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Araya Araya Giorgianella 2009 PR
Araya Araya Giorgianella 2009 PR
ICAP
i
Agradecimientos
A la Institución,
por creer en sus funcionarios y brindar apoyo y
posibilidades de crecimiento personal y profesional.
A mi familia,
por soportar sacrificios que reflejaron ausencia.
iii
Dedicatoria
A Dios y a mi familia,
por darme siempre apoyo incondicional en mis decisiones,
fuerzas y motivos, para finalizar con éxito una etapa más en mi vida.
iv
RESUMEN EJECUTIVO
v
como las consultas realizadas a normativas y documentación vigente en temas
de contratación administrativa, se llevó a cabo un diagnóstico de la situación
actual en la Dirección y se propuso una estrategia de mejoramiento basada en
el cumplimiento de la normativa y una gestión trascendental enfocada a
procesos de compras institucionales.
vi
Se desarrollan matrices, las cuales poseen una estructura flexible con
oportunidad para realizar los ajustes convenientes y necesarios para que
produzca de manera efectiva su gestión, de forma tal que el proceso y
subprocesos sean desarrollados según los requerimientos de la Dirección y sus
unidades.
vii
Tabla de Contenido
RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................... v
INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1
CAPITULO I ........................................................................................................ 5
1. MARCO METODOLÓGICO ......................................................................... 5
1.1. INTRODUCCIÓN ................................................................................... 5
1.2. JUSTIFICACIÓN .................................................................................... 6
1.3. PROBLEMA DE ESTUDIO .................................................................... 8
1.3.1 Planteamiento General .................................................................... 8
1.3.2 Planteamiento en Síntesis ............................................................... 8
1.4. OBJETO DE ESTUDIO .......................................................................... 9
1.5. DELIMITACIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO ....................................... 9
1.6. OBJETIVO GENERAL ........................................................................... 9
1.7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................. 9
1.8. OPERACIONALIZACIÓN DE LOS OBJETIVOS ................................. 10
1.9. ESTRATEGIA DE INVESTIGACIÓN ................................................... 11
1.9.1. Tipo de enfoque de la investigación .............................................. 11
1.9.2. Fuentes de información ................................................................. 12
1.9.3. Investigación bibliográfica ............................................................. 13
1.9.4. Investigación de campo ................................................................. 14
1.9.5. Procesamiento de la información .................................................. 17
1.10. LIMITANTES DE LA INVESTIGACIÓN ............................................ 17
CAPÍTULO II ..................................................................................................... 19
2. MARCO TEÓRICO .................................................................................... 19
2.1. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ................................................. 19
2.2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA ............................................. 20
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ........................................................... 20
2.3. PRINCIPIOS JURÍDICOS DE LA CONTRATACIÓN ........................... 23
ADMINISTRATIVA ........................................................................................ 23
2.3.1. Otros principios:............................................................................. 26
2.4. GESTIÓN DE COMPRAS .................................................................... 27
2.4.1. Licitación Pública ........................................................................... 28
2.4.2 Licitación Abreviada ...................................................................... 29
2.4.3 Otras Modalidades ........................................................................ 29
2.5. GESTIÓN DEL RIESGO EN LA CONTRATACIÓN ............................. 30
ADMINISTRATIVA ........................................................................................ 30
2.6. ESTRATEGIA COMO PLAN PARA LA GESTIÓN DE ......................... 32
COMPRAS .................................................................................................... 32
CAPITULO III .................................................................................................... 35
3. MARCO REFERENCIAL............................................................................ 35
3.1. ANTECEDENTES ................................................................................ 35
3.2. HECHOS HISTÓRICOS ...................................................................... 36
3.3. MISIÓN INSTITUCIONAL .................................................................... 38
3.4. VALORES EN LA CCSS ...................................................................... 38
3.5. VISIÓN INSTITUCIONAL..................................................................... 39
viii
3.6. CARACTERÍSTICA DEL SERVICIO BRINDADO POR ....................... 39
LA CCSS Y PRINCIPIOS FILOSÓFICOS ..................................................... 39
3.7. ORGANIZACIÓN DE LA CCSS ........................................................... 41
3.8. DIVISIÓN INSTITUCIONAL POR GERENCIAS .................................. 42
3.9. DIRECCIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES ............................. 43
3.10. COMPRAS INSTITUCIONALES....................................................... 44
3.10.1 Modelo de facultades y niveles de adjudicación por instancia
