Análisis de la gestión de almacenes aeronáuticos, basado en los Reglamentos Aeronáuticos

Colombianos y en la Guía de Gestión de Inventario de la Administración Federal de

Aviación de los Estados Unidos de América

Analysis of aeronautical warehouse management, based on the Colombian Aeronautical

Regulations and the Inventory Management Guide of the Federal Aviation Administration

of the United States of America

Oberth Adolfo Moncayo Castillo

i
 Tabla de Contenido

Resumen......................................................................................................................................... iii

Abstract .......................................................................................................................................... iii

Introducción ................................................................................................................................... iv

Objetivo general .............................................................................................................................. v

Objetivos específicos ...................................................................................................................... v

Método ........................................................................................................................................... vi

Participación del almacén aeronáutico en la función logística ....................................................... 7

Impacto de los costos de almacenamiento ...................................................................................... 8

Espacios para almacenamiento ....................................................................................................... 9

Gestión de almacenamiento .......................................................................................................... 14

Actividades de almacenamiento ................................................................................................... 19

Inventarios..................................................................................................................................... 21

Personal de almacenamiento ......................................................................................................... 27

Inventario físico ............................................................................................................................ 28

Conclusiones ................................................................................................................................. 30

Referencias.................................................................................................................................... 31

ii
 Resumen

Un almacén aeronáutico es una unidad operativa vital en organizaciones dedicadas a procesos

de fabricación y mantenimiento de aeronaves. De la correcta gestión del almacén depende la

conservación y los niveles de disponibilidad de materiales y productos aeronáuticos, bajo la

aplicación de prácticas de inventario y de almacenamiento necesarios para asegurar su control y

aeronavegabilidad. En términos generales la organización de un almacén aeronáutico está

fundamentada en la gestión de almacenamiento y la gestión de inventarios.

Este artículo presenta un acercamiento al estado del arte de la gestión de almacenes

aeronáuticos, a través del análisis de los Reglamentos Aeronáuticos Colombianos y de la Guía de

Gestión de inventario de la Administración Federal de Aviación de los Estados Unidos de

América, así como artículos y revistas que tratan sobre la gestión de inventarios y estándares de

almacenamiento. La información documentada en este artículo conforma una base de referencia,

con alternativas idóneas para investigaciones enfocadas en la estructuración de procedimientos

para una gestión efectiva de almacenes aeronáuticos.

Palabras clave: gestión de almacenes aeronáuticos, regulación aeronáutica en almacenes,

logística en almacenes aeronáuticos

Abstract

An aeronautical warehouse is a vital operational unit in organizations dedicated to aircraft

manufacturing and maintenance processes. From the correct management of the aeronautical

warehouse depends the availability levels of aeronautical materials and products and their

preservation under the application of the industrial standards necessary to ensure their

iii
airworthiness. In general terms, the organization of an aeronautical warehouse is based on

storage management and inventory management.

This article presents an approach to the state of the art of aeronautical warehouse

management, through the analysis of the Colombian Aeronautical Regulations and the Inventory

Management Guide of the Federal Aviation Administration of the United States of America, as

well as articles and magazines dealing with inventory management and storage standards. The

information documented in this work represents a reference base, with proper alternatives for

investigations focused on the structuring of procedures for an effective management of

aeronautical warehouses.

Keywords: Management of aeronautical warehouses, aeronautical regulation in warehouses

Introducción

Los almacenes aeronáuticos se encargan de la recepción, custodia y entrega de materiales,

para lo cual se ejercen controles sobre el inventario, que aseguran la continuidad de las

operaciones, el aumento de la productividad y el mejoramiento del almacenamiento y stock

(FAA, 2012). Así lo confirma (Brahimi y Khan, 2014) al afirmar que el almacén es una unidad

que requiere de gestión efectiva y de la integración de decisiones estratégicas y operativas para

lograr el correcto desarrollo de las actividades de producción, inventario y distribución.

La estructura correcta y el uso de sistemas logísticos se basan en la introducción de estándares

internacionales de operación de logística integrada (Aleksei et al., 2016). Dentro de este

contexto, la gestión de un almacén aeronáutico depende de lineamentos centrados

específicamente en el almacenamiento y en el control de inventarios; es así, como el presente

artículo busca documentar los preceptos que sobre esta materia, manejan las autoridades

iv
aeronáuticas colombiana y americana: por una parte los Reglamentos Aeronáuticos Colombianos

(RAC) emitidos por la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil (UAEAC) y por

otro lado la Guía de Gestión de Inventarios creada por la Administración Federal de la Aviación

de los Estados Unidos de América (Federal Aviation Administration - FAA).

Para llevar a cabo este propósito, las fuentes normativas fueron analizadas y valoradas en

términos del alcance de sus procedimientos específicos relacionados con las actividades

principales de un almacén aeronáutico.

Objetivo general

Analizar referentes normativos de gestión de almacenes aeronáuticos para definir una base de

referencia orientada al mejoramiento continuo.

Objetivos específicos

1. Analizar normatividad Colombiana y Americana en materia de gestión de almacenes

aeronáuticos.

2. Documentar conceptos y procedimientos de gestión de almacenes aeronáuticos, basado

en los lineamentos de los RAC, la Guía de Gestión de Inventario de la FAA y otras

fuentes bibliográficas.

3. Realizar una aproximación al estado del arte que sirva como referencia en el manejo de

almacenes aeronáuticos.

v
 Método

En el presente artículo se realizó un estudio cualitativo y se documentó en manera

comparativa los procedimientos y lineamientos de los RAC y la Guía de Gestión de Inventario

de la FAA, además se efectuó una revisión bibliográfica relacionada con procesos logísticos para

el manejo de almacenes. El proceso de comparación descriptiva aplicado en este artículo,

permite una aproximación al alcance de los procedimientos de las normatividades citadas, que

genera una base amplia de referencia para ser usada en investigaciones sobre el tema de

mejoramiento de la gestión de inventarios, la gestión de almacenamiento y el manejo de

inventarios físicos de almacenes aeronáuticos.

