Lotus notes guía.

CAPITULO 1

CORREO ELECTRÓNICO

Pantalla principal de lotus notes en esta es donde se puede acceder a los correos y bases de
datos como jalisco’s addres book en gobierno, el directorio oficial, y directorio telefónico
Así como las base de datos que de alta el usuario. Para revisar el correo presionar el la base
de datos

Este botón es el de acceso al correo entrante o los ya recibidos que contiene la base de
datos de tu cuenta
 Esta es la pantalla que presenta la bandeja de tus correos

Cuando tienes un correo nuevo se presenta en color rojo y con una estrella para poderlo
leer tienes que hacer doble clic en el mensaje.

Para poder borrarlo se necesita seleccionar el mensaje presionar la tecla Supr

inmediatamente se pondrá una figura como un cesto de basura esto indica que el mensaje
ha sido eliminado para que ya lo borres de la pantalla presiona F9 este comando
actualizara la base de datos y lo eliminara como se ve en la siguiente figura.

Este es el mensaje eliminado

Para mandar o enviar algún mensaje en el menú de correo se despliega un submenú el cual
contiene:

al presionar nuevo mensaje aparecerá otra pantalla con la cual podrás editar un corroe
utilizando archivos adjuntos o simplemente texto, este te aparece otro submenú el cual
contiene:

Esta es la pantalla la cual sirve para redactar un mensaje

Para: aquí se pone la dirección de correo al destinatario

Asunto: en este renglón se redacta un pequeño mensaje que sirve como titulo para tu correo

Enviar: sirve para mandar el mensaje.

Enviar y archivar : este sirve para enviarlo y guardar el mensaje en tu base de datos.

Guardar como borrador: este sirve para continuar redactándolo en otra ocasión

Dirección en este encontraras una libreta de direcciones la cual ya tiene una base de datos
de gobierno del estado de jalisco así como la que puedes generar.

el menú de nuevo mensaje contiene un submenú el cual es muy común ya que contiene
pegar, cortar, copiar , tipo de texto, y enviar archivos vinculados

Para vincular un archivo desde tu disco duro o cualquier unidad de respaldo

En esta pantalla es para anexar un archivo a tu documento

Opciones de entrega: en este puedes configurar tu mensaje con opciones de entrega

Opciones de entrega: en este se derivan tres importancia, informe sobre la entrega y

prioridad de la entrega.

Importancia: se refiere a la importancia de tu mensaje si es normal, poca o mucha.

Informe sobre la entrega: ninguno, solo si hay un fallo, confirmar entrega y seguimiento
ruta completa.
Prioridad de entrega: poca, mucha o normal.

Con acuse de recibo: esto es para cerciorarse de que su mensaje ya fue recibido o leído.
Impedir copias: en este es para que no lo puedan imprimir o remitir
Verificar ortografía: cuando esta elaborando el mensaje al momento de enviarlo se verifica
la ortografía del mensaje.

OPCIONES DE SEGURIDAD:
Firma: se envía con la firma de quien lo envía.
Codificar: para que solo lo puedan leerla los destinatarios a quien va dirigida para que
tengan la certeza de que es usted el que lo envía.
TIPO DE MENSAJE
Es un membrete que se le asigna al mensaje.

Responder: al momento de presionar responder se habré una ventana de correo el cual ya

contiene la dirección a la persona que desea enviar el mensaje.

Remitir: es enviar el mensaje a diferentes direcciones con el mensaje ya escrito.

En el menú de carpeta contiene lo siguiente:

Crear una carpeta este nos sirve para crear una carpeta en la base de datos de tu correo.

Mover a una carpeta: es cuando ya tienes generada una carpeta puedes mover el mensaje a
esa carpeta.

Extraer de la carpeta: cundo jalas de una carpeta un correo almacenado.

En el menú de copiar en: se despliega un submenú el cual contiene :

Nuevo mensaje: este remite a las direcciones de correo respetando el mensaje que contiene
el mensaje.

Entrada de agenda: en este el mensaje se abre una agenda de reunión sobre un trabajo en
especifico.

