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MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1351-P-PSE-04-V2

PROCESO DE PLANEACION MUNICIPAL Registrado SIG:


Subproceso Planeacin Socioeconmica 06/12/2016
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PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS
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PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

CONTENIDO

Pg.

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE 2
4. MARCO NORMATIVO 5
5. RECURSOS 6
6. GENERALIDADES 6
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 8
7.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION 8
7.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EXPEDIR CERTIFICACIN PARA
EJECUCIN DE PROYECTOS 10
7.3 FLUJOGRAMA PARA TRMITE PRECONTRACTUAL 12
8. FORMATOS 14
9. CONTROL DE CAMBIOS 16
10. ANEXOS 16

Fecha:01/12/2016 Fecha:02/12/2016

ORIGINAL FIRMADO

Ingrid Katherine Leyva Echeverry Dr. Nelson Rodrguez Ortiz


ASESORA DE DESPACHO DIRECTOR PLANEACCIN SOCIOECONMICA

Aura Patricia Osorio Rodrguez Ing. Manuel Eduardo Herrera Pabn


TECNICO SECRETARIO DE PLANEACIN MUNICIPAL
Elaborado Aprobado

Dra. Laudyz Janeth Sorza Rojas


DIRECTORA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
REGISTRADO SIG Fecha:06/12/2016
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1. OBJETIVO

El objetivo de este documento es dar a conocer el trmite, requisitos y formatos pertinentes para las
diferentes solicitudes que se puedan presentar con un proyecto previamente registrado en el Banco de
Programas y Proyectos del Municipio de Villavicencio como Actualizacin, Reprogramacin y Expedir
Certificacin Para Ejecucin De Proyectos
2. ALCANCE Y RESPONSABLES

El procedimiento inicia cuando las Secretarias, Institutos Descentralizados, Oficinas Adscritas y


Asesoras de la administracin municipal presentan la solicitud para Expedir Certificacin Para Ejecucin
De Proyectos, actualizacin o reprogramacin de la informacin del proyecto en la recepcin de la
Secretaria de Planeacin Municipal para que sea radicado y termina con la Gestin del trmite solicitado
y la adicin de los documentos en la carpeta inicial del proyecto registrado.

La entidad que formula el proyecto es la responsable de hacer la solicitud del trmite que desean realizar
cumpliendo con los requisitos exigidos en cada caso. Los Profesionales Universitario, Tecnlogos y
Tcnicos de La Direccin de Planeacin Socioeconmica (DPS) son los encargados de viabilizar los
trmites de Actualizacin, Expedir Certificacin Para Ejecucin De Proyectos y el responsable de la
Reprogramacin es el funcionario encargado del Registro de los proyectos. El Director de Planeacin
Socioeconmica es el responsable de dar VB y la firma de los documentos y sus efectos.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

ACTUALIZACIN DEL PROYECTO: La actualizacin proceder durante el ciclo del proyecto de


inversin, cuando se determinen cambios en las condiciones inciales del proyecto que impliquen
ajustes al mismo. Para este fin se realizar un anlisis de coherencia tcnica y presupuestal con el fin
de establecer si el proyecto ajustado a las condiciones presupuestales definidas para su ejecucin
cumple con los objetivos y las metas propuestas, si demanda ajuste en el tiempo y/o requerimiento
futuro de recursos, para proceder a la reprogramacin fsica y financiera del proyecto.

REPROGRAMACIN: La reprogramacin no implica nuevos fondos, sino que implica un movimiento


de fondos entre periodos de un mismo proyecto.

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA MUNICIPAL: Es un instrumento


de gestin para el proceso de planificacin, que registra los programas y proyectos viables tcnica,
financiera, ambiental, socioeconmica y legalmente que son susceptibles de ser financiados con
recursos pblicos, a su vez ligan la planeacin con la programacin y el seguimiento de programas y
proyectos de inversin pblica.

CDIGO DE REGISTRO: Secuencia de dgitos que identifica nicamente a un proyecto, los primeros
cuatro dgitos se referirn al ao de registro, los siguientes cinco dgitos hacen referencia al nivel
territorial y los ltimos cuatro dgitos corresponden al consecutivo dentro de la vigencia.
.
COSTOS DE OPERACIN: Son aquellos que se generan por funcionamiento y mantenimiento propios
del producto de la alternativa de solucin.

ENTIDAD EJECUTORA DEL PROYECTO: Es la entidad que tiene la iniciativa del proyecto y responde
por ste ante las diferentes instancias gubernamentales. Es la responsable de presentar el proyecto y
sus estudios y anexos as como de la informacin adicional requerida por la entidad que concepta y
registra el proyecto.
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ENTIDADES FINANCIADORAS DE PROYECTOS: Son las entidades que aportan recursos para
desarrollar un proyecto.

