DETERMINAR LOS CARGOS Y ROLES DE TRABAJO EN LOS NIVELES

OCUPACIONALES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS COMPETENCIAS

LABORALES REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DE LOS
TRABAJADORES.

MELISSA ALBÁN RIVERA

ELSY ROCIO VALENCIA GUEJIA
ERLY PATRICIA SALAZAR
JESSY CONDA GRANADA
DIANA QUESADA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (FICHA: 1834816)
CENTRO AGROPECUARIO
SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA
SEPTIEMBRE 27 DE 2020
DETERMINAR LOS CARGOS Y ROLES DE TRABAJO EN LOS NIVELES
OCUPACIONALES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS COMPETENCIAS
LABORALES REQUERIDAS PARA EL DESEMPEÑO DE LOS
TRABAJADORES.

MELISSA ALBÁN RIVERA

ELSY ROCIO VALENCIA GUEJIA
ERLY PATRICIA SALAZAR
JESSY CONDA GRANADA
DIANA QUESADA

PRESENTADO A:
FRANCO GUTIERREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO (FICHA: 1834816)
CENTRO AGROPECUARIO
SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA
SEPTIEMBRE 27 DE 2020

INTRODUCCION
El presente trabajo se realiza con el fin de conocer los criterios y análisis de
competencias, para la función de cargos, teniendo claro que cada organización es
diferente según sus actividades y su productividad en el mercado que se
desenvuelve cada uno de ellos. Para esto se debe realizar el manual de cargos ya
que para cada uno es diferente.
La descripción de puestos es una exposición de las tareas o funciones que
desempeña el ocupante del puesto, en tanto que el análisis de puestos es una
verificación comparativa de los requisitos que dichas funciones o tareas imponen a
los ocupantes de estos cargos.

ACTIVIDAD 3.4
 FORMATOS DE CARGOS

PERFIL DEL CARGO

Códig PCA Fecha 26 de septiembre Versió 001
o de 2020 n

SUPERMERCADO
LA GUADALUPE S.A.S.

Nombre del cargo Gerente general

Nombre del área Gerencia general
Nivel del cargo Nivel directivo
Tipo de contrato Contrato Individual de trabajo a término indefinido
Salario asignado $2.566.342 al mes
Jefe inmediato Director
Tipo de procesos Estratégic X Misionales X Apoyo X
o
Disponibilidad Tiempo Completo (Lunes a Viernes de 7:00 hasta 15:30, Sábados 8:00 hasta
requerida 14:00 ) si lo requiere la obra.
Lugar dónde Calle 5c # 15-48 cali valle del cauca
desempeña labores
Coordinación con Todas las áreas de la empresa
otros

ORGANIGRAMA DEL CARGO

 OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Es el responsable legal de la empresa y en ese sentido deberá velar por el cumplimiento de todos los
requisitos legales que afecten los negocios y operaciones de ésta. Su objetivo principal es garantizar la
eficiencia, productividad y desempeño general de dicha empresa, asegurando el buen funcionamiento de la
misma. Se encarga de coordinar todas las actividades de una empresa u organización, es decir, supervisan el
desempeño de los empleados, controlan los presupuestos, establecen los objetivos generales, además de
asegurar que todas estas actividades se realicen de manera eficiente, organizada, segura y rentable.
REQUISITOS DEL CARGO
Formación X
académica Secundario Técnic Tecnológico Posgrado
o
Especifique Estudios superiores, universitarios, licenciado en administración de empresas,
Títulos en economista, ingeniero
Otros Administración, finanzas, contabilidad, comercialización, ventas, gerencia de
Conocimientos proyectos, conocimientos técnicos y tecnológicos avanzados. Todos los programas del
complementarios paquete office( Word, Excel, Power Point, Publisher
EXPERIENCIA
Tipo Tiempo Descripción
planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar,
Laboral 10 años analizar, calcular y conducir el trabajo de la
mínimo empresa, además de contratar al personal
adecuado, efectuando esto durante la jornada de
trabajo.
N/A
Investigativa

FUNCIONES
Ciclo PHVA Funciones Actividades Recursos y
Herramientas
Equipos de
Realizar labores cómputo,
gerenciales, manejar software de
Gestionar la correcta distribución de inventarios,
HACER información financiera,
recursos, asegurando que la correcta documentación
documentar y levantar
cantidad de responsabilidades sea que ingresa,
informes, analizar
asignada a las personas correspondientes comunicación
tendencias y evaluar el
en los departamentos correspondientes móvil.
desempeño de la
empresa

1 Revisar y desarrollar políticas

Supervisar las para regular las opciones
operaciones y desarrollo financieras de la empresa. Equipo de
de los departamentos de 2. Dirigir la recopilación y el cómputo, teléfono
finanzas de la empresa: análisis de la información fijo, celular,
financiera. software de
HACER 3. Estimar costos y ganancias para inventarios,
prever el logro de los objetivos correo
establecidos. electrónico.
4. Evaluar periódicamente los
Revisar la documentación referente a
Servir de mediador entre pronósticos financieros y el estado de la Equipo de
 la compañía, sus empresa: cómputo,
HACER accionistas e inversores, teléfono, equipos
procurando el beneficio móviles,
de todas las partes software.
involucradas.
Analizar y articular las tendencias
comerciales a ser presentadas a Equipos de
los accionistas. cómputo,
Monitorear las software, ,
tendencias que afecten teléfono, correo
el estado financiero de la electrónico,
HACER celular y fax.
empresa y planificar
nuevas estrategias.
Manejando las herramientas Equipo de
adecuadas. cómputo,
Elaborar herramientas
documentos e ofimáticas.
informes legales a
ser remitidos a la
entidad regulatoria
HACER
de operaciones
financieras
correspondiente.

