PRACTICA #1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento: Solicitud de Artículos de Oficina al Almacén.

 

Descripción del procedimiento

Se inicia el procedimiento cuando en el Departamento Solicitante se emite la

requisición de  artículos de oficina (Formato RA, en original y copia). El jefe del
Departamento Solicitante verifica la requisición y la firma en señal de aprobación.
El Departamento Solicitante envía el original del formato RA y la copia a la
Gerencia General. El Gerente General verifica los datos de la requisición de
artículos de oficina y decide su aprobación.  Si la Gerencia General no aprueba el
pedido, devuelve la requisición al departamento Solicitante  con las observaciones
correspondientes, donde es archivada. De lo contrario, si la Gerencia General
aprueba el pedido, firma la requisición (formato RA) y la envía a la Sección de
Almacén. En el almacén, son revisados los datos de la requisición y se emite la
nota de entrega de artículos de oficina (formato NE) en original y copia.
El Auxiliar de Almacén, entrega los artículos de oficina al empleado del
Departamento Solicitante, éste firma la NE en señal de recepción. El Auxiliar de
Almacén desglosa los documentos y archiva los originales. Las copias son
devueltas al Departamento Solicitante. En el Departamento Solicitante, el Jefe de
éste departamento verifica los documentos para evaluar la cantidad de artículos
recibidos. En caso de que no se haya despachado algún artículo de oficina de
acuerdo a la solicitud, hace la debida observación en la copia de la requisición de
artículos. Luego, archiva definitivamente las copias de la requisición y nota de
entrega. En caso de que el despacho este completo, archiva también todos los
documentos.
Fin del procedimiento.                                                 

Se pide que:

1) Redacte el procedimiento y diseñe el flujograma

PRÁCTICA # 2: PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Procedimiento: Facturación de Repuestos por Ventas al Mayor.

Descripción:

1) Se inicia el procedimiento cuando el representante de venta entrega en el

Departamento de Ventas el pedido del cliente, formulario PE, en original y copia.

2) En el Departamento de Ventas, son verificados los datos del pedido por el Jefe
de la Unidad.

3) En el Departamento de Ventas, la Secretaria de Ventas archiva la copia del

pedido.

4) El Departamento de Ventas, envía el original del pedido (PE) a la Gerencia

General.

5) En la Gerencia General, el Gerente General verifica los datos del pedido.

6) En la Gerencia General se decide sobre la aprobación del pedido.

6.1) Si el Gerente General no aprueba el pedido, lo devuelve al Departamento de

Ventas.

6.2) En el Departamento de Ventas, la Secretaria de Ventas archiva

definitivamente el pedido (PE).

6.3) La Secretaria de Ventas notifica al vendedor de la decisión.

7) De lo contrario, si el Gerente General aprueba el pedido (PE) lo firma.

8) El Gerente General envía el pedido (PE) al Departamento de Ventas.XXX

9) En el Departamento de Ventas, con el pedido (PE) la Secretaria de Ventas

emite la factura (forma FO) en original y dos copias.xx

10) La Secretaria de Ventas archiva el formulario PE.

11) La Secretaria de Ventas envía al Departamento de Administración el original

de la factura (FO) y la primera copia. XXXX

12) En el Departamento de Administración, el Auxiliar de Contabilidad registra la

factura en el sistema contable (cuentas por cobrar).xxxx

13) El auxiliar de contabilidad emite por el computador el comprobante contable

(CC). xxxx

14) En el Departamento de Administración, el Auxiliar de Contabilidad archiva la

primera copia de la factura junto con el comprobante contable.xx

15) El Auxiliar de Contabilidad envía el original de la factura al procedimiento 5

paso # 1 (gestión de cobro).

16) En el Departamento de Ventas, la Secretaria de Ventas envía la segunda

copia de la factura a la Sección de Almacén. xxxx

17) En la Sección de Almacén, con la copia de la factura se procede a embalar la

mercancía. xxx
18) En la Sección de Almacén una vez embalada la mercancía, se emite la guía
de despacho.

19) La guía de despacho y la copia de la factura son enviadas al cliente junto con
la mercancía (en el transporte dispuesto para ello).

20) Fin del procedimiento.

Se pide:

a) Diseñe el flujograma.
PRÁCTICA # 3 SOBRE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

C.- Desarrollo del Procedimiento:

El procedimiento se inicia cuando el paciente y/o familiar de éste, entrega en el

Departamento de Admisión el informe del médico tratante (IM), el presupuesto de
la clínica (PC), la carta aval del seguro (CA) y los examen pre-operatorios (EP).
El personal de admisión verifica la carta aval con la empresa de seguro. Si no está
correcta la carta aval, le notifica al paciente y/o al familiar, y le hace entrega de la
documentación para que se comuniquen con el seguro. En caso contrario, se
solicita la presencia del médico de guardia. Éste medico realiza la valoración al
paciente de acuerdo al procedimiento de valoración y abre la historia clínica (HC).
Con los documentos recibidos y la historia clínica, el personal del Departamento
de Admisión ingresa al sistema los  datos  del paciente y del médico tratante, y
verifica la disponibilidad de habitaciones en piso. Una vez realizado las actividades
anteriores, se emite la nota de piso del paciente (NP), y se distribuyen los
documentos de la siguiente manera: a) la carta aval, los examen pre-operatorios y
el presupuesto de la clínica son archivados en el Departamento de Admisión; b) la
historia clínica y la nota de piso, se van junto con el paciente a la Sala de
Hospitalización acompañado con una enfermera de guardia. La enfermera de
guardia entrega la nota de piso y la historia médica del paciente a  la  secretaria de
la Sala de Hospitalización. La secretaria revisa la historia clínica, hace el registro
de hospitalización en el computador y archiva la historia clínica del paciente junto
con la nota de piso para su control y actualización posterior de acuerdo al
tratamiento médico que se le proporcione al paciente. La secretaria de enfermería
revisa la habitación asignada y da las instrucciones  de su uso al paciente y/o
familiar. La enfermera de guardia prepara al paciente para la operación de
acuerdo a las indicaciones del médico tratante, y registra la información en la
historia cínica. Una vez realizado el registro la historia clínica, se mantiene
archivada para su posterior actualización en caso de que sea necesario. Finaliza

el procedimiento.