Logotipo DESCRIPCION DE CARGOS Y PERFIL DE COMPETENCIAS J.

M INGENIERIA
SECRETARIA GENERAL
V1 CON: 4113 P 1 DE 8

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO: Secretaria general

No. DE CARGOS IGUALES: único
DIRECCIÓN Gerencial

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente

II. PERFIL PROFESIONAL

PROFESIÓN Y OTROS ESTUDIOS: Título técnico superior en

EXPERIENCIA ESPECIFICA:
OTROS CONOCIMIENTOS:
secretariado, auxiliar administrativo o
asistente de dirección.
1 años mínimos de experiencia
desempeñando labores de
secretariado o cargos afines.
Conocimiento y manejo medio de las
herramientas de computacionales de
oficina.
Manejo de presupuesto básico.
Conocimientos y manejo de las
herramientas de office.
Destreza para tomar y transcribir
mensajes con rapidez y
exactitud.

III. MISIÓN DEL CARGO:

Pproporcionar apoyo y soporte administrativo u operativo a gerencia en diversas

tareas conforme se haga necesario. Respetando y acudiendo a las normativas
establecidas por las directivas de la empresa y lineamientos establecidos por la
Ley, con el fin de promover la organización de la información relevante de la
compañía y brindar soporte en tareas diversas para lograr el adecuado
funcionamiento de la compañía.
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IV. DESCRIPCIÓN DE ROLES A DESEMPEÑAR:

Examinar la correspondencia y documentación entrante y saliente de gerencia,

corroborando y realizando el registro correspondiente de los documentos y
clasificando su envío a áreas internas y/o externas de la compañía, con el fin
de articular y verificar el adecuado flujo de información dentro de la
organización.

Dirigir y redireccionar la correspondencia a los destinatarios correspondientes,

considerando relevancia y asegurando su recepción por parte de éstos o
archivándola si corresponde, con el fin de regular y transmitir de manera
adecuado el flujo de información en la compañía.

Verificar el cumplimiento de obligaciones legales que le otorgue gerencia,

comprobando el registro adecuado y oportuno de los documentos relacionados
y el pago de los costos de carácter legal, para constatar que se mantiene en
orden las responsabilidades legales y evitar que la compañía incurra en multas
o penalizaciones.

Regular y organizar la agenda de compromisos y actividades de la gerencia,

tiendo en cuenta requerimientos del área y disponibilidad de horarios
validándolo con la dirección gerencial, con el fin de evitar congestiones e
incompatibilidades en la programación de tareas que se deban ejecutar.

Elaborar y completar documentación interna y/o externa física o electrónica;

redactando, imprimiendo, fotocopiando y escaneando documentos de acuerdo
con los requerimientos de la gerencia, con el fin de proporcionar la información
necesaria a cualquier área de dentro o fuera de la compañía que lo requiera.

Corroborar y realizar solicitudes de tesorería, solicitudes de compra, envío y

anulación facturas, teniendo en cuenta los requerimientos de gerencia y los
procedimientos institucionales, para facilitar y respaldar la ejecución oportuna
de procedimientos y tareas relacionadas.

Comunicar de manera efectiva información proveniente de gerencia a

colaboradores, proveedores y/o clientes, mediante la realización de llamadas
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telefónicas, envío de correos electrónicos o mensaje verbales, para coadyuvar

y respaldar la comunicación vertical y horizontal dentro de la empresa.

Organizar eventos y actividades asociadas a la compañía, tanto de tipo

institucional, como de tipo recreativo; agendando la programación requerida de
las actividades a desarrollar y contrastando dichas programaciones con las
disponibilidades de los participantes bien sean internos y/o externos a la
empresa, para lograr en lo posible la asistencia de todos los miembros y evitar
incompatibilidades o congestiones en los agendamientos.

Verificar las existencias de insumos de oficina y materiales de aseo e higiene

básicos a disposición, asegurando de que haya stock en bodega y gestionando
la compra en caso de ser necesario, con el fin de mantener las cantidades
adecuadas y requeridas para el normal funcionamiento de las actividades del
departamento de gerencia.

Desempeñar cualquier función adicional que sea asignada por un superior.

