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UNIVERSIDAD DE ORIENTE - NÚCLEO BOLÍVAR

UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
CÁTEDRA: CONTABILIDAD GENERAL I CÓDIGO: 84-2633

OBJETIVO GENERAL: Al finalizar el tema el estudiante será capaz explicar el objetivo, función y operación de los libros
contables básicos, así como también el ciclo contable.

TEMA Nº 4: EL CICLO CONTABLE Y LOS LIBROS CONTABLES

LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: El Código de Comercio y los Libros de Contabilidad

En todos los países, existen ciertos requerimientos legales que exigen el cumplimiento de obligaciones a los comerciantes
para el control y registro de las operaciones y transacciones mercantiles. En Venezuela, las principales disposiciones
relacionadas con la obligatoriedad de llevar registros contables, se encuentran establecidas en el Código de Comercio. El
artículo 32 del Código de Comercio establece lo siguiente:

“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro Diario,
el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor
orden y claridad de sus Operaciones”

En efecto, el primer libro de registros que debe llevarse como control de las operaciones o transacciones mercantiles, es el
libro de diario o Diario General, el cual puede ser llevado en forma resumida. El Libro Diario, es el principal libro de
registro del cual se vale la contabilidad con el objetivo de reflejar las operaciones o transacciones financieras.

El ordenamiento jurídico venezolano, es específico cuando se refiere a las diferentes obligaciones de los comerciantes y al
efecto que puede tener la omisión de las formalidades establecidas en el Código de Comercio o en otras leyes diferentes.

El Artículo 33 del Código de Comercio, establece formalidades respecto a los libros que deben llevar los comerciantes:

“El Libro Diario y el de inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al
tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la
localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de lo que éste
tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las
demás hojas el Sello de la Oficina”

El Código de Comercio Venezolano, establece en su artículo 36, lo siguiente:

“Se prohíbe a los comerciantes:

1.- Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
2.- Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3.- Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4.- Borrar los asientos o partes de ellos.
5.- Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros”

Artículo 37: establece una disposición en el caso de salvaturas en los libros y expresamente indica:
“Lo errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en
que se notare la falta”

como se ha visto hasta ahora, las disposiciones legales son claras para los comerciantes cuando les indican los aspectos de
forma y fondo que deben tener los libros legales.

LIBRO DIARIO.

Características: Como lo indica su nombre, este libro recoge las operaciones mercantiles en riguroso orden cronológico, y
viene a ser el libro de entrada original de los acontecimientos en la contabilidad de la empresa; es decir, el primer registro
formal, que se efectúa, de las operaciones del negocio. A continuación, mostramos una hoja de DIARIO, con el rayado más
corrientemente usado y con llamadas numeradas para indicar la forma de su empleo.
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FECHA CUENTAS Y DETALLES REF DEBE HABER
2.0XX -1- (6)
Enero 2 Caja ( o Banco) ( 2 ) (4) (7) 100.000
( 1) Fulano, Cuenta de Capital ( 3 ) ( 8 ) 100.000
Asiento de apertura de Fulano, comerciante de esta
Plaza en compra-venta de víveres, según acta regis-
trada bajo el Nº ... ( 5 )
-2- (6)

USOS DE LAS COLUMNAS

( 1 ) En esta columna se consigna la fecha, encabezada con el año. El mismo se indica una sola vez, arriba de cada columna
respectiva en cada página. Luego sigue el mes, en la forma indicada y no se repetirá, a menos que cambie. El día se indicará
SIEMPRE, en cada asiento, y en la columna más pequeña, como se indica.

( 2 ) La cuenta deudora, o sea a la cual se carga, se escribe pegada al margen izquierdo.

( 3 ) La cuenta acreedora se escribe desfasada unos 2 cm hacia la derecha, con respecto a las deudoras; tal cual se muestra.

( 4 ) En la columna de “Referencias” se escribirá el número del folio del libro MAYOR; al cual fue pasada la partida que
aparece en la misma línea.

( 5 ) Cada asiento ha de llevar una explicación BREVE, pero CLARA; para indicar la operación que se registra, sin dejar
lugar a dudas.

( 6 ) Los asientos suelen separarse unos de otros, con el número correlativo que les corresponda, tal cual se señala.

( 7 ) y ( 8 ) Habrá una columna para los cargos y otra para los abonos

La última línea de cada folio del Diario se dejará para totalizar la respectiva página, en sus dos columnas: Debe y Haber. A
estos totales se les pone la indicación de “Van al folio Nº . . . “, o también la de “Suma y sigue”. De igual forma, la primera
línea de la segunda página y siguientes se dejará para “arrastrar” estos totales, con la indicación de “Vienen del folio Nº . . “,
a fin de sumar con las otras partidas de esa página y continuar el ciclo.