Identificar problemas y .
deficiencias, asegurando que se
Monitorear y supervisar tomen todas las medidas
el progreso de necesarias para que se corrijan.
proyectos, objetivos y
costos de acuerdo con
los presupuestos y
plazos de tiempo
establecidos
Crear un plan de acción detallado Equipo de
Gestionar las actividades proyectando los pasos a seguir y cómputo,
de la organización organizándolos en un orden lógico. teléfono, equipos
estableciendo tareas, Difundir la misión y visión de la empresa a móviles,
objetivos y prioridades. los empleados. software.
HACER

Desarrollar, implementar,   Desarrollar, aprobar e implementar Equipo de

coordinar, revisar, procesos, programas y otras campañas cómputo,
evaluar y mejorar los internas para la empresa. teléfono, equipos
procedimientos y móviles,
políticas de la empresa, software.
HACER
además de las
actividades e iniciativas:
 Llevar el control de los Revisar e interpretar la información Equipo de
presupuestos, colaborar presupuestaria y los datos financieros. cómputo,
HACER con socios e Monitorear los gastos y realizar un análisis teléfono, equipos
inversionistas y con los de rentabilidad. móviles,
departamentos de software.
Ventas, Finanzas y
Contabilidad para
discutir estrategias y así
poder alcanzar todos los
objetivos económicos de
la empresa:
Equipos de
Evaluar y manejar Asegurar que los libros contables y otros cómputo,
cualquier riesgo controles cumplan con la normativa software de
HACER financiero vigente inventarios,
documentación
que ingresa,
comunicación
móvil.
Revisar la Revisar la documentación referente a Equipos de
documentación referente pronósticos financieros y el estado de la cómputo,
HACER a pronósticos financieros empresa software de
y el estado de la inventarios,
empresa documentación
que ingresa,
comunicación
móvil.
Participar en reuniones asistir a reuniones donde sea solicitado,
con Asociaciones, logrando resultados para empresa
Cámaras, Ministerios y
HACER demás Instituciones
Públicas y Privadas.

RESPONSABILIDADES
El Directorio de la Sociedad Anónima es el encargado de
Generales supervisar y controlar al Gerente General en lo referido a las
funciones que se le asignaron para dicho cargo.

Toma de decisiones con respecto a la conducción general de la

empresa, contratar el personal, fijar los precios, etc.

Los funcionarios que supervisa el Gerente General son la

Secretaria, el Ejecutivo de Venta, los Agentes de Ventas, el Auxiliar
de Aseo y/o Vigilante

Errores en el manejo de la empresa pueden afectar su estabilidad.

Definir el Plan Estratégico y Plan de Desarrollo que se deben
seguir para lograr los objetivos y la política
 actividades diarias

Planificar, organizar, dirigir y evaluar las actividades de la empresa, asegurando el cumplimiento de objetivos y metas.

Monitorear presupuestos y el progreso de los distintos proyectos y actividades.

Desarrollar, implementar y actualizar procesos y políticas.

Supervisar a los empleados, encargarse de su entrenamiento, gerencia y evaluaciones.

Cooperar con empleados, otras compañías, socios y terceros, representando a la empresa o delegando estas
responsabilidades a otra persona.

Analizar información financiera y presentar los resultados obtenidos mediante informes.

Garantizar que las actividades económicas cumplan con la regulación aplicable.

Supervisar al personal encargado del levantamiento de informes.

Idear alternativas para minimizar los costos y las pérdidas.

Investigar y determinar oportunidades para lograr la expansión financiera.

CALIFICACION:
Asigne una calificación al nivel requerido de Alto Mediano Bajo
cada descriptor de acuerdo a la siguiente
escala 3 2 1

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición Descriptores Calificación
·     Articula objetivos,
recursos y metas de
forma tal que los
resultados generen valor
2..Adopta alternativas si
 el contexto presenta
obstrucciones a la
Anticipar oportunidades ejecución de la
y riesgos en el mediano planeación anual,
VISIÓN y largo plazo para el involucrando al equipo,
área a cargo, la aliados y superiores para
ESTRATÉGICA el logro de los objetivos 3
organización y su 3..Vincula a los actores
entorno, de modo tal que con incidencia potencial
la estrategia directiva en los resultados del área
identifique la alternativa a su cargo, para articular
acciones o anticipar
más adecuada frente a negociaciones
cada situación presente necesarias
o eventual, comunicando 4. Monitorea
al equipo la lógica de las periódicamente los
resultados alcanzados e
decisiones directivas introduce cambios en la
que contribuyan al planeación para
beneficio de la entidad y alcanzarlos.
del país 5.. Presenta nuevas
estrategias ante aliados y
superiores para contribuir
al logro de los objetivos
institucionales.
Ponderado 3
1.. Prevé situaciones y
escenarios futuros
2.. Establece los planes
de acción necesarios
para el desarrollo de los
objetivos estratégicos,
teniendo en cuenta
actividades,
responsables, plazos y
recursos requeridos;
promoviendo altos 3
estándares de
desempeño
Determinar eficazmente 3.. Hace seguimiento a la
las metas y prioridades planeación institucional,
con base en los
institucionales, indicadores y metas
PLANEACIÓN identificando las planeadas, verificando
acciones, los que se realicen los
responsables, los plazos ajustes y
retroalimentando el
y los recursos proceso.
requeridos para
alcanzarlas Ponderado 3

