Curso: Microsoft Outlook

Nivel Intermedio y Avanzado

Agregar y usar contactos
Realice un seguimiento de las personas que conoce y organícelas con los contactos
de Outlook, que funcionan como una libreta personal de direcciones.
Agregar un contacto desde cero
1. Haga clic en Personas en la parte inferior de la pantalla.
2. En el grupo Nuevo, haga clic en Nuevo contacto o presione Ctrl+N.
Sugerencia: Para crear un contacto desde cualquier lugar de Outlook, pulse
Ctrl+Mayús+C.
3. Escriba un nombre y cualquier otra información que desee incluir para el
contacto.
4. Si desea crear inmediatamente otro contacto, haga clic en guardar & nuevo
(de esta manera, no es necesario volver a empezar por cada contacto). Cuando
termine de escribir los contactos nuevos, haga clic en guardar & cerrar.
Conceptos básicos del calendario
Empiece por agregar una nueva cita o una nueva reunión. La única diferencia es
que una reunión incluye a otras personas.
Crear una cita
Dado que solo comenzamos, vamos a hacer que sea sencillo y agregar una nueva
cita. Haga clic en el lugar donde desea agregar la cita en el calendario y, en la
cinta de opciones, haga clic en Inicio _GT_ nueva cita.
¿Quiere más?
› Agregar días no laborables o festividades al calendario
› Imprimir un calendario que muestre las citas y las reuniones
› Compartir un calendario de Outlook con otros usuarios
Principiantes
› Fuentes, hipervínculos y corrector ortográfico
› Recuperar y reemplazar mensajes enviados
› Configurar las respuestas automáticas y reglas de la bandeja
de entrada en Outlook
› Usar firmas de correo electrónico en Outlook
› Enviar y abrir archivos adjuntos
› Los detalles de la CCO
› Usar la Búsqueda instantánea para buscar elementos del
calendario
› Usar la Búsqueda instantánea para buscar contactos
› Usar la Búsqueda instantánea para buscar mensajes y texto
Cambiar el estilo de fuente predeterminado
1. Haga clic en la pestaña archivo.
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en correo.
4. En Redactar mensajes, haga clic en Diseño de fondo y fuentes.
5. En la ficha Diseño de fondo Personal, siga uno de estos procedimientos:
– Para cambiar el estilo de fuente predeterminado de los nuevos mensajes que redacte
› En mensajes de correo nuevos, haga clic en fuente.
› En la pestaña fuente, en fuente, haga clic en la fuente que desee usar para todos los mensajes nuevos.
› Si lo desea, seleccione un estilo de fuente, tamaño y color.
– Para cambiar el estilo de fuente predeterminado para los mensajes que responda o que
reenvíe
› Mensajes de respuesta o reenviados, haga clic en fuente.
› En la pestaña fuente, cambie las opciones de fuente que desee usar para los mensajes.
– Haga clic en Aceptar en la fuente, firmas y plantilla y los cuadros de diálogo Opciones de
Outlook.
Recuperar, reemplazar o reenviar un correo
electrónico enviado
A veces, tras enviar un mensaje de correo electrónico es cuando surgen las dudas.
En primer lugar, vea si puede utilizar la recuperación.
Haga clic en archivo para ir a la vista backstage. Con información seleccionada,
abra la lista en la parte superior de la página y seleccione la cuenta desde la que
envió el correo electrónico. Si dice Microsoft Exchange y los destinatarios están
en el mismo sistema de correo electrónico, puede usar recuperar, que es la
característica del servidor de Exchange. Vaya a correo y haga clic en elementos
enviados en la lista de carpetas. A continuación, abra el correo que desea
recuperar o reemplazar. Haga clic en archivo en el mensaje para ir a la vista
backstage. Con la información seleccionada, haga clic en volver a enviar o
recuperar y luego en recuperar este mensaje.
Ahora debe elegir lo que desea hacer: recuperar el mensaje, que implica tratar de
eliminar el mensaje de la bandeja de entrada del destinatario, o reemplazarlo, que
implica eliminar el mensaje original y reemplazarlo con otro mensaje nuevo.
Crear una respuesta automática
1. Haga clic en archivo _GT_ respuestas automáticas > enviar
respuestas automáticas.
2. Agregar y dar formato a su mensaje.
3. Opcionalmente, haga clic en Enviar solo durante este
intervalo de tiempo y, a continuación, seleccione las fechas
de inicio y de fin.
Para las personas que están fuera de la organización
1. Haga clic en la pestaña fuera de mi organizacióny, a
continuación, haga clic en respuesta automática a personas
que no pertenezcan a mi organización.
2. Agregar y dar formato al mensaje de este grupo.
Crear una firma de 2 columnas
1. Abra un mensaje nuevo.
2. En el cuerpo, agregue una tabla.
3. Inserte la información de contacto y cualquier otro dato
que desee incluir en las columnas.
4. Copie la tabla.
5. Haga clic en Firma > Firmas.
6. Crear o editar una firma.
7. Pegue la tabla en el cuadro Editar firma.
Corregir mensajes que están atascados en la
bandeja de salida
Cuando un mensaje no sale de la bandeja de salida y no se envía, la causa habitual son unos datos adjuntos
demasiado pesados.
1. Haga clic en Enviar y recibir > Trabajar sin conexión.
2. En el Panel de navegación, haga clic en Bandeja de salida.
3. Desde ahí, puede:
– Eliminar el mensaje. Simplemente, selecciónelo y presione la tecla Suprimir.
– Arrastrar el mensaje a la carpeta Borradores. Haga doble clic para abrirlo y elimine los datos adjuntos (haga clic en
ellos y presione Eliminar).