vi
 Participación del almacén aeronáutico en la función logística

Si bien, la cadena de suministro conforma una red de instalaciones y opciones de distribución,

que desempeña las funciones de adquisición de materiales, transformación de estos materiales en

productos intermedios y terminados, y la distribución de estos productos terminados a los

clientes (Mula, Maheut y Garcia-Sabater, 2011); y en esa red se encuentra el almacén como uno

de los principales núcleos de competitividad de la gestión logística (Wei y Ou, 2011), que se

encarga de funciones tan importantes como el almacenamiento de bienes y embalaje (Țarțavulea,

et al., 2016), pero principalmente el almacén como parte del proceso de la función logística, se

encarga de la recepción, custodia y movimiento dentro de sus instalaciones y entrega para

consumo de cualquier materia prima, semielaborado, terminado, así como el tratamiento de la

información de datos. (Baixauli, s/f). Así lo confirma Corinna, De Marco, Rafele y Volpe; las

operaciones de recepción, transferencia, manipulación, almacenamiento, embalaje y expedición

en un almacén influyen en el nivel de eficacia de una organización o empresa, así como a su

nivel de calidad y de servicio logístico. En este sentido, la gestión de almacén se ha vuelto

esencial para obtener ventaja competitiva a través de un mejor servicio al cliente y plazos de

entrega más cortos (Corinna, De Marco, Rafele y Volpe, 2011), manteniendo presente también

los principios de enfoque sistemático para la coordinación, integración, consistencia,

optimización global, minimización de gastos logísticos y soporte informático (Bakhtizin y

Ramil, 2016).

7
 Impacto de los costos de almacenamiento

Es importante destacar que las funciones de recepción, almacenamiento, picking,

clasificación, embalaje y envío, así como su secuencia de ocurrencia están sujetas a cambios que

dependen de la estrategia operativa y de diseño del almacén, que en conjunto tienen un impacto

en los costos de la cadena de suministro (Sharma y Shah, 2015). Si bien, los costos de

almacenamiento no se pueden eliminar y causan un incremento en los costos del producto final

sin aportarle valor, la gestión de un almacén tiene como política el mantener un mínimo de

existencias sin afectar la disponibilidad, mitigar al máximo los riesgos de operación y efectuar un

control efectivo sobre los inventarios para evitar faltantes (Mora, 2012).

Murphy, Paul, Poist y Richard (1993) afirma que “una de las áreas funcionales logísticas más

importantes es la gestión de almacén, pero generalmente se considera como una de las funciones

logísticas de mayor costo, en parte debido a su intensidad de mano de obra, especialmente en

aquellas instalaciones con bajo nivel de automatización”. Es por esta razón que el tema de costos

de almacenamiento ha sido un factor de constante evaluación y enfoque y genera la iniciativa de

políticas de ahorro o también denominadas de costo mínimo (Nickel, Torreira y Tolle, 2006).

En el esfuerzo para contrarrestar los costos de almacenamiento se ha optado por desarrollar

diseños de sistemas de almacenamiento con niveles de automatización para requerimientos y

necesidades individuales, que en conjunto impulsan un amplio flujo de materiales y de

información (Oudheusden, Dirk, Boey y Peter 1994). Así mismo, la integración del nivel táctico

con las decisiones de nivel estratégico en la cadena de suministro, representa una oportunidad

para ahorrar sustancialmente los costos y proporciona un medio para que las empresas obtengan

una ventaja competitiva (Diabat y Richard, 2015). Siendo más puntuales, el tema de costos de

almacenamiento podría llegar a representar hasta un 27 por ciento del precio de compra de un

8
producto, es por esto que cualquier acción hacia la racionalización del tamaño, la estructura y la

organización del consumo de materiales, junto con una planificación adecuada de la entrega y el

almacenamiento, puede aumentar la eficiencia de un proyecto y por lo tanto, influenciar en una

reducción de los costos (Fang y Thomas, 2011).

En un enfoque global, la configuración de la red logística ideal, se debe lograr a través del

equilibrio entre el costo de almacenamiento, el costo de inventario y el costo de transporte para

minimizar el costo total del sistema y satisfacer el servicio en un nivel especificado (Shu, Wang

y Zhang, 2013); siendo la logística empresarial una de las áreas clave para la creación de

ventajas competitivas y el mejoramiento de la rentabilidad global de la empresa a través de flujos

logísticos eficientes y efectivos (Franjković, 2015) y puntualmente la función de los almacenes

como participes intermedios entre los miembros de la cadena de suministro, afecta los costos de

la cadena de suministro y el servicio (Faber, Koster y Smidts, 2013), mas sin embargo, las

empresas que compiten en la economía global actual necesitan aprovechar las capacidades

logísticas existentes o construir nuevas capacidades logísticas y de almacenamiento para lograr

una ventaja competitiva sostenible (Karagözi, Turkey Ali y Akgün, 2015).

Espacios para almacenamiento

La operación de distribución parte de disponer de un lugar apropiado para el almacenamiento,

mediante evaluación de los aspectos geométricos y de ubicación, de manera que las funciones de

almacenamiento sean eficientes (Šaderová y Kačmáry, 2016). En este sentido la UAEAC

determina que se debe disponer de alojamiento para los equipos de soporte y materiales

necesarios, instalaciones para almacenar adecuadamente, separar y proteger materiales, partes y

suministros; e instalaciones para una adecuada protección de los repuestos y subconjuntos,

9
adicionalmente se debe almacenar y proteger las partes que son montadas o desmontadas, o que

esperen ser montadas o desmontadas, para eliminar la posibilidad de que sean dañadas, así

mismo un taller aeronáutico de reparaciones debe contar con instalaciones de almacenamiento de

uso exclusivo, adecuadas para almacenar partes estándar, repuestos y materias primas, las que

deben estar separadas de los locales del taller y del trabajo (UAEAC, 2017). Igualmente las

instalaciones de almacenamiento deben organizarse de manera tal, que sólo puedan entregarse

partes y suministros adecuados para cada trabajo; y deben seguirse buenas prácticas estándar

para que los materiales normalizados estén adecuadamente protegidos. (UAEAC, 2017). Los

anteriores preceptos se ven soportados por la identificación del desempeño del almacenamiento

como una ventaja de competitividad que obliga a la implementación de procedimientos eficientes

para alcanzar un alto rendimiento de las operaciones de almacenamiento requeridas hoy en día

por la industria (Faber, Nynke, de Koster y Van de Velde, 2002).