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición
Forjar un clima laboral en
el que los intereses de los
equipos y de las personas
se armonicen con los
Descriptores Calificación
1.. ·     Identifica las
competencias de los
miembros del equipo, las
evalúa y las impulsa
activamente para su
desarrollo y aplicación a
las tareas asignadas.
2.. Promueve la
formación de equipos 3
con interdependencias
positivas y genera
espacios de aprendizaje
 GESTIÓN DEL objetivos y resultados de
la organización,
DESARROLLO DE
generando oportunidades
LAS PERSONAS de aprendizaje y
desarrollo, además de
incentivos para reforzar el
alto rendimiento
Comprender y afrontar la
PENSAMIENTO realidad y sus conexiones
para abordar el
SISTÉMICO funcionamiento integral y
articulado de la
organización e incidir en
los resultados esperados
competencias laborales
Capacidad de liderazgo, carisma, motivación y un alto compromiso con el trabajo.
Altísimo dominio de la expresión oral y escrita, que le permita ser portavoz de la organización cuando sea
necesario.
Instintos empresariales, capacidad de toma de decisiones y mucho coraje.
Compromiso con la empresa, honestidad y un recorrido profesional que inspire al equipo de trabajo.
Habilidades de comunicación, negociación y pro actividad
colaborativo, poniendo
en común experiencias,
hallazgos y problemas.
3.. Organiza los entornos
de trabajo para fomentar
la polivalencia
profesional de los
miembros del equipo,
facilitando la rotación de
puestos y de tareas.
4.. Empodera a los
miembros del equipo
dándoles autonomía y
poder de decisión,
preservando la equidad
interna y generando
compromiso en su
equipo de trabajo
Ponderado 3
1.. ·     Integra varias
áreas de conocimiento
para interpretar las
interacciones del entorno
2.. ·  Comprende y
gestiona las
interrelaciones entre las
causas y los efectos
dentro de los diferentes
procesos en los que
3
participa.
3.. Identifica la dinámica
de los sistemas en los
que se ve inmerso y sus
conexiones para afrontar
los retos del entorno.
4.. Participa activamente
en el equipo
considerando su
complejidad e
interdependencia para
impactar en los
resultados esperados
Ponderado
 Ser capaz de liderar y supervisar un equipo multidisciplinario.

HABILIDADES Motivar a otros a alcanzar objetivos y a exceder las expectativas.

EMPRESARIALE
S Ser capaz de delegar responsabilidades y autoridad a otros para asegurar el buen
funcionamiento de las operaciones.
     Ser ingenioso, enérgico y optimista.

Perfil Motivacional
Factores Nivel Requerido (Marque X)

Alto Medio Bajo

Poder x
Logro x
Afiliación x

CONDICIONES PUESTO DE TRABAJO

Esfuerzo Físico
Una oficina dotada de equipos tecnológicos y materiales disponibles para
la ejecución de sus funciones; en un ambiente tranquilo.

Condiciones del cargo
Condiciones Ambientales
Esfuerzo Visual
Requiere esfuerzo visual con buena salud ya que se labora en
condiciones climáticas (al sol) y en oficina con las lámparas de techo y el
ordenador con el cual se digita la información de la obra.
Esfuerzo Mental
Este esfuerzo es indispensable para la concentración, memorización y
conciencia de las labores, ya que continuamente se necesitan materiales,
ubicaciones, para los diferentes proyectos de la obra, además de las
cantidades o existencia de los mismos en las bodegas de
almacenamiento.
Abierto Cerrado x Semicerrado
El trabajo se realiza en una oficina, con temperatura adecuada, humedad
ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y
una buena estructura

Físico X Ergonómico X
Riesgos Ocupacionales
Químico Biológico
De
seguridad Psicosocial X

Revisó Aprobó
Nombre del Cargo: gerente general Nombre del Cargo: gerente general
Fecha: 26 de septiembre del 2020 Fecha: 26 de septiembre del 2020
Firma:_________________________ Firma:_________________________

FORMATO 2

PERFIL DEL CARGO

Código Fecha 26 de septiembre Versió 001
de 2020 n

Nombre del cargo Administrador

Nombre del área Administración
Nivel del cargo V Nivel
Tipo de contrato Indefinido
Salario asignado $2.000.000
Jefe inmediato Director o Propietario.
Tipo de procesos x Estratégic Misionales Apoyo
o
Disponibilidad Tiempo Completo (Lunes a Viernes de 7:00am hasta 17:30pm)
requerida
Lugar dónde Cr 12 #2-10 Santander de Quilichao, Cauca
desempeña labores
Coordinación con Director, Gerente de productos
otros
Personas a cargo 3
Labor de Supervisión Auxiliar administrativa, cajera, vendedores

ORGANIGRAMA DEL CARGO

 OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Mantener la estabilidad en los departamentos de la organización, identificando, analizando,
solucionando y supervisando todos y cada uno de los procesos de la organización. Asegurando que
la empresa produzca o preste sus servicios.
REQUISITOS DEL CARGO
Formación
académica Secundario Técnic Tecnológico Posgrado X
o
Especifique
Títulos en Administración de empresas.
Otros
Gestión de Talento Humano, Fundamentos de Contabilidad y Finanzas, manejo de
Conocimientos herramientas ofimáticas en especial Word, Excel
complementarios
EXPERIENCIA
Tipo Tiempo Descripción
Experiencia en planeación, organización, dirección y
Laboral 3 años control.
Conocimiento en manejo de herramientas ofimáticas.
N/A
Investigativa

FUNCIONES
Ciclo PHVA Actividades Recursos y
Herramientas

 Participar, en coordinación con la Dirección y Gerencia General, Equipo de cómputo,

en las fases de programación y formulación del presupuesto teléfono,
HACER anual de acuerdo a las necesidades de la empresa. documentación,
equipos móviles,
 Realizar sistemáticamente el registro de los movimientos
generados por las pólizas de ingresos, egresos y flujo del
efectivo, registrándolas en el centro de costo que corresponda.

