Taller 1: Definiciones y conceptos básicos.

Introducción:

La correcta organización de la documentación es un pilar fundamental en cualquier entorno empresarial. Para

garantizar la eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo en la gestión documental, es crucial comprender
los conceptos y definiciones clave que rigen esta práctica.

Este taller tiene como objetivo proporcionar a los participantes una base sólida en los conceptos esenciales de
la gestión documental, con un enfoque particular en la organización de la documentación conforme a las
normas legales y los lineamientos internos de la organización. Comprender estos conceptos fundamentales es
el primer paso para desarrollar habilidades sólidas en la organización y preservación de la información de
manera efectiva.

Durante el desarrollo de este taller, los participantes explorarán conceptos clave en la gestión documental,
identificarán definiciones fundamentales y comprenderán los principios generales que rigen la normativa
vigente en el manejo de la documentación. Este conocimiento les permitirá adquirir una perspectiva integral
sobre la importancia de cumplir con las regulaciones legales y los estándares internos en la organización de
los documentos.

¡Bienvenidos a este espacio de aprendizaje donde juntos exploraremos los conceptos y definiciones necesarios
para iniciar nuestra formación en la competencia de organizar la documentación de manera efectiva y conforme
a las normas legales y de la organización!

Resultados de aprendizaje:

• Aplicar los principios archivísticos, las normas y técnicas; la legislación vigente y la metodología para la
organización de los documentos de archivo: clasificar, ordenar y archivar, de acuerdo con las políticas
institucionales.
• Conservar y preservar los documentos (soporte papel o electrónico) para el suministro de información de
acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente.
• Administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas
institucionales y la legislación vigente.
• Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la organización y la legislación vigente.
• Despachar los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las
normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas internas
y la legislación vigente.
• Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los
documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.

Defina los siguientes términos:

1. Documento:
2. Documento de archivo:
3. Documento electrónico.
4. Documento electrónico de archivo.
5. Gestión documental:
6. Programa de Gestión Documental.
7. Procesos de un Programa de Gestión documental (cuales son y en qué consisten).
8. Manual de gestión documental.
9. Instrumentos archivísticos. (cuales son y su definición).
10. Unidad de correspondencia, servicios que presta dentro de una empresa.
11. Ventanilla única de radicación.
12. Correspondencia.
13. Comunicaciones oficiales.
14. Estructura orgánico – funcional de la empresa.
15. Tipos o clases de estructuras organizacionales.
16. Manual de funciones de dependencia.
17. Manual de organización de archivos.

Material de consulta:

https://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicaciones
https://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php
https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/
https://observatorioagn.archivogeneral.gov.co/glosario/
https://administraciondocumental.uniandes.edu.co/documentos-de-interes/herramientas-
archivisticas/110-glosario-basicov1/file