INFORME DE PRODUCCION LABORAL

Ing. JAIRO MENDOZA TAMARA

Administrador de Sistemas

Coordinador Procesos de Facturación

Mis funciones en LA ESE HOSPITAL LOCAL SAN JACINTO, van desde la

Administración de Los Sistemas hasta la Coordinación de los Procesos de
Facturación, específicamente en las siguientes labores:

1. Administrador de Sistemas de Información (SIOS; Sistema de

Información de Operaciones en Salud)

 Instalación, Configuración, Mantenimiento y Regulación del correcto

funcionamiento del sistema local de Información.
 Administrador de Base de Datos de SIOS.
 Realización de Copia de Seguridad de BD Semanalmente.
 Actualización de Manuales Tarifarios, Procedimientos, Consultas,
Medicamentos, Estancias, Insumos, etc.
 Parametrización del Sistema
 Creación de nuevo periodo de facturación.
 Extracción de informes de Producción.
 Dictar Inducciones

2. Creación, Digitalización, validación y envío de informes a entes de

Control.
 Circular 030 o Circular Conjunta (Cartera). (SISPRO - PISIS)
 Resolución 0256 Calidad (SISPRO - PISIS)
 Circular Única (SUPERSALUD)
 Resolución 2175 (SISPRO - PISIS)

3. Administración de Redes e Internet.

 Trazado, Configuración y Regulación de las redes Etherneth y Wifi.
 Diseño de nuevos puntos de red
 Instalación de nuevos Puntos de red.

4. Administración de Pagina Web Institucional y Redes Sociales de la

Entidad.
 Actualización de Contenidos
 Implementación de herramientas informáticas
  Creación de Post

5. Preparación del ultimo proceso de Facturación por EPS en capitas y

eventos.
 Recepción de Rips y facturas en Físico
 Organización de la Facturación
 Validación de RIPS
 Verificación de Contenidos de registros
 Corrección de RIPS.

6. Radicación de la facturación en las diferentes EPS, Cartagena,

Barranquilla, Magangué, Montería y El Carmen de Bolívar.
 Cargar RIPS en las diferentes Plataformas
 Radicar
 Recepción de facturas radicadas
 Corrección de Errores
 Recepción de Devoluciones
 Retroalimentación del Ciclo de Facturación

Ing. JAIRO MENDOZA TAMARA

C.C. 9176459
 DIAGNOSTICO DE SISTEMAS Y PROCESO DE FACTURACION

Ing. JAIRO MENDOZA TAMARA

Administrador de Sistemas

Coordinador Procesos de Facturación

La ESE HOSPITAL LOCAL SAN JACINTO cuenta con un sistema informático para
la sistematización de sus procesos con redes ethernet y wifi, las cuales mantienen
conectados 28 computadores conectados entre sí mediante el Sistema De
Información de Operaciones en Salud SIOS, alimentando toda su información en
una Base de Datos en SQL SERVER.
1. Redes Ethernet y Wifi
La red llega hasta cada una de las dependencias; Consultorios, Salas, Corredores
y Oficinas a través de una red cableada que consta de 1 switch principal de 48
puertos, que a su vez repite sus datos por medio de 4 switches de 8 puertos en
algunas dependencias y amplificada a través de 1 routers en el área de Consulta
Externa como red wifi.

 En la actualidad esta red funciona perfectamente, sin ningún

contratiempo a excepción de errores en los circuitos eléctricos que
causan retornos en algunos switchs.
 Se puede mejorar con la corrección de los circuitos eléctricos y las
fases en las redes eléctricas (es un problema bastante complejo)

2. Equipos de Computo
La entidad cuenta con un total de 28 computadores
6 Computadores de mesa
21 Computadores Todo En Uno
1 Servidor HP, en mal estado debido a problemas eléctricos
anteriormente mencionados.
 En la actualidad están funcionando 27 equipos, la pérdida del
SERVIDOR ha ocasionado lentitud en el transporte de los datos, ya
que se están utilizando equipos con bajos recursos para este tipo de
trabajo, y a su vez se disminuye el numero de equipos que se
pueden utilizar por los trabajadores, ya que se están destinaron 2
computadores todo en uno para alojar los sitios web, el software
 local y las bases de datos, que cuentan con gran tamaño y por ende
requieren de grandes recursos de los procesadores.
 Esto se puede mejorar con la compra o arreglo del servidor y de 7
nuevos computadores, para reforzar áreas que carecen de estos o
que ya están a punto de cumplir su vida útil.
 Estos equipos junto con el servidor, deben estar alimentados en una
red eléctrica regulada, que los abastezca de corriente durante los
cortes o la ausencia del fluido eléctrico en la institución, y que a su
vez los proteja durante el uso de las plantas electica ya que estas
fluctúan en picos de voltaje alto y bajo.
 Todos los computadores deben ser sometidos a mantenimientos
preventivos y correctivos, ya que hace mucho tiempo que no se les
brinda esta ayuda para obtener los mejores rendimientos de estos.

