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DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTION AMBIENTAL ISO 14011 DE 2015
Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica del MÓDULO
4: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN, el estudiante logre la siguiente
competencia específica:
Comunicación
Información documentada
Operación
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DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTION AMBIENTAL ISO 14011 DE 2015
Tema 1: Recursos, competencia y toma de conciencia
Tema 1: Nombre del tema
Recursos
Los recursos son muy importantes en una institución a la hora de establecer,
sostener y optimizar de forma continua el Sistema de Gestión Ambiental. En este
sentido, Hikichi, Salgado y Beijo (2017), indican que, especialmente, las grandes
empresas buscan certificarse en este campo, pues tienen, además de la presión de
otras entidades: públicas, privadas o la sociedad misma, poseen recursos
económicos para costear los gastos derivados de este proceso, hacer correcciones
y mejorar sus estándares de calidad y buen desempeño ambiental.
Por ejemplo, una parte relevante del Sistema de Gestión Ambiental en cuanto
a su componente económico se fundamenta en la necesidad de la institución de
identificar y asegurar la disponibilidad de recursos para que el personal pueda
establecer, implantar, mantener y mejorar continuamente el SGA. No solo se trata
de recursos económicos, pues la empresa puede contar con recursos tanto físicos
como humanos, tangibles e intangibles. Entre los más importantes se encuentran
los que se mencionarán a continuación:
Competencia
El numeral 3.3.1 del manual de la Norma Técnica Colombiana, traducción de
la norma ISO 14001:2015, define el término “competencia” como la “Capacidad para
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aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos”
(ICONTEC, 2015, p. 4).
En consecuencia, toda empresa que quiera implementar un Sistema de
Gestión Ambiental debe considerar la competencia de las personas que realizan
trabajos bajo el control de la organización. En este punto las normas ISO
14001:2015 dictan algunas recomendaciones en cuanto a las competencias,
estudios, formación eficiencia e información, que se resume en la siguiente relación
(ver tabla 1).
Descripción
Se debe establecer competencias necesaria de quienes
Competencias
conforman la organización.
Garantizar la competencia del personal mediante
Estudios
estudios, formación profesional o experiencia.
Procurar otorgar formación relacionada con los aspectos
Formación
ambientales y el SGA.
La aplicación del SGA deben conducir a tomar acciones
Eficiencia que faciliten adquirir competencias y evaluar la
eficiencia de las medidas adoptadas.
Por lo anterior, se puede comprobar que todos los empleados que hacen
parte de la organización posean o adquieran los conocimientos, formación y
experiencia necesaria para garantizar la realización del trabajo de una forma
consciente y eficiente, esto para no afectar el desempeño ambiental de la empresa.
En caso que una persona no sea competente para realizar su trabajo, lo que
generaría efectos negativos sobre el desempeño ambiental de la organización, la
norma ISO 14001:2015 obliga a realizar las acciones necesarias para subsanar la
situación. Entre las acciones para la revisión y corrección que se pueden aplicar
están: facilitar la formación necesaria o contratar un personal más competente.
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Resultados por la competencia
Sin duda, los resultados positivos que se quieren alcanzar dependen del nivel
de preparación y competencia de cada uno de los individuos que hacen parte o
intervienen en el SGA de la institución. En esta línea la norma ISO 14001:2015
establece algunos requisitos para evaluar los resultados de las acciones que se
ejecutan para lograr la eficiencia y adquirir competencias. Entre las herramientas
utilizadas para evaluar los saberes, aptitudes y habilidades del personal que integra
la organización están: la observación del desempeño y el test de conocimiento.
Toma de conciencia
Hoy por hoy la idea de conciencia ambiental implica la relación en equilibrio
entre el componente humano y el medioambiental. Esta noción se ha convertido en
un fenómeno social que ha despertado la movilización de activistas, entre
personajes públicos, asociaciones gubernamentales y no gubernamentales en torno
a la preocupación por la mejora y conservación del medioambiente. A este respecto,
tomando a Gomera (2008), se pueden tomar varias tipologías de conciencia
ambiental: activa, afectiva, cognitiva y conativa, su descripción y equivalencia (ver
tabla 2).
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Pasando a su aplicación directa a las empresas, se observa que es necesario
que las instituciones velen por lograr que las personas que trabajan en su
organización sean conscientes de la implementación de:
✓ La política ambiental.