administrativa ............................................................................................. 45
3.11. MARCO LEGAL ................................................................................ 47
3.11.1 Instrumentos normativos institucionales de la CCSS. ................... 48
CAPITULO IV .................................................................................................... 51
4. ANÁLISIS DE RESULTADOS.................................................................... 51
4.1 ANÁLISIS PROCESO DE COMPRA: GUÍA DE VERIFICACIÓN ....... 52
4.1.1 Primer etapa: Decisión Inicial del proceso de compra .................. 53
4.1.2 Segunda Etapa: Proceso de Adjudicación de la compra .............. 60
4.2 RESULTADO DE LA ENTREVISTA REALIZADA A FUNCIONARIOS
DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES ............................ 66
4.3 RESULTADOS DE LA ENTREVISTA A FUNCIONARIOS DE LAS
ÁREAS Y SUBÁREAS DE LA DSI. ............................................................... 72
CAPITULO V ..................................................................................................... 80
5. ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO ........................................................ 80
5.1 ÁREA DE GESTIÓN DE COMPRAS DE LA DSI COMO SISTEMA. ... 81
5.2 MISIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN DE COMPRAS DE LA DSI. .......... 82
5.3 VALORES DE LA GESTIÓN DE COMPRAS EN LA DSI. ................... 82
5.4 VISIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN DE COMPRAS DE LA DSI. ........... 83
5.5 OBJETIVOS DEL AREAS DE GESTIÓN DE COMPRAS DE LA DSI.. 84
5.5.1 Objetivo General:........................................................................... 84
5.5.2 Objetivos Específicos: ................................................................... 84
5.6 POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO DEL AREA DE GESTIÓN DE
COMPRAS DE LA DSI .................................................................................. 85
5.6.1 Políticas de Calidad: ...................................................................... 85
5.6.2 Políticas Presupuestaria: ............................................................... 85
5.6.3 Políticas de servicio al cliente interno y externo: .......................... 86
5.6.4 Políticas de Recursos Humanos:................................................... 86
5.6.5 Política de valoración de cumplimiento: ........................................ 87
5.7 CONCEPTUALIZACIÓN DE PROCESO, SUBPROCESOS Y
ACCIONES ESTRATÉGICAS ...................................................................... 87
5.8 MATRIZ DE PROCESO DE GESTIÓN, SUBPROCESOS Y ACCIONES
ESTRATÉGICAS. .......................................................................................... 92
5.9 FACTORES CLAVES DE ÉXITO ....................................................... 100
CAPITULO VI .................................................................................................. 102
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................... 102
6.1 CONCLUSIONES: ............................................................................. 102
6.2 RECOMENDACIONES ...................................................................... 103
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... 106
APÉNDICE ...................................................................................................... 109
ix
Tabla de Gráficos
x
Tabla de Figuras
xi
Tabla de Matrices
xii
Tabla de Cuadros
xiii
INTRODUCCIÓN
1
riesgo en contratación administrativa así como estrategias de mejoramiento que
son planteadas en el documento.
2
cuenta con una clara identificación de su proceso de compras, se estableció en
este capítulo una misión, visión, políticas y objetivos con el propósito de
desarrollar acciones estratégicas que generen resultados finales en
cumplimiento tanto de los aspectos técnicos y normativos requeridos en la
gestión así como el logro de la satisfacción de los usuarios tanto internos como
externos del proceso.
Así mismo, se construyó una matriz de procesos, la cual con sus acciones
sustantivas ayudan a obtener un proceso de compras eficiente, eficaz y efectivo
para todos los involucrados.
3
CAPITULO I
MARCO METODOLÓGICO
4
CAPITULO I
1. MARCO METODOLÓGICO
1.1. INTRODUCCIÓN
5
1.2. JUSTIFICACIÓN
6
los bienes almacenables, de los servicios que le corresponden y de las
adquisiciones de otros recursos que se considere necesario contratar. Le
corresponde además el almacenamiento y abastecimiento institucional de los
insumos contratados en el nivel central, dentro del marco de legalidad,
eficiencia, eficacia, racionalidad y oportunidad que las inversiones y gastos
institucionales requieren para beneficio de la población.
7
1.3. PROBLEMA DE ESTUDIO
1.3.1 Planteamiento General
8
1.4. OBJETO DE ESTUDIO
El estudio se enfocó en el proceso de gestión de compras de la Dirección de
Servicios Institucionales de la CCSS.
a) Delimitación temporal:
Se estudiaron los expedientes de contrataciones realizadas en la Dirección de
Servicios Institucionales durante el periodo 2008, considerando la aplicación de
la modificación a la Ley General de Contratación Administrativa y su
Reglamento publicadas en julio y noviembre del 2006 con vigencia a partir de
enero del 2007.
b) Delimitación espacial:
La investigación se realizó específicamente en la Dirección de Servicios
Institucionales de la CCSS.
c) Delimitación institucional:
El tema en estudio fue desarrollado en la Caja Costarricense de Seguro Social.
9
1. Realizar un diagnóstico de la gestión en los procesos de compra en la
Dirección de Servicios Institucionales de la CCSS, mediante la revisión
de expedientes y aplicación de entrevistas a funcionarios relacionados
con el proceso de gestión de compras.
Cuadro N. 1
10
involucrados
Investigar sobre
los mecanismos Documentos Número de Análisis
de gestión, control generados para documentos documental
y seguimiento de gestión de sobre gestión de
los procesos de compras compras
compras institucionales funcionales para
conceptualizados la DSI
y desarrollados
por la Gerencia de
Logística.