3. Software
La institución adquirió la licencia de uso del Sistema de Información de
Operaciones en Salud SIOS de Sysnet LTDA, este software cuenta con los
siguientes módulos de escritorio y sitios web locales:
 Administración - Funcionando
 Urgencias – Funcionando
 Recepción – Funcionando
 PyP – Funcionando
 Facturación – Funcionando
 Contabilidad – No está en uso
 Presupuesto – No está en uso
 Inventario – No está en uso
 Farmacia – No está en uso
 Nomina – No está en uso
 Administrador web – Funcionando
 Contratación – Funcionando
 Historia Clínica – Funcionando
 Enfermería – No está en uso
 Admisiones – Funcionando
 Odontología – Funcionando
 Laboratorio – No está en uso
Algunos de estos módulos como Inventario, farmacia, Laboratorio y Enfermería no
están funcionando en su totalidad, ya que le falta la capacitación al personal
correspondiente y otros incompletos en algunas plantillas, cómo es el caso del
módulo de laboratorio.
En otros casos existen algunos errores que no han sido solucionados por los
fabricantes.
Para solucionar estos inconvenientes los mas recomendable es exigir una
visita por parte del fabricante; SYSNET LTDA, en la cual se pueda reparar,
actualizar, capacitar y mejorar las funciones de dicho software.

4. Proceso de Facturación
En la actualidad la entidad tiene una población promedio de 22.000 pacientes,
para su atención mediante contratación capitada con EPS, como Mutual Ser,
Saludvida, Comparta, Comfacor y Medimás las cuales se atienden por Consulta
Externa, PyP, Laboratorio y Atención Inicial de Urgencias.
El proceso de facturación de la ESE esta seccionado en;

Recepción de Pacientes
Consulta Externa, PyP, Laboratorio y Atención Inicial de Urgencias
 Verificación de Derechos del Paciente
 Citas (Conslta Exerna, PyP y Laboratorio)
 Admisión del Paciente (Urgencias)
En este primer paso es muy importante la verificación de derechos del paciente
para asignarle la eps correspondiente y evitar glosas o devoluciones. También es
importante la actualización de datos del paciente sobre todo en el cambio de tipo
de documento, apoyándose en la Base de Datos que envían las eps de la
población contratada para su atención.
En este proceso se recibe puntualmente la BD de Mutual ser, en los primeros días
de cada mes, como es correspondiente, pero las demás eps hacen envíos de sus
bases de datos a mitad o al finalizar el mes, lo que causa problema en la
verificación en tiempo real mes a mes.
Para Mejorar este inconveniente se ha enviado oficios a las eps que no
cumplen con esta normatividad, pero hasta el momento todo sigue igual.
En la verificación de Pacientes para la Atención Inicial de Urgencias, los
facturadores deben apoyarse en la herramienta ADRES, para lo cual se necesita
el servicio de Internet las 24 hrs. Lo cual se cumple la mayor parte del tiempo
adecuadamente.
Luego de la admisión de paciente por Urgencias viene el proceso de impresión de
formatos, el cual en la actualidad causa muchas devoluciones de la facturación por
parte de las eps, ya que no se cuenta con una herramienta adecuada, la
impresora que se utiliza para este trabajo no tiene la capacidad requerida y en
estos momentos ya se encuentra en un estado deficiente por su corta vida útil.
Para mejorar este proceso es necesario adquirir un equipo de impresión de
alto desempeño, que brinde la calidad y el volumen de impresión requerida

Atención del Paciente

Luego de la recepción viene la atención del paciente, ya sea por consulta externa,
pyp, laboratorio, odontología o Urgencias, durante esta atención es importante la
digitalización de datos de la atención por parte del médico en los módulos
correspondientes del sistema informático, Con Historia clínica en la parte de
Urgencias esta herramienta se utiliza muy poco y los prestadores continúan
llenando las historias manualmente en físico, lo que hace la inversión en software
no se esté aprovechando.
En este caso habría que mirar el volumen de atenciones por urgencias y evaluar
tiempos y tomar las respectivas decisiones,
Al igual el módulo de enfermería no se utiliza por parte de las enfermeras porque
esto depende del uso de historia clínica por parte del médico de turno.
En la parte de Laboratorio el modulo correspondiente no se esta utilizando ya que
se encuentra incompleto.
Todos estos detalles suman para que el proceso de registro de datos durante la
atención del paciente, no se lleve de forma optima y causa retrasos e
incoherencias en la información ya que una parte se digitaliza y otra se realiza
manualmente.
Al mejorar este proceso la entidad reduciría gastos de papelería, mano de obra e
infraestructura.
Para mejorar esto se hace necesario la presencia o atención por parte del
fabricante del software para actualizar, reparar y optimizar el sistema.