Nueva tarea: en este se abre una ventana de tareas es para administrar grupo de personas o
direcciones especificas para asignarle como su nombre lo dice una tarea.
Herramientas: usted puede hacer cambios sobre preferencias, ausenté de la oficina, agregar
remitente a la libreta de direcciones y nuevo mensaje usando impreso.
Ausente de la oficina: en este nos aparece un menú donde se pueden marcar fechas,
mensajes de ausente de la oficina, mensaje especial y excepciones.

Fecha: usted puede marcar la fecha en la que vas ha estar ausente de la oficina.
Mensaje de ausente de la oficina: este mensaje que usted introduzca le aparecerá a todos los
que le envíen correos.
Mensaje especial: este mensaje solo se enviara a las personas que usted coloque en el
espacio de las direcciones.
Excepciones: en este vienen varias opciones que usted puede marcar como no contestar
automáticamente a las personas que usted seleccione .
En este vienen varias opciones que usted puede marcar como no contestar
automáticamente a los grupos que usted seleccione
En este vienen varias opciones que usted puede marcar como no contestar
automáticamente a los mensajes que contengan una frase que el usuario le ingrese.

Correo
*Configuración de usuario: es donde usted corrobora que el archivo de correo es suyo el
cual contiene su nombre.

*Membrete: este membrete se visualizará en la parte superior de lo mensajes salientes.

*Firma: usted al final de su documento podrá poner una firma escrita o una imagen .

Agenda
*General Valores predeterminados: estos valores ya vienen el programa los tiene marcados
usted lo que puede realizar es alterarlos o cambiarlos.
*Tiempo libre: el usuario puede determinar quienes vean el tiempo libre para la reunión.
*Alarmas: al activar las alarmas de be especificar el tiempo y el tipo de parámetro que se a
usar.
*Visualización: nos muestra las horas en la vista de agenda de a que horas empieza a
laborar y termino de la misma.
*Proceso automático: procesa automáticamente invitaciones o reuniones.
*Tarea: muestra las tareas actuales en la agenda del día.
Delegación
*Delegación de correo: usted puede permitir que otras personas puedan revisar su correo,
la agenda y tareas, que la persona que usted permita pueda mandar correos en mi nombre.
*Acceso al lector: usted pude permitir que ciertas personas puedan leer, crear y editar en mi
agenda.
CAPITULO 2
LIBRETA DE DIRECCIONES

Libreta de direcciones para generar un grupo que contenga direcciones esto es para facilitar
el envió de mensajes sin tener que poner una por una cada dirección electrónica basta con
seleccionar el grupo al que quiere mandar el mensaje para genera el grupo seguir los
siguientes pasos:

Entrar a la libreta de direcciones para generar

contactos, por categorías y grupos

Agregar contactos: se genera una base de datos con los miembros que usted ingrese. Al
momento de entrar abrirá una pantalla donde llenara los datos correspondientes, la cual nos
sirve para tener una agenda con los datos de cada uno de los miembros.
Esta es la pantalla para generar un nuevo contacto el cual contiene general, detalles,
comentarios y avanzados

Esta es la barra de menú de libreta de contacto la cual continua con:

Eliminar: este comando te elimina el contacto seleccionado.

Directorios: realiza una búsqueda en tu libreta de direcciones o en Jalisco’s address book.

Crear mensajes: al momento de seleccionar un miembro del contacto se habré una ventana
la cual sirve para enviar un mensaje a la persona seleccionada.

Planificar una reunión: genera una reunión para los miembros o personas seleccionadas.

Herramientas: en las herramientas se derivan otros componentes tales como:

Crear grupo: genera un grupo nuevo el cual nos sirve para ingresar nuevos miembros.
Categorías: al momento de dar de alta a un contacto usted lo puede clasificar por
categorizar no es mas que una clave, en la cual usted podrá clasificar a sus miembros.
Visitar pagina web: si el contacto o persona especifica alguna pagina web usted podrá
entrar a ella con solo entrar a este comando.
Preferencias: en las preferencia solo nos sirve para cambiar la imagen de la libreta personal
de direcciones.
Esta es la pantalla para generar un grupo nuevo de personas

Para generar un grupo hacer clic en el rectángulo izq.

 contactos
 contactos por categoría
grupos

Al momento se abre la pantalla para generar grupos.

