Elementos de una base de datos

Los principales elementos de una base de datos son los siguientes:

Tablas Es el elemento principal de la base de datos, ya que all se registra la informacin
que se quiere tratar. Est compuesta, como si se tratase de una planilla de clculo, por
filas y columnas. Cada archivo de una base de datos puede contener tantas tablas como se
requiera. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena
informacin. Cada registro est formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a
las columnas de la tabla.

Formularios La informacin dentro de la base de datos puede introducirse directamente

en las tablas, pero tambin a travs de un formulario lo que resulta ms cmodo y
prctico . Los formularios hacen que sea ms fcil arrastrar los datos. Los formularios
permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los
formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan
distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar
los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayora de los usuarios de
bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Consultas es el elemento que se emplea para seleccionar una determinada informacin

del interior de la base de datos. La consulta, de esta manera, permite establecer criterios
de bsqueda para que Access seleccione, dentro de las tablas, aquellos datos que se
quieren conocer. Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos.
La funcin ms comn es recuperar datos especficos de las tablas. Los datos que quiere
ver generalmente estn distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en
una nica hoja de datos. Adems, debido a que muchas veces no quiere ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y
obtener solo los registros que quiere.

Informes Se utilizan para que la informacin aparezca ordenada y bien presentada en el

momento de la impresin del documento. Gracias a los informes, el usuario puede
seleccionar que informacin, de la que se registr en las tablas de una base de datos,
desea imprimir y con qu formato. Los informes se usan para dar formato a los datos,
resumirlos y presentarlos.
Macros Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programacin
simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo,
puede adjuntar una macro a un botn de comando en un formulario para que la macro se
ejecute cada vez que se hace clic en ese botn. Las macros contienen acciones que
ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La
mayora de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden
automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que
permiten ahorrar mucho tiempo.
Mdulos Los mdulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar
funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la
eleccin de una lista de acciones de macro, los mdulos se escriben en el lenguaje de
programacin Visual Basic for Applications (VBA). Un mdulo es una coleccin de
declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.
Un mdulo puede ser un mdulo de clase o un mdulo estndar. Los mdulos de clase se
adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son
especficos para el formulario o el informe al que estn adjuntos. Los mdulos estndar
contienen procedimientos generales que no estn asociados a ningn otro objeto. Los
mdulos estndar aparecen en Mdulos en el panel de navegacin mientras que los
mdulos de clase no.

Qu es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. Las bases
de datos pueden almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos u otras
cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de clculo o en un
programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamao,
empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es ms difcil
comprender los datos en forma de lista y los mtodos de bsqueda o extraccin de
subconjuntos de datos para revisin son limitados. Una vez que estos problemas
comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada
con un sistema de administracin de bases de datos (DBMS), como Access.