La planificación de espacios para el almacenamiento implica la identificación de los

requisitos de espacio y posterior asignación del sitio de almacenamiento adecuado, según el

tamaño, peso, características físicas y configuración de los materiales almacenados y

despachados, así como, cantidad, facilidad de recepción y despacho, pasillos y patrones de

movimiento del material, accesibilidad, interferencia con las operaciones, variables operativas,

emergencias y cambios organizativos significativos, que podrían afectar el almacenamiento

(FAA, 2012).

Normalmente existen varios factores que inducen al minorista a ordenar más artículos que la

capacidad de su propio almacén. Por lo tanto, para el minorista, es muy práctico adoptar una

política de orden a para determinar si o no ampliar o alquilar otro almacén si es realmente

necesario (Singh y Singh, 2013), sin embargo esta decisión depende de las características físicas

10
y embalaje, que determinan si se requiere espacios para almacenamiento cubierto,

almacenamiento exterior, almacenamiento en ambiente controlado o almacenamiento bajo

condiciones especiales para materiales peligrosos (FAA, 2012). Si bien, el almacenamiento

cubierto se encuentra dentro del almacén o bodegas asignadas, con o sin control ambiental, con

refrigeración o calefacción y está destinado para proteger el material del deterioro debido al

clima. (Ídem), mientras que el almacenamiento exterior es un área designada debidamente

cercada, de superficie dura y con cobertura de material adecuado para almacenamiento que se

usa sólo como una medida de emergencia o temporal (Ídem). Al ahondar más en lo referente al

almacenamiento ambiental controlado, se tiene una clasificación de almacenamiento clasificado,

para material confidencial o secreto, almacenamiento deshumidificado, para material que

requiere humedad controlada haciendo uso también de empaques y conservantes de contacto,

agentes de secado, barreras impermeables y otros dispositivos de protección, que aseguran los

elementos susceptibles a la corrosión por agua en barreras impermeables, además de agentes

secantes para absorber el exceso de humedad y lograr así que los elementos se pueden almacenar

indefinidamente sin deterioro (FAA, 2012). Entorno al almacenamiento protegido se sabe que es

usado para objetos de alto riesgo contra robo o mal uso y puede tratarse de una bóveda, o recinto

cerrado o enjaulado, siendo áreas de almacenamiento protegidas y de acceso restringido (Ídem).

Por otra parte el almacenamiento a temperatura constante obedece a necesidades continuas y

necesidades ocasionales de espacio de almacenamiento refrigerado, sin embargo, si el requisito

es mínimo, un refrigerador comercial puede ser suficiente, mientras que otros espacios de

almacenamiento pueden requerir calefacción o calefacción y refrigeración alternas. En este caso

la constancia de temperatura requerida es la que determina el grado de aislamiento para el

espacio y la capacidad de su sistema de control de temperatura (Ídem).

11
 En relación uno de los temas de más importancia en almacenamiento, el cual es el

almacenamiento de materiales peligrosos, está definido como el espacio utilizado para mantener

el inventario que, en virtud de su peligro potencial, requiere control para garantizar la seguridad

adecuada a la vida y la propiedad y generalmente incluye productos químicos, tintes, gases

comprimidos y licuados, agentes de lucha contra plagas y desinfectantes, especialidades

químicas diversas, productos de limpieza y pulido, pinturas, barnices, conservantes y compuestos

de sellado, adhesivos, combustibles sólidos, combustibles propulsores líquidos y oxidantes, bases

químicas, aceites combustibles, aceites y grasas; lubricantes y líquidos hidráulicos, ceras, aceites

y grasas. Cabe resaltar que el almacenamiento debe ser aislado entre materiales peligrosos no

compatibles (FAA, 2012). Para el caso específico de almacenamiento de material radiactivo, se

debe usar un área controlada cuando la cantidad almacenada exceda un nivel específico de

radiactividad, sin embargo en la mayoría de casos sólo se almacenan material radiactivo de bajo

nivel en pequeñas cantidades, que no requieren almacenamiento especial (Ídem).

Dentro del marco de la disposición del espacio de almacenamiento, se tienen en cuenta los

factores de disposición física, que obedecen a los tipos y la cantidad de material, así como el

tamaño, el peso, la forma y los requisitos especiales que influyen en la disposición física. El

espacio de almacenamiento disponible también afecta la elección del diseño. Para el

almacenamiento en interiores, se considera la altura del techo, la capacidad de carga del piso, la

electricidad, el agua, las instalaciones de carga y descarga, la ventilación y los riesgos de

seguridad al diseñar la distribución física del almacén para facilitar operaciones eficientes

(Ídem). Al hablar específicamente del tamaño, peso y los factores de forma, las capacidades de

almacenamiento deben cubrir elementos pequeños y ligeros, así como elementos grandes y

pesados, como maquinaria, cable y materiales de construcción. Se debe considerar ambas

12
características al determinar la disposición física de su área de almacenamiento. Debe almacenar

grandes cajas, cajas y artículos pesados de tal manera que evite movimientos innecesarios, debe

considerar también los artículos sin embalaje firme y evitar apilar objetos demasiado altos para

no aplastar o dañar contenedores o contenidos (FAA, 2012). Si bien es cierto, en el diseño de la

distribución física del almacén es importante para minimizar el tiempo de movimiento entre

objetos lentos y rápidos. Los artículos deben ser colocados de acuerdo con su demanda. Se debe

seguir un plan de zonificación para disponer el stock activo en la ubicación más accesible y lo

más cerca posible del lugar de envío o despacho. Se deben colocar los objetos que se mueven

más lentamente en lugares menos accesibles y alejados del punto de despacho y en el caso de

instalaciones de gran escala, se debe usar equipo de manipulación de materiales para cargar y

descargar cuando sea factible (Ídem).

Al pasar a otro tema no de menos importancia, se aborda la planificación y demarcación de

pasillos, los cuales deben tener una anchura mínima compatible con la selección eficiente de las

acciones de reposición, se usan métodos manuales, equipo de manipulación de material, o

ambos. Los pasillos principales conducen a los pasillos cruzados y desde el punto de recepción o

emisión, los pasillos deben permitir acceso directo a las principales áreas de almacenamiento, así

mismo los pasillos de acceso, que generalmente son perpendiculares a los pasillos principales,

deben conducir a salidas.