EVALUACIN TCNICA: Es la verificacin que las acciones definidas sean correctas y estn bien
dimensionadas; que los recursos econmicos, financieros, humanos y de tiempo que se requiere para
hacerlo estn acordes con las caractersticas del tipo de proyecto presentado y la programacin de
ejecucin del mismo sea coherente y pertinente al mismo. Un proyecto es tcnicamente factible o viable
si la implementacin de su diseo puede realizarse con los conocimientos y la tecnologa existente. Si
es necesario se solicitar el concepto tcnico de un especialista sobre el proyecto para el concepto de
viabilidad tcnica.

EVALUACIN AMBIENTAL: Es la verificacin que un proyecto cumpla con los requerimientos de las
autoridades ambientales, que tenga licencia ambiental y/o plan de manejo o de mitigacin si se requiere.

EVALUACIN ECONMICA: Es la valoracin de costos y beneficios del proyecto con el fin de


determinar la conveniencia de su ejecucin, los impactos en la calidad y nivel de vida de la poblacin
beneficiada directa o indirectamente.

EVALUACIN SOCIAL: Es la valoracin de los beneficios que representa la ejecucin del proyecto
para la poblacin beneficiada, del rea de influencia y la comunidad en general, teniendo en cuenta la
prioridad de la necesidad, su impacto en las condiciones de vida y la participacin de la comunidad en
el proyecto.

EVALUACIN INSTITUCIONAL: Busca evaluar la capacidad ejecutora y operativa de la entidad que


es responsable de la alternativa de solucin, se establece si la estructura administrativa con la cual se
propone ejecutar la alternativa de solucin garantiza un funcionamiento gil de la misma, se analiza el
personal responsable para la gestin, las relaciones interinstitucionales entre las organizaciones
participantes, las relaciones de ellas con otras organizaciones y los flujos de informacin y
responsabilidad, para poder garantizar el xito en el desarrollo de la alternativa de solucin del proyecto.

EVALUACIN LEGAL: Determina la viabilidad de las alternativas de solucin propuestas a la luz de


las normas que lo rigen y que se encuentren enmarcado en el Plan de Desarrollo; Plan de Ordenamiento
Territorial POT-; Rgimen Tributario (tasas); Tasas Retributivas Ambientales; Leyes, Decretos,
Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones; Licencias (exploracin, construccin, demolicin, etc.); u otras
normas.

FICHA EBI: La Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin EBI-, es el formato en donde se registran
los datos generales de los proyectos y facilita el registro, actualizacin o modificacin de la informacin
dentro del sistema. Se genera en forma automtica una vez han concluido los procesos de Identificacin,
Preparacin, Evaluacin y Programacin realizados a travs de la MGA.

FUENTES DE FINANCIACIN: Se refiere a los posibles orgenes de los recursos que sern utilizados
en el proyecto. Con base en la descripcin de las actividades de los componentes del proyecto, se
definen las posibles fuentes de financiacin. Teniendo en cuenta los requisitos de las diferentes
entidades financieras, se clasifican las actividades que pueden ser financiadas con recursos de la
entidad responsable, las actividades que pueden ser financiadas por otras fuentes a las cuales se les
solicita recursos.

FORMATO PROGRAMACIN DE RECURSOS POR FUENTE DE FINANCIACIN: Su objetivo es


realizar la programacin de las actividades de acuerdo a las fuentes de financiacin y los periodos de
ejecucin, teniendo en cuenta la ficha de Seguimiento y Evaluacin del Proyecto.
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IMPACTO: es el cambio logrado en la situacin de la poblacin como resultado de los productos y


efectos obtenidos con el proyecto. Se trata del nivel ms elevado de resultados o de la finalidad ltima
del ciclo del proyecto, cuando se genera la totalidad de los beneficios previstos en su operacin

METODOLOGAS: son guas que indican cmo identificar, formular y evaluar un proyecto de inversin.

METODOLOGA GENERAL AJUSTADA MGA-: Herramienta para la adecuada identificacin,


preparacin, evaluacin y programacin de los Proyectos de Inversin, permite al usuario consignar la
informacin de identificacin del problema o necesidad a partir de las causas, los efectos y las posibles
alternativas de solucin. La MGA genera automticamente la ficha EBI, donde se sintetizan los
principales datos del proyecto.

Esta metodologa debe ser diligenciada para cualquier tipo de proyecto. As mismo, deben ser
diligenciadas las diferentes GUIAS SECTORIALES legalmente establecidas de acuerdo con el tipo de
proyecto y sector, en estas se ampliar la informacin requerida sectorialmente (informacin especfica
y/o adicional); informacin que requieren Profesionales, Tecnlogos y Tcnicos de DPS.

PLAN DE DESARROLLO: Es la carta de navegacin que orienta el accionar de la entidad territorial


durante los cuatro aos de gobierno, por lo tanto constituye la carta de navegacin de la administracin
municipal o departamental y de la ciudadana para alcanzar los resultados de desarrollo propuestos por
el alcalde o el gobernador en su programa de gobierno. En el plan se expresan los objetivos, metas,
polticas, programas, subprogramas y proyectos de desarrollo, resultado de un proceso de concertacin
con la comunidad.

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIN, POAI: seala la inversin directa e indirecta y los
proyectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos, entidades, y programas con indicacin de
los proyectos prioritarios especificando su valor, recursos y fuentes de financiacin.

