyo
considera
mantenimiento
necesario incluir.
no es prioritario.
Que las vías
Auxiliar Administrativo. incluidas en el Listado conforme
4. listados vías a
Generar listado de vías a intervenir. Listados. inventario no a las visitas
intervenir
Supervisión de obras. hayan sido objeto practicadas.
de una visita.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
147 de 308
Priorizar las
necesidades de
Conformar un listado de vías Listado
5. listado modelo Auxiliar Administrativo. Listados. intervención al
susceptibles para ser intervenidas de elaborado sin
de priorización elaborar la lista
acuerdo al modelo de priorización consultar
vigente Supervisión de obras. de vías a ser
vigente de cada programa. prioridades.
objeto de
mantenimiento.
Enviar respuesta a la correspondiente No dar respuesta Dar respuesta a

6. Respuesta Auxiliar Administrativo. Respuesta.
fuente que realizó la solicitud. a la solicitud. la solicitud.
Realizar los
No seleccionar la
Incorporar la vía para estructurar estudios
Auxiliar Administrativo. vía como objeto
7. Estudios y Estudios y Diseño. Estudios y necesarios para
de estudio y de
diseños diseños realizar una
Supervisión de obras. una posible
Definir el tipo de intervención. intervención
intervención
técnica de la vía
No solicitar la
cotización de los Precios cotizados
Solicitar precios unitarios actualizados Auxiliar Administrativo.
precios unitarios y actualizados de
8. Cotización para las actividades requeridas de Cotización.
de acuerdo a las acuerdo al tipo
acuerdo con el tipo de intervención. Supervisión de obras.
actividades a de intervención.
realizar.
Tramitar los
Auxiliar Administrativo. precios unitarios
9. Certificar y Certificar y enviar precios unitarios Certificación de Cambiar los
conforme fueron
enviar precios según solicitud. precios. precios unitarios.
Supervisión de obras. entregados por
su autor.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
148 de 308
Presupuesto
elaborado con
Presupuesto precios unitarios
Establecer y consolidar el presupuesto
10. Establecer Secretario de obras establecido con actualizados y
de todos los segmentos susceptibles de
presupuesto públicas. precios unitarios fijados de
intervención.
desactualizados acuerdo a las
actividades a
realizar.
No darle estricto En las vías a

cumplimiento a intervenir se
Determinar los segmentos a intervenir y Auxiliar Administrativo. las reglas pre definen que
11. Segmentos a
también de acuerdo con el puntaje establecido para segmentos serán
intervenir
arrojado por el modelo de priorización. Supervisión de obras. priorizar la intervenidos de
selección de las acuerdo al
obras a realizar. puntaje.
Estructurar un
grupo de obras
Elaborar un
que chocan con
Programa
Estructurar grupo de vías de acuerdo el programa
12. Grupo de Auxiliar Administrativo conformado con
con el programa, zonas geográficas, elaborado de
vías Supervisión de obras un Grupo de Vías
contratos, etc. acuerdo a las
y sus área de
zonas
influencia
geográficas y los
contratos
Solicitar el valor por metro cuadrado Establecer los El alcance del

para definir la meta física, el área de los Auxiliar Administrativo. costos sin presupuesto de
13. Valor y Anexos para
segmentos que se van a diseñar, el conocer el costos
estudios licitación.
costo preliminar de los estudios y Supervisión de obras. número de comprende los
diseños. metros a estudios

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
149 de 308
intervenir y su técnicos, el valor

costo unitario. por metro
cuadrado y la
meta física del
programa.
Publicación de
14. Licitación Conformar los grupos para la licitación. Auxiliar Administrativo
licitación.
Contratos
Comenzar las
Secretaría General y elaborados,
obras sin
15.Contratación Proceso de contratación. de Servicios perfeccionados,
perfeccionar los
Administrativos. con Acta de
contratos.
Inicio.
16. Fin
NOMBRE DEL FECHA DE ENTIDAD QUE LO

DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO EXTERNO EXPEDICIÓN EXPIDE
“Por la cual se adopta el Plan Básico de Ordenamiento

Acuerdo No. 015 de 2004 Noviembre 24 de 2004 Concejo Municipal
Territorial del municipio de Puerto Boyacá”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
150 de 308

Procedimiento: Conservación de la Malla Vial Código: SO-PM-CMV-06 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4
Objetivo: Lograr la conservación de la malla vial local mediante la adecuada priorización de las vías locales, teniendo en cuenta el
inventario de la malla vial, las necesidades identificadas por diferentes fuentes, la restricción presupuestal y el estado actual de
dichas vías.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO REGISTRO
SECRETARIO DE OBRAS PÚBLICAS SECRETARIA GENERAL
USUARIO SUPERVISIÓN DE OBRAS PÚBLICAS
2. Solicitud
INICIO Aval 2. Solicitud

técnico
3. Visita de 3. Informe visita

campo
de campo
4. Listados
vías a
intervenir
4. Listados

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
151 de 308
dichas vías.
REGISTRO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5. Listado
modelo de
1 priorización 5. Listados
vigente
6. Respuesta
6. Respuesta
Solicitud
7. Estudios y
7. Estudios y
diseños diseños
8. Cotización
2 8. Cotización
Precios unitarios

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
152 de 308
dichas vías.
PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO REGISTRO
9. Certificar y
2 enviar precios 9. Certificación
de precios
10.
Establecer
presupuest
o
11. Segmentos
a intervenir
12. Grupo de
vías

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
153 de 308
dichas vías.
REGISTRO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13. Valor y
3 13. Anexos para
estudios
licitación
14. Licitación 15. 14. Publicación

Contratos
de licitación
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
3.1 VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, INTERÉS PRIORITARIO Y MEJORAMIENTO

DE VIVIENDA

BOYACÁ SP-PE-VISMV-01
SECRETARÍA DE
VIVIENDA VERSIÓN: 2
PLANEACIÓN
PROCESO: FONDO ROTATORIO DE VIVIENDA
VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL, FECHA:

PROCEDIMIENTO: INTERÉS PRIORITARIO Y
MEJORAMIENTO DE VIVIENDA
Reducir el déficit cualitativo y cuantitativo del Municipio en

materia habitacional, en aspectos como la consecución de
viviendas al alcance de todos los hogares del municipio en
condiciones de habitabilidad y seguridad, razón por la que el
OBJETIVO DEL Subsidio Familiar de Vivienda se constituye en uno de los
PROCEDIMIENTO: instrumentos que facilita la adquisición, construcción en sitio
propio, o mejoramiento de una solución de vivienda de
interés social, orientado a la población, especialmente a
aquella con menores ingresos y mayores condiciones de
vulnerabilidad.
Este procedimiento inicia con la aprobación del presupuesto

para la asignación y ejecución de los programas y proyectos
ALCANCE DEL de vivienda, el cual es realizado por el fondo rotatorio de
PROCEDIMIENTO: vivienda y finaliza con la asignación y entrega de subsidios
para adquisición, construcción y mejoramiento de vivienda de
interés social.
Los responsables de la aplicación eficaz de este

RESPONSABLE DEL
procedimiento son el alcalde como presidente, secretario de

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
PROCEDIMIENTO planeación municipal y dos representantes de las

asociaciones de vivienda legalmente constituidas
- Acuerdo No. 011 de 2006

DOCUMENTACION
EXTERNA O BASE - Resolución 1604 de 2009
LEGAL
- Ley 1537 de 2012
Vivienda de Interés Social (VIS). Es aquella que reúne los

elementos que aseguran su habitabilidad, estándares de
calidad en diseño urbanístico, arquitectónico y de
construcción cuyo valor máximo es de ciento treinta y cinco
salarios mínimos legales mensuales vigentes (135 smlm).
Vivienda de Interés Social Prioritaria (VIP). Es aquella
vivienda de interés social cuyo valor máximo es de setenta
salarios mínimos legales mensuales vigentes (70 smlm).
Subsidio Familiar de Vivienda. El Subsidio Familiar de
Vivienda es un aporte estatal en dinero o en especie, que se
otorga por una sola vez al beneficiario, sin cargo de
restitución, que constituye un complemento del ahorro y/o los
recursos que le permitan adquirir, construir en sitio propio, o
mejorar una vivienda de interés social.
TÉRMINOS Y
DEFINICIONES Hogar objeto del Subsidio Familiar de Vivienda. Se
entiende por hogar el conformado por los cónyuges, las
uniones maritales de hecho, incluyendo las parejas del
mismo sexo, y/o el grupo de personas unidas por vínculos de
parentesco hasta tercer grado de consanguinidad, segundo
de afinidad y primero civil, que compartan un mismo espacio
habitacional.
Plan de Vivienda. Es el conjunto de cinco (5) o más
soluciones de vivienda de interés social subsidiable, dentro
de las modalidades de vivienda nueva, construcción en sitio
propio, mejoramiento y mejoramiento para vivienda
saludable, desarrollados por oferentes que cumplan con las
normas legales vigentes para la construcción y enajenación
de viviendas.
Soluciones de vivienda. Se entiende por solución de

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
vivienda el conjunto de operaciones que permite a un hogar

disponer de habitación en condiciones sanitarias
satisfactorias de espacio, servicios públicos y calidad de
estructura, o iniciar el proceso para obtenerlas en el futuro. El
Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social de que trata
este decreto se podrá aplicar en las siguientes soluciones de
vivienda:
- Adquisición de vivienda nueva. Es la modalidad en la
cual el beneficiario de un subsidio familiar adquiere una
vivienda en el mercado dentro de los planes elegibles
conforme a los requisitos y procedimientos establecidos
en el decreto 2190 de 2009, mediante acto jurídico
traslaticio del dominio y su posterior inscripción en la
Oficina de Registro de Instrumentos Públicos
competente.
- Adquisición de vivienda usada. Es la modalidad que
permite al hogar adquirir una vivienda usada.
- Construcción en sitio propio. Modalidad en la cual el
beneficiario del subsidio accede a una vivienda de interés
social, mediante la edificación de la misma en un lote de
su propiedad que puede ser un lote de terreno, una
terraza o una cubierta de losa. En todo caso, el lote
deberá estar ubicado en un desarrollo legal o legalizado,
y su título de propiedad inscrito en la Oficina de Registro
de Instrumentos Públicos a nombre de uno cualquiera de
los miembros del hogar postulante.
Este trabajo se inicia con la convocatoria de las personas del

nivel del SISBEN 1 y 2 de escasos recursos.
POLÍTICAS DE Los documentos se deben recibir por el personal de la
OPERACIÓN alcaldía en el sitio donde se establezca por los funcionarios.
Las carpetas deberán estar foliadas y entregadas al personal
encargado de la Alcaldía.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
157 de 308
APROBÓ
Interno

1. Inicio
Alcalde Municipal Que los recursos
como presidente, asignados a las
Una vez estén los
Secretario de diferentes
recursos, en el Fondo Formular y tramitar
Planeación municipal, Acta de Modalidades de
Rotatorio de Vivienda se Planes de
2. Convocatoria Dos representantes Aprobación de vivienda no superen
hace reunión para aprobar Vivienda sin contar
de las asociaciones Recursos la totalidad de los
los recursos según las con los recursos
de vivienda recursos aprobados
modalidades de vivienda.
legalmente por el Fondo
constituidas. Rotatorio
El beneficiario solicita
asignación de subsidio
Municipal de Vivienda, este
acto debe ser realizado por Verificar que el
una persona natural, mayor No diligenciar Formulario y los
Formulario de totalmente el documentos
de edad integrante Postulación
3. Postulación y potencial de un hogar Fondo Rotatorio formulario y/o entregados por el
entregado y postulante estén
Radicación de beneficiario. Se diligencia Municipal de Vivienda No radicar todos
radicado en la totalmente
Formularios y formulario del Fondo oficina de Secretaria los documentos
Oficina tramitado.
documentación del Rotatorio Municipal de de Planeación. solicitados
designada para
hogar Vivienda de Interés Social el efecto. entregados por los Radicar todos los
y Reforma Urbana, que Postulados. formularios
será entregado a los entregados.
postulantes y devuelto
totalmente desarrollado en
los términos señalados por

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
158 de 308
APROBÓ
Interno
la convocatoria.
Los hogares postulantes
deberán cumplir las
siguientes condiciones:
- Ninguno de los miembros
del hogar podrá ser
propietario de una solución
de vivienda, excepto de los
casos de postulación para
proyectos de mejoramiento
o construcción en el sitio
propio. Verificar la
documentación
- Ser mayor de 18 años.
Acta de exigida y
- Conformar un hogar con Tramitar
4. Verificar Fondo Rotatorio verificación de documentar su
uniones matrimoniales de postulaciones que
requisitos exigidos a Municipal de los postulantes existencia mediante
hecho o grupos de no cumplan los
los postulantes Vivienda. que cumplen los un Acta de
personas unidos por requisitos.
requisitos. Postulantes que
vínculos de parentesco cumplen los
hasta tercer grado de requisitos.
consanguinidad, segundo
de afinidad o primero civil
que compartan un mismo
espacio habitacional.
- Acreditar un aporte o
ahorro programado para la
solución de la vivienda, el
cual podrá estar
representado en dinero o
en especie.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
159 de 308
APROBÓ
Interno
El Fondo Rotatorio
Municipal de vivienda de
No cumplir la
interés Social y Reforma
reglamentación
Urbana asigna un orden
Fondo Rotatorio que regula la Reglamentar la
secuencial a las Orden secuencial
5. Selección Municipal de forma de asignar forma de asignar el
postulaciones de acuerdo a de postulaciones.
Vivienda. el orden orden secuencial.
las condiciones sociales,
secuencial de
económicas, niveles de
postulaciones.
focalización y/o condición
especial.
Se notificará de forma
personal a cada uno de los
seleccionados dejando Verificar que los
Falta de
constancia escrita de dicho Fondo Rotatorio notificados estén
6. Notificación de Notificación de notificación de
acto, en el que se le Municipal de dentro del orden
selección selección. algunos
indicará los documentos Vivienda. secuencial
postulados.
que deberá anexar y los asignado.
plazos para su
cumplimiento.
- Fotocopia de cedula del Lista de chequeo
cabeza del hogar Tramitar sobre la
- Declaración extra juicio o postulaciones y/o documentación
partida de matrimonio asignar cupos en exigida tramitada
7.Documentación
el orden postulante por
para asignación del - Registro civil de las Fondo Rotatorio Documentación
secuencial a postulante.
subsidio según la personas menores de 18 Municipal de Vivienda exigida radicada
postulantes que no Acta firmada donde
modalidad años cumplen con toda obren todos los
- Certificación de ahorro la documentación postulantes que
programado exigida tramitaron de
- Sisbén de las personas manera efectiva la

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
160 de 308
APROBÓ
Interno
registradas en el núcleo documentación

familiar exigida.
- Certificado de libertad y
tradición del inmueble no
debe tener limitación a
dominio
- Certificado paz y salvo de
impuesto predial
- Tener lote propio no
edificado con escritura o
adjudicación
- Disponibilidad de
servicios públicos
domiciliarios como
alcantarillado acueducto y
energía.
- Certificado de que el
predio no está en zona de
riesgo
- Certificado de delineación
y demarcación urbana
- Certificado de no
propiedad nacional
- Certificado de no
propiedad municipal
- Diligenciar el formulario
de solicitud
- Se entrega desprendible
a la persona y se registra

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
161 de 308
APROBÓ
Interno
en el libro radicador como

constancia de recibido
- Se solicita aportes del
10% del valor de la
solución de vivienda
Es otorgado el subsidio al
beneficiario y se procede a
hacer solicitud de la Reglamentar y
licencia de construcción acoplar los
8. Entrega del Secretaria de Otorgamiento de Construcciones sin
(para la modalidad de procedimientos de
Subsidio Planeación Licencia licencia
construcción de vivienda), subsidio y de
conjunto a todos los Licencias
trámites de contratación de
obra.
Se hace entrega de la
vivienda a los beneficiarios,
La entrega se
con la entrega de las Alcalde Municipal/ perfecciona cuando
9. Entrega de llaves, la escritura pública y No registrar la
Fondo Rotatorio Escritura Pública la propiedad está
vivienda la declaración de las Escritura Publica
Municipal de Vivienda inscrita a nombre
mejoras en el predio,
del postulante
incluyendo que constituya
patrimonio de familia.
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
162 de 308
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio del cual se autoriza y reglamenta el otorgamiento de

Honorable Concejo
Acuerdo No. 011 Septiembre 21 subsidios municipales de vivienda por parte del Alcalde Municipal
Municipal de Puerto
de 2006 de 2009 como representante legal del Fondo Rotatorio Municipal de Vivienda
Boyacá, Boyacá
de Interés Social y Reforma Urbana de Puerto Boyacá, Boyacá”.
“Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 49 de 1990,

Ministerio del Interior y de
Decreto 2190 de 3 de 1991, 388 de 1997, 546 de 1999, 789 de 2002 y 1151 de 2007
junio 12 de 2009 Justicia de la Republica de
2009 en relación con el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social en
Colombia
dinero para áreas urbanas”.
“Por la cual se reglamenta el Decreto 2190 de 2009 y se establecen

Ministerio de ambiente,
Resolución 1604 Agosto 18 de las condiciones para la asignación y ejecución del subsidio familiar
Vivienda y Desarrollo
de 2009 2009 de vivienda de interés social para áreas urbanas en la modalidad de
Territorial
mejoramiento para vivienda saludable”.

Decreto 3670 de Septiembre 25
Justicia de la Republica de “Por el cual se modifica el Decreto 2190 del 12 de junio de 2009”
2009 de 2009
Colombia
“Por La Cual Se Dictan Normas Tendientes A Facilitar Y Promover

Ley 1537 de 2012 Junio 20 de 2012 Congreso de Colombia El Desarrollo Urbano Y El Acceso A La Vivienda Y Se Dictan Otras
Disposiciones”

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
163 de 308
APROBÓ
Interno

Proceso: Área de Vivienda Código: SP-PE-VISMV-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
Proceso: Vivienda de Interés Social, Interés
Etapa: Modalidad:
Prioritario y Mejoramiento de Vivienda
Objetivo: Reducir el déficit cualitativo y cuantitativo del Municipio en materia habitacional, en aspectos como la consecución de
viviendas al alcance de todos los hogares del municipio en condiciones de habitabilidad y seguridad, razón por la que el
Subsidio Familiar de Vivienda se constituye en uno de los instrumentos que facilita la adquisición, construcción en sitio propio,
o mejoramiento de una solución de vivienda de interés social, orientado a la población, especialmente a aquella con menores
ingresos y mayores condiciones de vulnerabilidad.
PRODUCTO
ALCALDE MUNICIPAL / REGISTRO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL
USUARIO FONDO ROTATORIO MUNICIPAL DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FONDO ROTATORIO MUNICIPAL DE
VIVIENDA
VIVIENDA
2. Convocatoria
Recursos en el 2. Acta de Aprobación de
Fondo Rotatorio
INICIO Recursos
de Vivienda
3. Formulario de
3. Postulación
Postulación entregado y
Y Radicación de Formularios
radicado en la Oficina
Formulario del Fondo Rotatorio
designada para el efecto.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
164 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Área de Vivienda Código: SP-PE-VISMV-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 3

Etapa: Modalidad:
PRODUCTO
VIVIENDA
VIVIENDA
4. Acta de verificación de los

4. Verificar postulantes que cumplen los
Requisitos exigidos a requisitos
los postulantes
5. Orden secuencial de
6. Notificación de postulaciones.
5. Selección
selección
Condiciones sociales, Documentos anexos y

económicas y especiales plazos
6. Notificación de selección

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
165 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Área de Vivienda Código: : SP-PE-VISMV-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 3

Etapa: Modalidad:
PRODUCTO
VIVIENDA
VIVIENDA
8. Entrega del Subsidio

7. Documentación exigida
2 radicada
Otorgamiento de licencia
8. Otorgamiento de Licencia
7. Documentación
Para asignación del 9. Entrega
subsidio según la de vivienda
modalidad
Escritura
publica
9. Escritura Pública
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
4 UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA - UMATA
4.1 PROCEDIMIENTO ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA

BOYACÁ UM-PM-AAT-01
UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA

UMATA VERSIÓN: 2
TÉCNICA AGROPECUARIA
PROCESO: GESTIÓN AGROPECUARIA E INDUSTRIAL

FECHA:
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA
Definir la metodología para prestar servicios de Asesoría y

OBJETIVO DEL Asistencia Técnica Agropecuaria a la comunidad de pequeños
PROCEDIMIENTO: y medianos Productores del Municipio de acuerdo con la
normatividad legal vigente.
Este procedimiento aplica para la prestación de Asesoría y

ALCANCE DEL Asistencia Técnica Directa Rural Agropecuaria a todos los
PROCEDIMIENTO: pequeños Productores del Municipio de Puerto Boyacá y
aplicar en la conservación y control de la Gestión Ambiental.

PROCEDIMIENTO: es el Director Técnico UMATA.
- Ley 99 de 1993
EXTERNA O BASE
LEGAL - Ley 607 de 2000
- Resolución 178 de 2012

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
Asesoría: Acompañamiento mediante el cual se emiten

conceptos relacionados con implementación y desarrollo de
políticas, planes, programas, proyectos o normatividad para
TERMINOS Y facilitar la toma de decisiones.
DEFINICIONES
Asistencia Técnica: Conjunto de actividades mediante las
cuales se realiza transferencia de conocimiento, tecnología,
métodos o procedimientos en la implementación o desarrollo
de un tema específico en caminado al desarrollo eficaz en el
área agropecuaria.
POLÍTICAS DE Seguimiento y acompañamiento continúo de todos los

OPERACIÓN pequeños Productores del municipio de Puerto Boyacá.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
168 de 308
1. Inicio
Elaborar un
Director Técnico
Se elabora y ejecuta un programa Falta de Programa que
2. Elaborar UMATA.
de promoción de la Asistencia Planeación de la obedezca a un
Programa Programa
Técnica a pequeños y medianos prestación de la Plan de Acción
Asistencia Profesionales elaborado.
productores agropecuarios del Asistencia para la prestación
Técnica Universitarios de
Municipio. Técnica. de la Asistencia
la UMATA.
Técnica
Se difunde el programa invitando a

Profesionales
todos los pequeños y medianos
Universitarios de realizar una
agricultores y ganaderos para que
la UMATA. Parcelas Inscritas Poca inscripción actividad
3. Difusión inscriban en las Oficinas de la
en el Programa. de parcelas. inscripción de
Secretaria de Agricultura sus
Director Técnico parcelas
parcelas para el Programa de
UMATA.
Asistencia Técnica Municipal.
Se promueve alianzas estratégicas Promover la

(FEDEGAN) y Otras entidades Desarticulación
realización de días
privadas que administren recursos Registro socios institucional y del
Director Técnico de campo
4. Alianzas públicos parafiscales del sector estratégicos del sector privado en
UMATA. procurando
agropecuario; laboratorios, casas programa. la prestación del
solucionar los
comerciales de productos servicio de
problemas en la
agropecuarios, con Entidades Asistencia
sanidad de los

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
169 de 308
Públicas, del Sector Agropecuario Técnica. cultivos, ganados

(MINAGRICULTURA) con el fin de , aves y especies
potencializar el programa de menores
asistencia técnica a pequeños y
medianos agricultores y
ganaderos.
Con la información recaudada en
el Libro de Registro de Predios No ejecutar
Inscritos en el programa de visitas inmediatas
Asistencia técnica a pequeños y Profesionales Programación de a predios que
5. Ejecución medianos agricultores y Universitarios de visitas de reporten
ganaderos, Los Profesionales la UMATA. asistencia técnica. problemas graves
Universitarios de la Secretaria de de sanidad animal
Agricultura ejecutan Visitas a los o vegetal.
agricultores y ganaderos.
Informar a los agricultores y
ganaderos los días en que se van
a practicar las visitas técnicas para Profesionales
Practicar las
que alisten el ganado, o, Universitarios de No encontrar a los
visitas con los
planifiquen su tiempo. la UMATA. Confirmada la agricultores o
6. Programa propietarios o
fecha de la visita. ganaderos en sus
La ejecución de las visitas se encargados de la
Agricultor o fincas
priorizan de acuerdo a la finca
Ganadero
necesidad del cultivo o estado de
los animales.
7. Practica En la finca de ser posible, o, de Profesionales

Recomendaciones Mora en la entrega Entregar las
Visita de acuerdo a lo convenido entre el Universitarios de
Técnicas de las recomendaciones
Asistencia Asistente Técnico y el propietario la UMATA.
Entregadas. recomendaciones de en la visita
Técnica. de la parcela, se procede a realizar Agricultor o

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
170 de 308
las recomendaciones pertinentes Ganadero

sobre el manejo del cultivo o la
administración del ganado visitado
y recetado.
El Profesional advierte al usuario
que de persistir el problema
Informe para programar una visita
prioritaria.
El Agricultor o Ganadero ejecutan

las recomendaciones recibidas por
el profesional Técnico de la
Secretaria de Agricultura y hace Recomendaciones
8. Seguimiento Agricultor o
seguimiento a la evolución del Técnicas
del Usuario Ganadero
problema o a los resultados Ejecutadas
observados con la realización de
las recomendaciones entregadas y
ejecutadas.
El profesional de la Secretaria de
9. Seguimiento Agricultura hace seguimiento a la
Recomendaciones
del Profesional evolución del problema o a los Agricultor o
Técnicas
Universitarios resultados observados con las Ganadero.
Ejecutadas.
de la UMATA recomendaciones entregadas y
ejecutadas.
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
171 de 308
4.1.3 DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL DEL DOCUMENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se

reordena el Sector Público encargado de la gestión y
22 de diciembre de
Ley 99 El Congreso de Colombia conservación del medio ambiente y los recursos
1993
naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional
Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones”.
23 de diciembre de
Ley 101 El Congreso de Colombia “Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero”.
1993
“Por medio de la cual se modifica la creación,

funcionamiento y operación de las Unidades
Municipales de Asistencia Técnica Agropecuaria,
Ley 607 03 de agosto de 2000 El Congreso de Colombia
UMATA, y se reglamenta la asistencia técnica directa
rural en consonancia con el Sistema Nacional de
Ciencia y Tecnología”.
“Por la cual se crean instrumentos para fortalecer el

Resolución 178 2012 Ministerio de Agricultura
Servicio de Asistencia Técnica Agropecuaria”

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
172 de 308
Proceso: Gestión Agropecuaria e Industrial Código: UM-PM-AAT-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Asesoría y Asistencia Técnica Etapa: Modalidad:
Procedencia: UMATA
Objetivo: Definir la metodología para prestar servicios de Asesoría y Asistencia Técnica Agropecuaria a la comunidad de pequeños y
medianos Productores del Municipio de acuerdo con la normatividad legal vigente.
PRODUCTO
SECRETARIO AGRICULTURA PROFESIONALES UMATA, SECRETARIA AGRICULTOR O REGISTRO
USUARIO DIRECTOR DE UMATA
PROFESIONALES DE AGRICULTURA GANADERO
2. Programa elaborado
2. Elaborar 3. Difusión del
programa de programa de
INICIO asistencia asistencia técnica
técnica
3. Parcelas Inscritas en
el Programa
4. Alianzas
(FEDEGAN, entidades 4. Registro socios

privadas) estratégicos del
programa
5. Ejecución
5. Programación de
Programación de visitas de asistencia
visitas técnica
6. Programa 6. Confirmada la fecha de

Confirmación de visita 1 la visita.
técnica

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
173 de 308
Proceso: Gestión Agropecuaria e Industrial Código: UM-PM-AAT-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2
Procedimiento: Asesoría y Asistencia Técnica Etapa: Modalidad:
Procedencia: UMATA
Objetivo: Definir la metodología para prestar servicios de Asesoría y Asistencia Técnica Agropecuaria a la comunidad de pequeños y
medianos Productores del Municipio de acuerdo con la normatividad legal vigente.
PRODUCTO
SECRETARIO REGISTRO
PROFESIONALES UMATA,
USUARIO AGRICULTURA DIRECTOR DE UMATA AGRICULTOR O GANADERO
SECRETARIA DE AGRICULTURA
PROFESIONALES
7. Recomendaciones
Técnicas Entregadas
8. Seguimiento del
7. Practica Visita Usuario
de Asistencia
Técnica Recomendaciones
8. Recomendaciones
Técnicas Ejecutadas
9. Seguimiento
9. Recomendaciones
del Profesional
Universitarios Técnicas Ejecutadas
de la UMATA
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
4.2 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL FITOSANITARIO
CÓDIGO:
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO BOYACÁ
UM-PM-CFS-02

UMATA VERSIÓN: 2
FECHA:
PROCEDIMIENTO: CONTROL FITOSANITARIO
Evitar, prevenir o disminuir las pérdidas económicas causadas por las

plagas en los cultivos, utilizando para ello las medidas más
OBJETIVO DEL convenientes y adecuadas en cada momento con la limitación
PROCEDIMIENTO: fundamental de que no deben de entrañar riesgos para las propias
plantas, ni para el aplicador, ni para el consumidor ni para el medio
ambiente en su conjunto.
Este procedimiento inicia con la solicitud escrita y/o verbal para realizar
ALCANCE DEL
un control fitosanitario y finaliza con los resultados obtenidos en las
PROCEDIMIENTO:
visitas efectuadas y reportándolos a la UMATA.
RESPONSABLE DEL Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son el

PROCEDIMIENTO: técnico operativo y Profesional Universitario de la UMATA.
DOCUMENTACION - Resolución 4347 de 2014

Fitosanitario: Es una expresión general que se utiliza para identificar
un grupo de sustancias destinadas a prevenir, atraer, repeler o controlar
TÉRMINOS Y
cualquier plaga de origen animal o vegetal durante la producción,
DEFINICIONES
almacenamiento, transporte, distribución y elaboración de productos
agrícolas y sus derivados.
POLÍTICAS DE Se le presta servicio técnico a los pequeños y medianos productores si

OPERACIÓN RUAT Registro de único de asistencia técnica

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
175 de 308

1. Inicio
Auxiliar No registrar la Solicitudes

Recibe solicitud escrita y/o administrativo. solicitud en el Libro registradas en el
2. Solicitud verbal y la registra en el Libro Solicitud registrada.
Profesional de Asistencia Libro de Asistencia
de Asistencia Técnica.
Universitario. Técnica. Técnica
Verifica Agenda de visitas.

Evalúa la presencia de un
evento de urgencia
manifiesta y prioriza la visita.
Auxiliar Solicitudes de
En el evento que el
administrativo. Evaluación visitas agendadas
solicitante no esté registrado
3. Tramite defectuosa de la de acuerdo a la
en el Libro de Asistencia El técnico o Programa visita.
solicitud. prioridad de la visita importancia del
Técnica toma los datos Profesional solicitada. problema
personales y de su parcela. Universitario informado.
Programa visita. Confirma
visita el día anterior con el
pequeño agricultor o
ganadero.
Practica la visita traslado se Formulación Formular sin visitar Practicar la
hasta la finca objeto de visita. El técnico o observación técnica
4. Visita entregada al el cultivo y/o sin
Recorre la finca y el profesional. recorriendo todo el
usuario. observar el ganado.
sembrado y/o ganado objeto cultivo y/o

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
176 de 308
de examen. Toma la observando todo el

información pertinente o las ganado.
muestras que considere
necesarias. En la finca o
posteriormente realiza la
formulación de la Droga
veterinaria y el tratamiento
para el ganado. En el evento
de un cultivo fórmula los
insecticidas, fungicidas o
productos fitosanitarios para
combatir la enfermedad o la
plaga que lo ataca.
El usuario informa al
Profesional Universitario
sobre la evolución del Llamar a los
Que los problemas
problema y la respuesta agricultores o
Informa evolución persistan y que el
obtenida con el tratamiento. ganaderos y
5. Seguimiento Usuario. negativa del usuario no lo
preguntarles sobre
En el evento que se requiera, problema. reporte a la
la evolución del
solicita que se practique UMATA.
problema.
nueva visita sí el problema
persiste.
Registrar en el
El técnico o profesional, Falta de
Libro de Asistencia
encuesta al usuario por El técnico o Encuesta seguimiento a la
6. Monitoreo Técnica un Informe
teléfono sobre la evolución profesional. practicada. Asistencia técnica
sobre la evolución
del problema fitosanitario. presentada.
de los problemas.
7. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
177 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio de la cual se declara el Estado de

Emergencia Fitosanitaria en los Departamentos de
18 de diciembre de Boyacá y Santander por las altas incidencias de los
Resolución 4347 Ministerio de Agricultura
2014 barrenadores del tallo (Diatraea spp) y la hormiga
loca (Nylanderia fulva) en los cultivos de caña
panelera (Saccharum officinarum)”.

Congreso de la Municipales de Asistencia Técnica Agropecuaria,
Ley 607 Agosto 3 de 2000
Republica UMATA, y se reglamenta la Asistencia Técnica
Directa Rural en consonancia con el Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnología”.
“Por el cual se reglamenta la prestación del

El Presidente de la Servicio Público Obligatorio de Asistencia
Decreto No. 3199 Diciembre 30 de 2002
República Técnica Directa Rural previsto en la Ley 607
de 2000”, consagra en su artículo 7º.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
178 de 308

Proceso: Gestión Agropecuaria e Industrial Código: UM-PM-CFS-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1
Procedimiento: Control Fitosanitario Etapa: Modalidad:
Procedencia: UMATA
Objetivo: Evitar, prevenir o disminuir las pérdidas económicas causadas por las plagas en los cultivos, utilizando para ello las
medidas más convenientes y adecuadas en cada momento con la limitación fundamental de que no deben de entrañar riesgos para
las propias plantas, ni para el aplicador, ni para el consumidor ni para el medio ambiente en su conjunto.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO. PROFESIONAL
REGISTRO
USUARIO TECNICO O PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
2. Solicitud 2. Solicitud registrada

INICIO Control
fitosanitario
3. Programa visita.
3. Tramite solicitud. 4. Visita
Confirma visita Seguimiento veterinario, 4. Formulación

Cultivo
entregada al usuario.
5. Seguimiento
Evolución del 5. Informa evolución

problema negativa del problema
6. Monitoreo
Encuesta
FIN
6. Encuesta practicada

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
4.3 PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACIÓN SOBRE PRÁCTICAS DE MANEJO DE

CULTIVOS Y GANADO

BOYACÁ UM-PM-CPMCG-03

UMATA VERSIÓN: 2

FECHA:
CAPACITACIÓN SOBRE PRÁCTICAS DE
PROCEDIMIENTO:
MANEJO DE CULTIVOS Y GANADO
Orientar a los agricultores para aumentar el desarrollo rural y la

OBJETIVO DEL productividad, recibiendo capacitación técnico-empresarial orientada
PROCEDIMIENTO: a producir resultados económicos y reaccionar a cualquier
eventualidad presentada en la producción.
Este procedimiento inicia con la programación de capacitación
dirigida a los pequeños productores agrícolas y ganaderos del
ALCANCE DEL
Municipio de Puerto Boyacá, una vez realizadas las capacitaciones
PROCEDIMIENTO:
se realiza seguimiento a la evolución del problema o a los resultados
observados con las recomendaciones entregadas.
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son
RESPONSABLE DEL los técnicos, tecnólogos y Profesionales Universitarios de dirección
PROCEDIMIENTO: de la secretaria de Agricultura y las organizaciones del sector,
Convenio con el Servicio Nacional de Aprendizaje.
- Ley 051 de 1956

DOCUMENTACIÓN
POLÍTICAS DE
- No aplica
OPERACIÓN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
180 de 308
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Técnico
Se elabora y ejecuta un Operativo,
Seleccionar un
programa de Capacitación Profesional Encuestar a los
tema de
sobre mejores prácticas de Universitario agricultores y
Programa capacitación sin
2. Promoción manejo de cultivos y ganado UMATA. ganaderos sobre
elaborado. interés para los
dirigido a los pequeños y los temas de su
agricultores y
medianos productores Directivo interés.
ganaderos.
agrícolas y ganaderos. Técnico de la
UMATA.
Se invitan a todos los Recordarles a los

Profesional Falta de asistentes
pequeños y medianos Programa agricultores y
3. Difusión Universitario a las
productores agropecuarios difundido. ganaderos el
UMATA. capacitaciones.
del Municipio. evento.
Se promueve alianzas Registro No aprovechar el Garantizar la

estratégicas (FEDEGAN, Directivo socios potencial de la participación de
4. Alianza ASODEGAN, CMR) y Otras Técnico de la capacidad técnica las Entidades que
estratégicos
entidades que administren UMATA. capacitación. las Entidades que administran
recursos parafiscales del administran recursos

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
181 de 308
APROBÓ
Interno
Sector Agropecuario con el recursos parafiscales.

fin de potencializar el parafiscales.
temario.
Convoca a las
organizaciones productivas
del sector inscrito a los
programas que lideran el
Gobierno Nacional ministerio
5. Convocatoria de agricultura y desarrollo No recibir Programar la
a las rural y el Municipal. Profesional Convocatoria respuesta a las capacitación con
Organizaciones Universitario. efectuada. invitaciones intervención
productivas. (Como oportunidades tramitadas. pública y privada.
rurales programa de DPS
Asociaciones agropecuarias
afectadas por ola invernal)
para acceder a los recursos
que ofrece al gobierno
Temario de las
6. Concertar el capacitaciones orientado a
Temario de la desarrollar una producción Profesional
Capacitación limpia y sostenible, Universitario.
utilizando productos de Temario Imponer un Concertar el
(en convenios
reconocida eficiencia, Acordado. Temario. temario.
con entidades Organizaciones
educativas económicos. Promover su del sector.
SENA) alternancia con productos
tradicionales cuando no son
lo suficientemente efectivos

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
182 de 308
APROBÓ
Interno
o se requieren dentro del

manejo de la plaga, o,
enfermedad.
El día y hora señalado, en el

sitio convenido, luego, de
haber desarrollado todas las
acciones logísticas, se
procede a la capacitación.
Se imparten las No cumplir con el
recomendaciones que se Programa de
Articular el
consideren pertinentes sobre capacitación
contenido del
avances, amenazas, que se enunciado.
temario y su
presentan al sector, antes,
proceso de
de terminar el evento. Profesional Falta de
7. Ejecución de Capacitación extensión de
Universitario de profundidad en el
la capacitación ejecutada. manera clara y
Toma los resultados la UMATA. manejo del
sencilla en el
obtenidos en las temario.
transcurso del
capacitaciones realizadas y
evento de
los organiza. Estos No llegarle al
capacitación.
resultados se toman en un auditorio en forma
formato diseñado para tal fin clara.
Se pacta con las

organizaciones productivas
una nueva fecha para
realizar una socialización a
los resultados obtenidos y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
183 de 308
APROBÓ
Interno
para programar nueva fecha

de capacitación.
En las capacitaciones se
identifican los líderes Identificar como
regionales y personas líderes a personas
interesadas en recibir carentes de Consultarle a los
8. Identificar capacitaciones y replicarlas interés o de seleccionados su
Profesional Líderes
líderes en su región bajo el tiempo para interés y
Universitario identificados
regionales acompañamiento de la participar en los disponibilidad de
UMATA. Esto se hace con programas de tiempo
las juntas de acción comunal réplica de
y asociaciones capacitación
agropecuarios
Directivo
Expedir Certificados
Técnico de la
9. Certificar las Las capacitaciones serán certificados a elaborados con los
UMATA. Certificados
capacitaciones certificadas por el SENA. personas no registros de
presentes asistencia
SENA
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
184 de 308
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Concejo municipal de
Ley 051 1956
desarrollo rural

Congreso de la Municipales de Asistencia Técnica Agropecuaria,
Ley 607 2000
Republica UMATA, y se reglamenta la Asistencia Técnica
Directa Rural en consonancia con el Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnología”.
18 de diciembre de Concejo municipal de

Ley 1987
2014 desarrollo rural

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
185 de 308
APROBÓ
Interno

Proceso: Gestión Agropecuaria e Industrial Código: UM-PM-CPMCG-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Capacitación sobre Prácticas de
Etapa: Modalidad:
Manejo de Cultivos y Ganado.
Procedencia: UMATA
Objetivo: Orientar a los agricultores para aumentar el desarrollo rural y la productividad, recibiendo capacitación técnico-
empresarial orientada a producir resultados económicos y reaccionar a cualquier eventualidad presentada en la producción.
TECNICO PROFESIONALES UMATA, PROFESIONALES UNIVERSITARIOS
PRODUCTO
USUARIO PROFESIONAL DIRECTVO, SECRETARIO DE AGRICULTURA UMATA ORGANIZACIONES DEL REGISTRO
UNIVERSITARIOS “UMATA” SECTOR
2. Programa elaborado
2. Promoción
INICIO
Programa de
3. Programa difundido
capacitación
5. Convocatoria
4. Alianza a las
Organizaciones 4. Registro socios
(FEDEGAN, otras productivas.
entidades) estratégicos capacitación
3. Difusión
Invitación 5. Convocatoria efectuada

6. Concertar el Temario
de la Capacitación (en
convenios con
entidades educativas
SENA)
6. Temario Acordado
7. Ejecución de 1 7. Capacitación ejecutada

la capacitación

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
186 de 308
APROBÓ
Interno
Versión:
Proceso: Gestión Agropecuaria e Industrial Código: UM-PM-CPMCG-03 Fecha: Pág. 2 de 2
2.0
Procedimiento: Capacitación sobre Prácticas de
Etapa: Modalidad:
Manejo de Cultivos y Ganado.
Procedencia: UMATA
Objetivo: Orientar a los agricultores para aumentar el desarrollo rural y la productividad, recibiendo capacitación técnico-
empresarial orientada a producir resultados económicos y reaccionar a cualquier eventualidad presentada en la producción.
PRODUCTO
TECNICO PROFESIONALES UMATA, REGISTRO
PROFESIONALES UNIVERSITARIOS
USUARIO PROFESIONAL DIRECTVO, SECRETARIO DE AGRICULTURA
ORGANIZACIONES DEL SECTOR
UNIVERSITARIOS “UMATA”
8. Líderes identificados
8. Identificación de líderes
regionales
Líderes que replican

capacitación-región
9. Certificar las
capacitaciones
9. Recomendaciones
Convenio SENA técnicas ejecutadas
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
5 SECRETARÍA DE GOBIERNO Y CONVIVENCIA CIUDADANA
5.1 PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR CONSTANCIAS, PERMISOS,

CERTIFICADOS
CÓDIGO:
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO SGC-PM-TCPC-01
BOYACÁ
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y SECRETARÍA DE GOBIERNO Y
VERSIÓN: 2
CONVIVENCIA CONVIVENCIA CIUDADANA
CIUDADANA
PROCESO: GONERNABILIDAD
FECHA:
TRAMITAR CONSTANCIAS, PERMISOS,
PROCEDIMIENTO:
CERTIFICADOS
Dar cumplimiento al plan de desarrollo municipal.

OBJETIVO DEL
PROCEDIMIENTO: Garantizar la prestación del servicio de manera eficaz, eficiente
y oportuna.
Este procedimiento inicia con la solicitud para realizar el trámite

ALCANCE DEL de constancias, permisos, certificados y declaraciones, si el
PROCEDIMIENTO: trámite tiene costo se realiza el pago y finaliza con la expedición
del certificado y el archivo de los documentos.
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento

RESPONSABLE DEL
son el auxiliar administrativo y el Profesional Universitario de la
PROCEDIMIENTO:
Secretaría de Gobierno.