11
Se define como una investigación descriptiva, por cuanto se intenta identificar
las acciones llevadas a cabo actualmente por la Dirección mediante la revisión
de expedientes ejecutados, la normativa vigente en gestión de compras y otra
documentación relacionada con el tema, así como la elaboración de un
cuestionario planteado a los funcionarios involucrados de manera directa e
indirecta en procesos de compra.
Primarias
Se procedió a la obtención de información relevante mediante el
planteamiento de cuestionarios tanto a los funcionarios de la Dirección
de Servicios Institucionales como de sus Áreas y Subáreas las cuales
presentan dentro de su labor, procesos de gestión de compra.
Secundarias
12
Se realizó un análisis de una muestra de 28 expedientes de compra de
un total de 109 ejecutados en el periodo 2008 en la Dirección de
Servicios Institucionales.
13
1.9.4. Investigación de campo
Se definieron dos diferentes cuestionarios para las dos áreas entrevistadas, una
más compleja para la gestión en la Dirección, la cual se divide en funciones,
organización, tecnología, control y otros requisitos y otra para los tramitadores
de las compras en cada área y subárea, relacionada con sus funciones y sobre
todo de opinión respecto a la gestión en la Dirección de Servicios
Institucionales.
1
Se consulta teoría sobre técnicas de muestreo y estadística elemental a fin de obtener criterios
técnicos válidos de fácil aplicación y comprensión.
14
Población: refiere a aquel conjunto de individuos o elementos al que se le
puede observar o medir una característica o atributo. En este caso se define
como un conjunto de expedientes de compra ejecutados durante el periodo
2008.
15
Siendo sabiendo que:
probabilidad como
Para este caso, se utilizaron los siguientes datos obteniendo los resultados
mostrados al final.
16
tomaron los dos primeros dígitos, obteniendo como número de inicio el
expediente #33. En programa Excel, se determinó tomar en adelante los
expedientes correspondientes a cada 3 dígitos (36, 39…etc) llegando hasta el
109 y regresando al expediente #1 y sucesivos hasta obtener los 28
expedientes.
Se analizaron los expedientes No. 2, 5, 8, 33, 36, 39, 42, 45, 48, 51, 54, 57, 60,
63, 66, 72, 75, 78, 81, 84, 87, 90, 93, 96, 99, 102, 105, 108.
17
CAPITULO II
MARCO METODOLÓGICO
18
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2
Tomado del comentario de Jesús Morant Vidal, Los Contratos Administrativos en su primer
página. www.noticiasjuridicas .com
19
entiéndase quien ofrece el bien o servicio, de buscar un equilibrio de intereses a
fin de lograr un ganar/ganar en la negociación.
3
Información recopilada de www.noticias.juridicas.com/loscontratosadministrativos.
20
Sin embargo, el núcleo esencial de esa primera Administración moderna seguía
girando, fundamentalmente, en torno a unas actividades específicamente
públicas, sin correspondencia posible con la actividad de los particulares, por lo
que las normas jurídicas destinadas a regular su funcionamiento tenían que ser,
necesariamente, de exclusiva aplicación a la Administración.
Esto, unido a la Revolución Industrial que tuvo lugar a lo largo del siglo
XIX, hizo nacer lo que conocemos por capitalismo, que en poco tiempo
21
llevó a extremo la explotación de unos ciudadanos por otros, hasta el
punto de generar situaciones sociales insostenibles.
22
2.3. PRINCIPIOS JURÍDICOS DE LA CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA4
4
Consulta realizada al documento en aprobación, Manual de Normas y Procedimientos para
uso de las unidades facultadas y autorizadas para adquirir bienes y servicios, de la CCSS.
23
Conocer respecto a:
- Subsanabilidad
- Control por medio de objeciones
- Publicidad
- Aceptar ofertas aunque no hayan sido invitados
Lo anterior con el fin de que participen el mayor número de oferentes, para que
la Administración pueda contar con una amplia y variada gama de ofertas, de
modo que pueda seleccionar la que mejores condiciones le ofrece.
No discriminación
No favorecer marcas. igual o superior a …
Neutralidad tecnológica (excepción con estudio técnico y
jurídico).
Justificar oferente único
Promoción PYMES en igualdad de condiciones
Trato nacional”
24
certeza de la libre concurrencia en condiciones de absoluta igualdad en
los procedimientos de la contratación administrativa, y que consiste en
que la invitación al concurso licitatorio se haga en forma general, abierta
y lo más amplia posible a todos los oferentes viables, dándosele al cartel
la más extensa divulgación, así como el más amplio acceso al
expediente, informes, resoluciones y en general a todo el proceso de que
se trate. Para ello existe:
- Plan de compras
- Publicación o comunicación en los concursos
- Disminuida en contrataciones directas
- Publicidad en adjudicaciones
- Acceso al expediente
- Publicación de sanciones
25
2.3.1. Otros principios:
Del control de los procedimientos, principio por el cual todas las tareas de la
contratación administrativa son objeto de control y fiscalización en aras de la
verificación, al menos, de la correcta utilización de los fondos públicos.
