ZEUS Inventario

1
Capítulo

GENERALIDADES

Z ZEUS INVENTARIO SQL es el módulo administrativo de Inventario. En este potente

módulo de la familia ZEUS, encontrará todas las opciones y herramientas necesarias para
lograr una configuración, administración y manejo eficaz del Inventario.
Unas de las características mas sobresaliente con que cuenta este sistema, es su facilidad de uso y la
rapidez para el procesos de las transacciones, además de brindar un sin número de posibilidades, que lo
hace un sistema muy flexible y 100% paramétrico.

Sistema de Administración de Inventario

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1.1 Concepto Básicos

Términos Definición
Artículos Entidad que permite identificar los productos a controlar en el
inventario
Grupos Entidad que permite clasificar los productos de inventarios.
Bodega Localidad física donde se almacenan los productos.
Presentación Unidad de manejo del producto en el inventario.
Lotes Entidad que permite identificar y controlar los inventarios de
aquellos productos con características comunes, por ejemplo
productos lácteos con igual fecha de vencimiento, productos
producidos en una orden de producción, etc.
Ubicación Ubicación física dentro de las bodegas utilizadas para almacenar
productos.
Formulas Entidad que permite definir los productos y conceptos que
participan en un proceso de transformación, por ejemplos las
recetas de platos.
Perdidas por Entidad que permite identificar en un proceso de porcionamiento
porcionamiento todas aquellas variables que disminuyen el rendimiento del producto
a porcionar , por ejemplo el descongelamiento, gordana, etc..
Equivalencias Entidad que permite definir los factores de conversión entre
presentaciones de productos.
Ubicación Corresponde a la ubicación geográfica del Cliente o Proveedor que
Geográfica participa en los procesos de venta y compra respectivamente, la
ubicación geográfica es indispensable para el cálculo de impuestos
que se aplican dependiendo de la ubicación.
Categoría Fiscal Entidad que reúne características fiscales de las compañías, como
por ejemplo el régimen. De vital importancia al momento de
configurar los impuestos automáticos.
Conceptos Se define como conceptos todas aquellas variables adicionales que
participan en los procesos del sistema generando una transacción
contable.
En documentos como Ajustes al Inventario, Salidas por Consumos
los conceptos soportan el movimiento de entrada y salida de
existencias en el sistema.
Conceptos Es una extensión de la entidad concepto, la cual se caracteriza por
Automáticos poder ser configurada para ser calculada de forma automática, por
ejemplo tenemos los impuestos.
Departamentos Corresponde a las diferentes áreas de la empresa.
Personal Corresponde a los empleados de la compañía que interactúan con el
sistema. De muchísima importancia en los procesos de aprobación
y liquidación de documentos.
Tipos Entidad que identifica cada uno de los documentos el sistema, por
documentos ejemplo Orden de Compra, Entrada por Compra, factura de cliente,
entre otros.
Tipos Entidad que permite clasificar los documentos del sistema, pero en
documentos el modulo de contabilidad.
contables
Fuentes Entidad que permite clasificar las transacciones contables, las
fuentes depende de tipos de documentos, un ejemplo claro del
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manejo de las fuentes, puede ser para identificar las compras de

