Planificando Tiempos y

Alcance con MSP

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Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Paso 1: Reusar un Calendario Laboral ..................................................................................................... 4
3 Paso 2: Fijar el Inicio y la Escala de Tiempos ...................................................................................... 5
4 Paso 3: Definir las Actividades .................................................................................................................... 6
5 Paso 4: Secuenciar las Actividades ........................................................................................................ 10
6 Paso 5: Estimar la Duración de las Actividades ............................................................................... 12
7 Paso 6: Representar el Cronograma ...................................................................................................... 12
8 Conclusiones ........................................................................................................................................................ 14
9 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 15

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Una WBS le permite expresar el alcance
del proyecto: qué hay que hacer y qué no.
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Objetivos
• Aprender a usar Project para planificar el alcance.
• Partiendo de la definición de las actividades, llegar a tener una primera vista del
cronograma del proyecto.
1 Introducción
En la práctica, para proyectos complejos, se recomienda descomponer el alcance antes
que definir las actividades del cronograma. El equipo de gestión del proyecto invierte
mucho esfuerzo en escribir los requisitos, determinar el esfuerzo, descomponerlo,
representarlo gráficamente y describirlo.
La forma más común de representar gráficamente el alcance es a través de una la
Estructura de Desglose del Trabajo o WBS (Work Breakdown Structure).
En una WBS se descompone el esfuerzo planificado del proyecto y se marcan las
cuentas de control, es decir, los puntos en los que se irá midiendo el presupuesto, los
plazos y el grado de avance.
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Una vez está claro que hacer y qué no, es decir, se ha planificado el alcance, entonces
se comienza a pensar en actividades, dependencias, duraciones y fechas, momento en
que suele aparecer una herramienta de planificación como es Microsoft Project.

Cuando el proyecto no es muy complejo, muchos directores de proyectos comienzan

usando Project también para descomponer el esfuerzo. Es decir, parece que planifican
a la vez los tiempos y el alcance. Cuando necesitan generar la WBS, aprovechan
algunas herramientas que la representan gráficamente de forma automática,
simplemente importando el fichero de Project.

En el mercado hay herramientas específicas para representar WBS y otras para

Project le permite representar la WBS de representar cronogramas. Los fabricantes proponen distintas herramientas como si se
forma consistente con el cronograma. tratara de mundos separados. El inconveniente posterior será la pérdida de
productividad del equipo de gestión, que debe mantener la trazabilidad entre el
alcance y el cronograma.

Nuestra recomendación en este curso es que utilicen la herramienta Project desde el

principio, sea el proyecto grande o pequeño, para organizar los esfuerzos en distintos
niveles (alcance) y derivar consecuentemente la información temporal (cronograma).

En este módulo veremos cómo hacerlo, paso a paso.

2 Paso 1: Reusar un Calendario Laboral

Cuando comuniquemos el cronograma, querremos decir, por ejemplo: “Suponiendo
que el proyecto arranca el día 25 de julio, la fecha más probable de finalización sería el
Comenzar la planificación reusando un
20 de septiembre, teniendo en cuenta los días festivos ”.
fichero preconfigurado con los días
festivos.
Siempre sabremos en qué ciudad van a desarrollarse la mayor parte de las actividades.
Dado que Project no permite una gestión ágil de calendarios, es muy recomendable
invertir tiempo para preconfigurar un fichero mpp con los días festivos precargados.

Este esfuerzo se hace una vez al año, cuando se conoce el calendario laboral del año
siguiente para esa ciudad. Se obtiene mucha productividad si comenzamos nuestra
planificación en Project reusando un fichero preconfigurado con los días festivos.

Para configurar un calendario, entrar en la cinta de opciones, panel Project, botón

“Change Working Time”. Allí hay que configurar los días no laborales como
excepciones.

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Para reutilizar calendarios desde otro fichero, Project elementos permite reutilizar
calendarios a través de la herramienta “Organizer”:

3 Paso 2: Fijar el Inicio y la Escala de Tiempos

En la opción de menú Project > Information, o bien en la opción Move Project se puede
establecer la fecha de comienzo del proyecto.