PROGRAMA: Estrategia de accin cuyas directrices determinan los medios que articulados apoyan el
logro de un objetivo sectorial que por su amplitud requieren de la ejecucin de varios proyectos.

PROGRAMACIN DE LAS INVERSIONES: Se inicia con el registro de los proyectos de inversin


debidamente formulados en el Banco de Programas y Proyectos. El Banco emite listado de Proyectos
registrados clasificados por sectores, programas y subprogramas y en el cual slo se tendrn en cuenta
aquellos proyectos que hayan sido registrados a ms tardar el 1 de Junio del ao anterior al que se
est programando listado que ser entregado en el mes de Julio de cada ao al Comit Intersectorial
para su priorizacin.

PROGRAMACIN DE LA EJECUCIN: Se refiere al ejercicio de programar presupuestal, financiera y


fsicamente un proyecto de inversin para la vigencia fiscal relevante.

PROYECTO: Unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante
un perodo determinado y con una ubicacin definida para resolver problemas o necesidades de la
poblacin y que debe formar parte integral de un programa.

RADICACIN: Es el procedimiento por el cual las Secretarias Sectoriales, Institutos Descentralizados,


Oficinas Adscritas y Asesoras de la Administracin Municipal dejan constancia de la recepcin del
proyecto junto con la documentacin requerida en la secretaria de planeacin.

SEGUIMIENTO FSICO FINANCIERO: Es el seguimiento que se le realiza al proyecto desde la


perspectiva de su ejecucin fsica y financiera. El objetivo de este seguimiento es el de poder detectar
y corregir los problemas de ejecucin fsico -financiera que se presentan durante su ejecucin.
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VIABILIDAD: un proyecto es viable si es tcnicamente factible (incluye criterios ambientales, tcnicos,


legales, de localizacin, tamao, institucional, etc.) econmica y socialmente rentable.

VIABILIDAD ECONMICA: un proyecto es econmicamente viable si sus ingresos en valor presente


son superiores a sus costos en valor presente.

VIABILIDAD FINANCIERA: Cuando se trata de calcular la viabilidad financiera de un proyecto de


inversin, es necesario comparar el costo financiero con la rentabilidad financiera o beneficios del
proyecto y solo aquellos proyectos cuyo rendimiento o beneficio sea superior a su costo financiero,
debern ser aprobados, si no se cumple esta regla de decisin el proyecto debe ser rechazado. En
conclusin, todo proyecto de inversin debe generar un rendimiento o beneficio sobre el capital invertido
superior o al menos igual a su costo de oportunidad.

VIABILIDAD METODOLGICA: La Viabilidad Metodolgica se define como el resultado de un modelo


de evaluacin de los componentes para la viabilidad o no de ejecutar un proyecto y debe cumplir con la
METODOLOGA GENERAL AJUSTADA MGA- vigente.

4. MARCO NORMATIVO

Decreto 841 de 1990, que hace referencia a la organizacin de una red nacional de Bancos de
Proyectos, conformada por los Bancos de diferentes niveles territoriales del sector pblico, tanto Central
como descentralizado.

Ley 60 de 1993 Ley orgnica de competencia y recursos, Insiste en la cultura de los proyectos para
garantizar la eficiencia de las transferencias a las entidades territoriales, en trmino de Situado Fiscal e
Ingresos Corrientes de la Nacin.

Ley 152 de 1994, Artculo 27. El Banco de Programas y Proyectos de inversin es un instrumento
para la planeacin que registra los programas y proyectos viables tcnica, ambiental y
socioeconmicamente susceptibles de financiacin con recursos del presupuesto general de la Nacin.

Acuerdo Municipal No. 091 del 7 de diciembre de 1995. Artculo 3: Existir un banco nico de
programas y proyectos de inversin pblica en el municipio y no se podr incluir en el presupuesto de
inversiones, partidas que no corresponden a proyectos registrados en dicho banco.

Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995 que conforman el estatuto orgnico del presupuesto, Artculo 68. No se podr ejecutar ningn
programa o proyecto que haga parte del Presupuesto General de la Nacin hasta tanto se encuentren
evaluados por el rgano competente y registrado en el Banco Nacional de Programas y Proyectos.

Decreto No. 168 del 31 de diciembre de 1996, Por medio del cual se establece el Manual de
Procedimientos que garantiza la utilizacin del Banco de Programas y Proyectos del Municipio de
Villavicencio, para la presentacin, radicacin, viabilidad, registro y actualizacin de proyectos, as
como la presentacin de stos a fuentes financiadoras; programacin de inversiones, seguimiento a la
ejecucin y resultados de los mismos.

Decreto No. 209 de 1999. Conformacin y funciones del Comit Intersectorial

Resolucin No.0806 de agosto 5 de 2005 expedida por el Departamento Administrativo de


Planeacin, se organizan metodologas, criterios y procedimientos que permiten integrar los sistemas
de planeacin y la red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos.
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5. RECURSOS

Talento Humano: La aplicacin de este procedimiento compromete a los siguientes funcionarios:


Tecnlogos y Tcnicos, con conocimientos en formulacin de proyectos, sistemas, Administracin o en
reas econmicas.
profesionales universitarios de carreras administrativas, econmicas, financieras o afines con
conocimiento en formulacin, Seguimiento y Evaluacin de Proyectos y Metodologa General Ajustada.