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S

- Ordenanza Departamental 0049 de 2002
DOCUMENTACIÓN
LEGAL
- Ley 136 de 1994
- Ley 1448 de 2011
Certificados y Constancias: Es un documento de carácter

probatorio, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho
o un acto solemne (acontecimiento acompañado de
TÉRMINOS Y formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
DEFINICIONES ceremonia, juramento o norma).
Permisos: Son las ausencias justificadas del trabajo previamente
autorizadas por la persona competente.
Para efectos del trámite de sugerencias, reclamación y otras

peticiones, estas deberán responderse en dentro del término de
POLÍTICAS DE quince (15) días hábiles siguientes a su presentación. La
OPERACIÓN respuesta se enviará por el mismo medio o canal por el que se
recibe, salvo cuando una norma especial exija seguir
lineamientos.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
189 de 308
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Garantizar que
la recepción
No recibir las de solicitudes
solicitudes constancias,
Recepción de la solicitud la cual se Auxiliar constancias, permisos,
2. Solicitud Solicitud.
hace verbalmente y por escrito. administrativo. permisos, certificados y
certificados y declaraciones
declaraciones se hace de
manera
expedita.
Cumplir con
Se radica en ventanilla única y es los tiempos
distribuido a cada una de las
No tramitar la establecidos
Secretarías. Software. por la
solicitud
Auxiliar Administración
3. Recepción presentada o
Si el trámite tiene algún costo administrativo. Libro
incurrir en para el trámite
actividad 4. radicador. de solicitudes
mora.
constancias,
No continúa con la actividad 6. permisos,
certificados y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
190 de 308
APROBÓ
Interno
declaraciones.
Verificar que la
atención al
Que
Se remite al solicitante a Secretaría de cliente se
4. Formato de Auxiliar Formato de Hacienda no
Hacienda con el formato para el cumpla
pago administrativo. pago. atienda al
respectivo pago. oportunamente
solicitante
y de manera
amable
Que el pago Atender con

Auxiliar
Realizar el pago correspondiente en la Comprobante no se reciba celeridad a
5. Pago administrativo de
Secretaría de Hacienda. de pago. de manera quienes
hacienda.
expedita tramitan pagos
Colocar para
la firma del
No darle Secretario de
Auxiliar Gobierno la
continuidad a
administrativo/ constancia,
la expedición
Una vez presentado el recibo de pago Profesional permiso,
6. Expedición de la
se expide el documento solicitado el Universitario de Documento certificado y
del documento constancia,
cual es revisado y firmado por el Gobierno. respectivo declaraciones
respectivo permiso,
Secretario de Gobierno. una vez
certificado y
Secretario de elaborada,
declaraciones
Gobierno. para evitar
solicitada
incurrir en
mora en la
atención al

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
191 de 308
APROBÓ
Interno
cliente externo
Que el
Entregarle
solicitante
constancia,
firme el
permiso,
7. Entrega y Se le entrega el original al usuario con documento
Auxiliar certificado y
archivo de la firma de recibido en la copia y se que acredite la
administrativo. declaraciones
copia archiva la copia. entrega y
a persona
cumplimiento
diferente al
del trámite
solicitante
solicitado
8. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
192 de 308
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Decreto 1355 de 1970

El Presidente de La
Código Nacional de Agosto 04 de 1970 "Por el cual se dictan normas sobre Policía"
República
Policía
Ordenanza Honorable
“Por el cual de expide el reglamento de convivencia
Departamental 0049 Diciembre 12 de 2002 Asamblea de
ciudadana para el departamento de Boyacá”.
de 2002 Boyacá
Congreso de "Por la cual se dictan normas para modernizar la

Ley 1551 de 2012 Julio 6 de 2012
Colombia organización y el funcionamiento de los Municipios"
“Por la cual se dictan normas tendientes a

Congreso de la
Ley 136 de 1994 Junio 02 de 1994 modernizar la organización y el funcionamiento de los
República
municipios”.
“Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia

Congreso de la
Ley 1448 de 2011 Junio 10 de 2011 y reparación integral a las víctimas del conflicto
República
armado interno y se dictan otras disposiciones”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
193 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-TCPC-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Procedimiento: Tramitar Constancias,
Etapa: Modalidad:
Permisos, Certificados y Declaraciones
Procedencia: Secretaria de Gobierno y Convivencia Ciudadana
Objetivo: Dar cumplimiento al plan de desarrollo municipal. Garantizar la prestación del servicio de manera eficaz, eficiente y
oportuna.
PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ PROFESIONAL UNIVERSITARIO REGISTRO
USUARIO SECRETARIA DE HACIENDA
DE GOBIERNO/SECRETARIA DE GOBIERNO
2. Solicitud
INICIO 2. Solicitud
NO 3. Software libro
radicador
3.
6 Recepción
SI
4. Formato de pago
4. Formato de pago 1

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
194 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-TCPC-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: Tramitar Constancias,
Etapa: Modalidad:
Permisos, Certificados y Declaraciones
Objetivo: Dar cumplimiento al plan de desarrollo municipal. Garantizar la prestación del servicio de manera eficaz, eficiente y
oportuna.
PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE REGISTRO
USUARIO SECRETARIA DE HACIENDA
GOBIERNO/SECRETARIA DE GOBIERNO
5. Comprobante de pago
1 5. pago
6. Expedición
documento
6. Documento
Recibo de pago respectico
7. Entrega y
archivo de la FIN
copia

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
5.2 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE MARCA
CÓDIGO:
SGC-PM-RM-02
SECRETARÍA DE
VERSIÓN: 2
CIUDADANA
FECHA:
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE MARCA
OBJETIVO DEL Registrar la marca que identifique la propiedad de un semoviente

PROCEDIMIENTO: para el desplazamiento o comercialización del mismo.
ALCANCE DEL Este procedimiento inicia con la presentación de los documentos

requeridos y finaliza con el pago y la expedición del registro de
PROCEDIMIENTO:
marca.
RESPONSABLE DEL Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento

PROCEDIMIENTO: son el Auxiliar Administrativo y La Secretaria de Gobierno.
DOCUMENTACION
EXTERNA - Decisión 486
RELACIONADA O - Decreto 2591 de 2000
BASE LEGAL
Marca de ganado: Cualquier figura o combinación de figuras,

TÉRMINOS Y letra o letras o un conjunto de letras y figuras, números o
combinación de letras y números, que permite distinguir el fierro
DEFICIONES
propiedad de una persona física o jurídica frente a los de otro de
su misma clase.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Para evitar duplicidad en los dibujos de la marca, la Asociación

no registrará hierros iguales o con alguna similitud, a los ya
registrados. En caso de presentarse dos hierros similares, se le
POLÍTICAS DE dará crédito al registrado con mayor antelación.
OPERACIÓN Al nuevo propietario de un animal se le recomienda no colocar su
hierro u otro; entendiéndose que el animal ha sido vendido y
traspasado su registro, acreditando este documento la propiedad
del ejemplar.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
197 de 308
1. Inicio
Verificar la
Tramitar una existencia de la
solicitud de documentación
El usuario hace la solicitud adjuntando la inscripción requerida.
documentación requerida. de marca sin Exigir la
pagar los presentación
- Fotocopia de la cedula (persona
derechos del poder
natural).
establecidos cuando se
- Certificado de cámara de comercio para el actúa a nombre
(persona jurídica). efecto. de un tercero
No presentar propietario de
2. Solicitud - Autorización o poder para adelantar el Usuario. Solicitud.
el hierro de la marca.
trámite, en caso de ser necesario.
la marca. Exigir la
- Factura de comercialización expedida No exigirle el acreditación del
por la entidad competente. poder pago de los
cuando se derechos
- Recibo de pago original con el sello
actúa a establecidos.
de la entidad bancaria.
nombre de Verificar la
- Presentar la respectiva marca (hierro). un tercero vigencia del
propietario Certificado de
de la marca Cámara de
comercio

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
198 de 308
cuando se trate
de persona
jurídica.
En esta etapa verificamos realizando una
búsqueda de antecedentes marcarios en Permitir el
Impedir el
los álbumes de registros de marcas y en registro de
registro de
el sistema, teniendo en cuenta, su una marca
marcas
3. Verificación distintividad, semejanza con otras marcas que presenta
Auxiliar similares que
de antecedentes desde el punto de vista gráfico y similitud con
Administrativo. se presten para
marcarios conceptual, en relación con los productos otras marcas
confusión en el
que se pretende identificar. registradas
comercio del
en el álbum
Si hay similar finaliza el procedimiento. ganado
de Marcas.
Si no está continua con el procedimiento.
Vigilar la
estandarización
Permitir el
del tamaño de
registro de
las marcas
marcas que
4. Toma de Tomar medidas de la marca no superior a Auxiliar absteniéndose
superen el
medidas 7.5 cm Administrativo. de registrar
tamaño
macas que
establecido
superen los 7,5
de 7.5 cms
cms en su
tamaño

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
199 de 308
No elaborar
Diligenciar el
Se diligencia formato de recibo de pago el formato
recibo y revisar
de ingreso el cual es entregado a la Formato de del recibo de
5. Diligenciar Auxiliar su contenido
persona con los datos del propietario en recibo de pago o
recibo de pago Administrativo. para evitar
caso de que sea otra persona debe traer pago. hacerlo de
errores en su
un poder de autorización. manera
texto.
errónea
No cancelar
Con este formato el usuario se dirige a la
el valor del
entidad bancaria autorizada para cancelar Conservar el
6.Cancelación Usuario. registro y/o
el valor correspondiente al registro de la recibo de pago
extraviar el
marca.
recibo
No entregar
7. Comprobante Se entrega comprobante de pago con Auxiliar Comprobante Exigir el recibo
el recibo de
de pago sello original. Administrativo. de pago. de pago
pago
Asentar el
registro de la
9. Registro de Auxiliar Registro de No registrar
Diligenciar el registro de marca. marca en el
marca Administrativo. marca. la marca
Álbum de
Marcas
Autorizar y
firmar el
Pasar al Secretario de Gobierno para Secretaría de Mora en la registro de
10. Autorización
autorización y firma. Gobierno. autorización marca de
manera
oportuna

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
200 de 308
Verificar que la
persona a la
Entregar a
que se entrega
persona
Se entrega a la persona el registro de el registro es el
diferente al
11. Entrega y marca y se archivan los soportes en el Auxiliar dueño de la
solicitante el
archivo Archivo de gestión de la Secretaría de Administrativo. marca o la
registro de
Gobierno. persona
marca
autorizada
autorizado.
legalmente
para recibirlo
12. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
201 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
La Comisión de la
Decisión 486 Diciembre 1 de 2000 “Régimen Común sobre Propiedad Industrial”.
Comunidad Andina
“Por el cual se reglamenta parcialmente la
Decreto 2591 de 2000 Diciembre 13 de 2000 Presidente de la República
Decisión”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
202 de 308

Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-RM-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Registro de Marca Etapa: Modalidad:
Objetivo: Registrar la marca que identifique la propiedad de un semoviente para el desplazamiento o comercialización del mismo.

USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARÍO DE GOBIERNO
REGISTRO
SI
INICIO 3.
Verificación
de 2. Solicitud
antecedentes
marcarios
FIN
2. Solicitud
NO
Anexan
documentos
4. Toma de medidas
No superior a 7,5
6. Cancelación
Registro de marca
5. Formato de recibo de
5. Diligenciar recibo de pago
pago
Personal y con autorización
1

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
203 de 308
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-RM-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: Registro de Marca Etapa: Modalidad:
Objetivo: Registrar la marca que identifique la propiedad de un semoviente para el desplazamiento o comercialización del mismo.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARÍA DE
REGISTRO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
GOBIERNO
7. Comprobante de pago
Sello original 7. Comprobante de pago
9. Autorización
8. Registro de marca
8. Registro de marca
Firma
10. Entrega
y archivo
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
5.3 PROCEDIMIENTO PARA CONCEDER PERMISO DE OPERACIÓN DE RIFAS,

JUEGOS Y ESPECTÁCULOS

BOYACÁ SGC-PM-CPRJE-03
SECRETARÍA DE
VERSIÓN: 2
CIUDADANA
FECHA:
CONCEDER PERMISO DE OPERACIÓN
PROCEDIMIENTO:
DE RIFAS, JUEGOS Y ESPECTÁCULOS
OBJETIVO DEL Autorizar operación de rifas, juegos y espectáculos en el

PROCEDIMIENTO: municipio de Puerto Boyacá.
ALCANCE DEL Este procedimiento regula los permisos de juegos, inicia con la
solicitud de permiso y, finaliza con la entrega del permiso y el
PROCEDIMIENTO:
archivo de los soportes.

son el Profesional Universitario y el Auxiliar Administrativo de la
PROCEDIMIENTO:
Secretaria de Gobierno.
DOCUMENTACION - Ley 643 de 2001

EXTERNA O BASE
LEGAL - Ordenanza 0049 de 2002

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Espectáculos Públicos: Entiéndase por espectáculo la función

o representación que se celebra públicamente en salones,
teatros, circos, plazas, estadios u otro edificio o lugar en el cual
se congrega la gente para presenciarlo u oírlo.
Rifa: Toda oferta para sortear uno o varios bienes o permiso

entre varias personas que compren o adquieran el derecho a
participar en el resultado del sorteo, o de los sorteos, al azar en
TÉRMINOS Y una o varias oportunidades.
DEFINICIONES
Concurso: Evento en el que una o varias personas ponen en
juego sus conocimientos, inteligencia, destreza y/o habilidad
para lograr un resultado exigido, a fin de hacerse acreedores a
un título o premio (s) bien sea (n) en dinero o en especie.
Juego: Mecanismo o acción basada en las diferentes

combinaciones de cálculo y de casualidad, que dé lugar a
ejercicio recreativo donde se gane o se pierda, ejecutado con el
fin de entretenerse, divertirse y/o ganar dinero o especie.
Compete a la Dirección de Rifas, Juegos y Espectáculos de la
Secretaría de Gobierno decidir sobre las solicitudes de permisos
para la realización de espectáculos públicos, juegos, rifas,
concursos, bingos y similares que se celebren en la jurisdicción
del Municipio.
POLÍTICAS DE Con posterioridad al otorgamiento de permiso por parte de la
OPERACIÓN Secretaría de Gobierno, se podrá verificar los datos aportados
por el contribuyente, realizando cruces de información con otros
impuestos; visitar a los contribuyentes y a los terceros
relacionados con ellos y levantar las actas correspondientes, las
cuales firmarán el contribuyente y el respectivo funcionario de la
Administración Municipal.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
206 de 308
1. Inicio
Recibir la solicitud de permiso con los

siguientes documentos:
- Registro Único Tributario RUT.

- Copia de documento de identificación.
- Certificado de cámara de comercio.
- Certificado de paz y salvo de impuesto
predial. No exigir el
Elaborar una Lista
- Certificado de Industria y comercio. Auxiliar cumplimiento de
de Chequeo que
administrativo de todos los
2. Radicar la - Fotografía del establecimiento. contenga los
Ventanilla única, Solicitud y requisitos
solicitud en - Concepto de seguridad. requisitos exigidos
Inspecciones de requisitos. exigidos para
ventanilla única para una rifa, para
- Constancia de contratación de Policía Rural y autorizar una
un juego y un
emergencias médicas. Corregiduría. rifa, juego o
espectáculo.
- Autorización autoridad competente espectáculo
para el cierre de una vía.
- Constancia de la contratación del
servicio público de empleo.
- Certificado de SAYCO y ACINPRO.
- Certificado de policía cuando se
presentan artistas internacionales.
- Póliza de responsabilidad como

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
207 de 308
garantía de pago.
- Certificado servicio de vigilancia.
- Certificado de salubridad.
- Comprobante de cancelación.
Verificar que el
No verificar que solicitante acreditó
el solicitante del el cumplimiento de
Análisis de la solicitud para conceder el permiso acredite los requisitos
permiso. el cumplimiento tramitando la Lista
Secretario de de todos los de Chequeo que
3. Decisión Si es concedido continua con el
Gobierno. requisitos verifica el
procedimiento paso 6.
exigidos para cumplimiento de
No concedido el permiso paso 9. autorizar una los requisitos
rifa, juego o exigidos para una
espectáculo rifa, para un juego
y un espectáculo.
La resolución que
Expedir un acto
concede el
administrativo
permiso en su
que no deje
4. Elaborar Se elabora el acto administrativo que Auxiliar Acto parte considerativa
evidencia del
permiso concede el permiso. administrativo. administrativo. hará referencia
cumplimiento de
expresa que el
los requisitos
solicitante del
exigidos por
permiso de la rifa,
parte del
juego, o

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
208 de 308
solicitante espectáculo
cumplió con todos
y cada uno de los
requisitos
exigidos.
Verificar que el
permiso se
entrega al
Secretario de No firmar el solicitante que
Gobierno, permiso o acredito el
7. Firma El permiso es revisado y firmado. Inspecciones de hacerlo un cumplimiento de
Policía Rural y funcionario sin los requisitos y
Corregiduría. competencia que el permiso
esté firmado por el
funcionario
competente
Entregarle el
Verificar que la
permiso a una
Se entrega el permiso al solicitante con Auxiliar persona que va a
8. Entrega persona
firma de recibido. administrativo. recibir el permiso
diferente al
sea el solicitante
solicitante
Archivar la
Archivar la
documentación en
Auxiliar documentación
9. Archivo Se archiva la documentación. debida forma y
administrativo. sin cumplir las
cumpliendo las
TDRD
TDRD
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
209 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se fija el régimen propio del

Ley 643 Enero 16 de 2001 El Congreso de Colombia
monopolio rentístico de juegos de suerte y azar”.
Ordenanza “Por el cual de expide el reglamento de

Honorable Asamblea de
Departamental 0049 de Diciembre 12 de 2002 convivencia ciudadana para el departamento de
Boyacá
2002 Boyacá”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
210 de 308
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-CPRJE-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Procedimiento: Conceder Permiso de
Etapa: Modalidad:
Operación de Rifas, Juegos y Espectáculos
Objetivo: Autorizar operación de rifas, juegos y espectáculos en el municipio de Puerto Boyacá.
PRODUCTO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO DE GOBIERNO REGISTRO
9
2. Radicar la
solicitud
INICIO
Documentos 2. Solicitud y requisitos
anexos NO
3.
Decisión 6
SI
4. Elaborar permiso
Acto administrativo
5. Firma
4. Acto administrativo
Revisión

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
211 de 308
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-CPRJE-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Etapa: Modalidad:
Operación de Rifas, Juegos y Espectáculos
Objetivo: Autorizar operación de rifas, juegos y espectáculos en el municipio de Puerto Boyacá.
PRODUCTO
6. Entrega
1
Certificado
9. Archivo
Documentación
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
5.4 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE FUENTES DE SONIDO

BOYACÁ SGC-PM-CFS-04
SECRETARÍA DE
VERSIÓN: 2
CIUDADANA
FECHA:
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE FUENTES DE SONIDO
Medir las fuentes de sonido de los establecimientos abiertos al

público, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos,
OBJETIVO DEL
realizando seguimiento y control a los niveles de ruido generados
PROCEDIMIENTO
por los distintos factores que impactan la calidad de ambiente
urbano y rural.
Regular las actividades diurnas y nocturnas de tal forma que no

ALCANCE DEL alteren la convivencia ciudadana, inician con la radicación de la
PROCEDIMIENTO queja, y finaliza con un llamado de atención, proceso
administrativo de multa o cierre del establecimiento.
Los responsables de la aplicación de este procedimiento son el

RESPONSABLE DEL
Secretario de Gobierno, Inspectores rurales, Corregidurías y
PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario

DOCUMENTACION
EXTERNA O BASE - Ordenanza 0049 de 2002
LEGAL
- Ley 99 de 1993

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Contaminación por Ruido: cualquier emisión de sonido que

afecte adversamente la salud o seguridad de los seres humanos,
TÉRMINOS Y la propiedad o el disfrute de la misma.
DEFINICIONES
Sonómetro: cualquier instrumento usado para medir niveles de
presión sonora.
Cada fuente generadora de ruido debe adquirir un sensor de

ruido, el cual será puesto a disposición de los entes de control y
de la comunidad en general, en cabeza de la Secretaría Distrital
POLÍTICAS DE
de Ambiente y la Comisión Ambiental de cada localidad, se
OPERACIÓN
realizarán los operativos correspondientes para el seguimiento y
control de los niveles de ruido y a través de los resultados
obtenidos se tomaran las sanciones correspondientes.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
214 de 308
1. Inicio
Programar la
Recibir y radicar la queja por escrito verificación
2. Radicar la Auxiliar No tramitar la
del exceso de sonido en el área Solicitud. de los hechos
solicitud administrativo. queja
urbana y rural del Municipio. objeto de
observación
Practicar la
visita y
elaborar un
Secretario de
acta donde
Gobierno, No realizar la
conste los
Inspectores y visita o
Visitar con sonómetros en horarios hechos de la
3. Visita Corregidores. incurrir en
diurnos y nocturno. queja que
mora en su
Entidad ambiental y fueron objeto
práctica a
Policía. de
verificación y
su resultado
expreso
El acta de
Verificar el nivel de decibeles sobre el Secretario de No verificar el verificación
4. Verificación Gobierno, nivel de de
nivel permitido. los
Inspectores y decibeles o decibeles

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
215 de 308
Corregidores. registrar uno debe estar

menor al que firmada por
Entidad ambiental y está sonando los
Policía. en el acta de funcionarios
verificación. que
intervienen
en la visita
Proferir una
acto
Archivar queja si cumple los Archivar una administrativo
parámetros establecidos. queja cuando que sea
5. Archivo de Auxiliar lo pertinente coherente
queja Si no cumple los parámetros administrativo. era continuar con lo que
establecidos continuos con el con el obra en el
procedimiento. procedimiento texto del acta
de
verificación
Secretario de Garantizar
Gobierno, No cumplir que en el
Inspectores y con el debido procedimiento
Realizar llamado de atención escrito al
6. Llamado de Corregidores. Llamado de proceso y no practicado no
establecimiento que excede los límites
atención atención. garantizar los se vulneran
de sonido permitidos.
Entidad ambiental y derechos del los derechos
Policía. denunciado del
denunciado

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
216 de 308
Pretermitir un
Secretario de paso y/o
Gobierno, Garantizar
proferir una
que la
Iniciar proceso administrativo de multa, Inspectores y sanción
7. Medida Procesos decisión que
suspensión o cierre del Corregidores. desmedida
correctivas administrativos. pone fin al
establecimiento. de acuerdo a
Entidad ambiental y trámite sea
los hechos y
Policía. justa
los
antecedentes
8. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
217 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

La Presidencia de la
“Código Nacional de Agosto 04 de 1970 “Por el cual se dictan normas sobre Policía”
República
Policía”
Por la cual se expide el reglamento de

La Honorable Asamblea
Ordenanza 0049 Diciembre 12 de 2002 convivencia ciudadana para el departamento de
de Boyacá
Boyacá”.
“Por la cual se crea el Ministerio del Medio
Ambiente, se reordena el Sector Público
Congreso de la encargado de la gestión y conservación del medio
República ambiente y los recursos naturales renovables, se
organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y
se dictan otras disposiciones”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
218 de 308
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

CFS-04
Procedimiento: Control de Fuentes de Sonido Etapa: Modalidad:
Objetivo: Medir las fuentes de sonido de los establecimientos abiertos al público, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos,
realizando seguimiento y control a los niveles de ruido generados por los distintos factores que impactan la calidad de ambiente
urbano y rural.
PRODUCTO
REGISTRO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO DE GOBIERNO
2. Radicar la
solicitud
3. Visita
2. Solicitud
INICIO Exceso de
Sonómetro (horario
sonido área
nocturno)
urbana
4. Verificación
5. Archivo de
queja Decibeles
6. Llamado de atención
6. Llamado de atención
1
Exceso límites de sonido

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
219 de 308
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

CFS-04
Procedimiento: Control de Fuentes de Sonido Etapa: Modalidad:
Objetivo: Medir las fuentes de sonido de los establecimientos abiertos al público, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos,
realizando seguimiento y control a los niveles de ruido generados por los distintos factores que impactan la calidad de ambiente
urbano y rural.
REGISTRO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO DE GOBIERNO
7. Medida
correctivas 7. Procesos
administrativo
Multa o cierre del
establecimiento
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
5.5 PROCEDIMIENTO PARA CONCEDER PERMISO DE OPERACIÓN NOCTURNA

BOYACÁ SGC-PM-CPON-05
SECRETARÍA DE
VERSIÓN: 2
CIUDADANA
FECHA:
CONCEDER PERMISO DE OPERACIÓN
PROCEDIMIENTO:
NOCTURNA
OBJETIVO DEL Extender el horario de operación nocturna de los

PROCEDIMIENTO: establecimientos de comercio del Municipio de Puerto Boyacá.
Regular las actividades nocturnas de los establecimientos de

ALCANCE DEL comercio, Este procedimiento regula los permisos de extensión
PROCEDIMIENTO: de horario, inicia con la solicitud de permiso y, finaliza con la
entrega del certificado del permiso y el archivo de los soportes.

PROCEDIMIENTO: la Secretaria de Gobierno y Alcalde Municipal
DOCUMENTACION - Código Nacional de Policía

EXTERNA
- Ley 136 de 1994
RELACIONADA O
BASE LEGAL - Ordenanza 0049 de 2002

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Bares: Establecimientos donde se expenden cigarrillos, cigarro y

cuyo principal renglón será la venta de gaseosas y licores. No
podrá contar con pistas de baile.
Tabernas: Establecimiento cuya actividad comercial consiste en
TÉRMINOS Y el expendio al público de bebidas alcohólicas, gaseosas, comida
DEFINICIONES ligera, sin ser este su principal renglón. Podrá tener pista de
baile y su show será solo cómico musical.
Discotecas: Establecimiento con pista para bailar, donde se
expenden gaseosas y licores y cuya clientela la forman demás
visitantes con sus acompañantes.
Todo establecimiento para espectáculo público nocturno deberá

tener un número suficiente de entradas y salidas que garanticen
su funcionamiento, además deberá disponer de un número
suficiente de puertas o salidas de emergencias de acuerdo con
su capacidad, las cuales permitirán la fácil y rápida evacuación
POLÍTICAS DE del público y estarán debidamente señalizadas.
OPERACIÓN Las áreas de circulación de las edificaciones para espectáculos
públicos nocturnos deberán construirse y mantenerse en forma
que permita su fácil y rápida evacuación, además esos
establecimientos contaran con un sistema de iluminación
independiente y automático para todas las puertas, corredores o
pasillos de las salidas generales y de emergencia.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
222 de 308
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Garantizar que
el tiempo
No tramitar la
2. Radicar la Recibir la solicitud de permiso Auxiliar establecido
solicitud o
solicitud en nocturno con la justificación de administrativo para el trámite
Solicitud. hacerlo
ventanilla extender el tiempo de servicio de ventanilla y decisión de
incurriendo en
única del establecimiento. única. las solicitudes
mora
se cumpla
oportunamente
No verificar la Establecer de
información manera
presentada y/o precisa la
Verificar información presentada tramitar la información
3. Auxiliar
por el propietario del solicitud sin que debe
Verificación administrativo.
establecimiento de comercio. cumplimiento acreditar el
de los solicitante ante
requisitos de la Secretaría
procedibilidad. de Gobierno.
4. Decisión Verificar que el

Análisis de la solicitud para Secretario de Decidir solicitante

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
223 de 308
APROBÓ
Interno
conceder el permiso. Gobierno. favorablemente acreditó el

una solicitud cumplimiento
que no cumple de los
los requisitos requisitos
existentes exigidos
Proferir un
acto
No elaborar el administrativo
acto que registre el
administrativo cumplimiento
5. Se elabora autorización que Auxiliar
Autorización. que justifique de los
Autorización concede el permiso. administrativo.
la expedición requisitos
del premiso y exigidos y fije
su alcance el alcance del
permiso a
otorgar.
Que el alcance
Expedir un del permiso
permiso que expedido sea
El permiso es revisado y Secretario de excede lo coherente con
6. Firma
firmado. Gobierno. consignado en el acto
el Acto administrativo
Administrativo que justifica su
expedición

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
224 de 308
APROBÓ
Interno
Entregarle el Que el
permiso a solicitante
Se entrega autorización al Auxiliar
7. Entrega persona firme el
solicitante con firma de recibido. administrativo.
diferente al recibido del
solicitante permiso
Auxiliar
8. Archivo Se archiva la autorización.
administrativo.
9. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
225 de 308
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

“Código Nacional de Agosto 04 de 1970 “Por el cual se dictan normas sobre Policía”
República
Policía”
Por la cual se dictan normas tendientes a

Ley 136 Junio 02 de 1994 Congreso de la República modernizar la organización y el
funcionamiento de los municipios.
“Por el cual se expide el reglamento de

Honorable Asamblea de
Ordenanza 049 Diciembre 12 de 2002 convivencia ciudadana para el departamento
Boyacá
de Boyacá”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
226 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-CPON-05 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Etapa: Modalidad:
Operación Nocturna
Objetivo: Extender el horario de operación nocturna de los establecimientos de comercio del Municipio de Puerto Boyacá.
2. Radicar la
solicitud
INICIO 2. Solicitud
Permiso
nocturno
FIN
3. Verificación
NO
Información
4.
Decisión
SI

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
227 de 308
APROBÓ
Interno
Proceso: Gobernabilidad Código: SGC-PM-CPON-05 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Etapa: Modalidad:
Operación Nocturna
Objetivo: Extender el horario de operación nocturna de los establecimientos de comercio del Municipio de Puerto Boyacá.
5. Autorización
1
Permiso
6. Firma 5. Autorización
Revisión
7. Entrega
Certificado
8. Archivo
Autorización
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
6.1 PROCEDIMIENTO PARA QUERELLAS POLICIVAS
CÓDIGO:
SGC-PM-QP-01
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
INSPECCIÓN DE POLICIA MUNICIPAL VERSIÓN: 2
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
FECHA:
PROCEDIMIENTO: QUERELLAS POLICIVAS
Prevenir y resolver los conflictos que surgen de las relaciones entre los
OBJETIVO DEL
ciudadanos y todas aquellas situaciones que afectan la tranquilidad, la
PROCEDIMIENTO: Seguridad, la Salubridad y la moralidad de las personas.
Inicia con labores encaminadas al control y vigilancia sobre las

actuaciones del orden público por parte de la ciudadanía y las demás
ALCANCE DEL
establecidas por la ley en pro del restablecimiento de los derechos de la
PROCEDIMIENTO: población vulnerada, Reducción de problemas de carácter policivo,
presentados por la ciudadanía.
Los responsables de la aplicación eficaz de este procedimiento son La

RESPONSABLE DEL Inspección de Policía y la Secretaría de Gobierno del Municipio de
PROCEDIMIENTO: Puerto Boyacá, promoviendo la Convivencia Pacífica y siendo la
primera responsable de diligencias de su competencia.

DOCUMENTACIÓN - El Código Nacional de Policía
EXTERNA O BASE - Reglamento de convivencia ciudadana para el departamento de
LEGAL Boyacá ordenanza 041 de 2002
- Código civil

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Fundamentos Constitucionales: La Constitución Política de Colombia

establece en el artículo 2 lo siguiente: ¨El Código Departamental de
Policía establece en el Capítulo II artículo 3 los servidores con calidad
funcionarios de Policía: ¨el Alcalde Municipal, el Secretario de Gobierno
y el Inspector de Policía Municipal¨ Teniendo en cuenta los preceptos y
fundamentos constitucionales la Inspección de Policía conoce de
cualquier comportamiento que no constituya delito que afecte la pacífica
convivencia de la comunidad, dichos actos o comportamientos son
incoados por el afectado ante el Inspector de Policía como Queja o
Querella Civil de Policía, para ello se tienen en cuenta los requisitos que
se estipulan en las normas y leyes vigentes.
TÉRMINOS Y Fundamentos Legales: Una vez recibida la Queja o Querella se

DEFINICIONES notifica al Querellado dentro de los términos de ley donde se le informa
sobre los motivos que conllevaron al afectado para poner en
conocimiento los hechos que afectan su tranquilidad y pacífica
convivencia. El Querellado Policivamente se notificará de conformidad
con el Código de Procedimiento Civil; se envían las correspondientes
citaciones y si se incumple citación se procede con ordenar la
conducción ante el Comandante de Estación de Policía de la Localidad
quien se servirá conducir al solicitado por orden policiva para que
comparezca ante el Inspector de Policía. Es de anotar que tanto en el
Derecho Penal, Civil, Administrativo, laboral y Comercial como en el
Derecho Policivo se le debe garantizar el derecho a la defensa del
Querellado; inicialmente comparece para ser oído y escuchado en
versión propia, libre y espontánea.
La función Policiva del Estado se ejerce a nivel municipal a través del

Alcalde Municipal, Secretario de Gobierno, Inspector de Policía y
Comandante de Estación de Policía de la localidad con el fin de cumplir
con lo preceptuado en el artículo 2 de la Constitución Política de 1991 y
POLÍTICAS DE consiste en proteger la vida, honra y bienes de todas las personas
OPERACIÓN residentes en el Municipio de Puerto Boyacá, en consecuencia deben
velar por el cumplimiento de las garantías individuales, sociales,
constitucionales y legales y en ningún caso las autoridades de Policía
podrán emplear medios incompatibles con los principios humanitarios ni
contrariar a quien ejerza su derecho sino a quien abuse de él.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
230 de 308
1. Inicio
El Querellante impetra Querella o Queja

Policiva por cualquier comportamiento Inspector de
2. Formulación Policía.
humano que afecte su pacífica
de la Querella
Convivencia y Tranquilidad Ciudadana
que no constituya delito.
El Querellante podrá poner en

conocimiento ante el Despacho de la
3. Proceso para Inspección de Policía hechos que vulneren
Inspector de Formato de
Diligenciar la su convivencia y tranquilidad ciudadana lo
Policía. querella.
Querella Policiva cual podrá ser por escrito o verbal
ajustándose a los requisitos preceptuados
en los artículos 75 y del C.P.C.
Son las notificaciones las cuales se

efectuarán en los términos legales, una
vez impetrada la Queja o Querella Formato físico
Policiva, se procede a garantizar al Inspector de acta
4. La
Querellado el derecho de expresión, de Policía. declaración o
Comparecencia
información y a su defensa notificándolo querella civil de
del Querellado:
quien dentro del término legal se cita para policía, nombre
que sea informado de la Queja o Querella y apellidos.
y para que ejercite todos sus derechos
que la ley le otorga como tales.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
231 de 308
Cuando la persona ha sido citada y no ha

comparecido al Despacho, teniendo en
cuenta que haya sido notificado, el Inspector de Orden de
5. Conducción Inspector de Policía profiere una orden de Policía. conducción
Policiva: conducción policiva dirigida al
policiva.
Comandante de Estación quien deberá
ordenar su conducción ante el Inspector
de Policía
Se suscribe el acta de Caución

imponiéndose los deberes y derechos que
deben ser respetados y las sanciones en
6. Acta de
multa y trabajo social las cuales se
Caución, Inspector de Acta de
aplicarían por el incumplimiento de la
Vigilancia, Paz y Policía. caución.
Caución; con el fin de garantizar la
Buena Conducta
pacífica convivencia de la comunidad y de
minimizar los comportamientos que
vulneren la misma.
Una vez realizada el Acta de Caución, se

elaborará el informe de Policía de
Caucionados por afectar la pacífica Informe de
7. Informe convivencia y tranquilidad social, con el fin Inspector de
Policía de
Caucionados de que la fuerza Pública tenga Policía.
caucionados.
Policía Nacional conocimiento en el evento en que
reincidan y se puedan conducir a las
partes hasta la Estación de Policía para
proceder con las respectivas diligencias.
8. Cuando los caucionados incumplen lo Inspector de

Incumplimiento pactado en Acta de Caución, los Policía.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
232 de 308
de la Caución interesados declararán por escrito los

hechos ocurridos, y aportarán el
testimonio de testigos diferentes a
familiares los cuales deberán ratificarse
ante la contraparte con fin de hacer
efectiva la misma. Una de las sanciones
es pecuniaria, el caucionado incumplido
deberá cancelar un equivalente en
salarios mínimos en la Tesorería Municipal
a favor de tesoro Público. Otra de las
sanciones es a través de trabajo social
cuando no tenga la solvencia económica
de cancelar el valor de la caución.
Las personas caucionadas que una vez

sean objeto de sanción y que
posteriormente se les haga efectiva tal Formato físico
sanción serán reportadas a la Inspección Inspector de acta de
9. Reporte de
de Policía Municipal del municipio de Policía. declaración,
Sancionados
Puerto Boyacá. Donde se registran los nombre y
Policivamente
sancionados por el mal comportamiento apellidos del
que haya vulnerado la pacífica declarante.
convivencia de los coasociados del
Municipio.
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
233 de 308
6.1.3 DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Código Nacional de Policía, mediante el cual se

Presidente de la
Decreto 1355 Agosto 4 de 1970 establecen normas de Policía para el territorio
Republica
Nacional”.
“Por el cual se establecen normas sobre

Presidente de la
Decreto 522 Marzo 27 de 1971 contravenciones especiales competencia y
República
procedimiento”.
Presidente de la
República “Por el cual se establecen normas sobre el
Decreto 1504 Agosto 4 de 1998
espacio público y se dictan otras disposiciones”.
“Normas sobre el control de establecimientos

Ley 232 Diciembre 26 1995 Congreso de la República
comerciales abiertos al público”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
234 de 308

Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-QP-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
Procedimiento: Querellas Policivas Etapa: Modalidad:
Procedencia: Secretaría de Gobierno y Convivencia Ciudadana-Inspección de Policía
Objetivo: Prevenir y resolver los conflictos que surgen de las relaciones entre los ciudadanos y todas aquellas situaciones que
afectan la tranquilidad, la Seguridad, la Salubridad y la moralidad de las personas.

PRODUCTO
REGISTRO
USUARIO INSPECCIÓN DE POLICÍA
2.
INICIO Formulación 3. Formato de querella
de la Querella
3. Proceso para Diligenciar

la Querella Policiva
4. formato físico acta

declaración o querella civil
4. La Comparecencia del
Querellado
de policía nombre y
apellidos

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
235 de 308


PRODUCTO
REGISTRO
5. Conducción Policiva 5. Orden de conducción

1
Comparece al despacho policiva
6. Acta de Caución, Vigilancia, 6. Acta de caución

Paz y Buena Conducta
7. Informe Caucionados
Policía Nacional 7. Informe de Policía de
2
caucionados
Diligencias

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
236 de 308

Procedencia: Secretaría de Gobierno y Convivencia Ciudadana- Inspección de Policía

PRODUCTO
REGISTRO
8. Incumplimiento
de la Caución
2
Sanciones
9. Reporte de
Sancionados 9. Formato físico FPA acta
Policivamente de Declaración. Nombre y
apellidos del declarante
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
6.2 PROCEDIMIENTO DE DESPACHOS DE COMISORIOS Y/O COMISIONES

BOYACÁ SGC-PM-DCC-02
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
FECHA:
DESPACHOS DE COMISORIOS Y/O
PROCEDIMIENTO:
COMISIONES
El objetivo de este procedimiento es dar cumplimiento a la

OBJETIVO DEL
comisión impartida por funcionario Administrativo para el
PROCEDIMIENTO:
cumplimiento de una orden Judicial y/o Administrativa.
Este procedimiento inicia con la recepción del despacho

ALCANCE DEL comisorio en la Inspección de policía, quien lo remite al
PROCEDIMIENTO: competente según la jurisdicción y termina con la materialización
de la comisión y posterior devolución a su lugar de origen.

PROCEDIMIENTO: son La Inspección de Policía del Municipio de Puerto Boyacá.
DOCUMENTACIÓN - Constitución Política de Colombia

EXTERNA O BASE
LEGAL - Código de Procedimiento Civil
Comisión: Es un mandato que hace un funcionario judicial a

TÉRMINOS Y otro funcionario judicial o administrativo para el cumplimiento de
DEFINICIONES una orden judicial.
Embargo: Es una medida cautelar que consiste en el

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
aseguramiento del bien que se pretende secuestrar para

garantizar una obligación cuyo fin es sacar el bien del comercio.
Secuestro: Es una medida cautelar que consiste en la
aprehensión material del bien objeto de embargo.
Restitución o entrega: Es devolver un bien a quien le asiste el
derecho o a quien lo reclama por la vía judicial.
Cuando la comisión consista en la práctica de medidas

cautelares antes de que se efectúe la notificación del auto
admisorio como lo plantea el código general del proceso; o que
puedan practicarse como previas a dicha notificación ya sea del
auto admisorio o del mandamiento de pago, o cuando no se
encuentre notificado el demandado o falte alguno de ellos, como
POLÍTICAS DE lo señala el código de procedimiento civil se anexará al
OPERACIÓN despacho comisorio copia del auto admisorio o del mandamiento
de pago según el caso.
La finalidad de la copia del auto admisorio o del mandamiento
de pago es que el comisionado efectúe la notificación personal,
esto se hará a petición y a costa de la parte actora del proceso,
situación que se mantiene en ambos códigos.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
239 de 308
1. Inicio
Despacho
Que lo envía cualquier entidad del
No radicar el Comisorio
2. Oficio del Estado a nivel Nacional o las Inspección de
Oficio. Despacho recibido y
comisorio dependencias diferentes a la Policía.
Comisorio. radicado sin
Inspección de Policía.
incurrir en mora.
Establecer un Despacho
alcance y trámite Comisorio
3. Estudia Se estudia el comisorio que ha Inspección de diferente al que analizado con su
comisorio recibido. Policía. corresponde al trámite y alcance
Despacho establecido de
Comisorio. manera oportuna.
Acto
Administrativo
Acto Administrativo
expedido de
incoherente con el
4. Da trámite a Da trámite a solicitud citando a la Inspección de acuerdo a lo
alcance del
solicitud persona indicada. Policía. solicitado y
Despacho
ordenado en el
Comisorio.
Despacho
Comisorio.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
240 de 308
Cuando es comisiones que tiene

medidas cautelares no se notificara Omitir la diligencia
a la parte demandada. de notificación a uno
S,, del Despacho
o todos los
5. Notificación Cuando se trate de comisiones Inspección de
Notificación interesados, o, no
Comisorio y sobre
sobre notificaciones de Policía informar el alcance
el objeto de la
resoluciones se citará la persona Diligencia realizar.
de la diligencia a
para que se entere del contenido practicar.
objeto de la citación.
Verificar que el
Inmueble objeto
Practicar la de la Diligencia se
Diligencia sobre un identifique en
Inmueble diferente debida forma,
al ordenado, no corroborando sus
identificar en debida linderos, número
Documento el inmueble o bien de matrícula
Se traslada al sitio y se levanta un inmobiliaria y
Inspección de diligenciado objeto de la
6. Diligencia acta decretando lo solicitado, se analizar que
Policía. de lo diligencia. Realizar
realiza la diligencia según el objeto. corresponda a las
actuado. la diligencia en hora
y fecha diferente. características
Extralimitar lo que obran en el
ordenado en el Despacho
Despacho Comisorio.
comisorio.
Realizar la
Diligencia en la
hora y fecha que

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
241 de 308
obra en el Acto
Administrativo que
ordena darle
cumplimiento al
Despacho
Comisorio.
Velar que no
exista
extralimitación en
el alcance de la
Diligencia frente a
lo ordenado en el
Despacho
comisorio.
Devolver el Verificar que el

7. Regresa el
Regresa el oficio o comisorio a la Inspección de Comisorio sin Despacho
oficio a la parte
parte de origen con lo actuado. Policía. cumplir todo lo Comisorio se
de origen
solicitado. cumplió al 100 %
8. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
242 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Constitución Política de Asamblea Nacional
Julio 07 de 1991 Constitución Política de Colombia
Colombia Constituyente
Decreto 1400 y 2019 de

1970 Agosto 06 y Octubre Presidente de la “Por los cuales se expide el Código de Procedimiento
26 de 1970 República Civil”.
“Código de
Procedimiento Civil”

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
243 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

DCC-02
Procedimiento: Despachos de Comisorios y/o Comisiones Etapa: Modalidad:
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es dar cumplimiento a la comisión impartida por funcionario Administrativo para el
cumplimiento de una orden Judicial y/o Administrativa.
PRODUCTO
USUARIO INSPECCIÓN DE POLICÍA REGISTRO
2. Oficio del comisorio

2. Oficio
INICIO
Entidad del estado nacional
3. Estudia comisorio
4. Da trámite a
solicitud
Citación
5. notificación 5. Notificación
1
Practica

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
244 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

DCC-02
Procedimiento: Despachos de Comisorios y/o Comisiones Etapa: Modalidad:
Procedencia: Secretaría de Gobierno, Procesos Inspección de Policía
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es dar cumplimiento a la comisión impartida por funcionario Administrativo para el
cumplimiento de una orden Judicial.
REGISTRO
6. Diligencia
6. Documento diligenciado
1
Embargo y secuestro de lo actuado
7. Regresa el oficio a la
parte de origen
FIN

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
6.3 PROCEDIMIENTO PARA CONCILIACIÓN DE CONFLICTOS EN LA

VECINDAD

BOYACÁ SGC-PM-CCV-03
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
FECHA:
CONCILIACIÓN DE CONFLICTOS EN LA
PROCEDIMIENTO:
VECINDAD
Atender y resolver las quejas presentadas por la ciudadanía

OBJETIVO DEL
con el fin de contribuir a mejorar la convivencia ciudadana y
PROCEDIMIENTO:
reducir los conflictos familiares y entre la sociedad.
Este procedimiento inicia con la denuncia verbal o escrita con

ALCANCE DEL un proceso de conciliación de las personas involucradas y
PROCEDIMIENTO: finaliza con una diligencia de caución donde la persona se
compromete a la armonía y el archivo del caso.

RESPONSABLE DEL
procedimiento son La Inspección de Policía del Municipio de
PROCEDIMIENTO:
Puerto Boyacá.

DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - El Código Nacional de Policía
LEGAL
- Ordenanza 049 de 2002

CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
REVISÓ APROBÓ
ELABORÓ FECHA
SIA S.A.S
La conciliación: Es un mecanismo de solución de conflictos a

través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas
la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero
neutral y calificado, denominado conciliador.
TÉRMINOS Y Un acto jurídico: En el cual intervienen sujetos con
DEFINICIONES capacidad jurídica y distintos intereses y en donde su
consentimiento y voluntad están dirigidos directamente a dar
por terminada una obligación o una relación jurídica, a
modificar un acuerdo existente o a crear situaciones o
relaciones jurídicas nuevas que beneficien a ambas partes.
La conciliación se utiliza para resolver cierta categoría de

conflictos de vecindad, y de coexistencialidad, con excepción
de aquellos de mayor trascendencia social que se canaliza en
POLÍTICAS DE
el poder judicial. Con la conciliación no se busca suplantar o
OPERACIÓN
abolir al proceso judicial, sino que la sociedad tenga más vías
a las cuales recurrir para solucionar ciertos conflictos de
intereses.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
247 de 308

1. Inicio
Garantizar que
las denuncias
No dejar constancia verbales se
escrita de la recepción de reciban y
una denuncia cuando transcriban de
fuere presentada de manera fidedigna
manera verbal. En la a lo dicho por el
diligencia de recepción de denunciante y
la denuncia verbal que se firme el
Recibe la denuncia escrita o Inspección de acta de la
2. Denuncia Denuncia. transcribir hechos que no
verbal. Policía. diligencia donde
son objeto de denuncia
por el informante o conste.
tergiversar lo Practicar una
manifestado. No firmar la diligencia de
denuncia la persona que reconocimiento
informa sobre la de firma o
ocurrencia de los hechos. ratificación del
texto escrito de la
denuncia escrita.
Cita a las personas
3. Cita a las Todos los
implicadas se escuchas las Inspección de No citar a todas las
personas Citación. denunciados
dos versiones y se pactan Policía. personas denunciadas.
implicadas citados.
compromisos.
4. Determina qué Determina qué tipo de Inspección de Seleccionar un Denuncia

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
248 de 308
tipo de procedimiento se debe Policía. procedimiento que no se tramitada

procedimiento seguir de acuerdo a las ajusta a la naturaleza de mediante el
características de la la denuncia. procedimiento
denuncia y / o queja. debido.
Llevar un Libro
Radicador de
conciliaciones.
No radicar la conciliación Velar que todas
en el Libro Radicador de las partes
conciliaciones. legitimadas para
Se cita a las partes para conciliar en el
la práctica de la diligencia trámite de la
Inicia proceso de
de Conciliación denuncia sean
5. Inicia proceso conciliación siguiendo los Inspección de
informando sobre la citadas en debida
de conciliación pasos que plantea el Policía
necesidad de allegar las forma e ilustradas
Reglamento de Convivencia
pruebas escritas que sobre su derecho
consideren pertinentes. allegar pruebas a
Acta o Documento la Diligencia.
Conciliador no firmado Acta o
por las partes Documento
Conciliador
firmado por las
partes.
Violar el debido proceso Conminar a las
en la decisión proferida partes para que a
6. Realiza Realiza Conminación y/o Inspección de en la diligencia de partir de la fecha,
Conminación.
Conminación caución. Policía. conminación, por se abstengan de
ejemplo, por no escuchar agredirse tanto
al denunciante o al física como

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
249 de 308
denunciado en la verbalmente.
diligencia de Advertir a los
Conminación. conminados, que
la agresión se
sancionara con
multa.
Que el ofendido
podrá hacer
efectiva la multa
siguiendo el
procedimiento
establecido para
el efecto.
Acta de la
No levantar un Acta de la diligencia de
diligencia de conminación Conminación
7. Firma y aprueba Inspección de
Firma y aprueba la caución. y/o no firmarla el firmada por el
la conminación Policía.
Inspector, el denunciante Inspector, el
o el denunciado. denunciante y el
denunciado.
Si una de las partes
incumple con el compromiso Acta de la
pactado en la diligencia de No evidenciar la decisión Diligencia de
caución deberá enviar por tomada en la diligencia de conminación
8. Incumplimiento escrito la queja, o relato de Conminación y/o no debidamente
los hechos con testigos, la archivarla firmada y
cual se radicara en el archivada
despacho del alcalde y este
a su vez la enviara al

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
250 de 308
despacho competente, la
cual se analizara y
procederá a realizar el
respectivo estudio de esta y
resolverá con base en las
pruebas aportadas.
9. Archiva Inspección de
Archiva la caución N/A N/A N/A
conminación Policía
10. Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Decreto 1355 de 1970 Agosto 04 de 1970 “Por el cual se dictan normas sobre Policía”
República
Honorable Asamblea “Por el cual se expide el reglamento de convivencia

Ordenanza 049 de 2002 Diciembre 12 de 2002
de Boyacá ciudadana para el departamento de Boyacá”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
251 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-CCV- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3

03
Procedimiento: Conciliación de Conflictos en la Vecindad Etapa: Modalidad:
Objetivo: Atender y resolver las quejas presentadas por la ciudadanía con el fin de contribuir a mejorar la convivencia ciudadana y
2. Denuncia
2. Denuncia
INICIO Escrita o verbal
3. Cita a las personas

implicadas
3. Citación
4. Determina qué tipo de

procedimiento
De acuerdo a denuncia
5. Inicia proceso de
conciliación
1
Reglamento de
convivencia

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
252 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-CCV-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 3

PRODUCTO
REGISTRO
6. Realiza Conminación y/o 6. Conminación

1
caución
7. Firma y aprueba la
conminación
8. incumplimiento
Oficio “queja”

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
253 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-CCV-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 3

8. Archiva
conminación
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
6.4 PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y ANIMAL

BOYACÁ SGC-PM-PMAA-04
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
FECHA:
PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y
PROCEDIMIENTO:
ANIMAL
Protección y defensa de la fauna y la flora, propio del

OBJETIVO DEL Municipio de Puerto Boyacá y así proporcionar seguridad y la
PROCEDIMIENTO: conservación de las especies y el manejo de la áreas naturales
protegidas.
Este procedimiento inicia con solicitudes de control ambiental, y

ALCANCE DEL
finaliza con la visita técnica y el informe adoptando medidas de
PROCEDIMIENTO:
sanción.

RESPONSABLE DEL
son La Inspección de Policía y la Secretaría de Gobierno del
PROCEDIMIENTO:
Municipio de Puerto Boyacá.
- Constitución Política de Colombia.

DOCUMENTACIÓN - El Código Nacional de Policía.
EXTERNA
- Acuerdo municipal 014 de 2013 parágrafo 1. Imponer
RELACIONADA O
BASE LEGAL comparendo ambiental.
- Ley 84 de 1989.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Protección del Medio Ambiente: El conjunto de políticas,

planes, programas, normas y acciones destinadas a mejorar el
medio ambiente y a prevenir y controlar su deterioro.
TÉRMINOS Y Conservación ambiental: Son algunos de los nombres con
DEFINICIONES que se conocen las distintas formas de proteger y preservar el
futuro de la naturaleza, el medio ambiente o, específicamente,
algunas de sus partes: la flora y la fauna, las distintas especies,
los distintos ecosistemas, los valores paisajísticos, entre otros.
Implementación de la protección del medio ambiente, o

POLÍTICAS DE aplicación de cualquier política, estrategia o acción tendiente a
OPERACIÓN eliminar los impactos adversos en las actividades habituales e
industriales desarrolladas en el Municipio.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
256 de 308
1. Inicio
Todas las
No practicar la solicitudes de
diligencia de control ambiental
2. Solicitudes Los usuarios presentan las Solicitudes de
Usuario. recepción de la recepcionadas
Inicio solicitudes de control Ambiental. Control.
información al por escrito y
usuario. firmada la
diligencia.
No radicar la Solicitud o
Inspección de solicitud de control informe radicado
3. Radicar Se reciben las solicitudes y se policía. o el informe sobre la en el libro
solicitudes informa al funcionario responsable. posible violación a radicador de la
las normas de inspección de
control ambiental. policía.
Programar de
manera inmediata
Mora en la
Una vez recibida la solicitud, se las Visitas
4. Programación Inspección de Programación de la
programa la Visita Técnica de Técnicas
Visita Técnica. Policía. práctica de la Visita
inspección. relacionadas con
Técnica.
el control
ambiental.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
257 de 308
Practicar la visita Practicar la visita

técnica sin el apoyo técnica con el
Inspección de de la Unidad apoyo de la
Si es necesario se solicita la
5. Se realiza la Policía/ Gestión Ambiental Unidad Gestión
compañía de la Unidad de Gestión
Visita Técnica. cuando se requiera. Ambiental.
Ambiental, se registra Unidad de No registrar todos Registrar los
fotográficamente y por medio escrito Gestión los hechos y los hechos e
lo encontrado. Ambiental. impactos impactos
ocasionados al ocasionados al
ambiente. ambiente.
Se emite el concepto técnico de la
visita realizada, de acuerdo a la Concepto
situación encontrada, la visita es Emitir un Concepto Técnico
6. Concepto realizada por la Unidad de Gestión Técnico incoherente coherente con los
Ambiental de la Secretaria de Unidad de
Técnico Concepto con los hechos hechos
Planeación. Gestión
Técnico. observados y observados y
Ambiental.
Para protección de animales se verificados en la verificados en la
hace con acompañamiento con diligencia Técnica. diligencia
saneamiento ambiental o la Técnica.
UMATA.
El informe técnico entregado
específica los hallazgos El Informe
Informe técnico
encontrados y las acciones Técnico ordena la
7. Informe ordena la toma de
correctivas que deben tomarse, que práctica de
Concepto Técnico Inspección de medidas que no
posteriormente se notifican a las Notificación. medidas que
Policía. mitigan los
partes involucradas (solicitante y mitigan los
Hallazgos
requerido) e informa el concepto hallazgos
evidenciados.
técnico, con copia a la Autoridad encontrados.
Ambiental, si es el caso.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
258 de 308
Expedir el Acto
Hay lugar para adopción de Administrativo
8. Adopción de medidas correctivas que pueden ser Inspección de No tomar medidas que ordena la
Medidas sanciones o multas según el caso. Policía. correctivas. práctica de
SI - Continúa. NO - Fin. medidas
correctivas.
Diligencia de
Se practica la diligencia de Notificación del
9. Notificación del Acto No practicar la
notificación del Acto Administrativo Inspección de Acto
Acto Administrativo diligencia o hacerlo
que identifica al responsable y Policía. Administrativo
Administrativo notificado. en forma indebida.
adopta las medidas pertinentes. practicada en
debida forma.
Acta de la
Diligencia donde
constan los
El requerido se compromete a Usuario No practicar la compromisos
10. Acciones realizar las acciones correctivas de Requerido. diligencia de asumidos por la
Correctivas. acuerdo al concepto Técnico
compromiso. persona
emanado.
responsable y
debidamente
firmada.
Realizar la
Programar la verificación una
11. Verificación Se programa una nueva visita para
verificación sin dejar vez vencido el
de las medidas verificar el cumplimiento de las Jefe Oficina.
transcurrir un tiempo dado para
correctivas medidas correctivas.
término prudencial. el cumplimiento
de la orden.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
259 de 308
Practicar visita
No verificar el
La visita técnica ocular, con registro Técnica de
12. Se realiza la Inspección de cumplimiento de los
del cumplimiento de las acciones verificación del
Visita Técnica. Policía. compromisos
correctivas. cumplimiento de
asumidos.
los compromisos.
No hacer nada
Se cumplieron con las medidas
cuando se verifica Informar el
Correctivas?
Inspección de que no se dio incumplimiento
13. Cumplimiento
SI - Fin Policía. cumplimiento al de los
compromiso compromisos.
NO – Continua
adoptado.
Se hace la notificación a la
Secretaria de Gobierno, para que
adopten las medidas sancionatorias
La Inspección
pertinentes, se remite comparendo
14. notificación toma las medidas
ambiental para lo pertinente Secretaria de La Inspección
Notificación. pertinentes frente
Gobierno. ignora lo Informado.
al incumplimiento
Para el caso de animales se
verificado.
sanciona con multa o arresto, y el
fallo es realizado por la inspección
de policía
15. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
260 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Presidente de la “Código Nacional de Policía, mediante el cual se

Decreto 1355 Agosto 4 de 1970
Republica establecen normas de Policía para el territorio Nacional”.
Honorable Concejo
Acuerdo municipal 014
Municipal de Puerto “Parágrafo 1. Imponer comparendo ambiental”.
de 2013
Boyacá
“Por la cual se adopta el Estatuto Nacional de

Congreso de la Protección de los Animales y se crean unas
República contravenciones y se regula lo referente a su
procedimiento y competencia”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
261 de 308

Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-PMAA-04 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3
Procedimiento: La Protección del Medio Ambiente y
Etapa: Modalidad:
Animal
Objetivo: Protección y defensa de la fauna y la flora, propio del Municipio de Puerto Boyacá y así proporcionar seguridad y la
conservación de las especies y el manejo de la áreas naturales protegidas.
PRODUCTO
INSPECCIÓN DE POLICÍA/ UNIDAD DE GESTIÓN REGISTRO
USUARIO JEFE OFICINA/SECRETARIA DE GOBIERNO
AMBIENTAL
3. Radicar solicitudes
2. Solicitudes de
INICIO Funcionario responsable
Control
4. Programación
2. Solicitudes Visita Técnica.
Inicio
Inspección
Control
ambiental
5. Se realiza la Visita
Técnica.
Registro fotográfico
6. Concepto Técnico 6. Concepto

1
Visita Técnico

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
262 de 308

Procedimiento: La Protección del Medio Ambiente
Etapa: Modalidad:
y Animal
PRODUCTO
USUARIO
INSPECCIÓN DE POLICÍA/ UNIDAD DE GESTIÓN
JEFE OFICINA/SECRETARIA DE GOBIERNO REGISTRO
AMBIENTAL
7. Informe Concepto
Técnico 7. Notificación
1
Hallazgos encontrados
NO
8.
Adopción
de
Medidas
FIN
SI
9. Acto administrativo
9. Notificación de acto notificado
administrativo 2

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
263 de 308

Procedimiento: La Protección del Medio Ambiente
Etapa: Modalidad:
y Animal
PRODUCTO
USUARIO
INSPECCIÓN DE POLICÍA/ UNIDAD DE GESTIÓN
JEFE OFICINA/SECRETARIA DE GOBIERNO REGISTRO
AMBIENTAL
2
11. Verificación de las
medidas correctivas
Visita
10. Acciones Correctivas
Concepto técnico
12. Se realiza la Visita
Técnica.
Visita ocular, registro
SI
13.
Cumplimiento 14. Notificación
FIN 14. Notificación

NO
Sanción
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
6.5 PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y/O

ELEMENTOS

BOYACÁ SGC-PM-RPDE-05
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
FECHA:
RECEPCIÓN PÉRDIDA DE
PROCEDIMIENTO:
DOCUMENTOS Y/O ELEMENTOS
Establecer los mecanismos de recepción y trámite de

OBJETIVO DEL
documentos, que permitan realizar control, hacer seguimiento a
PROCEDIMIENTO:
la perdida.
Este procedimiento inicia con la denuncia de perdida de algún

ALCANCE DEL
documento o elemento objeto de perdida narrando los hechos y
PROCEDIMIENTO:
finaliza con la entrega del documento que acredita el denuncio.

PROCEDIMIENTO: son La Inspección de Policía del Municipio de Puerto Boyacá.
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - Constitución Política de Colombia
LEGAL

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Pérdida: Extraviar los documentos, objetos que pueden ser

objeto de pérdida como llaves u otros elementos.
TÉRMINOS Y La Denuncia: Dato que informa respecto de la pérdida de un
DEFINICIONES documento o un elemento, tiene como esencial efecto,
constatar la veracidad del hecho denunciado, sirve de prueba
para realizar trámites de expedición de los mismos.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación

de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la
POLÍTICAS DE expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo
OPERACIÓN cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal
circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad
del juramento.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
266 de 308
1. Inicio
El denunciante se acerca a la
Inspección de Policía donde bajo No recibirle al Usuario atendido
gravedad de juramento declara la usuario la denuncia en debida forma
2. Formulación pérdida de sus documentos y/o Formulario de formulada o no y se le toma la
Usuario.
del Denuncio elemento que le acreditan su denuncio. expedir copia de la denuncia bajo la
identidad o de otra persona como la denuncia gravedad del
identidad de un vehículo automotor interpuesta. juramento.
entre otros.
Copia de la
Transcribir denuncia de
A través de una declaración se narra
3. Proceso para erróneamente la pérdida de
la Perdida o Extravío tanto de Inspector de
Diligenciar clase de documento o
documentos personales como Policía.
Denuncio documento u extravío de
elementos objeto de perdida.
objeto extraviado. objetos transcrito
fidedignamente.
Una vez diligenciado el documento copia Físico No firmar la copia Copia de la

con formato especial de la Alcaldía del el Inspector de denuncia de
Inspector de Perdida de
4. Firmas Municipal se procede a firmar por el Policía el pérdida de
Policía
denunciante y finalmente por el Documentos documento de documentos o
Suscrito Inspector de Policía. perdida extravío de
diligenciado y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
267 de 308
firmado objeto firmado

por el Inspector
de Policía y el
denunciante.
5. Entrega y Se entrega original y se archiva en Auxiliar

N/A N/A N/A
archivo la inspección de policía la copia. Administrativo.
6. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
268 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO


CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
269 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-RPDE-05 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1

Procedimiento: Recepción Pérdida de Documentos
Etapa: Modalidad:
y/o Elementos
Objetivo: Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos, que permitan realizar control, hacer seguimiento a la
perdida.
REGISTRO
USUARIO INSPECTOR DE POLICÍA
INICIO 3. Proceso para

Diligenciar Denuncio 2. Formulario de
denuncio
Declaración
2.
Formulación
del Denuncio 4. Firmas
4. copia Físico Perdida de
Perdida Formato
Documentos diligenciado
y firmado
5. Entrega y FIN
archivo

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
6.6 PROCEDIMIENTO PARA PERMISO Y/O TRASLADO DE BIENES MUEBLES

BOYACÁ SGC-PM-PTBM-06
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
FECHA:
PERMISO Y/O TRASLADO DE BIENES
PROCEDIMIENTO:
MUEBLES
Garantizar y facilitar la gestión de la comunidad en el

OBJETIVO DEL
cumplimiento de sus obligaciones y obtención de beneficios
PROCEDIMIENTO:
particulares o comunes.
Este procedimiento inicia con la solicitud del permiso
ALCANCE DEL
adjuntando los documentos requeridos y finaliza con la entrega
PROCEDIMIENTO:
del permiso.
RESPONSABLE DEL
son La Inspección de Policía y la Secretaría de Gobierno del
PROCEDIMIENTO:
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA
- El Código Nacional de Policía
RELACIONADA O
BASE LEGAL
TÉRMINOS Y Traslado de Bienes: Se entiende por traslado el cambio de la
DEFINICIONES ubicación física, del lugar habitual a un lugar nuevo.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
271 de 308
1. Inicio
Conduce expedido
sin allegar copia de
Los interesados en transportar los documentos de
enceres de hogar o mudarse de identificación del
residencia, deberán solicitar el propietario y del
correspondiente conduce o conductor.
permiso correspondiente donde No coincidir los datos Conduce expedido
se expresa el lugar de partida y el del vehículo en que de acuerdo a la
lugar de destino, se detallan se van a transportar información
2.Solicitud Inspección de Solicitud de
minuciosamente los enceres de los elementos y los presentada por los
de permiso hogar a transportar, los datos del Policía. permiso. usuarios y
que reposan en el
vehículo transportador, se anexan conduce por error de debidamente firmado
tanto fotocopias de los la Inspección de por el Inspector de
documentos personales del Policía o de los Policía en papel de
propietario de los enceres como usuarios. uso oficial.
del conductor de automotor y se
cancela el valor correspondiente No expresar el lugar
en la Tesorería Municipal sin base de partida o el lugar
jurídica. de llegada.
Lista de enceres
incompleta.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
272 de 308
El interesado se acerca a las

instalaciones de la Tesorería Expedir el conduce
Verificar que el pago
Municipal para cancelar el valor sin exigir el pago del
Usuario/ presentado
3.Pago del correspondiente al permiso Recibo de valor asignado. No
Tesorería corresponda al
derecho documento a quien se le entrega pago. allegar a la
Municipal. trasteo que se va a
un recibo de pago el cual se deja Inspección copia del
autorizar.
como soporte y registro en la pago del conduce.
Inspección de Policía.
Entregar el Conduce
Una vez diligenciado el
a persona diferente a Conduce expedido
documento con formato de la
4.Entrega Inspector de Documento los interesados. en papelería oficial,
Alcaldía Municipal se procede a
del permiso Policía. permiso. Conduce sin firma del firmado por el
ser firmado por el Suscrito
Inspector o expedido Inspector de Policía.
Inspector de Policía.
en papel no oficial.
5. Fin
NOMBRE DEL
FECHA DE EXPEDICIÓN ENTIDAD QUE LO EXPIDE DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO EXTERNO
“Código Nacional de Policía, mediante el cual se

Decreto 1355 1970 Agosto 4 de 1970 Presidente de la Republica establecen normas de Policía para el territorio
Nacional”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
273 de 308
Proceso: Seguridad Código: SGC-PM-PTBM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1

06
Procedimiento: Permiso y/o Traslado de Bienes
Etapa: Modalidad:
Muebles
Objetivo: Garantizar y facilitar la gestión de la comunidad en el cumplimiento de sus obligaciones y obtención de beneficios
particulares o comunes.
USUARIO INSPECTOR DE POLICÍA USUARIO/TESORERÍA MUNICIPAL REGISTRO
2. Solicitud de
permiso 2. Solicitud de permiso
3. Pago del derecho
INICIO Transportar
muebles y Recibo de pago
enceres, otros.
3. Recibo de pago
4. Entrega del
permiso
4. Documento permiso
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
6.7 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE PRECIOS, PESAS, MEDIDAS


BOYACÁ SGC-PM-CPPM-07
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: SEGURIDAD
CONTROL DE PRECIOS, PESAS, FECHA:
PROCEDIMIENTO:
MEDIDAS
Diseñar modelos, estrategias y programas para el control y la

OBJETIVO DEL vigilancia en la organización vendedores formales e informales
PROCEDIMIENTO: que garanticen el orden, higiene, control de precios, pesas y
medidas.
ALCANCE DEL Este procedimiento inicia con la solicitud y finaliza con la
PROCEDIMIENTO: verificación de los precios, pesas y medidas.
RESPONSABLE DEL
Inspector de Policía.
PROCEDIMIENTO:
DOCUMENTACIÓN - Código de comercio.
EXTERNA O BASE
LEGAL - Estatuto del consumidor Productos y/o servicios.
Precios, Pesas y Medidas: control metrológico respecto de

TÉRMINOS Y
las balanzas usadas en una transacción comercial para
DEFICIONES
determinar el precio de un bien o servicio.
Dirigir las acciones necesarias para velar por el cumplimiento
de las normas de policía vigentes sobre protección al
POLÍTICAS DE consumidor, control de calidad, precios, pesas y medidas.
OPERACIÓN Verificación constante del cumplimiento de las medidas que se
adopten para prevenir especulación o alteración en el objeto
del proceso.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
275 de 308
APROBÓ
Interno

1. Inicio
Pesas
Tener base de
Se solicita o Se dirige oficio o solicitud No enviar relación a
Inspector de datos de todos
2. Solicitud a cada uno de los puestos de Solicitud. todos los
Policía. los
mercado para revisar las balanzas. establecimientos.
establecimientos.
Se realiza la visita de verificación, si Se practica la

están alterados se recogen y se Inspector de verificación
3. Verificación y
ordena al contraventor su calibración. Policía. No realizar una metrológica
ordenar su
correcta medición. mediante la
calibración Nota: esta labor se realiza con el realización de las
apoyo de una persona idónea. pruebas.
Se devuelve al contraventor una vez Inspector de Devolver sin Verificar y revisar
4. Devolución
se haya corregido la falencia. Policía. corrección. debidamente.
Si el contraventor reincide en la falta Realizar una
En la verificación no
se impone y cobra una multa o se le verificación
5. Cobro de Inspector de registrar la
suspende la actividad o se hará minuciosa de los
multa Policía. reincidencia de
acreedor por las sanciones antecedentes del
falta.
pertinentes. contraventor.
Registrar cada
6. Acta de Inspector de Acta de
Se suscribe un acta de la diligencia. No levantar acta. hallazgo al
diligencia Policía. diligencia.
contraventor
7. Cambio de Si la pesa no tiene arreglo se le Inspector de No exigir cambio de Exigir arreglo de

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
276 de 308
APROBÓ
Interno
pesas solicita al vendedor el cambio de la Policía. pesas. pesas o cambio

misma. con verificación
del estado.
Precios
Inspector de Divulgar
Policía. Secretario información sobre
de gobierno. los temas a tratar
Se convoca a los comerciantes para Poca asistencia de
8. Convocatoria Cámara de y comprometer a
oficializar y socializar precios. comerciantes.
Comercio los comerciantes
Representantes de la
del comercio. participación.
Si se da especulación de precios Hacer que el
Especulaciones de
después de la socialización de los Inspector de temario queda
9. Socialización precios no validos o
oficiales se impone multa y se Policía. claro para todos
inconformes.
suspende la actividad. los asistentes.
Tomar apuntes
10. Acta de Inspector de Acta de No realizar acta de de todos los
Se suscribe un acta de la diligencia.
diligencia Policía. diligencia. diligencia. aportes de los
comerciantes.
Medidas
Se hace una visita en cualquier
No cumplir con los
momento y a cualquier local comercial Inspector de
11. Visita parámetros
(supermercados, Estaciones de Policía.
establecidos.
Servicio de Gasolina).
Se calibran los surtidores para que No realizar el Anotación de
12. Calibración las medidas correspondan a la Inspector de todos los posibles
debido proceso de
de los surtidores cantidad y se verifica, lo que se vende Policía. problemas
calibración.
tiene la medida que indica el vendedor encontrados con

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
277 de 308
APROBÓ
Interno
o el empaque del producto o si el la socialización.

producto es adulterado o fecha de
vencimiento
Si hay disminución en el producto se No informar Apoyo en el
13. Informar Inspector de
le informa al comerciante de la irregularidades proceso de
irregularidades Policía.
irregularidad. completamente. corrección.
Si hay adulteración o productos No retirar productos Hacer debida
14. Retiro de Inspector de
vencidos, se procede a retirarlos con no aptos para el verificación de las
productos Policía.
el apoyo de Saneamiento Ambiental. consumo. condiciones.
Si hay reincidencia se imponen las Inspector de Pasar por alto Revisión de
15. Sanciones
correspondientes sanciones de ley. Policía. reincidencias. sanciones.
16. Acta de De dicha diligencia se deja un acta, Inspector de Acta de No realizar acta de Copia a
diligencia con copia para el comerciante. Policía. diligencia. diligencia. comerciante.
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Decreto 410 Marzo 27 de 1971 Presidente de la República “Por el cual se expide el Código de comercio”.
“Por medio de la cual se expide el Estatuto del

Ley 1480 Octubre 12 de 2011 Congreso de la República
Consumidor y se dictan otras disposiciones”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
278 de 308
APROBÓ
Interno

Proceso: Control Urbano Código: SGC-PM-CPPM-07 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4
Procedimiento: Control de Precios, Pesas,
Etapa: Modalidad:
Medidas
Objetivo: Diseñar modelos, estrategias y programas para el control y la vigilancia en la organización vendedores formales e
informales que garanticen el orden, higiene, control de precios, pesas y medidas.
PRODUCTO
INSPECTOR DE POLICIA SECRETARIA DE GOBIERNO CAMARA DE COMERCIO, REGISTRO
USUARIO
REPRESENTANTES DEL COMERCIO
2. Solicitud 2. Solicitud
INICIO
Revisar
balanzas
3. Verificación y ordenar su
calibración
4. Corregir falencias
5. Sanción o
suspensión de 1
actividad

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
279 de 308
APROBÓ
Interno

Etapa: Modalidad:
Medidas
PRODUCTO
USUARIO
6. Acta de diligencia
1 6. Acta
7. Solicitud de material
8. Convocatoria para
socializar precios
9. Impone multa y
se suspende 2
actividad

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
280 de 308
APROBÓ
Interno

Etapa: Modalidad:
Medidas
PRODUCTO
USUARIO
10. Acta de diligencia

2 10. Acta
11. Visita de supervisión
12. Verificaron del

producto
13. Irregularidades del 3

producto

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
281 de 308
APROBÓ
Interno

Etapa: Modalidad:
Medidas
PRODUCTO
USUARIO
3 14. Verificación de la calidad

de los productos
15. Reincidencia-
sanciones
16. Acta de diligencia, 16. Acta de diligencia

copia al comerciante
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
7.1 PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE EMERGENCIA REPORTADA


BOYACÁ SGC-PM-AER-01
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS VERSIÓN: 2
CONVIVENCIA
CIUDADANA
PROCESO: GESTIÓN DEL RIESGO

FECHA:
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE EMERGENCIA REPORTADA
OBJETIVO DEL Brindar atención ágil y oportuna al llamado de emergencia por

PROCEDIMIENTO: parte de los habitantes de Puerto Boyacá y sus alrededores.
Este procedimiento inicia con la solicitud de la atención a una
ALCANCE DEL
emergencia y finaliza con el mantenimiento y aseo de los equipos
PROCEDIMIENTO:
y herramientas utilizadas en el desarrollo de la misma.
PROCEDIMIENTO: son el Comandante de Bomberos y/o Bomberos de turno.
- Ley 1575 de 2012
DOCUMENTACION - Resolución 0661 de 2014
EXTERNA O BASE
TÉRMINOS Y Emergencia: Asunto o situación imprevistos que requieren una
DEFINICIONES especial atención y deben solucionarse lo antes posible.
POLITICAS DE La atención de incendios y rescates en todas sus modalidades y
OPERACIÓN la atención de incidentes con materiales peligrosos.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
283 de 308
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS RIESGOS MITIGACIÓN

1. Inicio
Planificar y cumplir
estrictamente los
Ausencia del
turnos de atención
Comandante de
a la Solicitud de las
Bomberos y/o de un
Emergencias,
bombero para
registrar siempre
recibir la llamada de
Recibir la solicitud de con fecha y hora
2. Recibir solicitud Comandante de Emergencia y
atención de emergencia ya de recepción,
de emergencia Bomberos y/o Bomberos. registrarla.
sea telefónica o personal. nombre de quien la
No planificar la
recibe y su firma.
atención y no tener
Elaborar un plan de
un Plan de
contingencia para
Contingencia para
la atención de las
la atención.
llamadas de
Emergencia.
Solicitar especificación de la Informar la
emergencia, complejidad, No establecer el existencia de la
3. Solicitud de
sitio de ubicación, nombre de Comandante de tipo de emergencia, Emergencia, el sitio
información y sitio
quien realiza la llamada y Bomberos y/o Bomberos. su complejidad, el exacto de
de emergencia
número telefónico del lugar sitio de ubicación. ocurrencia, su
de realización. complejidad.
No tramitar la Verificar
existencia de la posteriormente a la
4. Confirmación de Devolver llamada y confirmar Comandante de
Emergencia por comunicación al
emergencia la emergencia. Bomberos y/o Bomberos.
falta de cuerpo de
comunicación para Bomberos el

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
284 de 308
su verificación. teléfono de la
llamada.
Evento y su
Alertar o informar al personal naturaleza
de turno sobre la novedad Desconocer la clase identificados,
5. Informar al Comandante de
recibida, indicando que de evento y su establecida de
personal de turno Bomberos y/o Bomberos.
evento se está presentando y complejidad. manera clara y
el sitio en el cual se presenta. precisa su
dirección.
Establecer un
Según el tipo de emergencia, Protocolo de
el personal se alista con su No cumplir el Actividades a
6. El personal se
dotación, equipos y vehículo Protocolo de realizar para la
alista con los
apropiados para atender el Comandante de Atención de Atención de una
implementos y
suceso. (Si es incendio en la Bomberos y/o Bomberos. Emergencia de llamada de
vehículos
máquina de bomberos, si es acuerdo a sus Emergencia y
necesarios
accidente en la camioneta de características. cumplirlo de
bomberos). acuerdo a sus
características.
Anotar en la
Bitácora de
Atención de
Incurrir en mora
Emergencias la
7. Desplazamiento entre la recepción
El personal se desplaza hasta Comandante de hora con minutos
al sitio de de la llamada y la
el sitio de emergencia. Bomberos y/o Bomberos. en que salió la
emergencia atención de la
Unidad de
llamada.
Bomberos atender
la Emergencia de
manera efectiva.
8. Atención de Se atiende la emergencia de Comandante de No desarrollar el El Comandante de
emergencia cuerdo al evento reportado. Bomberos y/o Bomberos. Protocolo definido Bomberos verifica

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
285 de 308
en la atención de la que cada unidad

Emergencia. bomberil cumpla
con los protocolos
de actividades
diseñados para la
atención de cada
tipo de
emergencia.
Cumplir el
procedimiento
Después de atendido el No revisar el estado
establecido para la
evento, se revisa que el del equipo usado y
9. Revisión Comandante de verificación de las
personal, equipos y del personal que
personal y equipos Bomberos y/o Bomberos herramientas y el
herramientas estén atendió la
estado del personal
completos. Emergencia.
que atendió la
emergencia.
No realizar el
Se hace una descripción y avaluó de pérdidas.
avalúo de pérdidas; si es No impartir
necesario se imparten y recomendaciones
10. Descripción y Comandante de
suministran cuando fuere
avalúo Bomberos y/o Bomberos.
recomendaciones; de lo necesario hacerlo
contrario, se da la orden de por la naturaleza
retornar a la estación. del evento
atendido.
El comandante o bombero al No presentar el Solicitarle al
mando del personal que Informe verbal al Comandante o
10. Informe al atendió el evento informa Comandante de Guardia del Bombero que
permanente guardia verbalmente al permanente Bomberos y/o Bomberos. Permanente sobre atendió la
guardia las acciones o las acciones o Emergencia que
procedimientos que se procedimientos que rinda de manera

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
286 de 308
realizaron en la atención de la se realizaron en la verbal su informe

emergencia. atención de la de atención de la
emergencia. emergencia
registrando el
estado de los
equipos y del
personal.
Transcribir el
La información suministrada Informe en el Libro
es asentada en el libro de de Minuta Diario,
11. Libro de minuta Comandante de No llevar el Libro de
minuta diario con tinta roja, Minuta. identificando la
diario Bomberos y/o Bomberos. Minutas Diario.
identificando la posible causa posible causa y el
de la emergencia. estado de los
equipos y personal.
No verificar Equipos verificados
actividades de y elaborados y
mantenimiento a los presentados ante
Equipos. el Comandante de
Bomberos el
Se realiza el mantenimiento y Desconocer su
12. Mantenimiento estado de los
aseo de los equipos y Comandante de estado y posibilidad
y aseo de equipos y Equipos que fueron
herramientas utilizadas en la Bomberos y/o Bomberos. de ser utilizado en
vehículo utilizados y un
atención de la emergencia. la atención de otra
informe expreso
emergencia que se
sobre su estado
presente.
para atender otra
calamidad que se
presente.
Cuando de la atención de una Dejar deteriorar el Solicitar de
13. Informar a la
emergencia o por Comandante de Informe Equipo existente o manera inmediata
Secretaría de
obsolescencia se requiere de Bomberos presentado carecer del equipo la reposición o
Gobierno
nuevos equipos o necesario para mantenimiento

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
287 de 308
reparaciones a los mismos se atender las oportuno de los

le informa a la Secretaría de emergencias equipos y carros de
Gobierno Bomberos a la
Secretaría de
Gobierno
14. Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNA
“Por la cual se adopta el reglamento administrativo,
Resolución 0661 Junio 26 de 2014 Ministerio del Interior operativo, técnico y académico de los bomberos de
Colombia”.
"Por medio de la cual se establece la ley general de
Ley 1575 Agosto 21 de 2012 Congreso de Colombia
bomberos de Colombia".
“Por la cual se adopta la política nacional de gestión
del riesgo de desastres y se establece el Sistema
Ley 1523 Abril 24 de 2012 Congreso de Colombia
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se
dictan otras disposiciones”.
"Por el cual se adopta el Plan nacional de
Decreto 321 Febrero 17 de 1999 Presidente de la República contingencia contra derrames de hidrocarburos,
derivados y sustancias nocivas".

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
288 de 308
Proceso: Gestión del Riesgo Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4
AER-01
Procedimiento : Atención de Emergencia Reportada Etapa: Modalidad:
Procedencia: Bomberos
Objetivo: Brindar atención ágil y oportuna al llamado de emergencia por parte de los habitantes de Puerto Boyacá y sus alrededores.
REGISTRO
USUARIO COMANDANTE DE BOMBEROS Y/O BOMBEROS
2. Recibir
INICIO solicitud de
emergencia
3. Solicitud de información
y sitio de emergencia
4. Confirmación de
emergencia 1
Devolver llamada.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
289 de 308
AER-01
Procedimiento: Atención de Emergencia Reportada Etapa: Modalidad:
REGISTRO
5. Informar al personal de turno

1
Ubicación de la emergencia.
6. El personal se
alista con los
implementos y
vehículos necesarios
7. Desplazamiento al sitio
de emergencia 2

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
290 de 308
AER-01
REGISTRO
8. Atención de emergencia
2
De acuerdo al evento reportado.
9. Revisión personal y
equipos
Completos.
10. Descripción y
avalúo
Recomendaciones.
11. Informe al permanente guardia

3
Acciones o procedimientos-
emergencia.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
291 de 308
Proceso: Gestión del Riesgo Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 4. de 4
AER-01
REGISTRO
12. Libro de minuta diario

3 12. Minuta
Causa de la emergencia.
13. Mantenimiento y aseo de

equipos y vehículo
14 Informar a la
secretaria de
gobierno FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
7.2 PROCEDIMIENTO PARA CONCEPTO DE SEGURIDAD A EVENTOS MASIVOS O

AGLOMERACIONES DE PÚBLICO

BOYACÁ SGC-PM-CSEMAP-02
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA
CONCEPTO DE SEGURIDAD A FECHA:

PROCEDIMIENTO: EVENTOS MASIVOS O
AGLOMERACIONES DE PÚBLICO
OBJETIVO DEL Brindar el concepto integral de seguridad humana y contra

PROCEDIMIENTO: incendios en los eventos masivos o aglomeraciones de público.
Este procedimiento inicia con la solicitud de la empresa que va
ALCANCE DEL
a realizar el evento y finaliza cumpliendo los requisitos mínimos
PROCEDIMIENTO:
de seguridad y con la realización del evento.

PROCEDIMIENTO: son el Comandante de Bomberos y/o Bomberos auxiliares.

EXTERNA O BASE
LEGAL - Ley 1575 de 2012 art 43
Aglomeración: Toda reunión de un número plural de personas

TÉRMINOS Y
con propósitos lícitos, que se presente en cualquier edificación,
DEFINICIONES
instalación o espacio de uso público.
Los planes de emergencia son aquellos que definen paso a
POLÍTICAS DE paso los sistemas de organización y procedimientos generales
OPERACIÓN aplicables para enfrentar de manera oportuna, eficiente y eficaz
las situaciones de calamidad, desastre o emergencia.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
293 de 308

1. Inicio
No recibir la
Solicitud recibida,
La persona o entidad que va a realizar solicitud de
radicada,
2. Solicitud de el evento pasa el oficio a Bomberos o a prestación del
Empresa. Solicitud. analizada por el
permiso la Secretaria de Gobierno, solicitando el servicio de apoyo
comandante de
permiso. en la realización
Bomberos.
de un evento.
Se programa hora y fecha para la visita Comandante de Se entrega la
3. Programar bomberos o No responder la
de inspección del sitio donde se respuesta
visita bomberos solicitud.
realizara el evento. mediante oficio.
asignado.
Practicar una visita al sitio donde se va Comandante de
a realizar el evento y emitir concepto y Bomberos o No verificar los Establecer los
4. Visita Acta de visita.
recomendaciones que hayan Bombero riesgos existentes. riesgos existentes.
pertinentes designado.
Establecer las
acciones a realizar
No Verificar los para mitigar los
Comandante de riesgos que le son riesgos
5. Si en cuerpo de bomberos oficiales
bomberos o inherentes al lugar detectados y que
Acompañamiento tiene personal con disponibilidad se
bomberos escogido para la se requieren ser
al evento hace acompañamiento al evento.
asignado. realización del solucionados
evento. antes de la
realización del
evento.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
294 de 308
Realizar la
Comandante de No atender el atención del
6. Verificación de Unas horas antes del evento se realiza
bomberos o evento o hacerlo evento de manera
cumplimiento de visita para verificar que se cumplieron
bomberos de manera integral, antes, en
requisitos las recomendaciones.
asignado. deficiente. y después de su
terminación.
7. Fin
7.2.3 DOCUMENTACION EXTERNA O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se adopta el Plan Nacional de

Emergencia y Contingencia para Eventos de
Decreto 3888 Octubre 10 de 2007 Afluencia Masiva de Público y se conforma la
Justicia
Comisión Nacional Asesora de Programas Masivos
y se dictan otras disposiciones”.
"Por medio de la cual se establece la ley general de

Ley 1575 Agosto 21 de 2012 Congreso de Colombia
bomberos de Colombia".

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
295 de 308
Proceso: Bomberos Código: SGC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1

CSEMAP-02
Procedimiento : Concepto de Seguridad a Eventos Masivos o
Etapa: Modalidad:
Aglomeraciones de Publico
Objetivo: Brindar el concepto integral de seguridad humana y contra incendios en los eventos masivos o aglomeraciones de público.
REGISTRO
COMANDANTE DE BOMBEROS Y BOMBEROS
USUARIO EMPRESA
AUXILIARES
3. Programar visita de 2. Solicitud

inspección
INICIO 2. Solicitud
de permiso
4. Visita
Emite concepto y 4. Acta de visita

recomendaciones
5. Atención del evento
6. Visita de verificación
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
7.3 PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACIÓN A DISTINTOS SECTORES DE LA

POBLACIÓN

BOYACÁ SGC-PM-CDSP-03
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA

FECHA:
CAPACITACIÓN A DISTINTOS SECTORES
PROCEDIMIENTO:
DE LA POBLACIÓN
Planeación, formulación y ejecución de campañas de prevención

OBJETIVO DEL dirigidas a diferentes sectores de la comunidad, así como a
PROCEDIMIENTO: diferentes poblaciones objetos, con relación a temas de
seguridad humana y prevención de incendios.
Este procedimiento inicia con la selección de los temas objeto de
ALCANCE DEL
capacitación a diferentes sectores de la población y finaliza con
PROCEDIMIENTO:
la evaluación del evento de capacitación.

PROCEDIMIENTO: son el Comandante de Bomberos y/o Bomberos capacitadores.
DOCUMENTACION - Ley 1575 de 2012

LEGAL - 0256 de 2014
TÉRMINOS Y Capacitación: Participar en actividades sobre las normas
DEFINICIONES internacionales de seguridad social.
Mejor comprensión de las normas de seguridad social, su
POLÍTICAS DE
aplicación y su puesta en práctica para el establecimiento, el
OPERACIÓN
desarrollo y el mantenimiento de sistemas de seguridad social.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
297 de 308
1. Inicio
Capacitadores
seleccionados
Seleccionar con la capacidad
Comandante de
Temas de requerida para
Seleccionar los temas para talleres de Bomberos.
Capacitación desarrollar una
2. Capacitaciones capacitación, población objeto, los
impertinentes capacitación
capacitadores locales o externos. Secretario de
para la población coherente con
Gobierno.
objeto. los intereses de
la población
objeto.
Desconocer las Desarrollar un

competencias Taller con los
Realizar una encuesta con sus
laborales de los miembros del
miembros sobre fortalezas y Encuesta
miembros del Cuerpo de
debilidades para el manejo de los tramitada y
Cuerpo de Bomberos para
3. Reunir al cuerpo temas que se van a tratar en Comandante de evaluada.
Bomberos para potencializar sus
de Bomberos capacitación. Bomberos.
desarrollar competencias
La asignación se realiza teniendo en Asignación en el laborales en lo
capacitaciones a
cuenta la idoneidad de la persona libro de minuta. referente a
los diferentes
frente al tema objeto. miembros de la dotarlos de la
Comunidad. capacidad de
dictar talleres,

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
298 de 308
manejo de
ayudas
didácticas a la
Comunidad en
General.
No ejecutar los
Desarrollar
Secretario de acuerdos
Convenios de programaciones
Gobierno. pactados con la
4. Alianzas Se realizan alianzas estratégicas con apoyo para que ejecuten los
comunidad,
estratégicas las empresas de la región. realizar acuerdos
Comandante de empresarios y
capacitación. pactados con la
Bomberos. gremios de la
Comunidad.
región.
Planificar la
logística del
Seleccionados los Bomberos oficiales Secretario de Programa de
No Planificar la
como capacitadores, se realiza el Gobierno. Capacitación, su
5. Programar las Programación realización del
programa de capacitación fijando, contenido,
capacitaciones. elaborada. Programa de
temas, sitios, fechas, hora y población Comandante de estableciendo
Capacitación.
objeto. Bomberos. responsables de
cada actividad a
desarrollar.
Fijada la fecha, hora, los temas, el Difundir por
sitio del simulacro y los bomberos Comandante de Cuñas radiales, radio, volantes,
capacitadores. Bomberos. volantes No informar a la periódicos y
6. Difusión Se procede a hacer la difusión por la elaborados, comunidad o canales locales
radio, volantes, periódicos locales, y Bomberos cuñas en población objeto. de t v, la fecha,
medios de comunicación masiva, capacitadores. periódicos. hora, y el sitio de
sobre campañas según la temporada la Campaña de

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
299 de 308
o temas en vulnerabilidad de prevención.

prevención.
Omitir el El encargado de
Comandante de
La ejecución de las capacitaciones nombramiento de la logística del
Bomberos.
demanda la planificación de su Logística un responsable evento es
7. Ejecución
logística y acompañamiento con los operando. de la logística de responsable de
Bomberos
elementos de apoyo. la realización de su planificación y
capacitadores.
la Campaña. desarrollo.
Realizar un
Omitir la
Una vez realizada la capacitación por simulacro que
Comandante de realización de un
parte de los bomberos capacitadores, permita evaluar
Bomberos. simulacro que
8. Práctica y se procede a realizar la práctica o la asimilación de
verifique la
recomendaciones simulacro del tema tratado, conjunto a los contenidos
Bomberos aplicación de los
las recomendaciones para evitar difundidos en la
capacitadores. contenidos
sucesos lamentables. capacitación
difundidos.
impartida.
No evaluar el Evaluar el
Comandante de contenido y la contenido y la
Bomberos. logística del logística del
Se realiza evaluación del evento de
9. Evaluación Evaluación. evento y el evento y el
capacitación realizado a la población.
Bomberos desempeño de desempeño de
capacitadores. los los
capacitadores. capacitadores.
10. Fin

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
300 de 308
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio de la cual se establece la ley general

Ley 1575 Agosto 21 de 2012 Congreso de la Republica
de bomberos de Colombia”.
“Por el cual se adopta el reglamento

Junta Nacional de
Resolución 0661 Junio 26 de 2014 administrativo, operativo, técnico y académico de
Bomberos de Colombia
los Bomberos de Colombia”.
“Por medio de la cual se reglamenta la

conformación, capacitación y entrenamiento para
Dirección Nacional de
Resolución 0256 Octubre 21 de 2014 las brigadas contraincendios de los sectores
Bomberos
energético, industrial, petrolero, minero,
portuario, comercial y similar en Colombia”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
301 de 308

CDSP-03
Procedimiento: Capacitación a Distintos Sectores de la
Etapa: Modalidad:
Población
Objetivo: Planeación, formulación y ejecución de campañas de prevención dirigidas a diferentes sectores de la comunidad, así como
a diferentes poblaciones objetos, con relación a temas de seguridad humana y prevención de incendios.
REGISTRO
USUARIO COMANDANTE DE BOMBEROS, SECRETARIO DE GOBIERNO
2.
Capacitaciones
INICIO
Seleccionar de
temas.
3. Encuesta tramitada y
3. Reunir al cuerpo de Bomberos
evaluada,
Asignación en el libro de minuta
“Fortalezas y debilidades.”
4. Alianzas estratégicas 4. Convenios de apoyo para

1
realizar capacitación
Empresas de la región.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
302 de 308

CDSP-03
Etapa: Modalidad:
Población
REGISTRO
5. Programar las capacitaciones.

