ACTIVIDAD 2

ADMINISTRACION IV

PRESENTADO AL DOCENTE:

Hugo F. Jaramillo Pérez

PRESENTADO POR:

BLANCA LUCILA BUITRAGO VELASQUEZ

Código: D0106235

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA (FAEDIS)
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Bogotá, D.C.
MAYO 3 DE 2020
La actividad del segundo corte está basada en la actividad realizada en el primer corte (la pueden
ver en la carpeta de material de apoyo) donde el estudiante creo la empresa de sus sueños y la
estructuro de acuerdo con unos parámetros establecidos y las preguntas planteadas.

Para iniciar debemos recoger información básica de la empresa de sus sueños para establecer un
marco de respuesta antes las situaciones que se plantearán.

Conteste las siguientes preguntas sobre la empresa de sus sueños:

• Nombre de la Empresa: HIGH LEVEL PRODUCTION S.A.S.

• Actividad económica: Sector Terciario de servicios – DISEÑO Y PRODUCCIÓN DE EVENTOS
EMPRESARIALES Y BODAS
• Empleados actualmente trabajando: 45 (mínimo): 52 EMPLEADOS DIRECTOS
• Ubicación: BOGOTA
• Tiempo de la empresa en el mercado nacional: 7 AÑOS

ACTIVIDADES

Actividad 1

A partir de esta información se realizarán dos actividades que serán calificarán para el segundo
corte:

Empodérese de la empresa que organizo en la actividad del primer corte, y responda a cada una de
las situaciones que se proponen, como una organización que aprende.

Recuerde las organizaciones que aprende son aquellas que tienen la cultura de aprender, adaptarse
y cambiar como lo hace su entorno, con el propósito de adaptarse, a nuevas e inesperadas
circunstancias políticas, sociales y económicas, generar soluciones y nuevas fuentes de ventaja
competitiva.

Demuestre apropiación de los conceptos teóricos y desarrollo de habilidades administrativas,

maniobrando su empresa bajo los escenarios propuestos.

Nota: Las respuestas de la organización que aprende se pueden dar en muchos campos o áreas de
la empresa, entre ellos en su estructura organizacional, en la forma como interactúa con su
alrededor, clientes, proveedores, personal, en las estrategias publicitarias, ventas, comerciales etc...

Indicadores de evaluación:

Se tendrá en cuenta para la evaluación, las estrategias o los cambios propuestos para afrontar cada
uno de los escenarios propuestos. La originalidad y la astucia para maniobrar su empresa en el
segmento del mercado que le corresponde se tendrán en cuenta y se demostrará el dominio de su
empresa y el de los temas académicos vistos.
ESCENARIO 1

Ante la llegada de una pandemia el gobierno expide un decreto donde todos deben quedarse en
cuarentena por los próximos dos meses.

¿Qué estrategias usted implementara en su empresa para no perder LA MANO DE OBRA (PERSONAL
CAPACITADO) durante los siguientes meses y de esta forma cuidar su empresa?

Cinco (5) estrategias:

1. Identificación del personal mínimo para operar: Es importante identificar el mínimo de

personal necesario para seguir con las operaciones y con las nuevas estrategias de servicio.
Se debe solicitar a cada director que identifique el personal mínimo requerido para sigan
desarrollando sus funciones acordes con el volumen de trabajo. Lo más importante es
garantizar que tendremos la mano de obra necesaria para cumplirle a los clientes con las
nuevas formas de brindar el servicio.

2. Trabajo en Casa: En medio de la medida de aislamiento preventivo obligatorio, se toma la

decisión de trabajar de manera remota desde las casas. Para todas aquellas personas que
pueden realizar su trabajo desde casa, se ajustarán las necesidades para que puedan seguir
desarrollando sus actividades desde casa y garantizar la continuidad del servicio para
nuestros clientes. Adicionalmente, necesitamos que el equipo trabaje en la creación de
formas virtuales de brindar el servicio.

3. Vacaciones: con ayuda del departamento de Talento Humano es necesario identificar el

balance de días de vacaciones de cada empleado y diseñar una estrategia de salida a
vacaciones escalonada que nos permita garantizar el mínimo de personal necesario para
operar, de acuerdo con el punto anterior. Se hace necesario que cada director informe el
cronograma de toma de vacaciones del personal y la forma escalonada en que lo harán. Lo
importante en este punto es que se reduzcan los balances de días de vacaciones y poder
utilizar el dinero que está en el contingente de vacaciones. Esta estrategia aliviara el flujo
de caja, reducirá el balance de vacaciones utilizando el contingente y finalmente nos
ayudara a mantener los empleados contratados.

