Fundamentos de Gestión

de Tiempos con MSP

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1 © RED SUMMA
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Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Proceso 6.2: Definir las Actividades .......................................................................................................... 4
3 Proceso 6.3: Secuenciar las Actividades ................................................................................................ 4
4 Proceso 6.4: Estimar los Recursos de las Actividades ................................................................... 5
5 Proceso 6.5: Estimar la Duración de las Actividades ..................................................................... 6
6 Proceso 6.6: Desarrollar el Cronograma ............................................................................................... 6
7 Proceso 6.7: Controlar el Cronograma .................................................................................................... 7
8 Conclusiones .......................................................................................................................................................... 7
9 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................. 8

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Objetivo
• Relacionar el estándar del Project Management Institute para gestionar
proyectos: La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos ( Guía del
PMBOK® ) con la forma de trabajar en Project.

1 Introducción

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Last

Edition, Project Management Institute, Inc. 1 presenta los procesos de Gestión del
Tiempo del Proyecto de manera muy bien estructurada, con el fin de facilitar su
aplicación en proyectos grandes.

El equipo de gestión del proyecto documentará sus decisiones sobre cómo aplican los
procesos y de qué manera se llevarán a cabo. Un proyecto grande que tenga fuertes
restricciones de plazo, tendría que seguir cinco procesos de planificación
secuencialmente antes de llegar a producir el cronograma del proyecto.

No obstante, la definición de las actividades, su secuenciación, la estimación de sus

recursos y de su duración, así como el desarrollo del cronograma, son procesos tan
estrechamente relacionados que muchas veces se ven como un único proceso
susceptible de ser realizado por una sola persona en un periodo de tiempo
relativamente corto.

PMBOK® Guide distingue estos procesos porque tienen diferentes objetivos y porque
las herramientas y técnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.

A continuación se describen brevemente los procesos de Gestión del Tiempo del

Proyecto y su relación con la herramienta Microsoft Project:

1 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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Definiendo las actividades con los campos:
“Name”, “Task Information” y ”Notes”
Secuenciando las Actividades con los
campos:
“Predecessors” y “Network Diagram”
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2 Proceso 6.2: Definir las Actividades
Después de planificar la gestión del cronograma, es decir, las reglas que van a seguirse
a lo largo del proyecto para gestionar los tiempos, se aborda el proceso 6.2 Definir las
Actividades. Básicamente, consiste en transformar los paquetes de trabajo identificados
en la EDT en una lista de actividades.
En Project, esto equivaldría a rellenar la columna “Name” y ciertos atributos de las
actividades en las pestañas de “Task Information” y el campo “Notes”.
3 Proceso 6.3: Secuenciar las Actividades
Después de planificar la gestión del cronograma, es decir, las reglas que van a seguirse
a lo largo del proyecto para gestionar los tiempos, posteriormente tendría lugar el
proceso 6.3 Secuenciar las Actividades, que consiste en ordenar la lista de actividades y
obtener una representación gráfica en un diagrama de red.
En Project, se trata de rellenar el campo “Predecessors” de manera que aparezcan las
flechas del Gantt. El diagrama de red puede obtenerse en la vista “Network Diagram”.
Obsérvese que aparecen en rojo las actividades que forman parte del camino crítico.
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4 Proceso 6.4: Estimar los Recursos de las Actividades

Estimando los Recursos de las Actividades
con los campos:
“Resource Names” y “Notes”
De momento no se han tratado las duraciones, solo las actividades y sus dependencias.
Para saber cuánto dura una tarea, es necesario pensar antes quién la realizará, o al
menos qué perfil y capacitación debe tener (e.g. un programador sénior puede tener
una productividad muy superior a uno junior ). Para eso está el proceso 6.4 Estimar los
Recursos de las Actividades.

En Project, esto equivale a rellenar el campo “Resource Names” no con los nombres de
los recursos, sino con el perfil profesional y su carga estimada (se aconseja que el
nombre de los recursos, cuando se conozca, se almacene en el campo “Notes”
asociado al recurso).

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Estimando la Duración de las Actividades
con el campo:
“Duration” = Duración más probable
Una vez desarrollado el Cronograma:
Grabar la línea base
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5 Proceso 6.5: Estimar la Duración de las Actividades
Ahora, con la información disponible de las actividades y sus necesidades de recursos,
ya puede comenzarse a trabajar en el proceso 6.5 Estimar la Duración de las
Actividades.
En Project, esto equivale a rellenar el campo “Duration”, con la duración más probable
de la tarea.
6 Proceso 6.6: Desarrollar el Cronograma
El último proceso de planificación del tiempo es el proceso 6.6 Desarrollar el
Cronograma. Al alimentar el cronograma con la información de las duraciones, es muy
probable que se obtenga un plazo superior a la fecha límite.
Tras aplicar una serie de alternativas y técnicas de compresión (o de renegociar las
restricciones, por ejemplo aumentando el presupuesto) se consigue ajustar el
cronograma a las necesidades del proyecto.
En Project, cuando el cronograma ya está validado, se graba la línea base del
cronograma en la opción de menú Project > Set Baseline.
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7 Proceso 6.7: Controlar el Cronograma

El cronograma del proyecto y la línea base del cronograma serán elementos clave a la
Controlar el Cronograma en la vista: hora de controlar las desviaciones, lo que ocurrirá en la fase de monitorización y
Tracking Gantt control, en el proceso 6.7 Controlar el Cronograma.

En la vista Tracking Gantt tendremos una representación gráfica de las desviaciones

sobre el cronograma:

8 Conclusiones

• Microsoft Project se ha convertido en un estándar de facto para los profesionales

de la dirección de proyectos.

• Los Project Managers que utilizan Project con corrección tienen la ventaja de
comunicarse con una terminología estandarizada reconocida mundialmente, con

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cerca de medio millón de profesionales certificados Project Management

Professional (PMP)®2.

• Si Project se usa con propiedad, se puede asegurar que se utilizan los procesos
de gestión de tiempos estandarizados por el Project Management Institute
(PMI) ® .

9 Referencias Bibliográficas

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Last

Edition, Project Management Institute, Inc. 3

2 PMP, PMI son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
3 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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