1 5. Programación elaborada
6. Difusión
6. Cuñas radiales, volantes
Temas en vulnerabilidad de
elaborados, cuñas en periódicos.
prevención.
7. Ejecución 7. Logística operando

2
Logística.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
303 de 308

CDSP-03
Etapa: Modalidad:
Población
REGISTRO
8. Práctica y
2 recomendaciones
Evitar sucesos lamentables.
9. Evaluación
9. Evaluación
Evento de
capacitación.
FIN

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
7.4 PROCEDIMIENTO PARA CERTIFICACIÓN DE NORMAS MÍNIMAS DE

SEGURIDAD EN ESTABLECIMIENTOS

BOYACÁ SGC-PM-CNMSE-04
SECRETARÍA DE
GOBIERNO Y
CONVIVENCIA
CIUDADANA

FECHA:
CERTIFICACIÓN DE NORMAS MÍNIMAS
PROCEDIMIENTO:
DE SEGURIDAD EN ESTABLECIMIENTOS
OBJETIVO DEL Cumplir con los requisitos mínimos de protección contra

PROCEDIMIENTO: incendios y de seguridad humana.
Este procedimiento aplica para cada uno de los establecimientos

ALCANCE DEL públicos del municipio, inicia con la solicitud del comerciante para
PROCEDIMIENTO: la identificación de factores de riesgo y finaliza con la expedición
del certificado de normas mínimas de seguridad.

PROCEDIMIENTO: son el comandante de bomberos y los bomberos oficiales.
DOCUMENTACION
EXTERNA O BASE - Ley 1575 de 2012 art 42
LEGAL
Certificado de seguridad: Busca que el establecimiento de
TÉRMINOS Y
comercio cumpla con las normas de seguridad en lo concerniente
DEFINICIONES
a extintores, salidas de emergencia, botiquín de primeros auxilios
Mecanismos y herramientas de seguridad que permitan en un
POLÍTICAS DE
momento dado atender una emergencia que se presente dentro
OPERACIÓN
del establecimiento.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
305 de 308
1. Inicio
Establecer y
desarrollar una
Lista de Chequeo
que permita
El comerciante solicita visita al verificar en las
establecimiento objeto, a fin de Vistas a todos los
identificar factores y fuentes de tipos de
riesgo existentes, posteriormente Establecimientos,
No practicar las
se inspecciona si existe la existencia de
Comandante de Visitas a los
señalización, (rutas de rutas de
2. Visita a Bomberos. Establecimientos
evacuación, punto de encuentro evacuación,
establecimientos de Comercio
y otra demarcación) sistema punto de
públicos Bomberos verificando los
contra incendios (extintores), encuentro y otra
oficiales. riesgos y la forma
bodegaje, sistema eléctrico, demarcación)
de mitigarlos.
según la actividad comercial que sistema contra
tengan botiquín de primeros incendios
auxilios y camilla, una vez (extintores),
verificado estos factores. bodegaje,
sistema eléctrico,
según la
actividad
comercial que

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
306 de 308
tengan botiquín
de primeros
auxilios y camilla,
una vez
verificado estos
factores.
Se emite recomendaciones en
Realizar las
caso de existir anomalías; No hacer
recomendaciones
información sobre vía de recomendaciones
Comandante de a los
evacuación que no se puede en las Visitas
Bomberos. establecimientos
bloquear ni cerrar mientras el practicadas a los
3. Recomendaciones visitados, exigir la
local está en funcionamiento. Bombero Establecimientos
existencia de una
Además, debe estar designado. sobre la forma de
señalización de
debidamente señalizado con la mitigar los
las rutas de
ruta de evacuación de riesgos.
evacuación.
emergencia.
Realizar una
Se realiza revisión e No Verificar el charla sobre
instrucciones en el manejo y Comandante de estado de los manejo de los
4. Revisión y manejo utilización de extintores. Estos se Bomberos. extintores y no extintores,
de extintores someten a revisión técnica y Bombero indagar el grado verificar que no
verificación de fecha de designado. de conocimiento estén vencidos y
vencimiento. sobre su manejo someterlos a
revisión técnica.
5. Certificación de Se solicita certificado de cámara Secretaría Certificados. No expedir los Cumplir con los
normas mínimas de comercio para identificar el Ejecutiva de Certificados de pasos y

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
307 de 308
de seguridad sitio y nombre del bomberos. normas mínimas procedimientos

extintores establecimiento a fin de expedir de seguridad o establecidos para
el certificado de normas mínimas hacerlo sin el otorgamiento
de seguridad. aplicar el del certificado de
procedimiento normas mínimas
establecido para de seguridad
su expedición. establecidos para
los
establecimientos.
6. Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Decreto Supremo 745 Ministerio de Salud a “Reglamento sobre condiciones sanitarias y

Junio 8 de 1993
de 1993 los locales comerciales ambientales básicas en los lugares del trabajo”.

CÓDIGO
VERSIÓN: 2
Página
308 de 308

CNMSE-04
Procedimiento: Certificación de Normas Mínimas
Etapa: Modalidad:
de Seguridad en Establecimientos
Objetivo: Cumplir con los requisitos mínimos de protección contra incendios y de seguridad humana.
REGISTRO
COMANDANTE DE BOMBEROS, BOMBEROS OFICIALES,
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE BOMBEROS
ASIGNADO
2. Visita a
establecimientos
públicos
INICIO
Identificar factores
de riesgo
3. Recomendaciones 5. Certificación de normas 5. Certificados

mínimas de seguridad
Anomalías extintores
4. Revisión y manejo
de extintores
FIN
Revisión técnica

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8 SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL Y COMUNITARIO
8.1 PROCEDIMIENTO CRÉDITOS EDUCATIVOS

BOYACÁ SDSC-PM-CE-01
SECRETARÍA DE
SECRETARÍA DE DESARROLLO
DESARROLLO SOCIAL VERSIÓN: 2
SOCIAL Y COMUNITARIO
Y COMUNITARIO
PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE LA
PROCESO:
EDUCACIÓN SUPERIOR
FECHA:
PROCEDIMIENTO: CRÉDITOS EDUCATIVOS
Facilitar el ingreso y permanencia en las instituciones de

OBJETIVO DEL educación superior a las personas de escasos ingresos
PROCEDIMIENTO: económicos, estableciendo una política general de ayudas
y créditos para los mencionados estudiantes.
Este procedimiento inicia con la solicitud y análisis del

ALCANCE DEL
crédito y finaliza con la autorización y desembolso del
PROCEDIMIENTO:
mismo.

procedimiento son la Alcalde Municipal, la Secretaria de
RESPONSABLE DEL
Hacienda, el Secretario de Desarrollo Social,
PROCEDIMIENTO:
Representante de las Instituciones Educativas, Director del
Núcleo, Representante del Concejo Municipal.
- Ley 30 de 1992
DOCUMENTACIÓN
LEGAL
- Acuerdo 100-02-002 de 2011

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
TÉRMINOS Y Créditos Educativos: mecanismo de financiamiento a

través del cual los estudiantes pueden obtener una
DEFINICIONES
educación sin importar la situación económica de su familia.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
3 de 137
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Se reciben las solicitudes de créditos

No diligenciar el
educativos diligenciando el Auxiliar
2. Solicitud de Solicitud de formulario de Tramitar la
formulario estipulado para solicitud Administrativo /
crédito crédito solicitud de solicitud de
de créditos y adjuntando los Secretaría de
educativo educativo crédito y/o no crédito e
documentos soportes del Desarrollo.
tramitarlo
requerimiento.
Considerar las
Radicarlo en la Convocatorias
Se radica en Secretaria de Desarrollo Auxiliar Secretaría de de los créditos
3. Radica Social con todos los documentos Administrativo / Solicitud Desarrollo Social de acuerdo a la
documentación requeridos, para tenerlos en cuenta Secretaría de Radicada sin darle tramite fecha de
cuando haya convocatorias. Desarrollo. en la próxima radicación
convocatoria Secretaria de
Desarrollo Social
La Junta no
Se convoca a junta de estudio de Comité de estudia los
Créditos
4. Análisis de créditos educativos, se estudia las análisis de créditos de Cumplir
radicados en
la solicitud solicitudes que cumplan con los créditos acuerdo a la
Junta
requisitos. educativos. fecha de
radicación en la

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
4 de 137
APROBÓ
Interno
Secretaría de
Desarrollo Social
Auxiliar Acta firmada,
Seguidamente se elabora acta de
5. Acta de Administrativo/ Acta de Ingresar al Acta aprobada y
aprobación de los créditos que
aprobación de Comité de aprobación de créditos no dando fe de los
cumplieron con los requisitos y se
créditos análisis de créditos aprobados por la créditos
hace firmar de los que participantes
educativos créditos educativos Junta aprobados en la
del comité de créditos educativos
educativos. Junta
Si cumple los requisitos se aprueba Auxiliar No devolver las Devolver las

6. Aprobación el crédito y continua con el siguiente Administrativo / Aprobación de solicitudes de solicitudes de
del crédito paso. Secretaría de Créditos crédito no crédito no
No cumple es devuelto al solicitante. Desarrollo. aprobadas aprobadas
Resolución incluir Resolución con

Auxiliar Acto
Se elabora resolución beneficiarios de los beneficiarios
Administrativo / administrativo
7. Desembolso administrativos y orden de pago para créditos no de créditos
Secretaría de
aprobar el desembolso. Orden de pago aprobados por la aprobados por la
Desarrollo.
Junta Junta
Se pasa para revisión del Secretario
de Desarrollo Social para visto bueno Tramitar los
Mora en el trámite
8. Legalizar Secretario de Creditos créditos sin
Si esta correcto se firma, paso 8. de la firma de
solicitud Desarrollo. revisados dilaciones
No es correcto es devuelto para revisión
innecesarias
correcciones, paso 6.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
5 de 137
APROBÓ
Interno
Firmar el
Auxiliar Demorar la firma
9. Firma del ordenador del
Se radica en Secretaria General para Administrativo / Firmado por el por parte del
Ordenador del gasto sin incurrir
firma del ordenador del gasto. Secretaría de ,ordenador ordenados del
Gasto en moras
Desarrollo. gasto
innecesarias.
Auxiliar
10. Firma Se pasa a Secretaria de Hacienda No exigir la firma
Administrativo/ Compromiso Pagare firmado
Secretario de para firma del compromiso y el del pagare al
Secretaría de Pagaré por el deudor
Hacienda pagaré. deudor
Hacienda.
No cancelar el
Cancelar en su
Desprendible valor del crédito o
11. Pago Se efectúa el respectivo pago. Tesorero totalidad el valor
de pago hacerlo
del crédito
parcialmente
Soportes
No Archivar los Archivados
12. Archivar Se archivan los soportes del crédito Auxiliar Soportes
soportes del dando
soportes educativo. Administrativo. Archivados
crédito cumplimiento a
las TDRD
13. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
6 de 137
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Diciembre 28 de "Por la cual se organiza el servicio público de la

Ley 30 El Congreso de Colombia
1992 educación superior".
“Por medio de la cual se reforman los artículos

111 y 114 de la Ley 30 de 1992, sobre Créditos
Ley 1012 Enero 23 de 2006 El Congreso de Colombia
Departamentales y Municipales para la Educación
Superior”.
“Por el cual se reorganiza el fondo de créditos

Acuerdo 100-02-002 de Concejo Municipal de educativos para la educación superior del municipio
Febrero 16 de 2011
2011 Puerto Boyacá de Puerto Boyacá FONESU, y se adoptan otras
disposiciones”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
7 de 137
APROBÓ
Interno
Proceso: Promoción y Desarrollo de la Educación Superior Código: SDSC- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4
PM-CE-01
Procedimiento: Créditos Educativos Etapa: Modalidad:
Procedencia: Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario
Objetivo: Facilitar el ingreso y permanencia en las instituciones de educación superior a las personas de escasos ingresos
económicos, estableciendo una política general de ayudas y créditos para los mencionados estudiantes.
AUXILIAR PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
USUARIO SECRETARÍA DE COMITÉ DE ANÁLISIS DE
SECRETARIO ADMINISTRATIVO/
TESORERO REGISTRO
GENERAL SECRETARIA DE
DESARROLLO CRÉDITOS EDUCATIVOS
HACIENDA
2. Solicitud
2. Solicitud de
INICIO de crédito crédito educativo
educativo
3. Radica documentación
Convocatorias.
4. Análisis de la solicitud
Cumplimiento de los
requisitos.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
8 de 137
APROBÓ
Interno
PM-CE-01
AUXILIAR AUXILIAR PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO COMITÉ SECRETARIO ADMINISTRATIVO/
USUARIO
SECRETARÍA DE DESARROLLO DE ANÁLISIS DE GENERAL SECRETARIA DE
TESORERO REGISTRO
CRÉDITOS EDUCATIVOS HACIENDA
5. Acta de Aprobación 5. Acta de Aprobación

de Créditos de Créditos
Educativos Educativos
NO
6.
Aprobación
del crédito
SI

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
9 de 137
APROBÓ
Interno
PM-CE-01
AUXILIAR PRODUCTO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO ADMINISTRATIVO/ REGISTRO
USUARIO COMITÉ DE ANÁLISIS TESORERO
SECRETARÍA DE DESARROLLO GENERAL SECRETARIA DE
DE CRÉDITOS
HACIENDA
EDUCATIVOS
7. Desembolso
Actos administrativos y
orden de pago.
NO
8.
Legalizar
solicitud
6 SI

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
10 de 137
APROBÓ
Interno
PM-CE-01
AUXILIAR PRODUCTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO
SECRETARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO/ REGISTRO
USUARIO SECRETARÍA DE COMITÉ DE ANÁLISIS TESORERO
GENERAL SECRETARIA DE HACIENDA
DESARROLLO DE CRÉDITOS
EDUCATIVOS
7. Acto
administrativo,
9. Firma del Ordenador 10. Firma Secretario de orden de pago
del Gasto Hacienda 11. Pago
Se radica en Secretaria Compromiso y el pagaré.

General
10. Compromiso
Pagaré
12. Archivar
soportes
Crédito
Educativo
11. Desprendible de
pago
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8.2 PROCEDIMIENTO APOYO PROGRAMA MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN
ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO CÓDIGO: SDSC-

BOYACÁ PM-PFA-02
SECRETARÍA DE
DESARROLLO ENLACE MUNICIPAL MAS FAMILIAS EN
VERSIÓN: 2
SOCIAL Y ACCIÓN
COMUNITARIO
PROCESO: APOYO A PROGRAMAS SOCIALES

FECHA:
APOYO PROGRAMA MAS FAMILIAS EN
PROCEDIMIENTO:
ACCIÓN
Contribuir a la formación de las familias en extrema pobreza

OBJETIVO DEL entregando subsidios de nutrición o educación a los niños
menores de 18 años pertenecientes a las familias del nivel 1
PROCEDIMIENTO:
del SISBEN, familias en condición de desplazamiento o
familias indígenas.
Este procedimiento inicia con la identificación de las Familias

ALCANCE DEL del Municipio en estado de vulnerabilidad que con previo
censo y entre hacer parte del Programa y finaliza con la
PROCEDIMIENTO:
entrega de subsidio Económico, Salud y Educación cada dos
meses.

es la Secretaría de Desarrollo mediante el Enlace Municipal
PROCEDIMIENTO:
del Programa Familias en Acción y su grupo de apoyo.
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
TÉRMINOS Y Programa Familias en Acción: Actividades dirigidas a

mejorar las condiciones de vida de las familias más
DEFINICIONES
vulnerables del Municipio.
- El programa Familias en Acción consiste en otorgar un

apoyo monetario directo a la madre beneficiaria,
condicionado al cumplimiento de compromisos por parte de
la familia.
- El consumo de alimentos, la incorporación de hábitos
POLÍTICAS DE nutricionales y acciones de cuidado de la salud y seguimiento
OPERACIÓN nutricional a los menores.
- Garantizar la asistencia de los niños y niñas menores a las
citas de control de crecimiento y desarrollo programadas.
- Asistencia y permanencia escolar en los niveles de
educación básica primaria, básica secundaria y media
vocacional.

CODIGO
VERSIÓN: 2
PROCESO: GESTIÓN Página
OFICINA DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍA 13 de 137
APROBÓ
Interno
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS RIESGO MITIGACIÓN
1. Inicio
Identificar
Identificar las necesidades desde necesidades que
Priorizar un listado
la Oficina de Gestión Social en Listado de no aplican con las
de necesidades
referencia al Programa de familias Necesidades señaladas en el
Secretaría de de acuerdo a las
en Acción, mediante la aplicación identificadas. Programa.
Desarrollo, directrices del
de un esquema de focalización el
2. Identificar las Enlace Municipal Programa.
cual atiende criterios individuales, Censo de Fallas en la
necesidades de Familias en
geográficos y de capacidad Familias elaboración del
Acción, Grupo Evidenciar el
institucional municipal para la Beneficiadas Censo de
Dinamizador. cumplimiento de
operación, definiendo también las por el Familias
los requisitos de
actividades de apoyo social desde Programa. Beneficiadas de
selección.
el Programa. acuerdo al
Programa.
Planear
3. Planear Secretaría de actividades que Evaluar el diseño
actividades del Se realiza la planeación de Desarrollo, no están acordes del Plan de
Plan de
Programa actividades teniendo en cuenta las Enlace Municipal con la acuerdo a las
Actividades.
necesidades identificadas. de Familias en satisfacción de necesidades
Acción. las necesidades identificadas.
identificadas.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Comparar las
Se reciben los listados de familias
Familias
beneficiadas del Programa de
Secretaría de seleccionadas en
acuerdo a los censos establecidos
Desarrollo, La Oficina de
por Planeación Nacional que a su
4. Selección de Enlace Municipal Listado de Acción Social de
vez son enviados a la Oficina de No vincular a
beneficiarios de Familias en familias la presidencia
Acción Social de la Presidencia todas las familias
Acción, Grupo vinculadas al como
donde mediante sorteo son seleccionadas.
Dinamizador, Proceso. beneficiarias en el
elegidos y son reenviados a la
Madres Lideres sorteo con el
Oficina Municipal para adelantar el
del programa. Listado final de
Proceso de Vinculación al
Familias
Programa.
elegibles.
Acta de
Una vez se tenga conocimiento del capacitación
listado de familias elegibles para el en manejo del
5. Capacitación programa en el Municipio, se Enlace municipal Instructivo de
al personal No realizar la Seguimiento a la
capacita el personal que va a de Familias en inscripción
capacitación. capacitación.
realizar este proceso para Acción. donde conste
garantizar que quede el mayor el personal
número de familias beneficiadas. operativo que
asistió.
Elaborar
Utilizando distintos medios de
Constancias
comunicación, se divulga el listado
escritas de
de personas elegibles para el Divulgación en
6. Promover y Enlace municipal Listados de publicación o de
programa en el municipio, fijando algunos sectores
divulgar el de Familias en elegibles haber realizados
fechas y sitio donde se va a realizar del Municipio y en
programa Acción. divulgados. las acciones de
el proceso y los documentos que Otros no.
divulgación en
se deben aportar al momento de la
todos los sectores
inscripción.
del Municipio.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Se verifica que la madre esté en el

listado de elegibles y que cumpla
los requisitos establecidos para
pertenecer al programa como:
- Familias pertenecientes al nivel 1
del SISBEN. Realizar acciones
Formularios
7. Inscripción - Familias en condición de focalizadas a
SIS.
de familias al desplazamiento registradas en el Enlace municipal No Inscribir a localizar a
programa SIPOD. de Familias en todas las familias Familias elegidas
Formularios
- Familias indígenas registradas en Acción. elegidas. y que no se
para familias
los Censos Indígenas avalados por presentaron a la
desplazadas.
el Ministerio del Interior y Justicia inscripción.
con menores de 18 años.
Se procede a realizarse la
inscripción para lo cual se debe
presentar su documento de
identidad original.
Se cuentan los formularios

diligenciados y se ordenan por
orden de ficha del SISBEN;
8. Consolidar Verificar que los
igualmente los que no se Confundir
información y Acta de formularios
diligenciaron y se empacan en formularios
cerrar proceso Personal revisor. Información diligenciados se
bolsas plásticas transparentes De diligenciados con
consolidada. remitan
a 100 y luego en cajas de cartón no diligenciados.
completos.
debidamente marcadas. Realizado
todo este proceso, se elabora un
acta de consolidación del proceso.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Cada 2 meses se entrega el

Enlace municipal Informe de No entregar Verificar número
9. Realizar extracto con el cual las madres
de Familias en Extractos todos los de extractos
pagos pasan al banco a hacer el
Acción. Entregados. extractos. reclamados.
respectivo cobro.
Constantemente se verifica que las

10. Verificación madres beneficiarias estén Actas de No verificar en las
de llevando a sus hijos menores de 7 Verificación de EPS y los
cumplimiento Enlace municipal
años a los controles de crecimiento cumplimiento planteles
de de Familias en
y desarrollo programados por la con las EPS y educativos el
compromisos Acción.
entidad de salud y que los de edad Planteles cumplimiento de
escolar también estén asistiendo a educativos. compromisos.
las clases.
Alcalde
Teniendo ya el listado de madres
beneficiarias del programa, se
11.Convoca Enlace municipal Inscribir como Documentar el
realiza una asamblea general Acta de
asamblea de Familias en Líder a una proceso de
donde se eligen las madres líderes Asamblea
Acción Madre no electa Selección de las
quienes van a ser el vínculo entre General.
en la Asamblea. Madres Líderes.
el enlace municipal y las madres
Grupo
titulares de determinados sectores.
dinamizador
Elaborar el
El funcionario encargado Mora en el
Enlace municipal Plan de presupuesto y
12. Preparar la dependiendo de la actividad a trámite de los
de Familias en Acción. tramitarlo ante la
desarrollar formula el Plan de recursos
logística Acción. Secretaría de
Gestión, preparar los recursos necesarios para
Hacienda para
necesarios para ejecutar las financiar las
que expida el CDP

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
actividades definidas en el Grupo CDP y RP actividades del y RP necesarios

Programa. dinamizador expedidos. Plan de Acción. para que
Tesorería gire los
Madres Líderes. recursos para
financiar las
Secretaría de actividades del
Hacienda. Plan de Acción.
Actas de los
Enlace municipal eventos
13. Realizar Se realizan para promover el de Familias en realizados de Programar
cuidado de la salud y la educación Acción. Promoción y No realizar los eventos que
encuentros de de la familia. Siempre deben estar Prevención en eventos o entreguen valor
cuidado apoyados por el enlace municipal Grupo Salud y hacerlos de mala agregado a la
personal de la salud, educación o dinamizador. relacionados calidad. salud y educación
cultura del municipio. con la de las Madres.
Madres Líderes. educación
familiar.
Enlace municipal
Planillas de
Brindar el servicio a la comunidad de Familias en
14. Brindar el personas
El funcionario asignado ejecuta las Acción.
servicio a la Planillas de No identificar a atendidas y
actividades junto al grupo
comunidad Personas las personas plenamente
dinamizador del Programa, Grupo
Atendidas. atendidas identificadas con
diligencia el formato “Planillas de dinamizador.
sus documentos
Personas Atendidas”.
respectivos.
Madres Líderes.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
El funcionario realiza la evaluación

de las actividades, diligenciando el
formato de evaluación de Enlace municipal Evaluar la
actividades. La satisfacción de la de Familias en Insatisfacción de
15. Evaluación satisfacción del
comunidad se ve reflejada en el Acción. la Comunidad
de cliente mediante
trabajo programado por la Oficina Evaluación de frente a las
encuestas que
actividades del Programa FAMILIAS EN Grupo Actividades. actividades
indaguen sobre la
ACCION desde el punto de vista de dinamizador. planeadas y
calidad de lo
la eficiencia comparando lo ejecutadas.
Madres Líderes. ejecutado.
planeado frente a lo ejecutado de
acuerdo con el plan de gestión
anual.
Seguimiento de los Resultados de Enlace municipal
16. la evaluación de actividades Tomar de Familias en Evaluación de
Seguimiento de las acciones de mejoramiento Acción. No mejorar la
Equilibrar calidad
respectivas según el Actividades calidad de los
los resultados Grupo y lo ejecutado
procedimiento para la toma de eventos
dinamizador.
decisiones correctivas y
preventivas. Madres Líderes.
Enlace municipal Elaborar un

Cuando por algún motivo una de Familias en Historial de
17. Tramitar Formulario.
Madre titular presenta un reclamo, Acción. No dar respuesta Quejas y
reclamos se debe dar trámite siempre y Reclamo a la Queja Reclamos, donde
Grupo
cuando presente los documentos tramitado. presentada. conste su trámite
dinamizador.
que lo soporten. y sentido de la
Madres Líderes. respuesta dada.
18. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se expide el Plan Nacional para la

Presidencia de la
Decreto 250 Febrero 7 de 2005 Atención Integral a la Población Desplazada por la
Republica
Violencia y se dictan otras disposiciones”.
“Por medio de la cual se adoptan unas medidas de

Congreso de la
Ley 1532 Junio 7 de 2012 política y se regula el funcionamiento del Programa
Republica
Familias en Acción”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Código: SDSC-PM- Versión:

Proceso: Apoyo a programas sociales Fecha: Pág. 1 de 8
PFA-02 2.0
Procedimiento : Apoyo Programa más Familias en Acción Etapa: Modalidad:
Procedencia: Secretaria de Desarrollo Social y Comunitario
Objetivo: Contribuir a la formación de las familias en extrema pobreza entregando subsidios de nutrición o educación a los
niños menores de 18 años pertenecientes a las familias del nivel 1 del SISBEN, familias en condición de desplazamiento o
familias indígenas
PRODUCTO
SECRETARIA DE DESARROLLO, ENLACE MUNICIPAL REGISTRO
USUARIO DE FAMILIAS EN ACCION, GRUPO DINAMIZADOR, PERSONAL REVISOR
MADRES LIDERES DEL PROGRAMA
2. Identificar las
necesidades 2. Listado de beneficiarios
INICIO Censo de Familias
Actividades de beneficiadas
apoyo social
3. Planear actividades del

3. Plan de actividades
Programa

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Proceso: Apoyo a Programas Sociales Fecha: Pág. 2 de 8
PFA-02 2.0
PRODUCTO
SECRETARIA DE DESARROLLO, ENLACE MUNICIPAL
REGISTRO
4. Selección de beneficiarios 4. Listado de familias

Vinculación al Programa. vinculadas al proceso
5. Capacitación al personal
Proceso
5. Acta de capacitación

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo a Programas Sociales Código: SDSC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 8
PFA-02
PRODUCTO
6. Promover y divulgar el programa

6. Listado de elegibles
Fijando fechas y sitio de inscripción divulgados
7. Inscripción de familias al programa

7. Formularios SIS
Verifica listado y cumplimiento Formularios para familias
desplazadas

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PFA-02
PRODUCTO
9. Realizar pagos 8. Consolidar información y 8. Acta de información

cerrar proceso
consolidada
Entrega del extracto para realizar
Acta de consolidación del proceso.
cobro.
9. Informe de extractos
entregados
10. Verificación de
cumplimiento de
compromisos
10. Acta de verificación

de cumplimiento
4

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PFA-02
familias indígenas
PRODUCTO
REGISTRO
11. Acta de asamblea

general
11. Convocar asamblea
Madres líderes
12. Preparar la logística
12. Plan de Acción CDP

Plan de gestión, recursos
y RP expedidos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PFA-02
familias indígenas
PRODUCTO
REGISTRO
13. Realizar encuentros de 13. Acta de eventos

cuidado
relacionados con
Salud y educación de la educación familiar
familia.
14. Brindar el servicio a la comunidad

14. Planillas de Personas
Formato “Planillas de Personas Atendidas
Atendidas”.
6
4

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PFA-02
PRODUCTO
SECRETARIA DE DESARROLLO, ENLACE REGISTRO
USUARIO MUNICIPAL DE FAMILIAS EN ACCION, GRUPO PERSONAL REVISOR
DINAMIZADOR, MADRES LIDERES DEL PROGRAMA
6
4
15. Evaluación de
Actividades
15. Evaluación de actividades
Formato
16. Evaluación de
16. Seguimiento de los
resultados Actividades
Evaluación de actividades

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PFA-02
PRODUCTO
REGISTRO
17. Tramitar
reclamos 17. Formulario reclamos
tramitado
Documentación
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8.3 PROCEDIMIENTO RED DE PROTECCIÓN SOCIAL PARA LA SUPERACIÓN

DE LA POBREZA EXTREMA - UNIDOS

BOYACÁ
SDSC-PM-PRU-03
SECRETARÍA DE
DESARROLLO ENLACE MUNICIPAL DE
VERSIÓN: 2
SOCIAL Y DISCAPACIDAD
COMUNITARIO
RED DE PROTECCIÓN SOCIAL PARA FECHA:

PROCEDIMIENTO: LA SUPERACIÓN DE LA POBREZA
EXTREMA - UNIDOS
Implementar la Red de Protección Social para la Superación

de la Pobreza Extrema - UNIDOS, como una estrategia de
intervención, que articula el esfuerzo político, técnico y
OBJETIVO DEL presupuestal de cada Administración, para que las familias en
PROCEDIMIENTO: situación de pobreza extrema y desplazamiento forzado,
accedan a la oferta social y desarrollen capacidades para
gestionar su propio desarrollo, mejoren sus condiciones de
vida y superen la pobreza extrema.
Este procedimiento inicia con la búsqueda de familias en

ALCANCE DEL situación de pobreza extrema y desplazamiento forzado,
PROCEDIMIENTO: finaliza con la articulación y retroalimentación a las
necesidades encontradas.
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento

RESPONSABLE DEL es la Secretaría de Desarrollo Social mediante el Delegado
PROCEDIMIENTO: Municipal de Red Unidos y el grupo de cogestores del

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
DOCUMENTACIÓN - Resolución 481 de 2014

EXTERNA O BASE
LEGAL - CONPES 102 de 2006
ANSPE: Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza

TÉRMINOS Y Extrema, es la entidad del Gobierno Nacional encargada de
DEFINICIONES la estrategia de promoción social para la población más pobre
y vulnerable del país.
- El acompañamiento familiar y comunitario de la Red

UNIDOS mediante la atención personalizada a las familias en
sus domicilios, y a las comunidades en sus territorios, con el
fin de lograr que cada una de ellas reconozca sus fortalezas y
potencialidades, consolide sus vínculos familiares, sus redes
POLÍTICAS DE de interacción social y adquiera o fortalezca habilidades y
OPERACIÓN capacidades para superar su situación de pobreza extrema.
- El acompañamiento se implementa a través de operadores
y cogestores sociales, quienes tienen a su cargo un grupo de
familias, a las cuales les brindan asesoría para el alcance de
los logros básicos familiares.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

1. Inicio
2. Establecer la La vinculación se desarrolla Ingresar familias

forma de teniendo como insumo inicial, Enlace municipal Base de datos como potenciales Aplicar la Base de
vinculación al las familias que se encuentran Red Unidos. SISBEN III. beneficiarios por datos SIBEN III.
programa. . en la base de datos SISBEN III. demanda.
-Ingresan potencialmente los

hogares de la base de datos del Ingresar familias Revisar el Listado
3. Potenciales Listado de Familias
SISBEN III que se encuentran al Listado de de familias
Familias que son Enlace municipal de la base de datos
entre los puntajes del SISBEN familias potenciales y
Beneficiarias del Red Unidos. del SISBEN III que
de 0 a 32.20 para la zona potenciales que excluir a las que no
Programa. cumplen requisitos.
urbana y 0 a 26.12 para la zona no aplican. apliquen.
rural,
No confrontar
Que ninguno de sus Listado de Familias Listado de
integrantes cruce con la base de la base de datos Familias de la
de datos del Registro Único de del SISBEN III base de datos del
4. Requisitos Registrar mediante
Víctimas (RUV) en el hecho Confrontado con la SISBEN III con la
exigidos a las Enlace municipal acta la acción de
victimízate del base de datos del base de datos del
Familias Red Unidos. verificación con los
"Desplazamiento Forzado", o Registro Único de Registro Único
Potenciales listados RUV.
que por el contrario, alguno de Víctimas (RUV) en de Víctimas
sus integrantes se cruzan con el hecho (RUV) en el
la base de datos del (RUV). victimízate. hecho
victimízate.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Ingresan los hogares

beneficiarios del subsidio de Listado
vivienda en especie otorgado
5. Establecer que Familias
por el Gobierno Nacional que
beneficiarios de Enlace municipal beneficiarias de
no se encuentran N/A N/A
Otros Programas Red Unidos. otros Programas
acompañados por la Estrategia
aplican. que aplican.
para la Superación de la
Pobreza Extrema- Red
UNIDOS.
Los hogares que cumplen los

6. Focalización de criterios anteriormente Cargar en el Verificar que los
Hogares. mencionados se consideran sistema hogares
Listados de
hogares focalizados y son Enlace municipal SIUNIDOS a focalizados
Hogares
cargados en el Sistema de Red Unidos. Familias que no cumplieron los
Focalizados.
Información - SIUNIDOS de cumplen requisitos
acuerdo con la capacidad de requisitos. exigidos.
atención del municipio.
El cargue de hogares se
realizará progresivamente de
Cargar en el Verificar que los
conformidad con los puntos de
sistema hogares elegidos
7. Elegibilidad de corte establecidos según el Enlace municipal Listado de Hogares
SIUNIDOS a cumplieron los
los Hogares SISBEN y la elegibilidad para la Red Unidos. elegidos.
Familias no requisitos
vinculación será priorizada por
elegibles. exigidos.
los puntajes de los hogares de
menor a mayor.
En cuanto a la selección de
8. Condiciones Criterios de No aplicar los
comunidades indígenas para el Enlace municipal Documentar la
para las Familias priorización criterios de
Acompañamiento que defina la Red Unidos. verificación de
Indígenas establecidos. priorización
ANSPE, se establecen criterios cumplimiento de
establecidos por
de priorización dentro del

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
universo de comunidades la autoridad los criterios

indígenas potencialmente competente. establecidos.
beneficiarias.
Ingresan los hogares de
comunidades que pertenezcan
a alguno de los 34 pueblos
Verificar que los
indígenas priorizados por el
Hogares Indígenas
Auto 004 del 2009 de la Corte No cumplir los
estén registrados
9. Ingreso de Constitucional, que estén en Enlace municipal Hogares indígenas requisitos
en el Censo y que
Hogares Indígenas listados censales y cuyas Red Unidos. focalizados. exigidos por la
exista solicitud de
autoridades realicen solicitud Corte.
acompañamiento
expresa de acompañamiento a
de la autoridad.
partir del conocimiento de
vulneración de derechos
colectivos.
Se ubica a los hogares Registrar en el Verificar el listado
vinculados a la Estrategia para SIUNIDOS al
10. Ubicación y de hogares
Superar Pobreza Extrema- Red Cogestor social. No ubicar a todos
asignación un Enlace municipal elegidos frente a
UNIDOS, y se asigna en el los hogares
Cogestor Social Red Unidos. Acta de la Primera los hogares que
SIUNIDOS un Cogestor Social vinculados.
en el SIUNIDOS reunión participaron en la
y se realiza la primera sesión
documentada. primera reunión.
de acompañamiento familiar.
Explicar las
obligaciones que
Falta de
Antes de iniciar el se asumen con la
Enlace municipal socialización de
11. Firma de acompañamiento familiar, el Acuerdo de firma del acuerdo
Red Unidos y los términos del
Acuerdo de (la) jefe{a) de hogar firma un Corresponsabilidad de
Cogestores acuerdo y/o no
Corresponsabilidad Acuerdo de firmado. corresponsabilidad
sociales. firma del
Corresponsabilidad. y las
acuerdo.
consecuencias de
su incumplimiento.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Dependiendo la necesidad se
busca ayuda con las
instituciones adscritas al
programa con el fin de mitigar Desconocimiento
las necesidades, accediendo al El Grupo
Enlace municipal del apoyo
apoyo de profesionales Documentar clase Universitario oferta
12. Articulación y Red Unidos y logístico y/o
universitarios para cada de apoyo ofertado servicios ante falta
Retroalimentación Cogestores profesional
situación. al Gestor. de demanda del
sociales. disponible para el
Gestor.
Así se dará inicio al proceso de Gestor.
acompañamiento de las
familias por parte del Operador
Social y a las sesiones.
Sesión de inicio: Presentar de

los contenidos de UNIDOS a
las familias que van a ingresar,
Acompañamiento El Grupo
generando espacios de Enlace municipal Documentar clase
profesional Universitario oferta
13. Sesión de reconocimiento y cuando Red Unidos y de apoyo que se
deficiente a un servicios ante falta
inicio aplique, podrá servir también Cogestores oferta al Grupo de
Grupo de de demanda del
como primer acercamiento a la sociales. Familias.
Familias. Grupo familiar.
oferta de servicios, que a nivel
local las familias pueden
acceder.
Realizar sesión comunitaria de Establecer y

Acta de la sesión Que las
información y de deliberación evaluar las
comunitaria donde actividades
14. Sesión cuyo objetivo primordial es el Enlace municipal acciones
obren las realizadas no
Comunitaria de socializar la situación de la Red Unidos y individuales
deliberaciones sean pertinentes
UNIDOS en comunidad frente a los Logros Cogestores realizadas por
realizadas sobre la para conseguir
Nuestro Municipio Básicos y consolidar en las sociales. cada familia para
situación de la los logros
familias su compromiso con la la obtención de los
comunidad. esperados, y/o
Estrategia. logros.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
falta de
compromiso.
Se crea un espacio de
interacción social, para
promover la participación de las
familias vinculadas a UNIDOS,
el cual tiene múltiples
funciones, entre la cuales
sobresalen las de:
- Ser medio para informar, Documentar los Falta de Difundir los logros
Enlace municipal
15. Sesión capacitar, participar, deliberar, logros familiares valoración de los alcanzados por las
Red Unidos y
Comunitaria de presentar, socializar resultados que deben ser logros familias y la
Cogestores
Gestión de Logros y compartir experiencias de las objeto de acciones alcanzados por participación de
sociales.
familias en el marco de colectivas. UNIDOS. unidos.
UNIDOS.
- Fortalecer la gestión de los
logros básicos familiares
susceptibles de ser
gestionados colectivamente.
- Dar legitimidad a las acciones
adelantadas por UNIDOS.
Selección
Realizar reuniones con Grupos
Selección de realizada mediante
de 50 familias, donde se hace Documentar
Enlace municipal Familias que no encuestas entre
16. Sesión de reconocimiento colectivo a las mediante acta la
Red Unidos y tienen un las familias pares
Promoción de familias que han alcanzado la realización de la
Cogestores reconocimiento para seleccionar a
Familias “Promoción a la Autogestión” e reunión de
sociales. social sobre sus las familias que
inician su camino en la Senda reconocimiento.
logros. sirven de ejemplo
de la Prosperidad.
al Programa.
17. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
"Por medio de la cual se fijan los criterios de

Agencia Nacional para
identificación, selección, vinculación,
la Superación de la
Resolución 481 Octubre 06 de 2014 permanencia y egreso de hogares de la Estrategia
Pobreza Extrema
para la Superación de lo Pobreza Extrema- Red
ANSPE
UNIDOS"
Que mediante el cual se creó la Red para la

Superación de la Extrema Pobreza - Red Juntos,
Departamento
Septiembre 25 de con el fin de promover la incorporación efectiva de
CONPES 102 Nacional de
2006 los hogares más pobres a las redes sociales del
Planeación
Estado y así asegurar la superación de su
condición.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PRU-03
Procedimiento: Red de Protección social para la
Etapa: Modalidad:
Superación de la Pobreza extrema- Unidos
Objetivo: Implementar la Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema - UNIDOS, como una estrategia
de intervención, que articula el esfuerzo político, técnico y presupuestal de cada Administración, para que las familias en
situación de pobreza extrema y desplazamiento forzado, accedan a la oferta social y desarrollen capacidades para gestionar
su propio desarrollo, mejoren sus condiciones de vida y superen la pobreza extrema.
PRODUCTO
USUARIO ENLACE MUNICIPAL RED UNIDOS Y COGESTORES SOCIALES REGISTRO
2. Establecer
la forma de 2. Base de datos SISBEN III
INICIO vinculación al
programa
3. Potenciales familias que 3. Listados de Seleccionados

son beneficiarias del 1
programa

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

PRU-03 2.0
Procedimiento: Red de Protección Social para la Superación
Etapa: Modalidad:
de la Pobreza Extrema-Unidos
PRODUCTO
4. Listado familias de la base

1 4. Requisitos exigidos a de datos del SISBEN III, (RUV)
las familias potenciales
5. Listado familias
5. Establecer beneficiarios de
beneficiarias de otros
otros programas aplican
programas que aplican

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo a Programas Sociales Código: SDSC- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 8
PM-PRU-03
Etapa: Modalidad:
PRODUCTO
6. Focalización de 6. Listado de hogares

hogares focalizados
2
SIUNIDOS
7. Elegibilidad de los 7. Listado de hogares

hogares
elegidos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PRU-03
Procedimiento: Red de Protección Social para la
Etapa: Modalidad:
Superación de la Pobreza Extrema-Unidos
PRODUCTO
8. Criterios priorización
8. Condiciones para las establecidos
familias indígenas
9. Ingreso de hogares indígenas

9. Hogares indígenas
Auto 004 del 2009 focalizados

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Código: SDSC- Versión:

PM-PRU-03 2.0
Etapa: Modalidad:
10. Registrar en el
SIUNIDOS al cogestor
10. Ubicación y asignación un social, acta reunión
cogestor social en el
SIUNIDOS
11. Acuerdo de
11. Firma de acuerdo de corresponsabilidad
corresponsabilidad
firmado

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

PM-PRU-03 2.0
Etapa: Modalidad:
PRODUCTO
REGISTRO
USUARIO ENLACE MUNICIPAL RED UNIDOS Y COGESTORES SOCIALES
12. Articulación y
retroalimentación 12. Documentar clase de
5
Operador social apoyo ofertado al gestor
13. Sesión de inicio

13. Documentar clase de
Oferta de servicios apoyo al grupo de familias

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

PM-PRU-03 2.0
Etapa: Modalidad:
PRODUCTO
REGISTRO
14. Sesión comunitaria

6 UNIDOS en nuestro 14. Acta de sesión
municipio comunitaria
15. Sesión comunitaria de

gestión de logros 15. Documentar logros
familiares-acciones
colectivas

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

PM-PRU-03 2.0
Etapa: Modalidad:
PRODUCTO
REGISTRO
16. Sesión de 16. Acta reunión de

promoción de reconocimientos
7
familias
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8.4 PROCEDIMIENTO APOYO PROGRAMA COLOMBIA MAYOR