Aunado al tema de espacio de almacenamiento, se encuentra la designación de las áreas de

recepción y envío, que en el caso de operaciones grandes de almacenamiento, se debe definir un

área aparte para recibir, enviar o ambos, no mayor de lo necesario, ya que ocuparía espacio que

de otro modo estaría disponible para su almacenamiento. Estas áreas se encuentran normalmente

en una zona cerca de las vías de acceso de vehículos para evitar el movimiento innecesario de

13
vehículos en las inmediaciones del almacén. Por otro lado las operaciones de almacenamiento

pequeñas normalmente usan la misma área para el envío y para la recepción (FAA, 2012).

Gestión de almacenamiento

Como bien lo afirma la FAA, la gestión de almacenamiento incluye las operaciones de

recepción y la ubicación de elementos en las instalaciones del almacén y sus áreas adicionales

asignadas, la atención adecuada del material almacenado, la entrega de material, la conservación,

embalaje y la determinación de las condiciones del material para su despacho (FAA, 2012).

Como bien se indicó anteriormente, las prácticas, métodos y procedimientos de almacenamiento

serán los adecuados de acuerdo con la cantidad y el tipo de espacio disponible, la mano de obra,

el equipo, las condiciones climáticas, las normas relativas al fuego, el saneamiento, la seguridad

y la cantidad y tipo de inventario almacenado, por ende debe aplicarse principios básicos de

planificación para desarrollar soluciones satisfactorias a los problemas de almacenamiento y su

gestión (Ídem).

Botter y Fortuin indican que una cantidad suficiente, de piezas de repuesto o piezas de

servicio, tienen que ser almacenadas en los puntos apropiados de la cadena de suministro para

garantizar un alto nivel de servicio (Botter y Fortuin, 2000). Por esta razón cada vez más

compañías están reconociendo el valor estratégico de contar con un sistema eficiente de logística

de piezas de servicio para garantizar la disponibilidad de partes y un tiempo de respuesta al

cliente más corto (De Souza, Wee Kwan Tan, Othman y Garg, 2011). Sandberg corrobora lo

anteriormente dicho, al afirmar que los investigadores de la logística, así como los expertos en

gestión estratégica, han mostrado en los últimos años que las capacidades en logística y gestión

14
de la cadena de suministro pueden ser la base para una ventaja competitiva sostenible de una

empresa (Sandberg, 2013).

Según lo estipulado por Reglamentos Aeronáuticos Colombianos se debe proveer una

adecuada ventilación para el taller y las áreas de montaje y almacenaje, de forma tal que no

perjudique la salud física de los trabajadores, además iluminación adecuada, para que la calidad

de todo trabajo realizado no se vea afectada. Se debe controlar las condiciones ambientales,

según lo requerido por el fabricante del producto aeronáutico, por medio de la regulación de la

temperatura de forma tal que no perjudique la calidad de los materiales (UAEAC, 2017).

Específicamente los requerimientos de higiene y seguridad industrial deben cumplirse siguiendo

las reglamentaciones aplicables y otros requisitos establecidos por otras autoridades (UAEAC,

2017). En este mismo contexto, se deben implementar estrategias de mantenimiento de las

instalaciones, orientadas a la preservación de la infraestructura (De Marco, Mangano, 2011). En

consecuencia el mantenimiento desempeña un papel importante; de hecho, asegura el servicio

completo del sistema de almacenaje, que incluye el edificio, los servicios públicos y el equipo de

manejo de materiales (Mangano y De Marco, 2014). Adicionalmente la seguridad en un almacén

debe contemplar prácticas seguras y condiciones de infraestructura para proteger los materiales

almacenados y al personal responsable por su manipulación y control dentro de las instalaciones

del almacén (Swartz y George, 1998).

Al dar continuidad a lo establecido por la UAEAC; tanto en la base principal como en las

auxiliares, deben mantenerse en disponibilidad y en cantidad suficiente de acuerdo a la

experiencia del operador, repuestos para motores, hélices, sistemas eléctricos, hidráulicos, de

combustible, de trenes de aterrizaje, llantas y neumáticos, frenos, instrumentos en general,

accesorios y materiales de consumo. Estos materiales deben conservarse debidamente

15
almacenados, protegidos, segregados e identificados con las tarjetas convencionales utilizadas

por cada empresa, así mismo, los materiales peligrosos e inflamables deberán estar debidamente

segregados y almacenados (UAEAC, 2017). A este punto cabe resaltar que para mitigar los

riesgos que representan las sustancias químicas en las actividades industriales, se deben seguir

las normas oficiales que regulan su uso y manejo en las zonas de trabajo (Ortega, 2009).

De manera extensiva el control de almacenamiento debe contemplar requisitos para el control

de la vida útil, y control de procedencia de los diversos elementos, piezas, accesorios, etc.,

además de un adecuado servicio y almacenamiento de las unidades contenedoras de oxígeno y

nitrógeno (UAEAC, 2017).

La gestión de almacenamiento funciona a través de la aplicación de unos principios, que

definen al almacén como la unidad que proporciona el almacenamiento temporal y

principalmente la protección de mercancías, así como, servicios de valor agregado, tales como el

cumplimiento de las órdenes individuales del cliente, el empaquetado y el servicio postventa

(Caputo y Pelagagge, 2006). Teniendo en cuenta lo anterior, el principio de almacenamiento

parte de seleccionar un espacio específico según las características del elemento, ya sea que éste

tenga un límite de vida útil, este considerado como material peligroso o tenga alguna

especificación para su conservación y así garantizar el almacenamiento apropiado, su seguridad,

trazabilidad y su nivel de disponibilidad cuando sea requerido (FAA, 2012).