26
Vigencia tecnológica. Búsqueda y obtención de bienes y servicios de punta,
o sea, de mayor adelanto y garantía de recuperación en caso necesario.
Las entidades públicas en los países como Costa Rica se ven enfrentadas hoy
en día a la necesidad de buscar modernización institucional, que requiere de un
nuevo estilo en los procesos de organización del trabajo, el empleo de
modernos sistemas de gestión y la progresiva incorporación de las tecnologías
de información, así como también la importancia de la orientación al usuario y la
incorporación de la ciudadanía en los asuntos públicos y el desarrollo de
ambientes y condiciones de trabajo motivadoras que faciliten y aseguren el
logro de los resultados que enfrenta el país en la actualidad.
5
El “Manual de Normas y Procedimientos para uso de la unidades facultadas y autorizadas
para adquirir bienes y servicios-CCSS” se encuentra en periodo de aprobación por Junta
Directiva, es un documento elaborado por la Gerencia de Logística, aún no oficializado
institucionalmente.
27
eficiente gestión en los procesos de compra por tratarse de recursos públicos,
la norma jurídica existente, ha obligado cada vez más a los responsables de
esta labor, a involucrar gestiones innovadoras en tecnología, recursos
materiales, recursos humano, capacitación, etc, como parte de un trabajo
regulado, controlado y capaz de verificar y constatar el cumplimiento de tales
condiciones, en procura de una buena imagen ante la seguridad social como
ente gubernamental.
6
Según última publicación en gaceta No 23 del 03 de febrero del presente año.
28
2.4.2 Licitación Abreviada
- El Remate
Este procedimiento se encuentra regulado en los artículos 49 y 50 de la Ley de
Contratación Administrativa, 101 y 102 de su Reglamento.
7
Según última publicación en gaceta No 23 del 03 de febrero del presente año.
29
- Subasta a la Baja
Este procedimiento se encuentra regulado en el artículo 54 de la Ley de
Contratación Administrativa, 106 al 114 de su Reglamento.
- Convenio Marco
Se encuentra regulado en el artículo 115 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
ADMINISTRATIVA
La gestión de riesgos debe ser considerada con una visión del proceso de la
contratación y no como una actividad aislada. Por este motivo, a la hora de
gestionar riesgos se deben abordar algunas etapas como las siguientes8:
8
Consulta realizada al Manual elaborado por C. Frost sobre riesgos operativos vinculados a
gestión de compras, recursos humanos, gestión de proyectos, etc. 2002.
30
3. Determinación de la exposición al riesgo: luego de identificada la
totalidad de los riegos que podrían presentarse, resulta necesario
analizar cuáles son las herramientas de prevención con las que se
cuenta. Es decir, en esta etapa se debe incorporar un enfoque interno a
la organización, determinando las actividades de control vigentes a los
efectos de mitigar la ocurrencia de estos riesgos. En este análisis deben
incorporarse consideraciones de oportunidad de ocurrencia de los
riesgos así como de su impacto generalmente en términos económicos.
Finalizada esta etapa se ha determinado la exposición neta a riesgos de
nuestra compañía.
31
2.6. ESTRATEGIA COMO PLAN PARA LA GESTIÓN DE
COMPRAS9
Es por ello que podemos destacar el término estrategia como un plan racional y
formal para modificar o dejar de hacer acciones del pasado que contribuyan al
estado esperado hacia el futuro.
9
Aunque existen múltiples conceptos de estrategia, se toman consideraciones de
personalidades en la gerencia estratégica como Henry Mintzberg y su enfoque integrador.
32
2. El planeamiento estratégico, que quiere decir la dirección del curso de
acción a seguir para alcanzar los objetivos o propósitos del área de
gestión de compras.
3. La implementación estratégica, es decir el proceso de confección de las
diferentes acciones previstas en los planes, y
4. El control estratégico o conjunto de ajustes y modificaciones a realizar
durante el proceso de implementación para mantener el rumbo correcto.
Para este proyecto resulta necesario conocer de manera real las funciones que
en tema de contratación administrativa ejecuta la Dirección de Servicios
Institucionales, mismas que se encuentran regidas bajo marcos normativos bien
marcados, para luego identificar el norte por el cual se debe continuar como
área de gestión de compras con requerimientos importantes y relevantes a nivel
institucional.
33
CAPITULO III
MARCO REFERENCIAL
34
CAPITULO III
3. MARCO REFERENCIAL
3.1. ANTECEDENTES
35
organización y existencia de procedimientos para realizar apropiadamente las
tareas.
Figura 1
Caja Costarricense de Seguro Social
Fuente: skyscrapercity.com
36
En 1960, se amplió su cobertura a los empleados del comercio, escuelas de
enseñanza particular, consultorios profesionales y trabajadores municipales
pagados por planillas de jornales. En 1962, se amplió a los trabajadores
manuales ocasionales (construcción), a los pagados por planillas de jornales en
obras públicas, ferrocarriles y en 1971, se incluyen a todos los obreros del país.
