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CAPACITACION HERRAMIENTA KACTUS O SELF SERVICE

TRAMITES QUE SE HACEN EN EL CAL DE PERSONAL

 SE TRAMITAN ANTICIPOS: Preescolar, Primaria, Secundaria

 AJUSTES: EN LEGALIZACIONES DE PLANES EDUCACIONALES, ALOJAMIENTO,
PAGO DE CURSO DE INGLES E INFORMATICA SINO LO PAGARON EN LA
LEGALIZACION
 OPCION DE GRADO
 PREPARATORIOS
 DERECHOS DE GRADO
 CAMBIOS DE COLEGIO
 INTERSEMESTRALES E IDIOMAS QUE NO SE PRESENTEN JUNTO CON
LEGALIZACION DE PLAN EDUCACIONAL
 SOLICITUD DE CESANTIAS PARA LOS QUE PRESENTEN ERROR AL SUBIR LA
INFORMACION EN LA HERRAMIENTA DE KACTUS.
 SOLICITUD DE VACACIONES PARA LOS QUE NO TIENEN CUENTA DE RED DE
ECOPETROL
 SOLICITUD DE PAGO DE ANTIGÜEDAD EN DINERO PARA LOS QUE NO TIENEN
CUENTA DE RED DE ECOPETROL.
 SOLICITUD DE LOS 6 DIAS DE BENEFICIO POR HABER PEDIDO LA ANTIGÜEDAD
EN DINERO
 REINSCRIPCION DE SERVICIOS MEDICOS, CUANDO ESTAN VENCIDOS.
 PRESTAMO LIBRE INVERSION
 SOLICITUDES: COMITÉ DE EDUCACION CONVENCIONAL: USO Y ADECO

TRAMITE QUE SE HACE EN AUTOSERVICIO

 SOLICITUD DE VACACIONES Y ANTIGÜEDAD

 PERMISOS Y AUSENCIAS
 CERTIFICACIONES LABORALES
 ENCARGOS
 CAMBIO DE CUENTA BANCARIA

TRAMITES QUE SE REALIZAN EN HERRAMIENTA KACTUS

 RECONOCIMIENTO 1, PARA TRABAJADORES CON BENEFICIARIOS EN LA

UNIVERSIDAD
 LEGALIZACION DE PLAN EDUCACIONAL (MOMENTO 2 SI HAN PEDIDO ANTICIPO)
 RECONOCIMIENTO UNICO: SI NO HAN PEDIDO ANTICIPO
 APROBACION DE PLANES EDUCACIONALES
 REINTEGROS
 TRAMITE DE CESANTIAS: ADQUISICION DE VIVIENDA, AMORTIZACION CUOTAS
DE VIVIENDA, MEJORA DE VIVIENDA, PAGO IMPUESTO PREDIAL, LEASING
HABITACIONAL
 IMPRESIÓN DE DESPRENDIBLES DE PAGO
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 IMPRESIÓN DE CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES

 REGISTRO DE DECLARANTE DE RENTA
 DEDUCIBLE DE RETENCION EN LA FUENTE: INTERESES DE VIVIENDA,
DEPENDIENTE Y SALUD.
 MODIFICACION, CANCELACION DE APORTES VOLUNTARIOS
 RATIFICACION Y CANCELACION DE SERVICIOS MEDICOS
 CAMBIO DE FONDO DE CESANTIAS
 CAMBIO DE FONDO DE PENSIONES
 SOLICITUD ADJUDICACION SUBSDIO UVR
 SOLICITUD PAGO SUBSIDIO UVR
 RATIFICACION, REINSCRIPCION DE Y CANCELACION DE SUBSIDIO FAMILIAR

FORMA DE INGRESAR A LA HERRAMIENTA:

 https://gestiondepersonal.ecopetrol.com.co/
 IRIS: PARA EL TRABAJADOR/ RED DE GESTION/SERVICIOS COMPARTIDOS EN
LINEA/PERSONAL
 GOOGLE: KACTUS ECOPETROL y seleccionan Self Service- Kactus HCM

Para los usuarios que no tienen red de Ecopetrol, deben ingresar con la cédula y la clave
que le asignaron: Ejemplo

USUARIO: 137446391
CONTRASEÑA: Luis%16

Los usuarios que tiene red de Ecopetrol entran con el registro y la contraseña de red.
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1. DEDUCCIONES

Hay dos tipos de reportes que se pueden generar:

A. REPORTES Y CERTIFICADOS DE DEDUCCIONES: Se pueden generar los

siguientes reportes

a. Reportes descuentos de alimentación por comisión de viajes

b. Reportes de deducciones externas: bancos, cooperativas, clubes
c. Certificados de deducciones externas anuales
d. Descuentos Sindicales
e. Certificado de deducciones: Bancos, cooperativas, clubes

Se selecciona cualquiera de los reportes que necesitamos, indico de que fecha a que fecha
lo requiero y oprimo GENERAR
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B. DESCUENTOS Y GIROS POR EMBARGOS

Se pueden generar reportes de los descuentos realizados por cada uno de los embargos
que se tenga.

