Clases de Tecnología de la Información

Profesor: Esteban Luis Heredia

Alumno: Dante Salvador Rizzuti

Circuito de Compras

1) Almacenes detecta la necesidad de comprar (el punto de partida, límite inferior, o

tarea que dispara la operación básica). Lo hace controlando la ficha de stock
periódicamente (según las normas). Los valores de la misma se determinan en grupo
(Encargados de Compras, Ventas, Finanzas, etc.):
a. Existencias
b. Punto de reposición (o crítico): Para que no se desabastezca.
c. Límite máximo de compra: Para que no se descapitalice.
2) Almacenes emite una solicitud de compra:
a. Prenumerada
b. Interna
c. Con 2 ejemplares
i. 1 para Compras
ii. 1 autorizado por compras en Almacén: Archivar.
3) Compras recibe la solicitud de compra, controla, firma una copia y la devuelve a
Almacenes.
4) Compras selecciona proveedores potenciales (mínimo dos), y emite una solicitud de
cotización:
a. Prenumerada
b. Oficial
c. 2 copias (por cada una)
i. 1 para Compras
ii. 1 para el Proveedor
5) Compras espera el tiempo mínimo o la cantidad mínima de respuestas, según como lo
establezca las normas.
6) Compras controla las cotizaciones y elige la más conveniente, según criterios de
precio, calidad, pago, entrega, etc.
7) Compras emite una orden de compra
a. Prenumerada
b. Oficial
c. Copias
i. 1 para el Proveedor (firmada por Compras)
ii. 1 para Compras (firmada por el Proveedor)
iii. 1 para Pagos
iv. 1 para Recepción (si la organización tiene restricciones de espacio)
8) Recepción recibe la mercadería comprada.
9) Recepción realiza un control cuantitativo de la mercadería (por cajas o bultos, versus el
remito) y procede a firmar el remito aclarando que quedara sujeto a un posterior
control de calidad. Recibe otra copia del remito firmada por el transportista.
10) Recepción crea un documento interno (parte de recepción) para cubrirse de su
entrega Almacenes:
a. Prenumerado
b. Interno
c. 2 copias

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i. 1 para Recepción
ii. 1 para Almacenes
11) Recepción entrega a Almacenes la mercadería, la copia del remito, y la copia del parte
de recepción.
12) Almacenes recibe todo, controla y firma el acuse de recibo en una copia del parte de
recepción, en cual archiva dicha área.
13) Almacenes corrobora que el pedido responda a lo solicitado en la solicitud de compra.
14) Almacenes controla el pedido en cantidad y calidad, en forma unitaria.
15) Almacenes archiva definitivamente la solicitud de compra.
16) Almacenes almacena la mercadería y actualiza el stock
17) Almacenes autoriza el remito, y lo entrega al área de Pagos, junto con la copia del
parte de recepción.
18) Pagos recibe el remito, firma el acuse de recibo del remito en la copia del parte de
recepción y se lo devuelve a Almacenes.
19) Pagos valoriza el remito utilizando la orden de compra.
20) Pagos registra, archiva el remito y la orden de compra, y espera a que el proveedor
envíe la factura.
21) Pagos recibe la factura, la controla con el remito, y la registra contablemente.

Circuito de Pagos

1) Pagos, operado el vencimiento de la factura, emite una orden de pago (con datos:
proveedor, fecha, banco, cheque n°, importe). La misma podrá ser oficial o interna,
según se le entregue o no una copia al proveedor. Envía una copia a Tesorería.
2) Tesorería recibe la orden de pago, la completa y confecciona un cheque (excepto que
se abone por transferencia bancaria directa). El cheque deberá ser con clausula no a la
orden para evitar endosos (nunca efectivo, cheques al portador, a la orden, o
cruzados). La firma de los cheques deberá ser conjunta. El tesorero realiza la primera
firma.
3) Tesorería (el gerente), realiza la 2da firma con el legajo a la vista, y anula el legajo de la
operación.
4) Tesorería entrega el cheque, recibe el recibo del proveedor, y lo controla con la orden
de pago.
5) Tesorería registra para cancelar la operación.