37
3.3. MISIÓN INSTITUCIONAL
SEGURO SOCIAL
38
Transparencia: Se refiere a que las actuaciones de los funcionarios en
cualquier asunto institucional y de cualquier orden, se deben realizar en forma
evidente, clara, sin ambigüedad y que no permitan dudas.
39
2. Solidaridad. Cada individuo contribuye económicamente en forma
proporcional a sus ingresos para el financiamiento de los servicios
de salud que otorga la CCSS.
3. Obligatoriedad. Es la contribución forzosa del Estado, patronos y
trabajadores, a fin de proteger a éstos contra los riesgos de
enfermedad, invalidez, maternidad, vejez, muerte y demás
contingencias que la ley determine.
4. Unidad. Es el derecho de la población de recibir una atención
integral en salud, para su protección contra los riesgos de
enfermedad, maternidad, invalidez, vejez y muerte, mediante una
institución que administra en forma integral y coordinada los
servicios.
5. Igualdad. Propicia un trato equitativo e igualitario para todos los
ciudadanos sin excepción.
6. Equidad. Pretende una verdadera igualdad de oportunidades para
que todos los ciudadanos puedan ser atendidos en el sistema
nacional de salud, de una manera oportuna, eficiente y de buena
calidad.
7. Subsidiariedad. Es la contribución solidaria del Estado para la
universalización del seguro social en su doble condición (patrono y
Estado). Se crearán a favor de la CCSS, rentas suficientes para
atender las necesidades actuales y futuras de la institución, en
caso de déficit en algunos de los regímenes, el Estado lo asumirá.
(tomado de la página web
www.ccss.sa.cr/organización/c_organizacional)
40
3.7. ORGANIZACIÓN DE LA CAJA COSTARRICENSE DE
SEGURO SOCIAL
Figura 2
Organigrama Institucional
41
3.8. DIVISIÓN INSTITUCIONAL POR GERENCIAS
Es también el enlace directo con el nivel político institucional para aplicar las
políticas y directrices superiores en la gestión administrativa a su cargo, para lo
cual formula sus planes de acción, conduce y orienta la gestión y evalúa el
desarrollo e impacto de los programas y proyectos.
42
3.9. DIRECCIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONALES
10
Texto tomado de la página web de la institución, www.ccss.sa.cr fecha 16 de diciembre de
2008.
43
para el otorgamiento de los servicios complementarios, con la finalidad última
de privilegiar la oportunidad y la eficiencia.
44
aspectos, definir para el subsistema centralizado de abastecimiento, el qué
comprar, cuánto comprar, cuándo comprar, a quién comprar, con base en los
modelos, las metodologías y los parámetros de pronósticos que mejor se
adaptan a las necesidades de la Institución, al entorno económico, legal y
administrativo, con el fin de que los recursos estén disponibles en el lugar, en el
momento, en la cantidad y condiciones que se requieren.
La Caja es una institución que compra más de dieciséis mil insumos y cuenta
con alrededor de doscientas ocho unidades de compra (Junta Directiva CCSS,
2007), lo cual le da una complejidad extra y le conduce a que se tenga que
replantear en distintas dimensiones la forma en que se llevarán a cabo los
procedimientos de contratación.
Es por ello que la Junta Directiva en la sesión 8124 del 18 de enero de 2007,
acordó aprobar el “Nuevo Modelo de Facultades y Niveles de Adjudicación por
Instancia Administrativa” de la CCSS el cual permite, según el presupuesto
45
asignado a las diferentes unidades, realizar los procedimientos para
contratación. El Modelo está implementado a nivel institucional y resulta motivo
para obligar a la institución a realizar actualizaciones y modificaciones a
normativas y procedimientos a nivel institucional.
46
3.11. MARCO LEGAL
47
Ley Nº 8220, Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y
trámites administrativos
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración
Pública
Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública
de Construcción y Mantenimiento
48
Manual de Procedimientos para la Administración - Liquidación y
Contabilización de los Fondos de Caja Chica.
Manual para la estimación del Monto de las Contrataciones y Elaboración
de estudios precios.
Manual para el Depósito de Garantías.