No debe partirse o fraccionarse los asientos. Cuando, al final de algún folio vemos que no cabe completo el próximo
asiento, es preferible inutilizar, con una raya diagonal, las líneas en blanco, colocar el “Van ...” y pasar a la página siguiente.
En todo momento, al final de cada asiento, las columnas de “Debe” y “Haber” del libro Diario han de totalizar iguales.

EL LIBRO MAYOR

Características: Es otro de los libros principales OBLIGATORIOS, cuya importancia reside en su función ANALÍTICA y
de SELECCIÓN. Como indicamos anteriormente, el libro Diario registra las operaciones en el mismo orden en que se van
sucediendo, todas entremezcladas. El libro MAYOR, en cambio, hace una clasificación de ellas, por cuentas, en folios
separados; para facilitar la interpretación de los hechos, en forma resumida. Así, por ejemplo, en el folio de la cuenta de
“Caja” (o “Banco...” ) en el Mayor veremos, de manera clasificada, todas las entradas y salidas de DINERO en efectivo; al
igual que el saldo existente, con lo cual podemos reconstruir e interpretar todo el movimiento que hubo de efectivo y el
remanente o SALDO que aún queda.

MODELO Y DESCRIPCIÓN DEL LIBRO MAYOR

CUENTA: ( 1 ) CÓDIGO: Fº

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO

2.0XX ( 3)
Enero 2 (4) (5) ( 6) (7)
(2)
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USOS DE LAS COLUMNAS

1.- El nombre de la cuenta se escribe en la parte superior, con letras grandes y destacadas. En el caso de haberse instalado
una contabilidad codificada, se escribirá también el CÓDIGO que le corresponda.
2.- La columna de la fecha se usa de la manera ya explicada, como en el Diario.

3.- Las explicaciones de los asientos, en este libro, han de ser aún más breves, ya que en el libro Diario constan con más
detalles.

4.- En la columna de referencias se anota el folio del libro Diario, del cual proviene la partida que se carga o abona.

5.- La columna del “Debe” será para los cargos o débitos

6.- De igual forma, el “Haber” será para los créditos o abonos.

7.- La columna del “Saldo” señala la diferencia entre debe y haber, luego de la transacción que se registra. Cuando el debe
sea mayor que el haber, tendremos un saldo DEUDOR. En cambio, cuando el Haber sea mayor que el Debe, se tratará de un
saldo ACREEDOR.

CUENTA: Caja CÓDIGO: 1-1-01-01 Fº 2

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO

2.0XX
Enero 2 Aporte inicial al negocio 1/2 100.000 100.000

LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES

Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por el comerciante, el cual debe ser registrado y sellado en el Tribunal o
Registro Mercantil correspondiente antes de ponerse en uso (Art. Nº 33 del Código de Comercio).

CARACTERISTICAS
REQUISITOS LEGALES PARA PONERLO EN USO.
1.- Es un libro generalmente de 3 columnas, empastado y foliado.

2.- En su primera página deberá ir la Nota del Tribunal o Registro Mercantil. En ésta, queda claramente indicado el uso que
se le dará a este libro, en este caso para inventario, el nombre de la empresa y el de su propietario; el nombre de la ciudad
donde fue registrado, el número de folios que integran este libro y deberá quedar firmado y sellado por la persona
competente. En los demás folios quedará estampado el sello del Tribunal

3.- El encabezamiento: es simplemente señalar el número del Inventario que se registra. El Art. 35 del C.D.C señala: “Todo
comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el Libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos
sus bienes, tanto muebles como inmueble y de todos su créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio”

Este artículo indica que el Inventario Nº 1 será el inventario que deberá formar la empresa en el momento de dar comienzo a
sus operaciones. El está formado.

1.- a) Una relación exacta del dinero en caja y el que se encuentra en Banco, realizando una relación del dinero que
se tiene en los diferentes institutos.
b) Una relación de los efectos y cuentas por cobrar
c) Una relación de los bienes muebles e inmuebles
d) Una relación de la mercancía en existencia
e) Relación de los otros activos que tenga al dar inicio a sus operaciones.

