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APENDICE Base de datos: Una base de datos es una coleccin de datos relacionados que se organizan para que pueda

ver fcilmente los datos. Tambin puede realizar operaciones en los datos que est en una base de datos. Por ejemplo, puede recuperar datos y modificar los datos. Puede utilizar una base de datos como un sistema de mantener un registro informatizado mantiene la informacin y que pone a disposicin la informacin cuando se desea la informacin. Ventana de la base de datos La ventana Base de datos est la primera ventana que aparece cuando se abre un archivo .MDB o un archivo .adp. La ventana Base de datos es la ventana de predeterminado en Access. En la ventana Base de datos, puede buscar cualquier objeto de base de datos que se almacena en una base de datos. La ventana Base de datos tambin muestra los accesos directos que pueden utilizar para crear nuevos objetos de base de datos y abrir objetos de base de datos existentes. Tabla Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema concreto que se almacena en filas y columnas. Puede clasificar todos los datos disponibles, tales como los empleados y clientes y, a continuacin, almacenar cada categora de datos en una tabla independiente. Puede almacenar muchas tablas en una nica base de datos. Puede combinar los datos en tablas distintas para recuperar los datos que desee. Para organizar los datos en una base de datos, debe separar los datos disponibles y, a continuacin, identifique las tablas que debe tener para almacenar los datos. registro Un registro es una fila de una tabla. Un registro contiene informacin detallada organizada sobre una persona, una ubicacin o alguna otra entidad real. Por ejemplo, en una tabla Empleados en la base de datos de una organizacin, cada registro corresponde a un empleado de la organizacin. Puede almacenar cualquier nmero de registros en una tabla. campo Un campo es una columna de una tabla. Un campo representa un atributo definido que se almacena para todos los registros de una tabla. Puede definir hasta 255 campos en una tabla de Jet. SQL Server admite varios campos, pero slo 255 campos estn visibles en Access. La definicin de un campo incluye el nombre de campo, el tipo de datos que se almacena en el campo y las reglas de validacin que debe tener para validar los datos almacenados. tipo de datos Un tipo de datos determina el tipo de datos que se puede almacenar en el campo. Consulta: Una consulta es una instruccin para recuperar la informacin que se encuentra en un conjunto de filas. Puede utilizar una consulta para recuperar informacin de una sola tabla o de varias tablas basndose en criterios especficos. Tambin puede utilizar una consulta para modificar la informacin que recupera. Llave Primaria: campo que permite que la informacin sea nica Llave Secundaria: campos que se refieren a otro campo como llave principal

Informe Un informe presenta los datos de una tabla o de una consulta de una forma til y con formato previo. Puede controlar el aspecto de un informe. Informes pueden utilizar controles para mejorar la representacin grfica de los datos y para hacer que los informes ms til. Puede presentar los resultados de clculos complicados con los datos de un informe. Puede utilizar un informe para ver los datos o para imprimir datos para anlisis adicional. Por ejemplo, puede crear informes para los resmenes de ventas, las listas de telfonos y etiquetas postales para los empleados de la organizacin. No puede modificar los datos de un informe. Macro Una macro es un objeto de base de datos que le permite automatizar tareas en una base de datos de Access. Puedes crear macros que se ejecutan cuando se produce un evento y que automticamente realizar acciones especficas. Se pueden utilizan las macros para automticamente abrir un formulario, imprimir un informe y ejecutar algn cdigo. Tambin puede ejecutar otra macro desde una macro. Access tambin le permite agrupar macros relacionadas y almacenarlos como una sola macro. Dichos grupos de macros se conocen como grupos de macros . Relacin Una relacin es una asociacin entre las tablas de Access o consultas que utiliza los campos relacionados. Puede ser una relacin uno a uno, uno-a-muchos, muchos-a-uno o muchos-a-muchos. Una relacin permite garantizar la integridad de datos y la coherencia de datos. Una relacin permite evitar la redundancia de datos. Las relaciones permiten flujo de datos del objeto de una base de datos a otro objeto de base de datos. Por lo tanto, puede asociar datos de diferentes tablas y puede asegurarse de que los datos son coherentes entre las tablas y entre las consultas. Puede utilizar las relaciones para hacer que una base de datos simplificada, manejable y organizada. Puede definir una relacin entre dos tablas o entre dos consultas mediante campos relacionados. Los campos relacionados normalmente tienen el mismo nombre en ambas tablas. Normalmente, estos campos incluyen la clave principal de una tabla y una clave externa de la otra tabla. La clave principal proporciona un identificador nico para cada registro. La normalizacin Normalizacin organiza los datos de una base de datos. Normalizacin incluye crear tablas y, a continuacin, establecer relaciones entre las tablas. Normalizacin permite ayudar a proteger datos y facilita una base de datos ms flexible, eliminando la redundancia y dependencias incoherentes. Normalizacin normalmente implica dividir los datos entre dos o ms tablas y, a continuacin, defina relaciones entre las tablas. El propsito de la normalizacin es aislar los datos de modo que las adiciones, eliminaciones y modificaciones se puedan realizar en una tabla. Las adiciones, eliminaciones y modificaciones, a continuacin, se propagan a travs del resto de la base de datos mediante las relaciones definidas. Las distintas etapas de la normalizacin se denominan formularios normales . Cuando se realiza la normalizacin ms, formularios normales se convierten en ms restrictivos. Por ejemplo, la primera forma normal es el menos restrictivo. La quinta forma normal es la ms restrictiva. Le recomendamos

que normalizar las tablas para la tercera forma normal.

Combinar Despus de definir relaciones entre tablas y, a continuacin, normalizar la base de datos, quizs desee recuperar datos de las tablas que estn relacionadas. Puede utilizar una instruccin JOIN para combinar datos de dos tablas en el formulario de una combinacin. Una combinacin es una conexin entre dos tablas que se combinan basndose en un campo comn. Combinaciones desempean una funcin importante en las consultas que recuperan datos de varias tablas. Para obtener ms informacin sobre las combinaciones y las relaciones entre tablas, haga clic en Ayuda de Microsoft Access en el men Ayuda , escriba sobre cmo unirse a tablas o consultas en una consulta en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuacin, haga clic en Buscar para ver los temas devueltos.

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