Presionar en agregar grupo para generar uno

 Para finalizar

Poner nombre al grupo que genera

Miembros: aquí se
escriben las
direcciones de
correo electrónico

ya creado el grupo se pueden realizar cambios o agregar mas direcciones de correo esto se
realiza cuando ya esta generado el grupo se hace doble clic sobre el grupo generado
aparecerá un submenú que trae un comando de editar grupo.
CAPITULO 3
BASE DE DATOS EN LOCAL.

Base de datos: en este se pueden realizar base de datos para archivar mensajes en local
(disco duro) para generar este entrar a ARCHIVO, base de datos y nueva en esta se abre
una ventan la cual sirve para dar de alta una base de datos:

Servidor: para genera la base de datos en tu disco duro tiene que estar en local.
Titulo: para nombrar la base de datos que se genera.
Archivo: es para buscar una ruta donde se va a crear la base de datos.

Dentro de recuadro viene un desplegado el cual contiene una serie de datos en este caso se
debe posicionar en donde dice CORREO 5.0 y aceptar y automáticamente se genera un
recuadro en la pantalla de la entrada principal.
CAPITULO 4
ACCESAR A TU CUENTA POR MEDIO DE CUALQUIER NAVEGADOR

Correo por medio de cualquier navegador ( Explorer Netscape) esta es una herramienta que
puedes utilizar para revisar tu correo solamente si tienes la versión 5 de lotus notes y estas
conectado con Gobierno/Jalisco para ingresar tienes que seguir lo siguientes pasos:

La dirección a la que debes entrar, sin triple w es:

Gobierno.jalisco.gob.mx/mail/mail/sgg/[tu login].nsf

Login ejem: cmartin.nsf

Automáticamente te aparecerá un recuadro pidiéndote nombre de usuario y contraseña

como el que veras en la siguiente imagen:

En el nombre de usuario debes teclear tu nombre corto ejem: cmartin.

Y en la contraseña teclear el password original de tu cuenta de correo lotus notes.
CAPITULO 5
CAMBIOS DE CONTRASEÑA

Para cambiar la contraseña de LOTUS NOTES este procedimiento de cambiar ID del

usuario consta de los siguientes pasos:

Entrar al menú de Archivo después entrar a Herramientas después a ID de Usuario como lo

muestra la siguiente figura:

Después ingresar la contraseña de usuario de lotus notes:

Se despliega una pantalla la cual es la siguiente que son lo datos del ID del usuario:
para cambiar la contraseña se hacer clic en definir contraseña: aparecerá el recuadro de
indicar la contraseña de nuevo

aparecerá un recuadro donde se tiene que ingresar la nueva contraseña y presionar aceptar
para guardar su contraseña.
CAPITULO 6
AGENDA DE LOTUS NOTES

Esta agenda sirve para planificar reuniones, hacer Invitaciones verificar recursos y
planificar el tiempo libre.
En la barra de menú principal Planificar reunión.

para planificar una reunión hacer clic en planificar reunión se abrirá otra pantalla donde
realizaras hacer una reunión.
General: aquí se describe los datos generales

Dentro de general contiene los siguientes campos:

 Asunto: en este se especifica el motivo de la reunión.

 Lugar: es la ubicación donde se va a realizar la junta o reunión.
 Fecha y hora de inicio: contiene los datos de la fecha y hora de inicio de la reunión.
 Fecha y hora de termino: contiene los datos de la fecha y hora de termino de la
reunión .
 Tipo de entrada: de este se despliegan los siguientes datos los cuales son reunión,
cita, actividad para días completos, aniversario y nota.
 Descripción: sirve para poner una nota sobre el tema.
Invitaciones y reservas

En esta pantalla es donde se introduce las direcciones o grupos.

Reserva de salas: usted puede verificar o apartar una sala o salón de juntas.
Reserva de recursos: usted verifica los materiales los cuales se van a ocupar para la
realización de dicha reunión.