2.- Relación exacta de sus deudas y de toda clase de obligaciones pendientes si las tuviese

Anualmente, al cerrar su ejercicio, la empresa formulará un inventario de sus activos y pasivos a esa fecha; de manera
similar al antes indicado y que quedará registrado en este libro
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Este libro también es conocido como Libro de Inventarios y de Balance; porque en él también deben registrarse los Estados
Financieros elaborados a final de año. EJEMPLO

Registro Mercantil Primero

De la Circunscripción Judicial
Del Estado Carabobo
Valencia, 2 de Enero de 20XX

SE HACE CONSTAR

Que en cada uno de los 100 folios que integran este Libro
De Inventarios destinado a la contabilidad de la firma
“Cumana”, propiedad de Juan Cold, se ha estampado el
Sello de este Registro, de conformidad al Artículo 33 del
Código de Comercio.

El Registrador Mercantil

(lugar para sello y firma)

INVENTARIO Nº 1

2- 1 – 20XX

De los bienes que se constituye la Empresa “Cumana” de este domicilio

propiedad de Juan Cold, la cual inicia su giro comercial en esta misma fecha

“Cumana de Juan Cold

Balance General

ACTIVO
Efectivo 100.000
Caja 10.000
Banco Italo 50.000
Banco Venezuela 40.000
Efectos por Cobrar 20.000
Julio Núñez 5.000
Pedro Gómez 15.000
Total Activo 120.000

PASIVO
No existe

CAPITAL
Juan Cold-Capital 120.000

Total Pasivo más Capital 120.000

ANOTACIONES DE LAS TRANSACCIONES

Asiento: Es el acto de descomponer una operación en sus dos elementos contables, Débitos y Créditos.
Asentar una operación en el Libro Diario, es anotar la operación en este libro, expresándolo en término de Cargos y Abonos.
De acuerdo al número de cuentas que intervengan en los asientos de diario, se les puede clasificar: Simple y Compuesto
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Asiento Simple: Una Cuenta Deudora y Una Cuenta Acreedora

Ejemplo: El 02-05-20XX se inicia un negocio, aportando su dueño el Sr. Rivas Bs. 15.000.000 en efectivo

FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER

20XX -1-
Mayo 2 Caja 2 15.000.000
Rivas - Capital 3 15.000.000
Aporte inicial del Sr. Rivas
-2-

Asiento Compuesto: Cuando un asiento consta de dos o más cuentas, pueden ser dos o más cuentas deudoras o acreedoras
Los asientos compuestos pueden estar formados por:
1.- Una cuenta deudora y varias acreedoras
2.- Varias cuentas deudoras y una cuenta acreedora
3.- Varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.

Ejemplo: El 1-4-20XX adquirimos un vehículo por Bs. 3.500.000; pagamos Bs. 2.000.000 en efectivo y por el resto
firmamos letras de cambios.
FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER
20XX -X-
Abril 1 Vehículo 8 3.500.000
( 1) Caja 2 2.000.000
Efectos por Pagar 12 1.500.000
Adq. De un vehículo Placa zxs – 197.
Marca Ford
- X1 -

PASES DEL DIARIO AL MAYOR

Las operaciones se registran por primera vez en el Libro Diario, luego de haber cumplido este paso se debe realizar lo que
se denomina pases al mayor; esto consiste que todos los asientos de diario deben pasarse a medida que se van sucediendo al
mayor, cuenta por cuenta, o sea el proceso de transferir y distribuir al mayor es lo que se denomina pase. El proceso de
traspaso de los movimientos de un libro diario a un libro mayor, recibe el nombre de Mayorización, es decir, cada registro
débito o crédito asentado en el libro diario, es traspasado a un folio del libro mayor.

LIBRO DIARIO
FECHA CUENTAS Y EXPLICACIÓN REF DEBE HABER
20XX -1-
Enero 2 Caja 2 2.000.000
Inventario de Mercancía 3 10.000.000
JX-Capital 4 12.000.000
Aporte Inicial del Sr. J.X
-2-
6 Compras 5 20.000.000
Cuentas por Pagar 6 20.000.000
Compra de mercancías a crédito a Comercial El Sol
a Comercial El Sol Sg/fact. Nº 1
-3-
10 Caja 2 10.000.000
Ventas 7 10.000.000
Venta al contado sg/Fact. Nº 1
-4-
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Cuando se incrementan el volumen de transacciones en una empresa, se incrementará la utilización del Diario y el
Mayor, lo que trae como consecuencia que la organización debe diseñar un sistema que permita el pase al Mayor en el
menor tiempo posible
MAYOR GENERAL

CUENTA: Caja CÓDIGO: Fº 2

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO
2-1-20XX Aporte Inicial 1/2 2.000.000 2.000.000
10-1-20XX Venta Contado 3/2 10.000.000 12.000.000

CUENTA: Inventario de Mercancía CÓDIGO: Fº 3

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO
2-1-20XX Aporte Inicial 1/2 10.000.000 10.000.000