Maquinaria y Tecnologa: Computadores e Impresoras de Tinta o Lser

Materiales Logsticos: Elementos de oficina


Metodolgicos: Metodologa General Ajustada MGA

Instalaciones locativas:
Oficinas con iluminacin
Ventilacin adecuada
Silla ergonmica,
Condiciones de seguridad y restriccin al acceso.

6. GENERALIDADES

Las diferentes Secretarias Sectoriales, Institutos Descentralizados, Oficinas Adscritas y Asesoras de la


Administracin Municipal, presentan la solicitud para Expedir Certificacin Para Ejecucin De Proyectos,
reprogramacin o los proyectos que deben ser actualizados en la Direccin de Planeacin
Socioeconmica de la Secretaria de Planeacin Municipal para ser radicados, revisados y viabilizados
y finalmente ser archivados en la carpeta inicial de registro en el Banco de Programas y proyectos de
Inversin del Municipio de Villavicencio.

La Base de Datos del Banco Programas y Proyectos del Municipio de Villavicencio va ligado al inventario
Documental del banco, tiene corte por vigencia y se ver reflejado durante los dos primeros meses del
ao siguiente; De la misma manera el formato 1351-F-PSE-22 HOJA DE CONTROL DOCUMENTAL
DE PROYECTOS es obligatorio actualizar su diligenciamiento para darle cumplimiento a los
requerimientos establecidos por Archivo Municipal en lo pertinente al proceso de Inventario Documental.

LOS PROYECTOS REGISTRADOS EN EL BANCO MUNICIPAL DEBEN ACTUALIZARSE EN LOS


SIGUIENTES CASOS:

Cuando han transcurrido dos aos desde su registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
sin que hayan sido actualizados, ni se le hayan asignado recursos y se quiera mantener el proyecto
para optar a recursos en la vigencia siguiente.
Cuando la programacin de recursos para cada vigencia presupuestal y/o las fuentes de financiacin
originalmente identificadas han cambiado, sin que el costo total del proyecto vare.
Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a lo calculado inicialmente,
independientemente de la inflacin.
Cuando hay cambio de actividades (modificacin, eliminacin o adicin) y estas cumplen con el objetivo
inicial del proyecto.
Si un proyecto requiere ser ajustado para inclusin de nuevas actividades, se debe anexar un nuevo
presupuesto incluyendo cada una de las actividades. (firmado por el Secretario, Gerente, Director y/o
Jefe Oficina Asesora.
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Si un proyecto requiere cambio de vigencias, se debe anexar la actualizacin de precios de los


componentes incluidos o reprogramados mencionando el indicador de proyeccin, en la medida que
estos cambian con el tiempo.
De manera previa a la realizacin de modificaciones a las apropiaciones presupuestales (traslados) que
afecten los proyectos de inversin.
Cuando se considere que la ejecucin de los proyectos de inversin se extender a otras vigencias
fiscales y se espera recibir recursos del presupuestales durante las mismas. (actualizacin de vigencias)

Es de aclarar, que en la actualizacin de un proyecto no se podr en ningn momento eliminar


actividades que tienen ejecucin. Igualmente, Si el proyecto ha iniciado ejecucin se debe presentar el
formato 1351-F-PSE-18 FICHA DE SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y PROGRAMACIN DE
PROYECTOS y formato 1351-F-PSE-21 PROGRAMACIN Y EJECUCIN POR FUENTES DE
FINANCIACIN DE PROYECTOS ajustado a la fecha de la actualizacin, es decir, debe presentarse
el estado de ejecucin del proyecto (seguimiento de la ejecucin).

CUANDO NO SE ACTUALIZA UN PROYECTO:

Los proyectos ejecutados completamente en una vigencia NO podrn ser ACTUALIZADOS para
prximas vigencias, deber ser registrado un proyecto nuevo.

De otra parte, el Banco de Programas y Proyectos del municipio de Villavicencio recibir durante el
transcurso del ao todos los proyectos que sean remitidos por las entidades de la administracin
municipal para registro y actualizacin, pero para la elaboracin del Plan Operativo Anual de Inversiones
POAI-, se tendrn en cuenta los que estn registrados y actualizados en el plazo establecido y
planificado por la Direccin de Planeacin Socioeconmica de la Secretaria de Planeacin. En caso
que el proyecto sea presentado al BPPIM por fuera de los trminos de Oportunidad y Registro
establecidos y planificados por la Direccin de Planeacin Socioeconmica de la Secretaria de
Planeacin para ser incluido en el presupuesto de la vigencia, la entidad deber justificar tcnicamente
en el oficio remisorio la causal por la cual entrega tarde el proyecto para registro o actualizacin y anexar
los soportes correspondientes.