4. Si recibe un error que le dice que Outlook está intentando transmitir el mensaje, cierre Outlook. Puede
que tarde un poco en cerrarse. Si Outlook no se cierra, presione Ctrl+Alt+Suprimir y haga clic en Iniciar
el Administrador de tareas. En el Administrador de tareas haga clic en la pestaña Procesos, desplácese
a outlook.exe y haga clic en Finalizar proceso.
5. Después de que se cierre Outlook, reinícielo y repita los pasos 2 y 3.
6. Después de quitar los datos adjuntos, haga clic en Enviar y recibir > Trabajar sin conexión para
desactivar el botón y reanudar al trabajo en línea. Los mensajes también se quedan atascados en la
bandeja de salida si hace clic en Enviar, pero no está conectado. Haga clic en Enviar y recibir y
compruebe el botón Trabajar sin conexión. Si está azul, está desconectado. Haga clic en él para
conectarse (el botón se volverá blanco) y haga clic en Enviar todo.
Los pros y contras de la línea CCO
Si desea ocultar los nombres y las direcciones de los
destinatarios de un correo electrónico, puede usar CCO,
que significa “copia carbón oculta”. Funciona de la
siguiente manera.

Use CCO para proteger su privacidad y la de sus

destinatarios. También puede usarla para mantener la
confidencialidad de los nombres, pero esto puede resultar
complicado.
Decidir dónde buscar
Seguramente tenga miles de reuniones y citas antiguas guardadas en el
Calendario. El cuadro de Búsqueda instantánea y las herramientas de
búsqueda de la cinta de opciones le ayudan a encontrarlas.
1. Haga clic en Calendario.
2. Haga clic en el cuadro de Búsqueda de calendario en la parte superior
derecha del calendario.
3. Haga clic en la ficha Herramientas de búsqueda Buscar Carpeta actual
está seleccionado de manera predeterminada. Pero puede hacer clic
en subcarpetas para ampliar la búsqueda a sus subcarpetas, o Todos
los elementos de calendario para buscar todo en el calendario. O
bien, haga clic en Todos los elementos de Outlook para ampliar la
búsqueda a su correo, contactos y tareas.
Usar la Búsqueda instantánea para buscar
contactos
La Búsqueda instantánea se usa para buscar contactos
personales y puede ver su información en el panel de
lectura, o bien hacer clic en un origen para ver más
información.
Filtrar los mensajes de correo electrónico
Búsqueda de un mensaje determinado, quizá recuerde que contenía datos
adjuntos, si marcó importante o si ha recibido la semana pasada. Para
buscar un mensaje según determinados criterios, el comando filtrar correo
electrónico proporciona búsquedas instantáneas más usadas de acceso
rápido a la mayoría.
1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en el grupo Buscar, haga clic
en Filtrar correo electrónico.