Circuito de Ventas

1) Ventas: Limite inferior. El vendedor visita al cliente con:

a. Lista de precios
b. Catalogo
c. Muestras
d. Talonario de notas de venta
2) Ventas. El vendedor, para dar inicio a la operación, emite una nota de venta con 5
copias
a. 1 copia para el cliente (con firma del vendedor)
b. 1 copia para el vendedor (con firma del cliente)

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c. 1 copia para créditos y cobranzas

d. 1 copia para almacenes
e. 1 copia para administración
3) Créditos determina si la operación es factible. El cliente debe tener crédito. Para ello,
se solicitan referencias comerciales, personales, bancarias, fiscales, los estados
contables, y se puede contratar un seguro de caución a cargo del cliente. Por otro lado,
Créditos corrobora el saldo de crédito (Saldo inicial – Notas de Venta Autorizadas +
Recibos) o (Saldo inicial +/- Saldo en cuenta corriente).
4) Créditos, en caso afirmativo, autoriza la nota de venta. Junto con la copia que posee el
cliente, se forma el contrato de compraventa.
5) Almacenes recibe la nota de venta autorizada, prepara el pedido, y emite los remitos.
6) Almacenes actualiza el stock, excepto que use el criterio de mercadería en tránsito
(con la entrega real).
7) Almacenes lleva la mercadería y los remitos (3 copias) a Logística y Distribución.
8) Logística y Distribución recibe, controla, firma una copia del remito y la devuelve a
Almacenes.
9) Logística y Distribución emite la hoja de ruta (datos: n° remito, cliente, dirección,
bultos, detalles) en 2 copias.
10) Logística y Distribución entrega al transportista la mercadería, los dos remitos y las dos
hojas de ruta.
11) El transportista firma una hoja de ruta y la devuelve a Logística y Distribución. Si es
propio, debe controlar.
12) El transportista entrega el pedido y regresa con el remito firmado por el cliente, y con
la copia de la hoja de ruta.
13) Logística y Distribución controla, y devuelve al transportista la hoja de ruta
previamente firmada por el, firmada y sellada por el Encargado de Distribución, y con
el logo de la empresa.
14) Almacenes, en caso de trabajar con mercadería en tránsito, recibirá la copia del remito
y dará de baja la mercadería del stock.
15) Cuentas a cobrar recibe el remito conformado por el cliente, la nota de venta
autorizada por créditos y cobranzas y el remito emitido de Almacenes. Este último lo
firma como acuse de recibo y lo devuelve a Almacenes.
16) Cuantas a cobrar valoriza el remito con la nota de venta, registra, emite la factura y la
envía al cliente.

Circuito de Cobros

1) El Cobrador, operado el vencimiento, se dirige al cliente para realizar el cobro, con el

talonario de recibos (para registrar lo que se cobro, y como se cobro) y con el talonario
de planillas de cobranzas (para registrar los valores).
2) El Cobrador vuelve a la organización a realizar la rendición. Entrega una copia a
Tesorería de cada formulario (recibo y planilla de cobranzas), y se queda con otra copia
firmada por Tesorería, luego de controlar.
3) Tesorería recibe los valores, y los registra en el libro de bancos, y los deposita. Al
recibir la boleta del depósito, cierra la cobranza.
4) Tesorería envía el recibo a Contaduría.

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5) Contaduría recibe el recibo, registra para cerrar la operación, y archiva la

documentación.

Información adicional

Intención y subjetividad:

Intención: Hay subjetividad. [Ejemplo: Un sistema va a intentar proveer información.]

≠
Objetivo: No hay subjetividad.

Estados de los Remitos:

1) Emitido
2) Conformado
3) Autorizado
4) Valorizado

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