productos de diferentes sucursales.
Serie contable La serie contable corresponde a los dos primeros dígitos del
consecutivo generado por fuente, la serie es otra forma de poder
clasificar las transacciones contables. Y de organizar los
consecutivos.
Cuenta Entidad principal de nuestro modulo contable no reposan todos los
montos de las diferentes transacciones que realizan las empresas. Es
por ello de que cada movimiento realizado en el sistema de
inventarios, genera un asiento contable sobre las cuentas definidas,
ya sea por artículos, por conceptos, clientes, proveedores, formas de
pagos, etc.
Centro costo El centro de costo es una extensión de la definición de cuentas, el
cual nos permite identificar saldos, para efecto de análisis de la
información. Un ejemplo de centros de costos puede ser las áreas
de la compañía. Los centros de costos usualmente son utilizados en
cuentas de resultados, y de vital importancia al momento de
detallar los ingresos o gastos detallados.
Auxiliar Abierto Es una extensión de la definición de cuentas, el cual nos brinda la
posibilidad de manejar sobre una cuenta de detalle un nivel
adicional de codificación para efecto de clasificar transacciones de
esa cuenta y saldos.
Terceros Define las las diferentes compañías que interactúan con la empresa.
Para Zeus estos códigos de terceros están orientados a los nìt de
estas empresas.
Sustitutos Entidad que permite identificar los productos que pueden suplantar
a otros en la ausencia de los mismos.
Ciclos Entidad que agrupa los diferentes documentos por procesos, por
ejemplo ciclo de compra el cual esta constituido por todos los
documentos que interviene en el proceso de compra, como Orden
de Compra, Entrada por Compra, Requisición en Compra, etc.
Clientes Son las empresas las cuales compra los productos o servicios
ofrecidos por la empresa, cada cliente debe tener asociado un
código de tercero, que corresponde al nít.
Proveedores Son todas aquellas empresas que nos venden productos y servicios
requeridos por la empresa.
De igual manera que en los clientes los proveedores requieren
especificar el código del tercero o nít.
Tipos Artículos Nivel adicional de clasificación de los productos, utilizados para
proceso especiales en el sistema como el de la facturación por
formas de facturar.
Un ejemplo puede ser el manejo de productos de marcas y
genéricos en una droguería.
Referencias de Esta entidad permite clasificar los ítems de los documentos
Inventarios procesados en el sistema, para efecto de seguimiento y control de
procesos como compras, consumos, etc.

1.2 Empezar con Zeus Inventario SQL.

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1.2.1 Definición de Parámetros generales

Para iniciar con el funcionamiento del sistema es indispensable definir los parámetros generales
de Zeus, los cuales permiten definir el comportamiento del sistema.

PARÁMETROS GENERALES DESCRIPCIÓN

1 Razón Social Nombre de la compañía,
importante para efecto de los
listados
2 Imputación Contable Permite imprimir la transacción
contable en el formato de
documentos (Solo para entrada
mercancía)
3 Enviar movimiento Contable Consolidado Permite que el movimiento
contable sea agrupado antes de ser
enviado a contabilidad.
4 Forzar la validación de movimiento por día Este parámetro permite validar la
fecha de movimientos basado en
los día abiertos en el modulo de
contabilidad, solo para cuando
existe interfase contable con Zeus
MCA Contabilidad.
5 Forzar la validación de movimiento por fecha Este parámetro valida la
de corte realización del movimiento solo si
la fecha del mismo coincide con la
fecha de corte del sistema de
Inventarios.
6 Nít Numero de Identificación
tributario de la empresa.
7 Dirección Compañía Dirección Compañía
8 Ejecutar Conceptos Automáticos Permite generar los conceptos
automáticos al momento de
guardar un documento, estos
conceptos son variables como
servicios e impuestos, etc.. que se
incluyen en los procesos de
compra y venta de forma
automática.

10 Categoría Fiscal Es el código de la categoría fiscal

de la compañía.
11 Ciudad Compañía Ciudad donde esta ubicada la
empresa
12 Teléfono Compañía Teléfonos, pueden especificarse
varios separados por guión.
13 Fax de la Compañía Fax de la compañía
14 E-Mail de la Compañía Email de la compañía
15 Tipo de Costo (Unificado/Bodega) Importante para identificar como
se valoriza los productos.

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Cuando se especifica Unificado, el

sistema valoriza el producto sin
importar la bodega, es decir el
costo del producto es el mismo
para el articulo en todas las
bodegas, cuando se especifica
costo por Bodega el sistema
valoriza el articulo por bodega,
permitiendo encontrar costros
diferentes en bodegas basados en
el movimiento de entrada y salida.
16 Interfase con Contabilidad Permite Establecer Interfase con
el sistema contable Zeus Mca
Contabilidad.
17 Interfase con MANTTO Permite establecer interfase con el
sistema Zeus Mantto
18 Actualización Contable (Lote/Línea) Identifica si el movimiento
contable es en Línea (Las
movimientos de inventario reflejan
las transacciones contables el
momento que se guardan) o en
Lote (Las transacciones de
inventario se reflejan en
contabilidad a través de la opción
de recepción de movimiento
externo en contabilidad).
19 Moneda Local Define cual es el código de la
moneda local, importante para
realizar operaciones de cambio en
los procesos de compra y venta.
20 Fecha de Corte Parámetro de solo lectura y sirve
para mostrar la fecha de corte
actual del sistema, actualizada por
la opciones de periodos o cambio
de fecha de corte.
21 Moneda Utilizada para el registro de Precios Moneda utilizada para registrar los
Ventas precios de ventas de los
productos, importante para
manejar listas de precios en
dólares por ejemplo.
22 Precisión Valores Indica el número de decimales
para manejar datos en valores.
23 Precisión IVA Número de decimales para los
cálculos del IVA.
24 Precisión Impuestos Número de decimales para otros
impuestos diferentes de IVA.
25 Precisión Cantidades Precisión para Cantidades.
26 Nít Utilizado para la contabilización del Este parámetro define para las
Consumo transacciones contables de las
salidas por consumo que requieran
tercero, cual es el código del
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27 Mostrar las Descripción del Artículos en el Utilizado para enviar en el detalle
Movimiento Contable
28 Bodega Utilizada por default
tercero.
de la transacciones contables de
inventarios, datos del producto
como el nombre del grupo, etc..
Esta es la bodega que el sistema
coloca por default al momento de
insertar un ítems.. Si esta es
cambiada el sistema en el siguiente
registro muestra la ultima utilizada.

