Calculo de Remuneraciones del Personal

Los cálculos de los pagos de sueldos y salarios son una tarea ineludible en las
empresas, y como hay que hacerla todos los meses o quincenas en el caso de
empleados, y todas las semanas en el caso de los obreros, pues; esta labor se
convierte en algo muy tedioso para el que está encargado de esta labor. Felizmente
hoy en día, las computadoras han aliviado enormemente este trabajo, y el cálculo de
remuneraciones se ha convertido en algo bastante sencillo para aquel que sabe cómo
decirle a la computadora que nos dé una mano en esto.

Lo que vamos a ver a continuación es el cálculo de remuneraciones para los obreros

de una fábrica, o sea vamos a calcular parcialmente una planilla de salarios. Digo
parcialmente, porque una planilla real, tiene mucho más columnas y rubros de los que
aquí vamos a ver, pero la idea de este ejercicio es que veamos, para el caso de los
cálculos más importantes, como son los cálculos de los tiempos de trabajo y los
descuentos por tardanza, y como es que se hace con Excel para manejar las fechas
y horas en el pago de estas remuneraciones.

Calculo de la Planilla de Salarios en una fábrica de confecciones de lana

de alpaca:

La fábrica cuenta en una de sus secciones con 5 obreros cuyos horarios de trabajo
normal son desde las 8:00 am hasta las 5:00 pm, con una hora de descanso para
almorzar. La labor se realiza de lunes a sábado.

Las tarifas de pago del personal son las siguientes:

Pago de horas normales: S/. 5.30 la hora

Pago de horas extras: S/. 6.00 la hora

Descuento por tardanza: S/. 0.20 por minuto

Cada vez que el obrero ingresa a la fábrica debe marcar su hora de ingreso, y al salir
igualmente marca su hora de salida.
Con esta información, se desea calcular cuánto gana cada obrero al final de la
semana.

Para que sea más sencillo ver como se calculan los pagos y descuentos del primer
obrero, veamos este croquis:

En el cuadro de planillas, se van a escribir las fórmulas para calcular los pagos y
descuentos para el primer obrero, pero estas fórmulas deberán ser escritas de modo
que cuando se copien para el resto del personal, también calculen correctamente sus
pagos y descuentos.
Para los siguientes cálculos que vamos a ver, no voy a escribir la formula final que
obtendría el cálculo definitivo de cada columna de la planilla, sino que voy a ir
escribiendo poco a poco las operaciones que supuestamente se necesitan para cada
calculo, y así según las respuestas obtenidas, corregir las formulas hasta obtener el
cálculo final que se desea.

1. Calculo de las horas normales en F8:

Para este cálculo habría que restar la hora oficial de salida (5:00 pm) menos la hora
de ingreso del trabajador (8:35 am):

=C$5-D8

Rpta: 8:25

Pero a este cálculo hay que descontarle la hora de refrigerio del medio día:

=C$5-D8-1

Rpta: #########

La respuesta da error porque cuando Excel realiza cálculos con el tiempo, los tiempos
para Excel se miden siempre en días, no en horas o minutos. Entonces; cuando en la
formula anterior le restamos 1 para quitarle la hora de refrigerio, en realidad Excel le
está restando no 1 hora sino 1 día (o sea 24 horas). La fórmula entonces debería ser
entonces así:

=C$5-D8-1/24

Rpta: 7:25

Ahora parece que la formula ya estuviera correcta, pero cuando la copiamos para los
demás obreros, al tercer obrero le calcula un tiempo de trabajo de 16:00, y para evitar
esto la formula debería ser así:

=SI(D8=””,””,C$5-D8-1/24)

Si volvemos a copiar la formula hacia abajo el tercer obrero ya no tendría horas

trabajadas, lo cual es correcto. Pero algunos obreros acumulan más de 8 horas de
trabajo normal al día, lo cual es un error ya que como máximo un dia tiene solo 8 horas
normales de trabajo.

Esto ocurre así porque algunos trabajadores que llegaron temprano marcaron
su hora de ingreso unos minutos antes de las 8:00 am, y la formula estaría
considerando esos minutos para el pago de sus horas normales, lo cual es
un error ya que los obreros encienden sus máquinas e inician su labor diaria
exactamente a las 8:00 de la mañana. Entonces, la formula habría que
corregirla finalmente de la siguiente manera:

=SI(D8=””,””,C$5-SI(D8>C$4,D8,C$4)-1/24)

2. Pago de las horas normales en G8:

El pago de horas normales seria la multiplicación de las horas de trabajo normal por
la tarifa de pago de horas normales:

=F8*K$3

Rpta: 1.64

Pero este cálculo no le va a gustar nadita al obrero Fernando; mas ganaría limpiando
las lunas de los autos en el semáforo.