 Asegurar la disponibilidad de recursos para el pago de las

obligaciones y presentar propuestas de racionalización de gastos
en el marco de las disposiciones  presupuestarias vigentes.
  Analizar  periódicamente los estados de cuentas de la empresa,
efectuando de manera preliminar las conciliaciones bancarias con
el propósito de emitir informes sobre la situación financiera de la
empresa.

 Preparar adecuadamente la documentación fiscal para el buen

cumplimiento de las obligaciones fiscales, verificando que los
pagos se realicen oportunamente a fin de evitar recargos por
desfasamientos.

 Autorizar los cheques y transferencias bancarias que sean

necesarios de acuerdo a los compromisos de pago contraídos por
la empresa.

 Participar en el sistema de gestión de calidad, cumpliendo de

manera efectiva con los procesos que se le asignen.

 Proporcionar el seguimiento efectivo a la cobranza verificando

las facturas pendientes

Computador,
 Verificar que los pagos de las facturas a proveedores se instrumentos de
VERIFICAR realicen de manera oportuna    verificando que las evaluación y planes de
negociaciones sobre precio, calidad y condiciones de entrega mejora, equipo
se hayan cumplido de conformidad. humano.

RESPONSABILIDADES

EQUIPOS Está a cargo de equipos y enceres de oficina.

Está encargado de trabajar con todas las personas de la empresa; para

ejercer funciones de acompañamiento, supervisión, control y
PERSONAS evaluación del desempeño del personal; debido al tamaño de la
empresa.
Se encarga de distribuir adecuadamente los presupuestos brindados
DINERO por la empresa; para financiar los proyectos y suplir necesidades de
primera mano: como los servicios públicos, pagos por alquiler,
impuestos, entre otros, dentro de la organización.

COMUNICACIÓN (Interna - Externa)

INTERNA EXTERNA FRECUENCIA

 DIRECTOR  PROVEEDORES
 AUXILIAR  CLIENTES DIARIO
ADMINISTRATIVA
 GERENTE DE
PRODUCTO
 PROPIETARIO

CALIFICACION:
Asigne una calificación al nivel requerido de Alto Mediano Bajo
cada descriptor de acuerdo a la siguiente
escala 3 2 1

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición Descriptores Calificación
 Aporta soluciones
alternativas en lo que
Poner a disposición refiere a sus saberes
de la administración específicos.
sus saberes  Informa su experiencia
profesionales específica en el
Aporte técnico- específicos y sus proceso de toma de
profesional experiencias previas. decisiones. 3
 Anticipa problemas
Competencias previsibles.
comportamentales Establecer  Utiliza canales de
comunicación efectiva comunicación, en su
y positiva con diversa expresión, con
superiores claridad, precisión y
Comunicación jerárquicos, pares y tono agradable.
ciudadanos 3
efectiva  Redacta textos,
informes, mensajes,
cuadros o graficas con
claridad en la
expresión.
Desarrolla las tareas a  Ejecuta sus tareas con
cargo en el marco de los criterios de calidad
los procedimientos establecidos.
Gestión de vigentes y proponer e  Revisa procedimientos
procedimientos introducir acciones e instrumentos para
para acelerar la
3
mejorar tiempos y
mejora continua y la resultados y para
productividad. anticipar soluciones a
problemas.

Instrumentación Decidir sobre las  Discrimina con 3

de decisiones cuestiones en las que efectividad entre las
es responsable con decisiones que deben
criterios de economía, ser elevadas a un
eficacia, eficiencia y superior, socializadas al
transparencia de la equipo de trabajo o
decisión. pertenecen a la esfera
individual de trabajo.
 Adopta decisiones
sobre ellas con base en
información válida y
rigurosa.
 Asume los efectos de
sus decisiones y
también de las
adoptadas por el
equipo de trabajo al
 que pertenece.
 Toma en cuenta la
opinión técnica de sus
colaboradores al
analizar las alternativas
existentes para tomar
una decisión y
desarrollarla
 Decide en situaciones
de alta complejidad e
Elegir alternativas
incertidumbre teniendo
para solucionar
en consideración la
Toma de problemas y ejecutar
decisiones acciones concretas y
consecución de logros 3
y objetivos de la
consecuentes con la
entidad.
decisión
 Efectúa los cambios
que considera
necesarios para
solucionar los
problemas detectados o
atender situaciones
particulares y se hace
responsable de la
decisión tomada.

Perfil Motivacional
Factores Nivel Requerido (Marque X)

Alto Medio Bajo

Poder x
Logro x
Afiliación x

CONDICIONES PUESTO DE TRABAJO

Esfuerzo Físico

No aplica

Esfuerzo Visual
 Permanencia en el Ordenador
Condiciones Físicas
 Revisión constante de Documentos
Esfuerzo Mental
Análisis de Información, Planeación
Abierto Cerrado x Semicerrado
 Las condiciones de su puesto de trabajo no requieren salir del
ambiente de la oficina.
Condiciones Ambientales  Ventilación Optima
  Acceso incluyente para transitar
 No incluye humedades
 No posee riesgo de transporte en las instalaciones
 Buena iluminación

Físico X Ergonómico X
Riesgos Ocupacionales
Químico Biológico
De
seguridad X Psicosocial X

Revisó Aprobó
Nombre del Cargo:______________________ Nombre del Cargo:___________________
Fecha:________________________________ Fecha:_____________________________
Firma:_________________________ Firma:_________________________