30 Forzar la validación de Ítems Contables Este parametro se utiliza para

forzar el ingreso de items
contables en los registros de
conceptos.

32 Unidad de Medida para los Artículos Ej. (Gr, Unidad utilizada para medir el
Kgs, Cm3, etc.) peso de los productos.
33 Manejar Descuento Financiero en Compras Este parámetro le indica al sistema
como debe comportarse el
descuento al momento de la
compra, si el sistema maneja
descuento financiero al momento
de la entrada el IVA se calcula sin
tener en cuenta e descuento en el
caso contrario el IVA se calcula
después de descuento.
34 Enviar el número de orden de compra en la Este parámetro permite enviar en
referencia de CxP en la Entrada Mercancía la transacción de cuentas por
pagar el número de la orden de
compra en el campo referencia,
información que permite
contablemente determinar que
orden de compra esta generando
la obligación del proveedor.
35 Cruzar Este parámetro permite indicar la
[1.Articulo][2.Articulo/Bodega][3.Items][4. forma en que los documentos
Articulo+Concepto] satisfacen a otros documentos, por
ejemplo:
Si es por artículo el sistema
compara las cantidades por
artículos de una entrada contra la
de la orden de compra. Si la
cantidad ordenada es mayor que la
de la entrada la orden puede
quedar parcialmente satisfecha
pero si la entrada se hace por la
misma cantidad de la orden la
orden quede liquidada o satisfecha.

Cuando se cruza por artículo y

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bodega el sistema compara las

cantidades de cada artículo en cada
bodega para liquidar o dejar
pendiente la orden.

Cuando se cruza por Ítems, el

sistema tiene en cuanta adicional
del articulo y la bodega, la
ubicación, el lote y la clasificación.
36 Grupo de Cuentas que identifican el Impuesto Este parámetro es exclusivo para
a las Ventas IVA los formatos de facturas, es para
identificar los conceptos de IVA.

38 Número de Periodos a Consultar Parámetro que permite mostrar el

Documentos Pendientes intervalo de periodo a consultar
por defecto finalizando en el
actual.
39 Organizar (A)scendente/(D)escendente las Permite que el sistema muestre de
ayudas de documentos forma ordenada los documentos
registrados.
Ascendente: Desde el primero al
ultimo documento registrado.
Descendente: Desde el ultimo al
primero.
40 Permitir Caracteres Alfanuméricos en Código Permite manejar nít con datos
Tercero alfanuméricos.
PARÁMETROS COMPRAS
41 Porcentaje Máximo IVA Descontable Identifica el porcentaje máximo de
IVA a contabilizar, la diferencia lo
cargo como un mayor valor del
producto.

