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AS400 Iseries Recursos. Cmo calcular el coste de los tiempos muertos.

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El clculo de los costes de los tiempos muertos requiere estimar las prdidas de los ingresos, los costes del personal y los costes intangibles, causados por un fallo del sistema y sumar las tres partidas. Paso 1. Calcular las prdidas de ingresos. Existe un mtodo simple y otro mtodo ms complejo para calcular las prdidas. La frmula simple calcula primero el ingreso por una hora de funcionamiento del negocio: Ingresos = Ingreso anual total / Horas hbiles de negocio al ao dnde ingresos son calculados en Ptas. por hora y las horas hbiles al ao se calculan con la siguiente frmula: Horas de negocio al ao = horas de negocio al da * das de negocio al mes * meses de negocio al ao Despus, para obtener la cifra de perdida de ingresos, multiplicamos los ingresos por hora por el nmero de horas de tiempo muerto. Un ejemplo: Un negocio funciona de 8 a.m. a 8 p.m., de lunes a sbado, todas las semanas del ao. Los ingresos por ventas del ao pasado fueron de 6.000 millones de Ptas. Si procesamos estos datos con nuestra ecuacin obtenemos: Ingresos = Ptas. 6.000.000.000 / (12 horas al da * 22 das al mes * 12 meses al ao) = Ptas. 6.000.000.000 / 3.168 horas = Ptas. 1.893.939 El ingreso por hora asciende a Ptas. 1.893.939. De acuerdo con ste clculo, una incidencia de 12 horas de tiempo muerto, implica una prdida de ingresos que asciende a Ptas. 22.727.268 (12 horas por 1.893.939 Ptas.) El considerar que el negocio no genera ingresos, mientras el sistema no est disponible, es indudablemente una suposicin importante. Pero como mnimo, este enfoque nos da un punto de partida y unos datos estadsticos, para comprender el valor de cada hora disponible de la organizacin. Si le parece que la frmula simple no refleja la realidad de una manera suficientemente precisa, puede adoptar el siguiente enfoque: Prdida de ingresos = Ptas. de Pedidos desviados + Ptas. de Pedidos anulados + Ptas. de Pedidos aplazados
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Pedidos desviados son aquellos que nuestros clientes han hecho a nuestros competidores, porque nuestra empresa no ha podido despachar. Pedidos anulados son los pedidos que los clientes ya haban hecho, pero posteriormente los anularon, al no poder aceptar el retraso en su despacho. Las Ptas. de pedidos aplazados cuantifican los efectos de los retrasos en despacho sobre el flujo de caja y otras posibles prdidas de rendimiento. Paso 2. Calculo de costes de personal. Otro factor a considerar, cuando calculamos los costes de los tiempos muertos, son los costes de personal generados mientras el sistema no estaba disponible. Puede insertar sus datos en la frmula presentada a continuacin, para computar la prdida laboral: Prdida laboral = numero de personas * % de horas afectado * numero de horas * Ptas./hora/empleado dnde Ptas./hora/empleado es el coste por hora de empleado, definido cmo: Ptas./hora/empleado = paga por hora + beneficios soc. + imputacin gtos. fijos Por ejemplo, supongamos que en la empresa, el coste total promedio por empleado por hora es de Ptas. 2.500. Si 50 empleados son afectados en un 50% durante las primeras 2 horas del fallo del sistema, 100 personas se ven afectadas en un 75% por las prximas 2 horas y 200 personas pierden todo su tiempo (100%), cuando el fallo dura ms de 4 horas, un tiempo muerto de 12 horas costara a la empresa Ptas. 4.500.000. La fig. B demuestra los clculos correspondientes. Dividiendo este coste total de personal, entre el numero de horas que dur la incidencia (12), obtenemos el coste promedio por hora: Ptas. 375.000. Esto quiere decir que cada hora de fallo de ordenador le cuesta a la empresa un promedio de 375.000 Ptas. en personal. Figura B Calculo de costes de personal Numero de % de horas Horas fallo Ptas./hora personas afectadas ordenador empleado 50 100 200 50% 75% 100% Coste de personal Pts Pts Pts Pts

2 2,500 Pts 125,000 2 2,500 Pts 375,000 8 2,500 Pts 4,000,000 4,500,000

Paso 3. El calculo de costes intangibles. Por ms intangibles que sean, estos costes son algo que tiene que ser tomado en consideracin, porque ponen de manifiesto algunos de los efectos a largo plazo de los fallos de disponibilidad de sistemas. Mencionaremos solo algunas cosas en las que hay que pensar: Prdida de reputacin: Quizs sus clientes no sean tan fieles, despus de una incidencia que impidi a su empresa satisfacerles, durante un perodo de tiempo? Es esta la oportunidad para ellos, para salir de compras por all? El efecto secundario sobre los clientes de sus clientes. Hay otras empresas o personas, aparte de sus clientes primarios que puedan ser afectadas?
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Los chismes. Si un cliente ha tenido una mala experiencia se lo dice a otros. Esto puede extender y amplificar el dao a su reputacin. El nimo dentro de la empresa. Si los empleados no pueden cumplir con su trabajo, debido a fallos del sistema, su nimo afecta su modo de trabajar y prestar servicios. Las prdidas de ingresos, los costes perdidos de personal y los costes intangibles se suman, para obtener el coste por hora de la no disponibilidad del sistema. La fig. C muestra, como calcular el coste de un fallo de disponibilidad por hora y total, para una empresa que tuvo un fallo de sistema, cuya recuperacin tard 36 horas. Figura C Costes de tiempos muertos - resumen Ptas/hora Por 36 horas Pts Pts Pts Pts

Prdida de Ingresos 1,800,000 Pts 64,800,000 Costes personal 375,000 Pts 13,500,000 Costes intangibles 700,000 Pts 25,200,000 Coste total del fallo 2,875,000 Pts 103,500,000

Aunque los efectos de los tiempos muertos de sistemas no se pueden medir con facilidad, es muy necesario realizar estos clculos de costes de los fallos de disponibilidad. Recuerde tambin, que el alcance de los efectos de un fallo, no depende solamente de su duracin. Su clculo supone tambin la evaluacin de si durante todo el tiempo del fallo del sistema, los datos realmente necesitaban ser disponibles. Muchos tiempos muertos planificados, aprovechan el hecho que la duracin de la falta de disponibilidad, muchas veces, no es tan importante como el cundo el sistema no est disponible.

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