Lo que pasa aquí es que aparentemente en la celda F8 se encuentra el numero 7:28

o sea 7 horas con 25 minutos, y lo vemos así porque esa celda tiene el formato de
horas y minutos hh:mm, sin embargo, la formula en esa celda ha calculado el tiempo
de trabajo normal de Fernando, pero lo ha hecho en días, no en horas y minutos
(recuerde que Excel siempre maneja el tiempo en días)

Si le damos el formato general a la celda F8, veremos que allí se encuentra el numero:
0.30902778 lo que en días representa un tiempo de más o menos un tercio de día de
trabajo normal. Por esta razón al multiplicar F8*K$3 se está multiplicando en realidad
0.309027 por K$3.

Pero si K3 contiene la tarifa de pago por hora, entonces el tiempo de trabajo también
debería estar calculado en horas, no en días como la está ahora. Lo que hay que
hacer entonces, es convertir el tiempo de trabajo de días a horas, y eso se hace
sencillamente multiplicando los días por 24, dado que un día tiene 24 horas. O sea
que la fórmula del pago debería ser así:
=F8*24*K$3

Rpta: 39.31

Ahora sí, este pago ya es más razonable. Sin embargo, cuando copiamos la fórmula
para el resto de obreros, para aquellos que no vinieron a trabajar la formula da error.
Esto pasa así porque al multiplicar su tiempo de trabajo en la columna F que es el
texto doble comilla, la multiplicación de un texto por K$3 da error pues. Pero esto se
arregla finalmente con la siguiente corrección en la fórmula:

=SI(F8=””,0,F8*24*K$3)

3. Calculo de las horas extras en H8:

El cálculo de las horas extras seria la resta de la hora de salida menos la hora oficial
de salida,es decir las 5:00 pm:

=E8-C$5

Rpta: 1:15
Para el obrero Fernando el cálculo es correcto; ya que Fernando se quedó a trabajar
1:15 una hora y 15 minutos después de la 5 de la tarde. Pero al copiar esta fórmula
hacia abajo resulta que todo el personal tiene horas extras, y eso no es cierto.

Los reglamentos de trabajo en cada fábrica son diferentes, y estos reglamentos deben
acomodarse según las leyes laborales que existen en cada país. Así, por ejemplo, hay
empresas que pagan horas extras a su personal, siempre y cuando estas horas extras
sean horas cumplidas, es decir no se aceptan pagos de fracción de horas, estas deben
ser siempre números enteros. Otras empresas en cambio sí pagan las fracciones de
hora trabajadas.

Supongamos que, en la empresa de nuestro ejemplo, para el pago de horas extras si

se considerarán las fracciones de hora y se deben cumplir las siguientes condiciones:

 A las 5:00 pm termina la hora de trabajo normal, y todos los obreros en la planta
deben apagar sus máquinas, guardar sus herramientas, cambiarse la ropa de
trabajo y salir de la fábrica marcando su hora de salida.
 El plazo para marcar su hora de salida es hasta las 5:30 de la tarde, luego de
esta hora, nadie debe quedarse dentro de la planta, salvo el personal que tiene
autorización de quedarse a trabajar horas extras. Ellos no han apagado sus
máquinas y siguen trabajando hasta que al finalizar su labor marcaran también
su hora de salida.
 Solo se considerará el tiempo de horas extras a aquellos trabajadores que
marcaron su hora de salida después de las 5:30 pm.

El cálculo para obtener las horas extras de trabajo seria finalmente:

=SI(E8>C$5+”00:30”,E8-C$5,””)

4. Pago de las horas extras en I8:

El pago de horas extras sería muy semejante al pago de horas normales, pero con la
tarifa de la celda K4:

=SI(H8=””,0,H8*24*K$4)
Rpta: 7.50

5. Calculo de la tardanza en J8:

El tiempo de tardanza seria la resta de la hora de ingreso menos la hora oficial de

ingreso, o sea las 8:00 am. Pero esta resta se haría solo para aquellos obreros que
ingresen después de la 8:00 am:

=SI(D8>C$4,D8-C$4,””)

Rpta: 00:35

6. Descuento por tardanza en K8:

Este cálculo del descuento por tardanza seria también semejante al pago de horas
normales y horas extras, es decir hay que multiplicat el tiempo de tardanza por la tarifa
de descuento por tardanza. Pero aquí hay que considerar que la tarifa de descuento
es de 0.20 céntimos por minuto, y no por hora. O sea que el tiempo de tardanza que
Excel lo calcula como ya sabemos en días, hay que convertirlo previamente a minutos.
Entonces; finalmente la formula sería la siguiente:
 =SI(J8=””,0,J8*24*60*K$5)

Rpta: 7.00

7. Calculo del Pago Total en L8:

Sería la suma del pago de horas normales, más el pago de horas extras, menos el
descuento por tardanza:

=G8+I8-K8

Rpta: 39.81

De este modo ya se tendrían calculados los pagos diarios de cada trabajador. Pero
los obreros no cobran todos los días, sino cada fin de semana, entonces; es necesario
calcular cuánto cobraría cada obrero por semana, es decir hay que sumar los pagos
de los 6 días de lunes a sábado
Para lograr esto, no es necesario que se escriba ninguna fórmula, pues esto se puede
obtener simplemente ordenando la planilla alfabéticamente por obrero, y luego
utilizando el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos de la cinta de
opciones de Excel.

8. Calculo del Pago Semanal de cada obrero:

Realizar los siguientes pasos:

 Seleccionar la celda B7
 Ficha Datos/Subtotal
 En la lista desplegable “Para cada cambio en” elegir la opción “Apellidos y
Nombres”; y luego Aceptar.

Entonces la planilla deberá verse así finalmente:

Para obtener la Boleta de Pago de cada trabajador:

Una vez calculada toda la planilla de Salarios, ahora vamos a calcular la Boleta de
Pago de los trabajadores. Aunque una boleta real tiene muchos más datos de los que
aquí se van a presentar, este ejemplo nos va a servir para tener una idea de cómo se
puede podría armar un documento de este tipo.

Por lo general, en las boletas de pago no se muestra la foto del trabajador, pero en
esta ocasión nuestra boleta va a mostrar en la pantalla la foto del obrero del cual se
esté calculando su pago, pero al momento de imprimir esta boleta, la fotografía no
saldrá impresa en el papel.

La explicación detallada de cómo resolver esta tarea se muestra a continuación:

En la hoja “Boleta” del libro actual diseñe la siguiente boleta de pago:

Comprobar los siguientes nombres de rango:

En la hoja Planilla:

Codigo A8:A37

Extra I8:I37

HorasExtras H8:H37

HorasTarde J8:J37

HorasTrab F8:F37

Ingreso D8:D37

Normal G8:G37

Planilla A8:L37

Tardanza K8:K37

En la hoja Boleta:

Cod D5

Escribir las siguientes formulas en la hoja Boleta:

En D7: =BUSCARV(D5,PLANILLA,2,0)

En E9: {=SUMA(SI((Codigo=D$5)*(Ingreso>0),1,0))}

En E11: =SUMAR.SI(Codigo,Cod,Normal)

En E12: =SUMAR.SI(Codigo,Cod,Extra)

En E14: =SUMAR.SI(Codigo,Cod,Tardanza)

En el botón “Control de número” que se encuentra a la derecha de la celda D5 hacer

un clic derecho y elegir la opción “Formato de control”. Aparecerá la siguiente ventana:

Compruebe los datos que se muestran en la figura anterior, y luego Aceptar.

Finalmente presione ESC para que se libere la selección del botón.

Ahora, cada vez que haga clic en el botón, y cambie el código del trabajador,
aparecerán todos los datos de este trabajador en la boleta de pago, incluyendo la
fotografía del trabajador.
Para no imprimir la foto en la boleta:

Para que no se imprima la foto, haga un clic derecho en la foto y en el menú contextual
que aparece, elija la opción “Tamaño y propiedades”. Luego en la ficha Propiedades,
desactivar la casilla “Imprimir objeto”, y luego clic en el botón “Cerrar”.

La macro que hace cambiar la foto del trabajador:

Sub VerFoto()

Ruta = ActiveWorkbook.Path

On Error Resume Next

NN = "Obrero" & Range("Cod")

ActiveSheet.Shapes("Foto").Fill.UserPicture Ruta & "\" & NN & ".jpg"

ActiveCell.Select

End Sub