BOYACÁ SDSC-PM-PCM-04
SECRETARÍA DE
ENLACE MUNICIPAL DEL ADULTO
MAYOR
Y COMUNITARIO
APOYO PROGRAMA DEL ADULTO

PROCESO:
MAYOR
FECHA:
APOYO PROGRAMA COLOMBIA
PROCEDIMIENTO:
MAYOR
OBJETIVO DEL Busca mejorar las condiciones de vida de los adultos

mayores del Municipio de Puerto Boyacá, mediante entrega
PROCEDIMIENTO:
de subsidios cada dos meses.
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización

ALCANCE DEL de las personas de la tercera edad que con previo censo
PROCEDIMIENTO: entran hacer parte del Programa y finaliza con la entrega del
subsidio.

es el Profesional Universitario encargado de Enlace
PROCEDIMIENTO:
Municipal del Adulto Mayor.
DOCUMENTACIÓN
LEGAL

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
DNP: Departamento Nacional de Planeación
TÉRMINOS Y FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía

DEFINICIONES
SISPRO: Sistema Integral de Información de la Protección
Social
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
46 de 137
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Secretaría de
2. Solicitud de Usuario entrega solicitud escrita de ingreso al Desarrollo Social. Solicitud
No tramitar Registro
ingreso al Programa, y/o recepción verbal de la solicitud recibida para
solicitud solicitudes
programa mediante su transcripción. Oficina del Adulto trámite
Mayor.
El usuario presenta en la Oficina del Adulto

Mayor, su documento de identidad y se revisa
en el sistema DNP, FOSYGA, SISPRO que
cumpla con los siguientes requisitos:
- Edad superior a 59 años para hombre y 54 Secretaría de Tramitar por
años para mujeres. Constancia No verificar el
3. verificar Desarrollo Social escrito una lista
escrita de cumplimiento de
cumplimiento de - Tener mínimo documento de identidad. de chequeo con
cumplimiento de todos los
requisitos. Oficina del Adulto todos los
- Puntaje de SISBEN menor a 43.63 puntos requisitos. requisitos.
Mayor requisitos.
en el área (2) urbana.
- Puntaje de SISBEN menor a 35.26 puntos
en el área (3) rural.
- Ser beneficiario del régimen subsidiado.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
47 de 137
APROBÓ
Interno
- Residente en el municipio de Puerto

Boyacá.
- Vivienda en condiciones precarias, posada
o en la calle.
- Situación de abandono familiar.
- No recibir subsidio del adulto mayor, ni otro
tipo de renta, pensión o subsidio.
- Presentar caso de discapacidad.
Verificado cumplimiento de requisitos se

Secretaría de Informe que Ingreso de datos
procede a ingresar los datos personales, Soportes que
Desarrollo Social. contenga el sin verificar
4. Ingreso de tiempo de residencia en el Municipio, que no acredite el
ingreso de la previamente el
datos posea bienes raíces, que no esté vinculado a cumplimiento de
Oficina del Adulto información cumplimiento de
Cajas de Compensación Familiar ni a otro las exigencias.
Mayor. exigida. las exigencias.
sistema de pensiones.
No verificar
5. Verificación Semestralmente se hace una verificación Secretaría de Documentar la
todos los
semestral y minuciosa de la documentación de los Desarrollo Social. revisión y su
Informe registros y/o no
remisión de adultos que ingresaron al programa y se remisión a
semestral. enviar los
documentación a envían a la Sede Principal de Colombia Oficina del Adulto Colombia
resultados de la
Colombia Mayor Mayor. Mayor. Mayor.
revisión.
La Lista de Espera o de Priorizados la genera Solicitar

Secretaría de Lista de espera
6. Lista de la sede principal Colombia Mayor que Lista de espera actualización de
Desarrollo Social. o de
espera establece el orden en que los adultos se desactualizada. la lista de
Priorizados.
vinculan al programa. espera.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
48 de 137
APROBÓ
Interno
Los nuevos cupos se generan cuando un Oficina adulto

adulto fallece, cambia de Municipio de mayor.
residencia o se hace beneficiario de otro
subsidio, inmediatamente el primero en lista
pasa a ser beneficiario.
Secretaría de Verificar que la

La Oficina del Adulto Mayor notifica a la Falta de
Desarrollo Social. notificación se
persona que ha pasado a ser beneficiaria notificación y/o
7. Notificación Notificación. realice de
solicitando copia de documento de mora en la
Oficina del Adulto manera pronta y
identificación. notificación.
Mayor. sin dilaciones.
El adulto debe acercarse a la oficina para En la Diligencia

Secretaría de
diligenciar y firmar un formato denominado, Mora del Adulto de Notificación
Desarrollo Social.
8. Certificación certificación de postulación con el cual se Certificación de para firmar el tramitar la firma
de postulación oficializa el ingreso definitivo al programa y postulación. certificado de del formato de
Oficina del Adulto
permite que el adulto empiece a recibir el postulación. certificación de
Mayor.
subsidio. postulación.
La Oficina del adulto mayor informa a los Desarrollo Social.

beneficiarios cuando deben realizar el cobro.
9. Cobro del El beneficiario se acerca personalmente con Oficina del Adulto Subsidio
N/A N/A
subsidio su documento de identidad al Banco indicado Mayor. cancelado.
y realiza el cobro del subsidio que le será
entregado cada dos meses. Adulto Mayor.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
49 de 137
APROBÓ
Interno
El Banco envía la nómina directamente a

Colombia Mayor, con la relación de las
personas beneficiarias señalando los pagos
realizados y dejando en blanco las personas Secretaría de
Solicitarle
que no hicieron el cobro del dinero Desarrollo Social. Que el Banco no
10. Nómina de Nómina de pago Colombia mayor
correspondiente al subsidio. remita la nómina
beneficiarios a beneficiarios. la nómina de
Oficina del Adulto de cobro.
La oficina del adulto mayor recibe de cobro.
Mayor.
Colombia mayor la relación de las personas
que no hicieron el cobro para verificar por qué
no se hizo el mismo.
Secretaría de Solicitarle al
Se verifica quienes no cobraron y por qué no Listado de No verificar la
Desarrollo Social. usuario que
lo hicieron con el fin de realizar un beneficiarios razón de no
11. Seguimiento explique la
seguimiento y evitar que los bloqueen del que no cobro en la
Oficina del Adulto razón de falta de
programa. cobraron. nómina.
Mayor. cobro.
Secretaría de
12. Verificar que Documentar no
Desarrollo Social. Solicitud de No tramitar la
la falta de cobro cobro y/o
Se tramita la asignación de nuevo cupo. asignación de asignación de
genera o no un solicitud de
Oficina del Adulto nuevo cupo. nuevo cupo.
nuevo cupo nuevo cupo.
Mayor.
13. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
50 de 137
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se reglamenta la administración y el

La presidencia de la funcionamiento del Fondo de Solidaridad
Decreto 3771 Octubre 01 de 2007
Republica Pensional” Partir del Capítulo IV Subcuenta de
Subsistencia”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
51 de 137
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo Programa Adulto Mayor Código: SDSC-PM-PCM-04 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4
Procedimiento: Apoyo Programa Colombia Mayor Etapa: Modalidad:
Objetivo: Busca mejorar las condiciones de vida de los adultos mayores del Municipio de Puerto Boyacá, mediante entrega de
subsidios cada dos meses.
PRODUCTO
USUARIO SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL, OFICINA DEL ADULTO MAYOR REGISTRO
2. Solicitud de
INICIO ingreso al 2. Solicitud recibida para
programa
trámite
3. Constancia escrita de
3. Verificar cumplimiento de requisitos
cumplimiento de
requisitos
4. Ingreso de datos
4. Informe que contenga el
Ingresan datos personales del usuario. ingreso de la información
exigida.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
52 de 137
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo Programa del Adulto Mayor Código: SDSC-PM-PCM-04 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 4
PRODUCTO
USUARIO REGISTRO
SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL, OFICINA DEL ADULTO MAYOR
5. Verificación semestral
y remisión de
1
documentación a
Colombia mayor 5. Informe semestral
6. Lista de espera 6. Lista de espera o de

Priorizados
Lista de priorizados
7. Notificación 7. Notificación
2
Notificación beneficiario.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
53 de 137
APROBÓ
Interno
PRODUCTO
USUARIO REGISTRO
SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL, OFICINA DEL ADULTO MAYOR
8. Certificación de postulación
8. Certificación de
2 Se diligencia y firma el contrato para postulación
recibir subsidio.
9. Cobro del subsidio

8. Subsidio cancelado
Se realiza el cobro del subsidio
cada 2 meses.
10. Nómina de beneficiarios
3 10. Nómina de pago a

Relación de pagos realizados y
beneficiarios
pendientes.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
54 de 137
APROBÓ
Interno
PRODUCTO
REGISTRO
USUARIO SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL, OFICINA DEL ADULTO MAYOR
11. Seguimiento
3
11. Seguimiento
Evitar bloqueo del programa.
12. Verificar que la falta

de cobro genera o no
un nuevo cupo
12. Solicitud de
asignación de nuevo cupo
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8.5 PROCEDIMIENTO APOYO PROGRAMA INGRESO ALBERGUE DEL ADULTO

MAYOR

BOYACÁ SDSC-PM-PAAM-05
SECRETARÍA DE
MAYOR
Y COMUNITARIO

PROCESO:
MAYOR
FECHA:
APOYO PROGRAMA INGRESO
PROCEDIMIENTO:
ALBERGUE DEL ADULTO MAYOR
Mejorar la calidad de vida de los adultos mayores a nivel integral

OBJETIVO DEL
los cuales se encuentran desamparados y en estado de
PROCEDIMIENTO:
indigencia.
El proceso de ingreso inicia con la identificación del adulto mayor

en la comunidad y su estado de vulnerabilidad, se realizan unas
ALCANCE DEL
visitas previas, permitiendo el ingreso del adulto mayor a la
PROCEDIMIENTO:
institución. El proceso de retiro se realiza por voluntad del adulto
mayor.
RESPONSABLE DEL El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es la

PROCEDIMIENTO Oficina del adulto mayor.
DOCUMENTACIÓN
LEGAL
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
56 de 137
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Secretaría de
Usuario entrega solicitud de ingreso al Desarrollo
2. Solicitud de Solicitud
Programa, mediante recepción verbal de Social. No tramitar Registro
ingreso al recibida para
la solicitud mediante su transcripción o solicitud. solicitudes.
Programa trámite.
por escrito. Oficina del
Adulto Mayor.
El usuario presenta en la Oficina del

Adulto Mayor, su documento de
identidad y se revisa en el sistema. Secretaría de
3. Verificar Tramitar por
Desarrollo Constancia No verificar el
cumplimiento DNP, FOSYGA, SISPRO que cumpla Social. escrito una lista
escrita de cumplimiento
de requisitos con los siguientes requisitos: de chequeo
cumplimiento de todos los
por parte del con todos los
solicitante. - Edad superior a 60 años para hombre Oficina del de requisitos. requisitos.
requisitos.
y mujeres. Adulto Mayor.
- Tener mínimo documento de identidad.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
57 de 137
APROBÓ
Interno
- Puntaje de SISBEN menor a 43.63

puntos en el área (2) urbana.
puntos en el área (3) rural.
- Ser beneficiario del régimen
subsidiado.
Boyacá.
- Vivienda en condiciones precarias,
posada o en la calle.
- Situación de abandono familiar.
- No recibir subsidio del adulto mayor, ni
otro tipo de renta, pensión o subsidio.
- Presentar caso de discapacidad.
Secretaría de
Mora en la
Desarrollo Establecer
Por medio de una visita se verifica si el verificación de
4. Visita de Social. Registro de la término para
adulto mayor cumple con las condiciones las condiciones
verificación visita. realizar la
para el ingreso al programa. del Adulto
Oficina del visita.
Mayor.
Adulto Mayor.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
58 de 137
APROBÓ
Interno
Secretaría de
Diligenciar una historia del Adulto Mayor, Desarrollo
Falta de
con sus datos de identificación, Social. Publicar lista
5. Historia del Historia del fidelidad en la
localización y condiciones en las que se de
Adulto Mayor Adulto Mayor. Historia del
encuentra, y con evidencia fotográfica beneficiarios.
Oficina del Adulto Mayor.
del estado del adulto.
Adulto Mayor.
Secretaría de
Desarrollo Verificar que
La Oficina del Adulto Mayor realiza la Ingresar
6. Ingreso al Social. Autorización los residentes y
autorización e ingreso al Programa personas no
Albergue del ingreso. los ingresados
Albergue Adulto Mayor. autorizadas.
Oficina del correspondan.
Adulto Mayor.
Secretaría de
Acta de Mora en la
Realizar visita periódica al Desarrollo Establecer
Observaciones verificación de
7. Inspección y establecimiento para verificar estado de Social. término para
encontradas las condiciones
seguimiento instalaciones y condiciones en que se realizar la visita
firmada por los del Albergue y
encuentran los usuarios del programa. Oficina del al Alberque.
participantes. sus usuarios.
Adulto Mayor.
8. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
59 de 137
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Subsistencia”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
60 de 137
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo Programa Adulto Mayor Código: SDSC-PM-PAAM-05 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Apoyo Programa Ingreso Albergue del
Etapa: Modalidad:
Adulto Mayor
Objetivo: Mejorar la calidad de vida de los adultos mayores a nivel integral los cuales se encuentran desamparados y en estado de
indigencia.
PRODUCTO
2. Solicitud
de ingreso al 2. Solicitud recibida para
INICIO Programa trámite
3. Verificar cumplimiento 3. Constancia escrita de

de requisitos por parte
del solicitante cumplimiento de requisitos
4. Registro de visita
Condiciones para ingreso al
programa.
5. Historia del adulto mayor

1 5. Historia del adulto mayor
Se registran datos generales y
evidencias fotográficas

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
61 de 137
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo Programa Adulto Mayor Código: SDSC-PM-PAAM-05 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2
Procedimiento: Apoyo Programa Ingreso Albergue del
Etapa: Modalidad:
Adulto Mayor
Objetivo: Mejorar la calidad de vida de los adultos mayores a nivel integral los cuales se encuentran desamparados y en estado de
indigencia.
PRODUCTO
6. Ingreso al Albergue
6. Autorización de ingreso
Autorización e ingreso al programa
7. Inspección y
seguimiento
7. Acta de observaciones
Visita periódica,
observaciones.
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8.6 PROCEDIMIENTO APOYO PROGRAMA RESTAURANTE DEL ADULTO MAYOR

BOYACÁ SDSC-PM-PRAM-06
SECRETARÍA DE
MAYOR
Y COMUNITARIO
PROCESO:
MAYOR
FECHA:
APOYO PROGRAMA RESTAURANTE
PROCEDIMIENTO:
DEL ADULTO MAYOR
OBJETIVO DEL Describir la metodología para el desarrollo del Programa de

restaurante del adulto mayor de la Alcaldía del Municipio de
PROCEDIMIENTO:
Puerto Boyacá.
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de
los Adultos Mayores del Municipio en estado de vulnerabilidad
ALCANCE DEL que con previo censo y entran hacer parte del Programa y
PROCEDIMIENTO: finaliza con la entrega de los almuerzos calientes a cada uno
de los Beneficiarios del Programa esta labor es desarrollada de
lunes a viernes.
RESPONSABLE DEL El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es
PROCEDIMIENTO: la Oficina de Adulto Mayor y su grupo de apoyo.
DOCUMENTACIÓN
LEGAL
TÉRMINOS Y Restaurante Adulto Mayor: Actividades dirigidas a mejorar las

condiciones de vida de los Adultos Mayores más vulnerables
DEFINICIONES
del Municipio de Puerto Boyacá.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Secretaría de
Usuario entrega solicitud escrita de
2. Solicitud de Desarrollo Social. Solicitud
ingreso al Programa, y/o se le hace No tramitar Registro
Ingreso al recibida para
recepción verbal de la solicitud solicitud solicitudes
programa Oficina del Adulto tramite
mediante su transcripción.
Mayor.
El usuario se acerca a la Oficina del

Adulto mayor, con su documento de
identificación se hace la revisión en el
sistema DNP, FOSYGA, SISPRO y
debe cumplir con los siguientes Tramitar por
Secretaría de
3. Identificación requisitos: Constancia No verificar el escrito una
Desarrollo Social.
de los posibles escrita de cumplimiento lista de
beneficiarios del - Edad superior a 59 años para hombre cumplimiento de todos los chequeo con
y 54 años para mujeres. Oficina del Adulto
programa de requisitos. requisitos. todos los
Mayor.
- Tener mínimo documento de requisitos.
identidad.
puntos en el área (2) urbana.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

puntos en el área (3) rural.
- Ser beneficiario del régimen
subsidiado
Boyacá
- Vivienda en condiciones precarias,
posada o en la calle
- Situación de abandono familiar
- No recibir subsidio del adulto mayor,
ni otro tipo de renta, pensión o subsidio
- Presentar caso de discapacidad
Secretaría de Mora en la
Por medio de una visita se verifica si el Establecer
Desarrollo Social. verificación de
4. Visita de adulto mayor cumple con las Registro de la término para
las condiciones
verificación condiciones para el ingreso al Oficina del Adulto visita. realizar la
del Adulto
programa. Mayor. visita.
Mayor.
Diligenciar una historia del adulto Secretaría de Falta de

mayor, con los datos de identificación, Desarrollo Social. Publicar lista
5. Historia del Historia del fidelidad en la
localización y condiciones en las que de
adulto mayor Oficina del Adulto adulto mayor. Historia del
se encuentra, conjunto a una evidencia beneficiarios.
Mayor. Adulto Mayor.
fotográfica del estado del adulto.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
La oficina realiza la autorización de Verificar que

Secretaría de
ingreso al programa de restaurante al los
6. Autorización Desarrollo Social. Alimentar
adulto mayor, la cual es enviada al Autorización beneficiarios y
de Ingreso al personas no
lugar de atención para su inclusión, del ingreso. los
restaurante Oficina del Adulto autorizadas.
está junto a la copia del documento de comensales
Mayor.
identificación correspondan.
Elaboración y
Si el usuario presenta ausencia de 15 Secretaría de
remisión del Verificar y
días sin acceso al programa se realiza Desarrollo Social.
7. Seguimiento y Reporte de Retiro documentar la
reporte a la Oficina del Adulto Mayor
retiro ausencia a la injustificado. causa de la
para seguimiento y posterior retiro del Oficina del Adulto
Oficina del ausencia.
programa, de ser necesario. Mayor.
Adulto Mayor.
Mora en la
verificación de
Se realiza visita periódica al Secretaría de Acta con Establecer
las condiciones
establecimiento para la verificar el Desarrollo Social. término para
8. Inspección estado de las instalaciones y Observaciones de realizar la
levantando observaciones Oficina del Adulto y firma funcionamiento visita al
participantes. del Restaurante
encontradas. Mayor. Restaurante.
y satisfacción
de sus usuarios.
9. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Subsistencia.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Apoyo Programa del Adulto Mayor Código: SDSC-PM-PRAM-06 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Apoyo Programa Restaurante
Etapa: Modalidad:
del Adulto Mayor
Objetivo: Describir la metodología para el desarrollo del Programa de restaurante del adulto mayor de la Alcaldía del Municipio
de Puerto Boyacá.
REGISTRO
2. Solicitud de
INICIO Ingreso al 2. Solicitud recibida para el
programa
trámite
3. Identificación de los
posibles beneficiarios del
programa 3. Constancia escrita de
cumplimiento de requisitos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Etapa: Modalidad:
del Adulto Mayor
Objetivo: Describir la metodología para el desarrollo del Programa de restaurante del adulto mayor de la Alcaldía del Municipio
de Puerto Boyacá.
REGISTRO
4. Registro de la visita
Verificación del cumplimiento de las
obligaciones para ingreso
5. Historia del adulto mayor
Se registran datos generales y 5. Historia del adulto mayor

evidencias fotográficas

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Versión:
Proceso: Apoyo Programa del Adulto Mayor Código: SDSC-PM-PRAM-06 Fecha: Pág. 3 de 4
2.0
Etapa: Modalidad:
del Adulto Mayor
Objetivo: Describir la metodología para el desarrollo del Programa de restaurante del adulto mayor de la Alcaldía del
REGISTRO
6. Autorización del ingreso

6. Autorización e Ingreso al
restaurante
7. Seguimiento y retiro 7. Reporte de ausencia
Reporte

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Etapa: Modalidad:
del Adulto Mayor
Objetivo: Describir la metodología para el desarrollo del Programa de restaurante del adulto mayor de la Alcaldía del
REGISTRO
8. Inspección
8. Acta de observaciones
Estado de las
instalaciones,
observaciones
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
8.7 PROCEDIMIENTO APOYO PROGRAMA DE DISCAPACIDAD

BOYACÁ SDSC-PM-PD-07
SECRETARÍA DE
DESARROLLO SOCIAL ENLACE MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD VERSIÓN: 2
Y COMUNITARIO

FECHA:
PROCEDIMIENTO: APOYO PROGRAMA DE DISCAPACIDAD
Garantizar a la población en condición de Discapacidad el

OBJETIVO DEL acceso a los beneficios que le brinda la Constitución Política de
PROCEDIMIENTO: Colombia, enmarcada en las diferentes leyes, políticas públicas
y ordenanzas de los diferentes entes de control.
Este procedimiento inicia con la identificación y priorización de

las personas Discapacitadas del Municipio de Puerto Boyacá
ALCANCE DEL
en estado de vulnerabilidad que con previo censo entran hacer
PROCEDIMIENTO:
parte del Programa y finaliza con la implementación de las
ayudas Técnicas desarrolladas por el Gobierno Nacional.
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es

RESPONSABLE DEL
la Secretaria de Desarrollo Social mediante el Enlace Municipal
PROCEDIMIENTO:
del Programa de Discapacidad y su grupo de apoyo.

EXTERNA O BASE

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Discapacidad: Condición bajo la cual algunas personas

TÉRMINOS Y presentan cierta deficiencia física, mental, intelectual o
DEFINICIONES sensorial que a largo plazo afectan la forma de interactuar y
participar plenamente en la sociedad.
POLÍTICAS DE
No aplica.
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Se programa y comunica el Comunicar el

día en que se van a realizar Programa y
Programa de No difundir o tramitar registro de
las reuniones con los Enlace
1. Inicio Reuniones incumplir el recibido por todas
Presidentes de las Juntas de Discapacidad.
socializado. programa. las Juntas de
Acción Comunal de cada
Barrio. Acción Comunal.
Se verifica la reunión en la
fecha programada con el
Presidente de la Junta de
Acción Comunal de cada No detectar a
2. Barrio y se hace trabajo de Publicar la
todos los
Caracterización campo que permita Enlace Acta de la posibles priorización de
de discapacidad caracterizar la población y Discapacidad. Reunión. diagnósticos más
beneficiarios
por Barrios detectar las personas objeto relevantes.
del programa
del Programa de en cada Barrio.
Discapacidad y priorizar los
diagnósticos de mayor
relevancia.
No utilizar la Verificar que la
3. Preparar la Elaborar y/o procesar Enlace información Información
Información
logística informes con los resultados Discapacidad. recaudada en entregada al
consolidada.
encontrados en cada Barrio. cada Barrio. Comité Municipal

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Realizar la preparación de la de Discapacidad y

logística para convocar a Sistema Municipal
reuniones de Comité de Bienestar sea
Municipal de Discapacidad y coherente con la
Sistema Municipal de recaudada en cada
Bienestar. Barrio.
Solicitar información a las IPS,

EPS y a la ACJ sobre su plan
operativo de salud con Elaborar base de
enfoque diferencial y el No solicitar datos que registre
4. Solicitar Enlace Información
número y tipo de usuarios información la Información de
información Discapacidad. obtenida y
beneficiarios de los servicios y/o no filtrarla. las EPS, IPS y
filtrada.
con el fin de filtrarla para saber ACJ.
el tipo de discapacidad de
cada beneficiario.
Subir base de datos Dropbox

la Caracterización de
discapacidad, los tipos de Servicios No subir a la Convalidar
5. Actualización discapacidad e información identificados a resultados
base de datos
en las páginas personal y de identificación, Enlace los cuales obtenidos en
Dropbox la
institucionales con el fin de detectar los Discapacidad. pueden DROPBOX con la
información
Dropbox servicios a los cuales pueden acceder como información subida.
pertinente.
acceder como beneficiarios, beneficiarios.
ADEMAS de los informes
periódicos que debe presentar

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
el municipio y el comité
municipal de discapacidad.
Se hace evaluación del

proceso mediante el sistema
semáforo donde el color Rojo Verificar los
Cuadro que Mala ubicación resultados del
6. indica que el municipio no
Enlace presente el de un usuario semáforo con la
cumple requisitos, el amarillo
Evaluación Discapacidad. resultado del en el información
indica que hace falta
semáforo. semáforo. existente.
información por suministrar y
el verde indica que el proceso
está bien realizado.
Se registra en la página
Sispro, se carga toda la
información como ubicación
geográfica, rango de edad, No registrar Registrar la
7. frecuencia, personas Información discapacidad discapacidad para
diagnosticadas, personas Enlace cargada en la para gestionar gestionar el
Registro en la pendientes por diagnosticar, Discapacidad. el beneficio
página beneficio que le
Página Sispro caracterizaciones, inclusión que le
Sispro. corresponde.
laboral e inclusión educativa; corresponde.
con el fin de registrar la
discapacidad para gestionar el
beneficio que le corresponde.
8.Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
FECHA DE
DOCUMENTO ENTIDAD QUE LO EXPIDE DESCRIPCIÓN
EXPEDICIÓN
EXTERNO
Art. 13 y Art.47 Hacen mención expresa a

Constitución Política de
1991 Congreso de la República la protección, apoyo e integración a las
Colombia
personas en condición de discapacidad.
“Por la cual se establecen mecanismos de

Ley 361 Febrero 01 de 1997 Congreso de la República integración social de las personas con
limitación y se dictan otras disposiciones”.
“Por medio de la cual se organiza el sistema

Ley 1145 Julio 10 de 2007 Ministerio de Educación nacional de discapacidad y se dictan otras
disposiciones".
“Por medio de la cual se reglamenta la

Octubre 17 de Ministerio de Salud y elección y funcionamiento de los comités
Resolución 3317
2012 Protección Social territoriales de discapacidad” establecidos
en la Ley 1145 de 2007.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

PM-PD-07 2.0
Procedimiento: Apoyo Programa de Discapacidad Etapa: Modalidad:
Objetivo: Garantizar a la población en condición de Discapacidad el acceso a los beneficios que le brinda la Constitución
Política de Colombia, enmarcada en las diferentes leyes, políticas públicas y ordenanzas de los diferentes entes de control.
USUARIO ENLACE DISCAPACIDAD REGISTRO
2. Programar
INICIO 2. Programa de
reunión
reuniones socializado
3. Caracterización de
discapacidad en barrios 3. Acta de reunión
Caracterización de la población
4. Preparar la logística 4. Información

consolidada
Convocar a reuniones

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PM-PD-07
Procedimiento: Apoyo Programa de Discapacidad Etapa: Modalidad:
USUARIO ENLACE DISCAPACIDAD REGISTRO
5. Solicitar
información 5. Información
IPS, EPS y a la
obtenida y filtrada
ACJ plan
operativo de salud.
6. Actualización en las
páginas institucionales
Dropbox 6. Servicios
identificados
Para detectar servicios.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PM-PD-07
Proceso: Apoyo Programa de Discapacidad Etapa: Modalidad:
USUARIO COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD REGISTRO
7. Evaluación
7. Cuadro de
Evalúa “sistema
semáforo”. resultado semáforo
7. Registro en la
Página SISPRO
8. Registro en la
Registro de página Sispro
discapacidad,
beneficio
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
9.1 PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO

BOYACÁ SDSC-PM-ARS -01
SECRETARÍA DE
DESARROLLO
OFICINA DE SALUD VERSIÓN: 2
SOCIAL Y
COMUNITARIO
PROCESO: SALUD
FECHA:
AUDITORÍA DEL RÉGIMEN
PROCEDIMIENTO:
SUBSIDIADO
Garantizar a la población del municipio de Puerto Boyacá,

servicios de Salud con calidad, enfocados al mejoramiento
OBJETIVO DEL
continuo en la prestación de los servicios según el plan
PROCEDIMIENTO:
obligatorio de salud y el sistema general de seguridad social
en salud.
Velar por el cumplimiento de las responsabilidades que

ALCANCE DEL adquieren las entidades del régimen subsidiado que operan
PROCEDIMIENTO: en el municipio de Puerto Boyacá, dando cumplimiento a la
normatividad.

RESPONSABLE DEL
procedimiento son el Equipo interdisciplinario del Área de
PROCEDIMIENTO:
salud, Secretario de Salud, Auditoría externa.

EXTERNA O BASE

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Régimen subsidiado: El Régimen Subsidiado es el

TÉRMINOS Y mecanismo mediante el cual la población más pobre del país,
DEFINICIONES sin capacidad de pago, tiene acceso a los servicios de salud
a través de un subsidio que ofrece el Estado.
- Seguimiento y control permanente de los contratos de

régimen subsidiado en salud.
- Lograr cobertura total de la población al régimen subsidiado.
- Accesibilidad a os habitantes del municipio a la libre
escogencia de EPS´S
POLÍTICAS DE
OPERACIÓN - Calidad en la prestación de servicios de salud del régimen
subsidiado.
- Continuidad en la prestación de los servicios.
- Dar cumplimiento a la normatividad vigente enfocada a la
garantía de la calidad en la prestación de servicios de salud,
según Decreto 1011 de 2006.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS RIESGO MITIGACIÓN

1. Inicio
A través de Oficios y comunicados
difundidos en los medios masivos de
comunicación (emisora, televisión).
2. Se realiza la convocatoria a las Secretaría de Oficios y
Desarrollo Área soportes de
Convocatoria asociaciones de usuarios de cada
de Salud. recibidos.
una de las entidades de Salud que
funcionan en el municipio de Puerto
Boyacá.
En el día, hora y sitio señalado en la
Convocatoria se socializan los temas
Desconocer
usando Power Point explicando las Secretaría de Documentar las
actividades a realizar en las Establecer las
Desarrollo. actividades a competencias
auditorías al régimen sub subsidiado competencias y
3. Identificar el desarrollar en y facultades de
facultades de
diagnostico y la importancia de ser partícipes en Área de Salud. las auditorías las auditorias
las
situacional la identificación del diagnóstico e al régimen realizables por
Asociaciones
interpretación de la información Auditora sub las
de usuarios.
brindada por cada uno de entidades Externa. subsidiado. Asociaciones
del régimen subsidiado que labora de Usuarios.
en el municipio.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Con la participación de las

4. Identificar Asociaciones de usuarios, Juntas de Secretaría de
las prioridades Acción Comunal se realiza un Desarrollo.
diagnóstico situacional mediante No elaborar
teniendo en Documentar las
una lluvia de ideas, uso de encuestas Área de Salud. Diagnostico colectivamente
cuenta actividades de
y otras herramientas. situacional. los temas
criterios de mejoramiento.
prioritarios.
riesgo, costo, Validas para establecer los temas Auditora
volumen prioritarios a trabajar, en busca de Externa.
mejoras.
- Se deja evidencias físicas de

convocatorias realizadas Secretaría de Soportes.
Desarrollo.
- Fotos No Conservar Archivar el
Reporte
el diagnostico diagnostico
5. Soportes - Planilla de asistencia Área de Salud. Asistencias.
situacional y situacional y los
- Se levanta acta de decisiones Auditora soportes. soportes DTR.
Actas de
tomadas en cuanto al diagnóstico Externa. decisiones.
situacional y prioridades a trabajar
No registrar el
El Equipo interdisciplinario de la Secretaría de
Plan de Acción Plan de Acción
Secretaria de Desarrollo y Área de Desarrollo.
Plan de las actividades de las
6. Toma de Salud, Elabora un Plan de Acción
Área de Salud. Auditoria de Auditorias
decisiones para ejecutar las principales
documentado. mejoramiento Evaluado
acciones de Auditoria a los temas Auditora
a los temas periódicamente.
prioritarios. Externa.
prioritarios.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Secretaría de
Desarrollo.
Tramitar el
Por Oficio se comunica a cada EPS
7. Notificación Oficios Falta de recibido de la
del régimen subsidiado las fechas Área de Salud.
a EPS´S notificados. notificación. comunicación
de visitas de auditoría objeto.
de la auditoria.
Auditora
Externa.
Secretaría de Falta de
Desarrollo. entrega del Informe
De manera bimensual se hace
informe o entregado A
8. Informe a entrega de informe de evaluación e Informe
Área de Salud. entrega por tiempo y
Ente territorial información indispensable para la y elaborado.
fuera del constancia de
notificación ante el ente territorial.
Auditora término recibido.
Externa. establecido.
Secretaría de
9.
Se seleccionan las herramientas Desarrollo. No aplicar
Herramientas Evaluación Usar las
para evaluar estándares de herramienta
para evaluar estándares herramientas
cumplimiento según las opciones Área de Salud. avaladas por la
estándares de de la
brindadas por Secretaria de Secretaría de
de cumplimiento. Secretaría.
Desarrollo de Puerto Boyacá. Auditora Salud.
cumplimiento
Externa.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Secretaría de
10.Notificación Se realizará notificaciones a través Desarrollo. Oficios de Tramitar el
de visita a de oficios informando el cronograma notificación Falta de recibido de la
Área de Salud.
régimen establecido para realizar las visitas del notificación. comunicación
subsidiado de auditoría. Auditora cronograma. de la auditoria.
Externa.
El personal de auditoría se desplaza

hasta cada sitio donde opera la
EPS´S, se realiza recorrido por el Secretaría de
11. Realizar Desarrollo. Evidencia La matriz de
área, con el fin de observar el
inspección de reportada no cumplimiento
cumplimiento de los requisitos Matriz de
lugar y aplicar Área de Salud. acorde con la se firma por los
establecidos en los estándares de cumplimiento.
herramientas realidad auditores y los
calidad, se solicita información según Auditora
de auditoria verificada. auditados.
matriz de cumplimiento y finalmente Externa.
se obtiene evidencia de información
requerida.
Secretaría de Firmar el acta

Se levantara acta de hallazgos No socializar el
Desarrollo. de Hallazgos y
encontrados, esta será levantada el Acta de
12.Socializar tramitar su
mismo día de la visita de auditoría y Acta de Hallazgos a los
los hallazgos Área de Salud. recibido por los
debe ser socializada con los hallazgos. funcionarios
encontrados funcionarios
funcionarios que atendieron la Auditora que atendieron
que atendieron
auditoria. Externa. la visita.
la visita.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
De acuerdo a las debilidades y

fortalezas encontradas en la Secretaría de
auditoria se establece plan de Desarrollo.
13. Establecer Plan de
mejora para los ítems que afectan la
plan de Plan de No elaborar el mejoramiento
prestación de servicios con calidad Área de Salud.
mejora en Mejoramiento Plan de firmado por
de igual forma de concreta mesa de
conjunto con Área de Salud Formulado. Mejoramiento. todos los
trabajo en busca de mejorar e
cada EPS´S Auditora participantes.
implementar nuevas estrategias para
el cumplimiento eficaz de los Externa.
servicios.
Mensualmente se aplicara el formato Secretaría de

de matriz de auditoria, registrando Desarrollo.
14.
las evidencias de cumplimiento o
Seguimiento
incumplimiento presentadas dentro Área de Salud.
al plan de
del plan de mejora y así mismo
mejora Auditora
establecer nuevas estrategias de
mejora. Externa.
Secretaría de
Según información obtenida a través Desarrollo.
15. Reporte a del seguimiento se realiza
secretaria de notificación de hallazgos Área de Salud.
salud encontrados en cada entidad al igual
se anexaran los soportes Auditora
Externa.
16. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se establece el Sistema Obligatorio

La Presidencia de la de Garantía de Calidad de la Atención de Salud
Decreto 1011 Abril 3 de 2006
Republica del Sistema General de Seguridad Social en
Salud”.
“Por la cual se define el Sistema de Información

Ministerio de la para la Calidad y se adoptan los indicadores de
Resolución 001446 Mayo 8 de 2006
Protección Social monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de
Calidad de la Atención en Salud”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Procedimiento: Auditoria del Régimen Subsidiado Código: SDSC-PM-ARS -01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 6
Proceso: Salud Etapa: Modalidad:
Objetivo: Garantizar a la población del municipio de Puerto Boyacá, servicios de Salud con calidad, enfocados al mejoramiento
continuo en la prestación de los servicios según el plan obligatorio de salud y el sistema general de seguridad social en salud.

USUARIO SECRETARÍA DE DESARROLLO ÁREA DE SALUD AUDITORA EXTERNA REGISTRO
2. Convocatoria
2. Oficios y soportes de
INICIO Promueven la
información en
recibidos
oficios y medios
masivos.
3. Documentar actividades
3. Identificar el diagnostico
situacional en las auditorías al régimen
subsidiado
Socialización de los temas
4. Identificar las prioridades 4. Diagnostico situacional

1
teniendo en cuenta criterios de
riesgo, costo, volumen.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

5. Soportes 5. Soportes, asistencia,

actas de decisiones,
Evidencias
6. Toma de decisiones
6. Plan de auditoria
Plan de acción documentado
7. Notificación a EPS´S
7. Oficios notificados
Visitas de auditoria.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

8. Informe a Ente territorial

8. Informe elaborado
Informe de evaluación, notificación ante
el ente territorial.
9. Herramientas para
evaluar estándares de 9. Evaluación estándares
cumplimiento de cumplimiento

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

10. Oficios de notificación del

10. Notificación de visita a cronograma
régimen subsidiado
11. Realizar inspección de lugar y

aplicar herramientas de auditoria 11. Matriz de
cumplimiento
Matriz de cumplimiento.
12. Socializar los hallazgos

encontrados 12. Acta de hallazgos
Acta de hallazgos.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

13. Establecer plan de

mejora en conjunto con 13. Plan de mejoramiento
cada EPS´S
formulado
Debilidades y fortalezas
encontradas en la auditoria.
14. Seguimiento al plan de mejora
Evidencias de cumplimiento o
incumplimiento

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
PRODUCTO
15. Reporte a
secretaria de
salud
Notificación con
hallazgos,
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
9.2 PROCEDIMIENTO DEPURACIÓN Y ENVÍO DE NOVEDADES AL FOSYGA DEL

RÉGIMEN SUBSIDIADO

BOYACÁ SDSC-PM-DENF-02
SECRETARÍA DE
DESARROLLO SOCIAL OFICINA DE SALUD VERSIÓN: 2
Y COMUNITARIO
PROCESO: SALUD
DEPURACIÓN Y ENVÍO DE FECHA:

PROCEDIMIENTO: NOVEDADES AL FOSYGA DEL
RÉGIMEN SUBSIDIADO
Depurar la base de datos mediante cruces masivos con

diferentes bases de datos de entidades generadoras de
OBJETIVO DEL
información y generar un consolidado de novedades que se
PROCEDIMIENTO:
ajusta a la estructura definida, en la resolución 1344 de
2012.
ALCANCE DEL Generación de novedades para evitar duplicidad e

PROCEDIMIENTO: inconsistencias en la información del régimen subsidiado.

procedimiento son los líderes de los procesos en donde se
RESPONSABLE DEL
realizan trámites, Secretaría Municipal de Desarrollo Social:
PROCEDIMIENTO:
Área de Salud y el Administrador de la base de datos del
régimen subsidiado.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
- Circular 199 de 24 de agosto de 2012

DOCUMENTACIÓN
LEGAL
- Ley 715
Sisbén: Sistema de Selección de Beneficiarios para

Programas Sociales.
FTP: File Trasnfer Protocol
TÉRMINOS Y BDUA: Base de datos única de afiliados

DEFINICIONES MS: Maestro Subsidiado
MSC: Maestro Contributivo
S1: Novedades de traslado o movilidad
NS: novedades de actualización
- Elaborar cronograma de reuniones con las EPS´S con el

ánimo de realizar cruce de información y novedades.
- Verificar periódicamente las disposiciones identificadas en
las normas técnicas sobre información en aseguramiento
especialmente las relacionadas con el manejo de
POLÍTICAS DE información y base de Datos.
OPERACIÓN
- Participar en las capacitaciones y reuniones informativas
que imparte la Secretaría Departamental de Salud
referentes al manejo de las bases de datos del régimen
subsidiado.
- Solicitar Asistencia técnica al Departamento.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Descargar mensualmente la
información que el fosyga del Consolidado
Ministerio de La Protección Maestro
Social, correspondiente al Subsidiado (MS).
municipio con el fin de facilitar el Mantener
cumplimiento de lo dispuesto en Consolidado de
actualizadas sus
la Resolución 1344 de 2012 a Maestro
2. Descargar del bases de datos
través del FTP de la página de Contributivo
FTP del Fosyga con la totalidad
Fosyga: (MSC).
la información No actualizar de la
Archivo “Consolidado Maestro Coordinador de Base de Datos información
resultante del Novedad de
Subsidiado (MS)”: reportando Base de Datos. Única de generada desde
proceso de traslados o
validación del todos los registros (Activos y Afiliados, el momento de
movilidad (S1).
periodo anterior Retirados) que existen en la BDUA. la afiliación o
BDUA de cada Municipio, con los celebración o
Novedades de
campos del archivo maestros de prórroga de un
actualización y/o
afiliados al Régimen Subsidiado, plan adicional de
corrección (NS).
de la Resolución 1344 de 2012, salud.
más los campos “Estado de Afiliados
Afiliación” y “Fecha del Estado de validados y
Afiliación” para cada afiliado negados.
registrado en la BDUA.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
- Archivo “Consolidado de
Maestro Contributivo (MSC)”
afiliados del municipio registrado
en la BDUA.
- Archivo “Novedad de traslados
o movilidad (S1)” afiliados que en
los procesos de validación de
BDUA pasaron del Régimen
Subsidiado al Régimen
Contributivo. En este archivo se
registra el código de la EPS y
fecha del proceso en la cual el
afiliado pasó al Régimen
Contributivo.
- Archivo “Novedades de
actualización y/o corrección
(NS)”
- Archivo de afiliados validados y
negados según el reporte
presentado por el municipio en el
mes anterior.
3. Revisar y
Revisar la información Identificación de
separar la
proveniente del fosyga para los Afiliados que No actualizar la
información del Actualizar la
determinar la acción a seguir así: Coordinador de tienen identificación de
Archivo de BDUA
el archivo Inconsistencias en Base de Datos. pendientes la los afiliados
Inconsistencias oportunamente.
identificaciones nos muestra que actualización de pendientes.
en
afiliados tienen pendiente la su identificación.
identificaciones

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
actualización de datos de
identificación.
El archivo de afiliados negados

4. Revisar y nos muestra los registros que no Listado de Incorporar la
No tramitar la
separar la fueron validados del archivo Afiliados información de
corrección de
información del maestro de afiliados pendientes Coordinador de negados y los Afiliados
las Glosas de
Archivo de reportados en el mes anterior, Base de Datos. Listado de negados al
los Afiliados
Afiliados cada registro reporta las glosas registros no Archivo Maestro
Negados.
Negados. que motivan la negación de validados. de Afiliados.
validación.
El archivo consolidado del

régimen subsidiado constituye la
base para la realización de los
5. Revisar y reportes de novedades y
separar la determina la población validada
Afiliados del
información del del municipio. Los afiliados del
Régimen Reportar
Archivo régimen subsidiado que no están Reporte al
subsidiado no mensualmente
Consolidado del registrados en el archivo Departamento
registrados en el archivo de
Régimen consolidado deben ser Coordinador de del Archivo
el archivo afiliados
Subsidiado de reportados al departamento en Base de Datos. Maestro de
consolidado no validados para
Afiliados un archivo maestro de afiliados Afiliados
son reportados ser cargados a
Negados. pendientes para que sean Pendientes.
al la BDUA.
cargados a la BDUA.
Departamento.
El archivo de afiliados validados
nos indica cuales afiliados del
archivo maestro de afiliados
pendientes, reportados en el mes
anterior, fueron cargados a la

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
BDUA, estos entran a formar

parte del archivo consolidado.
Los registros cuyo cruce coincide

6. Detectar la totalmente corresponden a los
Conformidad con afiliados cargados en la BDUA Afiliados
Coordinador de
la base de datos los cuales no son objeto de cargados en la N/A N/A
Base de Datos.
modificación y forman parte del BDUA.
Archivo Maestro Total de
Afiliados.
Tramitar las
Los registros que en el cruce de novedades y
7. Actividades
Información coinciden No conformar el reportarlas al
para promover la Coordinador de Archivo de
parcialmente son objeto de Archivo de FOSYGA
Modificación Base de Datos. Novedades.
modificación en el proceso de novedades. conforme a la
Base de Datos
actualización. Resolución 1344
de 2012.
Los registros que no coinciden se

buscan en el archivo de afiliados Reportarlos
negados para establecer la nuevamente en
8. Depuración de causa de la no validación la cual Coordinador de Glosas el archivo
la Base de Datos se encuentra reportada en las Base de Datos. Corregidas. maestro de
glosas. Los registros con glosas afiliados
generadas por inconsistencias pendientes.
deben corregirse para
reportarlos nuevamente en el

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
archivo maestro de afiliados

pendientes.
Glosas
pendientes
validadas
El seguimiento a las glosas Seguimiento no
9. Trámite de Coordinador de Glosas validadas articuladamente
pendientes se debe validar validado con las
Glosas. Base de Datos. con las EPSs. con las E.P.S.S.
articuladamente con las E.P.S.S. EPSs.
dejando
evidencia de su
trámite.
Los afiliados registrados con
Glosados por
glosas de multiafiliación serán
multiafiliación
10. Suspensión objeto de suspensión en la base Coordinador de Base de Datos Reasignar los
registrados aún
de afiliados de datos, al igual que los Base de Datos. Depurada. cupos nuevos.
en la base de
afiliados reportados en el archivo
datos.
de traslados al contributivo.
Los archivos conformados por el
MS, MSC, S1 y NS, deben
validarse conforme a los Corregir todos
11. Validación y siguientes criterios: NS15572DDMM No utilizar los errores
reporte de la Que cumplan con la estructura AAAA.PAK. malla Cumpliendo con
Coordinador de
información establecida en la resolución 1344 validadora la estructura
Base de Datos.
de 2012. CERT15572DDM suministrada establecida en la
MAAAA.PDF. por el FOSYGA. Resolución 1344
Que no tengan duplicidades
de 2012.
(afiliados con el mismo número
de identificación o afiliados con
datos idénticos en los campos de

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
nombres, apellidos y fecha de

nacimiento).
La verificación de la estructura
de los archivos se comprueba
utilizando una malla validadora
suministrada por el fosyga que
determina los errores de
estructura. Si los archivos pasan
sin errores la validación esto
indica que están listos para el
reporte mensual de lo contrario
debemos corregir los errores
hasta que al validar no exista
ninguno.
Una vez validada la información
se genera un solo archivo
llamado
NS15572DDMMAAAA.PAK y el
documento certificado de envío
firmado por el Secretario de
Salud, su estructura debe ser
CERT15572DDMMAAAA.PDF
dirigida al consorcio FOSYGA y
esta debe describir las
cantidades de novedades a
remitir.
12. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se dictan disposiciones sobre el

reporte de información de afiliación al Sistema
Ministerio de Salud y
Resolución 1344 Junio 04 de 2012 General de Seguridad Social en Salud y se
Protección Social
efectúan modificaciones a la Base de Datos Única
de Afiliados – BDUA”.
Circular 199 Agosto 24 de 2012

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Secretaría de Desarrollo Código: SDSC-PM-DENF-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4

Procedimiento: Depuración y Envío de
Etapa: Modalidad:
Novedades al Fosyga del Régimen Subsidiado.
Objetivo: Depurar la base de datos mediante cruces masivos con diferentes bases de datos de entidades generadoras de
información y generar un consolidado de novedades que se ajusta a la estructura definida, en la resolución 1344 de 2012.
USUARIO COORDINADOR DE BASE DE DATOS REGISTRO
2. Descargar del FTP 2. Consolidado Maestro

del Fosyga la
(MS)), (MSC), novedad de
INICIO información
resultante del (S1), actualización o
proceso de corrección, afiliados
validación del validados y negados
periodo anterior
3. Revisar y separar la 3. Identificación de

información del archivo de afiliados, pendientes
inconsistencias en
actualizaciones de
identificaciones
identificación
4. Revisar y
separar la 4. Listado de afiliados
información del
negados y listado de
archivo de afiliados
negados registro no validados

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Etapa: Modalidad:
5. Revisar y separar la
5. Reporte al depto. De
información del
archivo consolidado archivo maestro de
del régimen afiliados pendientes
subsidiado de
afiliados negados.
6. Detectar conformidad 6. Afiliados cargados en

con la base de datos la BDUA
7. Actividades para
promover la modificación 2 7. Archivo de
base de datos novedades

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Etapa: Modalidad:
8. Depuración de la base
de datos
8. Glosas corregidas
Identificar los registros
coincidentes.
9. Tramite de glosas
9. Glosas validadas con
E.P.S
las EPS
10. Suspensión de
afiliados
10. Base de datos
depurada

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Etapa: Modalidad:
11. Validación y
reporte de la 11.
información NS15572DDMMAAAA.PAK
Resolución 1344
CERT15572DDMMAAAA.PDF
de 2012,
Novedades.
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
9.3 PROCEDIMIENTO GENERACIÓN BASE DE DATOS POBLACIÓN POBRE NO

ASEGURADA (PPNA)

BOYACÁ SDSC-PM-GBD-03
SECRETARÍA DE
DESARROLLO SOCIAL OFICINA DE SALUD VERSIÓN: 2
Y COMUNITARIO
PROCESO: SALUD
GENERACIÓN BASE DE DATOS FECHA:

PROCEDIMIENTO: POBLACIÓN POBRE NO ASEGURADA
(PPNA)
Ampliar la cobertura de aseguramiento de la Población Pobre

OBJETIVO DEL No Asegurada (PPNA), accediendo al Sistema General de
PROCEDIMIENTO: Seguridad Social en Salud, buscando la cobertura de 100%
en el municipio.
Para obtener este beneficio se debe contar con unos

ALCANCE DEL requisitos básicos, estar sisbenizados en niveles 1 y 2 y no
PROCEDIMIENTO: contar con seguridad en régimen contributivo o régimen
subsidiado en otros municipios.

