Curso: Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones

administrativas empresariales
Actividad 1: “Ferretería Tuercas y algo más”

Modelo Entidad / Relación Ferretería “Tuercas y algo más”

Con el fin de generar lealtad en sus clientes, la Ferretería “Tuercas y algo
más” viene premiando a sus compradores más fieles, otorgando mayor
porcentaje de descuento a aquellos que más compran.
Desafortunadamente al no contar con herramientas tecnológicas, la
ferretería debe recurrir a la memoria de sus empleados para otorgar los
descuentos, ya que no existe un sistema que permita registrar y
almacenar las compras realizadas por cada cliente. Lo anterior ocasiona
que algunas personas que compran muy poco, gocen de grandes
descuentos, mientras que los clientes que realmente compran grandes
cantidades, adquieren descuentos mínimos. Para resolver esta situación,
usted debe plantear el modelo entidad-relación que permita la creación
de una base de datos que conlleve a la organización de la información de
la ferretería. Al momento de realizar el modelo, tenga en cuenta los
siguientes parámetros: 1. El historial de los productos, los clientes, las
ventas realizadas y las promociones, según la cantidad de compras de los
clientes y los elementos que usted considere importantes en este modelo.
2. Argumente por qué razón creó cada tabla.
La importancia de crear una tabla o una base de datos de Access es
porque almacena las tablas en un solo archivo, junto con otros objetos,
como formularios, informes, macros y módulos.
Tiene las funcionalidades de agregar más datos a una base de datos, por
ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la
ubicación de un elemento.
Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
Organizar y ver los datos de distintas formas.
Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de
correo electrónico, una intranet o Internet.
Las partes principales para la creación de una base de datos
1. Tablas
 2. Formularios
3. Informes
4. Consultas

1-Tablas
Una tabla de base de datos es parecida a una hoja de cálculo debido a
que los datos son almacenados en un formato de columnas y filas. Por lo
tanto es sumamente fácil llevar una hoja de cálculo a una tabla de base
de datos.
La diferencia principal entre almacenar la información en una hoja de
cálculo y en guardarla en una base de datos es la manera en la que esos
datos estarán organizados.
Cada fila de una tabla es conocida con el nombre de registro, en esta
parte la información es almacenada. Cada registro está compuesto por
uno o más de un campo, los campos son las columnas que tiene la tabla.
A esto se les designa un tipo de datos determinado el cual puede ser fecha
u hora, texto, número o cualquier otro tipo de información.
2-Formularios
Los formularios posibilitan la creación de una interfaz de usuario en la
cual los datos pueden ser modificados y redactados. Normalmente los
formularios están compuestos por botones de comando y otros controles
que permiten la realización de diferentes tareas.
Una base de datos puede ser creada sin utilizar los formularios, sólo es
necesario modificar los datos que están en las hojas de datos de la tabla.
Aunque la gran mayoría de los usuarios de bases de datos escogen utilizar
los formularios para escribir, modificar y visualizar la información en las
tablas. Es posible programar botones de comando para definir cuales
informaciones aparecerán en el formulario, llevar a cabo diferentes tareas
y abrir otros informes o formularios.
3-Informes
Los informes se utilizan para establecer un formato a las informaciones,
poder resumirlas para luego finalmente presentarlas. Es posible otorgarle
un formato a cada informe con la finalidad de que la información sea
presentada de la forma más legible posible.
Se puede llevar a cabo un informe a la vez y que los datos actuales de la
base de datos estén siempre reflejados en el mismo. Normalmente a los
informes se les proporciona un formato para cuando se impriman, sin
embargo, también los informes se pueden visualizar en una pantalla,
pueden exportarse a otro programa distinto o enviarse como datos
adjuntos a través del correo electrónico.
4-Consultas
Las consultas pueden llevar a cabo funciones diversas dentro de una base
de datos. Una de sus funciones más comunes es recuperar datos
específicos importantes de las tablas.
Los datos que normalmente se desea visualizar se encuentran distribuidos
en distintas tablas y las consultas tienen la función de otorgar
visualización de estas informaciones en una sola hoja de datos.
También, a causa de que la mayoría de las ocasiones no se necesita la
visualización de todos los registros al mismo tiempo, las consultas
permiten el poder añadir criterios con el propósito de filtrar las
informaciones y conseguir únicamente los registros deseados.
Algunas consultas se pueden actualizar, esto quiere decir que el dato de
las tablas subyacentes se puede modificar a través de la hoja de datos de
la consulta. Si se trabaja en una consulta actualizable, los cambios se
efectuarán en las tablas y no únicamente en la hoja de datos de la
consulta.