4. Disminución Cargas laborales Decreto 558 del 15 de abril de 2020: en aras de poder retener
el mayor tiempo posible a nuestro personal, nos acogeremos al Decreto 558 del 15 de abril
de 2020 que informa: “Que para disminuir las cargas laborales de los empleadores y de los
trabajadores tanto dependientes como independientes, en atención a la afectación
generada por el Coronavirus COVID-19 en la economía y sociedad colombianas, se modifica
temporalmente el porcentaje de cotización del aporte al Sistema General de Pensiones, de
forma tal que para los períodos de abril y mayo que deben ser pagados en mayo y junio de
2020, únicamente deba realizarse el pago del 3% del ingreso base de cotización. En todo
caso, los trabajadores continuarán amparados ante los riesgos de invalidez y sobrevivencia”.
Esto significa que pasaremos de cotizar el 16% (12% Compañía y 4% Empleado) al 3% (2.25%
 Compañía y 0.75% Empleado). Esto nos ayudará a tener un alivio en nuestro fujo de caja
que contribuirá en nuestro esfuerzo mantener el personal vinculado.

5. Trabajo parcial y licencias no remuneradas: a mediano plazo y después de haber

incorporado las medidas anteriores, se debe hacer una evaluación del nivel de operación,
ingresos, flujo de casa, inversiones y costos de mano de obra. En este sentido y de acuerdo
a cómo evolucione el aislamiento y la activación de la economía, se debe trabajar en dos
estrategias que deberán aplicarse justo después de que los balances de vacaciones se
agoten.

a) Trabajo parcial: De acuerdo con el nivel de operaciones y de necesidad del personal, se

debe contemplar la disminución de la carga laboral junto con el salario. Se propone
implementar un sistema de proporción de trabajo vs salario así: i) reducción de la carga
laboral y jornada laboral al 70% y reducción de salario al 70%. ii) reducción de la carga
laboral y jornada laboral al 50% y reducción de salario al 50%. Estas opciones dependerán
del flujo de trabajo de cada área. El objetivo es reducir los costos en la misma proporción
en la que se ha reducido el trabajo y los ingresos.
b) Licencias no remuneradas: En un escenario extremo de dificultades económicas y antes
de tomar la decisión de terminar contratos de trabajo, se propondrán licencias no
remuneradas por uno o dos meses, donde la empresa continuará con los aportes de
parafiscales (salud, pensión, cesantías, ARL).

ESCENARIO 2

Ante la llegada de una pandemia el gobierno expide un decreto donde todos deben quedarse en
cuarentena por los próximos dos meses.

¿Qué estrategias usted implementara en su empresa para no perder LOS CLIENTES y seguir
prestando sus servicios o vendiendo sus productos durante los siguientes meses y de esta forma
cuidar su empresa?

1. Trabajo en Casa: Lo más importante para la empresa es la salud y bienestar de nuestros

colaboradores. Por esta razón y ante la medida de un aislamiento preventivo obligatorio, se
ha tomado la decisión de suspender el trabajo desde las oficinas y bodegas de la empresa.
Así todo el personal que puede desarrollar su trabajo desde la casa, iniciarán sus labores en
la modalidad de teletrabajo. Para aquellas personas que requieran ajustar su servicio de
internet, la empresa brindara soporte necesario para que puedan desarrollas sus funciones
desde casa. El objetivo primordial es garantizarle a nuestros clientes y proveedores que
podemos continuar con nuestra operación.

2. Desarrollo de nuevas alternativas de prestación de servicio: Definitivamente el asilamiento

preventivo afecta drásticamente la prestación de nuestros servicios ya que nuestro objetivo
es hacer eventos donde ser reúnen un número importante de personas en un solo recinto.
Sin embargo, nuestra empresa se caracteriza por hacer las cosas diferente, de manera
innovadora y siempre presando en brindar experiencias especiales e inolvidables para
 todos. Con esto en mente, se debe trabajar en el desarrollo de diferentes alternativas para
continuar con la realización de los eventos de nuestros clientes.

3. Eventos empresariales: para los clientes con quienes ya teníamos pactado eventos y que
necesariamente deban desarrollarse durante el periodo de cuarentena, se ofrecerán
experiencias virtuales para continuar con sus eventos. Se diseñarán nuevos formatos con el
mismo objetivo que tienen sus clientes con la realización del evento. Esto quiere decir que
se implementaran eventos con conexión virtual. Se requiere crear alternativas de show
principal, decoraciones personalizadas o envíos de merchandising para los invitados,
transmisión exclusiva y personalizada y se ejecutaran todas las actividades que se habían
propuesto inicialmente de manera presencial a una manera virtual.