2. Cuando se utiliza un filtro, la misma pestaña Herramientas de

búsqueda aparece en la cinta de opciones como al hacer clic en el
cuadro Búsqueda instantánea. Para borrar los resultados de búsqueda
y ver todos los elementos en la carpeta de correo electrónico, haga
clic en X en el cuadro Búsqueda instantánea, o en la pestaña Buscar,
en el grupo Cerrar, haga clic en Cerrar búsqueda.
Usar la Búsqueda instantánea para buscar
contactos
La Búsqueda instantánea se usa para buscar contactos
personales y puede ver su información en el panel de
lectura, o bien hacer clic en un origen para ver más
información.
Intermedio
› Agregar días no laborables o festividades al calendario
› Controlar el correo no deseado
› Crear o eliminar una carpeta de búsqueda
› Agrupar y ver el correo electrónico en la bandeja de entrada
› Importar y exportar vCards a contactos de Outlook
› Simplificar el trabajo con Outlook
› Llegar a los grupos de contactos (listas de distribución)
› Enviar o eliminar un correo atascado en la bandeja de salida
› Llevar los calendarios al siguiente nivel
› Plantillas y diseños de fondo
› Seguimiento del correo electrónico mediante las
confirmaciones de lectura
Agregar días no laborables o festividades al
calendario
Agregue o elimine días no laborables en el calendario de
Outlook o cree días no laborables personalizados (como
cumpleaños, fechas escolares y vacaciones de la empresa)
en Outlook.
Controlar el spam
El correo no deseado, a menudo llamado "spam", puede
ser molesto e incluso ofensivo. Tome este curso y aprenda
a optimizar el filtro de correo electrónico no deseado que
se proporciona con Outlook 2013.
 Crear o eliminar una carpeta de búsqueda
Las carpetas de búsqueda realmente no contienen correo electrónico; contienen los resultados de la búsqueda. Y la manera más sencilla de
comprender las carpetas de búsqueda es crear una y usarla. Úselas para realizar casi cualquier tipo de búsqueda de correo electrónico que desee,
desde muy sencillas a muy complejas.

1. En correo, haga clic en carpeta.

2. En el grupo nuevo, haga clic en Nueva carpeta de búsqueda. Método abreviado de teclado para crear una carpeta de búsqueda es Ctrl +
Mayús + P.

3. En la lista Seleccionar una carpeta de búsqueda, haga clic en crear una carpeta de búsqueda personalizada.

4. Bajo Personalizar carpeta de búsqueda, haga clic en Elegir.

5. Escriba un nombre para la carpeta de búsqueda personalizada.

6. Haga clic en criterios y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

– La pestaña mensajes contiene los criterios sobre el contenido del mensaje o propiedades, como el remitente, palabras clave o destinatarios.
– La pestaña Opciones adicionales contiene los criterios sobre otras condiciones del mensaje, como importancia, marcas, datos adjuntos o
categorización.
– La ficha Opciones avanzadas permite realizar criterios detallados.
– En definir más criterios, haga clic en campo, haga clic en el tipo de criterio que desee y, a continuación, haga clic en el criterio específico
de la lista.
– En el cuadro de condición y en el cuadro valor, haga clic en las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Agregar a la lista.
– Repita estos pasos para cada criterio que desee agregar a esta carpeta de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Examinar, seleccione las carpetas que desea buscar.

Optimizar los calendarios
Los usuarios utilizan los calendarios con más finalidades que anotar citas y reuniones. Entonces, ¿por qué no
usar los calendarios de Outlook para estas cosas? En este vídeo se le muestra el procedimiento.
Cambiar una única cita o reunión
1. Abra la cita o la reunión. Si abre un elemento que forma parte de una serie periódica, en el cuadro de
diálogo Abrir elemento periódico, haga clic en Solo este y luego haga clic en Aceptar.
2. En la ficha Repetición de elemento, cambie las opciones pertinentes y haga clic en Guardar y cerrar o
bien, en el caso de una reunión, haga clic en Enviar actualización.