FORMATO 3

PERFIL DEL CARGO

Códig 941245 Fecha 25 de Versió 001
o septiembre de n
2020

Nombre del cargo Auxiliar administrativo

Nombre del área Dirección administrativa
Nivel del cargo I.2 Nivel
Tipo de contrato Indefinido
Salario asignado $1.086.730,00
Jefe inmediato Gerente administrativo
Tipo de procesos X Estratégic X Misionales Apoyo x
o
Disponibilidad
requerida Tiempo Completo (Lunes a Viernes de 08:00 hasta 16:30)
Lugar dónde
desempeña labores Cr 12 5 Br el parque , Mondomo cauca
Coordinación con -Ing. auxiliar -dirección administrativa
otras áreas
Personas a cargo 0
Labor de Supervisión Auxiliar administrativo
 ORGANIGRAMA DEL CARGO

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de correspondencia,
digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la compañía y
verificar su adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de seguridad social.
REQUISITOS DEL CARGO
Formación académica

Secundario

Técnico

Tecnológico
x

Posgrado

Especifique Títulos en
Estudiante de nivel técnico, tecnológico o en formación profesional de primeros
semestres, certificados en el área de Contaduría Pública.
Otros Conocimientos complementarios
-Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
-Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria
- Manejo de herramientas de oficina
- Conocimiento como mínimo de un programa contable
- Conocimiento de los procedimientos del sistema de gestión integrado relacionados en la
caracterización del proceso al cual pertenece
 EXPERIENCIA
Tipo
Tiempo
Descripción

Laboral

1 año
Un auxiliar administrativo trabaja en despachos y oficinas, contribuyendo al buen
funcionamiento de los sistemas administrativos y de información de la empresa.
Generalmente trabajan bajo la supervisión del administrativo o de un superior jerárquico.

Investigativa

N/A

FUNCIONES
Ciclo PHVA
Funciones
Actividades
Recursos y Herramientas

HACER
 Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas del conmutador.

 El profesional administrativo se encarga de atender las llamadas que se realizan a

la empresa o institución donde trabaja. Además, también se encarga de poner en
contacto esas llamadas con el personal adecuado de la empresa.

teléfonos sito fono

computador

HACER

 Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa

Los documentos que lleguen a la empresa serán recogidos por el auxiliar

administrativo que se encargará de verificar que han sido aceptados por la
misma, ya sea a través de una firma o un sello. Además, lo entregará al
 departamento o miembro del personal correspondiente. También puede
encargarse del envío de documentos.

Papelería
Computador

HACER

 Atender todas aquellas personas que necesiten información.

Llevar control de la agenda general y coordinar reuniones de negocios,
entrevistas, citas, eventos corporativos, etc.

Computador, Informes, bases de datos.

VERIFICAR

 Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal

que lo requiera
 . Archivar, redactar, revisar documentos y generar reportes. 

 Computador, instrumentos de papelería

 HACER

 Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social.

 Liquidar y pagar nómina a cada empleado basándose en el informe reportado por
el director del supermercado -Verificar la nómina de cada obra según las
novedades existente al informe reportado.

Programa para liquidar nómina, computador.

Computador, instrumentos de evaluación y planes de mejora, equipo humano.

VERIFICAR
 Revisión de la contabilización de los documentos
 Actualización, registro y almacenamiento de información

Computador, instrumentos de evaluación y planes de mejora, equipo humano.

HACER
  Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los documentos
contables
 Elaborar archivos en Excel para llevar una buena organización contable

Computador, grupo de apoyo, charlas, entrenamientos.

HACER
 Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando registros en las
planillas indicadas.
Proporcionarles las herramientas necesarias para la aplicación efectivas de las
actividades propuestos por ellos.

Encuestas, talleres, pruebas para medir el clima labora.

RESPONSABILIDADES
 Atención de llamadas telefónicas. ...
 Atender visitas. ...
Generales  Recibir documentos. ...
 Custodiar los documentos. ...
 Realizar cálculos básicos. ...
 Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento
al que pertenece. ...
 Tener al día la agenda. ...
 Encontrarse al día de la tramitación de expedientes.

 Realizar cálculos básicos de administración para gestionar
facturas, costes de pedidos, compras del supermercado o
Económicas cualquier otro tipo de operaciones (calcular sueldos de la

Información Confidencial
Administración de
Personal
plantilla, impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.). ...
Conocer y llevar al día las gestiones empresariales con la
Administración Pública.
 Novedades por embargo de los empleados.
 Garantizar que los empleados tengan los requisitos necesarios
para el desempeño de las funciones.
 Velar por el buen desempeño y la satisfacción de los miembros
de la organización, teniendo en cuenta la normatividad vigente,
las políticas y manuales organizacionales.

COMUNICACIÓN (Interna - Externa)

Nombre Finalidad Frecuencia
Pasar informes de cómo van las Mensual
ventas y los recursos económicos
Gerente de finanzas que se han gastado para mantener el
supermercado

CALIFICACION:
Asigne una calificación al nivel requerido de Alto Mediano Bajo
cada descriptor de acuerdo a la siguiente
escala 3 2 1