2. PRIMAS Y QUINQUENIOS

Se puede generar los siguientes reportes:

a. Reporte base y pago de prima de servicios

b. Reporte base y pago de primas extralegales
c. Reporte base y pago de quinquenios
d. Reporte base y pago de Prima de Traslado

Se selecciona cualquiera de los reportes que necesitamos, indico de que fecha a que fecha
lo requiero y oprimo GENERAR

3. CESANTIAS

Este módulo comprende:

A. REPORTE, SALDO E HISTORICO: Podemos consultar lo siguiente:

a. Reporte de Cesantías saldo actual

b. Reporte Cesantías anuales última liquidación
c. Certificación de las cesantías giradas al Fondo
d. Reporte Cesantías históricas por año
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Se selecciona cualquiera de la información que necesitamos y se da GENERAR

B. SOLICITUD RESERVA DE CESANTIAS

Esta solicitud sólo puede ser realizada para trabajadores con régimen de cesantías
tradicional que pertenezca a las siguientes áreas de personal:

• Escalafonado Beneficiario CCTV.

• Escalafonado Sindicalizado.
• Directivo Beneficiario CCTV.
• Directivo Sindicalizado.

C. SOLICITUD CESANTIAS TRADICIONALES

Se diligencian los campos :

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a. Motivo de Solicitud: Se selecciona el ítem para que queremos retirar la cesantías:

 Adquisición de vivienda
 Amortización cuotas de vivienda
 Ampliación, reparación, mejora o construcción de vivienda
 Pago de Impuesto Predial

b. El Valor del retiro

c. Se anexa los documentos soportes del retiro de cesantías

D. SOLICITUD CESANTIAS LEY 50

Los campos a diligenciar son:

TIPO DE SOLICITUD:

 Retiro Parcial de Cesantías Ley 50

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MOTIVO DE RETIRO: Los motivos por los cuales se retiran cesantías parciales son:

 Adquisición de vivienda
 Amortización cuotas de vivienda
 Ampliación, reparación, mejora
 Pago de Impuesto Predial
 Pago Extraordinario Leasing habitacional

VALOR DEL RETIRO: Valor que va a pagar en cesantías

MATRICULA INMOBILIARIA DEL INMUEBLE: La que aparece en el Certificado de

Libertad y Tradición.

ADJUNTAR DOCUMENTO: Se anexa el archivo escaneado en PDF

CENTRO DE ATENCION LOCAL: Barrancabermeja

4. CERTIFICADOS Y REPORTES:

Se pueden generar los siguientes reportes:

A. INGRESOS, SOBRETIEMPO, SEGURIDAD SOCIAL, CUENTA BANCARIA

En este ítem se pueden bajar los siguientes reportes:

 Reporte histórico de sobretiempo

 Certificado de ingreso por año
 Certificado seguridad social operador
 Certificado histórico de sobretiempo
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 Certificado de ingreso detallado por mes

 Certificación de horas extras
 Reporte mensual retención de la fuente
 Certificación de cuenta bancaria

Se selecciona cualquiera de los reportes que necesitamos, indico de que fecha a que fecha
lo requiero y oprimo GENERAR

B. DESPRENDIBLES DE PAGO

Se puede generar.

 DESPRENDIBLE/COMPROBANTE DE NOMINA

Se selecciona el año, el mes y el período ( Quincena) del cual necesitamos el recibo de

pago, y oprimo GENERAR

 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES

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Se selecciona el año del cual necesitamos el certificado

 Señalamos detalle certificado de Ingresos y retenciones

5. RETENCION EN LA FUENTE

A. DECLARANTE DE RENTA

Se selecciona Declaro renta y oprimo en la parte superior ACTUALIZAR

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Oprimo Acepto en Habeas Data

Oprimo Acepto en Declaración Juramentada

En la parte superior sale nota en rojo: su solicitud fue registrada satisfactoriamente para la
próxima quincena.