AJUSTES QUE IMPLICAN LA FORMULACIN DE UN NUEVO PROYECTO DE INVERSIN

Cuando la variacin en las condiciones de un proyecto de inversin implique la revisin y ajuste del
nombre del proyecto, de sus objetivos, o la inclusin de nuevas actividades que no sean coherentes con
el objetivo del mismo, corresponder a la entidad responsable de su ejecucin formular y adelantar la
evaluacin previa de un nuevo proyecto de inversin y deber presentarlo al Banco de Programas y
Proyectos Municipal siguiendo los procedimientos normales de registro.

CUANDO SE HACE LA REPROGRAMACIN DE UN PROYECTO:

Cuando se necesita hacer una reprogramacin fsico financiera de periodos en una misma vigencia, se
requiere que la entidad formuladora del proyecto mediante oficio solicite la reprogramacin fsico
financiera de periodos en una misma vigencia y anexe formato 1351-F-PSE-18 FICHA DE
SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y PROGRAMACIN DE PROYECTOS y el formato 1351-F-PSE-21
PROGRAMACIN Y EJECUCIN POR FUENTES DE FINANCIACIN DE PROYECTOS.
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS


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VILLAVICENCIO

7.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION

N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE


Las diferentes Secretarias
INICIO Sectoriales, Institutos
Descentralizados, Oficinas Adscritas
y Asesoras de la Administracin
Municipal, presentan la solicitud de
Actualizacin con la documentacin
exigida en el formato 1351-F-PSE-
10 LISTA DE CHEQUEO PARA
Recibir la solicitud ACTUALIZACIN DE Auxiliar de la Secretaria
1
PROYECTOS incluyendo la de Planeacin
actualizacin del diligenciamiento
del formato 1351-F-PSE-22 HOJA
DE CONTROL DOCUMENTAL DE
PROYECTOS en el rea de
recepcin de la Secretara de
Planeacin para su radicacin previa
revisin del cumplimiento de
requisitos.

Revisar que la actualizacin cumpla


con todos los requisitos exigidos en
Cumple el formato 1351-F-PSE-10 LISTA
DE CHEQUEO PARA
Requisitos
ACTUALIZACIN DE Auxiliar o Tcnico de la
2 SI NO PROYECTOS. X Direccin de Planeacin
Socioeconmica
Devolucin Si NO cumple con todos los
requisitos establecidos se devuelve
inmediatamente a la entidad que lo
FIN presenta antes de ser radicado.

Radicar la solicitud de actualizacin


Radicacin Completa en la Recepcin de la Secretara de
Auxiliar de la Secretaria
3 Planeacin Municipal y trasladar
para DPS.
de Planeacin

El funcionario de la Direccin de
Diligenciar Formato Planeacin Socioeconmica
Auxiliar o Tcnico de la
Base de datos actualiza la informacin en el
4 Direccin de Planeacin
formato 1350-F-PLA-01 BASE DE
Socioeconmica
DATOS PARA SEGUIMIENTO Y
1 ANALISIS DE SOLICITUDES
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Se le pasa el formato 1350-F-PLA-


1
01 BASE DE DATOS PARA
SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE
Director de Planeacin
5 SOLICITUDES al Director (a) de
Asignar solicitud Socioeconmica
Planeacin Socioeconmica, para
que asigne las solicitudes a los
viabilizadores responsables.

Se le pasa la solicitud y sus


anexos al funcionario encargado
del BPPIM para que ingrese los
datos en el formato 1351-F-PSE-
05 BASE DE DATOS BANCO DE
Funcionario encargado
PROGRAMAS Y PROYECTOS
Incorporacin en de la custodia y archivo
DEL MUNICIPIO DE
6 el BPPIM de los proyectos del
VILLAVICENCIO y mediante
Banco de Programas y
formato 1351-F-PSE-16
Proyectos.
CONTROL DE ENTREGA DE
DOCUMENTOS O PROYECTO
PARA GESTIN DE TRAMITES
le pase la solicitud de actualizacin
al viabilizador designado.