Arrastre la cita o la reunión a una fecha diferente en el calendario. También puede editar el asunto; para ello,
solo tiene que hacer clic en el texto y escribir los cambios.
Cambiar una cita o una reunión periódica
1. Abra la cita o la reunión. Si abre un elemento que forma parte de una serie periódica, en el cuadro de
diálogo Abrir elemento periódico, haga clic en Toda la serie y luego haga clic en Aceptar.
2. En la pestaña Serie de la cita o Serie de la reunión, cambie las opciones pertinentes.
3. Para cambiar las opciones de periodicidad, en la pestaña Serie de la cita o Serie de la reunión, en el
grupo Opciones, haga clic en Periodicidad. Cambie las opciones que desee, como la hora, el patrón de
periodicidad o el intervalo de repetición y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Guardar y cerrar o bien, para una reunión, haga clic en Enviar actualización.
Optimizar los calendarios
Los usuarios utilizan los calendarios con más finalidades que anotar citas y reuniones. Entonces, ¿por qué no
usar los calendarios de Outlook para estas cosas? En este vídeo se le muestra el procedimiento.
Cambiar una única cita o reunión
1. Abra la cita o la reunión. Si abre un elemento que forma parte de una serie periódica, en el cuadro de
diálogo Abrir elemento periódico, haga clic en Solo este y luego haga clic en Aceptar.
2. En la ficha Repetición de elemento, cambie las opciones pertinentes y haga clic en Guardar y cerrar o
bien, en el caso de una reunión, haga clic en Enviar actualización.

Arrastre la cita o la reunión a una fecha diferente en el calendario. También puede editar el asunto; para ello,
solo tiene que hacer clic en el texto y escribir los cambios.
Cambiar una cita o una reunión periódica
1. Abra la cita o la reunión. Si abre un elemento que forma parte de una serie periódica, en el cuadro de
diálogo Abrir elemento periódico, haga clic en Toda la serie y luego haga clic en Aceptar.
2. En la pestaña Serie de la cita o Serie de la reunión, cambie las opciones pertinentes.
3. Para cambiar las opciones de periodicidad, en la pestaña Serie de la cita o Serie de la reunión, en el
grupo Opciones, haga clic en Periodicidad. Cambie las opciones que desee, como la hora, el patrón de
periodicidad o el intervalo de repetición y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Guardar y cerrar o bien, para una reunión, haga clic en Enviar actualización.
Realizar seguimiento del correo electrónico
con confirmaciones de lectura
› En Outlook 2013, puede solicitar confirmaciones de
entrega y lectura cuando envíe un mensaje. ¿Por qué?
Para asegurarse de que los destinatarios lo reciben y lo
abren, si no está seguro de la dirección de correo
electrónico o de si los destinatarios comprueban su
correo electrónico, o quizás solo quiera saber que el
mensaje llegó. Sea cual sea su caso, agregar una
solicitud es fácil.
› No recibe una confirmación de entrega o lectura puede
significar muchas cosas. No significa no se ha entregado,
abrir o leer el mensaje. Sólo significa que no se cumplen
las convocatorias.
Avanzado
› Archivar o realizar copias de seguridad del buzón de
correo
› Crear y usar carpetas personales (archivos de datos
de Outlook)
› Proteger el buzón con contraseña
› Usar reglas para administrar el correo electrónico
Archivar o realizar copias de seguridad de los
elementos del buzón
Use el Asistente de importación y exportación para hacer una copia de seguridad
(archivar) su buzón exportándolo a un archivo y restaurar los datos importándolos
del archivo a su buzón.
El asistente de importación y exportación
› Outlook tiene una herramienta que puede usar para hacer una copia de
seguridad y restaurar su buzón llamada Asistente de importación y exportación.
› Para acceder, haga clic en la pestaña ARCHIVO> Abrir y exportar> e Importar /
Exportar.
› Realiza una copia de seguridad de su buzón exportándolo a un archivo en su
computadora y luego restaura los datos importándolos del archivo nuevamente
a su buzón. El tipo de archivo al que exporta es un archivo de datos de Outlook
con una extensión de archivo .pst.
› Si decide cambiar al archivado manual, puede desactivar Autoarchivar.
› Haga clic en la pestaña ARCHIVO> Opciones> Avanzado> Configuración de
Autoarchivar. Luego, desmarque Ejecutar archivo automático cada y haga clic
en Aceptar.
Optimizar los calendarios
Los usuarios utilizan los calendarios con más finalidades que anotar citas y reuniones. Entonces, ¿por qué no
usar los calendarios de Outlook para estas cosas? En este vídeo se le muestra el procedimiento.
Cambiar una única cita o reunión
1. Abra la cita o la reunión. Si abre un elemento que forma parte de una serie periódica, en el cuadro de
diálogo Abrir elemento periódico, haga clic en Solo este y luego haga clic en Aceptar.
2. En la ficha Repetición de elemento, cambie las opciones pertinentes y haga clic en Guardar y cerrar o
bien, en el caso de una reunión, haga clic en Enviar actualización.