Dentro de los principios de almacenamiento se encuentra también la aplicación de sistemas de

localización de existencias, que identifican el lugar de almacenamiento exacto de un elemento de

una manera fácil de entender y son esenciales para todas las instalaciones de almacenamiento,

excepto para las que manejan operaciones pequeñas (Ídem). Con la misma finalidad el sistema

de localización y seguimiento de elementos de almacén consta de varios sensores inalámbricos,

16
cuyos nodos incluyen dispositivos de baliza que pueden obtener una localización exacta por

medio de colocación de GPS u otros medios (Bian, Guang-Rong; Zhang y Hong-Hai, 2014). Los

mencionados sistemas localizadores pueden ser manuales o automatizados, pero para

operaciones más pequeñas, se puede utilizar un simple archivo de tarjeta. En general los sistemas

de localización contienen un registro para cada elemento de stock con la información necesaria

para localizar el elemento. Como mínimo, los sistemas contienen el Número de Serie u otros

números de identificación para artículos no catalogados y las ubicaciones del elemento y se

actualizan a medida que se establecen nuevas ubicaciones o se cambian las ubicaciones

existentes (FAA, 2012). Papakiriakopoulos y Bardaki afirman que hoy en día, las herramientas

de identificación por radiofrecuencia son una de las mayores mejoras tecnológicas, gracias a la

posibilidad de identificar automáticamente instancias únicas de productos, siendo un sistema que

proporciona un gran conjunto de oportunidades de mejora en operaciones de recepción,

recolección y envío (Karagiannaki, Papakiriakopoulos y Bardaki, 2011). Así lo confirman Twist

y David, al asegurar que la visibilidad sobre todos los elementos almacenados por medio de

radiofrecuencia, asegura el control sobre su producción, distribución y consumo (Twist y David,

2005). En relación con esta misma ventaja, las tecnologías de identificación por radiofrecuencia

ofrecen la capacidad de captura automática y precisa de datos de objetos y permiten la

trazabilidad y visibilidad en tiempo real (Yang, George, Huang, Zhang, Luo y Qin, 2010).

Al abordar otro tema no de menor importancia, se encuentra que el uso de compartimientos

está generalizado para el almacenamiento de artículos pequeños y medianos, así como cosas

sueltas pequeñas, que no se pueden almacenar sueltas en estantes. Este es una de los muchos

factores a tener en cuenta en el diseño operativo de las instalaciones y operaciones de un

almacén, así pues, un diseño lógico contribuye a la producción segura y eficiente, proporciona

17
áreas de trabajo adecuadas, tráfico claramente definido con pasillos adecuados, suficiente aire

ligero y fresco, señalizaciones de las fuentes de peligros físicos (FAA, 2012)

El almacenamiento no se podría llevar acabo sin el uso de equipos de manipulación de

materiales, aun cuando uno de los principios en el almacenamiento está basado en que el mejor

manejo es el menor manejo, sin embargo se hace uso frecuente de equipos, capaces de múltiples

aplicaciones y niveles de manipulación adecuados según el tamaño, la forma y el peso del

material que se va a manejar. Según lo anterior existen máquinas como la elevadora, la cual debe

ser de uso exclusivo por un operador experto y se utiliza para recoger, transportar y apilar cargas

unitarias de material paletizadas; por otra parte está la plataforma de cuatro ruedas, útil para

mover cargas de material de un lugar a otro donde los requisitos de distancia y velocidad son

mínimos y también está la plataforma manual de dos ruedas, que es el vehículo básico del equipo

de uso manual en cualquier operación de almacenamiento. Esta tiene muchos usos para mover

cargas pequeñas y de bajo peso, son unidades relativamente económicas y muy útiles. Cuando se

trata de mayor capacidad están las grúas, siendo las de ruedas las más útiles en las operaciones

típicas de almacenamiento y están diseñadas para elevar material de hasta 25.000 libras, lo que

es más que suficiente para la mayoría de las operaciones de almacenamiento. Finalmente en el

tema de equipos de manipulación se encuentran los transportadores, capaces de transportar

materiales de manera segura de un nivel a otro. Rara vez hay una operación de almacenamiento

que no utilice transportadores hasta cierto punto, excepto para las operaciones más grandes. El

transportador tipo gravedad, que consiste en una plataforma continua de rodillos uniformemente

espaciados que giran libremente en los bastidores de la plataforma, se considera la más práctica

(Ídem).

18
 Actividades de almacenamiento

La recepción es un proceso logístico del almacén, que consiste en la transferencia de

propiedad entre el proveedor y la empresa. Implica el control de la conformidad de la mercancía

antes de que ésta pase a formar parte del stock. En la recepción del material se identifica

cualquier discrepancia de la documentación que lo acompañe. Para asegurar un control efectivo y

mejorar la contabilidad del material, se debe identificar y rastrear el material en tránsito con

mecanismos de control en el proceso de recepción e identificar la cantidad recibida, la fecha de

recepción y la información de quien recibe como medida de control del material después de la

recepción y antes del almacenamiento o del despacho (FAA, 2012). Posteriormente a la

recepción se pone en práctica la marcación de material para identificar su clasificación, ya sean

elementos de stock, reparables, serviciables, excesos o si se trata de propiedad del contratista

(Ídem). Esto conduce a los aspectos de manejo de elementos en almacenamiento y la gestión del

stock, que consiste en armonizar el servicio al cliente con un costo razonable en armonía con las

compras, producción, mantenimiento, logística, calidad, venta y servicio posventa, contabilidad,

finanzas, recursos humanos (Zermati, 2004). En este orden de ideas el manejo de

almacenamiento debe asegurar material listo para despachar para evitar la necesidad de

inspección, prueba y preservación en el momento del envío y para mantener la disponibilidad en

un nivel óptimo de material que represente una necesidad actual o anticipada y se efectúan los

controles necesarios para conservar en un estado listo para su uso, se verifican y comprueban

periódicamente para asegurar la condición serviciable para el despacho. Se realizan movimientos

de inventario antiguo a la ubicación más accesible para selección inmediata y así generar una

rotación eficiente de las existencias.

19
 En la actividad de almacenamiento se presta una especial atención a la identificación de

materiales peligrosos, residuos, agentes tóxicos o sustancias controladas a través de hojas de

datos de seguridad de materiales u hoja de manejo de materiales peligrosos antes o durante la

recepción y antes del almacenamiento (FAA, 2012). Con la misma importancia se tratan los

elementos de vida útil o con período máximo de utilización a partir de la fecha de fabricación o

de la fecha de embarque, atendiendo a requerimientos de temperaturas especificadas y

condiciones especiales de manejo (Ídem).