B. CAMBIO DE PROCEDIMIENTO DE RETENCION EN LA FUENTE

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Solo se puede solicitar el cambio de procedimiento de retención en la fuente en Diciembre

con el fin de asegurar su aplicación a partir de la primera quincena de enero del siguiente
año.

C. REPORTE MENSUAL DE RETENCION EN LA FUENTE

En este ítem se pueden bajar los siguientes reportes:

 Reporte histórico de sobretiempo

 Certificado de ingreso por año
 Certificado seguridad social operador
 Certificado histórico de sobretiempo
 Certificado de ingreso detallado por mes
 Certificación de horas extras
 Reporte mensual retención de la fuente
 Certificación de cuenta bancaria

Se selecciona cualquiera de los reportes que necesitamos, indico de que fecha a que fecha
lo requiero y oprimo GENERAR
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D. DEDUCIBLE DE RETENCION EN LA FUENTE

Los deducibles de Retención en la fuente se pueden hacer por:

 DEDUCIBLE DE VIVIENDA
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Para registrar los interés de Vivienda, oprimimos en la superior NUEVO, seleccionamos

Deducible de vivienda, damos CONTINUAR

En Habeas Data, damos ACEPTAR

En Declaración Juramentada, damos ACEPTAR

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Cogemos la certificación emitida por CAVIPETROL o por el Banco que esté certificando los
intereses de vivienda, la escaneamos en un archivo, procedemos a agrupar los intereses de
vivienda por fechas, ejemplo Enero 1/2015 al 31/12/2015. Teniendo éstos datos
procedemos a llenar los campos

En Fecha certificación de la Entidad: Vamos colocamos la fecha inicial y final de los

intereses de vivienda: 01/01/2015 al 31/12/2015

En valor anual: Colocamos el valor que dio la sumatoria de la fecha agrupada

En Examinar: Anexamos la certificación emitida por Cavipetrol o el Banco (Escaneada en

PDF)

Oprimimos ADICIONAR REGISTRO

Así hacemos el mismo procedimiento con el resto de fechas agrupadas

En la parte inferior van apareciendo los intereses que se van registrando.

Una vez se han registrado todos los intereses de vivienda oprimimos el botón GUARDAR
que está en la parte superior.

Inmediatamente aparece un letrero en rojo que indica el número con el cual se ha grabado la
información.

 DEDUCIBLE DE SALUD

 DEDUCIBLE DE DEPENDIENTE
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Para registrar por Dependiente, oprimimos en la superior NUEVO, seleccionamos Deducible

Dependiente, damos CONTINUAR

Seleccionamos el beneficiario por el cual vamos hacer el deducible. Solo se selecciona uno.

 Si es hijo menor no se requiere ningún documento.

 Si es hijo mayor y está estudiando se debe anexar el certificado de estudios. El
deducible se debe hacer dos veces en el año, en cada semestre de estudio.
 Si es por la esposa o padres: certificado de un contador que indique que el beneficiario
no trabaja, no recibe pensión ni renta de ninguna naturaleza y depende económicamente de
él.

6. APORTES VOLUNTARIOS

A. CERTIFICADO DE ESTIMULO AL AHORRO

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Se selecciona Certificado de Estímulo al ahorro, indico de que fecha a que fecha lo requiero
y oprimo GENERAR.

B. SOLICITUDES APORTES VOLUNTARIOS

Seleccionamos Cuenta A.F.C. o Aportes Voluntarios

Cuando Seleccionamos Aportes Voluntarios: Ingresamos a esta pantalla para MODIFICAR,

o si queremos hacer una CUOTA EXTRA o cuando CANCELAR el aporte voluntario.

Hacemos el cambio y damos GUARDAR

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7. ADMINISTRACION DE FAMILIARES

RATIFICACION, CAMBIO Y CANCELACION

Se selecciona el beneficiario por el cual se va ha realizar la ratificación, o la cancelación. Se

oprime el Icono que apafrece en SOLICITAR
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En Declaración General damos ACEPTAR

En Tipo de Solicitud a Realizar: Seleccionamos

 Ratificación hijos mayores de 18 años

 Cambio documento del beneficiario
 Cancelación familiares

En EXAMINAR anexamos el archivo del documento de la ratificación y

oprimimos en la parte superior GUARDAR

8. CAMBIO DE CUENTAS

A. CAMBIO DE FONDO DE CESANTIAS

Oprimimos el Icono CAMBIAR

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Damos ACEPTO en Habeas Data

En entidad selecciono el Fondo al cual me voy a cambiar

En Examinar anexo la certificación emitida por el Fondo y oprimo GUARDAR

B. CAMBIO DE FONDO DE PENSIONES:

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Oprimimos el icono CAMBIAR

Damos ACEPTO en Habeas Data.

