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Diego Fernando Cardona Montoya; Solanye Carolina Castañeda Ortiz; Eidy Zammara Ceballos
Infante; Gonzalo Castillo Yopasa y Diana Carolina Celis Ayala, Facultad de Ciencias
Empresariales, Unipanamericana
La correspondencia relacionada con este debe ser dirigida a nombre de Diego Fernando Cardona
Montoya; Solanye Carolina Castañeda Ortiz; Eidy Zammara Ceballos Infante; Gonzalo Castillo
Yopasa y Diana Carolina Celis Ayala, Unipanamericana
C.E.18. Relaciona la función control con los diferentes procesos que se desarrollan en la
empresa.
organizaciones.
determinada.
En el paso de control tenemos varias fases como una de ellas establecer los estándares de
cotos, de calidad y tienen que nos permitan establecer el desempeño de nuestros empleados y de
En el caso que se nos presentan como herramientas utilizare herramientas de control que nos
permitan a saber cuáles son los factores que disminuyen la calidad, para implementar soluciones
Diagrama de Pareto
discriminar entre las causas más importantes de un problema (los pocos y vitales), y las que lo
La relación 80/20 se ha encontrado en distintos campos. Por ejemplo, el 80% de los problemas
de una organización son debidos a un 20% de las causas posibles. El 80% de los defectos de un
producto se debe al 20% de causas potenciales. El 80% del absentismo, es causado por un 20%
de empleados…
Evidentemente, la relación no debe ser exactamente 80/20. Pero sí se puede aventurar que
unas pocas causas son responsables de la mayor parte de los problemas (PARETO).
En este me basare en la calidad de la producción de las operarias de las prendas y las 500
Productos Defectuosos
Nombre
del %
Producto Código Frecuencia % Acumulado Acumulado
Camisa
P004
Star 117 23% 117 23%
Vestidos
P0017
Violet 110 22% 227 45%
Blusa
P007
Still 99 20% 326 65%
Pantalón
P0013
Sport 83 17% 409 82%
Jeans
P009
chip 54 11% 463 93%
Falda de
P001
Cuero 37 7% 500 100%
Total 500 100%
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL 4
Grafico de Pareto
500 100%
450 90%
400 80%
350 70%
Porcentajes
Frecuencia
300 60%
250 50%
200 40%
150 30%
100 20%
50 10%
0 0%
P004 P0017 P007 P0013 P009 P001
Productos
Frecuencia % Acumulado
Hasta el cuarto producto se presenta el 80% de fallas en el producto esto quiere decir que
tenemos que enfocar la capacitación de las operarias que realicen las camisas Star, los vestidos
Violet, las Blusas Still y el pantalón Sport para mejoras en su fabricación y así aumentar la
Otra herramienta que utilice para identificar los errores en el proceso fue el diagrama de causa
o efecto.
espina de pescado pueden servir de estructura para debates de grupo sobre las posibles causas de
un problema (EFECTO).
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL 5
Reparto Materiales
Falta de
Falta de materiales del almacén
planificación
Aus
Falta De Stock
Falta de personal
mínimo
Medio Ambiente
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL 6
Uno de los errores que cometió nuestra empresa es no contar con materiales en el Stock para una
contingencia, como la que se presentó por la no entrega de su proveedor inicial, esto le genero
costos y con esta menos rentabilidad para sus productos para evitar que siga sucediendo se debe
hacer lo siguiente:
Planificación de pedidos
• Analizar los plazos de entre según sea el producto o la temporada del año.
• Solicitar plazos de entrega que se puedan realizar, para no generar faltas de entrega.
El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos
determinado cuando excedan los límites admitidos. También puede definirse como la regulación
de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. El objetivo fundamental es asegurar el
las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones respecto al objetivo y la
eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas. Esta
Teoría de Sistemas.
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL 7
• Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establecen en la planeación.
• Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores, que
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los
• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.
Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos
que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para
responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los
cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para
un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que
implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los
medida.
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL 8
• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas
competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kinich Ohmae,
es agregar valor.
• Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán,
prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma
que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la
gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de
control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad
o participación en el trabajo.
AREAS DE CONTROL
El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las
aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de
implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción,
• Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar
otros.
otros.
• Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas
de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL
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distorsiones en relación con las previsiones. Pueden mencionarse como principales controles de
ventas:
o Por clientes.
o Por territorios.
o Por vendedores.
• Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las
• Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como
el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el
• Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos
de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios
de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y
• Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles
• Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que
verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.
• Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos,
entre otros.
objetivos de planificación, para diseñar sistemas de información, para comparar los resultados
reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para
medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que
todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar
Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de
planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites
específicas.
En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, «mejorar las habilidades de los
empleados», estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que
quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.
Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo «mejorar las habilidades de los
febrero y marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas.