✓ Los aspectos ambientales significativos.
✓ Los impactos relacionados con los trabajos realizados.
✓ La contribución a la eficacia del SGA.
✓ Los beneficios de la mejora del desempeño ambiental.
✓ Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SGA.
✓ Estas incluyen sanciones de la empresa.
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Tema 2: Comunicación
✓ ¿Qué comunicar?
✓ ¿Cómo comunicar?
✓ ¿Quién y con quién comunicar?
✓ ¿Cuándo comunicar?
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Generación Evaluación
Toma de
del de la
decisión
comunicado información
Ejecución
Documentación
Archivo (de la
(de la decisión)
decisión)
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realmente requiere el Sistema de Gestión Ambiental para la optimización de tiempo,
recursos y procesos.
De otro lado, según a quien va dirigida la información, los procesos de
comunicación pueden ser de dos tipos: internos y externos, a continuación, se
observará en qué consiste cada uno de ellos y cuáles son sus funciones.
Comunicación interna
La norma ISO 14001:2015 toma como comunicación interna a toda la
información, comunicados, despachos, memorándums, oficios, mensajes y correos
electrónicos, entre otros generados al interior de la empresa.
Según recomiendan la normativa, toda organización debe:
Comunicación externa
La comunicación externa es el conjunto de actividades que generan
información y están dirigidos al personal exterior de una empresa. En esta línea la
norma ISO 14001:2015 se refiere a las comunicaciones externas como toda la
información que es trasmitida a las partes externas interesadas. En concreto
recomienda que la “organización debe comunicar externamente información
pertinente al Sistema de Gestión Ambiental, según se establezca en los procesos
de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y
otros requisitos” (ICONTEC, 2015, p. 13).
De manera que ésta también resulta un componente importante del SGA, ya
que las empresas tienen que comunicar de forma externa la información relevante
sobre el Sistema de Gestión Ambiental, el cual debe ser según lo establecido en los
procedimientos de comunicación institucional, tal como lo requieren las
responsabilidades de cumplimiento.
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Tema 3: Información documentada
Generalidades
En relación a la información documentada generada por la institución en el
proceso de implementación del Sistema de Gestión Ambiental, se debe incluir toda
aquella documentación que se considere importante para evaluar la eficacia del
SGA. Sobre este punto, la normativa ISO 14001:2015 recomienda para ello los dos
siguientes criterios:
Además, la norma ISO 14001:2015 aclara que esta información varía según
el tamaño, necesidad, complejidad y competencia de la institución, en sus palabras:
Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada la empresa debe
cerciorarse y controlar que la información sea idónea, que se encuentre bien
identificada y descrita, y que tenga un formato y soporte adecuado. Debe ser claro
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el título, fecha, autor y número de referencia para así conocer su contenido e
identificarla más fácilmente (ver tabla 3).
Información documentada
Identificación y Se debe identificar y describir la información
descripción documentada, estableciendo un formato adecuado.
Se debe conocer el contenido de la información. Esta
Control
debe tener título, fecha, autor o número de referencia.
Revisión y La información documentada debe ser idonea y estar
aprobación elaborada en un formato y soporte adecuado.
Tabla 3: Creación y actualización de la información documentada.
Fuente: Autor basado en las normas ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015)
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✓ Confidencialidad. Evitar el acceso a la información de personas no
autorizadas.
✓ Disponibilidad. La información y recursos relacionados deben estar
disponibles para el personal autorizado.
✓ Integridad. Se debe guardar la totalidad de la información y no se pude
modificar o alterar su contenido sin autorización.
Aprobación
Control de
documentación Revisión y
externa y actualización
obsoleta
Distribuir la Identificar
versión cambios y
vigente y versión
accesible vigente
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Tema 4: Operación
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necesario definir tipo y grado de control y la influencia a utilizar en los procesos. Del
mismo modo, deben estar vinculados con la perspectiva del ciclo de vida, tomando
lo estipulado por la norma ISO 14001, la organización debe:
7. Cambios
1. Desarrollo del 6. Control de
proceso procesos (previstos e
imprevistos)
2. Requisitos
5. Planificación
ambientales
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Por último, la documentación generada por la entidad u organización en el
proceso de implantación del SGA debe estar de acuerdo con los lineamientos de la
norma ISO 14001:2015. En este sentido, tomando lo expresado en el capítulo 8 de
la normativa indica que: “La organización debe mantener la información
documentada en la medida necesaria para tener la confianza en que los procesos
se han llevado a cabo según lo planificado”.