Por ejemplo un producto que

maneje un porcentaje máximo de
IVA descontable del 16 % y la
entrada se realiza por 25%, el
sistema aplica el 16% como IVA y
el 9% lo lleva como un mayor
valor del producto.
42 Exigir No.serie y No.Autorización en las Importante para el Manejo del
Compras SRI, No. Serie y No. Autorización
asignados a proveedores.
PARAMETROS VENTAS
43
44
45
46 Cuenta de Caja, Default Ventas de Contados Código contable utilizado en las
ventas de contados por default
47 Aplicar Retención Automáticamente al Aplicar Retención
Facturar Automáticamente al Facturar

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48 Concepto de Retención x Cobrar para la Concepto de Retención x Cobrar

Facturación para la Facturación
49 Concepto de Retención x Pagar para la Concepto de Retención x Pagar
Facturación para la Facturación
50 Base de Retención Mínima Aplicada Base de Retención Mínima
Aplicada
51 Porcentaje de Retención Aplicado Porcentaje de Retención Aplicado
52 Fuente Utilizada para la Reversión de Facturas Esta es la fuente contable donde
se cargan las facturas con estado
reversión.
53 Serie Utilizada para las Reversiones de
Facturas
54 Forzar el Bloqueo de Clientes Permite bloquear a los clientes en
las ventas ya sea por vencimiento,
manual o Por Cupo.
55 Nombre del Maestro de Formulas Permite parametrizar el nombre de
las formulas en el sistema, por
ejemplo en Hoteles las recetas son
las formulas.
56 Cuenta de IVA En Ventas Parámetro adicional para manejar
la cuenta IVA en ventas utilizado
para cuentas de IVA en venta
general para todos los productos.
57 Permitir Modificar Precio Venta Parámetro que permite al usuario
modificar el precio sugerido por el
sistema. El valor S (Si es posible
modificarlo) y N (No es posible
modificarlo).
58 Generación Automática de Cuota en Ventas a Este parámetro es utilizado para
Crédito generar de formas automática las
cuotas en las ventas a créditos.
59 Permitir Facturar a Precio de Venta en Cero Permite al usuario facturar
producto sin precio de venta.
60 Configuración de Precios + IVA Incluido Este parámetro indica al sistema
(S/N) que las listas de precios incluyen
IVA, el sistema al momento de
realizar la venta sugiere el precio
sin incluir el IVA.
PARÁMETROS MOVIMIENTOS
61 Fuente de Ajuste por Inflación Fuente utilizada para la
contabilización del ajuste por
inflación.
62 Series de Ajustes por Inflación Serie utilizado para la
contabilización del ajuste por
inflación.
63 Mostrar las existencias en la ventana de Ítems Este parámetro permite ocultar la
información de existencias en el
cliente.
64 Mostrar la Columna de Existencias a ingreso Parámetro utilizado para ocultar la
de Toma Física columna de existencias al

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momento de realizar los registros

de toma física.
65 Complemento Contable para la Cuenta de Corresponde a código contable o
IVA en Ventas en la Facturación porción del código contable de la
cuenta de IVA en ventas,
explicado mas adelante.
66 Complemento Contable para la Cuenta de Corresponde al código contable o
IVA en Ventas en las Devoluciones en Ventas porción del código contable de la
cuenta de IVA en Devoluciones,
explicado mas adelante.
67 Contabilización Detallada Por Ítems Permite contabilizar los
movimientos de forma detallada
por ítems, es decir sin consolidar.
68 Fuente de Devoluciones Por Averías Parámetro utilizado para efecto de
listado de devoluciones en ventas
por averías y es utilizado para
poder identificar las devoluciones
por este concepto.

12.2 Control de documentos

1.2.2.1 Introducción
El control de los diferentes procesos del sistema se lleva a través de documentos los cuales Zeus
Inventario, los clasifica en dos grandes grupos:

Documentos Soportes: Son aquellos que como su nombre lo indica, sirven de soporte para
poder generar una entrada o una salida en el inventario. Estos documentos no generar entrada y
salidas pero si contribuyen a la generación de las misma, ejemplo de este tipo tenemos las ordenes
de compras, cotizaciones a clientes, pedidos de clientes, requisición de consumo, etc...

Estos documentos igual no generan ningún movimiento contable.

Documentos Contables o Movimientos: Estos son documentos que mueven el inventario y

por ende generan un movimiento contable.
Ejemplos de estos documentos son las entradas de mercancía, los traslados, las transformaciones,
factura de clientes, entre otros.

1.2.2.2 Manejo de Estados

Todos los documentos soportes pasan por los siguientes estados:

Por Aprobar: Estado inicial de los documentos soportes que requieran de aprobación.

Pendiente: Estado inicial de un documento soporte que no requiera aprobación o una ves sea
aprobado.

Parcialmente Satisfecho: Estado en el que se encuentra un documento soporte después de ser

utilizado parcialmente. Por ejemplo una orden de compra esta parcialmente satisfecha cuando sea
realizada una entrada de la misma por una parte de los productos ordenados.

