GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Asistencia en Gestión Administrativa

 Código del Programa de Formación: 134101
 Nombre del Proyecto:
 Fase del Proyecto: No 3
 Actividad de Proyecto: N/A

Competencia: TRAMITE DE DOCUMENTOS

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

2. RECIBIR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS DE ACUERDO

CON LA NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES

 Duración de la Guía: 30

2. PRESENTACION

La normatividad y legislación documental surge de la necesidad de velar por la

documentación que hace parte del patrimonio documental de un país y también de la
documentación histórica, institucional y empresarial de los países y debe ser usada de
esta manera, para los fines que ha sido creada.

Durante el desarrollo de la presente Actividad de Aprendizaje, que consistente en

Reconocer la política archivística en Colombia, como lo establecen la normatividad
vigente difundida por el Archivo General De La Nación (AGN). Ente rector en lo
relacionado a la gestión documental del país.

Es necesario conocer las normas y técnicas; la legislación vigente y la metodología para

la organización de los archivos tanto para las entidades públicas como para las privadas
que cumplan funciones públicas.

GFPI-F-019 V3
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Es indispensable conocer las herramientas básicas para manejar la documentación en

las entidades y aprender las consecuencias que acarrean no hacerlo como lo ordena la
normatividad. Por lo anterior, se hace indispensable profundizar en el tema, a través de
los conceptos básicos y así poder interpretar de manera adecuada los lineamientos para
la gestión documental.

En este proceso, se cuenta con el acompañamiento del Instructor para el desarrollo de

las actividades y evidencias, que se deben enviar oportunamente, a través de los enlaces
establecidos para tal fin, en la plataforma Territorio. En caso de presentar informes
escritos, es indispensable hacer uso de las fuentes bibliográficas, realizar las
correspondientes referencias y citas de autores según normas APA. Es obligatorio usar
como mínimo dos referencias bibliográficas de la plataforma http://biblioteca.sena.edu.co/

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.2 Evidencia de producto

Cuestionario: Introducción a las normas legales vigentes

Fuente: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2018/06/como-ayuda-sistema-gestion-documental-certificacion-norma-iso-9001/
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Documentos Obligatorios

 Ley 594 del 2000

 Acuerdo 042 del 2002
 Acuerdo 060 del 2001
 Acuerdo 027 del 2006
 Decreto 2609 del 2012

El propósito es de aproximarnos más a la Ley General de Archivo en Colombia y las

demás normas creadas por el AGN, los aprendices en grupo de (2) dos deberán
responder las siguientes preguntas de manera clara y argumentada, a partir de su
experiencia en el campo laboral o experiencia teórica en los ambientes de aprendizajes.
Para lo cual se plantean los siguientes interrogantes:

