LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como Legislación

Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes específicas, a fin de
regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes privados como públicos, a
fin de resguardar, manipular y consultar adecuadamente los documentos que constituyen
la memoria colectiva o institucional de este país. La Ley que cumple con la función de
erigirse como la Legislación Documental de Colombia es conocida con el nombre de Ley 594
de 2000, y fue promulgada por el Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el
nombre de Ley General de Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distinto
documentos de interés nacional e institucional. De esta forma, el Poder Ejecutivo y
Legislativo de la República de Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento
la forma adecuada de llevar a cabo la Gestión Documental de cada una de las entidades
públicas o privadas, que cumplieran funciones públicas. Así mismo, es importante destacar
que la razón que motivó el diseño y promulgación de esta legislación documental
colombiana no sólo fue la conservación histórica de los distintos documentos
administrativos, sino la necesidad descubierta en ese momento, por parte del gobierno, de
organizar el ejercicio de la Administración Pública, puesto que sin normas al respecto, la
función de las instituciones y empresas del Estado quedaba vulnerable ante hechos de
corrupción, pérdida de documentos, malversación de fondos, gastos indebidos, desfalcos y
quiebras. De esta forma, una vez los expertos e investigadores del Archivo General de la
Nación revelaron los impactantes y preocupantes resultados que arrojó su investigación
sobre el manejo y uso de Archivos dentro de la Administración Pública, el Gobierno Nacional
decidió que debía legislar sobre este aspecto, diseñando un Plan de Gestión Documental,
por el cual debiera regirse el ejercicio administrativo de las empresas e instituciones del
Estado, en aras de conservar la transparencia y el buen manejo de los recursos. Igualmente,
aun cuando en principio esta legislación documental fue diseñada para las instituciones
gubernamentales, tanto públicas como privadas, la idea es que cada día sea más asumida
por toda empresa que haga actividad en el territorio colombiano, a fin de que sea entonces
la Ley General de Archivos: Ley 594 del 2000 la que rija y unifique el manejo, organización
y administración de la información contenida en los distintos documentos producidos y
recibidos por las distintas entidades, oficinas, departamentos y direcciones de empresas e
instituciones. En este sentido, dentro de la Ley General de Archivos se encuentran
expuestos algunos conceptos y definiciones técnicas, inherentes al ejercicio archivístico, a
fin de que aquellas instituciones que deban regirse por ella, aprendan también nociones en
materia de Archivo, al tiempo de que se unifica el conocimiento en este ámbito. Así también
la Ley 594 del 2000 incluye dentro de sus preceptos los principios primordiales que rige toda
gestión documental o archivística, esto con el objetivo de que los directivos o personal
encargado del manejo de archivos dentro de la institución no sólo sepa qué manda la Ley,
sino que aprenda de primera fuente cómo debe ser la gestión documental que debe
emplear dentro de su institución, para la conservación de los documentos producidos y

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recibidos, independientemente del soporte en que estos se encuentran. Así las cosas, sería
pertinente entonces hacer una breve descripción de cuáles son algunos de estos principios
de función archivística, que se encuentran incluidos dentro de esta Ley que se constituye
como la Legislación Documental de Colombia, por excelencia: Uno de los principios bás icos
de toda función archivística es la organización, puesto que no sólo es necesario procurar a
los documentos las mejores condiciones de conservación, sino que debe crearse un sistema
organizado y rápido que permita la eficiente localización y recuperación de la información,
puesto que un archivo no sólo es un sitio en donde se almacenan papales, sino una fuente
constante de información y consulta, el cual se erige en cuanto a la Administración Pública
como el pilar del derecho a la información que tienen los ciudadanos de un país, en este
caso los colombianos. Así mismo, también es necesario que las instituciones y personal
encargado del manejo de archivos sean conscientes en todo momento de la importancia
que tienen los archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así
como testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos históricos.
De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas técnicas de conservación,
restauración o incluso copia en soportes mucho más duraderos, eliminando así la terrible
práctica de desechar documentos basados en el argumento de su deterioro o antigüedad.
En términos un poco más administrativos, esta Ley busca transmitir a las instituciones y
empresas que deben regirse por ellas la noción básica sobre el instrumento que representa
un Archivo, visto como el compendio de los distintos documentos, producidos o recibidos
durante una gestión específica, y que vienen a constituir el respaldo y testimonio material
de dicha gestión, lo cual se erige así mismo como garantía de transparencia y fuente de
información a la hora de tomar decisiones o evaluar el desempeño de algún plan, empleado
o de la institución como un todo. Por otro lado, siendo una Ley promulgada por el gobierno,
la Ley 594 del 2000 busca entonces concienciar también a todos los funcionarios públicos
que tengan relación directa con el manejo de archivos, así como a todo aquel que haga vida
en las instituciones, privadas o públicas, a la necesidad y responsabilidad legal en el manejo
adecuado, transparente y apegado a la Ley que debe tener la gestión documental en cada
una de las entidades. De igual forma, la Ley 594 del 2000 busca exponer ante todas la
empresas y entidades públicas o privadas, como máxima autoridad en materia de archivos
al Archivo General de la Nación, entidad que cumple con la función de orientar y emitir
directrices en el ámbito de gestión documental, orientada a resguardar el patrimonio
documental de cada una de las localidades, ciudades y departamentos de la nación
colombiana. Así mismo, esta Ley colombiana ordena sobre la obligación que debe tener
cada institución en la correcta organización documental, así como en el diseño de
mecanismos eficientes que les permita a los ciudadanos como parte de su Derecho a la
Información su respectiva y oportuna consulta sobre cualquier documento al que tenga
acceso legalmente. En cuanto a este principio, la Ley predice que la correcta aplicación de
esta Ley, en materia de producción, recepción, clasificación, resguardo y organización de
los Archivos, reducirá el caos en las instituciones, agilizando su gestión, haciendo entonces
que las oficinas de Administración Pública se conviertan realmente en oficinas eficientes y

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eficaces, tal como es el objetivo de toda institución administrativa. En todo momento, las
personas e instituciones encargadas de resguardar y conservar documentos, que
constituyen el patrimonio documental y la memoria colectiva de una ciudad o país, deben
velar en todo momento por implementar día a día las técnicas modernas en materia de
resguardo, restauración y conservación de documentos, a fin de que cada día el país logre
tener un sistema de archivos moderno, eficiente y eficaz, que en realidad vele por la
memoria del país y la consulta rápida de ésta. Finalmente, y en aras de evitar cualquier tipo
de equivocación o interpretación herrada, el Gobierno Nacional de Colombia decretó
dentro de la Ley 594 del 2000 que el ente designado para la interpretación de esta
legislación es el Archivo General de la Nación, el cual cumplirá su función a través de la
producción de guías, así como el acompañamiento a las instituciones y la elaboración de
jornadas continúas de capacitación, las cuales van dirigidas a apoyar y orientar a las
instituciones públicas y privadas en la gran misión de conservar y resguardar la memoria
histórica, administrativa y cultural de la nación colombiana.

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