Sistemas ERP

PLANEACION Y GESTION DE SI
UNIDAD No. 2
Sistemas de información
empresarial
Objetivos de aprendizaje
• Conocer el significado de los sistema de información de empresa y

como funcionan.
• Conocer los beneficios y los riesgos de la implantación de un sistema
de información empresarial.
• Conocer las áreas principales funcionales operativas de una
organización y los módulos principales funcionales de los sistemas de
información empresarial.
• Entender la relevancia de los sistemas ERP dentro de las empresas.
INTRODUCCION
 Los sistemas de información para la gestión de empresas han sido, y son, un
factor clave en el desarrollo empresarial.
 En su continua evolución, han pasado de ser una herramienta de trabajo, a ser un
elemento competitivo y estratégico, llegando incluso a generar nuevos modelos
de negocio basados en su desarrollo.
 Por ello, es importante estudiar cómo pueden evolucionar estos sistemas en un
futuro cercano, como van a integrar los cambios tecnológicos que se están dando
y se prevé que se van a dar en cuanto a las tecnologías de información y
comunicaciones, y como todo ello puede afectar a las empresas que utilizan o
puedan utilizar estos sistemas.
Sistemas de información empresarial
Definición de Sistema de información de empresa

• Los sistemas de información de empresa son programas de aplicación
(aplicaciones) que permiten registrar operaciones, dar apoyo a los procesos
de trabajo, ayudar a la toma de decisiones y obtener ventaja de eficiencia o
competitividad para una organización.
• Un Sistema de Información de empresa es un conjunto formal de procesos
que, operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a
las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen
selectivamente la información necesaria para la operación de dicha
empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes,
apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones
necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de
acuerdo con su estrategia.
Características de los Sistema de Información
1. Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios adecuados.
2. Suministro de la información de manera selectiva, evitando sobrecargas e información
irrelevante.
3. Variedad en la forma de presentación de la información.
4. El tiempo de respuesta del sistema: diferencia entre una petición de servicio y su realización.
5. Exactitud: conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales
6. Generalidad: conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades.
7. Flexibilidad: capacidad de adaptación y/o ampliación del sistema a nuevas necesidades.
8. Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un período de
disponibilidad de uso.
9. Seguridad: protección contra pérdida y/o uso autorizado de los recursos del sistema.
10. Amigabilidad para con el usuario: grado con que el sistema reduce las necesidades de
aprendizaje para su manejo.
Clasificación de los sistemas de información empresarial
• ERP- Enterprise Resource Planning:

sistemas de gestión integrados que
controlan los procesos de toda la
empresa (RH, finanzas, producción, etc.)
• CRM - Customer Relationship
Management: gestión de la relación con
clientes y contactos comerciales.
• SCM: Supply Chain Management:
automatización de la cadena de
suministros de la organización.
• BI- Business Intelligent: Explotación de
datos e información para la toma de
decisiones.
2.1. Sistemas de gestión empresarial - ERP
• Sistemas ERP siglas que provienen de Enterprise Resource Planning

• La traducción de las siglas ERP: Planificación de recursos
empresariales.
• Los "recursos empresariales“ son el conjunto de aplicaciones
asociadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa.
• La "planificación“ es una trazabilidad de acciones organizadas para
llegar a alcanzar un objetivo, de una forma metódica.
Definición de sistemas ERP

El sistema de información
empresarial ERP son un
conjunto de aplicaciones
relacionadas con los procesos
de negocio de una empresa,
que permite lograr los objetivos
estratégicos definidos por los
directivos de una organización.
Características de los sistemas ERP

• Tiene una gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración
de la información con otros tipos de programas.
• Está diseñado para cubrir todas las exigencias de las áreas funcionales de
la empresa, creando un flujo de trabajo que permite agilizar los diferentes
tipos de trabajo.
• Reduce las tareas repetitivas y facilita la comunicación entre todas las
áreas que integran la empresa, con la seguridad de disponer de unos datos
correctos.
• Permite personalizar el sistema ERP según las necesidades específicas de
cada empresa, hasta ciertos límites.

Modularidad
• El sistema se divide en diferentes módulos agrupados por funcionalidades.
• Cada módulo es una unidad que realiza una tarea concreta y es capaz de
comunicarse con el resto de módulos u otros sistemas de información.
• Los módulos de un sistema ERP pueden funcionar como unidades
independientes, o varios módulos se pueden combinar entre sí para
formar un sistema integrado.
• La empresa no tiene que instalar todos los módulos del sistema ERP, solo
aquellos que necesite en función de sus procesos de negocio.