Liquidado: Estado en el que un documento soporte una ves este totalmente satisfecho.
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En cuanto a los movimientos se manejan los siguientes estados.

Procesado: Esta de un movimiento básico de un movimiento cuando el mismo ha sido grabado.

Revertido: Estado del documento después de ser anulado o Reversado.

Tenga en cuenta que al reversar un movimiento el sistema genera uno nuevo con naturaleza
contraria al anterior con el objeto de cuadrar saldos.

Reversión: Estado del documento contrario.

1.2.2.3 Control de Procesos

Zeus inventarios permite que el usuario pueda definir los documentos a utilizar y definir
restricciones entre documentos e incluso de que documentos puede depender cada uno de ellos.

Para configurar lo anterior abra la opción Relación de documentos en el menú

Sistema/Configuración/Relación de Documentos.

1.2.2.4 Importación de documentos

Zeus inventario a partir de la definición de ciclos da la posibilidad a los usuarios del sistema de
generar un documento a partir de otro o reutilizar un documento.

Para poder generar un documento a partir de otro, en la ventana de relación de documentos, hay
que indicarle al sistema en cada documento de cual puede depender, es decir una entrada de
mercancía puede depender de una orden de compra.

Lo anterior lo logramos con las columnas pude depender de, las cuales existen tres.

Esta figura es importante para efecto de controlar que productos pendientes por ingresar de una
orden de compra en caso de entradas parciales.

El usuario debe tener en cuenta para efecto del cruce de documentos, el parámetro cruzar Ítems,
descrito en la tabla de paramentos descrita en la sección 1.2.3.1.

Si usted como usuario desea que el sistema controle por ejemplo la realización de las entradas de
mercancía, basado en la orden de compra, hay que marcar restringir en el registro del
documento, y el sistema no va a permitir entradas directas si no existe un documento relacionado.
Lo anterior aplica para cualquier documento del sistema.

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La figura de reutilización se da si el documento no esta restringido, y permite reutilizar los ítems

de cualquier documento del sistema para efecto de agilizar los registros.

Esta figura no controla pendientes, solo es utilizada para efecto de agilizar la realización de un
documento…

En algunas compañías utilizan esta figura para definir plantillas y solo modificar las cantidades
basada en las necesidades del momento.

1.2.2.5 Liquidación y Aprobación de documentos

Zeus inventario ofrece al usuario final la posibilidad de configurar que documentos requieren de
aprobación para luego por generar un movimiento, por ejemplo en la orden de compra el usuario
puede indicar al sistema que la orden debe ser aprobada para poder realizar una entrada basada en
la orden.

Para poder configurar lo anterior, ingrese a la opción Sistemas/Configuración/definición de

Documentos.

Observe en el grafico la columna Necesita Aprobación, esta es la utilizada para indicar que el
documento requiere Aprobación, recuerde que el primer estado del documento es Por Aprobar
para el caso de que el check este marcado.

Otro aspecto para tener en cuenta es la posibilidad de auto liquidar un documento, sin tener en
cuenta la satisfacción total de ítems del documento. Por ejemplo usted puede decirle a Zeus
inventario, que marque el documento como liquidado sin importar que la entre se realice por la
totalidad de los ítems ordenados.

1.2.3 Seguridad del sistema.

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1.2.3.1 Creación de Perfiles

Los perfiles permiten definir los accesos a las opciones del menú del sistema a uno o varios
usuarios.

1.2.3.2 Creación de Roles

Los roles son utilizados para definir las operaciones que un usuario o grupos de usuarios pueden
ejercer sobre cada documento del sistema, así como los accesos a las bodegas por tipos de
documentos.

1.2.3.3 Creación y modificación de usuarios

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Los usuarios son el ente por medio del cual se da ingreso al sistema y se realizan todas las
operaciones y procesos de Zeus inventario.

Los usuarios tienen asignadas claves de acceso, y opciones para modificar esta clave.

Cada usuario es responsable de las operaciones que realizan el sistema y de pediendo de su perfil
se les dan permisos a las opciones del menú, así como a la diferente operación sobre cada
documento del sistema e incluso permisos sobre bodegas por documentos a través de su rol.