Se revisa el formato 1351-F-PSE-


09 JUSTIFICAR
ACTUALIZACIN DE UN
PROYECTO, formato 1351-F-
PSE-20 PRESUPUESTO PARA
Revisar REGISTRO O ACTUALIZACIN
Viabilidad DE PROYECTOS DE INVERSIN
formato 1351-F-PSE-18 FICHA
DE SEGUIMIENTO,
SI NO EVALUACIN Y
PROGRAMACIN DE
PROYECTOS, formato 1351-F-
Devolucin PSE-21 PROGRAMACIN Y
EJECUCIN POR FUENTES DE
Profesionales,
FINANCIACIN DE
tecnlogos y tcnicos de
PROYECTOS y los componentes
7 X la Direccin de
FIN sealados en la MGA (fsico y
Planeacin
magntico), luego se expide 1351-
Socioeconmica
F-PSE-06 VIABILIDAD
METODOLOGICA Y
FINANCIERA PARA
Certificado
Certificado ACTUALIZACIN. De cumplir con
la Viabilidad de Actualizacin, el
funcionario encargado del
Registro de los Proyectos elabora
el certificado de Actualizacin en la
plantilla correspondiente.
En caso de no ser viable el
encargado del BPPIM hace la
anotacin correspondiente y se le
2 devuelve la actualizacin a la
respectiva entidad proponente.
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2 La Direccin de Planeacin
Socioeconmica realiza revisin
del Certificado.
Si el certificado cumple con los
Director de Planeacin
8 Revisar requisitos, el Director lo firma y X
Socioeconmica
Certificado pasa al BPPIM.
SI NO Si el certificado no cumple, se
devuelve para su correccin y
7 proyeccin.
2
El Funcionario Administrador del
Inventario del Banco de
Programas y Proyectos digita toda
la informacin restante en el
formato 1351-F-PSE-05 BASE
Funcionario encargado
DE DATOS BANCO DE
de la custodia y archivo
PROGRAMAS Y PROYECTOS
9 Actualizar base datos de los proyectos del
DEL MUNICIPIO DE Banco de Programas y
VILLAVICENCIO y hace la Proyectos
respectiva verificacin de los
documentos para su adecuado
manejo, custodia y archivo en la
FIN carpeta del proyecto registrado
inicialmente.

7.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACIN

N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE


Las diferentes Secretarias
INICIO Sectoriales, Institutos
Descentralizados, Oficinas
Adscritas y Asesoras de la
Administracin Municipal,
Auxiliar Secretaria de
1 Recibir solicitud presentan la solicitud de
Planeacin
reprogramacin en el rea de
recepcin de la Secretara de
Planeacin para su radicacin,
previa revisin del cumplimiento
de requisitos.
Para Reprogramacin verificar
oficio de solicitud y adjunto el
Cumple formato 1351-F-PSE-18 FICHA
requisito DE SEGUIMIENTO,
SI s NO EVALUACIN Y
PROGRAMACIN DE Auxiliar o Tcnico
Devolucin PROYECTOS y formato 1351-F- Direccin de
2 X
PSE-21 PROGRAMACIN Y Planeacin
EJECUCION POR FUENTES DE Socioeconmica
FINANCIACIN DE
FIN PROYECTOS.
Si NO anexan el formato solicitado
1 se devuelve inmediatamente a la
entidad que la presenta.
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1 Radicar la solicitud de
Reprogramacin de proyectos en Auxiliar Secretaria de
3
la Secretaria de Planeacin y Planeacin
Radicacin Completa trasladar para DPS.

El funcionario de la Direccin de
Planeacin Socioeconmica Auxiliar o Tcnico
encargado, actualiza la
Diligenciar Formato Direccin de
4 informacin en el formato 1350-F-
Planeacin
Base de datos PLA-01 BASE DE DATOS PARA
SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE Socioeconmica
SOLICITUDES.
Se le pasa la solicitud y sus
anexos al funcionario encargado
del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin del
Municipio para que ingrese los
datos en el formato 1351-F-PSE-
05 BASE DE DATOS BANCO DE Profesionales,
Incorporacin en PROGRAMAS Y PROYECTOS tecnlogos y tcnicos
5 el BPPIM DEL MUNICIPIO DE de la Direccin de
VILLAVICENCIO y entregue la Planeacin
Reprogramacin al funcionario Socioeconmica
encargado del Registro de
Proyectos, mediante formato
1351-F-PSE-16 CONTROL DE
ENTREGA DE DOCUMENTOS O
PROYECTO PARA GESTIN DE
TRAMITES.
Se revisan formato 1351-F-PSE-
18 FICHA DE SEGUIMIENTO,
EVALUACIN Y
Revisar PROGRAMACIN DE
formatos PROYECTOS y formato 1351-F-
PSE-21 PROGRAMACIN Y
SI NO EJECUCION POR FUENTES DE
FINANCIACIN DE Profesionales,
PROYECTOS, tecnlogos y tcnicos
6 Devolucin Si es viable se hace el Resumen X de la Direccin de
financiero con la reprogramacin Planeacin
solicitada y se sellan nuevamente Socioeconmica
los formatos con el cdigo de
FIN registro.
En caso de no ser viable el
encargado del BPPIM hace la
anotacin correspondiente y se le
2 devuelve la reprogramacin a la
respectiva entidad proponente.
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1351-P-PSE-04-V2
PROCESO DE PLANEACION MUNICIPAL Registrado SIG:
Subproceso Planeacin Socioeconmica 06/12/2016
Documento controlado
PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS
REGISTRADOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y
Pgina 12 de 16
PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

2 El Funcionario Administrador del


BPPIM le hace entrega al Sector
del formato 1351-F-PSE-18
FICHA DE SEGUIMIENTO, Funcionario
EVALUACIN Y
encargado de la
Entrega de PROGRAMACIN DE
7 custodia y archivo de
Documentos PROYECTOS y formato 1351-F-
PSE-21 PROGRAMACIN Y los proyectos del
EJECUCION POR FUENTES DE Banco de Programas y
FINANCIACIN DE Proyectos
PROYECTOS y la copia se
archiva.