Integración
• El sistema está acoplado y unido como un solo sistema
• Los diferentes departamentos se comunican entre ellos de manera
que el resultado de un proceso pasa a ser el inicio de otro.
• Los datos se introducen una sola vez en el sistema.
• La información es compartida y está disponible a tiempo real para
todos los departamentos de la organización.
• Se evita la duplicidad de las transacciones y la redundancia de la
información.

Adaptabilidad
• El sistema ERP tiene capacidad para modelarse en la estructura
organizativa, su ciclo vital, en las políticas empresariales y los
requerimientos funcionales de cada empresa.
• La adaptabilidad se consigue mediante la parametrización de los
diferentes módulos en función de las necesidades de la empresa.
Evolución de los sistemas ERP

Estructura del sistema ERP

ARQUITECTURA DEL SISTEMA ERP

Arquitectura funcional

Arquitectura Tecnológica

Arquitectura Tecnológica
Módulos Funcionales del sistema ERP



Finanzas Funcionalidades
 Reúne los datos contables de varios  Contabilidad general
departamentos funcionales.  Transacciones bancarias
 Proporciona una visión completa del  Gestión de cuentas
estado contable y financiero de la
empresa  Control de caja
 Facilita a los directivos la toma de  Transacciones directas con la
decisiones rápidamente. Seguridad Social y Hacienda
 Pago de impuestos y tributos
 Gestión de propiedades y
amortizaciones
 Creación automática de informes
contables
Producción Funcionalidades
 Es el módulo encargado de  Gestión de material
gestionar todas las tareas  Control de planta
relacionadas con la producción de
la empresa.  Gestión de calidad y gestión de
costos
 El objetivo es planificar la
producción conforme a las
necesidades del cliente.
 El módulo de producción hace que
una empresa integre la tecnología
con el proceso de negocio.
Compras Funcionalidades
 Optimiza la compra de la materia • Identificar a los principales proveedores
prima necesaria y gestiona la • Negociar precios
creación de proveedores, el • Dar la orden de compra al proveedor
registro de facturas y los pagos.
• Recepción de la facturación
 El módulo de compras tiene que • Descuentos sobre compras
estar integrado con los módulos
de producción y control de • Control de compras
inventario, y en la extensión de la • Control de pagos pendientes y realizados
funcionalidad de gestión de la • Estadísticas de compras
cadena de suministro (SCM).
• Control de fechas de recepción de pedidos
• Predefinir pedidos periódicos
• Propuestas de pedidos
• control de las devoluciones de compras
Recursos humanos Funcionalidades