Al retomar nuevamente los principios de almacenamiento se encuentra relacionado el aspecto

de seguridad humana del personal involucrado en la manipulación, para lo cual se ponen en

práctica programas de seguridad para controlar los actos peligrosos de las personas y eliminar las

condiciones inseguras por descuido o exposición a peligros mecánicos o físicos así mismo las

medidas de limpieza y cuidado como requisitos previos para una operación eficiente y

económica, entre los cuales están: Iluminación adecuada, máquinas limpias y ordenadas, equipos

y superficies de trabajo, almacenamiento adecuado y ordenado de herramientas, seguridad

adecuada del empleado, almacenaje adecuado y ordenado del material, eliminación sistemática

de material de desecho, áreas de trabajo adecuadas para permitir la libertad de operación,

suministro adecuado de agua potable fresca, pura y debidamente dispensada, eliminación

adecuada de basura y baños adecuados (FAA, 2012). Otro aspecto prioritario es la seguridad en

instalaciones, tema directo de manejo en la administración de un almacén aeronáutico y que está

orientado a prevenir pérdidas por robo, que son mitigadas por medidas de seguridad que incluyen

provisiones para guardias, vigilantes nocturnos, tarjetas de identificación, sistemas de alarma

automática, jaulas de seguridad y áreas cercadas, dependiendo de la magnitud de la operación

también se incluyen dispositivos de bloqueo, dispositivos de detección de intrusión, iluminación

20
de protección y control de acceso. El grado de protección debe ser proporcional a los requisitos

legales y reglamentarios y la posibilidad de robo o hurto (FAA, 2012) y como medida

complementaria están las acciones para la prevención de incendios, estrechamente relacionada y

en cierta medida, inseparable de las prácticas domésticas, ya que el objetivo principal de cada

una de ellas es proteger la vida y la propiedad (Ídem).

Inventarios

Los inventarios representan una cantidad de mercancía que se mantiene en almacén para

algún propósito de venta, emisión o uso (FAA, 2012) y se debe ejercer una gestión para su

manejo eficiente, en consecuencia la logística implica el almacenamiento, manejo de redes de

instalaciones pero especialmente la gestión de inventario (Brekalo, Albers y Delfmann, 2013).

En concordancia, la gestión de inventarios consiste en la aplicación de métodos de control y

análisis de acuerdo con la importancia económica relativa de cada producto inventariado

(Matalobos, 1991).

La importancia de la disponibilidad de existencias, en comparación con otros atributos, ha

aumentado mucho; esto se debe al proceso de mercantilización observado en muchas industrias,

lo que provoca una voluntad cada vez menor por parte del cliente de esperar a la entrega. En este

nuevo entorno, garantizar la pronta disponibilidad del producto es un nuevo desafío que requiere

una comprensión profunda de las palancas que una empresa puede utilizar para aumentar el nivel

de servicio sin incurrir en costes adicionales. Dado el conocido equilibrio entre la disponibilidad

de existencias y los costos de mantenimiento, se necesitan entender cómo pueden mejorar el

servicio logístico sin aumentar el nivel de inventario (Gallmann y Belvedere, 2012). De acuerdo

con Gebauer, Kucza y Wang, los aspectos estratégicos, tales como ubicaciones de almacén y

21
niveles de servicio, están relacionados con el control de inventarios, (Gebauer, Kucza y Wang,

2011). De las anteriores ideas expuestas queda clara la importancia de la clasificación de

materiales y de su inventario y se abre el espacio para describir las clasificaciones de material. Es

así como se encuentran los elementos de demanda recurrente, los cuales tienen requerimiento

repetitivo, basados en antecedentes de uso anterior o que por conocimiento se pueden clasificar

de esta manera y decidir razonablemente que tales artículos continuarán siendo solicitados. Los

elementos de demanda recurrente pueden ser desechables o reparables (FAA, 2102), asimismo

están los elementos por seguridad, para los cuales los requisitos son impredecibles y pueden

llegar a ser esenciales debido al tiempo de entrega requerido para obtenerlos. Los elementos por

seguridad pueden ser reemplazables o reparables (Ídem).

Vinculado a la clasificación de materiales, está el material operativo, el cual puede ser

operativo reemplazable y operativo reparable: El reemplazable se usa en las operaciones diarias

y se considera de consumo o también puede ser reparable pero no se maneja como un artículo

reparable; es decir, es más económico reemplazarlo que repararlo, por otra parte el material

reparable es el esencial para mantener la preparación operativa del sistema y se puede reparar a

un costo y tiempo considerablemente menores que la compra de reemplazos. Este material se

designa además como de intercambio y reparación o reparación y retorno (Ídem).

Entre la clasificación de materiales también se encuentra el material para proyectos, que se

trata de un material destinado para un proyecto específico y se mantiene en inventario hasta que

sea necesario para la instalación. Generalmente, se utiliza cuando se hacen trabajos de

modificación o cuando se fabrican nuevos elementos o sistemas para una aeronave (Ídem).

Un tema de gran importancia en la gestión de inventarios es el manejo de información de

inventarios, que corresponde a la gestión del almacén de datos o información como estrategia de

22
alineación de los objetivos del almacenamiento (Cravero, Mazón y Trujillo, 2013). Según las

referencias, el almacén de datos estará integrado, podrá ser variante en el tiempo sin volatilidad y

servirá para soportar la toma de decisiones gerenciales, además se extraerán y se cargarán desde

múltiples sistemas de procesamiento de transacciones y otras fuentes de datos, al usar un proceso

de extracción, transformación y carga (Sen, Ramamurthy y Sinha, 2012). Así queda reafirmado,

que el uso de sistemas de información tiene una gran importancia, en las actividades de logística

y generan un impacto significativo en la gestión del rendimiento logístico de la empresa

(Tilokavichai, Sophatsathit y Chandrachai, 2012). Además como aspecto complementario, los

almacenes de datos están diseñados para apoyar la toma de decisiones de las organizaciones y se

encargan de homogeneizar e integrar los datos de las diferentes áreas de una organización en un

gran repositorio de datos para aprovechar dicha representación única y detallada, permitiendo así

la extracción de conocimientos que son relevantes para la toma de decisiones (Cravero y

Sepúlveda, 2012). Si bien, la tecnología de integración de la base de datos y el recurso de

información puede reducir la redundancia de datos y mejorar su coherencia e intercambio

(Congguo y Wang, 2016); así pues, la normalización de la información ha provocado una mayor

necesidad de que los datos sean fácilmente disponibles, precisos y fáciles de usar por las partes

interesadas (Rusu, Rahayu, Torabi, Puersch, Coronado, Harris y Reed, 2012). De manera

específica la FAA hace referencia al uso de sistemas por medio de servidores web y estaciones

de trabajo habilitadas, que se distribuyen por toda la organización y permiten obtener la

información de inventario necesaria para la planificación y ejecución de las tareas de

inspecciones y mantenimiento de aeronaves que requieren de materiales. Este sistema consta de

tres módulos principales: El módulo de seguridad que gestiona los derechos de acceso a los

distintos componentes del sistema, el módulo de materiales que gestiona la compra, reparación,