OPCIONES
Cuando se envía la reunión a los integrantes de la misma se establecen las opciones de
entrega como:
Aceptar provisionalmente: los demás usuarios verán este tiempo como libre.
Documento privado: nadie pude ver los detalles sobre esta actividad.
Notificarme: notes le avisara antes de que tenga la actividad.
Categorías: como son días festivos, vacaciones, proyectos, clientes y llamadas telefónicas.
Menú o barra de trabajo

Guardar y enviar invitaciones sirve para guardar la reunión y automáticamente enviarla a

las personas o grupos de la reunión.

Planificador: en este se revisa la agenda la cual tiene el horario o el tiempo libre por
semanas, invitados, asistentes, por no hallados o por no asistentes.
Dentro de planificador usted puede buscar una sala disponible a una hora y fecha
determinada así como también los recursos que se van a obtener para la reunión.
En las opciones de entrega : antes de mandar el mensaje si desea agregarle alguna opción
al momento de entregar :

contiene informe de la entrega los cuales son :solo si hay un fallo, ninguno, confirmar
entrega y seguimiento ruta completa.
Prioridad de la entrega: poca, normal y mucha.
Con acuse de recibo sirve para verificar que el correo halla sido recibido.
Sin recibir respuestas de los participantes.
Impedir contrapropuestas.
Impedir delegaciones.

Barra de menú principal Crear.

En el menú de crear sirve para generar las la nuevas citas, aniversarios, notas y actividades.
al momento de realizar una cita se haber una pantalla la cual sirve para generar una cita
introduciendo los datos que corresponden a la cita como el de: asunto o nombre de la
reunión, el lugar es donde se va a realizar la reunión, las fechas de inicio y termino de la
misma y tipo de entrada.

Opciones de las citas

en las opciones de las citas contiene una serie de notas a rellenar son de entrega como
aceptar provisionalmente, doc. Privado, notificarme y categorías esto nos sirve para cuando
se envía la cita a las personas o grupos el autor de la cita puede tener unas opciones de
entrega.
Barra de menú principal Acciones del propietario.

en las acciones del propietario usted pude replanificar las citas o reuniones, cancelar,
confirmar, ver estado del participante

Opciones de replanificar sirve para cambiar el horario de la cita o reunión

Opciones de cancelación: sirve para cancelar la cita

Confirmar: se envía un mensaje de la reunión.

Estado de los participantes: en esta pantalla se puede ver los participantes que ingresaste a
la reunión y revisar cual es su estado de cada uno de ellos.

Barra de menú principal Acciones de los participantes.

Acciones de los participantes: en estas acciones los participantes pueden hacer cambios
sobre la reunión como:
Declinar: esto quiere decir que la persona puede cancelar la cita de la reunión.
Delegar: es enviar a otra persona a la reunión.
Proponer horario de cambio: las personas citadas a la reunión puedan cambiar el horario de
la misma.
Barra de menú principal Copiar en

Dentro del menú de copiar en: se derivan tres acciones de trabajo como:
Nuevo mensaje: al momento de entrar a nuevo mensaje aparecerá otra pantalla donde
automáticamente seleccionara las direcciones de las personas o grupos a los que se le
enviara un nuevo mensaje.

Nueva entrada de agenda: en este se abrirá una ventana de para generar una nueva reunión
con los mismos integrantes de la reunión o cita seleccionada.
Nueva tarea: al entrar a este comando generara una nueva tarea para las personas
seleccionadas esto nos sirve para sustituir una tarea anterior por una nueva tarea.
Barra de menú principal Herramientas.

importar días festivos: al momento de seleccionar este comando nos indicas en el

calendario los días festivos del calendario o los marcados.

Ausente de la oficina: en este nos aparece un menú donde se pueden marcar fechas,
mensajes de ausente de la oficina, mensaje especial y excepciones.