Para crear un usuario entre a la opción Seguridad/Creación usuario

El sistema te pedirá los datos de nombre, contraseña, perfil, nombre y apellidos, e-mail y teléfono

El nombre del usuario y contraseña son los datos básicos para ingresar al sistema.

Para la modificación de los usuarios entre a la opción Sistemas/Modificar usuarios.

Seleccione en el combo nombre de usuario, el usuario que desee modificar cambie el dato que
desea modificar y de clic en el botón guardar.

1.2.3.4 Cambio de contraseña

El cambio de contraseña es el proceso mediante el cual un usuario puede cambiar su clave, como
mecanismo de control el sistema te pide la contraseña anterior, la contraseña nueva y te exige
confirmar la nueva contraseña para evitar que el usuario se equivoque.

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De clic en botón guardar para efectuar el cambio.

1.2.3.5 Asignación de Usuarios a Roles

Mediante esta opción se asigna usuarios a un rol.

Para asignar los usuarios al rol, debe escoger el rol y arrastrar el usuario de la lista general de
usuarios a lista de usuarios del rol, debe dar clic en el botón guardar para efectuar los cambios.

1.2.4 Contabilización e Interfaces

1.2.4.1 Generalidades

Zeus Inventario permite generar y recibir información del sistema contable Zeus MCA.

La información que recibe el sistema no requiere de interfaces y es información relacionada con

maestros, entre ellos cuentas, clientes, proveedores, centro de costos, etc.

Información que esta completamente en línea, es decir si se crea un cliente por el modulo
contable automáticamente se puede disponer de ese cliente en el sistema de inventarios.

Tenga en cuenta que en el sistema de inventarios, es posible crear, modificar y eliminar registros
de maestros contables y el efecto en el modulo de contabilidad es completamente en línea.

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Zeus inventario genera transacciones contables a Zeus Mca Contabilidad, para esto se realiza una
series de configuraciones contables a nivel de parámetros, productos, concepto, formas de pagos,
clientes y proveedores. Información que en conjunto nos permite generar el comprobante
contable a nuestro sistema contable Zeus MCA contabilidad.

1.2.4.2 Parametrización Contable

Para realizar la generación de comprobantes a Zeus MCA empecemos por explicar que
parámetros hay que tener en cuentas.

Enviar movimiento Permite que el movimiento contable sea agrupado

Contable antes de ser enviado a contabilidad.
Consolidado Coloque la letra S si el movimiento se consolida y la
Letra N si no se consolida.
Interfase con Permite Establecer Interfase con el sistema contable
Contabilidad Zeus Mca Contabilidad.
Coloque la letra S si existe interfase y la Letra N si
no se existe interfase.
Actualización Define como se actualiza el movimiento contable:
Contable Los valores utilizados son:
(Lote/Línea) Lote: Zeus genera los comprobantes en archivos
intermedios, para que estos sean validados y
cargados al sistema contable por la opción de
recepción de movimiento externo en contabilidad.
Línea: Los documentos se reflejan en contabilidad
en el momento que se guardan en inventarios.
Mostrar las Utilizado para enviar en el detalle de la transacciones
Descripción del contables de inventarios, datos del producto como
Artículos en el el nombre del grupo, etc.
Movimiento Coloque la letra S si quieres que el movimiento sea
Contable detallado y la Letra N en caso contrario.
Forzar la validación Este parámetro exige que se digite el código del
de Ítems Contables ítems cada ves que se ingrese un concepto en un
movimiento del sistema.
Coloque la letra S si quieres que el sistema exija el
ingreso del ítems y la Letra N en caso contrario
Enviar el número Este parámetro permite enviar en la transacción de
de orden de cuentas por pagar el número de la orden de compra
compra en la en el campo referencia, información que permite
referencia de CxP contablemente determinar que orden de compra
en la Entrada esta generando la obligación del proveedor.
Mercancía
Exigir Nos serie y Importante para el Manejo del SRI, No. Serie y No.
No.Autorización en Autorización asignados a proveedores.
las Compras Coloque la letra S para que el sistema pida la serie y
número. Autorización de proveedores en las
compras y la letra N en caso contrario.
Fuente de Ajuste Fuente utilizada para la contabilización del ajuste
por Inflación por inflación.
Series de Ajustes Serie utilizado para la contabilización del ajuste por
por Inflación inflación.
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Complemento Corresponde al código contable o porción del