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Haciendo doble click en barra superior de la vista Gantt Chart > Timescale, se puede
configurar la forma de visualizar los tiempos: en uno o varios niveles para mostrar años,
semestres, trimestres, meses, semanas, días, etc. En la siguiente imagen puede verse
cómo configurar para visualizar dos niveles: meses y semanas.

4 Paso 3: Definir las Actividades

Las actividades pueden escribirse en la columna Name.

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Las tareas manuales se usan al principio,
cuando no queremos que Project use el
planificador.
Pasos para crear la WBS: 1) Indentar
tareas; 2) Codificar WBS; 3) Poner CC
en Timeline.
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En la información de la tarea puede completarse la descripción, principalmente, usando
el campo Notes. También se puede ir indicando el identificador para el nodo WBS.
En este momento es muy normal que exista mucha indeterminación sobre fechas y
duraciones. Project permite expresar esa incertidumbre con interrogaciones.
Por ejemplo: Si marcamos el checkbox Estimated entonces la duración de 5 días se
mostrará con interrogación.
Por otra parte, Project permite decir si una determinada tarea usa el motor de
planificación o no. En el primer caso, decimos que la tarea está programada
automáticamente y, en el segundo, decimos que está programada manualmente. Es
muy frecuente que, al principio del proyecto, se usen tareas manuales para expresar
incertidumbre sobre duraciones, fechas de comienzo y fin:
Mientras se crea la lista de actividades ya se le puede ir dando estructura para organizar
el esfuerzo (lo que luego podrá representarse como una WBS).
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Agregar las cuentas de control al Timeline le
permitirá comunicar un resumen ejecutivo
de su proyecto.
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Para ello, podemos usar los botones para identificar las tareas hacia la derecha o la
izquierda y, además, podemos insertar tareas resumen.
Utilizando el campo WBS podemos codificar con identificadores numéricos cada uno
de los nodos de la WBS:
Dentro de la WBS, ciertos nodos se identifican como cuentas de control. Según A Guide
to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Last Edition, Project
Management Institute, Inc .1 una cuenta de control es un punto de control administrativo
donde se integran el alcance, el presupuesto, el coste real y el cronograma y se utilizan
en la Gestión del Valor Ganado para la medición del desempeño.
Cada cuenta de control puede incluir uno o más paquetes de trabajo, pero cada
paquete de trabajo debería estar asociado a una única cuenta de control.
1
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Nuestra recomendación es que representen las cuentas de control en la vista Timeline.

Project permite comunicar de forma ejecutiva los grandes bloques de su proyecto a
través de esta representación del resumen del cronograma. En este momento,
simplemente agregamos las cuentas de control al Timeline.

En el ejemplo de la traducción del libro, la WBS en Project podría quedar más o menos
así:

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Son posibles cuatro tipos de dependencias
o relaciones lógicas:.FS, FF, SS y SF.
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A la derecha se presenta otra imagen tras la importación a una herramienta de
diagramación tipo Microsoft Visio, MindManager, etc.
5 Paso 4: Secuenciar las Actividades
De acuerdo con PMBOK® Guide2 son posibles cuatro tipos de dependencias o
relaciones lógicas:
• Finish-to-Start –FS- (Final a Inicio): el inicio de la actividad sucesora depende de
la finalización de la actividad predecesora. Es la relación que se utiliza más a
menudo.
• Finish-to-Finish –FF- (Final a Final): la finalización de la actividad sucesora
depende de la finalización de la actividad predecesora.
• Start-to-Start –SS- (Inicio a Inicio): el inicio de la actividad sucesora depende del
inicio de la actividad predecesora.
• Start-to-Finish –SF- (Inicio a Final): la finalización de la actividad sucesora
depende del inicio de la actividad predecesora.
En Project, el tipo de dependencia se indica con estas siglas. Por ejemplo, para indicar
que una actividad depende de la actividad 33 final a final, se indica 33FF en el campo
Predecessors (si no se indica nada, Project entiende la relación por defecto final a
inicio). En español, inicio es C en lugar de S (FC, FF, CC, CF).
2
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Por otra parte, el equipo de dirección de proyecto determina las dependencias que
La cadena de dependencias, junto con
pueden necesitar un adelanto o un retraso para definir con exactitud la relación lógica.
las duraciones, permite que Project
calcule la fecha de fin, dada una fecha • Un adelanto permite una aceleración de la actividad sucesora. Por ejemplo, si la
de inicio.
instalación eléctrica debe comenzar 2 horas antes que la fontanería, se indicaría
con una relación final-a-inicio con un adelanto de 2 horas.