Fecha: usted puede marcar la fecha en la que vas ha estar ausente de la oficina.
Mensaje de ausente de la oficina: este mensaje que usted introduzca le aparecerá a todos los
que le envíen correos.
Mensaje especial: este mensaje solo se enviara a las personas que usted coloque en el
espacio de las direcciones.
Excepciones: en este vienen varias opciones que usted puede marcar como no contestar
automáticamente a las personas que usted seleccione .
En este vienen varias opciones que usted puede marcar como no contestar
automáticamente a los grupos que usted seleccione
En este vienen varias opciones que usted puede marcar como no contestar
automáticamente a los mensajes que contengan una frase que el usuario le ingrese.

REUNIONES

En las reuniones usted puede Revisar la fecha y el motivo de la reunión.

AGENDAS DE GRUPO
En las agendas de grupo usted puede generar nuevas agendas, editare, eliminar.

Para generar una nueva agenda de grupo aparece un recuadro donde usted colocara las
direcciones de correo que usted desee.

En la ventana siguiente usted colocara un titulo del grupo a generar el la siguiente pantalla
los miembros al presionar el botón que se encuentra en la esquina inferior derecha
aparecerá en recuadro el cual corresponde a Jalisco’s Address Book o sus propios grupos
generados, donde usted buscara las direcciones que desea ingresar.

Esta es la pantalla que aparece la libreta de direcciones o los grupos ya generados por usted.
Editar
Al momento de entrar a editar abrirá el grupo seleccionado para ingresar otro usuario o
eliminar usuarios del grupo.

Eliminar
Al momento de seleccionar un grupo al presionar eliminar borrara de su lista de agenda de
grupo.

Herramientas
Este comando nos habré las herramientas de preferencia es donde usted puede cambiar
correo, agenda y delegación.

Correo
*Configuración de usuario: es donde usted corrobora que el archivo de correo es suyo el
cual contiene su nombre.

*Membrete: este membrete se visualizará en la parte superior de lo mensajes salientes.

*Firma: usted al final de su documento podrá poner una firma escrita o una imagen .

Agenda
*General Valores predeterminados: estos valores ya vienen el programa los tiene marcados
usted lo que puede realizar es alterarlos o cambiarlos.
*Tiempo libre: el usuario puede determinar quienes vean el tiempo libre para la reunión.
*Alarmas: al activar las alarmas de be especificar el tiempo y el tipo de parámetro que se a
usar.
*Visualización: nos muestra las horas en la vista de agenda de a que horas empieza a
laborar y termino de la misma.
*Proceso automático: procesa automáticamente invitaciones o reuniones.
*Tarea: muestra las tareas actuales en la agenda del día.
Delegación
*Delegación de correo: usted puede permitir que otras personas puedan revisar su correo,
la agenda y tareas, que la persona que usted permita pueda mandar correos en mi nombre.
*Acceso al lector: usted pude permitir que ciertas personas puedan leer, crear y editar en mi
agenda.

PAPELERA
Todos los documentos grupos que se eliminan se guardan en la papelera usted ahí puede
vaciar la papelera o recuperar lo eliminado.
 INDICE
CAPITULO 1
TEMA CORREO ELECTRÓNICO
Revisión de correo
Nuevo mensaje
Responder
Remitir
Eliminar
Carpeta
Copiar en
Herramientas
CAPITULO 2
TEMA LIBRETA DE DIRECCIONES
Agregar contacto
Contacto x categorías
Grupos
CAPITULO 3
TEMA BASE DE DATOS EN LOCAL.
Genera base de datos en local para administrar y darle espacio a tu bandeja de entrada.
CAPITULO 4
TEMA ACCESAR A TU CUENTA POR INTERNET
Ingresar a tu cuenta por navegadores de Internet
CAPITULO 5
TEMA CAMBIOS DE CONTRASEÑAS
Cambios de contraseña de cuenta de lotus notes
CAPITULO 6
TEMA AGENDA DE LOTUS NOTES
Agendas
Reuniones
 Planificar una reunión.
 Crear
 Acciones del propietario
 Acciones de los participantes
 Copiar en
 Herramientas
Agendas de grupo
 Nuevas agenda de grupo
 Editar
 Eliminar
 Herramientas
Papelera
 Vaciar
 Recuperar