El Funcionario Administrador del


Inventario del Banco de
Programas y Proyectos digita toda
la informacin restante en el
formato 1351-F-PSE-05 BASE DE
DATOS BANCO DE
Actualizar base datos PROGRAMAS Y PROYECTOS Funcionario
8
DEL MUNICIPIO DE encargado de la
VILLAVICENCIO y hace la custodia y archivo de
respectiva verificacin del los proyectos del
proyecto fsico para su adecuado Banco de Programas y
manejo, custodia y archivo en la Proyectos
carpeta del proyecto registrado
FIN inicialmente.

7.3 FLUJOGRAMA PARA EXPEDIR CERTIFICACIN PARA EJECUCIN DE PROYECTOS

N. ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE


Las diferentes Secretarias
Sectoriales, Institutos
INICIO
Descentralizados, Oficinas
Adscritas y Asesoras de la
Administracin Municipal,
presentan la solicitud mediante
Recibir la solicitud formato 1351-F-PSE-14 Auxiliar Secretaria de
1 Planeacin
REQUISITOS PARA EXPEDIR
CERTIFICACIN PARA
EJECUCIN DE PROYECTOS.
En el rea de recepcin de la
Secretara de Planeacin para su
1 radicacin, previa revisin del
cumplimiento de requisitos.
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Documento controlado
PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS
REGISTRADOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y
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PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

1 Se verifica que la documentacin


Solicitada este completa
mediante formato 1351-F-PSE-
14 REQUISITOS PARA
Cumple Auxiliar o Tcnico de
EXPEDIR CERTIFICACIN
SI
requisitos
NO la Direccin de
2 PARA EJECUCIN DE X
Planeacin
PROYECTOS
Socioeconmica
Devolucin
De NO ser as se devuelve
inmediatamente a la entidad que
FIN lo presenta antes de ser radicado
Radicar la solicitud de Tramite
Precontractual en la Secretaria Auxiliar Secretaria de
3 Radicacin Completa de Planeacin y trasladar para Planeacin
DPS.
La Direccin de Planeacin
Socioeconmica actualiza la Auxiliar o Tcnico de
Diligenciar Formato informacin en el formato 1350- la Direccin de
4
Base de datos F-PLA-01 BASE DE DATOS Planeacin
PARA SEGUIMIENTO Y Socioeconmica
ANALISIS DE SOLICITUDES
Se le pasa el formato 1350-F-
PLA-01 BASE DE DATOS
PARA SEGUIMIENTO Y
ANALISIS DE SOLICITUDES al
Director de Planeacin
5 Asignar solicitud Director (a) de Planeacin
Socioeconmica
Socioeconmica, para que
asigne las solicitudes a los
profesionales responsables del
trmite Precontractual.
Se le pasa la solicitud y sus Profesionales,
anexos al funcionario designado,
Entrega de tecnlogos y tcnicos
mediante formato 1351-F-PSE-16
6 Solicitud CONTROL DE ENTREGA DE
de la Direccin de
DOCUMENTOS O PROYECTO
Planeacin
PARA GESTIN DE TRAMITES. Socioeconmica
Se verifica la informacin
Profesionales,
enviada al correo electrnico
tecnlogos y tcnicos
Revisin de Correo seguimientoprecontractualdps@
7 villavicencio.gov.co y que la
X de la Direccin de
Electrnico Planeacin
dems informacin anexada
Socioeconmica
este correcta.
Se diligencia Formato 1351-F-
PSE-17 SEGUIMIENTO A
LA PROGRAMACIN POR
Profesionales,
PROYECTO DE INVERSIN, se
tecnlogos y tcnicos
Seguimiento le dan dos copias originales con
8 el B.V del funcionario que
de la Direccin de
Planeacin
realizo la revisin para que el
Socioeconmica
Secretario o Director del Sector
2 solicitante firme y se devuelve a
DPS para firme del Director.
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Documento controlado
PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS
REGISTRADOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y
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PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

2 Se le pasa al funcionario Profesionales,


encargado de expedir la tecnlogos y tcnicos
9 Certificacin del BPPIM, para de la Direccin de
Elaborar que realice el trmite en la Planeacin
Certificacin plantilla correspondiente. Socioeconmica

La Direccin de Planeacin
Socioeconmica realiza revisin
de la Certificacin y formato
1351-F-PSE-17
SEGUIMIENTOS A LA
Revisar
Documentos PROGRAMACIN POR
PROYECTO DE INVERSIN.
Director de Planeacin
10 X
Socioeconmica
SI NO Si la certificacin y el formato
cumplen con los requisitos, el
Director los firma y pasa al
9 BPPIM.
2 Si la certificacin y el formato no
cumplen, se devuelven para su
correccin y proyeccin.
Se le entrega al Sector copia
Profesionales,
original del formato 1351-F-PSE-
tecnlogos y tcnicos
Entrega de 17 SEGUIMIENTOS A LA
11 PROGRAMACIN POR
de la Direccin de
Documentos Planeacin
PROYECTO DE INVERSIN y
Socioeconmica
la Certificacin del BPPIM.
El Funcionario Administrador del
Inventario del Banco de Funcionario
Archivar Proyecto Programas y Proyectos hace la encargado de la
respectiva verificacin de los custodia y archivo de
12 documentos para su adecuado los proyectos del
manejo, custodia y archivo en la Banco de Programas y
FIN carpeta del proyecto registrado Proyectos
inicialmente.