RESPONSABLE DEL procedimiento son los líderes de los procesos en donde se
PROCEDIMIENTO: realizan trámites: Secretaría Municipal de Desarrollo Social
con las divisiones de Salud y Sisbén.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
DOCUMENTACIÓN
- Circular 199 de 24 de agosto de 2012
EXTERNA O BASE
PPNA: Población Pobre No Asegurada

TÉRMINOS Y
DEFINICIONES Sisbén: Sistema de Selección de Beneficiarios para
Programas Sociales.
- Cumplimiento de la norma en relación con la remisión de la

base de datos de PPNA al nivel departamental (SESALUD),
según la circular 199 de 24 de agosto de 2012 y resolución
1344 de 2012, esta información se debe enviar los 5 primeros
días hábiles de cada mes.
- Publicación en medios masivos a nivel municipal y
departamental de la población PPNA.
- Asistencia Técnica permanente por parte del departamento
en la capacitación y entrenamiento en el manejo de bases de
POLÍTICAS DE datos en los municipios.
OPERACIÓN - Archivar los oficios enviados y recibidos en relación con la
solicitud de información de potenciales beneficiarios.
- Realizar copia de seguridad de la base de datos una vez
constituida.
- Notificación a las EPS´S de la población PPNA, para su
búsqueda y afiliación
- Realizar cruces de información con Sisbén, FOSYGA,
Regímenes contributivos y Subsidiados, con el objeto de
evitar duplicidades de afiliación.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Carecer de un Garantizar y
instrumento obtener la
actualizado actualización
2. Conformación Obtener la base de datos certificada que permita de la Base de
de la base de del SISBEN y verificar que esta identificar datos del
Coordinador de
datos PPNA población cumpla con los niveles 1 ó Base datos. técnicamente SISBEN
base de datos.
2 y puntaje según Decreto 3778 de a las familias certificada por
2011. potenciales el
beneficiarias Departamento
de programas Nacional de
Sociales. Planeación
Operar el
Sistema de
Con los resultados obtenidos del Información
Carecer de un
sisben se cruza esta información Social de
3. Obtención de Coordinador de listado de
con la base de datos de municipio Base datos. manera
Vinculados base de datos. vinculados
cuyo objetivo es obtener un listado confiable para
gravados
de vinculados. obtener un
listado de
vinculados

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
El listado de vinculados se cruza con

la base de datos de afiliados al
Obtener una
régimen contributivo suministrada
base de datos
por el fosyga para seleccionar la No utilizar la
depurada que
4. Fase 1 población objeto de aseguramiento. información
presente un
Realización de El cruce de datos se realiza del SISBEN y
listado de
cruce entre utilizando como campos comunes: del FOSYGA
personas que
vinculados y la tipo de documento, número de Coordinador de permitiendo la
Base datos. potencialmente
base de datos de documento, apellidos, nombres y base de datos. duplicidad de
son eventuales
afiliados al fechas de nacimiento. Todos los afiliados
beneficiarios
régimen registros que resulten coincidentes
de los
contributivo. con la base de datos del régimen
programas
contributivo quedan excluidos del .
sociales del
PPNA por consiguiente no serán
Municipio
objeto de cobertura del régimen
subsidiado.
El resultado de la fase 1 depurada
es cruzada con la base de datos de
afiliados al régimen subsidiado del
5. Fase 2 Cruce
municipio para seleccionar la
entre el resultado Eliminar
población objeto de aseguramiento.
de la fase 1 duplicidades y
El cruce de datos se realiza No depurar las
depurada y la Coordinador de ejecutar
utilizando como campos comunes: bases de
base de datos de base de datos. acciones de
tipo de documento, número de datos
afiliados al control para
documento, apellidos, nombres y
régimen evitarlas
fechas de nacimiento. Todos los
subsidiado
registros de la PPNA que resulten
coincidentes con la base de datos
del régimen subsidiado se excluyen.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
No remitir
Una vez obtenida la depuración de Reportar la
6. Fase 3 Envío oportunamente
las bases de datos según fase 1 y 2, información
de base de datos la información
esta se debe organizar de acuerdo para que
PPNA a Coordinador de a SESALUD
a estructura según resolución 1344 operen los
SESALUD base de datos. en los
de 2012 y se debe remitir a mecanismos
primeros 5
SESALUD los primeros 5 días nacionales de
días hábiles de
hábiles de cada mes. control
cada mes.
No enviar las
Esta base de datos de envía a las Población
7. Notificación a Coordinador de E-mail base de bases de
EPS´S para la búsqueda y afiliación afiliada EN
las EPS’S base de datos. datos. datos a las
de esta población. LAS EPS
EPS
Publicar los
listados y
emplazar a la
La población PPNA debe ser
Omitir las PPNA para
publicada en medios masivos con el
8. Publicación Coordinador de Comunicados publicaciones que definan su
objeto de que la población conozca
PPNA base de datos. de prensa. de los listados situación
la salud subsidiada a la cual tienen
de las PPNA dentro del
derecho.
SSSSG para
escoger las
EPS
9. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se dictan disposiciones sobre el

reporte de información de afiliación al Sistema
Ministerio de Salud y
Resolución 1344 Junio 04 de 2012 General de Seguridad Social en Salud y se
Protección Social
efectúan modificaciones a la Base de Datos Única
de Afiliados – BDUA”.
Circular 199 Agosto 24 de 2012

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Secretaría de Desarrollo Código: SDSC-PM-GBD-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3

Proceso: Generación Base de Datos Población
Etapa: Modalidad:
Pobre no Asegurada (PPNA)
Objetivo: Ampliar la cobertura de aseguramiento de la Población Pobre No Asegurada (PPNA), accediendo al Sistema General
de Seguridad Social en Salud, buscando la cobertura de 100% en el municipio.
PRODUCTO
2. Conformación 2. Base de datos

de la base de
datos PPNA
INICIO
Decreto 3778 de
2011.
3. Base de datos
3. Obtención de Vinculados
Listado de vinculados
4. Fase 1 Realización de cruce

4. Base de datos
entre vinculados y la base de
datos de afiliados al régimen
contributivo.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Proceso: Generación Base de Datos
Etapa: Modalidad:
Población Pobre no Asegurada (PPNA)
PRODUCTO
5. Fase 2 Cruce entre el resultado

de la fase 1 depurada y la base
de datos de afiliados al régimen
subsidiado
6. Fase 3 Envío de base de datos

PPNA a SESALUD
Organizar Resolución 1344 de 2012
7. Notificación a las EPS’S

7. E-mail base de datos
Búsqueda y afiliación.
2

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Proceso: Generación Base de Datos Población
Etapa: Modalidad:
Pobre no Asegurada (PPNA)
PRODUCTO
8. Publicación
PPNA
8. Comunicados de prensa
Divulgación de
información
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
10.1 PROCEDIMIENTO ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTÍSTICAS

BOYACÁ SDSC-PM-EFA-01
SECRETARÍA DE
DESARROLLO SOCIAL CASA MUNICIPAL DE CULTURA VERSIÓN: 2
Y COMUNITARIO
PROCESO: GESTIÓN CULTURAL

FECHA:
ESCUELAS DE FORMACIÓN
PROCEDIMIENTO:
ARTÍSTICA
Fortalecer las formas de expresión artística y cultural, como

OBJETIVO DEL pilar del desarrollo y las costumbres de la población de
PROCEDIMIENTO: Puerto Boyacá, Impulsando a la comunidad a realizar
actividades y manifestaciones culturales.
Inicia con la identificación de la población objeto de

formación, continua con la capacitación a través de talleres
ALCANCE DEL
y actividades de formación artística y cultural, finaliza con
PROCEDIMIENTO:
el seguimiento y evaluación de las actividades
desarrolladas.
El responsable de la aplicación eficaz de este

RESPONSABLE DEL
procedimiento es el Profesional Universitario de la Casa de
PROCEDIMIENTO:
la Cultura del Municipio de Puerto Boyacá.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
DOCUMENTACIÓN - Acuerdo 012 de 2012

EXTERNA
- Acuerdo 011 de 2012
RELACIONADA O BASE
LEGAL - Acuerdo 013 de 2012
Formación: Es el desarrollo de actividades artísticas,

TÉRMINOS Y
deportivas y culturales con el fin de promover el desarrollo
DEFINICIONES
integral de la Comunidad.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Ofertar
Programas Programa de
Planificar las actividades de formación y Profesional Formato de Formación Formación
2. Planear
capacitación artística teniendo en Universitario Programa de Artística que elaborado de
actividades de
cuenta el Plan de Acción de cada casa de la Formación y no acuerdo a los
formación
formador. cultura. Capacitación. corresponden Planes de los
a un Plan de Formadores.
un Formador.
Publicar mediante Convocatorias

3. Profesional Publicar la
Públicas la fecha de inscripción de
Convocatorias Universitario Convocatoria No realizar convocatoria
interesados en recibir formación en las
para casa de la publicada. convocatoria. en diferentes
diferentes modalidades artísticas de la
inscripciones cultura. medios.
Escuela de Formación.
Realizar el proceso de inscripción de los Publicar el

Profesional No diligenciar listado de
aspirantes a los diferentes Programas
4. Inscribir de Formación artística como música, Universitario Formato de igual número inscritos y las
aspirantes casa de la inscripción. de formatos modalidades
danza, artes escénicas, artes plásticas,
cultura. que el en que
visuales, audiovisuales y artesanías,
número aplicó.
por medio de formato de inscripción,

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
especificando la modalidad de personas

formación en la cual desea participar. inscritas.
Adquirir los elementos necesarios para Tramitar la

ejecutar las actividades definidas en el No incorporar incorporación
Plan de Acción de cada formación Elementos de los elementos de los
Profesional
5. Preparar la artística. logística de logística elementos de
Universitario
incorporados de la Escuela logística de la
logística Nota: En caso de que la prestación del casa de la
al Plan de de Formación Escuela de
servicio sea contratada, el formador cultura. Compras. al Plan de formación al
coordina las actividades de logística a Compras. Plan de
desarrollar. Compras.
El formador ejecuta las actividades No certificar Verificar a

Profesional
6. Ejecución definidas en el Plan de Acción, una vez la realización cada persona
Universitario Lista de
finalizada la actividad se diligencian de la su asistencia
casa de la Asistencia.
Listas de Asistencia a cada programa formación y y su
cultura.
de formación artística. su duración. duración.
Evaluar los
resultados de
No diligenciar
Una vez finalizadas las actividades, se la encuesta y
7. Evaluación Profesional con los
reúnen los formadores y el profesional utilizarlos
de las Universitario Evaluación de usuarios una
universitario con el fin de realizar como
actividades de casa de la Actividades. encuesta
evaluación y proponer acciones de material de
formación cultura. evaluativa del
mejora para las siguientes actividades. apoyo a la
evento.
evaluación
de la Entidad.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
8. Realizar El Profesional Universitario Casa de la Profesional

evaluación de Cultura realiza seguimiento al Universitario
N/A N/A N/A
las actividades cumplimiento de las actividades y de los Casa de la
de formación requisitos del servicio. Cultura
Profesional
Detectar las actividades necesarias Evaluar
9. Plan de Universitario Plan No elaborar
para mejorar la calidad de los cumplimiento
Mejoramiento Casa de la Elaborado el Plan
Programas del Plan
Cultura
10. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio del cual se deroga el acuerdo

Consejo Municipal de
Acuerdo 012 Noviembre 23 de 2012 006 de 2005 y se crea un nuevo consejo
Puerto Boyacá
municipal de cultura”.
Consejo Municipal de “Por medio del cual se crea la escuela

Acuerdo 011 Noviembre 23 de 2012
Puerto Boyacá municipal de artes”.
“Por medio del cual se crea la casa de la

Consejo Municipal de cultura del municipio de Puerto Boyacá y se
Puerto Boyacá denomina casa municipal de la cultura
Guillermo Cano Isaza”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Gestión Cultural Código: SDSC-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3

EFA-01
Procedimiento: Escuelas de Formación Artísticas Etapa: Modalidad:
Objetivo: Fortalecer las formas de expresión artística y cultural, como pilar del desarrollo y las costumbres de la población de
Puerto Boyacá, Impulsando a la comunidad a realizar actividades y manifestaciones culturales.
USUARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO CASA DE LA CULTURA REGISTRO
2. Planear
actividades de
INICIO 2. Formato de formación y
formación
capacitación
Plan de acción-
formador
3. Convocatoria para inscripciones 3. Convocatoria publicada

Proceso de inscripción a los programas de
formación artística.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Gestión Cultural Código: SDSC- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 3

PM-EFA-01
4. Inscribir Aspirantes
4. Formato de inscripción
Formato de inscripción-modalidad.
5. Preparar la logística 5. Elementos de logística

Adquisición de elementos para
incorporados al plan de
ejecutar actividades en el plan de comparas
acción.
6. Ejecución
6. Lista de asistencia
Ejecuta actividades y diligencian listas de 2
asistencia.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Gestión Cultural Código: SDSC- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 3 de 3

PM-EFA-01
7. Evaluación de las actividades

de formación
7. Evaluación de
2 actividades
Evalúa y propone acciones de
mejora para otras actividades.
8. Realizar evaluación de las

actividades de formación
Seguimiento a las actividades,

requisitos del servicio.
9. Plan de
mejoramiento 9. Plan elaborado
Calidad de
FIN
programas

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
10.2 PROCEDIMIENTO EVENTOS CULTURALES MUNICIPALES

BOYACÁ SDSC-PM-ECM-02
SECRETARÍA DE
Y COMUNITARIO

FECHA:
EVENTOS CULTURALES
PROCEDIMIENTO:
MUNICIPALES
OBJETIVO DEL Apoyar los eventos culturales tanto de las empresas

PROCEDIMIENTO: públicas como privadas del Municipio de Puerto Boyacá.
ALCANCE DEL Inicia con la solicitud de apoyo para la realización de un

PROCEDIMIENTO: evento y finaliza con la ejecución de la actividad.

PROCEDIMIENTO: es el Profesional Universitario de Casa de la Cultura.

LEGAL RELACIONADA - Acuerdo 013 de 2012

TÉRMINOS Y
DEFINICIONES
POLÍTICAS DE
No aplica.
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
126 de 137
APROBÓ
Interno
1.Inicio
Ofertar mediante
Se recibe solicitud de apoyo a
Catalogo la
eventos culturales de
Empresa Apoyo de eventos capacidad instalada
2. Solicitud Empresas Públicas o privadas, Solicitud.
solicitante. por demanda. de Grupos Artísticos
dependiendo el evento se hace
y Culturales del
con recursos o sin recursos.
Municipio.
Establecer un
Discriminar en la
Según el evento se convoca a Grupos reglamento de
Profesional convocatoria
los diferentes Grupos Artísticos Artísticos y Convocatoria para
3. Convocatoria Universitario Casa algunos Grupos
y Culturales del Municipio para Culturales los Grupos
de la Cultura. Artístico o
que participen en el evento. Convocados. Artísticos y
Culturales.
Culturales.
Requerimientos
Identificar las actividades a No tramitar los logísticos
Profesional Inventario de
4. realizar y los recursos logísticos apoyos logísticos disponibles
Universitario Casa logística
Programación que son necesarios para su para la realización informados a los
de la Cultura. tramitado.
ejecución. de los eventos. Grupos Artísticos y
Culturales.
5. Logística Si el evento es realizado por la Profesional Plan de No tramitar los Seguimiento

Administración Municipal se Universitario Casa Acción. Que recursos oportuno al Plan de

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
127 de 137
APROBÓ
Interno
coordina la logística, de lo de la Cultura/ consagre un logísticos a Acción de los

contrario lo hace la empresa Empresa trámite para la tiempo. recursos logísticos.
solicitante. solicitante. Logística
acordada.
Se realiza el evento conforme a Profesional

6. Realización
la Programación acordada con Universitario Casa N/A N/A N/A
Evento
la Empresa. de la Cultura.
Ignorar la
Se diligencia el trámite de las
7. Elaborar Profesional información
encuestas entre las personas Encuestas Evaluar las
Encuestas a los Universitario Casa obtenida en las
beneficiadas con el evento y evaluadas. encuestas.
Usuarios de la Cultura. Encuestas
son objeto de evaluación.
tramitadas.
Elaborar una
evaluación con
Deficiente
Al finalizar el evento se hace todos los insumos
Evaluación del
una reunión de evaluación con recaudados, tanto,
Profesional evento por no uso
8. Evaluación las personas que participaron Evaluación de entre las personas
Universitario casa de la información
de Actividad en su ejecución, para Actividades. que participaron
de la cultura. recaudada de los
establecer acciones de como ejecutores
beneficiarios del
mejoramiento. como la recaudada
evento.
de los usuarios del
evento.
9. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
128 de 137
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio del cual se deroga el acuerdo 006

Noviembre 23 de Concejo Municipal de
Acuerdo 012 de 2005 y se crea un nuevo consejo municipal
2012 Puerto Boyacá
de cultura”.
Concejo Municipal de “Por medio del cual se crea la Escuela

Puerto Boyacá Municipal de Artes”.
“Por medio del cual se crea la casa de la

Consejo Municipal de cultura del municipio de Puerto Boyacá y se
Puerto Boyacá denomina casa municipal de la cultura
Guillermo Cano Isaza”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
129 de 137
APROBÓ
Interno
Proceso: Gestión Cultural Código: SDSC-PM-ECM-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 3

Procedimiento : Eventos Culturales Municipales Etapa: Modalidad:
Objetivo: Apoyar los eventos culturales tanto de las empresas públicas como privadas del Municipio de Puerto Boyacá.
PRODUCTO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO CASA DE LA CULTURA / REGISTRO
USUARIO EMPRESA SOLICITANTE
EMPRESA SOLICITANTE
2. Solicitud 3. Convocatoria 2. Solicitud

INICIO
Apoyo a eventos Grupos artísticos y culturales.
culturales.
3. Grupos artísticos y
4. Programación culturales convocados
Actividades y recursos
1 4. Inventario de logística
tramitado

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
130 de 137
APROBÓ
Interno

EMPRESA SOLICITANTE
5. Logística
1 Administración municipal o
empresa solicitante.
5. Plan de acción,
tramite-logística
6. Realización Evento
De acuerdo al requerimiento
7. Elaborar encuestas a los 7. Encuestas

usuarios evaluadas

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
131 de 137
APROBÓ
Interno

EMPRESA SOLICITANTE
8. Evaluación de 8. Evaluación de
Actividad
actividades
Acciones de
mejora.
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
10.3 PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN ARTÍSTICA

BOYACÁ SDSC-PM-CA-03
SECRETARÍA DE
Y COMUNITARIO

FECHA:
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN ARTÍSTICA
Afirmar educación artística como base del desarrollo

OBJETIVO DEL equilibrado, creativo, cognitivo, emocional, estético y social de
PROCEDIMIENTO: los niños, los jóvenes y las personas que participan de espacios
de capacitación.
Inicia con la solicitud de instituciones educativas, empresas
ALCANCE DEL
públicas y privadas, sobre capacitación artística y cultural,
PROCEDIMIENTO:
finaliza con la ejecución de la capacitación.
RESPONSABLE DEL El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es

PROCEDIMIENTO el Profesional Universitario de la Casa de la Cultura.

LEGAL - Acuerdo 013 de 2012
TÉRMINOS Y
DEFINICIONES
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1.Inicio
Ofertar
capacitaciones
Se recibe y radica solicitud de de los diferentes
Institución / Apoyo de
capacitación de las diferentes temas de
2. Solicitud Empresa Solicitud. eventos para
instituciones educativas y/o empresas capacitación
solicitante. capacitación.
ya sean públicas o privadas. que brin la casa
de la Cultura del
Municipio.
Asignar
Establecer un
Se socializa con los funcionarios de la persona no
reglamento de
casa de la cultura, para asignar un Profesional especialista o
Convocatoria
3. Socialización formador según el tipo de capacitación Universitario casa con
para los Grupos
y la especialidad artística que se está de la cultura. conocimientos
Artísticos y
solicitando en los temas
Culturales.
objeto.
No tramitar los Requerimientos

Si la capacitación es realizada por la Profesional apoyos logísticos
4. Logística administración municipal se debe Universitario casa logísticos para disponibles
coordinar la logística, de lo contrario la de la cultura. la realización informados a los
empresa solicitante asume la logística de los eventos. Grupos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
y todo lo necesario para el desarrollo Artísticos y

de la misma. Culturales.
No tramitar los
Seguimiento
Se realiza la capacitación de acuerdo a recursos
Profesional oportuno al Plan
las necesidades y según lo logísticos a
5. Ejecución Universitario casa de Acción de los
programado para suplir el tiempo en el
de la cultura. recursos
requerimiento. desarrollo de la
logísticos.
capacitación.
Elaborar una
evaluación con
Deficiente todos los
Evaluación del insumos
Al finalizar el evento de hace una evento por no recaudados,
reunión de evaluación con las Profesional uso de la tanto, entre las
6. Evaluación Evaluación de
personas que participaron o Universitario casa información personas que
de Actividad Actividades.
impartieron capacitación para de la cultura. recaudada de participaron
establecer acciones de mejora. los como ejecutores
beneficiarios como la
del evento. recaudada de
los usuarios del
evento.
7.Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio del cual se deroga el acuerdo 006
Consejo Municipal de
Acuerdo 012 de 2012 Nov 23 de 2012 de 2005 y se crea un nuevo consejo municipal
Puerto Boyacá
de cultura”
Consejo Municipal de “Por medio del cual se crea la escuela

Acuerdo 011 de 2012 Nov 23 de 2012
Puerto Boyacá municipal de artes”
“Por medio del cual se crea la casa de la cultura
Consejo Municipal de del municipio de Puerto Boyacá y se denomina
Acuerdo 013 de 2012 Nov 27 de 2012
Puerto Boyacá casa municipal de la cultura Guillermo Cano
Isaza”

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Gestión Cultural Código: SDSC-PM-CA-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Procedimiento : Capacitación Artística Etapa: Modalidad:
Objetivo: Afirmar educación artística como base del desarrollo equilibrado, creativo, cognitivo, emocional, estético y social de
los niños, los jóvenes y las personas que participan de espacios de capacitación.
PRODUCTO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO CASA DE LA REGISTRO
USUARIO INSTITUCIÓN / EMPRESA SOLICITANTE
CULTURA
3. Socialización
2. Solicitud Asigna formador según 2. Solicitud

capacitación y especialidad
Capacitación artística.
INICIO instituciones
educativas o
empresas.
4. logística
Administración
municipal, empresa
solicitante
5. Ejecución
Capacitación de acuerdo a
necesidades.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Gestión Cultural Código: SDSC-PM-CA-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento : Capacitación Artística Etapa: Modalidad:
Objetivo: Afirmar educación artística como base del desarrollo equilibrado, creativo, cognitivo, emocional, estético y social de
los niños, los jóvenes y las personas que participan de espacios de capacitación.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO CASA DE LA REGISTRO
USUARIO INSTITUCIÓN / EMPRESA SOLICITANTE
CULTURA
6. Evaluación
de Actividad 6. Evaluación de
Actividades
Reunión de
evaluación.
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
11.1 PROTECCIÓN, CONSERVACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE

BOYACÁ SP-PM-PCMMA-01
SECRETARÍA DE UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL

VERSIÓN: 2
PLANEACIÓN (UGAM )
UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL

PROCESO:
(UGAM )
PROTECCIÓN, CONSERVACIÓN Y FECHA:
PROCEDIMIENTO: MEJORAMIENTO DEL MEDIO

AMBIENTE
Conservación, Restauración y desarrollo de los bienes y servicios

OBJETIVO DEL
ambientales como mecanismo para mejorar la calidad de vida y satisfacer
PROCEDIMIENTO: las necesidades de los actuales y futuros habitantes del municipio.
ALCANCE DEL
Este procedimiento inicia cuando el ciudadano.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE - Secretaria de Planeación

DEL
PROCEDIMIENTO: - Unidad de Gestión Ambiental
DOCUMENTACIÓN - Acuerdo No. 100-02-012 de 2011

EXTERNA O BASE
Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo

TÉRMINOS Y el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, los seres vivos y
DEFINICIONES sus interrelaciones. El entorno se extiende desde el interior de la
organización, hacia el exterior.
POLÍTICAS DE
- No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
2 de 136
APROBÓ
Interno
1. Inicio
El habitante de la comunidad o
funcionarios de las dependencias de la
Administración Municipal se dirigen a la No tramitar la Llevar libro
Población de
2. Solicitud unidad de gestión ambiental, con una Solicitud. recepción de la consecutivo de
Puerto Boyacá.
solicitud verbal o escrita de acciones solicitud. solicitudes.
correctivas y de mejora en situaciones que
atentan contra el medio ambiente.
Programar la
Unidad de visita a largo
La unidad de gestión ambiental revisa la Gestión Priorizar las
3. Revisión y plazo,
solicitud, si es necesario se agenda una Ambiental. acciones de
agenda de incurriendo en
visita técnica ocular para verificación de los acuerdo al daño
visita técnica Secretaría de mora, o, hacerlo
problemas ambientales. potencial.
Planeación. cuando el daño
ya ocurrió.
Se realiza la visita al sitio denunciado, con Que el
Unidad de Realizar la Visita
4. Visita ocular el acompañamiento de la Secretaria de informante no
Gestión Técnica Ocular
con la persona Planeación, si es el caso con el Inspector Formato acta acuda a la
Ambiental. con la presencia
que envió la de Policía y la persona solicitante. de visita. práctica de la
Secretaria de del informante o
solicitud Mediante diligenciamiento de acta de visita Visita Técnica
Planeación. sin ella.
de plasman los antecedentes encontrados. Ocular

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
3 de 136
APROBÓ
Interno
Establecer el
daño, las
Unidad de causas y
Gestión recomendar
5.Realización Se realiza informe técnico de las Ambiental Informe
Informe. medidas a tomar
de informe condiciones encontradas. incompleto.
Secretaria de a corto plazo
Planeación para evitar
daños
inminentes.
En caso de
Unidad de renuencia
Que el causante
Gestión reiterada se
Se procede a citar la persona que causa el del daño o
Ambiental procede a darle
6. Citación daño para llamado de atención, plan de Citación amenaza no
un trámite a la
mejoramiento o multas si es el caso. Secretaria de comparezca a la
autoridad
Planeación citación.
judicial
pertinente.
Unidad de
Por último se da respuesta a la persona Gestión
7. Respuesta a solicitante de las mejoras establecidas o Ambiental Respuesta
la solicitud las acciones correctivas tomadas para
solucionar el daño. Secretaria de
Planeación
8. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
4 de 136
APROBÓ
Interno

DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO EXPEDICIÓN EXPIDE
“Por el cual se crea el SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL MUNICIPAL (SIGAM), que es el conjunto
Acuerdo No. 100-02- Concejo Municipal de
Agosto 18 de 2011 de orientaciones, normas, actividades, recursos,
012 Puerto Boyacá, Boyacá
programas e instituciones que regulan y coordinan la
gestión ambiental del municipio”.
“Por el cual se conceden facultades extraordinarias al

Diciembre 19 de Presidente de la República para expedir el Código de
Ley 23 Congreso de Colombia
1973 Recursos Naturales y de Protección al Medio Ambiente
y se dictan otras disposiciones”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
5 de 136
APROBÓ
Interno
Proceso: Unidad de Gestión Ambiental Código: SP-PM-PCMMA-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
Procedimiento: Protección, Conservación y
Etapa: Modalidad:
Mejoramiento del medio Ambiente
Objetivo: Conservación, Restauración y desarrollo de los bienes y servicios ambientales como mecanismo para mejorar la calidad
de vida y satisfacer las necesidades de los actuales y futuros habitantes del municipio.
USUARIO POBLACIÓN DE PUERTO BOYACÁ
SECRETARIA DE PLANEACIÓN
REGISTRO
3. Revisión y agenda de 2. Solicitud

visita técnica
2. Solicitud de la
población
Problemas ambientales
INICIO Acciones contra
el medio
ambiente
4. Visita ocular con la 4. Formato acta de

persona que envió la visita
solicitud
5. Informe
5. Realización de informe
1
Informe técnico

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
6 de 136
APROBÓ
Interno
Proceso: Unidad de Gestión Ambiental Código: SP-PM-PCMMA-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2
Procedimiento: Protección, Conservación y Mejoramiento Etapa: Modalidad:
del medio Ambiente
Objetivo:
Conservación, Restauración y desarrollo de los bienes y servicios ambientales como mecanismo para mejorar la calidad de vida y
satisfacer las necesidades de los actuales y futuros habitantes del municipio.
UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL SECRETARIA
USUARIO POBLACIÓN DE PUERTO BOYACÁ
DE PLANEACIÓN
REGISTRO
6. Citación 6. Citación
Llamado de atención.
7. Respuesta a la solicitud 7. Respuesta

Acciones correctivas
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
11.2 PROCEDIMIENTO PLAN DE MANEJO AMBIENTAL

BOYACÁ SP-PM-PMA-02
SECRETARÍA DE UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL VERSIÓN: 2

PLANEACIÓN (UGAM )
PROCESO:
(UGAM )
FECHA:
PROCEDIMIENTO: PLAN DE MANEJO AMBIENTAL
Establece las acciones que se requieren para prevenir,

mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos
OBJETIVO DEL o impactos ambientales negativos causados en desarrollo
PROCEDIMIENTO: de un proyecto, obra o actividad desarrollada en el
Municipio de Puerto Boyacá; incluye también los planes de
seguimiento, evaluación y monitoreo y los de contingencia.
En lo que refiere a todas las actividades que en los mismos

ALCANCE DEL se realizan y que tienen impacto sobre el entorno que los
PROCEDIMIENTO: rodea. Se incluyen las actividades asociadas a la actividad
normal.
RESPONSABLE DEL - Secretaria de Planeación

PROCEDIMIENTO: - Unidad de Gestión Ambiental
- Acuerdo No. 100-02-012 de 2011

- Ley 23 de 1973
DOCUMENTACIÓN
EXTERNA O BASE - Acuerdo 0100-030-0006
LEGAL
- Ley 9 de 1979

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
- Ley 99 de 1993
- Ley 373 de1997
- Acción Popular Nro. 1994 – 1341
Medio Ambiente: Entorno en el cual una organización

opera, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos
naturales, la flora, los seres vivos y sus interrelaciones. El
entorno se extiende desde el interior de la organización,
hacia el exterior.
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades,
productos o servicios de una organización que puede
TERMINOS Y interactuar con el medio ambiente.
DEFINICIONES
Aspecto Ambiental Directo: Son aquellos aspectos
ambientales sobre los que se tiene el control de la gestión.
Aspecto Ambiental Indirecto: Son aquellos aspectos
ambientales que, como consecuencia de las actividades,
productos y servicios de una organización, pueden producir
impactos ambientales significativos sobre los que la
organización no tiene pleno control de su gestión
POLÍTICAS DE
No aplica.
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
9 de 136
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Identificar las actividades que

generan impactos y las medidas de
mitigación y prevención a
implementar a través de las acciones
propuestas para cada elemento sobre
el cual recaería el efecto de acuerdo
con los resultados de la evaluación Omitir las Incluir a la
ambiental. actividades que Nación,
Unidad de
causan impacto Departamento
Gestión
2. Identificación - Emisiones (Hacia la atmósfera, en la realización y Municipio
Ambiental.
de aspectos ruido, etc.) de obras como actores
ambientales públicas potenciales de
Secretaría de
- Vertimientos (Red de saneamiento, Planeación. municipales, daño al medio
terreno, cuerpos de agua etc.) departamentales ambiente
o nacionales. municipal.
- Residuos (Sólidos, líquidos, etc.)
- Consumos (Utilización del suelo,

agua, combustibles, energía eléctrica,
etc.)

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
10 de 136
APROBÓ
Interno
- Situaciones de emergencia
Para cada aspecto ambiental se Detectar los

identifica el correspondiente impacto Mal diagnóstico, potenciales
ambiental asociado, para ello, es Unidad de por no existir Impactos
3. Identificación necesario determinar las posibles Gestión Ambiental nexo causal ambientales y
de impactos acciones que puedan ocasionar algún entre la causa y monitorear sus
ambientales cambio al ambiente y posteriormente, Secretaria de el daño causado causas para
establecer las perturbaciones Planeación al medio evitar su
ocasionadas por dichas fuentes de ambiente. ocurrencia o
cambio. mitigarla.
La evaluación debe identificar, Validar la

describir y evaluar los impactos coherencia y
ambientales, que se generen o pueda
Falta de pertinencia de
generar, en base al comportamiento
coherencia en la la metodología
ambiental para cada uno de los Unidad de
definición de la diseñada. Por
4. La evaluación aspectos identificados y Gestión Ambiental ejemplo
metodología
de los aspectos estableciendo parámetros que
adoptada para consultando a
ambientales permiten evaluar la calidad de los Secretaria de
evaluar el las
principales aspectos ambientales Planeación
impacto
afectados por las actividades
ambiental. Autoridades
humanas, así como sobre la cantidad
y calidad de recursos naturales Nacionales en
seleccionados. la materia o
mediante otro

CODIGO
VERSIÓN: 2
Página
11 de 136
APROBÓ
Interno
mecanismo
valido
Los criterios estarán sometidos a las

Unidad de Registros que
revisiones oportunas, llevando a cabo
Gestión evidencien las
actividades de control, teniendo en
Ambiental. Omitir las revisiones
5. Revisión cuenta que dichos criterios pueden
revisiones. efectuadas a
modificarse, ampliarse o hacerse más
Secretaría de los criterios
restrictivos cuando las circunstancias
Planeación. establecidos.
así lo requieran.
Correcta cuantificación, reporte y

comunicación de información Medidas
Unidad de
ambiental, planteando las medidas Las medidas correctivas
Gestión
correctivas a fin de eliminar, reducir o adoptadas no monitoreadas
Ambiental.
6. Seguimiento corregir el impacto medioambiental, disminuyen el y evaluando la
iniciándose la corrección de los impacto disminución
Secretaría de
aspectos, analizando el estado en el ambiental. del impacto
Planeación.
que se encuentra, para realizar una ambiental.
actualización de la evaluación.
7. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
11.2.3 DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se crea el SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL MUNICIPAL (SIGAM), que es el
Acuerdo No. 100- Concejo Municipal de
Agosto 18 de 2011 conjunto de orientaciones, normas, actividades,
02-012 Puerto Boyacá, Boyacá
recursos, programas e instituciones que regulan y
coordinan la gestión ambiental del municipio”.
“Por el cual se conceden facultades extraordinarias
al Presidente de la República para expedir el Código
Ley 23 Diciembre 19 de 1973 Congreso de Colombia
de Recursos Naturales y de Protección al Medio
Ambiente y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo 0100-030- Concejo Municipal de “Por medio del cual se reglamenta la instauración del
0006 Puerto Boyacá, Boyacá comparendo ambiental”
Ley 9 Enero 24 de 1979 “Por la cual se dictan medidas sanitarias”
Constitución
Política de 1991 Congreso de Colombia
Colombia
“Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente,
Ley 99 Diciembre 22 de 1993 Congreso de Colombia se reordena el Sector Público encargado de la
gestión y conservación del medio ambiente y los

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
recursos naturales renovables, se organiza el

Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras
disposiciones.”
Decreto 1594 Julio 26 de 1984 Congreso de Colombia “Usos de agua y residuos líquidos”
“Por la cual se establece el programa para el uso

Ley 373 junio 6 de 1997 Congreso de Colombia
eficiente y ahorro del agua”.
Presidente de la “Prevención y control de emisiones atmosféricas y la

Decreto 948 Junio 5 de 1995
República protección de la calidad del aire”.
“Por medio del cual se modifica parcialmente el

Noviembre 30 de Presidente de la
Decreto 2107 Decreto 948 de 1995 que contiene el Reglamento de
1997 República
Protección y Control de la Calidad del Aire”.
Ministerio de Ambiente,
“Por la cual se establece la norma nacional de
Resolución 627 Abril 07 de 2006 Vivienda y Desarrollo
emisión de ruido y ruido ambiental”.
Territorial
Acción Popular Para el cumplimiento de la Resolución No. 0782 de

Nro. 1994 – 1341 1993 del INDERENA.
Presidente de la “Por el cual se reglamenta la prestación del servicio

Decreto 2981 Diciembre 20 de 2013
República público de aseo”.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Unidad de Gestión Ambiental (UGAM) Código: SP-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2
PMA-02
Proceso: Plan de Manejo Ambiental Etapa: Modalidad:
Objetivo: Establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos
o impactos ambientales negativos causados en desarrollo de un proyecto, obra o actividad desarrollada en el Municipio de
Puerto Boyacá; incluye también los planes de seguimiento, evaluación y monitoreo y los de contingencia.
REGISTRO
USUARIO EL RESPONSABLE DE GESTIÓN AMBIENTAL
2. Identificación de
aspectos
ambientales
INICIO
Impactos mitigación
y prevención
3. Identificación de impactos
ambientales
Cambio al ambiente
4. La evaluación de los
aspectos ambientales
1
Afectados por actividades
humanas

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Unidad de Gestión Ambiental UGAM) Código: SP-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2
PMA-02
Proceso: Plan de Manejo Ambiental Etapa: Modalidad:
Objetivo: Establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar, compensar y corregir los posibles efectos
o impactos ambientales negativos causados en desarrollo de un proyecto, obra o actividad desarrollada en el Municipio de
Puerto Boyacá; incluye también los planes de seguimiento, evaluación y monitoreo y los de contingencia.
REGISTRO
USUARIO EL RESPONSABLE DE GESTIÓN AMBIENTAL
5. Revisión
Actividades de control
6. Seguimiento
Reducir o corregir el impacto

medioambiental
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12 INSPECCIÓN MUNICIPAL DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
12.1 PROCEDIMIENTO INSCRIPCIONES RUNT

BOYACÁ ITT-PM-IR-01
INSPECCIÓN
MUNICIPAL DE INSPECCIÓN MUNICIPAL DE TRÁNSITO
VERSIÓN: 2
TRÁNSITO Y Y TRANSPORTE
TRANSPORTE
PROCESO ADMINISTRATIVO DE
PROCESO:
TRÁNSITO FECHA:
PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIONES RUNT
Prestar servicios integrales a personas naturales, ofreciendo el

OBJETIVO DEL registro de al sistema RUNT, agilizando los procesos de
PROCEDIMIENTO: certificación, acortando tiempos y facilitando todo el trámite del
registro a esta entidad.
Este procedimiento inicia con la solicitud de inscripción como

ALCANCE DEL persona natural realizando el registro de datos personales y
PROCEDIMIENTO: finalizando con la entrega de número de registro que arroja el
sistema.
RESPONSABLES Los responsables de la aplicación de este procedimiento son

DEL los auxiliares administrativos de la Inspección municipal de
PROCEDIMIENTO Tránsito y Transporte de Puerto Boyacá.
- Ley 769 de 2002

EXTERNA O BASE
- Ley 1696 de 2013

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno

- Ley 1437 de 2011 “Código contencioso administrativo”
- Constitución política de Colombia
Que es el RUNT?
El RUNT es un sistema de información que permite registrar
y mantener actualizada, centralizada, autorizada y validada
la misma sobre los registros de automotores, conductores,
licencias de tránsito, empresas de transporte público,
TÉRMINOS Y infractores, accidentes de tránsito, seguros, remolques y
DEFINICIONES semirremolques, maquinaría agrícola y de construcción
autopropulsada y de personas naturales o jurídicas que
prestan servicio al sector. El RUNT es un sistema que
aportará al Estado la información para la adopción de
políticas en materia de transporte y tránsito terrestre e
igualmente para controlar y planificar la actividad del sector.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
En la sede de la Inspección de Atender en