Cumplir y hacer cumplir el reglamento de trabajo y demás normas de la

empresa
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V. HABILIDADES MENTALES

Para el desempeño adecuado de sus funciones se requiere:

NIVEL NIVEL NIVEL

ITEM. HABILIDADES MENTALES
MAXIMO MEDIO MÍNIMO
1 Comprensión De instrucciones verbales o escritas 
2 Facilidad de expresión verbal 
3 Facilidad de redacción 
4 Manejo numérico 
5 Facilidad de observación y atención 
6 Previsión o anticipación 
7 Creatividad e inventiva 
8 Memoria para ideas 
9 Memoria para instrucciones 
10 Memoria para detalles 
11 Comprensión de planos, esquemas, diagramas, dibujos, etc. 
12 Planeación, organización y control de actividades 
13 Capacidad de análisis y síntesis 
14 Agilidad y buen criterio en la toma de decisiones 

VI. INTERESES Y APTITUDES

Para el desempeño adecuado de sus funciones se requiere:

NIVEL NIVEL NIVEL

ITEM. INTERESES Y APTITUDES
MAXIMO MEDIO MÍNIMO
1 Preferencia por trabajo en equipo 
2 Inclinación para enseñar y dirigir a los demás 
3 Preferencia para trabajos intelectuales 
4 Interés por trabajo al aire libre 
5 Interés por el cálculo numérico 
6 Interés por el trabajo de oficina 
7 Interés por servir a los demás 
8 Interés por actividades rutinarias 
9 Interés por las actividades variadas e importantes 
10 Interés por aprender 
12 Interés por la investigación 
13 Habilidad para organizar y motivar grupos 
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VII. RASGOS DE PERSONALIDAD

Para el desempeño adecuado de sus funciones se requiere:

NIVEL NIVEL NIVEL

ITEM. INTERESES Y APTITUDES
MAXIMO MEDIO MÍNIMO
1 Don de mando 
2 Don de gente 
3 Autonomía 
4 Competitividad 
5 Confianza en sí mismo 
6 Estabilidad y control de emociones 
7 Relaciones interpersonales 
8 Autosuficiencia 
9 Persistencia 
10 Discreción y prudencia 
11 Sentido de responsabilidad 
12 Suspicacia 
13 Capacidad para trabajar bajo tensión 
14 Objetividad e imparcialidad 
15 Organización y disciplina 
16 Iniciativa y creatividad 
17 Vitalidad y Energía 
18 Paciencia y Tolerancia 
19 Pulcritud 
20 Capacidad para tomar decisiones y solucionar problemas 
21 Adaptabilidad al cambio 
22 Cooperación 
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VII COMPETENCIAS

Competencias Cardinales A B C D

Compromiso con la rentabilidad x

Responsabilidad personal x

Comp. Específicas Gerenciales.

Conducción de personas x

Comp. Esp. Área de RRHH.

Aprendizaje Continuo x
Capacidad para entender a los demás x

Credibilidad técnica x
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VIII. RESPONSABILIDADES

Por documentos y papeles importantes

Responde por los documentos de gran importancia que utiliza durante el normal desempeño de sus
funciones, cuya perdida o deterioro pueden generar consecuencias negativas para la empresa.

Por máquinas y equipos

Comprometerse en la manipulación y cuidado adecuado de los equipos de oficina y software asignado,

permitiendo el respectivo mantenimiento para el cuidado preventivo de los mismos, cuya perdida o
deterioro pueden generar consecuencias negativas para la empresa.

Por materiales

Responde por los textos, papelería e implementos necesarios para su labor.

Por registros e informes

Responde por toda la documentación relacionada con gerencia y otros departamentos, que al no ejercer
estricto control sobre la misma pueden ocasionar problemas graves a la empresa.

Por información confidencial

Responde por información confidencial relacionada con varias áreas de la organización, la cual al no
ser manejada con el control adecuado cuya perdida o deterioro pueden generar consecuencias
negativas para la empresa.

Por relaciones

Durante el desarrollo normal de sus funciones tiene contacto con personal externo e interno de la
institución, por ende, debe tener excelentes relaciones interpersonales que generen un buen ambiente
laboral, así como un exitoso trabajo en equipo.
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IX. ESFUERZO

Esfuerzo Físico
En el desempeño de sus funciones permanece la mayor parte del tiempo sentando, siendo el esfuerzo
físico ligero.

Esfuerzo Visual
Alto y constante para todas las actividades a desarrollar.

Esfuerzo Auditivo
Normal

X. CONDICIONES DE TRABAJO Y RIESGO

Condiciones Ambientales
Las actividades se realizan con iluminación, ventilación y condiciones de higiene buenas. Trabaja en
condiciones ambientales apropiadas para el buen desarrollo de las actividades.

Jornada de Trabajo
Labora en una jornada diurna de 7:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

Riesgos Ocupacionales
En el desarrollo del trabajo se está expuesto a riesgos ocupacionales de tipo ergonómico debido
posturas inadecuadas, mecánico por caídas a nivel si este no utiliza los elementos de protección
personal y/o ejecuta sus labores sin atender a las recomendaciones de seguridad e higiene industrial
que propone la compañía, así como y psico-laborales debido al estrés que se puede manejar en el
área.