Arrastre la cita o la reunión a una fecha diferente en el calendario. También puede editar el asunto; para ello,
solo tiene que hacer clic en el texto y escribir los cambios.
Cambiar una cita o una reunión periódica
1. Abra la cita o la reunión. Si abre un elemento que forma parte de una serie periódica, en el cuadro de
diálogo Abrir elemento periódico, haga clic en Toda la serie y luego haga clic en Aceptar.
2. En la pestaña Serie de la cita o Serie de la reunión, cambie las opciones pertinentes.
3. Para cambiar las opciones de periodicidad, en la pestaña Serie de la cita o Serie de la reunión, en el
grupo Opciones, haga clic en Periodicidad. Cambie las opciones que desee, como la hora, el patrón de
periodicidad o el intervalo de repetición y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Guardar y cerrar o bien, para una reunión, haga clic en Enviar actualización.
Crear y usar carpetas personales
Si quiere usar carpetas para administrar el correo electrónico, debe conocer el funcionamiento de Carpetas
personales. Para crear una, empiece con un archivo de datos de Outlook.

Crear un archivo de datos de Outlook (.pst) para guardar la información

La primera vez que inicie Outlook, se crearán automáticamente los archivos de datos necesarios.
A veces se necesitan archivos de datos adicionales. Por ejemplo, los mensajes y los elementos antiguos que no
uses con frecuencia se pueden archivar en un Archivo de datos de Outlook (.pst). O bien, si su buzón de correo
en línea está cerca de la cuota de almacenamiento, puede mover algunos elementos a un archivo de datos de
Outlook (. pst).

1. Haga clic en Inicio.

2. En el grupo Nuevo, haga clic en Nuevos elementos, apunte a Más elementos y después haga clic
en Archivo de datos de Outlook.
3. En el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook, en el cuadro Nombre de archivo,
escriba el nombre tal como desea que aparezca en el panel de carpetas de Outlook y haga clic
en Aceptar.
4. De manera predeterminada, los archivos de datos no están protegidos por contraseña. Para agregar una
contraseña al archivo de datos, en Contraseña, escriba la contraseña que desea utilizar en los cuadros
de texto Contraseña y Repetir contraseña.
5. Si establece una contraseña, debe escribirla cada vez que se abra el archivo de datos. Por ejemplo,
cuando Outlook se inicia o al abrir el archivo de datos en Outlook.
Usar reglas para administrar el correo
electrónico
Organícese en Outlook 2013 creando reglas que se apliquen automáticamente en un mensaje recibido o
enviado que cumpla las condiciones especificadas.

Cómo le ayudan las reglas a administrar mensajes de correo electrónico

Las reglas reducen el archivado manual o la ejecución de la misma acción cuando llega un mensaje similar. A
diferencia de los Pasos rápidos, normalmente las reglas están siempre activadas y se ejecutan
automáticamente. Por ejemplo, cuando llega un mensaje de una persona determinada, se mueve
automáticamente a la carpeta que se ha indicado.
El Asistente para reglas facilita el diseño de reglas para administrar los mensajes. Las reglas se dividen en dos
categorías: de organización y de notificación.
El Asistente para reglas incluye plantillas para las reglas que se usan con más frecuencia, entre las que
destacan:
› Mantenerse organizado Estas reglas hacen que archivar y realizar un seguimiento de los mensajes sea
más fácil. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un determinado remitente, como
Elvira Cano, y que contengan la palabra "ventas" en la línea Asunto se marquen para su seguimiento, se
clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Elvira.
› Mantenerse actualizado Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado mensaje de alguna
manera. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente un mensaje a un dispositivo móvil
cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia.
› Iniciar desde una regla en blanco Estas son reglas creadas sin la ayuda de una plantilla y es posible
personalizarlas por completo.
Manual para el manejo de Microsoft Outlook 2013
Realizado por: Ing. Carlo Villarroel C.
División Tecnologías de la Información
Comteco Ltda.

® Copyrigth 2020