Guía de para crear Contactos, Listas de Distribución y Combinación de Correspondencia

La presente guía constituye un material de apoyo que Grupo Maso, ha creado para que
orientar a los aliados y colaboradores en la creación de contactos, listas de distribución y
combinación de correspondencia que les permita hacer que sus procesos de comunicación
sean más efectivos.

Creación de Contactos y Listas de Distribución en Outlook.

1. En la pantalla de inicio buscar Contactos

2. En la barra de navegación ubicar Nuevo Contacto

3. Para agregar Nuevo Contacto

hacer clic sobre el icono que
desplegará la siguiente
pantalla. Complete los datos
solicitados y marque la opción
Guardar y Cerrar.

4. Para crear Lista de Distribución de envíos masivos. Ubicarse en la Barra de Navegación y

presionar el icono Nuevo Grupo de Contactos.

5. Se desplegará la siguiente pantalla en la cual deberá asignar el nombre de la Lista de

Distribución.
 6. Para incorporar Contactos a la Lista de
Distribución creada hacer clic en el icono
de Integrantes, donde se desplegarán las
tres (3) opciones para incorporar a los
contactos.
Si el contacto fue creado desde el
Outlook seleccione la primera opción.
Si ya cuenta con una libreta de
direcciones previamente creada en Outlook marcar la segunda opción.
Para crear contactos directamente en el grupo seleccionar la tercera opción.

Nota: Se recomienda que cada lista de distribución tenga un máximo de 50 contactos y que los envíos se
realizan con intervalos de media hora entre uno correo y otro para no saturar la herramienta y evitar caer en
Spam.

7. Una vez creado el grupo

con los integrantes de la
Lista de Distribución hacer
clic en Guardar y Cerrar
para completar esta acción.
Estas listas quedarán
guardas dentro de los
Contactos.

8. Al crear las Listas de Distribución ya

podrá realizar el envío de
información a la base de datos
creada como sus contactos.
Para enviar una imagen anexa en el
correo, solo basta con crear un
nuevo mensaje. Colocar el cursor en
el cuerpo del texto y seleccionar la
opción Insertar imagen desde
archivo, está se anexará
automáticamente. Una vez
realizada esta opción proceder a
Enviar el mensaje a los contactos de
la lista de distribución quienes podrán visualizar el contenido en el cuerpo del mensaje.

Nota: Enviar siempre los correos en copia oculta CCO para proteger la privacidad del contacto.
Creación de Contactos Y Listas de Distribución en Gmail

1. Ubicar en el correo Gmail las Aplicaciones de Google.

Contactos.

2. Seleccionar la opción Crear Contacto.

3. Se desplegará la pantalla Crear Contacto

para completar el registro. Recuerde ir a
mostrar más para ver otras opciones de más
información del contacto. Presione Guardar
para almacenar los datos.

Para crear las Listas de Distribución en Gmail. Seleccione la opción +

Crear etiqueta para asignar un nombre a su Grupo de Contactos.

4. Proceda a Guardar una vez realizada esta acción.

5. Para asignar etiqueta al Contacto previamente agregado tilde el contacto y seleccione

el icono de lápiz para editar.
6. Una vez realizada la selección del
contacto. Pulsar Añadir etiqueta para
incorporarlo a la Lista de Distribución de
Contactos.

7. Para Enviar un mensaje con una imagen anexa, solo

basta con arrastrar la imagen seleccionada al
cuerpo del correo. Una vez realizada esta opción
proceder a Enviar el mensaje a los contactos de la
lista de distribución quienes podrán visualizar el
contenido en el cuerpo del mensaje.

Nota: Enviar siempre los correos en copia oculta CCO para

proteger la privacidad del contacto.
Combinación de Correspondencia en Outlook

1. Abrir un archivo de Word. Escribir el

mensaje deseado para enviar a través
del correo de Outlook. En caso de
acompañar el correo con una imagen
seleccione en la Barra de Navegación
la opción Insertar y luego Imagen para
completar la acción.