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición Descriptores Calificación
Ejercer de acuerdo a Demuestra una
las normas éticas y posición receptiva
sociales en las frente a un 3
actividades sistema ético y
relacionadas al moral
trabajo, manifestando Practica valores
lo que es correcto y enmarcados entre
Modelamiento conveniente para la los límites que son 3
Ético empresa y sus aceptados
clientes. socialmente.
Competencia Denota las
Organizacionales relaciones
interpersonales y
el proceso 2
evolutivo del ser
humano.
Ponderado
Busca para sí mismo y Identifica
para su equipo de necesidades de
 trabajo, la permanente desarrollo 3
adquisición y individuales y
desarrollo de colectivas para
Mejora conocimientos, proponer acciones
Continua actitudes y aptitudes, concretas.
con el fin de mantener Incorpora
altos estándares de aprendizajes
efectividad en el significativos que 3
desempeño, permitan potenciar
contribuyendo al logro su desempeño.
de los objetivos y Promueve un
metas constante
organizacionales. desarrollo de los 3
miembros de la
organización
mediante una
retroalimentación
de aprendizajes
múltiples
alcanzando
estándares de
productividad.
Ponderado
Implementa
estrategias de
manera recursiva
que le permiten
concretar 3
objetivos y
superar las
Orienta su energía a expectativas, aún
la generación de ideas en presencia de
y acciones obstáculos
anticipatorias a Actualiza con
problemas o iniciativa saberes
Pro actividad situaciones, que asociados a su
permitan obtener desempeño
resultados agiles, laboral para
efectivos y prevenir o resolver 3
productivos, ajustados situaciones que
a las políticas de la surjan en la
organización dinámica
organizacional.
 Es autónomo,
enérgico y efectivo
en la toma de
decisiones, aun 3
sin supervisión,
logrando unificar
esfuerzos y prever
el logro de metas
organizacionales.

Ponderado

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición Descriptores Calificación
Aporta bienestar
organizacional
estableciendo
diálogos que
permitan controlar 3
situaciones y
Enfrenta cambios y solucionar
conflictos problemas de
contribuyendo con manera asertiva
las necesidades Anticipa y detecta
Resolución de internas y externas problemas con el
Conflictos afianzando fin de facilitar el 2
relaciones de control óptimo de
respeto y las emociones
comunicación Escucha
efectiva. activamente las
necesidades de
las personas
atendiendo sus
preocupaciones y
transmitiendo 2
cordialidad en la
resolución de
conflictos.
Ponderado

Demuestra
conocimiento en
relaciones a los
Competencia modelos 3
Funcionales Evidencia en el administrativos por
ambiente laboral los competencias de
saberes y la gestión humana
experiencia con el Asimila nueva
fin de generar información y la 3
soluciones y aplica
 correctamente con
base a los
alineamientos de
la organización.
Denota interés por
la actualización y
adquisición de 3
Dominio Técnico mantener altos conocimiento que
estándares de orienten a la
eficacia profesional organización a
nivel competitivo

Ponderado
. Coopera con
interés respecto a
las estrategias
enmarcadas en el 3
respeto
favoreciendo el
clima
organizacional
Integrarse con el afianzando las
personas relaciones
organización de humanas
forma participativa Establece
Trabajo en Equipo logrando información de
conjuntamente los forma expresiva
objetivos que se cooperando con
establecen en la los objetivos 3
normatividad y organizacionales
necesidades de la Aporta solución
misma posible a los
requerimientos y
necesidades de la
empresa
estableciendo 3
diálogos directos
con los integrantes
de la organización
Ponderado

Perfil Motivacional
Factores Nivel Requerido (Marque X)

Alto Medio Bajo

Poder X
Logro X
Afiliación X
 CONDICIONES PUESTO DE TRABAJO
Esfuerzo Físico

 No Aplica

Esfuerzo Visual
Condiciones Físicas  Permanencia en el Ordenador
 Revisión constante de Documentos
Esfuerzo Mental
 Análisis de Información, Planeación, Estructuración de la
Organización.
Abierto Cerrado X Semicerrado
 Las condiciones de su puesto de trabajo no requieren salir
del ambiente de la oficina.
Condiciones Ambientales  Ventilación Optima
 Acceso incluyente para transitar
 No incluye humedades
 No posee riesgo de transporte en las instalaciones
 Buena iluminación

Físico X Ergonómico X

Químico Biológico
De
seguridad X Psicosocial X

Revisó Aprobó
Nombre del Cargo:______________________ Nombre del Cargo:___________________
Fecha:________________________________ Fecha:_____________________________
Firma:_________________________ Firma:_________________________

FORMATO 4
 PERFIL DEL CARGO

Códig 3456 Fecha 25 de Versión 001

o septiembre de
2020

Nombre del cargo

Auxiliar Operario
Nombre del área Dirección técnica
Nivel del cargo Nivel 4
Tipo de contrato Indefinido
Salario asignado $ 1280.657
Jefe inmediato Supervisor

Tipo de procesos X Estratégic Misionales Apoyo x

o
Disponibilidad
requerida Tiempo Completo (Lunes a Viernes de 08:00 hasta 16:30)
Lugar dónde
desempeña labores Cr 12 5 Br el parque , Mondomo cauca
Coordinación con -Ing. auxiliar -dirección administrativa
otras áreas
Personas a cargo O
Labor de Supervisión

ORGANIGRAMA DEL CARGO

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Supervisar y coordinar las líneas de producción durante el proceso, realizar la atención a
proveedores y garantizar el cumplimiento de la planeación programada, garantizando la
aplicación de las políticas y procesos ya establecidos, Cumplir con los objetivos de
producción, tanto en calidad, cantidad y tiempo, así como verificar el uso adecuado de la
maquinaria y equipo asignado al personal de acuerdo a los lineamientos de la Gerencia
General