CUENTA: J.X. Capital CÓDIGO: Fº 4

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO
2-1-20XX Aporte Inicial 1/2 12.000.000 12.000.000

CUENTA: Compras CÓDIGO: Fº 5

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO
6-1-20XX Compra Mercancías 2/2 20.000.000 20.000.000

CUENTA: Cuentas por Pagar CÓDIGO: Fº 6

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO
6-1-20XX Compra a Comercial El Sol 2/2 20.000.000 20.000.000

CUENTA: Ventas CÓDIGO: Fº 7

FECHA E X PL I C A C I Ó N REF DEBE HABER SALDO
10-1-20XX Ventas Contado 3/2 10.000.000 10.000.000

RESUMEN DEL MAYOR: BALANCE DE COMPROBACIÓN. SU FINALIDAD.

Una vez determinados los saldos de las cuentas en el Mayor General, el siguiente paso será la elaboración del Balance de
Comprobación. Bien sabemos que toda operación conlleva un intercambio de valores en sentido contrario; toda transacción
origina por lo menos un cargo y un abono por importes iguales; si esto se cumple en el registro de cada operación, el
conjunto de todas las operaciones debe dar como resultado un equilibrio entre todos los cargos y todos los abonos, en
términos de la sumatoria aritmética.
Resumiendo: Sumatoria de Cargos = Sumatoria de Abonos.
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A esta igualdad, por representar una situación de equilibrio entre cargos y abonos, se le llama BALANCE DE
COMPROBACIÓN, y resulta de suma utilidad para el Contador. De igual manera, si en vez de tomar los totales de cargos y
de abonos, tomamos el saldo de cada cuenta, es decir: la diferencia que cada una acusa entre sus cargos y sus abonos;
también hemos de obtener sumas iguales.

Todo esto nos lleva a la conclusión de que, en todo momento, el “Balance de Comprobación” lo podemos elaborar por
SALDOS o por TOTALES; siendo más comúnmente empleado el de los saldos. Cabe advertir que, el “Balance de
comprobación” sólo prueba la igualdad matemática entre los totales de cargos y de abonos. No detecta ciertos errores; tales
como cuando se hace una anotación a una cuenta, en vez de a otra. Para detectar los errores, es necesario hacer previsiones
adecuadas, al momento de planificar e instalar el sistema de contabilidad.
El BALANCE DE COMPROBACIÓN únicamente indica si se ha mantenido el equilibrio entre los cargos y los abonos. No
indicará errores como los siguientes:

a) Las omisiones de pases de asientos del Diario al Mayor.

b) Cargos hechos a una cuenta en lugar de a otra.
c) Abonos efectuados a una cuenta, en lugar de la correcta.

Estos errores no los acusa el Balance de Comprobación, simplemente porque ellos no afectan la ecuación fundamental de la
Contabilidad.

En los casos en que el Balance de Comprobación no “Cuadre” es porque se habrá cometido alguno de los siguientes errores:

a) Errores de suma o resta

b) Asiento de diario sin el equilibrio entre cargos y abonos.
c) Errores de cantidad en los pases del Diario al Mayor.
d) Omisión de un cargo o de un abono en algún asiento.

El Balance de comprobación por sumas debe totalizar igual a las sumas del Libro Diario.

Algunas veces el Balance de Comprobación no cuadra por una pequeñísima diferencia, pero obstante debe desconfiarse de
tal diferencia, porque es casi seguro que se debe a la resultante de varios errores grandes, de signos contrarios, que casi se
compensaron.

Si bien cuando el Balance de comprobación no cuadra es signo de haberse cometido algún error, cuando sí cuadra no
podemos estar seguros de que no se ha cometido error, debido a que hay una serie de errores que el Balance de
Comprobación no detecta, tales como:

❖ Cargos o abonos efectuados a cuentas equivocadas

❖ Cargos y abonos al mismo tiempo hechos por cantidades erradas
❖ Omisión de un cargo y de un abono por la misma cantidad
❖ Doble anotación de una misma operación.

Lo recomendable es que el Balance de Comprobación se prepare MENSUALMENTE, o con la frecuencia que se desee,
pero en cualquier caso debe contener todos los cargos y los abonos que se hubieren hecho; desde el inicio del ejercicio
económico.

SALDOS NORMALES DE LAS CUENTAS

1) Tendrán saldos DEUDORES, normalmente las cuentas de ACTIVOS, COSTOS, GASTOS

2) Suelen ser ACREEDORES los saldos de las cuentas de PASIVOS, de CAPITAL, de INGRESOS y Valuación de
Activos.