En Entidad selecciono el Fondo al cual me voy a cambiar

En Examinar anexo la certificación emitida por el Fondo y oprimimos GUARDAR

9. BENEFICIO EDUCATIVO
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Cuando en la pantalla sale la palabra CREAR SOLICITUD, es para tramitar legalización de

plan educacional que no sea por TRANSFERENCIA DE INFORMACION, o sea cuando la
universidad nos llena el formulario, o también para crear un anticipo.

Si está la palabra SOLICITUD es para entrar a aprobar un plan educacional por

transferencia de información.

La palabra ANTICIPO, se utiliza cuando creamos anticipos para preescolar, primaria,

secundaria tanto para personal Activo, pensionado. Este proceso se debe realizar en el CAL
DE PERSONAL.

La palabra LEGALIZACION, se utiliza para legalizar los anticipos de preescolar, primaria,

secundaria tanto de activos como de pensionados. Se hace por la herramienta SELF
SERVICE o KACTUS.

La palabra RECONOCIMIENTO, se utiliza para solicitar el pago del plan de preescolar,

primaria, secundaria, cuando no se ha pedido anticipo. Se hace por la herramienta SELF
SERVICE o KACTUS.

La palabra RECONOCIMIENTO 1: Se utiliza para solicitar anticipo de Universidad para

trabajadores activos. Se hace por la herramienta Self Service o Kactus

La palabra RECONOCIMIENTO 2: Se utiliza para legalizar los planes educacionales de

universidad para el personal activo que hayan pedido anticipo. Se hace por la herramienta
Self Service o Kactus

La palabra RECONOCIMIENTO UNICO: Se utiliza para solicitar el pago del plan

educacional de Universidad, cuando no hayan pedido anticipo.
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A. PARA CREAR UN ANTICIPO PARA UNIVERSIDAD

Seleccionamos el beneficiario por el cual vamos a crear el anticipo, oprimimos CREAR

SOLICITUD

En período escogemos si el anticipo es para el primer o segundo semestre académico del

año, damos ACEPTAR
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Seleccionamos RECONOCIMIENTO 1 , para ello debemos tener la certificación de pago y

diligenciado el Formulario 324, debidamente diligenciado por el trabajador y colocar en la
parte inferior RECONOCIMIENTO 1.

En Habeas Data, damos Acepto.

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Se diligencian los siguientes campos:

Nivel escolaridad: Universitario

Grado Escolaridad: Semestre que va a cursar

Institución: La universidad donde estudia. Si no se encuentra la institución creada en el

listado se escoge “INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO RELACIONADA EN EL LISTADO”, para
que la funcionaria del proceso proceda a adicionarla al listado.

Período Académico: Se selecciona si es de Enero a Junio (2016 Semestre 1 Regular. Si

es de Julio a Noviembre (2016 Semestre 2 Regular)

OPRIMIMOS SIGUIENTE
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Llenamos los campos:

Facultad: A la que pertenece la carrera

Programa: Nombre de la carrera

Semestres Totales: 10

OPRIMIMOS CONTINUAR

Diligenciamos los campos de:

Concepto beneficio: Seleccionamos matrícula

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Valor Solicitado: Lo que cuesta la matrícula ordinaria

Damos Guardar beneficio

OPRIMIMOS CONTINUAR

En Examinar procedemos a subir el archivo del Formulario 324, junto con el recibo de pago
o la certificación de pago.

Damos GUARDAR, inmediatamente nos va a dar un CONSECUTIVO con el que quedó

grabado el anticipo.

B. PARA CREAR UNA LEGALIZACION PLAN EDUCACIONAL UNIVERSIDAD

CUANDO NOS LLENAN FORMULARIO

Se selecciona el beneficiario por el cual se va a legalizar el plan educacional, oprimimos

CREAR SOLICITUD
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En período escogemos si la legalización es para el primer o segundo semestre académico

del año, damos ACEPTAR.

Si hemos pedido anticipo escogemos MOMENTO 2.