Y, por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con
facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir los resultados. Esta
facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia
para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificación, mientras que a
En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes
tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les
contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad
renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y
producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y
En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades,
presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los
resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados
corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer «que todo está bajo control»
En la figura se observa, que no tienen que intervenir en forma activa en las operaciones de la
organización.
Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si
el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un
cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Por ejemplo; el dueño
director de una franquicia podría ver que necesita más empleados en el mostrador para alcanzar la
norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald’s. Por su parte, los
controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas
actividad.
La figura ilustra otro punto importante, a saber, que el control es un proceso dinámico. Si los
encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados cumplan con los parámetros y
4. Retroalimentación
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL
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Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la
organización para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los
resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros
gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada decisión tendrá sus ventajas e
inconvenientes y dependerá del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la
información debe darse de la forma más objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en
ellas sentimientos, suposiciones personales, críticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que
de staff o los supervisores y es difícil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y
C.E.20. Conoce y aplica los fundamentos de la función de control en una situación determinada
• Determine cuáles son las etapas del proceso administrativo que están generando las fallas
Encabezado: PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL
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Planificación
Se realiza de manera efectiva en la empresa, sin embargo, debido a problemas con el proveedor
de telas europea no esta cumpliendo los tiempos debido a la situación del país y ha tenido que
despedir empleados y debido a esto se ha tenido que recurrir a proveedores locales, con estos
también se ha tenido problemas dado que por lluvias se ha incrementado el lead time en 8 días y
Organización
Se tienen problemas dado que no se han atribuido las responsabilidades claramente lo que lleva a
tener retrasos en la colocación de los pedidos ya que no se logran llegar a acuerdos en los precios
en los tiempos deseados lo que lleva a perder ventas, es necesario dar cierta autoridad a los
vendedores de cuales son los rangos de precios que no requieren aprobaciones y cuales si y
Dirección
La figura del gerente no supo prever la expansión que lleva se generó en la empresa, le falto
tomar decisiones, mayor instrucción y no fue ayudado al tope por los diferentes sectores
laborales. En la ejecución falto una mejor herramienta para la realización de las actividades
designadas a cada grupo de trabajo y que los mismos continuaran realizando dichas actividades
Cada proceso no fue analista de sus propias dotaciones y análisis para que funcionara.
Control
Esta función debe garantizar que la empresa está encaminada por el rumbo del éxito. Si bien cada
función anteriormente nombrada puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la
El control es una tarea administrativa, la cual debe ser ejercida con profesionalidad y de forma
transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresa sirve para analizar
los puntos altos y los puntos bajos de las mismas, los cuales no fueron evidenciados a tiempo y
Luego de obtener los resultados correspondientes, se harán factibles las diferentes modificaciones
que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.
ANALISIS DE CAUSA
Por medio del Control la Empresa evalúa el diferente desempeño de todos los procesos, orienta
decisiones, garantiza grado constante de flujo, comprueba los resultados, regula y genera
Debe asegurar que posea un producto de óptima calidad, debe enfrentar el cambio, mejora en la
Es prioritario realizar un análisis de causas y una de ellas es los cinco por qué:
Vendedores Tardan
No se
no cumplen con económica personal y Por falta volumen de producción del proveedores y
No se La mano
Después del análisis de causas genera la fuente de análisis con la herramienta del ciclo PHVA, se
” Desde el área de ventas, el encargado dio su informe: Los vendedores estaban gastando
demasiado tiempo en la espera de clientes; aproximadamente tardaban más de medio día en ser
atendidos para hablar con el encargado y cerrar la venta, en ocasiones en las que no se llegaba a
potestad para decidir sobre ello, en este aspecto la empresa no ha fijado políticas al respecto. Es
decir, los vendedores no están aprovechando al máximo el día y en ocasiones esto retrasa los
Hacer programacion de
visitas a clientes con
personal que tengan
Clientes y vendedores potestad de decision de
insatisfechos negociacion
“Del área administrativa, por su parte, informaron que el proveedor de telas europeas informó
que por la crisis económica que atraviesan los países de este continente, habían tenido que
despedir personal, tenían la producción retrasada un mes y que no iba a poder entregarles a
tiempo el pedido. Por lo tanto, entre los dos decidieron recurrir a un proveedor nacional, pero por
previsto y el costo aumentaba el 10% con respecto al proveedor inicial, pero lo importante en el
“Adicionalmente, para reducir costos, habían subcontratado con una empresa satélite la
producción de la de ropa, lo que había ocasionado desperfectos en los productos, ya que las
estándares de la empresa. Lo que ocasionó quejas por parte de dos de los clientes más
Capacitar a Compras en
estadares de calidad de
Selección de terceros la empresa
Requerir muestras de
Garantizar prendas de trabajo terminado para
optima calidad evaluar