PROCESO INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIFICACIÓN Y ESPECIFICACIONES PARA

DOCUMENTO DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO CODYESDYR VERSIÓN 001 FECHA 2020/03/18

1. CODIFICACIÓN Y ESPECIFICACIONES PARA DOCUMENTOS Y REGISTROS

 Encabezado: Para todos documentos relacionado en la pirámide deben seguir
los siguientes lineamientos.

PROCESO INFORMACIÓN DOCUMENTADA

CODIFICACIÓN Y ESPECIFICACIONES PARA
DOCUMENTO DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO CODYESDYR VERSIÓN 001 FECHA 2020/03/18

o 1 columna para colocar el Logo de La empresa
o Una fila para indicar el proceso
o Una fila para indicar el tipo de documento
o Una fila dividida en cuatro partes para indicar: Código del Proceso,
Versión y Fecha de Ultima actualización
El tipo de letra a utilizar debe ser Calibri 12, ( )

 Pie de página: La información debe ser la numeración de hoja, la cual se realizará

de manera automática bajo la siguiente estructura: “Pág. n de n”

 Codificación: Corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la

cual facilitará su ubicación dentro de la estructura documental del Sistema
Integrado de Gestión, la cual se realizará de la siguiente manera:

El código de los documentos del SGI deben llevar la siguiente estructura:

XXYY###
XX Iniciales del Proceso
YY Iniciales del documento
### Corresponde al consecutivo del proceso
Nota: Cada proceso tendrá su propio consecutivo

ELABORÓ: CARLOS MANUEL REVISÓ: NEIFY JOHANNA APROBÓ: MARLON STIVENS

FERNÁNDEZ ROJAS JARAMILLO MARTÍN GUERRERO ACEVEDO
 PROCESO INFORMACIÓN DOCUMENTADA
CODIFICACIÓN Y ESPECIFICACIONES PARA
DOCUMENTO DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO CODYESDYR VERSIÓN 001 FECHA 2020/03/18

 Orientación: Los documentos podrán elaborados ser de manera vertical u

horizontal de acuerdo a la concentración de la información.
 Versión: Corresponde a un número consecutivo que permite controlar los
documentos vigentes.
 Responsabilidades: Dentro del nivel 1 y 2 de documentación, se encuentran
los manuales, los procedimientos, las guías y los instructivos, solo en estos
aparecerá un campo adicional, en donde se establecerán los cargos que
participaron en la elaboración de los documentos mencionados.
En los espacios relacionados deberá escribirse el cargo de manera general
acompañado de la dependencia:
ejemplo:
Elaboró: Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación.
Revisión: Corresponderá quien revisó por parte del área que solicitó la
elaboración del documento.
Aprobación: Corresponderá al responsable del proceso que solicita el
documento.

ELABORÓ: CARLOS MANUEL REVISÓ: NEIFY JOHANNA APROBÓ: MARLON STIVENS

FERNÁNDEZ ROJAS JARAMILLO MARTÍN GUERRERO ACEVEDO