Si no hemos pedido anticipo RECONOCIMIENTO UNICO

Para legalizar planes educacionales de preescolar, primaria secundaria escogemos

RECONOCIMIENTO

En Habeas Data, damos ACEPTO

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Se diligencian los siguientes campos:

Nivel escolaridad: Universitario

Grado Escolaridad: Semestre que va a cursar

Institución: La universidad donde estudia

Período Académico: Se selecciona si es de Enero a Junio (2016 Semestre 1 Regular. Si

es de Julio a Noviembre (2016 Semestre 2 Regular)

OPRIMIMOS SIGUIENTE

Llenamos los campos:

Facultad: A la que pertenece la carrera

Programa: Nombre de la carrera

Semestres Totales: 10

OPRIMIMOS CONTINUAR

Para el pago del alojamiento debemos responder 3 preguntas:

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1. ¿El Beneficiario por el cual usted está solicitando el reconocimiento de beneficio educativo
reside con usted?
Si No

2. ¿El padre o madre del beneficiario por el cual está solicitando el beneficio educativo, se
encuentra inscrito ante Ecopetrol?
Si No

3. ¿El beneficiario por el cual usted está solicitando el reconocimiento de beneficio educativo
reside con la madre o padre?
Si No

Diligenciamos los campos de:

Concepto beneficio: Seleccionamos matrícula

Valor Solicitado: Lo que cuesta la matrícula ordinaria

Damos Guardar beneficio

OPRIMIMOS CONTINUAR
 31

En Examinar procedemos a subir el archivo del Formulario 324 diligenciado por la

Universidad, junto con el recibo de pago o la certificación de pago. Si estamos legalizando el
primer semestre debemos adjuntar el Pensum académico de toda la carrera.

Damos GUARDAR, inmediatamente nos va a dar un CONSECUTIVO con el que quedó

grabado el anticipo.

NOTA: Cuando las Universidades tienen convenio de Transferencia de Información, la

misma universidad se encarga de enviar la información a la plataforma de Self Service para
que Ecopetrol realice la liquidación respectiva y proceda montarla en la herramienta, el
trabajador entra a Kactus a APROBARLA.

C. APROBACION DE PLAN EDUCACIONAL POR TRANSFERENCIA DE

INFORMACION

Cuando la Universidad carga la información en la plataforma apare en el

beneficio educativo del beneficiario la palabra CONSULTAR, lo que significa
que debo entrar a APROBAR el plan educacional, doy doble click en esta
opción:
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Doy click ACEPTO en Habeas Data

Aparece pantalla para APROBAR, para lo cual debo analizar los valores que
me están liquidando tanto de matrícucla, como tarifa única de libros-bus

Al aprobar aparecen 3 preguntas para pagar ALOJAMIENTO

1. ¿El Beneficiario por el cual usted está solicitando el reconocimiento de beneficio educativo reside con
usted?
Si No

2. ¿El padre o madre del beneficiario por el cual está solicitando el beneficio educativo, se encuentra inscrito
ante Ecopetrol?
 33

Si No

3. ¿El beneficiario por el cual usted está solicitando el reconocimiento de beneficio educativo reside con la
madre o padre?
Si No

Cuando damos CONFIRMAR en la pantalla de alojamiento, inmediatamente

queda registrada la APROBACION DEL PLAN EDUCACIONAL con un
número

10. SUBSIDIO UVR

A. SOLICITUD ADJUDICACION SUBSIDIO UVR

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En entidad se selecciona el Banco

En Valor real Crédito: Se coloca el valor del préstamo de vivienda

En Examinar: Se anexa el archivo de los documentos: Copia de la escritura y certificación

del banco

Damos GUARDAR

B. SOLICITUD PAGO BENEFICIO SUBSIDIO UVR

En mes pago, colocamos el mes que estamos cobrando

Llenamos la casilla Cuotas pagadas e intereses pagados

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En Examinar: adjuntamos la certificación emitida por el banco.

11. SUBSIDIO FAMILIAR

Seleccionamos el beneficiario por el cual vamos a ratificar el subsidio familiar

En Habeas Data, doy ACEPTO

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En tipo de solicitud a realizar escogemos:

 Ratificación y reinscripción
 Cancelación de Subsidio Familiar

En EXAMINAR, anexamos los documentos

Si es hijo: El formato de ratificación del subsidio y la certificación de estudios

Si son padres: Formulario diligenciado, formato extrajuicio y certificación de un contador,
donde indique que no labora, no recibe ingresos, ni pensión, ni renta de ninguna naturaleza,
ni subsidio familiar de ninguna Caja de Compensación Familiar y depende económicamente
del trabajador.