Digitación de Registros

Las metas establecidas por las EPS, según la población contratada por capitas,
son bastante altas, lo que exige una permanente digitación por parte de
facturadores los cuales deben estar respectivamente capacitados y que sus
cualidades sean las mejores para este tipo de trabajo.
En la actualidad hay constantes cambios en el talento humano de este proceso, lo
que ocasiona estar capacitando personal constantemente y esta inexperiencia de
estos se muestra en errores al momento de realizar la digitación, que da como
resultados glosas y devoluciones de cuentas médicas.

Se sobreentiende que los cambios administrativos son inevitables en las entidades

públicas, lo que hace dejar esta parte a decisiones administrativas.

Generación de Rips

Este proceso se realiza normalmente sin inconvenientes, a excepción de la

generación de los rips generales que se entregan a Secretaria de Salud Municipal
mensualmente, debido a que el programa no lo hace adecuadamente.

Para este inconveniente ya se reporto el caso al fabricante y se le envió base de

datos requerida por ellos y se esta a la espera de la solución de este caso.

Validación

Para finalizar el proceso de facturación se hace necesario procesar y validar la

información digitada, y prepararla según los requisitos de cada EPS, en esta parte
se recepciona toda la información del proceso de facturación, por lo que es
importante que cada uno de los procesos se realicen de la mejor manera, ya que
si por ejemplo se comenten 50 errores por digitador y hay 10 digitadores serian
500 errores que se recibirían, lo que genera atrasos al momento de la preparación
de facturas y rips, que es lo que sucede actualmente. También los problemas de
impresión causan grandes inconvenientes, debido a que no se puede enviar una
factura ilegible o con formatos inconclusos, etc, porque todo esto resulta en
devoluciones o glosas.

Es conveniente que toda la facturación de un mes, sea terminada mínimo el día 3

del mes siguiente al mes facturado. Esto para poder realizar la validación con
tiempo para empezar a radicar ya que algunas eps tienen corte de radicación el
día 10 de cada mes y debemos tener en cuenta que los registros a validar son un
promedio de 20.000 lo que es una tarea que requiere tiempo.

Para mejorar este proceso es necesario tener la mano de obra (Digitadores y

Facturadores) activos durante los días hábiles del mes, para poner como meta día
trabajado, día facturado. Al igual es importante llevar la facturación al día para
evitar la acumulación, que causa múltiples problemas para los respectivos pagos
de las EPS.

Radicación

La radicación se realiza de forma continua en las eps con las cuales se tiene
cápita contratada, como MUTUAL SER, SALUDVIDA, COMPARTA, COMFACOR
Y MEDIMAS, con inconvenientes normales de errores pero que se lleva el debido
proceso para su normal funcionamiento.
También se realiza radicación de eventos continuos en eps como: Clínica General
del Norte, Coosalud, Nueva EPS, Sanidad Policía Nacional, Sanidad Militar
Armada, Sanidad Militar Ejercito, SaludTotal, Ambuq, Comfamiliar, Cajacopi,
Coomeva, Sanitas, Sura, etc.
Existen algunas eps que aunque su volumen de atenciones es poca en la parte de
urgencias, modalidad eventos, estas no se están radicando ya que las oficinas de
radicación se encuentran en Bogotá y se desconoce sus respectivas direcciones.
Para optimizar este proceso tan importante en la entidad, es necesarios cumplir
con todos los procesos anteriormente mencionados y que una vez se tenga
preparada la facturación, asegurarse de que esta sea radicada en cada una de las
oficinas correspondientes, lo mas pronto posible para que lleguen a tiempo y que a
su ves entren en proceso de pago.
Al igual es importante tener la disponibilidad de los viáticos para poder cumplir con
los tiempos establecidos por las eps, como fecha de corte para cada mes de
facturación. Las oficinas de recepción de la radicación se encuentran actualmente
en Cartagena, Barranquilla, Montería, Magangué, Bogotá y El Carmen de Bolívar.
Otra parte que puede mejorar todos estos procesos es tener permanentemente un
auxiliar para realizar determinados oficios referentes a la facturación, validación,
Informes a entes de control como Circular 030, Circular Única, Resolución 0256,
etc.
Ing. JAIRO MENDOZA TAMARA

C.C. 9176459