4. Bodas: Para las parejas que su fecha de matrimonio haya coincidido con este periodo de
cuarentena, se harán diferentes propuestas que van desde aplazar la boda hasta la
realización de la boda con invitados virtuales. Todo dependerá del gusto de los clientes, sin
embargo, estaremos dispuestos a realizar, por ejemplo, una boda con decoración de
espacios en sus casas, con no más de 10 invitados y con transmisión live de la boda a sus
invitados. Estas estrategias que son flexibles y se ajustan a las condiciones de cada cliente,
tiene el componente especial y es que los costos se reducen, lo que es beneficioso para
ellos. Nuestro objetivo es brindar alternativas de servicio ajustadas a las condiciones
actuales.

5. Servicios innovadores: Para aquellos clientes con los que apenas estábamos diseñando los
eventos y para nuestros clientes potenciales y nuevas oportunidades de negocio, se les
ofrecerá alternativas de eventos online que se desarrollaran durante la cuarentena. Por
ejemplo, la creación de eventos como Ted Talks, webinars, streaming. Ademas, buscaremos
asociarnos con las ARLs del país para brindar alternativas de eventos OnLine para sus
clientes, desarrollaremos eventos para tratar temas de resiliencia, inteligencia emocional y
todo lo relacionados con el aspecto psicosocial de los trabajadores, quienes en este
momento han cambiado sus rutinas al trabajar desde sus casas. Lo anterior son nuevos
servicios y propuestas innovadoras que se ajustan a las circunstancias de aislamiento
mundiales.
ESCENARIO 3

Ante la llegada de una pandemia el gobierno expide un decreto donde todos deben quedarse en
cuarentena por los próximos dos meses.

¿Qué estrategias usted implementara en su empresa para mantener LOS GASTOS Y COSTOS DE
PRODUCCIÓN (ARRIENDOS, MATERIA PRIMA, SERVICIOS) y seguir prestando sus servicios durante
los siguientes meses y de esta forma cuidar su empresa?

Cinco (5) estrategias:

1. ARRIENDOS: Dando alcance a los alivios que el gobierno ha incentivado, buscaremos un

acuerdo con los propietarios de la oficina y bodega (que están ubicadas en el mismo lugar)
para un alivio en los pagos de cánones de arrendamiento. Nuestro ideal es el pago del 50%
del arriendo durante los meses que dure la cuarenta y que no se utilizaran las oficinas y el
otro 50% que se pueda diferir en los siguientes meses después de la activación de la
economía.

2. SERVICIOS (agua, internet, telefonía, electricidad, gas y vigilancia): Teniendo en cuenta son
servicios primordiales, debemos hacer los pagos de manera oportuna. Sin embargo,
esperamos una disminución en los valores de servicios de agua, telefonía, electricidad y gas
ya que las oficinas estarán vacías. En cuanto al servicio de internet esperamos un
incremento en el costo porque el servicio en la oficina es fijo, pero necesitaremos invertir
en algunos servicios de internet de los empleados que requieran mejorar el servicio en sus
casas. Servicio de vigilancia continuara de manera normal en nuestra bodega.

3. SERVICIOS DE TERCEROS (bodegueros, transporte, empleados temporales): Dado que no

se estará prestando un servicio presencial, los servicios de terceras compañías serán
suspendidos de manera inmediata y así bajar los costos de operación.

4. CREDITOS: Gracias a las sugerencias del gobierno, los diferentes bancos han trabajo en
desarrollar alivios para sus clientes. El Director Financiero trabajara con el objetivo de
buscar esos alivios crediticios a los cuales podremos acogernos con los bancos con quienes
trabajamos. Los alivios pueden ser, congelamiento del pago de las cuotas de los créditos
hasta por 6 meses, refinanciar los saldos de los créditos y poder diferir los pagos de las
tarjetas de crédito. Esto busca cuidar nuestro flujo de caja.

5. PAGOS A PROVEEDORES: Con el apoyo del coordinador de contabilidad se debe realizar un

análisis de cuentas por pagar, se deben identificar aquellas facturas de proveedores con
quienes podamos negociar una amplitud de plazo en los pagos, una semana o dos semanas
más de los plazos acostumbrados nos ayudaran a cuidar nuestro flujo de caja. Es importante
tener el dato real de lo que debemos a nuestros diferentes proveedores para hacer un plan
de pago.
ESCENARIO 4

LA PANDEMIA HA TERMINADO y usted debe planear la reactivación de la empresa.

¿Qué estrategias usted implementara en su empresa para reactivar su funcionamiento?

Debe de tener en cuenta que los recursos que se tienen son limitados para este momento y que la
reactivación de su empresa puede depender del funcionamiento de otras empresas.