• Un retraso ocasiona una demora en la actividad sucesora. Por ejemplo, si en una

obra civil, el vertido del hormigón debe finalizar y luego esperar 4 días hasta que
se seque, antes de levantar los muros, lo indicaríamos con una relación final -a-
inicio con un retraso de 4 días.

En Project, el tipo de dependencia lógica se indica detrás de la relación lógica. Por

ejemplo, para indicar que una actividad depende de la actividad 33 final a final, con un
retraso de 2 días, se indica 33FF+2d en el campo Predecessors.

Otro ejemplo: si depende de la actividad 33 final a final, con un adelanto de 2 días, se

indica 33FF-2d en el campo Predecessors. En español, inicio es C en lugar de S (FC+2,
FF+2, CC+2, CF+2, FC-2, FF-2, CC-2, CF-2).

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Duraciones y dependencias permiten
que Project calcule la fecha de fin, dada
una fecha de inicio.
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6 Paso 5: Estimar la Duración de las Actividades
En las estimaciones de las duraciones de las actividades deben colaborar los
especialistas o las personas más familiarizadas con la naturaleza del trabajo.
Conviene distinguir los términos esfuerzo ( effort), duración ( duration) y plazo ( elapsed
time). Como se puede apreciar en la figura, una actividad puede requerir:
• Un esfuerzo de 25 días-persona o 200 horas-persona (de 1 analista al 50% y 2
programadores al 100%). En Project este dato se presenta en el campo Work.
• Una duración de 10 días. En Project, la duración más probable se entra en el
campo Duration.
• Un plazo de finalización de 15 días, incluyendo vacaciones y festivos. En Project
este dato es la diferencia entre los valores de los campos Finish y Start.
En Project, los hitos se representan como tareas especiales de duración cero.
7 Paso 6: Representar el Cronograma
Una vez se ha completado toda la información anterior, es momento de representarla
en un cronograma del proyecto (project schedule), que contiene las fechas planificadas
para realizar las actividades y para cumplir los hitos. Suele representarse de forma
gráfica, con diagramas de varios tipos:
• Diagramas de Hitos: representan solamente los hitos del proyecto. Normalmente,
se utiliza este diagrama para mostrar la información relevante a Dirección.
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• Diagramas de Gantt: es la forma más completa de representar el cronograma.

Las actividades se representan en forma de barras y las flechas indican las
dependencias.

En Project hay dos vistas para visualizar el cronograma: Gantt Chart y Tracking Gantt. La
diferencia es que el segundo muestra la línea base y las tareas críticas. A con tinuación,
se muestra una imagen con un ejemplo de diagrama Gantt:

La representación correspondiente del diagrama Gantt de Seguimiento:

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Si se quiere obtener el diagrama de hitos, simplemente hay que filtrar por Milestones en
el panel View.

La utilidad de filtro también permite filtrar por otros criterios muy útiles: tareas críticas,
tareas retrasadas, tareas incompletas, etc.

8 Conclusiones
• Project es una herramienta muy productiva, no solo para representar
cronogramas y dar seguimiento a los tiempos, también para planificar el alcance.

• Project es una herramienta muy completa para contener gran parte de la

información de detalle de un proyecto: Los atributos de las actividades permiten

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explicar el detalle de las tareas (Notes), darles un identific ador dentro del alcance
(nodo WBS), secuenciarlas (Predecessors, Lags), etc.

• Project es una herramienta muy eficaz para presentar cronogramas: La utilidad

copy picture permite generar una imagen de alta calidad para imprimir solo lo
necesario, la vista de Gantt de Seguimiento permite visualizar desviaciones y
caminos críticos, el filtro de hitos permite visualizar un Gantt de hitos.

9 Referencias Bibliográficas
• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.

• Microsoft Project 2013 - That's new in the Project Client:

http://www.youtube.com/watch?v=nP87sxRg2o4

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Last

Edition, Project Management Institute, Inc.

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