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LEY 594 DE 2000

(Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de
2004, 1100 de 2014.
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
TITULOI
OBJETO,
AMBITO
DE
APLICACION,
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

DEFINICIONES

ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las


reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del
Estado.
ARTCULO 2. Ambito de aplicacin. La presente ley comprende a la
administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos
regulados por la presente ley.
ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen
los siguientes conceptos, as:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de
la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades


oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio
pblico por entidades privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la
historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y
declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida
por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su
valor histrico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin,
segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel
existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los
rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.

ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que


rigen la funcin archivstica son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la
informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin
en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del
Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el
control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los
trminos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c)
Institucionalidad
e
instrumentalidad.
Los
documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la
administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como
centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia
y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de
los mismos.
e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo
General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y
coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la
gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como

parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es


obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios
fundamentales de la Constitucin Poltica;
f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la
administracin de los archivos pblicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales
de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes
dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente
natural de los procesos informativos de aqulla;
h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin,
estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin
de documentos y archivos;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho
cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y
aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a
la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de
la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva;
k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin
Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia
celebre el Estado colombiano.
T I T U L O II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:

a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s,


que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin,
la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la informacin y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la
Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de
Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las
polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de
la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios
de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa,
coordinacin, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la
modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin
archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos.
As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de
los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos
activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de
los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que
conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y
regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin,
descentralizacin y autonoma;
f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema
Nacional de Archivos.
ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes
del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones,
llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y
desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control,
seguimiento y coordinacin, as:

a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones


archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los
planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales;
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la
Nacin, los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las
entidades de formacin de recurso humano, las asociaciones y las
entidades pblicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de
desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional,
territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del
Estado;
d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de
conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas
reglamentarias.
T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTCULO 7.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones
sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente ley.

ARTCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de


vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley
los desarrolle.
ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autnomos.
ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin
de los archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente
ley, as como los archivos de los organismos de control y de los
organismos autnomos ser de carcter obligatorio.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos


pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivstica.
ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser
responsable de la gestin de documentos y de la administracin de
sus archivos.
ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin
pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios,
adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones
tcnicas existentes sobre reas de archivos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y
propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no
son susceptibles de enajenacin.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
PARGRAFO 1. La administracin pblica podr contratar con
personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
PARGRAFO 2. Se podr contratar la administracin de archivos
histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e
idoneidad.
PARGRAFO 3. El Archivo General de la Nacin establecer los
requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o
jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin,

reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin


de archivos histricos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo
debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique
exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn
los archivos de las entidades pblicas. Los secretarios generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua,
pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los
archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los
documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
ARTCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de
archivo. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms
rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la
Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su
artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn
siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les
confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la
comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla
que forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las
entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su
labor.
PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar
programas de formacin profesional y de especializacin en
archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal,
desarrollados por instituciones educativas.

ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn


incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y
conservacin de su archivos, empleando cualquier medio tcnico,
electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin,
teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad
y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as
como el funcionamiento razonable del sistema.
PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados
medios gozarn de la validez y eficacia del documento original,
siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales
y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la
informacin.
PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores
histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades
pblicas. Reglamentado por el art. 1, Decreto Nacional 029 de
2015. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern
entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern
transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a
la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 41 de 2002
TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012

ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades


pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos.
PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios
gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que
quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin
dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como
la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin,
la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se
realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por


los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservacin permanente.
ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retencin documental. Ver Acuerdo Archivo
General de la Nacin 39 de 2002
ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El
Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el
del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,

reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin


documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas,
historias laborales, documentos contables y documentos notariales.
As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos
por las entidades privadas que presten servicios pblicos.
ARTCULO 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades
de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos
que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se
asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las
personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la
Constitucin o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados
garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen
nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y las leyes.
ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el
inciso 2o. del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La
reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de
su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no
adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la
obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del
mismo".

ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando


los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que

su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones


suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema
de reproduccin que no afecte la conservacin del documento,
certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales
las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los
documentos de archivo.
ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de
carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida
temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del
archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad,
la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder
dicha autorizacin en los siguientes trminos:
a) Motivos legales;
b) Procesos tcnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por
motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del
territorio nacional.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.
ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin
podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento
visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el
fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus

normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir


a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya
lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el
fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las
medidas pertinentes.
ARTCULO 33. Organo competente. El Estado, a travs del Archivo
General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los
documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de
carcter privado.
ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el
artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin
fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los
archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus
disposiciones.
ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs
del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs
de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin
facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato
las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos
pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y
correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de
las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado
por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a
favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el
caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales,
impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como
faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de
conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del


patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con
lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del
Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si
hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la
autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones
patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y
archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a
rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS

ARTCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos


pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y
aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
ARTCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado
estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos
histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y
cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar
especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y
centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica,
empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares
y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la
literatura y la poltica.
ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o
jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o
archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el
registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los
propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados
declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin

o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo


General de la Nacin solicite.
ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos
privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin
perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que
se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los
documentos privados de carcter histrico. Estos formar parte del
patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre
acceso.
ARTCULO 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional
establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios
para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como:
premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y
a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de inters cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin
del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin
de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters
cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern
decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado
realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y
archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio
colombiano;

b) Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o


tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo
General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.
PARGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a
la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones
establecidas en la ley.

ARTCULO 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las


entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o
jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los
contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas
de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos
proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre
propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas
personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
PARGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o
filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se
regularn por las convenciones internacionales y los contratos
suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir
los documentos y archivos que deseen transferir.
ARTCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales
pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern
ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General
Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional,
con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas
pertinentes.

TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los
archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y
legados de documentos histricos.
ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de
carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos
por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la
expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin
Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-

cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin,


deterioro o prdida.

T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la
Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo,
sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el
Archivo General de la Nacin.
PARGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin
permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso,
deber preverse un programa de transferencia de informacin para
garantizar la preservacin y conservacin de la misma.
ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El
Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas
generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.
ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del
artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los
documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque
hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTCULO 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios


y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con
sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a
la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del
pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para
la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias.
Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas.
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura
General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica
prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de
la Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la
fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las
disposiciones que le sean contrarias.