Tránsito y Transporte se solicita Auxiliar Solicitud Mala atención al debida forma a
2. Solicitud
la inscripción como persona Administrativo recibida solicitante los solicitantes
natural en el RUNT del RUNT
Cedula de
3. No exigir la
ciudadanía
Presentación Al solicitante se le recibe la Auxiliar Cedula presentación de
verificada y
documento de cedula de ciudadanía Administrativo verificada la cedula de
devuelta al
Identidad ciudadanía
solicitante
No firmar el
dispositivo Firmar
Coloca la huella en el lector
4. Toma de Auxiliar correspondiente digitalmente el
destinado para tal fin y realiza la Huella tomada
huella Administrativo y no tomar la dispositivo y
firma digital
huella tomar la huella.
establecida

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Datos
5. Ingreso de Ingresar datos en la plataforma Auxiliar Ingresar datos Ingresar los
ingresados a la
información HQ RUNT Administrativo inexactos datos exactos.
Plataforma
6. Verificar la Verificación de inscripción HQ Auxiliar Inscripción No verificar la Verificar la

inscripción RUNT Administrativo verificada Inscripción Inscripción
No entregar el Entregar el
7. Numero de Entregar el número de Auxiliar Inscripción en número de número de
Inscripción Inscripción que arrojó el sistema Administrativo el RUNT Inscripción en el Inscripción en el
RUNT RUNT
8. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
12.1.3 DOCUMENTACIÓN EXTERNA O BASE LEGAL
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por la cual se expide el Código Nacional de

Ministerio de Tránsito y
Ley 769 Agosto 06 de 2002 Tránsito Terrestre y se dictan otras
Transporte
disposiciones”.
“Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 -

Congreso de la
Ley 1383 Marzo 16 de 2010 Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras
República
disposiciones”.
“Por la cual se actualiza la codificación de las

infracciones de tránsito, de conformidad con lo
Resolución 2037 Julio 26 de 2010 Ministerio de Transporte establecido en la Ley 1383 de 2010, se adopta el
Manual de Infracciones y se dictan otras
disposiciones”.
"por medio de la cual se dictan disposiciones

Congreso de la penales y administrativas para sancionar la
República conducción bajo el influjo del alcohol u otras
sustancias psicoactivas"

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
"Por el cual se establece el régimen de sanciones

Presidente de la por infracciones a las normas de Transporte
Decreto 3366 Noviembre 21 de 2003
República Público Terrestre Automotor y se determinan
unos procedimientos".
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento

Congresos de la
“Código contencioso Enero 18 de 2011 Administrativo y de lo Contencioso
República
administrativo” Administrativo”.
Constitución política
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-IR-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Procedimiento: Inscripciones RUNT Etapa: Modalidad:
Procedencia: Inspección Municipal de Tránsito y Transporte
Objetivo: Prestar servicios integrales a personas naturales, ofreciendo el registro de al sistema RUNT, agilizando los procesos
de certificación, acortando tiempos y facilitando todo el trámite del registro a esta entidad.
REGISTRO
2. Solicitud
INICIO
Inscripción en 2. Solicitud recibida
el RUNT
3. Cedula Verificada
3. presentación del
documento de identidad
4. Huella tomada
4. Toma de huella 1

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de tránsito Código: ITT-PM-IR-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: Inscripciones RUNT Etapa: Modalidad:
Objetivo: Prestar servicios integrales a personas naturales, ofreciendo el registro de al sistema RUNT, agilizando los procesos
de certificación, acortando tiempos y facilitando todo el trámite del registro a esta entidad.
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO REGISTRO
5. Ingreso de
1 información 5. Datos ingresados a
plataforma
Plataforma HQ RUNT
6. Verificar la inscripción 6. Inscripción verificada
HQ RUNT
7. Inscripción en el RUT
7. Numero de FIN
inscripción

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.2 PROCEDIMIENTO AUTORIZACIÓN TARJETAS DE OPERACIÓN

BOYACÁ ITT-PM-ATO-02
INSPECCIÓN
MUNICIPAL DE INSPECCIÓN MUNICIPAL DE
VERSIÓN: 2
TRÁNSITO Y TRÁNSITO Y TRANSPORTE
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO
FECHA:
AUTORIZACIÓN TARJETAS DE
PROCEDIMIENTO:
OPERACIÓN
Expedir tarjeta de operación para vehículos de servicio

OBJETIVO DEL
público de transporte individual o colectivo de pasajeros,
PROCEDIMIENTO:
para habilitarlos en la prestación del servicio.
Este procedimiento inicia con la solicitud escrita, realizando

ALCANCE DEL
la revisión de la documentación y finaliza con la autorización,
PROCEDIMIENTO:
elaboración y entrega de la tarjeta de operación
Los responsables de la aplicación de este procedimiento con

RESPONSABLES DEL
el Director de Tránsito y Transporte, el Inspector de Tránsito
PROCEDIMIENTO:
y Transporte, Auxiliar Administrativo

- Ley 1383 de 2010
DOCUMENTACIÓN - Resolución 2037 de 2010
EXTERNA O BASE

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno

- Ley 769 de 2002
Tarjeta de Operación: Es el documento único que autoriza a

un vehículo automotor para prestar el servicio público de
TÉRMINOS Y
transporte de pasajeros bajo la responsabilidad de una
DEFINICIONES
empresa, de acuerdo con los servicios a que esta
autorizados y/o registrados.
Todo vehículo de servicio público para transporte de

pasajeros debe tener una tarjeta de operación que tiene
vigencia por dos (2) años, excepto en el caso del servicio
POLÍTICAS DE
individual que es de un año (1) año. Dicha tarjeta la debe
OPERACIÓN
gestionar la empresa a la cual se encuentra vinculado el
vehículo ante la autoridad de transporte competente con dos
(2) meses de anticipación a su vencimiento.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Solicitud suscrita por el

representante legal de la
empresa o persona natural
adjuntando la relación de los Solicitud
No recibir la
vehículos, indicando clase, radicada e
Solicitud solicitud de trámite
2. Solicitud marca, modelo, placa, Solicitante identificado el
recibida de la Tarjeta de
capacidad y tipo de combustible, procedimiento a
Operación
para cada uno de ellos. Para seguir
vehículos de servicio colectivo o
masivo debe indicarse el nivel de
servicio
La lista de chequeo verificará No incluir en la Lista Lista de

que exista un Contrato de de Chequeo todos chequeo
3. Elaborar vinculación vigente de los Director de los documentos elaborada y que
Lista de
Lista de vehículos. Tránsito y exigidos por la Ley, permita verificar
chequeo
chequeo transporte como el Contrato de la existencia y
Fotocopia Licencia de tránsito de vinculación vigente aporte de los
los Vehículos. de los vehículos. documentos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
SOAT. Revisión Técnico Fotocopia Licencia exigidos por la

Mecánica a vehículos de dos de tránsito de los Ley.
años. Certificación Compañía de Vehículos.
seguros sobre toma amparos de
SOAT. Si el
responsabilidad contractual y
vehículo cumplió
extracontractual. Certificado de
dos años Revisión
existencia y representación de la
técnico mecánica.
empresa vinculadora. Pago
Certificación
derechos de trámite. Taxi
Compañía de
censado. Cambio de Empresa
seguros sobre la
certificado de aceptación.
toma de amparos
Renovación duplicado por
de responsabilidad
perdida o cambio de empresa
contractual y
indicar el número de tarjeta
extracontractual.
anterior.
Certificado de
Al vencimiento de la(s) tarjeta(s) existencia y
de operación. representación de
la empresa
Para vehículos de servicio
vinculadora. Pago
público colectivo de radio de
derechos de
acción urbano, el usuario debe
trámite. Taxi
acreditar el pago de derechos de
censado. Cambio
capacidad transportadora.
de Empresa
certificado de
aceptación.
Renovación

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Los terceros deben estar duplicado por

registrados ante el RUNT y perdida o cambio
allegar poder para el tramite de empresa indicar
el número de tarjeta
anterior.
Al vencimiento de
la(s) tarjeta(s) de
operación.
Para vehículos de
servicio público
colectivo de radio
de acción urbano, el
usuario debe
acreditar el pago de
derechos de
capacidad
Renovación de
tarjetas de
operación de
(Taxis), y colectivos
la empresa debe
formular la solicitud
de trámite con
mínimo un (1) mes

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
o 2 dos de
anticipación
No utilizar la Lista La totalidad de

4. Aportar los de chequeo en la Documentos
Recibir los documentos Auxiliar
documentos Lista de verificación del recibidos con la
requeridos por la ley previa Administrativo y
exigidos por la chequeo aporte de los constancia de
verificación usando la lista de solicitante del
Ley para el verificada documentos haber utilizado
chequeo tramite
trámite. exigidos por la Ley la lista de
en el trámite. chequeo
Devolver la
Continuar con el documentación
5. Revisar la Revisar la documentación Auxiliar Documentaci tramite cuando la incompleta para
documentación presentada por el peticionario Administrativo ón revisada documentación que se corrijan
esté incompleta los faltantes o
inconsistencias
Negarle la
Autorizar una Tarjeta de
Tarjeta de Operación al
Autorizar tarjeta de operación de Tarjeta de Operación a un
Inspector de solicitante que
6. Autorización vehículos de servicio público Operación vehículo que no
Transito no allegue la
municipal Autorizada cumple los trámites documentación
establecidos o que exigida por la
no allegue la ley.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
documentación
exigida por la Ley.
Verificar que la
Tarjeta
expedida
Elaborar tarjeta de operación de Cometer errores al corresponda a
7. Elaborar la Auxiliar
vehículos de transporte público expedir la Tarjeta la
Tarjeta Administrativo
municipal de Operación documentación
aportada
durante el
tramite
Entregar la
Entregar las
Tarjeta de
Tarjetas de
Entregar Tarjeta de Operación Operación al
Operación a
8. Entrega de de vehículos de transporte Gerente de la
Auxiliar persona diferente al
Tarjeta de público a los gerentes de las Empresa o al
Administrativo Gerente o al
operación empresas de transporte de Tercero que
Tercero autorizado
servicio público acredite poder
con poder para
otorgado en
recibirla
debida forma
9. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

DESCRIPCIÓN
DOCUMENTO EXPEDICIÓN EXPIDE

Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.
“Por la cual se actualiza la codificación de las

infracciones de tránsito, de conformidad con lo
Resolución 2037 Julio 26 de 2010 Ministerio de Transporte establecido en la Ley 1383 de 2010, se adopta
el Manual de Infracciones y se dictan otras
disposiciones”.
"por medio de la cual se dictan disposiciones

Congreso de la penales y administrativas para sancionar la
República conducción bajo el influjo del alcohol u otras
sustancias psicoactivas"

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
"Por el cual se establece el régimen de

Presidente de la sanciones por infracciones a las normas de
Decreto 3366 Noviembre 21 de 2003
República Transporte Público Terrestre Automotor y se
determinan unos procedimientos".
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de

Congresos de la
“Código contencioso Enero 18 de 2011 Procedimiento Administrativo y de lo
República
administrativo” Contencioso Administrativo”.
1991
de Colombia

Transporte
disposiciones “
Por el cual se reglamenta el Servicio Público

Decreto 174 Febrero 5 de 2001 Ministerio de Transporte de Transporte Terrestre Automotor Especial. Art.
46, 47 y 48

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
12.2.4 FLUJOGRAMA PROCEDIMEINTO
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

PM-ATO-02
Procedimiento: Autorización Tarjetas de Operación Etapa: Modalidad:
Objetivo: Expedir tarjeta de operación para vehículos de servicio público de transporte individual o colectivo de pasajeros, para
habilitarlos en la prestación del servicio.
PRODUCTO
USUARIO
DIRECTOR DE TRANSITO Y
AUXILIAR ADMINISTRATIVO INSPECTOR DE TRANSITO
REGISTRO
TRANSPORTE
2. Solicitud recibida
INICIO 3. Elaborar lista de

4. Aportar los documentos
exigidos por la ley para el
chequeo
trámite
3. Lista de chequeo
2. Solicitud
5. Revisar la 4. Lista de chequeo
Descripción documentación
del vehículo verificada
1 5. Documentación
revisada

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

PM-ATO-02
Procedimiento: Autorización Tarjetas de Operación Etapa: Modalidad:
Objetivo: Expedir tarjeta de operación para vehículos de servicio público de transporte individual o colectivo de pasajeros, para
habilitarlos en la prestación del servicio.
DIRECTOR DE TRANSITO Y REGISTRO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO INSPECTOR DE TRANSITO
TRANSPORTE
7. Elaborar la tarjeta
6. Autorización 6. Tarjeta de operación
autorizada
Tarjeta de operación
8. Entrega de
tarjeta de
operación
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.3 PROCEDIMIENTO TRASPASO DE VEHÍCULOS

BOYACÁ ITT-PM-TV-03
INSPECCIÓN
MUNICIPAL DE INSPECCIÓN MUNICIPAL DE TRÁNSITO Y
VERSIÓN: 2
TRÁNSITO Y TRANSPORTE
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO FECHA:
PROCEDIMIENTO: TRASPASO DE VEHÍCULOS
OBJETIVO DEL Adoptar la Inscripción ante un organismo de tránsito sobre el

PROCEDIMIENTO: traspaso de un vehículo a persona indeterminada y regular.
Este procedimiento inicia con la presentación del formulario de

ALCANCE DEL traspaso del propietario y todos los documentos del vehículo
PROCEDIMIENTO: necesarios y finaliza con la elaboración y entrega de la nueva
licencia.
RESPONSABLES Los responsables de la aplicación de este procedimiento son el

DEL Director de Tránsito y Transporte, Profesional Universitario y/o
PROCEDIMIENTO: Auxiliar administrativo.

DOCUMENTACIÓN
- Ley 769 de 2002
EXTERNA O BASE
- Ley 1383 de 2010
LEGAL

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Qué es el Traspaso de Vehículos: En el caso de los vehículos

para que haya una transferencia de dominio, o sea, que cambie
jurídicamente de dueño, el formulario de traspaso (suministrado
por la Inspección de Tránsito), debe ser debidamente registrado
en la Inspección de Tránsito respectiva y que efectivamente dicha
Oficina Pública avale o apruebe el traspaso certificando tal
operación, sólo hasta ese momento, se podrá decir que
TÉRMINOS Y jurídicamente el vehículo pertenece a otra persona.
DEFINICIONES
Los bienes muebles, los vehículos como son los carros, motos y
aeronaves, están sujetos a registro, igual como sucede como los
bienes inmuebles, (casas, apartamentos, fincas y lotes).
Esto significa que el Estado lleva un registro del actual propietario
y los anteriores. En el caso de los vehículos automotores, lo
hacen las respectivas Secretarías de Tránsito Municipal y
Distrital.
POLÍTICAS DE
- No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
12.3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMEINTO

1. Inicio
Verificar el
Solicitante formulario de
Presentar el Formulario de
2. Solicitud de solicitud de
Traspaso del derecho de Auxiliar Formulario Diligenciar mal el
traspaso de traspaso
propiedad sobre un vehículo Administrativo de diligenciado Formulario
vehículo constatando que
Diligenciado Transito esté bien
diligenciado
Recibir un título de
Solicitante Examinar la
Aportar el contrato de traspaso del
idoneidad legal
compraventa, documento o Auxiliar derecho de
del título que
3. Contrato de declaración en la que conste la administrativo. propiedad que no
Título de acredita el
compra venta o transferencia del derecho de Profesional cumple las
traspaso del traspaso
título que dominio, celebrado con las Universitario y/o derecho exigencias de las
de solicitado.
acredita el exigencias de las normas civiles Director de propiedad normas civiles o
traspaso y/o mercantiles, con improntas comerciales. Verificar que las
tránsito y
adheridas en la parte final o al Improntas sea
Transporte Tramitar el
reverso del documento completamente
traspaso con
legibles
Improntas ilegibles

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Adelantar el
trámite del
SOAT traspaso del Verificar que el
SOAT vigente incorporado en el Auxiliar
4. SOAT incorporado en derecho de SOAT esté
RUNT administrativo
el RUNT propiedad con un vigente
SOAT que no está
vigente
Adelantar el
Verificar que el
trámite del
Certificado
traspaso del
Técnico
derecho de
Mecánico lo
5. Revisión Revisión propiedad sin la
Aportar la Revisión técnico Auxiliar expida un
técnico técnico Revisión Técnico
mecánica administrativo establecimiento
mecánica mecánica mecánica vigente
autorizado por el
o expedida por
Ministerio del
quien no está
transporte y que
autorizado para
esté vigente
hacerlo
Adelantar el
trámite del Exigir los paz y
Presentar el Paz y salvo por traspaso del salvos del
6. Paz y salvo concepto de multas por Auxiliar derecho de comprador y
Paz y Salvos
de multas infracciones de tránsito, tanto del administrativo propiedad sin vendedor por
comprador como del vendedor presentar los paz y concepto de
salvos por multas
concepto de

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
multas del
comprador y
vendedor
Adelantar el
trámite del
Solicitante traspaso del Exigirle al
7. Acreditar el
Pago por concepto de retención Recibo pago de derecho de solicitante que
Pago de Auxiliar
en la fuente retefuente propiedad a un acredite el pago
retefuente administrativo vehículo que no de la rete fuente
ha pagado la
retefuente
Adelantar el
Verificar que el vehículo está al día trámite del Exigirle al
8. Solicitante
en el pago de sus obligaciones traspaso del solicitante que
acredita que el Solicitante
tributarias de los últimos cinco derecho de acredite el pago
vehículo no Vehículo a paz
años. Auxiliar propiedad a un de la deudas
tiene deudas y salvo
administrativo vehículo que no tributarias del
tributarias En su defecto elabora el recibo o está a paz y salvo vehículo objeto
pendientes informa como cancelarlos por deudas de traspaso
tributarias
9. Solicitante El auxiliar administrativo verifica Adelantar el Exigirle al
acredita el pago que el Pago de los derechos de Solicitante trámite del solicitante que
de los trámite esté cancelado. En su Auxiliar Recibo de pago traspaso del acredite el pago
derechos de defecto elabora el recibo o informa administrativo derecho de de los derechos
tramite como cancelarlos propiedad a un de tramite

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
solicitante que no
acredita el pago de
los derechos de
tramite
Exigirle al
solicitante que
No exigirle a la
presente el
persona jurídica
Si el propietario es persona certificado de
propietaria del
jurídica deberá anexar la copia del Certificado de existencia y
10. Personas Auxiliar vehículo que
certificado de existencia y existencia y representación
jurídicas administrativo presente el
representación legal con vigencia representación de la persona
certificado de
no mayor a treinta (30) días jurídica con una
existencia y
vigencia menor a
representación
tres meses de su
expedición
Poder especial o contrato de No exigirle al Exigir la copia
mandato. Cuando el trámite o solicitante cuando del poder y/o del
11. Poder trámites por adelantarse ante un sea un tercero que contrato de
especial o organismo de tránsito se realice a
Solicitante presente el poder mandato cuando
contrato de través de un tercero, este deberá Poder y/o
conferido en el solicitante que
mandato a estar registrado en el sistema Auxiliar contrato de
debida forma o la realiza el trámite
favor del RUNT y para efectos de realizar la administrativo mandato
copia del contrato es un tercero
tercero gestión deberá presentar el de mandato que lo diferente a una
solicitante contrato de mandato (poder autorice para de las partes
general) o poder especial, a través hacer la diligencia contratistas.
del cual el propietario o titular del

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
derecho le confía la gestión de

realizar los trámites a que haya
lugar por cuenta y riesgo del
mandante
Base de datos
alimentada con
Ingresar la información
Ingresar la información en la base
12. Ingreso de Auxiliar Información información correcta al
de datos de la Inspección HQ
Información Administrativo Base de Datos incorrecta a la trámite del
RUNT
base de Datos traspaso del
derecho de
propiedad
Al expedir la
Licencia de
transito se
Expedir una verifica que
licencia de tránsito exista
13. Elaboran la Elabora nueva licencia de transito a favor de coherencia entre
Auxiliar Licencia los titulares de la
nueva Licencia registrando el cambio de propietario que no
Administrativo elaborada Licencia de
de transito propietario del vehículo interviene en el
contrato de tránsito y las
compraventa partes que
intervienen en el
contrato de
traspaso del
derecho de

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
propiedad o el
titulo presentado
para el efecto
Al entregar la
Licencia de
No recepcionar la transito se
firma del verifica que la
propietario que reciba el
recibe la Licencia propietario
Entregar la nueva licencia de
de Transito del exigiéndole la
14. Entrega de transito al nuevo propietario del
Auxiliar Licencia vehículo firma que
la Licencia de vehículo, o, persona autorizada
Administrativo entregada traspasado o de la acredite su
transito para recibirla mediante poder o
persona recibido
contrato de mandato
autorizada para personal o
recibirla mediante mediante tercer
poder o contrato autorizado con
de mandato poder o contrato
de mandato
para el efecto.
15. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
12.3.3 DOCUMENTACIÓN EXTERNA O BASE LEGAL
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio de la cual se establece un
procedimiento especial para el registro de
Resolución 10028 Octubre 12 de 2012 Ministerio de Transporte
propiedad de un vehículo a persona
indeterminada y se dictan otras disposiciones”.
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-TV-03 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 4

Procedimiento: Traspaso de Vehículos Etapa: Modalidad:
Objetivo: Adoptar la Inscripción ante un organismo de tránsito sobre el traspaso de un vehículo a persona indeterminada y
regular.
PRODUCTO
USUARIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE TRANSITO , PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE TRANSITO Y TRANSPORTE REGISTRO
INSPECTOR DE TRANSITO
2. Formulario
diligenciado
2. Solicitud
INICIO de traspaso
de vehículo
3. Título de traspaso del
3. Contrato de compra
venta o título que acredita derecho de propiedad
el traspaso 4. SOAT
Incorporado en el RUNT
4. SOAT incorporado
5. Revisión técnico en el RUNT
mecánica
5. Revisión técnico
mecánica
1

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

regular.
PRODUCTO
USUARIO
6. Paz y salvos
1 6. Paz y salvo de multas
7. Recibo pago de
7. Acreditar pago de retefuente
retefuente
8. Solicitante acredita
que el vehículo no
tiene deudas
tributarias pendientes 8. Vehículo a paz y
salvo
9. Solicitante
acredita el pago de
2 los derechos de
trámite 9. Recibo de pago

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

regular.
PRODUCTO
USUARIO
10. Certificado de
10. Personas existencia y
2 jurídicas representación
11. Poder especial o

contrato de mandato a
favor del tercer 11. Poder y/o contrato
solicitante de mandato
12. Ingreso de
información
12. Información base
de datos
13. Elaboran la
nueva licencia de
transito
13. Licencia elaborada
3

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

regular.
PRODUCTO
USUARIO
14. Entrega de la licencia

3 de transito 14. Licencia entregada
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.4 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN

BOYACÁ ITT-PM-ECT-04
INSPECCIÓN
MUNICIPAL DE INSPECCIÓN MUNICIPAL DE TRÁNSITO Y
VERSIÓN: 2
TRÁNSITO Y TRANSPORTE
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO
FECHA:
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE
PROCEDIMIENTO:
TRADICIÓN
Obtener el certificado que determina la titularidad del dominio,

las características del vehículo, medidas cautelares,
OBJETIVO DEL
limitaciones, gravámenes y un registro histórico donde se refleja
PROCEDIMIENTO:
todas las actuaciones y trámites realizados al automotor desde
la fecha de expedición de la matrícula inicial.
Este procedimiento inicia con la solicitud del certificado de

ALCANCE DEL
tradición realizando el trámite de consulta en base de datos y
PROCEDIMIENTO:
finaliza con el pago y entrega del certificado
RESPONSABLES
Profesional Universitario del área administrativa de Tránsito y
DEL
Transporte y Auxiliar Administrativo.
PROCEDIMIENTO:

- Ley 769 de 2002
DOCUMENTOS
EXTERNOS Y BASE - Ley 1383 de 2010
LEGAL - Ley 1437 de 2011 “Código contencioso administrativo”

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Medidas Cautelares son las dictadas mediante providencias

judiciales, con el fin de asegurar que cierto derecho podrá ser
hecho efectivo en el caso de un litigio en el que se reconozca la
existencia y legitimidad de tal derecho. Las medidas
cautelares no implican una respecto de la existencia de un
derecho del proceso, pero sí la adopción de medidas judiciales
TÉRMINOS Y tendientes a hacer efectivo el derecho que eventualmente sea
DEFINICIONES reconocido.
Gravámenes: Una obligación, impuesto o tributo que se aplica
a un inmueble, a un caudal o a un bien y al uso que se hace de
estos. Se conoce como tipo de gravamen a la tasa que se aplica
a la base imponible y que supone la cuota tributaria. Esta tasa
puede ser fija o variable y se expresa a través de un porcentaje.
POLÍTICAS DE
- No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO RIESGOS RIESGOS

1. Inicio
Verificar que los
horarios de
atención al público
2. Diligenciar la Se recibe la No atender la se cumplan de
solicitud y solicitud de solicitud de manera estricta por
Solicitante Auxiliar
entregarla al certificado de Solicitud registrada certificado de los responsables y
Administrativo
servidor Público tradición de un tradición de un que las solicitudes
competente vehículo vehículo presentadas sean
atendidas y
tramitadas
oficiosamente.
Informar al
No exigir el pago de solicitante sobre la
Consultar en la
los pendientes existencia de los
Base de Datos sí
existentes y pendientes y
existen pendientes
3. Tramitar la Auxiliar Pendientes continuar con el suministrar la
a cargo del vehículo
solicitud Administrativo consultados trámite de información para su
o de su propietario
expedición del cancelación y
que deben ser
certificado acreditación
cancelados.
solicitado posterior para
continuar el trámite.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Consultar en la No consultar la
Base de Datos la Solicitante Base de datos para
4. Consultar en la información Base de datos tramitar un Consultar la base
Base de Datos existente sobre Auxiliar consultada certificado de de Datos
tradición de un Administrativo tradición de un
vehículo vehículo
Se exige la
presentación del
5. El solicitante No adelantar el
recibo de pago del No exigir el pago
cancela el valor Solicitante Recibo de pago trámite ante la falta
trámite, o, se del tramite
del tramite de su pago
elabora el recibo
para su cancelación
Expedir un
certificado de
Elaborar certificado tradición que
de tradición y es Que el Certificado informe las
Profesional características del
firmado por el de Tradición se
6. Alcance del universitario del vehículo, el historial
Profesional expida incompleto o
Certificado y su área administrativa Certificado firmado de propietarios, las
Universitario del que lo firme un
firma de Tránsito y medidas cautelares
área administrativa funcionario no
Transporte vigentes,
de Tránsito y competente
Transporte limitaciones,
gravámenes y la
titularidad actual del
automotor
7. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-ECT- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

04
Procedimiento: Elaboración de Certificados de Tradición Etapa: Modalidad:
Objetivo: Obtener el certificado que determina la titularidad del dominio, las características del vehículo, medidas cautelares,
limitaciones, gravámenes y un registro histórico donde se refleja todas las actuaciones y trámites realizados al automotor
desde la fecha de expedición de la matrícula inicial.
PRODUCTO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE AREA REGISTRO
ADMINISTRATIVA DE TRANSITO Y TRANSPORTE
2. Diligenciar la
solicitud y entregarla al
2. Solicitud registrada
INICIO servidor público
competente
3. Pendientes
consultados
3. Tramitar la solicitud
5. El solicitante cancela 4. Base de datos
el valor del trámite consultada
4. Consultar en 5. Recibo de pago

1 la base de datos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-ECT- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

04
Procedimiento: Elaboración de Certificados de Tradición Etapa: Modalidad:
Objetivo: Obtener el certificado que determina la titularidad del dominio, las características del vehículo, medidas cautelares,
limitaciones, gravámenes y un registro histórico donde se refleja todas las actuaciones y trámites realizados al automotor
desde la fecha de expedición de la matrícula inicial.
PRODUCTO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE AREA REGISTRO
1 6. Alcance del 6. Certificado firmado

certificado y su firma
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.5 PROCEDIMIENTO DUPLICADO DE DOCUMENTOS, LICENCIAS DE

CONDUCCIÓN Y TERJETA DE PROPIEDAD DEL VEHÍCULO

BOYACÁ ITT-PM-DD-05
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO
DUPLICADO DE DOCUMENTOS, FECHA:
LICENCIAS DE CONDUCCIÓN Y
PROCEDIMIENTO:
TARJETA DE PROPIEDAD DEL
VEHÍCULO
Copiar o reproducir un documento fiel del original, de

OBJETIVO DEL
idénticas características que esté tanto en su forma como en
PROCEDIMIENTO:
su contenido y con la misma validez.
Este procedimiento inicia con el diligenciamiento del

ALCANCE DEL formulario de solicitud del trámite duplicado, cancelando el
PROCEDIMIENTO: aporte correspondiente al trámite y finaliza con la expedición
y entrega del documento.
RESPONSABLES DEL Profesional Universitario del área administrativa de Tránsito

PROCEDIMIENTO: y Transporte, Auxiliar Administrativo.

DOCUMENTOS - Ley 769 de 2002
EXTERNOS O BASE - Ley 1383 de 2010

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Matrícula: Procedimiento destinado a registro inicial de un

TÉRMINOS Y vehículo automotor ante un organismo de tránsito en ella se
DEFINICIONES consigna las características, tanto internas como externas del
vehículo, así como los datos e identificación del propietario.
El trámite tiene una duración mínima de 2 meses y una

máxima de 5 meses, de acuerdo a los criterios establecidos
POLÍTICAS DE
por la normatividad que lo regula. El término puede ampliarse
OPERACIÓN
si se requiere complementación o aclaración de la
documentación.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Verificar que el
formulario para la
expedición de
duplicado de la
Diligenciar el formulario de solicitud
Formulario Diligenciar mal Licencia de
2. Solicitud del trámite duplicado de la Licencia Solicitante
diligenciado el formulario Transito y/o
de Transito y/o tarjeta de propiedad
tarjeta de
propiedad ha sido
diligenciado en
debida forma
No cobrar la Exigir el pago del

3. Pago del Auxiliar Recibo tarifa emolumento
Elaborar recibo de pago del tramite
tramite administrativo elaborado establecida para establecido para
el tramite el tipo de tramite
4. Aportar Verificar que el SOAT esté vigente Profesional Documentaci Diligenciar el Tramitar una lista
los en RUNT. Paz y salvo por multas o universitario del ón revisada tramite sin exigir de chequeo que

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Documento infracciones vehículo al día en sus área los documentos permita

s de ley obligaciones tributarias. administrativa de que la ley evidenciar la
Tránsito y establece existencia de los
Pago de los derechos del trámite.
Transporte siguientes
La persona jurídica copia del
documentos que
certificado de existencia y
el SOAT esté
representación legal con vigencia
vigente en RUNT.
no mayor a treinta (30) días. poder
Paz y salvo por
especial cuando un tercero
multas o
adelante el trámite
infracciones
vehículo al día en
sus obligaciones
tributarias.
Pago de los
derechos del
trámite. La
persona jurídica
copia del
certificado de
existencia y
representación
legal con vigencia
no mayor a treinta
(30) días. poder
especial cuando
un tercero

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
adelante el
trámite
Licencia de
Se elabora la Licencia de Transito, No ordenar la Transito
5. Realizar Auxiliar Tramite
Licencia de Conducción y se fabricación de expedida
el tramite administrativo ejecutado
ordena la fabricación de las Placas. las Placas registrando la
placas asignadas
Entregar la
Licencia de
Licencia de Exigir el poder
Transito,
Transito, para recibir o
Se entrega la Licencia de Transito, Licencia de
Auxiliar Licencia de copia del contrato
6. Entrega Licencia de Conducción y el Conducción y
administrativo Conducción y de mandato
radicado de las Placas las Placas a
Placas cuando no recibe
persona
entregadas. el solicitante.
diferente al
solicitante
7. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

DD-05
Procedimiento: Duplicado de Documentos, Licencias de
Etapa: Modalidad:
Conducción y Tarjeta de Propiedad del Vehículo
Objetivo: Copiar o reproducir un documento fiel del original, de idénticas características que esté tanto en su forma como en
PRODUCTO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL AREA REGISTRO
2. Formulario
diligenciado
3. Pago del trámite
INICIO
4. Aportar los
documentos de ley
3. Recibo elaborado
5. Realizar el
2. Solicitud
trámite 4. Documentación
Duplicado de revisada
tránsito y tarjeta
de propiedad
5. Tramite ejecutado
1

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

DD-05
Procedimiento: Duplicado de Documentos, Licencias de
Etapa: Modalidad:
Conducción y Tarjeta de Propiedad del Vehículo
Objetivo: Copiar o reproducir un documento fiel del original, de idénticas características que esté tanto en su forma como en
PRODUCTO
6. Entrega
6. Licencia de tránsito,
Licencia de tránsito, licencia de
licencia de conducción
conducción y radicado de las
placas y placas entregas.
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.6 PROCEDIMIENTO CAMBIO DE SERVICIO Y CAMBIO DE COLOR DE

VEHÍCULO

BOYACÁ ITT-PM-CSC-06
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO
FECHA:
CAMBIO DE SERVICIO Y CAMBIO DE
PROCEDIMIENTO:
COLOR DE VEHÍCULO
Registrar el cambio de color de un vehículo o cambio de

OBJETIVO DEL servicio de particular a público, ante la inspección de tránsito y
PROCEDIMIENTO: transporte y efectuar la correspondiente anotación en la
licencia de tránsito.
ALCANCE DEL Este procedimiento inicia con la solicitud y pago del trámite,
PROCEDIMIENTO: finaliza con la elaboración y entrega de la nueva licencia

DEL el Profesional Universitario del área administrativa de Tránsito
PROCEDIMIENTO: y Transporte, y el Auxiliar Administrativo.

- Ley 769 de 2002
DOCUMENTOS
LEGAL

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Transformación de vehículo: Procedimiento físico y

mecánico mediante el cual un vehículo automotor puede ser
modificado con el fin de cumplir una función diferente o mejorar
su funcionamiento, higiene o seguridad.
TÉRMINOS Y
DEFINICIONES Cambio de servicio de particular a público: De conformidad
con el artículo 1° de la Ley 903 de 2004, se permite el cambio
de servicio de particular a público de los vehículos tipo
volqueta, camperos y vehículos de carga de dos ejes hasta de
cuatro toneladas.
Todos los vehículos que circulen por el territorio nacional

deben someterse a las normas que sobre tránsito terrestre
determine este Código. Estos deben cumplir con los requisitos
generales y las condiciones mecánicas y técnicas que
propendan a la seguridad, la higiene y comodidad dentro de
POLÍTICAS DE los reglamentos correspondientes sobre peso y dimensiones.
OPERACIÓN
Cuando en el trámite intervengan personas jurídicas, original o
fotocopia simple del certificado de existencia y representación
expedido por la Cámara de Comercio, la Superintendencia
Bancaria o de Sociedades, Alcaldía u Organismo público, con
no más de 90 días calendario de expedido.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Verificar que el
formulario para el
Diligenciar el formulario
trámite de cambio
de solicitud del trámite
Formulario Diligenciar mal el de servicio o
2. Solicitud de cambio de servicio o Solicitante
diligenciado formulario cambio de color
cambio de color del
del vehículo ha
vehículo
sido diligenciado
en debida forma
Exigir el pago del

No cobrar la tarifa
3. Pago del Elaborar recibo de pago Auxiliar Recibo emolumento
establecida para el
tramite del tramite administrativo elaborado establecido para el
tramite
tipo de tramite
Diligenciar el Tramitar una lista

4. Aportar Verificar que el SOAT Profesional de chequeo que
tramite sin exigir
los esté vigente en RUNT. universitario del área Documentación permita evidenciar
los documentos
Documentos Paz y salvo por multas o administrativa de revisada la existencia de los
que la ley
de ley infracciones vehículo al Tránsito y Transporte siguientes
establece
documentos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
día en sus obligaciones Solicitud de

tributarias. cambio de color en
la que se
Pago de los derechos
especifique el
del trámite. Solicitud de
nuevo color del
cambio de color en la
vehículo, con
que se especifique el
improntas
nuevo color del
adheridas que el
vehículo, con improntas
SOAT esté vigente
adheridas.
en RUNT. Paz y
salvo por multas o
La persona jurídica infracciones
copia del certificado de vehículo al día en
existencia y sus obligaciones
representación legal con tributarias.
vigencia no mayor a Pago de los
treinta (30) días. poder derechos del
especial cuando un trámite. La
tercero adelante el persona jurídica
trámite. copia del
certificado de
existencia y
representación
legal con vigencia
no mayor a treinta
(30) días. poder

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
especial cuando
un tercero
adelante el trámite
Verificar el color
Se ordena elaborar la solicitado y el que
Orden de No registrar el
nueva Licencia de se ordena
5. Realizar el Auxiliar modificar la cambio de color u
Transito del Vehículo, incorporar como
tramite administrativo Licencia de ordenar un color
especificando su nuevo nuevo en la
transito no solicitado
color. Licencia de
Transito
Exigir el poder
Entregar la
para recibir o copia
Licencia de Licencia de
Se entrega la Licencia Auxiliar del contrato de
6. Entrega Transito Transito, a
de Transito. administrativo mandato cuando
modificada. persona diferente
no recibe el
al solicitante
solicitante.
7. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Resolución 10028 Octubre 12 de 2012 Ministerio de Transporte propiedad de un vehículo a persona
indeterminada y se dictan otras
disposiciones”.
Transporte
disposiciones”.
Congreso de la
Ley 1383 Marzo 16 de 2010 Código Nacional de Tránsito, y se dictan
República
otras disposiciones”.
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de
Congresos de la
“Código contencioso Enero 18 de 2011 Procedimiento Administrativo y de lo
República
administrativo” Contencioso Administrativo”.
Constitución política de
1991
Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-CSC- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

06
Procedimiento: Cambio de Servicio y Cambio de Color
Etapa: Modalidad:
de Vehículo
Objetivo:

PRODUCTO
2. Formulario
diligenciado
INICIO 3. Pago del trámite
3. Recibo elaborado
4. Aportar los
documentos de ley
2. Solicitante 4. Documentación
5. Realizar el trámite
Formulario- revisada
tramite
5. Orden de modificar la
1
licencia de transito

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-CSC- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

06
Procedimiento: Cambio de Servicio y Cambio de Color
Etapa: Modalidad:
de Vehículo
Objetivo:

PRODUCTO
6. Entrega
6. Licencia de transito
Licencia de transito
modificada
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.7 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN ADMINISTRATIVA

BOYACÁ ITT-PM-DA-07
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO FECHA:
PROCEDIMIENTO: DESVINCULACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DEL Desvincular por vía administrativa un vehículo de transporte

PROCEDIMIENTO: público individual o colectivo de pasajeros de una empresa.
Este procedimiento inicia con el diligenciamiento del formulario

de solicitud del trámite de desvinculación administrativa de
ALCANCE DEL
común acuerdo, y finaliza con la decisión y la notificación de la
PROCEDIMIENTO:
resolución que decide la solicitud de desvinculación a las
partes.
Los responsables de la aplicación de este procedimiento son

RESPONSABLES DEL
el Profesional universitario del área administrativa de Tránsito
PROCEDIMIENTO:
y Transporte y el Auxiliar Administrativo.


CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Desvinculación Administrativa: Proceso administrativo por

TÉRMINOS Y el cual se debe tramitar la desvinculación de un vehículo de
DEFINICIONES servicio público, de su respectiva empresa, se puede dar por
pronunciamiento judicial o por mutuo acuerdo entre las partes.
con previo vencimiento del contrato de vinculación y que no

exista acuerdo entre el propietario del vehículo y la empresa,
deberá acercarse a la sede administrativa de la STT con una
solicitud escrita de desvinculación invocando y probando
alguna de las siguientes causales imputables a la empresa:
- El cobro de sumas de dineros por conceptos no pactados en
el contrato de vinculación.
- No gestionar oportunamente los documentos del transporte a
POLÍTICAS DE
pesar de haber reunido la totalidad de los requisitos exigidos
OPERACIÓN
en los decretos correspondientes.
- Para el transporte colectivo adicionalmente se puede
demostrar como causal de desvinculación, el trato
discriminatorio en el plan de rodamiento señalado por la
empresa.
NOTA: El propietario interesado en la desvinculación de un
vehículo no podrá prestar el servicio en otra empresa hasta
tanto la misma, no le haya sido autorizada.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

1. Inicio
Verificar que el
formulario para el
Diligenciar el formulario de solicitud
trámite de cambio
del trámite de desvinculación
Formulario Diligenciar mal el de servicio o
2. Solicitud administrativa de común acuerdo, por Solicitante
diligenciado formulario cambio de color del
solicitud del propietario, o por
vehículo ha sido
solicitud de la Empresa
diligenciado en
debida forma
Exigir el pago del
No cobrar la tarifa
3. Pago del Auxiliar Recibo emolumento
Elaborar recibo de pago del tramite establecida para
tramite administrativo elaborado establecido para el
el tramite
tipo de tramite
Practicar un
Traslado de la solicitud de Profesional traslado por cinco
desvinculación al propietario del Omitir el traslado días cuando la
universitario del
vehículo o al representante legal de la Traslado de la cuando la solicitud solicitud
4. Traslado área administrativa
Empresa solicitud desvinculación no desvinculación no
de Tránsito y
es conjunta es conjunta al
Transporte
propietario del
vehículo o al

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
representante legal
de la Empresa para
que presenten los
descargos y las
pruebas que
pretenda hacer
valer
Resolución Resolución
Profesional proferida de expedida en debida
universitario del manera forma de acuerdo a
Proferir una resolución motivada que
5. Decisión área administrativa incongruente con las pruebas
decida la solicitud de desvinculación
de Tránsito y respecto a las practicadas y la
Transporte pruebas allegadas realidad de los
al Despacho. hechos.
Omitir la
Notificar la resolución motivada que
Auxiliar Resolución notificación
6. Notificar decide la solicitud de desvinculación
administrativo notificada personal alguna
a las partes
de las partes
Exigir el poder para
Entregar la
recibir o copia del
Licencia de
Ejecutar la resolución que decide la Auxiliar resolución contrato de
7. Ejecutar Transito, a
solicitud de desvinculación. administrativo ejecutada mandato cuando
persona diferente
no recibe el
al solicitante
solicitante.
8. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Resolución 10028 procedimiento especial para el registro de
Octubre 12 de 2012 Ministerio de Transporte
de 2012 propiedad de un vehículo a persona
Ley 769 de 2002 Agosto 06 de 2002 Tránsito Terrestre y se dictan otras
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
Ley 1383 de 2010 Marzo 16 de 2010 Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-DA-07 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Procedimiento: Desvinculación Administrativa Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
2. Formulario
3. Pago del trámite 4. Traslado diligenciado
INICIO
Solicitud al propietario o al
representante legal
3. Recibo elaborado
2. Solicitud 5. Decisión
Formato Resolución
tramite de
desvinculación
4. Traslado de la
solicitud
1

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-DA-07 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: Desvinculación Administrativa Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
6. Notificar
6. Resolución notificada
1
Resolución
7. Ejecutar
7. Resolución ejecutada
Resolución
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.8 PROCEDIMIENTO MATRICULA INICIAL DE VEHÍCULOS

BOYACÁ ITT-PM-MIV-08
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO FECHA:
PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA INICIAL DE VEHÍCULOS
Registrar la identificación individual de un vehículo y su placa

OBJETIVO DEL de reconocimiento, mediante la combinación de caracteres
PROCEDIMIENTO: alfabéticos o numéricos que identifica e individualiza el
vehículo.
Este procedimiento inicia con la solicitud de matrícula,

ALCANCE DEL realizando el pago del valor del trámite, finaliza con la
PROCEDIMIENTO: asignación de placas del vehículo y elaboración de la licencia
de tránsito.
RESPONSABLES DEL Los responsables de la aplicación de este procedimiento son

PROCEDIMIENTO: el Profesional universitario del área administrativa de Tránsito
y Transporte y el Auxiliar Administrativo.

