Módulo III

Contenido I: Técnicas

Carpetas:

Puede organizar los mensajes de correo electrónico en carpetas para obtener un fácil acceso. Para
ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú archivo.

2. Haga clic en nuevo.
3. Haga clic en carpeta.

Escriba un nombre en el cuadro Nombre, para la carpeta que desea crear y a continuación, haga clic
en aceptar.

Mover un mensaje a una carpeta:

El primer paso es seleccionar el mensaje que desea mover.

En la barra de herramientas estándar, haga clic en el botón mover a una carpeta y, a continuación,
haga clic en el nombre de la carpeta a la que desea mover el mensaje de correo electrónico.

Eliminar un mensaje de correo electrónico:

En ocasiones puede suceder que necesite eliminar un mensaje de correo electrónico. Para ello debe
seleccionar el elemento y luego presionar el botón eliminar en la barra de herramientas de Outlook.

Al eliminar un mensaje de correo electrónico, se elimina de la ubicación donde está almacenado. Si

la ubicación es la bandeja de entrada, el mensaje se moverá a los Elementos eliminados.

Edutecno 1
Contenido II: Libreta de direcciones

Crear una lista de distribución:

Una lista de distribución supone una forma sencilla de enviar un mensaje de correo electrónico a
varios destinatarios. Para ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú archivo.

2. Haga clic en nuevo.
3. Haga clic en lista de distribución.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de distribución. La lista de distribución se

guardará en la carpeta Contactos con el nombre que le haya dado. Cuando envíe un mensaje a una
lista de distribución, el mensaje ira a cada dirección de correo electrónico de la lista.

El siguiente paso es agregar los destinatarios a la lista y a continuación, hacer clic en el botón
aceptar.

Para cerrar la ventana y aceptar los cambios, debe presionar el botón guardar y cerrar.

También puede agregar una nueva dirección de correo electrónico a la lista de distribución. Para
ello debe ir a la carpeta contactos y abrir la lista de distribución.

1. Haga clic en el botón contactos.

2. Haga doble clic en la lista de distribución que desea modificar.

Seleccione la ficha Lista de distribución, y luego hacer clic en Agregar nuevo.

Escriba la información de la dirección de correo electrónico y, a continuación, haga clic Aceptar.

El siguiente paso será cerrar la lista de distribución, para ello debe presionar el botón guardar y
cerrar.

Edutecno 2
Eliminar una dirección de correo del campo Para:

En ocasiones puede suceder que necesite eliminar una dirección de correo electrónico del campo
"Para". Para ello debe seleccionar y eliminar los nombres a los que no desea enviar el mensaje.

1. Haga clic en la dirección de correo electrónico que desea eliminar.

2. Presione la tecla supr en su teclado.

Agregar una dirección de correo electrónico a los Contactos:

El primer paso es abrir el mensaje de correo electrónico. Para ello, debe hacer doble clic en el
mensaje de correo electrónico.

En la ventana del mensaje, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la línea De y, a
continuación, haga clic en Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual.

De este modo, agrega al formulario de contactos el nombre y la dirección de correo electrónico del
remitente. Para finalizar, debe presionar el botón guardar y cerrar para crear el nuevo contacto en
la libreta de direcciones.

Buscar un mensaje de correo electrónico:

Encontrar un mensaje de correo electrónico mediante Búsqueda instantánea. Para ello, debe utilizar
el panel Búsqueda instantánea. Realice los siguientes pasos.

1. Haga clic en el cuadro búsqueda instantánea.

2. Escriba el texto que desea buscar.
3. Presione la tecla enter en su teclado.

Los mensajes que contienen el texto que escribió aparecerán en el panel resultados de búsqueda
instantánea con el texto de búsqueda resaltado en amarillo.

Edutecno 3
Ordenar mensajes de correo electrónico:

Puede ordenar los mensajes de correo electrónico de la Bandeja de entrada de Outlook utilizando
varias columnas. Realice los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú ver.

2. Haga clic en organizar por.
3. Haga clic en personalizar.

En el cuadro personalizar vista, debe hacer clic en el botón Ordenar.

En la lista Ordenar elementos por, haga clic en un campo por el cual desee ordenar los mensajes de
correo electrónico.

Haga clic en Ascendente o en Descendente para establecer el criterio de ordenación. Para continuar
ordenando por un campo adicional, deberá hacer clic en el siguiente campo de la lista "Luego por".

En ocasiones puede suceder que no necesite mantener un mensaje de correo electrónico en la

bandeja de entrada de Outlook. Para eliminar un mensaje, solo debe seleccionar el elemento y luego
presionar la tecla supr en su teclado.

Podrá eliminar permanentemente los mensajes movidos a la carpeta Elementos eliminados de

Outlook. Para ello, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú herramientas.

2. Haga clic en vaciar carpeta elementos eliminados.
3. Haga clic en el botón sí.

Vista preliminar:

Antes de imprimir puede realizar una vista previa del mensaje. Para ello, debe realizar los siguientes
pasos.

1. Seleccione el mensaje de correo electrónico.

Edutecno 4
 2. Haga clic en el menú archivo.
3. Haga clic en vista preliminar.

La opción Vista preliminar permite ver la apariencia que tendrá un mensaje de correo electrónico
antes de imprimir.

Utilice los botones de la barra de herramientas para cambiar la orientación de la página, ajustar los
márgenes, cambiar el tamaño de papel, entre otros.

Delegados:

Puede permitir que otra persona administre su buzón de correo. El acceso, se usa habitualmente
entre jefes y asistentes. Por ejemplo: Si tuviera un asistente que le ayude con la llegada del correo
postal, puede usar Outlook para que otra persona, conocida como delegado, reciba y responda a las
convocatorias de reunión y pueda enviar mensajes de correo en su nombre.

Para activar el acceso a un delegado, debe realizar los siguientes pasos.

1. Haga clic en el menú herramientas.

2. Haga clic en opciones.
3. Haga clic en la etiqueta delegados.

Escriba el nombre de la persona que desea designar como su delegado o bien busque su nombre en
la lista y haga clic en él. El delegado debe ser una persona de la Lista global de direcciones de
Exchange.

En el cuadro Permisos del delegado, puede aceptar la configuración predeterminada o seleccionar

niveles de acceso personalizados a las carpetas de Exchange. Si un delegado necesita permiso
solamente para trabajar con convocatorias de reuniones y respuestas, bastan los permisos
predeterminados.

Edutecno 5