8. FORMATOS

TIEMPO DE
RETENCIN DISPOSICION
CDIGO NOMBRE ARCHIVO RESPONSABLE
FINAL
Gestin Central
Base de datos
Banco de
Programas y Direccin de Microfilmacin y
1351-F- Proyectos
Proyectos de Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-05 Registrados
Inversin del Socioeconmica Total
Municipio de
Villavicencio
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Viabilidad
Metodolgica , Proyectos Direccin de
1351-F- Registrados Microfilmacin y
Financiera y Planeacin 5 15
PSE-06 Conservacin
Econmica para Socioeconmica
Total
Actualizacin
Justificar Proyectos Direccin de Microfilmacin y
1351-F-
Actualizacin de Registrados Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-09 Total
un Proyecto Socioeconmica
Lista de chequeo
Direccin de Microfilmacin y
1351-F- para
Proyectos Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-10 Actualizacin de Registrados Total
Socioeconmica
Proyectos
Requisitos Para
Expedir Proyectos Direccin de Microfilmacin y
1351-F- Registrados Conservacin
Certificacin Planeacin 5 15 Total
PSE-14
Para Ejecucin Socioeconmica
De Proyectos
Seguimientos a
Direccin de Microfilmacin y
1351-F- la Programacin
Proyectos Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-17 por Proyecto de Registrados Total
Socioeconmica
Inversin
Ficha de
Seguimiento, Direccin de
1351-F- Microfilmacin y
Evaluacin y Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-18
Programacin de Proyectos Socioeconmica Total
Proyectos Registrados
Presupuesto
para Registro o Direccin de
1351-F- Microfilmacin y
Actualizacin de Proyectos Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-20
Proyectos de Registrados Socioeconmica Total
Inversin
Programacin y
ejecucin por Direccin de
1351-F- Proyectos Microfilmacin y
Fuentes de Registrados Planeacin 5 15 Conservacin
PSE-21
Financiacin de Socioeconmica Total
Proyectos
Hoja De Control Direccin de
1351-F- Microfilmacin y
Documental De Planeacin 5 15
PSE-22 Proyectos Conservacin
Proyectos Registrados Socioeconmica Total
Direccin de
Certificado de
PLANTILLA Proyectos Planeacin 5 15 Microfilmacin y
Actualizacin
Registrados Socioeconmica Conservacin
Total
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1351-P-PSE-04-V2
PROCESO DE PLANEACION MUNICIPAL Registrado SIG:
Subproceso Planeacin Socioeconmica 06/12/2016
Documento controlado
PROCEDIMIENTO PARA GESTIN DE PROYECTOS
REGISTRADOS EN EL BANCO DE PROGRAMAS Y
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PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

Certificacin del
Banco de Direccin de
PLANTILLA Programas y Proyectos Planeacin 5 15 Microfilmacin y
Registrados Conservacin
Proyectos de Socioeconmica Total
Inversin Municipal
Base de Datos
para Direccin de
1351-F- Proyectos Microfilmacin y
Seguimiento y Registrados Planeacin 5 15 Conservacin
PLA-01
Anlisis de Socioeconmica Total
Solicitudes

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN N. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES


Se ajust nombre del procedimiento, objetivo, alcance,
definiciones, Marco Normativo, Recursos, Generalidades y debido
2
al mayor alcance que se le dio al procedimiento en el flujograma
se modificaron actividades y se eliminaron algunas de la primera
versin, se crearon tres flujogramas para separar los tres trmites
que se llevaran a cabo en este procedimiento, adems se
excluyeron los formatos 1351-F-PSE-07 por ser formato para
proyectos nuevos, formato 1351-F-PSE-11 por ser formato
obsoleto y los anexos, adems se adicionaron los formatos 1351-
F-PSE-14 Requisitos para Expedir Certificacin Para Ejecucin De
06/12/2016 Proyectos 1351-F-PSE-17 Seguimientos a la Programacin por
Proyecto de Inversin 1351-F-PSE-18 Ficha de Seguimiento,
Evaluacin y Programacin de Proyectos 1351-F-PLA-01 Base de
Datos para Seguimiento y Anlisis de Solicitudes. 1351-F-PSE-20
Presupuesto para Registro o Actualizacin de Proyectos de
Inversin. 1351-F-PSE-21 Programacin y ejecucin por Fuentes
de Financiacin de Proyectos. 1351-F-PSE-22 Hoja De Control
Documental De Proyectos. 1351-F-PSE-16 Control De Entrega De
Documentos O Proyecto Para Gestin De Tramites y las plantillas
de Certificado de Registro y Certificacin del Banco de Programas y
Proyectos de Inversin Municipal.
1 15/08/2014 Primera versin del procedimiento.

10. ANEXOS