EXTERNOS O BASE
- Ley 1383 de 2010
LEGAL

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Matrícula: Procedimiento destinado a registro inicial de un

vehículo automotor ante un organismo de tránsito en ella se
TÉRMINOS Y consigna las características, tanto internas como externas del
DEFINICIONES vehículo, así como los datos e identificación del propietario.
Placa: Es la combinación de letras y números exclusiva de un
vehículo, de forma que podrá ser identificado en cualquier
circunstancia por su matrícula.
En la mayoría de los países, los automóviles, así como los

POLÍTICAS DE demás vehículos de una cilindrada de motor mínima, deben
OPERACIÓN llevar sujeta una placa con la matrícula en la parte frontal y otra
en la parte trasera, aunque en algunos lugares o en algunos
tipos de vehículo solo se exige la placa trasera.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

1. Inicio
Verificar que el
formulario para el
trámite de
Diligenciar el formulario único de solicitud de
Formulario Diligenciar mal
2. Solicitud solicitud de trámite de Matricula Solicitante trámite de
diligenciado el formulario
Inicial de vehículo Matricula Inicial
de vehículo, esté
diligenciado en
debida forma
Verificar la existencia del Certificado No exigir el Verificar la
individual de aduana y/o declaración cumplimiento de existencia del
de importación. Improntas la Certificado
adheridas bien sea en la factura de documentación individual de
venta o en la declaración de que exige la ley, aduana y/o
3. Documentación
importación: motor, serie, chasis Auxiliar Documentación específicamente declaración de
que acompaña la
y/o. El vehículo debe estar al día en administrativo verificada Verificar la importación.
solicitud
sus obligaciones tributarias del año existencia del Improntas
en curso. SOAT vigente incorporado Certificado adheridas bien
en RUNT. individual de sea en la factura
El Propietario debe estar a paz y aduana y/o de venta o en la
salvo por concepto de multas. Si el declaración de declaración de

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
propietario es persona jurídica importación. importación:

deberá anexar la copia Improntas motor, serie,
del certificado de existencia y adheridas bien chasis y/o. El
representación legal con vigencia sea en la factura vehículo debe
no mayor a treinta (30 de venta o en la estar al día en sus
declaración de obligaciones
importación: tributarias del año
motor, serie, en curso. SOAT
chasis y/o. El vigente
vehículo debe incorporado en
estar al día en RUNT.
sus obligaciones El Propietario
tributarias del debe estar a paz
año en curso. y salvo por
SOAT vigente concepto de
incorporado en multas. Si el
RUNT. propietario es
El Propietario persona jurídica
debe estar a paz deberá anexar la
y salvo por copia
concepto de del certificado de
multas. Si el existencia y
propietario es representación
persona jurídica legal con vigencia
deberá anexar la no mayor a treinta
copia (30)
del certificado de
existencia y

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
representación
legal con
vigencia no
mayor a treinta
(30)
Verificar que las
Asignar placas
Placas asignadas
Asignar las placas para el vehículo Auxiliar Placas que no
5. Asignar Placas corresponden al
objeto de tramite administrativo asignadas corresponden al
vehículo del
vehículo
trámite
No elaborar la elaborar la nueva
6. Realizar el Se ordena elaborar la nueva Auxiliar Licencia de nueva Licencia Licencia de
tramite Licencia de Transito del Vehículo, administrativo transito de Transito del Transito del
Vehículo Vehículo
Entregar la Exigir el poder
Licencia de para recibir o
Auxiliar Licencia de Transito, a copia del contrato
7. Entrega Se entrega la Licencia de Transito.
administrativo Tránsito. persona de mandato
diferente al cuando no recibe
solicitante el solicitante.
8. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por el cual se reglamenta el servicio público de

Decreto 172 Febrero 5 de 2001 Ministerio de Transporte transporte terrestre automotor individual de
pasajeros en vehículos taxis”.

Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-MIV-08 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 2

Procedimiento: Matricula Inicial de Vehículos Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
REGISTRO
3. Documentación que 2. Formulario

acompaña la solicitud Diligenciado
INICIO
3. Documentación
4. Pago del trámite verificada
2. Solicitud
Formulario 4. Recibo elaborado

tramite de
matricula
5. Asignar placas 1
5. Placas asignadas

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-MIV-08 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

Procedimiento: Matricula Inicial de Vehículos Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
USUARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO REGISTRO
1 6. Realizar el trámite 6. Licencia de transito
7. Entrega de licencia de 7. Licencia de transito

transito
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.9 PROCEDIMIENTO LICENCIA DE CONDUCCIÓN INICIAL

BOYACÁ ITT-PM-LCI-09
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO FECHA:
PROCEDIMIENTO: LICENCIA DE CONDUCCIÓN INICIAL
OBJETIVO DEL Acredita y autoriza a una persona para conducir un vehículo de

PROCEDIMIENTO: acuerdo con su clasificación.
Este procedimiento inicia con el diligenciamiento del formulario

ALCANCE DEL único de solicitud de licencia de conducción, se procede a
PROCEDIMIENTO: realizar el pago y finaliza con la expedición y entrega de la
licencia de conducción.
Los responsables de la aplicación de este procedimiento son el

RESPONSABLES DEL
Auxiliar Administrativo con la supervisión del Director de
PROCEDIMIENTO:
Tránsito y Transporte
- Ley 769 de 2002

EXTERNOS O BASE
TÉRMINOS Y Licencia de conducción: Documento público de carácter

DEFINICIONES personal e intransferible expedido por autoridad competente, el

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
cual autoriza a una persona para la conducción de vehículos

con validez en todo el territorio nacional.
Licencia de tránsito: Es el documento público que identifica
un vehículo automotor, acredita su propiedad e identifica a su
propietario y autoriza a dicho vehículo para circular por las vías
públicas y por las privadas abiertas al público.
- La solicitud es personal, el interesado debe estar inscrito en

el Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT) y presentar su
documento de identidad.
- Estar a paz y salvo por multas e infracciones a las normas de
tránsito.
POLÍTICAS DE - Examen físico, mental y de coordinación motriz para conducir
OPERACIÓN expedido por un Centro de Reconocimiento de Conductores
(CRC), incorporado en la página del RUNT. (A excepción de
expedición por cambio de documento y duplicado).
- Certificado de aptitud en conducción (curso de conducción),
incorporado en el RUNT, expedido por el centro de Enseñanza
Automovilística (CEA), autorizado por el Ministerio de
Transporte.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Verificar que el
formulario para el
trámite de
solicitud de
Diligenciar el formulario único de Formulario Diligenciar mal
2. Solicitud Solicitante trámite de
solicitud de Licencia de conducción diligenciado el formulario
Matricula Inicial
de vehículo, esté
diligenciado en
debida forma
La Licencia de conducción será

otorgada por primera vez a quien
3. cumpla con todos los siguientes No exigir el
requisitos: Exigir el
Documentació cumplimiento de
Auxiliar Documentación cumplimiento de
n que Para vehículos de servicio diferente la
administrativo verificada la documentación
acompaña la del servicio público: documentación
que exige la ley
solicitud que exige la ley
1. Saber leer y escribir.
2. Tener 16 años cumplidos.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
3. Aprobar un examen teórico-práctico

de conducción para vehículos
particulares que realizarán los
organismos de tránsito de acuerdo con
la reglamentación que expida el
Ministerio de Transporte, o presentar
un certificado de aptitud en conducción
otorgado por un centro de enseñanza
automovilística debidamente aprobado
por el Ministerio de Educación Nacional
en coordinación con el Ministerio de
Transporte.
4. Certificado de aptitud física, y mental
para conducir expedido por un médico
debidamente registrado ante el
Ministerio de Salud antes de que entre
en funcionamiento el RUNT o ante el
RUNT una vez que éste empiece a
operar.
Para vehículos de servicio público:
Los mismos requisitos enumerados
anteriormente, a excepción de la edad
mínima que será de 18 años cumplidos
y de los exámenes teórico-prácticos, de
aptitud física y mental o los certificados
de aptitud de conducción expedidos

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
que estarán referidos a la conducción

de vehículo de servicio público.
Formato de la licencia de conducción,
la ficha técnica para su elaboración y
los mecanismos de control
correspondientes emitidos por el
Ministerio de Transporte recepcionar
documentos requeridos por la ley
No verificar los
pendientes a
Consultar la
cargo del
Plataforma y
solicitante.
Auxiliar Plataforma exigirle al
4. Pendientes Revisar pendientes plataforma SIMIT Permitir la
administrativo consultada solicitante que
continuidad del
deba el pago de
trámite sin exigir
los pendientes.
el pago de los
pendientes

Se ordena elaborar la nueva Licencia No elaborar la Expedir la

6. Realizar el Auxiliar Licencia de
de Transito del Vehículo, ingresando la nueva Licencia Licencia de
tramite administrativo transito
información al sistema. de Conducción Conducción.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Cometer un
error en cuanto
Verificar el
al nombre del
cumplimiento de
solicitante o su
todos los
documento de
requisitos de Ley.
identidad.
7. Expedir Auxiliar Licencia Que no se
Elaborar Licencia de conducción Expedir una
licencia Administrativo expedida cometan errores
Licencia sin que
en el nombre o
el solicitante
documento de
cumpla todos los
identidad del
requisitos
solicitante
exigidos por loa
Ley
Exigir a quien
Entregar la
recibe el poder
Licencia de
para recibir o
Auxiliar Licencia de Transito, a
8. Entrega Se entrega la Licencia de Transito. copia del contrato
administrativo Transito. persona
de mandato
diferente al
cuando no recibe
solicitante
el solicitante.
9. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

LCI-09
Procedimiento: Licencia de Conducción Inicial Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
REGISTRO
2. Formulario
3. Documentación que diligenciado
acompaña la solicitud
INICIO
3. Documentación
4. Pendientes
verificada
2. Solicitud Plataforma SIMIT
4. Plataforma consultada
Formulario
Licencia de
Conducción
1
5. Pago del trámite
5. Recibo elaborado

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Transito Código: ITT-PM- Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

LCI-09
Procedimiento: Licencia de Conducción Inicial Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
REGISTRO
1 6. Realizar el trámite
6. Licencia de transito
7. Expedir licencia
7. Licencia expedida
8. Entrega 8. Licencia de transito

Licencia de
transito
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.10 PROCEDIMIENTO ACTA DE ENTREGA DE VEHÍCULOS

BOYACÁ ITT-PM-AEV-10
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO:
TRÁNSITO FECHA:
PROCEDIMIENTO: ACTA DE ENTREGA DE VEHÍCULOS
Hacer entrega de todos vehículos que por violación a las

OBJETIVO DEL normas establecidas al Código Nacional de Tránsito y por
PROCEDIMIENTO: orden de autoridad competente sean inmovilizados a los
patios o parqueaderos particulares autorizados por la
Inspección de Tránsito y Transporte.
Este procedimiento inicia con la solicitud de entrega del

ALCANCE DEL vehículo inmovilizado por violación a las normas de tránsito y
PROCEDIMIENTO: finaliza con el acta de entrega de la misma y posterior
devolución del automotor.
RESPONSABLES
DEL Director Técnica de Tránsito y Transporte Municipal / su
PROCEDIMIENTO: delegado y Auxiliar Administrativo.
DOCUMENTOS - Resolución 032 de 2011

EXTERNOS O BASE
- Ley 769 de 2002
LEGAL
- Ley 1383 de 2010

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno

Acta de entrega: Documento proyectado por ella autoridad

de tránsito competente y/ o autorizada, donde se ordena la
entrega del vehículo inmovilizado y debidamente aprobada y
firmada
Agente de Tránsito: Todo funcionario o persona civil
identificada investida de autoridad para regular la circulación
vehicular y peatonal y vigilar, controlar e intervenir en el
cumplimiento de las normas de tránsito y transporte en cada
uno de los entes territoriales.
Autoridad de Tránsito: Los organismos de tránsito de
carácter departamental distrital o municipal, para el caso del
Municipio de Puerto Boyacá, la autoridad será la Inspección
de Tránsito y Transporte.
Clase de vehículo: denominación dada a un automotor de
conformidad con su destinación, configuración y
especificaciones técnicas.
TÉRMINOS Y
DEFINICIONES Conductor: es la persona habilitada y capacitada técnica y
teóricamente para operar un vehículo.
Grúa: Automotor especialmente diseñado con sistema de
enganche para levantar y remolcar otro vehículo.
Infracción: transgresión o violación de una norma de tránsito.
Habrá dos tipos de infracciones simple y compleja. Será
simple cuando se trate de violación a la norma simple. Será
compleja si se produce un daño material.
Inmovilización: Suspensión temporal de la circulación del
vehículo.
Licencia de conducción: documento público de carácter
personal e intransferible expedido por la autoridad
competente, el cual autoriza a una persona la conducción.
Licencia de transito: es el documento público que identifica
un vehículo automotor, acredita su propiedad e identifica a su
propietario y autoriza a dicho vehículo para circular por las
vías públicas y por las privadas abiertas al público.

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Multa: Sanción pecuniaria. Para efectos del Código Nacional

de Tránsito y salvo disposición en contrario la multa debe
entenderse en salarios mínimos legales vigentes.
Orden de comparendo: orden formal de notificación para que
el presunto contraventor o implicado se presente ante la
autoridad de tránsito por la comisión de una infracción.
Patio: Lugar destinado y autorizado por la Inspección de
Tránsito y Transporte para la custodia de vehículos
inmovilizados.
Reincidencia: cuando un conductor de manera reiterada
comete más de una falta a las normas de tránsito por el
periodo de seis meses, por lo cual la autoridad de tránsito
suspenderá la Licencia de Conducción por un término de seis
meses.
- De conformidad con los dispuesto en el parágrafo del artículo

10 de la ley 769 de 2002, para la realización del trámite de
tránsito de devolución de los vehículos inmovilizados por
causas legales, se requiere como requisito previo, el paz y
salvo por infracciones de tránsito que deberá acreditar el
solicitante bien en condición de propietario y/o contraventor.
- No se exigirá el pago de la multa que se pudo haber
generado al momento de la inmovilización del vehículo sino
únicamente las anteriores.
POLÍTICAS DE - Diligenciar y firmar la solicitud escrita de entrega de vehículo.

OPERACIÓN - Acreditar ser propietario del vehículo o el infractor.
- Pago de los derechos de parqueadero y grúa si a ello hubiere
lugar.
- Presentar licencia de tránsito o matricula original y en los
casos que la causal de inmovilización sea abandono o no
portar SOAT, será obligatorio además presentar el original de
dicho documento.
- En los demás casos, los exigidos por del funcionario que
realiza las funciones como Inspector de Tránsito, siempre y
cuando estén previa y taxativamente previstos en la Ley o
autorizados por ella.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Cuando se ha inmovilizado un Entregar el Verificar que la

vehículo por infracción a las vehículo al entrega del
normas de tránsito, el solicitante sin vehículo al
propietario o el presunto aportar los solicitante esté
infractor deben aportar siguientes precedida del
fotocopias de los documentos documentos aporte de los
del vehículo, como son Seguro fotocopias de los siguientes
Obligatorio para Accidentes de documentos del documentos
Tránsito (SOAT), Licencia de Director Técnica vehículo, como fotocopias de los
2. Solicitud Tránsito, Revisión Técnico de Tránsito y son Seguro documentos del
Documentos
de Entrega mecánica y de Emisiones Transporte Obligatorio para vehículo, como
verificados
de Vehículo Contaminantes. Para el servicio Municipal / su Accidentes de son Seguro
público además de los delegado Tránsito (SOAT), Obligatorio para
anteriores, las pólizas de Licencia de Accidentes de
responsabilidad Civil Tránsito, Revisión Tránsito (SOAT),
Contractual, Extracontractual y Técnico mecánica Licencia de
la Tarjeta de Operación. Del y de Emisiones Tránsito, Revisión
presunto infractor se requiere Contaminantes. Técnico mecánica
de la cédula de ciudadanía o Para el servicio y de Emisiones
Tarjeta de identidad y la licencia público además de Contaminantes.
de conducción. Si quien retira es los anteriores, las Para el servicio

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
el propietario de igual manera pólizas de público además de

los documentos acabados de responsabilidad los anteriores, las
enunciar. Civil Contractual, pólizas de
Extracontractual y responsabilidad
la Tarjeta de Civil Contractual,
Operación. Del Extracontractual y
presunto infractor la Tarjeta de
se requiere de la Operación. Del
cédula de presunto infractor
ciudadanía o se requiere de la
Tarjeta de cédula de
identidad y la ciudadanía o
licencia de Tarjeta de
conducción. identidad y la
licencia de
Del presunto
conducción,
infractor se
cédula de
requiere de la
ciudadanía o
cédula de
Tarjeta de
ciudadanía o
identidad y la
Tarjeta de
licencia de
identidad y la
conducción. Si
licencia de
quien retira es el
conducción. Si
propietario de igual
quien retira es el
manera los
propietario de igual
documentos
manera los
acabados de
documentos
enunciar

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
acabados de Del presunto

enunciar. infractor se
Entregar el
vehículo mediante
un acta donde
constan sus
Elaborar un acta donde consten características,
las características del vehículo, estado y la
su estado y aceptación del Director Técnica Entregar el aceptación del
mismo. de Tránsito y
3. Acta de vehículo sin mismo por parte
Transporte Acta firmada
entrega El acta será firmada por el Municipal / su elaborar un acta del solicitante.
autorizado y por quien autoriza delegado de entrega El acta firmada por
el retiro del vehículo en el Acta, el autorizado y por
con la información allí contenida quien autoriza el
retiro del vehículo
en el Acta, con la
información allí
contenida
4. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
“Por medio del cual se establece el procedimiento
Tránsito y Transporte del
de entrega de vehículos en la inspección de
Resolución 032 Octubre de 2011 Municipio de Puerto
tránsito y transporte del municipio de puerto
Boyacá
Boyacá”.
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Administrativo de Tránsito Código: ITT-PM-AEV-10 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1

Procedimiento: Acta de Entrega de Vehículos Etapa: Modalidad:
Objetivo:

PRODUCTO
USUARIO DIRECTOR TECNICO DE TRANSITO Y TRANSPORTE MUNICIPAL/SU DELEGADO
REGISTRO
2. Solicitud de
entrega de 2. Documentos
INICIO vehículo
verificadas
Documentación
3. Acta firmada
3. Acta de entrega
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.11 PROCEDIMIENTO COLISIÓN SIMPLE

BOYACÁ ITT-PM-CS -11
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE
PROCESO: PROCESO CONTRAVENCIONES

FECHA:
PROCEDIMIENTO: COLISIÓN SIMPLE
OBJETIVO DEL Facilitar que entre ambos conductores la profundidad de los

hechos y que se proporcionen los datos en la verificación de
PROCEDIMIENTO:
los hechos.
Este procedimiento inicia con el desplazamiento de los
ALCANCE DEL agentes de tránsito al lugar del hecho realizando un número
de funciones como secuestro de los vehículos, y finaliza con
PROCEDIMIENTO:
la emisión del Concepto Técnico estableciendo quién fue el
responsable de la Colisión.
Los responsables de la aplicación de este procedimiento son
RESPONSABLES DEL el Agente de Tránsito, el Aux. Administrativo del Área de
PROCEDIMIENTO: Contravenciones y el Profesional Universitario Área de
Contravenciones
TÉRMINOS Y El accidente de tránsito: La Ley Nacional de Tránsito (Nº

DEFINICIONES 24.449), considera accidente de tránsito, a todo hecho que
produzca daño en personas o cosas como consecuencia de

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
la circulación (Artículo 64). Las estadísticas revelan que los

accidentes de tránsito constituyen una de las principales
causas de muerte de las personas. La justicia es receptora
de las consecuencias de los accidentes, que derivan en
juicios penales y civiles, procurando aplicar sanciones a los
responsables y resarcimiento pecuniario a las víctimas. De
acuerdo a las características y sus consecuencias, los
accidentes dan lugar a distintas intervenciones policiales y
los podemos clasificar de la siguiente manera:
Choque simple: se denomina así a la colisión entre
vehículos o de éstos contra edificios, muros, cercas, árboles,
etc., siempre que no resulten personas lesionadas y
solamente se hayan producido daños materiales. Los
vehículos protagonistas deben ser particulares. En este caso
se recibe una exposición de accidente de tránsito.
Choque actuado: Da lugar a la intervención policial y es la
colisión en la que toman parte uno o más vehículos o
elementos de propiedad del Estado nacional, provincial o
municipal, siempre con ausencia de víctimas. En este caso
se instruye una información sumaria simple. Si se trata de
vehículos o elementos de la Policía, se instruye una
información sumaria administrativa.
Choque con víctimas personales: También da lugar a la
intervención policial y son los accidentes de tránsito en los
que resultan una o varias personas lesionadas o muertas. En
este caso se trabaja con participación del Juzgado de
Instrucción en lo Criminal y Correccional de turno y se
instruye un sumario delictivo.
Cuando el agente de tránsito toma intervención en un
accidente de tránsito, como primera medida debe constatar
si hay personas lesionadas. Cuando se tiene seguridad de
POLÍTICAS DE que no existen víctimas personales, se abocará al
procedimiento correspondiente. Si alguno de los vehículos
OPERACIÓN
hubiese quedado en una posición tal que obstruya el tránsito
o si se originan altercados o incidentes entre los conductores
o terceras personas, da lugar a la intervención policial para
solucionar el problema.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Ocurrido un choque en el cual se

Reacción
presentan sólo daños materiales, Informes que No reportar
inmediata a la
reportada la novedad, se desplazan los Agente de se deben inmediatamente
2. choque inspección y
agentes de tránsito al lugar de los Tránsito presentar en el
atención de la
hechos si es en el casco urbano o zona forma diaria. acontecimiento.
eventualidad.
rural.
Proceden a tomar las medidas

respectivas para la elaboración del
correspondiente croquis, recopilando la Acceder a
información de lo sucedido, como la todos los
documentación de los vehículos como documentos y
son el Seguro Obligatorio para No recopilación detalles
3. medidas Accidentes de Tránsito (SOAT), Agente de
exacta de la previstos en
respectivas Licencia de Tránsito y la revisión Tránsito
información. la situación
técnico mecánica y de emisiones para futuras
contaminantes para todo tipo de pruebas de
vehículo automotor. Para el servicio los hechos.
público, las pólizas de responsabilidad
Civil contractual y extracontractual y la
Tarjeta de Operación. De los

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
conductores se requiere cedula de

ciudadanía ó documento de identidad,
licencia de conducción.
Si requieren del trámite Administrativo

en el cual se emite el Concepto
Técnico, se generan las respectivas
boletas de citación a los conductores
involucrados.
El día de la diligencia de la Audiencia Realizar
Aux.
Única de Tránsito, se plantea comunicación,
Administrativo
primeramente la Conciliación en la que y emitir el
del Área de No citar a los
de aceptarse las propuestas de arreglo Informe de debido
4. Concepto Contravenciones conductores
que ha de ser voluntaria y sin coacción, concepto concepto
técnico involucrados.
se da por finalizada la actuación Profesional técnico siendo
administrativa y se archiva el proceso, Universitario puntuales en
de lo contrario, se continúa con el Área de la ocurrencia
trámite administrativo surtiéndose las Contravenciones de los hechos
etapas de escuchar las versiones a los
implicados. Una siguiente audiencia es
la de Práctica de Pruebas y finalmente
se emite el Concepto Técnico
estableciendo quién fue el responsable
de la Colisión.
5. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Boyacá
Boyacá”.
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Proceso: Contravenciones Código: Fecha: Versión: 2.0 Pág. 1 de 1

Procedimiento: Conclusión Simple Etapa: Modalidad:
Procedencia: Inspección de Tránsito y Transporte
Objetivo: Facilitar que entre ambos conductores la profundidad de los hechos y que se proporcionen los datos en la
verificación de los hechos.
PRODUCTO
AUX. ADMINISTRATIVO Y PROFESIONAL REGISTRO
USUARIO AGENTE DE TRANSITO
UNIVERSITARIO DEL AREA DE CONTRAVENCIONES
2. Reporte de
incidente 2. Informes que se
INICIO presentan en forma
Traslado zona diaria
urbana o rural
4. Trámite administrativo,
concepto técnico
3. Elaboración de croquis,
anexando documentación
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.12 PROCEDIMIENTO HOMICIDIO Y/O LESIONES PERSONALES EN

ACCIDENTE DE TRÁNSITO

BOYACÁ ITT-PM-HLPAT-12
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE

FECHA:
HOMICIDIO Y/O LESIONES
PROCEDIMIENTO: PERSONALES EN ACCIDENTE DE
TRÁNSITO
Atender de manera oportuna los hechos ocurridos en un
OBJETIVO DEL accidente de tránsito, imponiendo sanciones penales a
conductores, por causar la muerte o heridas a personas en
PROCEDIMIENTO:
siniestros de tránsito, cuando incurren en este tipo de
conducta.
Este procedimiento inicia con el desplazamiento del personal

ALCANCE DEL operativo al lugar de los siniestros de tránsito y finaliza con la
PROCEDIMIENTO: emisión del Concepto Técnico estableciendo quién fue el
responsable de la Colisión.

DEL el Agente de Tránsito, el Aux. Administrativo del Área de
Contravenciones y el Profesional Universitario Área de
PROCEDIMIENTO:
Contravenciones
DOCUMENTOS - Resolución 032 de 2011


CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno

El accidente de tránsito: La Ley Nacional de Tránsito (Nº

24.449), considera accidente de tránsito, a todo hecho que
produzca daño en personas o cosas como consecuencia de
la circulación (Artículo 64). Las estadísticas revelan que los
accidentes de tránsito constituyen una de las principales
causas de muerte de las personas. La justicia es receptora de
las consecuencias de los accidentes, que derivan en juicios
penales y civiles, procurando aplicar sanciones a los
responsables y resarcimiento pecuniario a las víctimas. De
acuerdo a las características y sus consecuencias, los
accidentes dan lugar a distintas intervenciones policiales y los
podemos clasificar de la siguiente manera:
Choque simple: se denomina así a la colisión entre vehículos
o de éstos contra edificios, muros, cercas, árboles, etc.,
siempre que no resulten personas lesionadas y solamente se
TÉRMINOS Y hayan producido daños materiales. Los vehículos
DEFINICIONES protagonistas deben ser particulares. En este caso se recibe
una exposición de accidente de tránsito.
Choque actuado: Da lugar a la intervención policial y es la
colisión en la que toman parte uno o más vehículos o
elementos de propiedad del Estado nacional, provincial o
municipal, siempre con ausencia de víctimas. En este caso se
instruye una información sumaria simple. Si se trata de
vehículos o elementos de la Policía, se instruye una
información sumaria administrativa.
Choque con víctimas personales: También da lugar a la
intervención policial y son los accidentes de tránsito en los que
resultan una o varias personas lesionadas o muertas. En este
caso se trabaja con participación del Juzgado de Instrucción
en lo Criminal y Correccional de turno y se instruye un sumario
delictivo.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Ocurrida la novedad de accidente en

el cual se presenten Lesiones
Personales y/u Homicidio en
Accidente de Tránsito, el personal
Reacción
operativo se desplaza al sitio de los
Informes No reportar inmediata a
hechos o al servicio de Urgencias e
2. accidente de Agente de que se inmediatamente la inspección
inician a adelantar labores de Policía
tránsito transito elaboran en el y atención de
Judicial, lo cual implica la
forma diaria. acontecimiento. la
inmovilización de los vehículos
eventualidad.
involucrados en el Accidente, enviar a
los conductores a la Prueba de
Alcoholemia y a los Lesionados al
Reconocimiento médico legal.
Agente de No recopilación Acceder a

Diligenciar los formatos de la Cadena transito todos los
exacta de la
de Custodia de los elementos documentos
3. Aux. información y
materiales probatorios; obtener el y detalles
diligenciamiento Administrativo escaso
SPOA ante los funcionarios de Policía previstos en
de formatos del Área de diligenciamiento
Judicial (SIJIN). la situación
Contravenciones de los formatos
para futuras

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Finalizada su labor, pasan el pruebas de

diligenciamiento reunido con los Profesional los hechos.
soportes de ley acabados de enunciar Universitario
y con los documentos de los Área de
conductores y de los vehículos Contravenciones
mencionados en el numeral 1, al Área
de Contravenciones y el proceso se
debe allegar dentro del término de 36
horas ante la autoridad Competente
que dependiendo del resultado de los
lesionados o muertos en el accidente
de tránsito pasa a conocimiento de la
Fiscalía Local ó Seccional Reparto de
la localidad.
4. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Boyacá
Boyacá”.
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Procedimiento: Homicidio y/o Lesiones Personales en Accidente de
Etapa: Modalidad:
Transito
Objetivo: Atender de manera oportuna los hechos ocurridos en un accidente de tránsito, imponiendo sanciones penales a
conductores, por causar la muerte o heridas a personas en siniestros de tránsito, cuando incurren en este tipo de conducta.

PRODUCTO
AUX. ADMINISTRATIVO Y PROFESIONAL REGISTRO
USUARIO AGENTE DE TRANSITO UNIVERSITARIO DEL AREA DE
CONTRAVENCIONES
2. Novedades
INICIO del accidente y
adelantar 2. Informes que se
3. Diligenciar formatos de la
labores de
policía cadena de custodia elaboran en forma diaria
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.13 PROCEDIMIENTO COMPARENDO

BOYACÁ ITT-PM-COM -12
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE

FECHA:
PROCEDIMIENTO: COMPARENDO
OBJETIVO DEL Ordenar formalmente la notificación para que el presunto

contra ventor o implicado se presente ante la autoridad de
PROCEDIMIENTO:
tránsito por la comisión de una infracción.
ALCANCE DEL Este procedimiento inicia con la elaboración del comparendo

por una infracción a las normas de tránsito y finaliza con la
PROCEDIMIENTO:
declaración de pago al contraventor.

PROCEDIMIENTO:
Contravenciones


CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Caducidad en Las Multas: La caducidad se produce cuando

un comparendo o contravención de las normas de tránsito no
se le genera ningún acto administrativo de sanción
transcurrido seis (6) meses después de su imposición.
Prescripción de Multas de Tránsito: El fenómeno de la
prescripción se presenta cuando un acto administrativo de
sanción a un comparendo de transito cumple más de tres años
de haber ocurrido el hecho, en los cuales el Organismo de
Transito no haya efectuado ninguna acción de cobro al
infractor.
TÉRMINOS Y
SIMIT: sistema integrado de información sobre multas y
DEFINICIONES
sanciones por infracciones de tránsito, con el propósito de
contribuir al mejoramiento de los ingresos a los municipios, se
autoriza a la Federación Colombiana de Municipios para
implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un
sistema integrado de información sobre multas y sanciones
por infracciones de tránsito (SIMIT), por lo cual percibirá el
10% por la administración del sistema cuando se cancele el
valor adeudado. En ningún caso podrá ser inferior a medio
salario mínimo diario legal vigente, la Federación Colombiana
de Municipios es la encargada del manejo de la información
del SIMIT.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Frente a la violación de una norma de

tránsito el guarda o Agente de Tránsito
del Área de Contravenciones de la No aplicar las
Aplicar normas
2. elaborar el Inspección de Tránsito y Transporte Agente de Libreta de normas de
de tránsito y
comparendo Municipal, procede a elaborar el transito contravenciones. tránsito y
transporte
comparendo cuando la presunta transporte
infracción ocurre en la zona urbana o
rural.
Se debe hacer entrega de una copia de

éste al presunto infractor. Aux.
El sancionado puede cancelar el Administrativo
correspondiente comparendo en forma del Área de
inmediata acogiéndose a los descuentos Contravenciones Falta de Fundamentar
3. Cargue el de Ley 50% hasta el quinto día hábil sustento en el en debida
sistema siguiente de la comisión de la infracción sistema de forma el escrito
SIMIT y del sexto el veinteavo día hábil el todas las las
descuento es del 25% del valor total e la novedades actuaciones.
infracción, vencidos los términos para los
descuentos o antes de estos, si renuncia
a términos el infractor puede realizar un
acuerdo de pago voluntario.

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
Los pagos y acuerdos de pago por Tecnólogo en

comparendos y cobros coactivos se sistemas
deben carga al sistema de la página del
SIMIT en forma diaria
También el presunto infractor puede
Profesional
presentar la Apelación del Comprendo
Universitario
allegando los descargos, argumentando
Área de
las razones por las cuales no está de
Contravenciones
acuerdo con el comparendo impuesto.
En la Apelación del Comparendo, se

reciben descargos al presunto infractor, Establecer un
se realiza la Práctica de Pruebas y se Profesional
mecanismo
emite la Resolución correspondiente de Universitario del Falta de
4. Apelación de difusión y
acuerdo a lo probado en el trámite Área de información.
administrativo donde se le declara la Contravenciones comunicación
nulidad del comparendo o se le declara del proceso.
contraventor de las normas de tránsito.
Si resulta declarado contraventor,

Aux.
procede el pago en el que se facilita el Tramitar
Administrativo No pagar las
5. Acuerdo Acuerdo de Pago, terminándose el oportunamente
cuotas y
de pago si es trámite. los CDP y RP
causar
declarado para el pago
intereses de
contraventor del acuerdo de
Los comparendos deben ser alimentados Tecnólogo en mora.
pago.
al sistema de la página del SIMIT sistema
diariamente
6. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Boyacá
Boyacá”.
Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Procedimiento: Comparendo Etapa: Modalidad:
Objetivo: Ordenar formalmente la notificación para que el presunto contra ventor o implicado se presente ante la autoridad
de tránsito por la comisión de una infracción.
PRODUCTO
AUX. ADMINISTRATIVO AREA DE CONTRAVENCIONES , REGISTRO
USUARIO AGENTE DE TRANSITO PROFESIONAL UNIVERSITARIO, TECNOLOGO EN
SISTEMAS
3. Copia comparendo
2. Libreta de
2. Elabora Pago
comparendo
contravenciones
INICIO
Zona urbana o
rural
4. Apelación comparendo
Descargos del infractor
5. Confirma
contraventor
FIN
Pago, registro del
SIMIT

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.14 PROCEDIMIENTO DICTÁMENES PERICIALES A VEHÍCULOS

AUTOMOTORES REQUERIDAS POR LAS FISCALÍAS

BOYACÁ ITT-PM-DPVA -14
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE

FECHA:
DICTÁMENES PERICIALES A
PROCEDIMIENTO: VEHÍCULOS AUTOMOTORES
REQUERIDAS POR LAS FISCALÍAS
Llevar a cabo el dictamen pericial de identificación y avalúo de
vehículos a las autoridades solicitantes en cuanto a la
OBJETIVO DEL identificación de un vehículo, haciéndoles saber de la
PROCEDIMIENTO: autenticidad o no de los números de serie y motor de un
vehículo, así mismo el de asignarles un valor intrínseco a tales
vehículos.
Este procedimiento inicia la solicitud hecha por la Fiscalía,

ALCANCE DEL para una experticia al automotor involucrado en dicho
PROCEDIMIENTO: accidente y finaliza con auto a la autoridad competente o que
peticiona.

PROCEDIMIENTO:
Contravenciones

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
- Ley 769 de 2002

EXTERNOS O BASE - Ley 599 de 2000 “Código penal”
LEGAL
TÉRMINOS Y Dictamen: Opinión o juicio técnico o pericial, que se forma o

DEFINICIONES emite sobre algo.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

1. Inicio
En trámite de un procesos por lesiones
personales y/u homicidio en accidente Administrativo
de tránsito ante la fiscalía dependiendo del Área de
del asunto, es requerido al área de Contravenciones
Contravenciones de un experticia al
automotor involucrado en dicho No aplicar las Aplicar
2. experticia accidente, recibida la petición se asigna normas de normas de
al automotor un agente de tránsito. Este se desplaza tránsito y tránsito y
al parqueadero y toma las improntas de transporte transporte
motor y chasis, hace la descripción del Agente de
estado en general del vehículo transito
mencionando las partes que pudieron
resultar afectadas en la colisión, debe
quedar evidencia fotográfica
Este diligenciamiento se recibe de Fundamentar
Profesional Falta de
nuevo del funcionario asignado, en el en debida
Universitario sustento del
3. Evidencias área de contravenciones y se devuelve forma el
Área de formato
con auto a la autoridad competente o escrito las
Contravenciones asignado
que peticiona actuaciones.
6. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.
Ley 599 de 2000

Julio 24 de 2000 Congreso de Colombia “Por el cual se expide el código penal”.
“Código penal”

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Procedimiento: Solicitudes de Dictámenes Parciales a
Etapa: Modalidad:
Vehículos Automotores Requeridas por las Fiscalías
Objetivo: Llevar a cabo el dictamen pericial de identificación y avalúo de vehículos a las autoridades solicitantes en cuanto a
la identificación de un vehículo, haciéndoles saber de la autenticidad o no de los números de serie y motor de un vehículo,
así mismo el de asignarles un valor intrínseco a tales vehículos.
PRODUCTO
REGISTRO
USUARIO PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ADMINISTRATIVO DEL AREA DE CONTRAVENCIONES, AGENTE DE TRANSITO
2. Solicitud de
experticia al
automotor
INICIO
Evidencia
fotográfica
3. Auto
Autoridad competente
FIN

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.15 PROCEDIMIENTO CAPACITACIONES

BOYACÁ ITT-PM-CAP -15
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE

FECHA:
PROCEDIMIENTO: CAPACITACIONES
Brindar información a la comunidad sobre las normas de

OBJETIVO DEL tránsito y transporte que se deben aplicar al municipio para
PROCEDIMIENTO: disminuir la accidentalidad, creando cultura en las normas a
cumplir.
Este procedimiento inicia la solicitud hecha por las

ALCANCE DEL instituciones educativas o entidades del municipio para
PROCEDIMIENTO: capacitación y finaliza con la ejecución de la actividad de
capacitación programada.

PROCEDIMIENTO:
Contravenciones
- Ley 769 de 2002

DOCUMENTOS
- Ley 1383 de 2010
EXTERNOS O BASE

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Señales de tránsito: Son un conjunto de símbolos

estandarizados a nivel global, que pretenden transmitir
información haciendo el mínimo uso de palabras
Seguridad vial: Consiste en la prevención de accidentes de
TÉRMINOS Y tránsito o la minimización de sus efectos, especialmente para
DEFINICIONES la vida y la salud de las personas, cuando tuviera lugar un
hecho no deseado de tránsito. También se refiere a las
tecnologías empleadas para dicho fin en cualquier medio de
desplazamiento terrestre (ómnibus, camión, automóvil,
motocicleta, bicicleta y a pie).
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Recibir el requerimiento por parte de la

Auxiliar
2. Solicitud institución o entidad interesada en la N/A N/A N/A
Administrativo
capacitación.
3. Profesional
Verificar en el cronograma la
Cronograma Universitario del
disponibilidad para la realización de N/A N/A N/A
de área de
dicha capacitación.
capacitación contravenciones
Ofrecer charlas educativas, de

concientización y de cultura ciudadana
frente a las normas de tránsito a fin de
que los conductores, peatones tomen Personal
conciencia de la responsabilidad en la designado para
4. Realizar labor de conducción y como peatón. Se capacitación del N/A N/A N/A
capacitación deja que se conozcan las afectaciones área de
y consecuencias a los distintos núcleos contravenciones
familiares generados en un accidente
de tránsito. Se dirigen a empresas,
gremios, estudiantes o los distintos
sectores de la comunidad. Se registra

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
la relación de personas beneficiarias de

las capacitaciones.
Hacer entrega a estudiantes, padres de

familia, particulares, empresas y Personal
5. Entrega agremiaciones, de material que se designado para
de Material cuenta relacionado con normas o capacitación del N/A N/A N/A
de apoyo Señales de Tránsito, destinado al área de
conocimiento de cada una de las contravenciones
normas.
6. Fin

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO

Transporte
disposiciones”.

Congreso de la
República
disposiciones”.

Congresos de la
República
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Procedimiento: Capacitaciones Etapa: Modalidad:
Objetivo: Brindar información a la comunidad sobre las normas de tránsito y transporte que se deben aplicar al municipio
para disminuir la accidentalidad, creando cultura en las normas a cumplir.

PRODUCTO
REGISTRO
USUARIO PERSONAL DESIGNADO DE COTRAVENCIONES
2. requerimiento
INICIO
Capacitación
3. Verificar cronograma
Define fechas de capacitación
4. Charlas educativas y de 1
concientización ciudadana

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
12.16 PROCEDIMIENTO DESPACHO DE COMISORIOS

BOYACÁ ITT-PM-DC -16
INSPECCIÓN
VERSIÓN: 2
TRANSPORTE

FECHA:
PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE COMISORIOS
OBJETIVO DEL El objetivo de este procedimiento es dar cumplimiento a la

comisión impartida por funcionario Administrativo de Tránsito
PROCEDIMIENTO:
para el cumplimiento de una orden Judicial.
Este procedimiento inicia con la recepción del despacho

ALCANCE DEL comisorio en la Inspección tránsito y Transporte, quien lo
remite al competente según la jurisdicción y termina con la
PROCEDIMIENTO:
materialización de la comisión y posterior devolución a su
lugar de origen.

PROCEDIMIENTO:
Contravenciones
- Ley 769 de 2002

DOCUMENTOS
- Ley 1383 de 2010
EXTERNOS O BASE

CODIGO
PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Comité Coordinador
Control Interno
Comisión: Es un mandato que hace un funcionario judicial a

otro funcionario judicial o administrativo para el cumplimiento
de una orden judicial.
Embargo: Es una medida cautelar que consiste en el
aseguramiento del bien que se pretende secuestrar para
TÉRMINOS Y
garantizar una obligación cuyo fin es sacar el bien del
DEFINICIONES comercio.
Secuestro: Es una medida cautelar que consiste en la
aprehensión material del bien objeto de embargo.
Restitución o entrega: Es devolver un bien a quien le asiste
el derecho o a quien lo reclama por la vía judicial.
POLÍTICAS DE
No aplica
OPERACIÓN

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
1. Inicio
Administrativo del Acto Expedir acto

2. Solicitud Este oficio es enviado por los juzgados Área de Oficio Administrativo de acuerdo a
Contravenciones incoherente. lo solicitado.
Profesional Establecer un Comisorio

3. Estudio de
Se estudia el comisorio que ha recibido. Universitario Área de alcance y analizado con
comisorio
Contravenciones trámite diferente su trámite.
Se da trámite a la solicitud, asignando el No asignar el

Definir quien
4. Asignación despacho comisorio a uno de los agentes trámite a la
Agente de transito realice el
del trámite de tránsito a fin de que procedan a persona
procesos
inmovilizar el vehículo requerido pertinente
Recibido en el área de contravenciones el Notificación

Profesional notificación a
5. Vehículo vehículo inmovilizado por el agente, si esto practicada a
Universitario Área de uno o todos los
inmovilizado es lo requerido se regresa al comitente todos los
Contravenciones interesados
dejándole a disposición el vehículo interesados
Practicar la
Si se requiere de la diligencia de secuestro Profesional Diligencia sobre Verificar que
6. Diligencia el Inmueble
sobre el vehículo esta se realiza y se envía Universitario Área de un Inmueble
de secuestro objeto de la
lo actuado al comitente Contravenciones diferente al
ordenado Diligencia se

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno
identifique en
debida forma
7. Fin
NOMBRE DEL
EXPEDICIÓN EXPIDE
EXTERNO
Ministerio de Tránsito y “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito

Ley 769 Agosto 06 de 2002
Transporte Terrestre y se dictan otras disposiciones”.
“Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código

Ley 1383 Marzo 16 de 2010 Congreso de la República
Nacional de Tránsito, y se dictan otras disposiciones”.
Ley 599 de 2000

Julio 24 de 2000 Congreso de Colombia “Por el cual se expide el código penal”.
“Código penal”
Ley 1437 de 2011

“Por la cual se expide el Código de Procedimiento
“Código contencioso Enero 18 de 2011 Congresos de la República
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
administrativo”
1991
de Colombia

CODIGO
VERSIÓN: 2
APROBÓ
Interno

Procedimiento: Despachos Comisorios Etapa: Modalidad:
Objetivo: El objetivo de este procedimiento es dar cumplimiento a la comisión impartida por funcionario Administrativo de
Tránsito para el cumplimiento de una orden Judicial.
PRODUCTO
ADMINISTRATIVO, PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL AREA DE REGISTRO
USUARIO AGENTE DE TRANSITO
CONTRAVENCIONES
2. Oficio enviado por los

INICIO juzgados
2. Oficio
4. Tramite a solicitud
Inmovilizar vehículo
3. Estudia comisorio
recibido
5. Tramite asignado
para el vehículo y
disposición final


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CODIGO

1.1 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLAN DE ACCIÓN

1.1.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO CÓDIGO:

PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Describir la metodología para elaborar y hacerle seguimiento al

Inicia con la elaboración del formato para elaborar el Plan de

Los responsables son el Secretario de Planeación, con la

DOCUMENTACIÓN - Ley 152 de julio 15 de 1994

Plan de Acción: (PA) Establece y prioriza los programas y

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

recursos para su ejecución en un periodo de cuatro años.

Los Planes de Acción los elabora cada dependencia o Secretaría

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

del análisis efectuado a su capacidad institucional, el estado

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO RIESGOS MITIGACIÓN

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.1.3 DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO

“Con base en los planes generales departamentales o

Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.1.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-EPA-01 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 2

SECRETARIO DE SEÑOR ALCALDE

5. Plan de Acción entregado

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.2 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS

1.2.1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ALCALDÍA MUNICIPAL DE PUERTO CÓDIGO:

PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Establecer y especificar de forma detallada un mecanismo

- Constitución Política de Colombia

DOCUMENTACIÓN - Ley 152 de julio 15 de 1994 Congreso de la República

Rendición de Cuentas: Es un proceso que genera

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

La rendición de cuentas en lo posible se debe realizar en

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO RIESGOS MITIGACIÓN

El Señor Alcalde nombra una

Evaluada la pertinencia y la Fijar una fecha de

4.Recopilación Los Secretarios y Jefes de Secretarios del Los Secretarios y Solicitar y

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

de compilación y entrega miembros de la sus dependencias antes de la fecha

El Señor Alcalde designa a un

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

Secretaría, Oficinas y Mal uso del tiempo. simulacro.

Se difunde la realización del

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

No realizar la Revisar el texto

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.2.3 DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL DEL PROCEDIMIENTO

“Con base en los planes generales departamentales o

Artículo 8: “El Plan Operativo Anual de Inversiones

Noviembre 18 de Congreso de la “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

1.2.4 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Carrera 2 con Calle 10 Esquina teléfono: (098) 738 33 00

Proceso: Planeación Estratégica Código: SP-PE-RDC-02 Fecha: Versión: 2.0 Pág. 2 de 3