FORMATO

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE DOCU

FUNDACIÓN DAME L

OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
protegiéndolos contra daño, deterioro o pérdida.

CARACTERISTICAS:
° El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas
° Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años
lineamientos del Decrerto 1072, artículo 2.2.4.6.12.

TIPO DE DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
DOCUMENTO
RESPONSABLE TIEMPO DE

PROGRAMA
REGISTRO
NOMBRE DEL DOCUMENTO DE LA CONSERVA
CUSTODIA CIÓN

Responsable de
Politica de Seguridad y Salud en el Trabajo x
SST

Conceptos de Aptitud de los exámenes

Responsable de
medicos ocupacionales de ingreso, periódico x 20 años
SST
y de retiro

Historias Clinicas Ocupacionales y resultados

de los exámenes complementarios tales como
paraclinicos, pruebas de monitoreo biológico,
Responsable de
audiometrías, espirometrías, radiografías de x 20 años
SST
tórax y en general, las que se realicen con el
objeto de monitorear los efectos hacia la
salud de la exposición a peligros y riesgos

Resultados de mediciones y monitoreo a los Responsable de

x 20 años
ambientes de trabajo SST
Registros de asistencia a capacitación,
Responsable de
formación y entrenamiento en seguridad y x 20 años
SST
salud en el trabajo
Registro de entrega de elementos y equipos Responsable de
x 20 años
de protección personal SST
Responsable de
SST
Responsable de
Matriz de Peligros x x
SST
Perfil Sociodemográfico de la poblacion Responsable de
x x
trabajadora SST
 Responsable de
Diagnóstico de las Condiciones de Salud x x
SST
Responsable de
Plan de Trabajo en SST x
SST
Responsable de
Plan de Capacitación x
SST
Responsable de
Normas de Seguridad x
SST
Soportes de eleccion y conformacion del Responsable de
x
COPASST SST
Responsable de
Actas de Reunion del COPASST x
SST
Soportes de eleccion y conformacion del Responsable de
x
Comité de Convivencia SST
Responsable de
Actas de Reunion del Comité de Convivencia x
SST
Reportes de Accidentes e Incidentes de Responsable de
x
Trabajo SST
Investigaciones de Accidentes e Incidentes de Responsable de
x
Trabajo SST
Responsable de
Plan de Emergencias x x
SST
Responsable de
Sistemas de Vigilancia Epidemiológica x x
SST
Responsable de
Registros de Inspecciones de Seuridad x
SST
Responsable de
Matriz Legal x
SST
Responsable de
Matriz de Gestion del Riesgo x x
SST
 FORMATO CODIGO:
NSERVACION DE DOCUMENTOS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO VERSIÓN:

FUNDACIÓN DAME LA MANO FECHA:

ad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles;

so a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores.

ínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa. Segun los

MEDIO DE HERRAMIENTA DE
CONSERVACION ALMACENAMIENTO
CARPETA FÍSICA
ARCHIVADOR

DIRECCIÓN Y AUTORIZADOS
MAGNÉTICO

MAGNÉTICA
UBICACIÓN CARPETA NOMBRE DE LA PARA CONSULTAR
FÍSICO

HERRAMIENTA EL ARCHIVO

x x
 SGFDM-006
001

ENE2019

dentificables y accesibles;

or con la empresa. Segun los

MECANISMOS
PARA
GARANTIZAR LA
CONSERVACION
DEL DOCUMENTO