Manual Sistema Integrado de la Actividad Contractual- SIAC
Modelo de Facultades y Niveles de Adjudicación por Instancia
Administrativa
Procedimiento para la exoneración de impuestos de la mercadería que se
recibe en plaza-libre de impuestos en el ámbito de aduana (circular GDOP-
2761-2008, 14 de enero 2008)
Sistema de Valoración y Comparación de Ofertas
Declaración Jurada (Comisiones Técnicas) circular N°14455-98 de fecha 09
de octubre de 1998 suscrito por el cuerpo gerencial
Procedimiento para autorizar alquileres de edificios y equipos, oficio GDF-
30-751-2007 suscrito por el Lic. Manuel Ugarte Brenes Gerente División
Financiera
49
CAPITULO IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS
50
CAPITULO IV
4. ANÁLISIS DE RESULTADOS
51
4.1 ANÁLISIS PROCESO DE COMPRA: GUÍA DE
VERIFICACIÓN
52
la adjudicación en firme por parte de la administración, de la contratación
en cada expediente.
a) Solicitud de compra
Gráfico 1
53
recursos presupuestarios y otro sin una estimación aproximada del costo de la
compra, la cual es requerida para una separación eficiente de los recursos.
b) Decisión inicial:
Gráfico 2
54
c) Solicitud de mercadería para consumo o petición de bienes muebles:
Gráfico 3
55
como en el Manual de normas y procedimientos para unidades con facultad
para compra de Bienes y Servicios próximo a ser aprobado.
d) Listado de Oferentes:
Gráfico 4
56
e) Estudio de Mercado11
Gráfico 5
11
Algunos expedientes indican estudio de factibilidad, por lo que no queda claro cuál es el requisito en el
concurso.
57
Resulta entonces importante mencionar en el análisis, que si bien la mayoría de
contratos se llegan a finiquitar, los concursos nacen con un potencial riesgo al
cumplimiento de los principios fundamentales de eficiencia y eficacia, por
cuanto podrían no ser concretados al desconocer previo, la situación en el
mercado local o correspondiente.
Gráfico 6
58
En este caso, un total de cuatro expedientes no presentan en sus folios las
notas generales vigentes que dirigen al posible contratista sobre aspectos
generales a considerar dentro de la contratación y que podrían ser omitidos en
el cartel de licitación.
Gráfico 7
59
En los expedientes estudiados resulta importante destacar:
60
h) Invitación a Proveedores
Gráfico 8
61
Por otro lado, el recibo de ofertas presenta folios en todos los expedientes
revisados por lo que igual al primer punto, el cumplimiento es del 100%.
i) Proceso de Adjudicación
Gráfico 9
62
En un 36% de los concursos se presenta la ausencia de cuadros comparativos
de ofertas, paso que permite con mayor claridad verificar, tanto el cumplimiento
de especificación técnica, como la comparación de los precios ofrecidos por los
participantes en el concurso.
63
j) Adjudicación en Firme
Gráfico 10
64
Únicamente un 54% de los casos estudiados, presenta certificación del patrono
al día por parte del adjudicado, no obstante, este es un requisito para el pago
del contrato lo cual está establecido dentro de las notas generales de cada
concurso, por tanto en caso de que a la hora de efectuar el pago, la Caja
determina morosidad en cuotas obrero patronales, no será posible autorizar el
pago hasta tanto formalice su deuda con la institución.
Gráfico 11
65
Aunque con algunas debilidades dentro del proceso, los resultados muestran
que un 79% de los concursos finalizaron con éxito su objetivo final: la
adquisición del bien o servicio solicitado.
Por otro lado un 14% de ellos, no fueron desarrollados debido a que en la etapa
de presentación de ofertas no hubo empresas participantes. Esta se denomina
proceso infructuoso.
66
Áreas y Subáreas, los resultados permitieron desarrollar un FODA que ayuda a
identificar a nivel interno y externo la situación en la gestión actual.
Cabe indicar que los aspectos externos mencionados, son considerados como
tales por estar fuera del Área de Compras de la Dirección de Servicios
Institucionales.
Cada uno de los resultados fue considerado en uno de los 4 aspectos del
estudio con los siguientes resultados:
FORTALEZAS:
Todo el equipo considera los mismos aspectos como los que deben
mejorar en la gestión de compras para un fiel cumplimiento de la
normativa institucional. Esto permite tener un norte hacia donde debe
direccionar la gestión.
12
Documento aprobado en 2007 por la Junta Directiva de la Institución, y señala la aplicación de
procedimientos de contratación administrativa en la CCSS, según lo establecido por ley.
67
La Dirección cuenta con un sistema de información automatizado e
integrado, lo cual facilita la gestión de bienes y servicios.
68
OPORTUNIDADES:
La cantidad de expedientes ejecutados son más de 100, lo que coloca a
la Dirección en la principal compradora de las Direcciones de la Gerencia
Administrativa.
DEBILIDADES:
Los tres funcionarios tienen muy poco tiempo colaborando en la gestión
de compras y actualmente con una gran responsabilidad. Dos con
menos de 4 meses y una con menos de 1 año.
69
No se tienen identificados posibles riesgos en la gestión, su impacto y
frecuencia, lo cuales inciden directamente en los procedimientos de
compra.
AMENAZAS:
No se cuenta a nivel de Dirección con procedimientos establecidos en la
gestión de compras como lo establece la institución.