REQUISITOS DEL CARGO

Formación x
académica Secundari Técnic X Tecnológico Posgrado
o o
Especifique Estudiante de nivel técnico, tecnológico, certificados en el área producción
Títulos en industrial, de producción o carreras afines
Estudios de especialización en mantenimiento industrial
Otros -Manejo de los programas de Office (Word, Excel)
Conocimientos - Manejo de herramientas de oficina y maquinaria
complementarios -relacionados en la caracterización del proceso al cual pertenece
-Conocimiento en preparación y respuesta ante emergencias.
- Conocimiento en identificación de peligros y riesgos
EXPERIENCIA
Tipo Tiempo Descripción
manejo de producción y gestión de planta
Laboral 1 año Manejo de Excel alto o intermedio
Manejo de herramientas ofimáticas
N/A
Investigativa

FUNCIONES
Ciclo PHVA Funciones Actividades Recursos y
Herramientas
 Uso adecuado de
elementos de protección. Casco
Adopta en todo Uniforme
momento las medidas
establecidas en la
normativa de la
HACER empresa, y trabaja
según las prácticas
correctas de seguridad
en el trabajo

Gestiona Limpieza de equipos.

adecuadamente los Utensilios de aseo
residuos (limpieza de
HACER
 equipos y maquinaria,
restos, subproductos
intermedios, etc.).

Llevar control de la
Realiza el producciónar Computador,
HACER almacenamiento de los Informes, bases de
productos en datos.
condiciones adecuadas
para asegurar su
conservación y
características, después
de utilizarlos en la
fabricación programada.
 Archivar, redactar, revisar
 Registra, identifica y y generar reportes. 
segrega productos
VERIFICAR defectuosos o no  Computador,
conformes para su instrumentos de
posterior análisis según papelería
los protocolos
establecidos en la
empresa
 Registrar y controlar todos papel o
 Identifica y registra los datos en la electrónicamente, en
lotes de materias primas, producción. un programa de
materiales, productos control de fabricación
HACER intermedios, productos
acabados, según las
especificaciones
establecidas por la
empresa, mediante
anotaciones en los
registros diseñados para
esta finalidad
 Comprueba que las  Actualización, registro y
materias recibidas son almacenamiento de Computador,
las que se necesitan información instrumentos de
VERIFICAR para el proceso evaluación y planes
productivo, y que de mejora, equipo
cumplen las humano.
especificaciones
necesarias para su
posterior utilización
 inspecciones a realizar y
la documentación a
registrar Computador, grupo
Recibe el plan de  Elaborar archivos en de apoyo
 HACER fabricación, con las Excel para llevar una
anotaciones de los buena organización
ingredientes que se contable
utilizarán, los parámetros
que tiene que controlar
(ej.: temperatura a la que
se tiene que llevar a
cabo el proceso,
parámetros de calidad,
medio ambiente, etc.).
 Administrar los y Proporcionarles las
elementos de uso de la herramientas necesarias
compañía llevando para la aplicación Encuestas, talleres,
registros en las planillas efectivas de las pruebas para medir el
HACER indicadas. actividades propuestos clima laboral.
por ellos.

RESPONSABILIDADES
 Proporcionar materias primas a la maquinaria de producción
 Montar mercancías en líneas de producción
Generales  Supervisar el proceso de producción
 Llevar a cabo controles básicos de calidad y pruebas
 Almacenar las mercancías y materias primas correctamente en
nuestro almacén
 Utilizar equipos de elevación y carretillas elevadoras para
cumplir con los pedidos
 Embalar las mercancías a enviar
 Mantener las áreas de trabajo y el equipo
 cierres de producción

Económicas

Información Confidencial
Administración de  Garantizar que los clientes estén satisfechos con su atención.
Personal  Velar por el cumplimiento de los objetivos en el servicio

COMUNICACIÓN (Interna - Externa)

Nombre Finalidad Frecuencia
Pasar informes de cómo van las y los Quincenal
supervisor recursos económicos que se han
gastado para cumplir con la orden de
producción.

CALIFICACION:
 Asigne una calificación al nivel requerido Alto Mediano Bajo
de cada descriptor de acuerdo a la
siguiente escala 3 2 1

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición Descriptores Calificación
Ejercer de acuerdo a Demuestra una
las normas éticas y posición receptiva
sociales en las frente a un 3
actividades sistema ético y
relacionadas al moral
trabajo, manifestando Practica valores
lo que es correcto y enmarcados entre
Modelamiento conveniente para la los límites que son 3
Ético empresa y sus aceptados
clientes. socialmente.
Competencia Denota las
Organizacionales relaciones
interpersonales y
el proceso 2
evolutivo del ser
humano.
Ponderado
Busca para sí mismo Identifica
y para su equipo de necesidades de
trabajo, la desarrollo 3
permanente individuales y
adquisición y colectivas para
Mejora desarrollo de proponer acciones
Continua conocimientos, concretas.
actitudes y aptitudes, Incorpora
con el fin de mantener aprendizajes
altos estándares de significativos que 3
efectividad en el permitan potenciar
desempeño, su desempeño.
contribuyendo al logro Promueve un
de los objetivos y constante
metas desarrollo de los 3
organizacionales. miembros de la
organización
mediante una
retroalimentación
de aprendizajes
múltiples
alcanzando
 estándares de
productividad.
Ponderado
Implementa
estrategias de
manera recursiva
que le permiten
concretar 3
objetivos y
superar las
Orienta su energía a expectativas, aún
la generación de en presencia de
ideas y acciones obstáculos
anticipatorias a Actualiza con
problemas o iniciativa saberes
Pro actividad situaciones, que asociados a su
manejo permitan obtener desempeño
resultados agiles, laboral para
efectivos y prevenir o resolver 3
productivos, situaciones que
ajustados a las surjan en la
políticas de la dinámica
organización organizacional.
Es autónomo,
enérgico y
efectivo en la
toma de 3
decisiones, aun
sin supervisión,
logrando unificar
esfuerzos y prever
el logro de metas
organizacionales.
Ponderado