2. Para iniciar la Combinación, presione en la Barra de Navegación la opción de

Correspondencia y marque el icono que indica Seleccionar Destinatarios

3. Una vez presionada la opción Seleccionar

Destinatarios se desplegara un menú con tres (3)
opciones para la combinación. Podrá escribir
una nueva lista. Seleccionar una existente desde
sus archivos de datos y por último traer los
contactos desde Outlook.

4. Para realizar la combinación con una Lista

Existente, solo deberá seleccionar está opción.
Buscar en sus archivos y seleccionar la hoja de
Excel donde tiene almacenada la información
de su contactos.

5. Seleccionar la opción en la Barra de Navegación de Insertar campo combinado

6. Una vez marcada la opción se desplegará una serie de datos.
Seleccione aquellos que sean de interés para combinar su
documento y presione Insertar. En el siguiente ejemplo. Se
tomará Nombre y Apellido para personalizar el mensaje.

Nota: Recuerde que todos los ítems que sea combinar deben estar
presentes en el cuerpo del mensaje de Word y dependerá de la
ubicación que desea darle dentro del documento.

7. En la Barra de Navegación ubicar Vista Previa de Resultados

para evaluar que la combinación se realizó correctamente.

8. Una vez realizado este proceso anterior proceda en la

Barra de Navegación a Editar Lista de Destinarios para
Agregar o Quitar algún contacto que recibirá el correo
electrónico

9. Seleccione en la Barra de Navegación Finalizar y

Combinar. Se desplegará un menú con tres (3)
opciones pulsar la opción Enviar mensajes de
correo electrónico.

Nota: No cierre el documento hasta tanto no verificar

que se haya realizado los envíos combinados en el
correo electrónico de Outlook.
Combinación de Correspondencia en Gmail

1. Redactar un nuevo mensaje con aquellos

ítems que desea que aparezcan en el
cuerpo del texto. En caso de acompañar
el correo con una imagen arrastre Imagen
para completar la acción.

Nota: importante que los ítems a vincular este

enmarcados con este <<para abrir y con este
símbolo para cerrar>>

2. Para iniciar la combinación de correspondencia en Gmail. Ingresar a

las Aplicaciones de Google. Buscar la opción de Documentos.

3. Una vez en Documentos seleccione Hoja de Cálculo. Ubicar este

el icono de la carpeta Se desplegará la siguiente pantalla que le
permitirá subir el archivo.

4. Una vez que el archivo se suba a la nube. Se desplegará la BBDD de contactos.

Nota: Importante que no queden espacios en blanco en las celdas del documento en la parte superior para
que se pueda realizar la combinación correctamente.
5. Ubicarse en la Barra de Navegación y seleccionar la opción de Complementos para
poder obtener los complementos para realizar la combinación de correspondencia.

6. Una vez pulsado el botón de Obtener

Complementos. Se desplegará la barra de
búsqueda y allí deberá colocar Mail Merge para
descargar el complemento que le permitirá
efectuar envíos masivos.

7. Descargue el complemento Yet Another Mail Merge. Realice la instalación y acepte las
políticas para poder ejecutar el complemento desde Gmail.

8. Presionar nuevamente Complementos.

Seleccione Yet Another Mail Merge e iniciar
combinación de e-mails. Se desplegará la
pantalla. En la columna de destinatarios
colocar e-mail o correo electrónico. Guardar.

9. Una vez realizado el proceso de Iniciar

Combinación de e-mails. Se desplegará una
nueva pantalla, aquí se deberá colocar el
Nombre del Remitente y en el Borrador el
nombre del Asunto del correo electrónico
escrito previamente. Proceder a Enviar.

10. Al completar este proceso automáticamente se arroja un correo que

indica que los mensajes fueron enviados y se abre una ventana de
Tracking Report para el seguimiento de los correos.

Nota: Yet Another Mail Merge ofrece una versión paga que ofrece más
funcionalidades para el envío de e-mails.