70
Por esta razón, se definen aspectos que mediante la gestión del riesgo en
materia de compras, pueden ser reducidos si al menos se identifican elementos
que están expuestos y se toman medidas para evitar daños y pérdidas
materiales que pueden ser amenazas en la gestión propia de la Dirección de
Servicios Institucionales. Algunos riesgos encontrados en el análisis son los
siguientes:
71
críticos que puedan ser valorados para evitar atrasos y consecuencias
negativas en la contratación.
7. Aunque las debilidades puedan irse viendo con la marcha del proceso,
no se tiene un plan de mejoras establecidas que eviten que la situación
pueda se desarrolle a futuro.
72
Gráfico 12
Sin embargo, es importante recalcar que los funcionarios con mayor experiencia
podrían ser apoyo a los de menos años en esta labor.
73
b) Capacitación recibida en Contratación Administrativa
Gráfico 13
74
c) Opinión sobre el desempeño en la gestión de compras de la
Dirección de Servicios Institucionales.
Gráfico 14
Aunque hay dos funcionarios (40%) que opinan que la gestión dentro de la
Dirección puede ser buena, y sin duda la evaluación de los expedientes
muestra un gran porcentaje de éxito en los aspectos evaluados, esto no implica
que no existan debilidades importantes de atender antes de que la gestión de
un giro y sea calificada como mala por los usuarios.
75
d) Aspectos débiles considerados en gestión de compras en DSI
Gráfico 15
Los aspectos considerados débiles por todos los entrevistados, merecen una
revisión exhaustiva a fin de determinar las causas por las cuales se debilitan.
Por otro lado, la capacitación continúa siendo una de las debilidades muy
importantes encontradas por los todos los funcionarios involucrados.
76
funcionarios de la Dirección, todos consideran que la planificación es
actualmente una debilidad por lo que se debe poner especial atención.
77
“Debería haber unidad que se dedique a compras y no a otras funciones,
especialista en la materia de contratación administrativa”.
“Existe mucha intervención dentro del proceso que debe manejarse a nivel de
Dirección, como registro y calificación de proveedores, hacer estudios de
razonabilidad de precios, conseguir el aval técnico cuando corresponde a
unidades ajenas”.
78
CAPITULO V
ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO
79
CAPITULO V
5. ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO
80
5.1 ÁREA DE GESTIÓN DE COMPRAS DE LA DSI COMO
SISTEMA.
Figura 3
Diagrama de Proceso
81
5.2 MISIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN DE COMPRAS DE LA
DSI.
82
Sinergia laboral: que muestre profesionalismo y cultura de servicio,
creatividad, innovación, y sobre todo coordinación óptima con las
diferentes áreas y subáreas involucradas.
Compromiso: cumpliendo con las obligaciones, logrando oportunidad
sin excusas y con disciplina.
Integridad: que permanezca en los funcionarios la moral, la ética, el
respeto, la honestidad, la confidencialidad, la lealtad y una actitud
positiva en las labores.
Desarrollo profesional: que de manera planificada se busque el
crecimiento personal y profesional de cada funcionario con capacitación
y formación que permitan optimizar la gestión para el logro efectivo de
los objetivos establecidos.
83
5.5 OBJETIVOS DEL AREAS DE GESTIÓN DE COMPRAS
DE LA DSI.
Para alcanzar la misión y la visión planteadas para el área de gestión de
compras, se proponen los siguientes objetivos general y específicos.
84
5.6 POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO DEL AREA DE
GESTIÓN DE COMPRAS DE LA DSI
85
5.6.3 Políticas de servicio al cliente interno y externo:
- Se impulsa una cultura organizacional de servicio al usuario, procurando una
atención cálida y oportuna tanto a las áreas y subáreas como a los
proveedores involucrados.
86
5.6.5 Política de valoración de cumplimiento:
87
productivo, facilitar la asignación de recursos, incrementar la satisfacción de las
unidades usuarias e implementar mecanismos de control y evaluación.
Debe propiciar una gestión eficiente, eficaz, con calidad y sobre todo
orientada a la satisfacción de los usuarios, mediante el análisis
permanente de las actividades diarias y los procedimientos de trabajo, a
efecto de brindar de manera oportuna, insumos a los demás
subprocesos para el desarrollo de sus actividades.
88
Si bien cada área y subárea responde a la interrogante: qué y cuánto
comprar, es responsabilidad de la Dirección definir cuándo iniciar la
petición para garantizar la recepción en tiempo.
89
Al presentar este subproceso acciones muy estratégicas que deben ser
aplicadas por cualquier unidad gestora de compras de bienes y servicios
para el éxito del proceso general, se establecen algunas funciones
sustantivas a aplicar:
90
- Disponer de términos y fundamentos necesarios para avalar las
recomendaciones técnicas por parte de las unidades, que permita
continuar con un acto de adjudicación claro y bajo un marco legal
aceptable.
91
Las actividades propias de este subprocesos, propician una organización
administrativa eficiente, eficaz y con calidad mediante el análisis continuo
de los procedimientos de trabajo, a fin de flexibilizar la gestión en función
del usuario pero siempre en cumplimiento de la normativa vigente.