COMPETENCIAS
Grupo Nombre Definición Descriptores Calificación
Resuelve
problemas
utilizando
conocimientos
técnicos de su 3
especialidad, para
apoyar el
cumplimiento de
metas y objetivos
institucionales
Confiabilidad Mantiene
Técnica actualizado su
 conocimiento 3
técnico para
apoyar su gestión
Emite conceptos
técnicos, juicios o
propuestas claros,
precisos,
Contar con los pertinentes y
conocimientos ajustados a los
técnicos lineamientos 2
requeridos y normativos y
aplicarlos a organizacionales
situaciones Ponderado
concretas de
trabajo, con altos Maneja
adecuadamente
los implementos
Competencia requeridos para la 3
Funcionales Conoce la ejecución de su
magnitud de sus tarea
acciones y la Realiza sus tareas
forma de con criterios de 3
afrontarlas productividad,
calidad, eficiencia
RESPONSABILIDAD y efectividad

Cumple con
eficiencia la tarea
encomendada 3

Ponderado
. Revisa de manera
permanente los
cambio en los
procesos 3
Recibe
instrucciones y
desarrolla
actividades acorde
con las mismas 3
Acepta la
supervisión
Adaptarse a las constante
DISIPLINA políticas
institucionales y
generar 3
 Ponderado

información
acorde con los
procesos.

Perfil Motivacional
Factores Nivel Requerido (Marque X)

Alto Medio Bajo

Poder X
Logro X
Afiliación X

CONDICIONES PUESTO DE TRABAJO

Esfuerzo Físico

 Compromete el 100% de su capacidad que le

exige concentración intensa en periodos largos de su tiempo
laborable
Esfuerzo Visual
Condiciones Físicas
 exige concentración intensa en periodos cortos o de hasta
100% de su tiempo laborable
Esfuerzo Mental
 Requiere mucha concentración para la operación, control de
máquinas y equipos
 Prestar atención frete las anomalidades ante la producción
Abierto Cerrado X Semicerrado
 Se recibe mucho calor
 Se percibe mucho ruido
Condiciones Ambientales
 Escasa ventilación
 Espacio reducido

Físico X Ergonómico X
Riesgos Ocupacionales X
Químico X Biológico
De se
guridad X Psicosocial X

Revisó Aprobó
 Nombre del Cargo:______________________ Nombre del Cargo:___________________
Fecha:________________________________ Fecha:_____________________________
Firma:_________________________ Firma:_________________________

FORMATO 5
 
CÓDIGO: RH

PERFIL DE CARGO FECHA: 17/09/2020

PÁGINA 1 DE 2
1.       IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO Secretaria de Gerencia

DEPENDE DE Gerente General
DIRECCIÓN O UNIDAD Gerencia
PERSONAL A SU CARGO N/A

2.       DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:

Ejecutar actividades de carácter administrativo relacionadas con la recepción, archivo y custodia de
documentos internos y externos de la empresa, manteniendo la debida reserva y confidencialidad de la
información proporcionada. Además, apoyar la labor relacionada con la impresión, orden y presentación
de documentos.
Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la
empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

3. REQUISITOS
Nivel de estudio Universitario y/o Técnico.
Título o profesión Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.
Idioma Inglés avanzado
• Especialización en gestión de Administrativa.
• Manejo de Office avanzado y herramientas tecnológicas
Formación complementaria
• Atención de público presencial y virtual.
• Manejo en técnicas de archivo y correspondencia.
Se requiere una experiencia mínima de dos años en cargos similares
Experiencia Previa Necesaria
como auxiliar administrativo.
4. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
 • Maneja con responsabilidad las informaciones personales e
institucionales de que dispone.
• Evade temas que indagan sobre información confidencial.
   Manejo de la información
• Recoge solo información imprescindible para el desarrollo de la tarea.
• Organiza y custodia de forma adecuada la información a su cuidado,
teniendo en cuenta las normas legales y de la organización

• Escucha con interés y capta las necesidades de los demás

 Relaciones interpersonales • Transmite la información de forma fidedigna evitando situaciones que
puedan generar deterioro en el ambiente laboral.

• Toma la iniciativa en el contacto con usuarios para dar avisos, citas o

respuestas, utilizando un lenguaje claro para los destinatarios,
especialmente con las personas que integran minorías con mayor
vulnerabilidad social o con diferencias funcionales.
 Colaboración
• Articula sus actuaciones con las de los demás.
• Cumple los compromisos adquiridos.
• Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.

5. COMPETENCIAS LABORALES
 Control, registro de gastos y principios básicos de contabilidad
 Manejo de Office en un 100%.
 Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.
 Uso de Internet y Redes Sociales.
 Excelente ortografía y redacción.
 Manejo de accesorios y papelería usada en oficinas
6. FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO:
Redacción de documentos. Debe tener la capacidad de tomar notas y redactar comunicaciones escritas formales
o informales tanto a nombre de la empresa como de su jefe directo.

Elaboración de oficios y documentos empresariales

 Organización de reuniones en las oficinas del departamento.

 Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.

• Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Gerencia.

• Manejar agenda de trabajo del Gerente General.

• Realizar tareas de apoyo tales como elaboración de cartas y documentos, scanner, entre otros. Realizar las
solicitudes de materiales de oficina, despacho y mantención de stock de los mismos.
• Recepción y despacho de la información externa.

• Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior.

• Conocer las responsabilidades que poseen otros miembros de la empresa, transmitir o canalizar la información
recibida a quien corresponda.
CONDICIONES HONORARIOS $ 1'500.000 Monto bruto
Elaborado por: Revisado por:
Aprobado por: