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Clculo de Costes de los Tiempos Muertos

El clculo de los costes de los tiempos muertos requiere estimar las prdidas de los ingresos, los costes del
personal y los costes intangibles, causados por un fallo del sistema y sumar las tres partidas.

Paso 1. Calcular las prdidas de ingresos.


Existe un mtodo simple y otro mtodo ms complejo para calcular las prdidas. La frmula simple calcula
primero el ingreso por una hora de funcionamiento del negocio:
Ingresos = Ingreso anual total / Horas hbiles de negocio al ao
dnde ingresos son calculados en Euros por hora y las horas hbiles al ao se calculan con la siguiente frmula:
Horas de negocio al ao =
Horas de negocio al da * das de negocio al mes * meses de negocio al ao
Despus, para obtener la cifra de perdida de ingresos, multiplicamos los ingresos por hora por el nmero de horas
de tiempo muerto.
Un ejemplo: Un negocio funciona de 8 a.m. a 8 p.m., de lunes a sbado, todas las semanas del ao. Los ingresos
por ventas del ao pasado fueron de 36.060.726,26 . Si procesamos estos datos con nuestra ecuacin
obtenemos:
Ingresos por hora = 11.382,81 =
36.060.726,26 / (12 horas al da * 22 das al mes * 12 meses al ao) = 36.060.726,26 / 3.168 horas
El ingreso por hora asciende a 11.382,81 . De acuerdo con ste clculo, una incidencia de 12 horas de tiempo
muerto, implica una prdida de ingresos que asciende a 136.593,72 (12 horas por 11.382,81 )
El considerar que el negocio no genera ingresos, mientras el sistema no est disponible, es indudablemente una
suposicin importante. Pero como mnimo, este enfoque nos da un punto de partida y unos datos estadsticos,
para comprender el valor de cada hora disponible de la organizacin.
Si le parece que la frmula simple no refleja la realidad de una manera suficientemente precisa, puede adoptar el
siguiente enfoque:
Prdida de ingresos =
de Pedidos desviados + de Pedidos anulados + de Pedidos aplazados
Pedidos desviados son aquellos que nuestros clientes han hecho a nuestros competidores, porque nuestra
empresa no ha podido despachar. Pedidos anulados son los pedidos que los clientes ya haban hecho, pero
posteriormente los anularon, al no poder aceptar el retraso en su despacho. Los Euros de pedidos aplazados
cuantifican los efectos de los retrasos en despacho sobre el flujo de caja y otras posibles prdidas de rendimiento.

Paso 2. Clculo de costes de personal.

Otro factor a considerar, cuando calculamos los costes de los tiempos muertos, son los costes de personal
generados mientras el sistema no estaba disponible. Puede insertar sus datos en la frmula presentada a
continuacin, para computar la prdida laboral:
Prdida laboral =
numero de personas * % de horas afectado * numero de horas * /hora/empleado
dnde /hora/empleado es el coste por hora de empleado, definido cmo:
/hora/empleado =
paga por hora + beneficios soc. + imputacin gtos. fijos
Por ejemplo, supongamos que en la empresa, el coste total promedio por empleado por hora es de 15. Si 50
empleados son afectados en un 50% durante las primeras 2 horas del fallo del sistema, 100 personas se ven
afectadas en un 75% por las prximas 2 horas y 200 personas pierden todo su tiempo (100%), cuando el fallo
dura ms de 4 horas, un tiempo muerto de 12 horas costara a la empresa euros. 27.000. La figura B muestra
los clculos correspondientes. Dividiendo este coste total de personal, entre el numero de horas que dur la
incidencia (12), obtenemos el coste promedio por hora: 2.250. Esto quiere decir que cada hora de fallo de
ordenador le cuesta a la empresa un promedio de 2.250 en personal.

Figura B. Clculo de costes de personal


N de
Personas
50
100
200

% de horas
afectadas
x
x
x

50%
75%
100%

Horas fallo
ordenador
x
x
x

2
2
8

Euros/hora
empleado
x
x
x

15
15
15

Coste de
personal
=
=
=

750
2.250
24.000
27.000

Paso 3. El clculo de costes intangibles.


Por ms intangibles que sean, estos costes son algo que tiene que ser tomado en consideracin, porque ponen
de manifiesto algunos de los efectos a largo plazo de los fallos de disponibilidad de sistemas. Mencionaremos
solo algunas cosas en las que hay que pensar:

Prdida de reputacin: Quizs sus clientes no sean tan fieles, despus de una incidencia que impidi
a su empresa satisfacerles, durante un perodo de tiempo? Es esta la oportunidad para ellos, para
salir de compras por all?

El efecto secundario sobre los clientes de sus clientes. Hay otras empresas o personas, aparte de
sus clientes primarios que puedan ser afectadas?

Los chismes. Si un cliente ha tenido una mala experiencia se lo dice a otros. Esto puede extender y
amplificar el dao a su reputacin.

El nimo dentro de la empresa. Si los empleados no pueden cumplir con su trabajo, debido a fallos del
sistema, su nimo afecta su modo de trabajar y prestar servicios.

Resumen de costes

Las prdidas de ingresos, los costes perdidos de personal y los costes intangibles se suman, para obtener el
coste por hora de la no disponibilidad del sistema. La figura C muestra, como calcular el coste de un fallo de
disponibilidad por hora y total, para una empresa que tuvo un fallo de sistema, cuya recuperacin tard 36 horas.

Figura C. Costes de tiempos muertos - Resumen

Prdida de ingresos
Costes personal
Costes intangibles
Coste total del fallo

/hora

Por 36 horas

10.820
2.250
4.250
17.300

389.500
81.130
151.456
622.047

Aunque los efectos de los tiempos muertos de sistemas no se pueden medir con facilidad, es muy necesario
realizar estos clculos de costes de los fallos de disponibilidad. Recuerde tambin, que el alcance de los efectos
de un fallo, no depende solamente de su duracin. Su clculo supone tambin la evaluacin de si durante todo el
tiempo del fallo del sistema, los datos realmente necesitaban ser disponibles. Muchos tiempos muertos
planificados, aprovechan el hecho que la duracin de la falta de disponibilidad, muchas veces, no es tan
importante como el cundo el sistema no est disponible.

Una receta para calcular (bien) tus costos


Publicado el enero 13, 2014 por Leonora Varo

En esta ocasin mi seor marido se anot un diez al escribir sobre un tema


que es necesario dominar para trabajar como freelancero, emprendedor o
dueo de una pequea empresa.
La mala noticia: nunca nos lo ensearon en la escuela. La buena noticia: aqu
estn los elementos bsicos para que calcules correctamente los costos de
tus servicios y corras a revisar tus cotizaciones. Spoiler: al final incluimos
una liga para que bajes una hoja de clculo lista para usar. Aprovechen.
Para que cualquier freelancero tenga un negocio que funcione de manera saludable es
necesario entender algunos de los indicadores financieros ms bsicos.
Independientemente de la complejidad de la actividad econmica que desarrollemos, hay
unas sencillas frmulas para calcular cunto cuesta nuestro trabajo y en cunto tenemos
que venderlo para obtener utilidades y evitar perder dinero.
Primero hay que entender unos conceptos muy simples:

Costos Directos (CD)


Los costos directos son aquellos insumos que intervienen directamente en la fabricacin
de un producto o servicio. Bsicamente son:
a) Materia prima: insumos consumibles que se lleva el cliente ya transformados, en el
caso de un freelancer que presta un servicio estos insumos pueden ser mnimos. Por

ejemplo, la memoria USB que entregamos al cliente con el diseo de su sitio web.
b) Mano de obra: el sueldo del empleado o empleados que intervienen directamente en
la elaboracin del bien o servicio. Ojo: el freelancero debe asignarse un sueldo por realizar
ciertas labores.
Los costos directos siempre son variables: si grabamos dos DVDs para entregar un
proyecto nos cuestan la mitad que si grabamos cuatro. Otro ejemplo de costo directo son
los viticos y boletos de avin si requerimos atender un cliente fuera de nuestro lugar
habitual de trabajo (como ir a fotografiar una locacin en otro estado de la repblica, vara
dependiendo de la ubicacin).
El Costo Directo Unitario (CDU) representa piezas fabricadas u horas trabajadas
desarrollando un servicio y se calcula dividiendo nuestro Costo Directo (CD) entre el
nmero de unidades.
CDU = CD / Unidades

Costos Indirectos (CI)


Son las dems erogaciones que ayudan a llevar a cabo la operacin del negocio, como:
renta del local, material de papelera, conexin a internet, sueldos del personal
administrativo, anuncios y publicidad, mensajera o reparto, servicio de limpieza, etc.
Otro costo indirecto que a menudo es pasado por alto es la depreciacin de los bienes
tangibles del negocio (las computadoras, mobiliario, vehculos, etc.) y la amortizacin de
bienes intangibles (primas de seguro, costos de instalacin de redes, etc.).
A diferencia de los costos directos, los costos indirectos suelen ser fijos. Por ejemplo, nos
cuesta lo mismo la renta mensual de la lnea telefnica si trabajamos tres das o el mes
completo.
Nota: el sueldo del freelancero debera entrar dentro de esta categora, pero para fines de
hacer cuentas podemos considerarlo mitad costo directo y mitad costo indirecto
(asumiendo que va a estar trabajando en parte como operativo y en parte como
administrador de su negocio).

Costo Total (CT)


El Costo Total (CT) de la operacin de un negocio se calcular con esta frmula:
CD + CI = CT
Y el Costo Unitario (CU), ya sea de un producto o del tiempo que desarrollamos un
servicio, se calcula dividiendo nuestro Costo Total (CT) entre el nmero de unidades que
desarrollamos:
CT / unidades = CU

Utilidad Deseada (UD)


Es un porcentaje que debe fijar el freelancero. Esta es la cantidad que queremos obtener
de utilidad. Aunque un 30%-35% sera ideal, hay que investigar los precios que maneja la
competencia y el costo que tiene nuestro producto o servicio en el mercado. Como es un
valor arbitrario puede estar influenciado por el prestigio o reputacin que tenemos en
nuestra actividad.

Precio de Venta (PV)


Ahora que sabemos cul es el Costo Unitario (CU) de nuestro producto o servicio y que
ya establecimos una Utilidad Deseada (UD), podemos calcular el Precio de Venta
(PV) con una sencilla frmula:
PV= CU/(1-UD)

El famoso Punto de Equilibrio (PE)


El objetivo fundamental de un negocio es hacer dinero. Podemos estar facturando mucho y
an as tener prdidas. La manera ms sencilla de saber si estamos ganando, o no, dinero
es conocer nuestro Punto de Equilibrio (PE). Este indicador calcula el nivel de ventas
necesario para igualar los ingresos con los costos totales, en otras palabras es el punto
donde no se obtienen prdidas ni ganancias. Este punto de referencia es importante
porque nos indica en qu momento generar ms ventas generar utilidades o generar
menos ventas ocasionar prdidas.
PE=CI/(PV-CDU)

La Ganancia no es lo mismo que la Utilidad


Finalmente queda aclarar un par de conceptos que se confunden fcilmente, sobre todo
cuando alguien nos propone iniciar un negocio similar a los multiniveles: Los mrgenes
de Ganacia (G) y Utilidad (U) .
La Utilidad (U) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Unitario
(CU):
U=PV-CU
La Ganancia (G) es la diferencia entre el Precio de Venta (PV) y el Costo Directo
Unitario (CDU):
G=PV-CDU
Noten que para calcular las ganancias no se contemplan los costos indirectos del negocio,
pero para calcular la utilidad s. Es un error muy comn confundir estos dos trminos y hay
que evitarlo: si solo contemplas los mrgenes de ganancia para fijar tus precios entonces
muy probablemente ests regalando tu trabajo y tu infraestructura.

Un ejemplo prctico
A continuacin les presentamos una hoja de clculo (descargar el archivo .XLS
Calculadora de costos) donde se aplican todas las frmulas en un ejemplo con tres
escenarios distintos. Queremos calcular nuestros costos para la elaboracin de 10, 20 o
100 ilustraciones diarias.

La materia prima para hacer cada ilustracin (papel, una marialuisa de cartn y lpices de
colores) cuesta $5.00 y nos cobran $10.00 por enmarcar cada ilustracin. La suma de
estos costos es el Costo Directo Unitario (CDU) ($15.00).
Adems, tenemos un Costo Indirecto (CI) de $100.00 al da (entre renta de un local,
pago de luz, etc.).
Dependiendo del nmero de ilustraciones que pretendemos enmarcar va a variar
nuestro Costo Total (CT). Noten que no vara de forma proporcional (el Costo Total de
enmarcar 20 ilustraciones NO es el doble que el costo de enmarcar 10: la parte de costos
indirectos se conserva y los costos directos varan.
A continuacin, calcularemos el Precio de Venta (PV) de nuestro trabajo utilizando el
porcentaje de Utilidad Deseada (UD). Vale la pena recordar que en Mxico el Impuesto

Sobre la Renta (ISR) se calcula con base a la utilidad, as que ms o menos una tercera
parte de ese porcentaje se va a volver una contribucin (o sea que es dinero que no es
tuyo, sino que debers apartar para pagar los impuestos). Fijar una utilidad deseada muy
baja puede volver atractivo el precio de nuestro trabajo como freelanceros, pero vamos a
tener que trabajar mucho ms para alcanzar nuestro punto de equilibro. Por otra parte,
fijar una utilidad muy alta nos va a permitir alcanzar rpido nuestro punto de equilibro,
pero nos puede volver poco competitivos ante nuestros clientes. Si no tenemos mucha
informacin respecto al margen de utilidad de nuestra competencia podemos fijar este
nmero entre un 30% y 35%.
En nuestro ejemplo, noten que entre mayor sea el nmero de ilustraciones enmarcadas
que planeamos producir el costo unitario y el precio de venta disminuyen (aunque
tengamos planeado el mismo margen de utilidad). Tambin es notable que el Punto de
Equilibrio (PE)aumenta, mientras que para una produccin estimada de 10 ilustraciones
necesitamos vender 5 para quedar tablas(la mitad de lo que planeamos producir), para
una produccin estimada de 50 llegamos al punto de equilibrio vendiendo nicamente 11
(un poco ms de la quinta parte de lo que planeamos producir).
Estos nmeros son un ejemplo hipottico, pero las frmulas de la hoja de clculo se
aplican de una manera similar para cualquier modelo de negocio, ya sea un trabajo de
freelance haciendo pginas web o para vender papas fritas en un puesto ambulante.
En nuestra labor cotidiana, necesitamos conocer nuestra capacidad de trabajo (en el
ejemplo, es el rengln de cuantas ilustraciones podemos crear al da). Recuerden que los
das slo tienen 24 horas y que no podemos venderlas todas como horas de trabajo (hay
que comer, dormir, divertirnos, trabajar y no se puede hacer todo al mismo tiempo).
Tambin es importante recordar que, aunque los profesionistas independientes podamos
contabilizar 40 horas de trabajo a la semana en nuestra hoja de clculo, lo ms realista es
que buena parte de esas horas las tengamos que dedicar a hacer trabajo administrativo
(como preparar cotizaciones, contestar telfono y mails, ir al banco a pagar la luz,
preparar el caf, etc.) que debemos considerar como un Costo Indirecto y no como mano
de obra o Costo Directo.
Calcular nuestros costos, utilidad y punto de equilibro es una actividad que puede ser
tediosa pero es indispensable para saber si verdaderamente estamos cobrando
correctamente nuestro trabajo o si estamos subsidiando a nuestros clientes.