92
Esta área es responsable de planificar, organizar, dirigir, conducir y evaluar de
manera estratégica el proceso de compras de la Dirección con sus acciones
administrativas.
93
Matriz 1
Subproceso Gestión Administrativa
94
Matriz 2
Subproceso de Planificación
95
Matriz 3
Subproceso de Contratación Administrativa
96
Continuación Matriz 3
Subproceso de Contratación Administrativa
97
Continuación Matriz 3
Subproceso de Contratación Administrativa
98
Matriz 4
Subproceso de Control y Seguimiento
99
5.9 FACTORES CLAVES DE ÉXITO
Estos pueden definirse como factores clave de éxito que permiten desarrollar
acciones sustantivas con efectividad, por lo que se propone lo siguiente:
100
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
101
CAPITULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES:
Planta física
Se determina que la planta física actual en la que se desarrolla actualmente la
gestión y recientemente modificada, cumple con aspectos básicos requeridos
para la gestión. Hay deficiencia física y de orden en el área de custodia de
expedientes. Este aspecto es analizado tanto en las entrevistas como en la
etapa de verificación de expedientes.
Equipo tecnológico
La Dirección cuenta con el equipo tecnológico apropiado, equipos con
capacidad suficiente para llevar a cabo su labor. Este aspecto es analizado en
las entrevistas a los funcionarios.
Personal
La percepción de los involucrados es que hace falta personal y en operación
permanente para hacer eficiente la gestión. Aspecto valorado en las
entrevistas.
102
Capacitación
Hay una gran deficiencia en la capacitación técnica de los funcionarios tanto
gestores de compra como los administradores de los concursos. Aspecto
valorado tanto en análisis de expedientes como en entrevistas realizadas.
Gestión administrativa
Este aspecto administrativo es valorado según resultados obtenidos del análisis
de expedientes:
6.2 RECOMENDACIONES
Planta física:
Las condiciones actuales con las modificaciones generadas recientemente, son
elemento apto para ejercer las labores. Se recomienda mantenerlas y organizar
el área destinada para la custodia de expedientes por cuanto no existe un orden
para la búsqueda y localización de expedientes ya cerrados.
Equipo tecnológico:
Se recomienda mantener las condiciones de equipo actual por cuanto cumple
con lo requerido según informe reciente del área de informática de la Dirección
y procurar su fortalecimiento en mediano plazo, a fin de pretender siempre que
se cumpla con este requisito en la gestión diaria.
103
Personal:
Aunque se percibe una necesidad de recurso humano para la gestión de
compras, se recomienda en primer instancia incluir mejoras en aspectos de
planificación y coordinación, que permita posteriormente analizar la capacidad
instalada de recurso humano con relación a las cantidad de concursos y la
demanda real planificada y organizada.
Capacitación:
Una de las grandes deficiencias encontradas es la falta de capacitación, por lo
que resulta recomendable acudir a instancias técnicas en la materia para el
inicio casi inmediato de un programa de capacitación según el plan elaborado
por parte de la Dirección no aprobado aún por la Gerencia Administrativa. Cabe
indicar que la Dirección Técnica de Bienes y Servicios, la Dirección Jurídica y
el CENDEISSS, son unidades que brindan capacitación en temas relacionados
con la gestión de compras institucional. Tal actualización en temas de la
materia, debe ser impartido tanto a los funcionarios de la Dirección como de las
áreas y subáreas.
Gestión administrativa:
En primer instancia se recomienda mantener una relación directa con las
unidades a su cargo, organizando reuniones mensuales con el propósito de
intercambiar ideas, conocimientos, actualizar información en temas afines,
promover charlas, mesas redondas, impulsando siempre el mejoramiento
continuo de la gestión.
104
Para ello y a nivel general, las recomendaciones tienen como objetivo la
implementación de las matrices identificadas en el capítulo anterior, lo cual sin
duda, establece una reorganización de la gestión que busca ajustes para lograr
funciones exitosas, con resultados esperados y cumplimiento de lo estipulado
en materia de contratación administrativa.
105
BIBLIOGRAFIA
106
Caja Costarricense de Seguro Social. 2005. Modelo de Funcionamiento y
organización del área de gestión de bienes y servicios en los
establecimientos de salud. San José, CR.
107
Caja Costarricense de Seguro Social. 2009. Cultura Organizacional.
Recuperado el 15 de febrero de 2009 de
http://www.ccss.sa.cr/html/organizacion/c_organizacional/c_org.html
www.monografías.com/trabajos
108
APÉNDICE
109
APÉNDICE Nº 1
GUÍA DE VERFICACIÓN
ANÁLISIS DE PROCESO DE COMPRA
110
APÉNDICE Nº 2
ENTREVISTA A FUNCIONARIOS DE LA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES
111
104
APÉNDICE Nº 3
ENTREVISTA A FUNCIONARIOS DE
LAS ÁREAS Y SUBÁREAS DE LA DSI
112
113