1. Cuál es la responsabilidad de los funcionarios públicos con respecto a los archivos

en el momento en que se desvinculan de su cargo, ¿diga cual articulo y cual
Norma lo reglamenta? (Ley 594 del 2000)
2. Transcriba los artículos que hablan de inventario documental y diga a cuál norma
corresponde. (Ley 594 del 2000)
3. ¿Mencione y explique con sus propias palabras cinco (5) características de los
sistemas de gestión documental?
4. ¿Qué entidades de control están autorizadas para dar apoyo a la competencia de
archivo, cite el artículo y la norma?
5. Transcriba el artículo 49 de la Ley 594 de 2000.
6. ¿Cuál es el órgano competente que se encarga del control y vigilancia sobre los
documentos declarados de interés cultural?
7. Explique con sus propias palabras cada proceso de un Programa de Gestión
Documental (PGD), teniendo en cuenta el Decreto 2609 del 2012.
8. ¿En qué artículo de la norma dice que las entidades deben elaborar PGD?
9. ¿Qué artículo de la ley general de archivo nos habla de las prevenciones y
sanciones que acarrea el incumplimiento de la presente ley? ¿Explique el articulo y
diga a cuanto seria la sanción económica para este año 2021 impuesta por el
órgano competente?
10.¿Cuál es el ente rector de la política archivística en Colombia?
11.¿Explique con sus propias palabras cual es el concepto de la Gestión Documental
que emite la ley general de archivo?
12.¿De acuerdo con su experiencia laboral o conocimiento teórico, cuáles son las
principales funciones de un archivo? Mencione y enumere cinco funciones.
13.¿Cómo se categorizan los archivos públicos?
14.¿En la ley general de archivo (Ley 594 del 2000) diga y clasifique los artículos en
donde recaen las obligaciones y responsabilidades de los archivos de las
entidades y funcionarios públicos, solo mencione los Artículos y clasifíquelos?
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15.¿En qué articulo y que normatividad nos dice cual son los horarios de atención al
público de las Unidades de Correspondencia y en donde debe de colocarse?
16.¿Cuáles son los procesos que debe de hacerse para el préstamo de documentos y
nombre el artículo?
17.¿Quién debe definir los estándares y protocolos que deberán cumplir las entidades
públicas para la interconexión y la interoperabilidad de los sistemas de
información?
18.¿Cómo es la numeración de los actos administrativos, cuál es la responsabilidad
de las personas encargadas de esta numeración y que pasa cuando hay errores?
19.¿Cite el acuerdo, el artículo y escríbalo cuando existan errores o problemas de
radicación de documentos?
20.¿En qué artículo se habla del S.I.C. (Sistema Integrado de Conservación) y cuáles
son las estrategias para la conservación, en cada ciclo vital de los documentos?
21.¿Qué instrucciones se deben seguir para la información guardada en medios
magnéticos?
22.¿Bajo qué circunstancia temporal podrán salir los documentos históricos y cuáles
son las medidas a tomar?
23.¿Quiénes son los responsables de la aprobación del programa de gestión
documental?
24.¿Escriba los archivos según la organización del Estado?
25.¿Diga cuanto artículos y parágrafos tiene la Ley General de Archivo, el acuerdo
060 del 2001, el acuerdo 042 de 2002 y el decreto 2609 del 2012?
26.¿Realice un mapa conceptual de los tres tipos de comités de archivo que existen y
establezca las ventajas de cada uno?
27.¿Diga cuál es el procedimiento que debe hacerse con los documentos de apoyo,
cite la norma?
28.¿Cuáles son las etapas de la gestión de los documentos en una entidad pública o
privada que cumpla funciones públicas?
29.Reproducción de documentos El parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989
quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser
destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". (Cite el articulo y
la Norma).
30.¿En qué momento podrá el Archivo General de la Nación (AGN), realizar
Inspección y vigilancia sobre la implementación y funcionamiento de los programas
de gestión documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen
funciones públicas y en los archivos que tengan documentos declarados Bienes de
Interés Cultural - BIC?

Nota: esta actividad es calificable.

Nota: la guía de aprendizaje se guardará en un solo documento ya establecido con

anterioridad (Formato del Sena), la manera de guardarlo y enviarlos será la siguiente:
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Ej: Jair_Gutierrez_Cuello_Guia N° 1 Ficha N° XXXXXX_AsistenciaGA

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de

Desarrollo Curricular

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

Aprendizaje de Evaluación

Evidencias de
Conocimiento:

Cuestionario: Introducción Implementa la legislación

Cuestionario
archivística en los
a las normas legales
procesos de
vigentes. documentación de la
empresa

5. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
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Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos

para su almacenamiento y preservación.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades

productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder
al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de
orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro
de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película,
microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en

un país.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la

aplicación de la práctica archivística.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

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6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Colombia, Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. (Julio 4 de 2000) 14 Jul, 2000

Colombia, Acuerdo 060 del 2001, Por el cual se establecen pautas para la administración
de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas. (octubre 30 de 2001)

Colombia, Acuerdo 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 (octubre 31 de 2002)

Colombia, Acuerdo 027 de 2006, “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994”

Colombia, Acuerdo 005 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos paro la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. (marzo 15 de 2013)

migracióncolombia.gov.co (s.f). Gestión Documental. Recuperado de

http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload/archivo/presentacion_capacitacion.pdf

https://www.youtube.com/watch?v=t_G9pO5wKSc
https://www.youtube.com/watch?v=zQqEl18p76I
https://prezi.com/
http://biblioteca.sena.edu.co/
https://www.youtube.com/watch?v=uixIsXdCN_k
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependenci Fecha

a

Autor JAIR ALBERTO GUTIÉRREZ Instructor COMM 01 Abril de 2019

(es)