El mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea adaptarse

rápidamente a los cambios que propone su entorno

Presentado Por:

Katalina de los Ángeles Cuervo Aguilar

Presentado a:

Jaime Enrique Ávila Álvarez

Modelos de Gestión

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Financieras.

Especialización en Alta Gerencia

Fundación Universitaria del Área Andina.

marzo de 2019.
Introducción

El proceso administrativo está constituido una herramienta de gestión de mucha

importancia dentro de toda administración, ciclo PHVA, Planificar Hacer Verificar y

Actuar, por medio de estos elementos se planea y organiza las funcione y tareas para los

cargos que van dirigir controlar y ejecutar las diferentes actividades, que sirven como

herramienta para los dueños de empresas que les permitirá llegar a las metas trazadas por la

organización.

En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que

para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han

de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo

PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el

estadístico estadounidense Edward Deming.

Tras varias décadas de uso, este sistema o método de gestión de calidad se encuentra

plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas ISO) por su

comprobada eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar cuota de

mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el

mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.

Las fases del ciclo PHVA.

Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de

las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos

corresponde a una fase o etapa del ciclo: Planificar: En la etapa de planificación se

establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados
resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan

también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.

Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las

mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles

errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o

testeo. Verificar: Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un

periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase

de regulación y ajuste. Actuar: Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados

no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y

modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes

para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

Un ciclo sin fin

La principal característica de un ciclo PHVA es que no tiene un punto y final en el

momento en que se obtenga un determinado resultado, sino que se crea una rueda continua

en la que el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de esta forma

un proceso de mejora continua. Cada ciclo terminado, además de para conseguir mejoras

hasta un cierto nivel en un determinado circuito o área de la empresa, debe servir también

como fuente de aprendizaje para mejorar en cada paso y aprender de los errores. Esto

significa que siempre se debe buscar la optimización de las acciones por medio del análisis

de: indicadores, logros obtenidos y programas de mejora ya implementados.

Conclusión

Un sistema de gestión permite a una organización desarrollar políticas, establecer objetivos

y procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento. En este contexto

resulta ineludible utilizar la metodología PHVA impulsada por Deming, como una forma

de ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a sí misma y orientar cambios

que la vuelvan más eficiente y competitiva.

La metodología del ciclo PHVA es totalmente completa en cuanto a actividades sugeridas

de mejoramiento continuo, por esta razón se propone adoptarla para la realización de

nuevos proyectos de mejoramiento de procesos. (Alejandra & Rozo, 2004)

Es importante mantener la mejora continua en una organización ya que de nada vale hacer

mejoras si con el tiempo estas se van a perder, por lo que es fundamental aplicar el ciclo

PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) con el cual no se deja de lado la parte de la

verificar y actuar que son partes tan relevantes en el proceso de mejorar continuamente.

Así, la recomendación es que se tenga activo en este ciclo y de esta manera evitar llegar a la

corrección.

Los planes de mejoramiento deben ser desarrollados a corto plazo, en máximo tres meses,

en este tiempo se deben reportar resultados de las mejoras de calidad obtenidas con

indicadores de gestión, si las mejoras son efectivas se debe dejar documentado el

procedimiento para prevenir la recurrencia del problema y realizar así el aseguramiento de

la calidad.
Bibliografía:

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