23
envío y recepción y emisión de todos los activos y finalmente el módulo de mantenimiento

encargado del seguimiento y la programación de todo el mantenimiento e inspecciones asociadas

con las aeronaves (FAA, 2012). En síntesis dentro del marco de manejo de la información sobre

elementos, los registros de inventario deben incluir, como mínimo, la información relativa a los

artículos, como lo es: número de inventario, parte número, nomenclatura, precio unitario, unidad

de despacho, paquete de unidad, cantidad disponible, cantidad adeudada, código de antigüedad,

código de condición, ubicación de almacenamiento y punto de reordenamiento. Esta información

anteriormente mencionada debe mantenerse registrada físicamente o en medios electrónicos, en

operaciones de recibo, emisiones, devoluciones, documentos de excesos, informes de encuesta y

ajustes de inventario (Ídem).

Como era de esperarse el manejo de las cantidades de almacenamiento es un factor

determinante en la gestión de un almacén. Los niveles de almacenamiento dependen de cómo se

clasifica un artículo y principalmente de factores como el nivel de demanda, stock de seguridad

requerido, plazo de adquisición y requisito de abastecimiento, lo cual se aplica para materiales de

demanda recurrente y para el caso de materiales reparables se tendrá en cuenta adicionalmente

los requisitos y plazos de reparación. Para los elementos por seguridad, se debe determinar los

niveles de existencias sobre la base del mínimo necesario para aliviar la condición en que se basa

el requisito (Ídem).

En el manejo de inventario es de igual importancia la acción de eliminación de elementos del

inventario, obedeciendo a las eventualidades en que los elementos que no son aptos para el

almacenamiento continuo a través de un desgaste normal o en el caso en una instalación de

mantenimiento, ingeniería o pruebas mantenga un inventario para soportar una aeronave y que

24
esta aeronave sea permanentemente removida de la operación deberá de eliminarse tales

materiales del inventario de apoyo (FAA, 2012).

Si bien la gestión de inventarios juega un papel determinante en la organización de un

almacén aeronáutico, es de igual importancia la valoración de existencias, que es la manera de

medir la eficacia del inventario, al comparar los niveles de efectividad alcanzados al menos

anualmente con los niveles deseados establecidos, que de no alcanzarse se debe determinar por

las razones y se deben tomar acciones correctivas. Para este efecto se hace uso de los indicadores

de efectividad de inventario, aplicables a operaciones mayoristas y minoristas. Entre los

principales indicadores esta la tasa de llenado, que indica el número de solicitudes de despacho

del inventario disponible cuando se reciben las solicitudes, expresadas como un porcentaje del

número total de solicitudes recibidas, así mismo la tasa de rotación del inventario, la cual indica

el número de veces promedio que el artículo en stock se ha reabastecido durante un período de

observación que usualmente es de un año (Ídem). La rotación o entrega de pedidos obedece a la

evolución de las órdenes de los clientes, que ha creado la necesidad de responder con rapidez y

flexibilidad. Esta tendencia afecta fuertemente la configuración de los almacenes y de las

actividades que deben llevarse a cabo dentro de ellos, con volúmenes de pedidos que requieren

una evaluación de eficacia de los inventarios (Battini, Calzavara, Persona A y Sgarbossa, 2015).

En este orden de ideas, se hace necesario evaluar la tasa de precisión de pedido, que indica el

porcentaje de la escasez total o excedentes reportados por el cliente durante un período

determinado y se miden como la proporción de artículos por debajo de la cantidad ordenada

frente al total de artículos entregados a los clientes y en contraposición, los excesos ocurren

cuando los artículos se entregan a los clientes que no ordenaron los artículos (FAA, 2012).

25
 El control se incrementa al poner en práctica la medición de la tasa de exactitud de ubicación

de inventario, con la cual se mide la conexión entre el inventario registrado y el inventario

físicamente disponible, a través de recuentos físicos. Por ejemplo, si el registro de inventario

indica que 27 elementos están en un inventario en una ubicación específica y se completa una

inspección y muestra que 27 elementos están físicamente ubicados, el inventario es preciso

(FAA, 2012).

En la operación de inventario se requiere naturalmente de efectuar ajustes y esto se mide por

medio de la tasa de ajuste del inventario, que obedece al cambio manual al saldo de inventario en

los registros. Los ajustes se pueden hacer en cualquier momento, pero se hacen comúnmente

después de que los recuentos físicos de artículos almacenados se comparen con los datos

registrados. Los ajustes de inventario pueden ser ganancias (aumentos) o pérdidas

(disminuciones), cualquiera de los cuales puede indicar un problema o discrepancia de

inventario, sin embargo una cantidad excesiva de ajustes de inventario puede indicar que se

necesita mejorar la seguridad física o el control de calidad (Ídem).

Finalmente en el tema de indicadores de efectividad del inventario esta la tasa de salida, que

se define como un balance de inventario cero para un artículo almacenado. Una demanda del

artículo no tiene que existir para que el artículo esté en una condición de stock, pero los índices

de stock se deben centrar en los elementos activos contra los elementos inactivos, sin embargo,

una norma de desabastecimiento que permite un mayor porcentaje de desabastecimientos es más

rentable pero afecta negativamente al servicio al cliente. Para los elementos críticos que no

deben alcanzar una condición de desabastecimiento, se pueden mantener existencias de

seguridad (Ídem).

26
 El proceso de gestión de inventario, está ligado a la práctica de revistas al inventario, por

medio de revisiones para identificar los elementos recurrentes consumibles y reparables que

tienen una cantidad disponible mayor que sus límites de retención económica. Sin embargo, los

artículos que no son fácilmente disponibles pueden estar exentos de revisión. Para inventarios

mayoristas no se excederá de un suministro de 5 años, y para inventarios minoristas no se

excederá de un suministro de 3 años, asegurarse de que las condiciones bajo las cuales fueron

abastecidos siguen siendo válidas (FAA, 2012).