• Gestiona la información del personal de la • Gestión de personal
empresa, manteniendo los datos completos
de los empleados e incluyendo la tipología de • Gestión organizacional
contrato, la información de contacto, detalles • Contabilidad de nominas
del salario, asistencia, evaluación del
rendimiento y promoción de todos los • Gestión del tiempo y desarrollo
empleados. personal
• El módulo de recursos humanos puede estar
integrado con el sistema de gestión de
conocimiento; así se optimiza el uso de las
experiencias de los empleados.
Ventas y distribución Marketing
• El módulo gestiona la venta y la • Permite a las organizaciones maximizar la
distribución de los productos o eficiencia de los recursos de marketing
servicios que produce la empresa. • Capacita a los vendedores a adquirir y
Implementa las funcionalidades desarrollar las relaciones con los clientes a largo
plazo.
siguientes:
• Gestión de recursos de marketing,
• Programación de pedidos • La gestión y segmentación de listas de clientes,
• Envío y facturación • la gestión de campañas,
• el marketing por correo electrónico,
• la gestión de la promoción de comercio,
• la gestión de clientes potenciales, el análisis de
marketing y los estudios de mercado basados en
la web
CICLO DE VIDA DEL SISTEMA ERP
Fase: adopción del sistema ERP
• Se parte de las necesidades de la empresa
• Elabora un análisis de los procesos del negocio
• Establecen los objetivos y los beneficios que se quieren alcanzar
• Analiza el impacto de la implantación en el negocio.
Fase: selección del sistema ERP
La fase de selección consiste en la evaluación, la selección y la adquisición del
sistema ERP que mejor esté alineado a los requerimientos funcionales de la
organización, minimizando las necesidades de adaptación y personalización.
• Hace un análisis de la situación actual del negocio
• Definen las funcionalidades que se quieren cubrir con el sistema ERP
• Determinan cuáles son los procesos críticos y las áreas que están implicadas en
ellos.
• Se comparan las necesidades de la empresa con las funcionalidades de los ERP
ofertados
Fase: implantación del sistema ERP
La implantación del sistema ERP es la personalización o parametrización y la adaptación del
sistema ERP adquirido según las necesidades de la organización
• Instalación del hardware y del software en entorno a pruebas
• Reingeniería de procesos
• Configuración del software y traspaso de datos
• Diseño y ejecución de los casos de pruebas
• Elaboración de los manuales de procedimientos
• Capacitación de los usuarios finales
• Puesta en marcha y seguimiento
Fase: puesta en marcha del sistema ERP
• Finalizada la fase de implantación del sistema ERP, sigue un periodo de
estabilización.
• Se empieza a usar el nuevo sistema y los nuevos procesos. Se observan los
primeros resultados del cambio y se detectan defectos de mal funcionamiento
que se tendrán que corregir.
• Se hace una auditoría para determinar si el funcionamiento del sistema es el que
se acordó.
• Se evaluará la duración del proyecto, el costo y los beneficios reales
contrastándolos con los que se planificaron.
Factores de costos al implantar sistemas ERP
• Costos de Implementación
• Costos internos y de Consultoría
• Costos de Mantenimiento
• Personal de soporte ( HW + Comunicaciones. )
• Servicios de terceros ( Técnicos y funcionales )
• Plataforma tecnológica ( TCO )
¿Qué se incluye en el coste de un ERP?
El tipo de sistema determinará el precio final, diferenciando entre sistemas on-
premise o en la nube.
On-premise – Sistemas instalados en la propia empresa
1. Instalación inicial:
• El coste del software ERP.
• El hardware necesario para el sistema (servidores, infraestructura).
• Implementación del sistema.
• Personalización de módulos.
• Gestión del proyecto.
2. Recurrentes:
• Licencias.
• Mantenimiento, servicio técnico.
3. Ocasionales:
• Formación de personal.
• Actualizaciones.
• Servicio de consultoría externa.
¿Qué se incluye en el costo de un ERP?
En la nube
1. Inicial:
• Migración de los datos y programación de los
procesos de la empresa en el ERP en la nube.
2. Recurrentes:
• Coste de subscripción al servicio (suele ser
mensual).
3. Ocasionales:
• Formación de personal.
• Servicio de consultoría externa.
Razones para implantar sistema ERP
PROVEEDORES DE SISTEMAS ERP
ERP propietario
• Un software propietario requiere el pago de una licencia para poder ser usado.
• Esta licencia se suele pagar por número de usuarios y puede llegar a representar
un 30% de la implantación total del sistema.
• Existen sistemas ERP propietario que pertenecen a grandes desarrolladoras de
software como SAP, ORACLE, SAGE, Infor, EPICOR, ABAS, Kronos, Lawson, Tovs,
UNIT4 y Microsoft, entre otros.
ERP OPENSOURCE o Software libre
Libertad para ejecutar los programas con cualquier propósito, en cualquier lugar y
para siempre
 Libertad de estudiar el funcionamiento de los programas
 Libertad para redistribuir el programa
 Libertad para mejorar los programas y distribuir versiones mejoradas.
Beneficios de implantar sistema ERP
Desde el punto de vista estratégico los beneficios son:
• Mejora de la productividad
• Mejora de la calidad
• Mejora del servicio al cliente
• Reducción de costos.
Beneficios de implantar sistema ERP
Desde el punto de vista general los beneficios son:
• Optimización de procesos empresariales,
• Ayuda a la toma de decisiones,
• Ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito,
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos),
• Compartir información entre todos los componentes de la organización de forma que se
automaticen los procesos, convergencia de las distintas bases de datos usadas por el sistema
integrándolas en una sola,
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes) y reducción de tiempos y de los
costos de los procesos implicando un incremento de la productividad.

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Características de los sistemas ERP

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Estructura del sistema ERP

ARQUITECTURA DEL SISTEMA ERP

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Módulos Funcionales del sistema ERP

Módulos Funcionales del sistema ERP

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