Contable para la código contable de la cuenta de IVA en ventas,
Cuenta de IVA en explicado mas adelante en esta sección.
Ventas en la
Facturación
Complemento Corresponde al código contable o porción del
Contable para la código contable de la cuenta de IVA en
Cuenta de IVA en Devoluciones, explicado mas adelante.
Ventas en las
Devoluciones en
Ventas

Una vez actualizados los parámetros generales del sistema, en cuanto al tema de la
contabilización, el usuario debe tener claro lo siguiente:

• Existen cuentas que se configuran por artículos y existe un alcance definido para cada una de
ellas.
• Si utilizas conceptos, los conceptos para efecto de su contabilización tiene asociado un código
contable.
• Existen otras cuentas asociadas al cliente en caso de la venta, estas cuentas son de cartera
(Cuentas por cobrar).
• Existen otras cuentas asociadas al proveedor utilizadas en las compras (cuentas por pagar).

Las cuentas que se definen a nivel de artículos son las siguientes:

1. Inventarios
2. Costos
3. Ingresos
4. IVA en compras
5. IVA ventas
6. IVA consumo
7. Inventario Remisionado
8. Inventario por entregar
9. Partida Ajuste por inflación
10. Contrapartida Ajuste por Inflación.

El sistema esta en la capacidad de armar las cuentas basadas en su plan de cuentas, es decir si
usted maneja cuentas de inventario por grupos de inventarios, el sistema permite configurar las
cuentas por grupo, si usted maneja cuentas de inventarios por bodegas usted puede definir
cuentas por bodegas, si la cuentas dependen de la bodega y el grupo igual puede hacerlo.

Para el sistema la cuenta se puede armar sacando una fracción definida por articulo, una fracción
definida por bodega, una fracción definida por grupo, etc.

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En el ejemplo para la cuenta de Inventario Mercancía, el sistema tiene dos secciones, un cuadro
de texto con un botón con la imagen de una lupa, la cual corresponde a la sección fija donde se
definen los primeros dígitos del código contable o la totalidad del código contable en caso de que
quieras definir la cuenta por artículo, y un combo con varios auxiliares donde se le puede indicar
al sistema que arme el código contable concatenando la fracción del código definida en el
cuadro de texto a la izquierda del combo, con la fracción del código ubicado en la entidad grupo,
bodega o bodega grupo o grupo bodega, dependiendo del caso.

Cada entidad que aparece en el combo, tiene un campo donde se digita el código auxiliar.

En el gráfico observe que la bodega tiene un cuadro de texto ‘Complemento Inventario’, es

aquí donde se define la fracción del código contable, para la cuenta de inventarios.

Si la cuenta de inventario esta definida por bodega, entonces podría colocar en el combo la
opción 4 [Auxiliar Bodega], y en cada bodega colocar el código contable, de esta maneja cuando
se realice algún movimiento el sistema saca la cuenta de inventario de la bodega donde se este
ingresando o sacando los artículos.

Si la cuenta es por articulo, entonces puedes colocarle en el cuadro de texto a la izquierda del
combo, el código contable y en el combo seleccionamos 0 [Nada]. y el sistema saca la cuenta de
inventario del articulo.

Si la cuenta de inventario esta definida por grupo de inventarios, entonces no colocamos código
en el cuadro de texto a la izquierda del combo y en el combo seleccionamos la opción 3
[Auxiliar grupo], y en el grupo definimos la cuenta de inventarios en el cuadro de texto
‘Complemento Inventario’.

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Nota: Para el caso de configurar cuentas por grupos de inventarios, aclaro que en el maestro de
artículos existe un cuadro de texto denominado ‘grupo (Complementos)’, y este define el
código del grupo de donde se saca la fracción del código contable, esto indispensable cuando se
manejan varios niveles de agrupamiento.

De Igual manera funciona para el resto de las cuentas, algunas en ves de un combo para definir
auxiliares, dan la posibilidad de armar la cuenta utilizando varios códigos auxiliares, como por
ejemplo la cuenta de costo.

La única diferencia es que para armar el código contable el sistema concatena la porción fija
‘Costo de venta’ y Cada Código Auxiliar configurado en el orden de cada combo.

12.4.3 Regeneración de documentos contables.

Proceso mediante el cual el sistema de inventario regenera un documento basado en la
configuración contable actual definida.

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