Lo anterior, permite brindar un seguimiento y control más eficaz en aspectos como
la identificación de elementos e impactos ambientales, caracterización y
actualización de requisitos legales y control operacional para garantizar el
mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Ambiental.
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Tema 5: Preparación y respuesta ante emergencias
Identificación
de riesgos
Minimizar efectos
negativos
Medidas
preventivas Evitar efectos
negativos
Evaluación de
posibles efectos
ambientales
Planes de Procedimientos
emergencia de actuación
Por esta razón para las organizaciones es muy importante tener una política
y objetivos ambientales que garanticen un apropiado desempeño y control del
impacto que generan sus actividades sobre el medioambiente.
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Las entidades deben establecer, implantar y mantener los procesos
necesarios con los cuales se pueda hacer frente a situaciones de emergencias. Con
la norma ISO 14001:2015 se reglamenta el plan de control operacional, que es
mediante el cual se pueden evitar las situaciones de emergencia. Este deberá
instalar un plan de emergencia y tener una capacidad de respuesta, aún cuando
pese a aplicar todas las medidas de control preventivas y correctivas se produce el
incidente o accidente.
En este punto (8.2) la norma ISO 14001:2015 dice lo siguiente “La
organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios
acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia
identificadas en el apartado 6.1.1.” (ICONTEC, 2015, p. 15).
Esta tiene 6 ítems que explican cómo debe actuar la organización, ellos son:
a) Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir
o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de
emergencia.
b) Responder a situaciones de emergencia reales.
c) Tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones
de emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto
ambiental potencial.
d) Poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando
sea factible.
e) Evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta
planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de
emergencia o de que se hayan realizado pruebas.
f) Proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación
y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas
pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.
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Planificar acciones para prevenir impactos ambientales.
Concebir eventuales emergencias y riesgos.
Valorar medidas preventivas ante las emergencia.
Planificación Evaluar periódicamente las acciones de respuesta
planificadas.
Identificar las acciones que puedan evitar situaciones de
emergencia y accidentes ambientales.
Revisar de forma asidua los procesos y respuesta
planificadas.
Evaluacion
Probar periódicamente los procedimientos en el momento
en el que sea posible.
Responder ante situaciones de emergencia y accidentes
reales.
Iniciar acciones que minimicen las consecuencias de
Actuacion
situaciones de emergencia ambiental.
Revisar y actualizar procedimientos (particularmente
cuando se hayan producido accidentes o emergencia).
Ilustración 5: Formas de actuación frente a los riesgos.
Fuente: Autor basado en las normas ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015)
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Ahora que has revisado el tema de Implementación y Operación del Sistema de
Gestión Ambiental, te invitamos a:
(Emisor y receptor)
Mensaje
interno
Mensaje
externo
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Gomera, A. (2008). La conciencia ambiental como herramienta para la educación
ambiental: conclusiones y reflexiones de un estudio en el ámbito universitario.
Centro Nacional de Educación Ambiental, pp. 1-8. Recuperado de:
http://www.mapama.gob.es/es/ceneam/articulosde-
opinion/2008_11gomera1_tcm7-141797.pdf
Hikichi, S. Salgado, E. & Beijo, L. (2017). Characterization of dissemination of ISO
14001 in countries and economic sectors in the Americas. Journal of
Environmental Planning and Management, 60(9), pp. 1554-1574.
Instituto Colombiano de Normalización y Certificación (ICONTEC). (2015). Sistemas
de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso. NTC-ISO
14001. Bogotá: ICONTEC.
Román, Y. (2016). Sistema Ambiental Universitario: Modelo integrado de gestión
para la inclusión de la dimensión ambiental y urbana en la Educación
Superior. Bogotá: Universidad Piloto de Colombia.
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Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos como
material de consulta de los participantes en el Diplomado Virtual en
GESTIÓN AMBIENTAL ISO 14001 DE 2015 del Politécnico de Colombia, y solo
podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los usuarios
referirla en los escritos donde se utilice la información que aquí se presenta.
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