1. PLANEACION DE OPERACIONES: Una vez el gobierno nacional determine que se ha

levantado la cuarentena y determine el regreso escalonado a las actividades diarias, nuestra
empresa deberá realizar una planeación de operaciones acorde a dicha orden del gobierno.
Primeramente, debemos consultar con nuestros clientes, aquellos con quienes teníamos ya
adelantado eventos y que fueron suspendidos durante la cuarentena con el animo de
reactivar su desarrollo. Es importante determinar cuantos se reactivan, si se reactivan bajo
las mismas condiciones o si podemos ofrecer otras alternativas que estén acorde con las
medidas del gobierno. En todo caso continuaremos con el objetivo de operar con el numero
mínimo necesario de personas para el desarrollo de los eventos que determinemos seguirán
adelante.

2. PERSONAL: Dependiendo del trafico de eventos que se determine en el punto anterior, se

definirá quienes empezaran a asistir a la oficina para el desarrollo de eventos presenciales.
Seguiremos con nuestras iniciativas de eventos virtuales, por cuanto el personal que se
requiera seguirá trabajando desde casa para disminuir el riesgo de contagio que sabemos
será alto pues habrá mas personas en las calles. Si llegamos al punto de trabajo parcial o
licencias no remuneradas, debemos analizar la necesidad de estar personas para la
operación. Si se requieren y tenemos un flujo de trabajo que amerite el regreso a las
condiciones normales se hará, de lo contrario continuaran en estas condiciones. Sin
embargo, se debe considerar las opciones de poner tareas diferentes a las que su función
así lo determinen. Por ejemplo, que los lideres de evento ayuden a los creativos a generar
ideas innovadoras, que los ingenieros de producción trabajan en conjunto con el equipo de
ventas para ayudarles con nuevas estrategias comerciales. Que las personas de logística
contribuyan con tareas estratégicas al departamento financiero. El trabajo en equipo nos
ayudará a salir adelante.

3. SERVICIOS INOVADORES: Estamos seguros de que nuestros clientes actuales como los
potenciales también estarán trabajando con las mismas medidas de prevención, es decir
que tardaran algún tiempo mas en retornar a sus actividades normales. Así, debemos ser
mas fuertes en la venta de nuestros eventos online y seguir mejorando nuestros servicios
en esta modalidad porque se seguirán necesitando.
 4. CONTROL DE COSTOS: se continuará con la estrategia de control de costos reduciendo al
máximo los gastos para continuar con la viabilidad del negocio. Esto implica continuar
revisando los alivios que nos puedan brindar los bancos, revisar las ayudas que nos pueda
brindar el gobierno y buscar alianzas con nuestros proveedores.

5. PROVEEDORES: seguir trabajando conjuntamente con nuestros proveedores para llegar a

acuerdos de pago con mayor lapso de tiempo que nos de la oportunidad de trabajar
mientras la economía del país empieza a activarse.

Activity 2

This activity should be done in the English language.

Read the document “Toward a learning organization: The strategic building blocks” which is located
in “Material de apoyo” and answer this question.

After all the topics that we have studied and the situations that you have faced answer the following
question:

Can we consider your business as a learning organization?

In your answer please includes information about the way you face social problems and the
characteristics of your business. (350 WORDS)

According to the reading “Toward a learning organization: The strategic building blocks” I would say
that my company is a learning organization because our cultures has elements from all strategic
building blocks.

1. Clarity and support for Mission and Vision:

Our employees are aware of our mission and the support it by applying their skills and
knowledge they have acquired through the empowerment of our organization, to achieve
our purpose.
2. Shared Leadership and Involvement
During the quarantine our company had to adjust the way we work, thus not only our
managers, but the staff, were empowered to use their leaderships skills to find strategies to
lower costs and create new business alternatives.
3. A Culture that Encourages Experimentation
In High Level Production SAS we believe in the creative abilities of each and every one of
our employees, so they have the freedom to present projects, procedure changes, and
resources optimization. This allows us to have a common experience and shared mental
models related to the issues or problems in the company. We are a creative organization
and we like experimentation. During the quarantine we have offered our clients new or
different virtual events such as webinars, most of the ideas came from brainstorming with
our employees and we have given them the opportunity to experiment with their ideas.
4. Ability to transfer Knowledge Across Organizational Boundaries
 One of our strategies during the quarantine was to create mix teams from different areas
so that they would learn about each other’s duties, but we also think that this joint work
will generate innovated ideas. For us it is very important to learn from past failures as well
as successful practices and experiences, thus we seek to transfer this knowledge to our
employees and encourage them to analyze them.
5. Teamwork and Cooperation
Since our beginning our organization culture has been characterized by teamwork and
cooperation. We are certain that each or our employees can bring great ideas to the table
achieve our objectives. Teamwork allows for each one of these ideas to be successful, for
new projects to thrive, and for all employees to be involved in doing this.