Personal de almacenamiento

Quizás el más importante de los partícipes en la organización de almacenamiento es el gestor

del inventario, quien es el responsable de la política de inventario y gestión del almacén,

procedimientos y requisitos para sistemas automatizados relacionados, supervisión y

capacitación (FAA, 2012), realiza el programa de planeación de recursos para obtener ventajas

en competitividad y optimización (Zeng, Yun, Chiang, Roger, Yen y David, 2003), determina las

clasificaciones de artículos que se designarán para el control en un sistema de inventario,

monitorea y evalúa las áreas funcionales para determinar la efectividad y eficiencia del

desempeño del programa, asegura que los requisitos ambientales y de materiales peligrosos

(FAA, 2012). En síntesis, el gestor del inventario, es el garante del cumplimiento de las políticas

definidas en el Almacén, así como de la clasificación de inventario, evaluación de áreas

funcionales y trato adecuado y seguro de los materiales. Destaca sus roles de supervisión,

planificación, reparación de inventario y recepción eficiente de acuerdo con las necesidades y

requisitos del manejo de inventarios físicos (Ídem). De igual forma tiene una gran participación

el gestor de operaciones de almacén, quien se encarga de supervisar y coordinar las operaciones

27
de recepción, almacenamiento, emisión y envío y se asegura de que se lleven a cabo de manera

eficiente, establece controles para garantizar que el personal que reciba y emita los artículos no

sea el mismo que certifique las facturas de pago o que certifique los recuentos de inventario, se

asegura de que cualquier discrepancia descubierta a través del inventario sea investigada y

reportada apropiadamente, además se asegura de que los procedimientos locales de requisición y

emisión sean desarrollados e implementados, proporciona salvaguardias adecuadas contra

pérdidas, daños o robo de material almacenado en sus instalaciones y controla la adquisición y

uso del espacio de almacenamiento (FAA, 2012). Como complemento a los anteriores

lineamientos, es importante tener en cuenta que los centros logísticos inevitablemente incurren

en costos adicionales de operación cuando se practica la reconfiguración de espacios de

almacenamiento logístico o cuando se intenta una predicción de la asignación de pedidos de

productos, cuestiones que un gestor de operaciones debe evitar (Nai-Chieh, Chiung-Fen y Shi-

Kai, 2016).

Finalmente en el tema de personal tenemos al coordinador de repuestos de campo, quien se

encarga de supervisar las actividades operacionales necesarias para administrar y controlar las

piezas de repuesto y materiales para proyectos ubicados en diversas locaciones y asegurar la

exactitud de los registros de inventario (FAA, 2012).

Inventario físico

Definido como la inspección física de los elementos almacenados para confirmar que las

cantidades en el registro son iguales las cantidades físicas. Esto implica comparar los resultados

del conteo con las cantidades registradas, realizar investigaciones sobre las diferencias y

determinar y contabilizar ajustes precisos en el balance físico (FAA, 2012). En la práctica se

28
ejecutan el inventario inicial como verificación de material recibido en concordancia con el

material adquirido. También está el inventario cíclico, que cuenta una porción de todo el

inventario periódicamente hasta que todo el inventario ha sido contado durante un período de

tiempo. Por otro lado está el inventario de pared a pared, el cual es un conteo completo que se

realiza en un momento determinado, generalmente al final de un período anual o intermedio.

También el inventario especial para contabilizar elementos seleccionados o grupos de artículos

en momentos distintos de los inventarios regulares y finalmente el inventario perpetuo, método

de recuento de inventario por auditoría física en curso para verificar una cuenta real de material

dentro de una ubicación (FAA, 2012).

Toda actividad de inventario físico cuenta con una planificación del inventario para evitar la

interferencia con las operaciones diarias. Para esto se efectúan reuniones pre-inventario que

buscan la asignación de ubicaciones de inventario, determinación de fecha de inicio del

inventario y la fecha estimada de finalización, procedimientos a seguir y métodos de reporte de

discrepancias. Esta actividad amerita un entrenamiento como requisito previo para iniciar un

inventario físico eficiente. La conducción de inventario ya sean de forma manual o de forma

automatizada al utilizar escáner busca realizar un examen físico del material almacenado y una

revisión de las áreas de custodia para asegurarse de que todos los artículos se registran

correctamente y con precisión. Al finalizar el conteo físico se pone en práctica la conciliación del

inventario para determinar si se han realizado todas las entradas de datos requeridas y

principalmente comprobar los resultados al seleccionar unos pocos elementos y verificar el

recuento. En caso de hallarse discrepancias se procede al recuento de inventario por parte de un

contador o persona diferente que verifica el registro para intentar resolver la discrepancia. Las

mencionadas discrepancias conllevan una debida investigación para aceptar el ajuste de los

29
registros de inventario, una vez se hayan identificado las causas de las variaciones entre el

recuento físico y el registro (FAA, 2017). Gong y de Koster contemplan que se pueden presentar

incertidumbres de diversas fuentes de la cadena de suministro externa y del propio almacén.

Estas incertidumbres pueden provenir de acontecimientos impredecibles y variabilidad interna de

los procesos de la cadena de suministro que afectan los inventarios (Gong y de Koster, 2011).

Conclusiones

1. El análisis de la normatividad Colombiana en referencia a la gestión de almacenes

aeronáuticos revela que los lineamientos en esta materia se encuentran limitados,

mientras que el alcance de la normatividad americana es de mayor profundidad y destaca

temas como manejo de inventarios, gestión de almacenamiento, responsabilidad del

personal de almacén y también ejecución de inventarios físicos.

2. La revisión documental se enmarca en conceptos y procedimientos de gestión de

almacenes aeronáuticos y se fundamenta en los lineamentos contenidos en los

Reglamentos Aeronáuticos Colombianos y en la Guía de Gestión de Inventario de la

FAA. Así mismo esta soportado con definiciones de otras fuentes bibliográficas que

tratan la gestión de almacenes y aspectos logísticos.

3. El presente artículo de revisión brinda una aproximación al estado del arte y una base de

referencia para el manejo eficiente de almacenes aeronáuticos. Destaca los

procedimientos en temas como: identificación de materiales, técnicas de almacenamiento,

equipos requeridos para la manipulación de materiales, medidas de seguridad industrial,

ejecución de inventarios físicos y aplicación de indicadores de eficiencia de inventarios.

Esta documentación genera un referente práctico para investigaciones orientadas al

30
 desarrollo de procedimientos efectivos para una gestión de almacenes aeronáuticos con

mejoramiento continuo.

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