PSICOLOGIA ORGANIZACIONAL

EJE 2

TODO EMPIEZA CON UN BUEN DIAGNÓSTICO: IMPORTANCIA DE LAS

TÉCNICAS Y METODOLOGÍAS

INTEGRANTES

YESENIA MARCELA RODRIGUEZ PATIÑO

YELVIS SIGGRID CONRADO CAMARGO
SANDRA MILENA MURCIA MORA
JORGE ANDRES YAGUNA TORO

TUTOR

JONHLY ALEXANDER MUÑOZ MORENO

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ESPECIALIZACION EN GERENCIA FINANCIERA
AÑO 2020
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION............................................................................................................................3
...........................................................................................................................................................4
1.DESCRIPCION GENERAL DE LA EMPRESA EMC SERVICIOS SAS..............................4
1.1.Misión......................................................................................................................................5
1.2.Visión.......................................................................................................................................5
1.3.Información General..............................................................................................................5
1.4.Gestión financiera..................................................................................................................7
2. FORMULACION DEL PROBLEMA........................................................................................9
2.1.Objetivos del diagnóstico.....................................................................................................10
2.1.1 Objetivo general..............................................................................................................10
2.1.2 Objetivos Específicos......................................................................................................10
2.2. Justificación...........................................................................................................................10
3. DIAGNOSTICO FINANCIERO...............................................................................................12
3.1. Análisis de estados financieros...........................................................................................12
3.1.1.Balance general...............................................................................................................12
3.1.2 Estado de resultados........................................................................................................15
4. Matriz DOFA..............................................................................................................................17
4.1 Estrategias matriz DOFA....................................................................................................18
4.1.1 Departamento Contable................................................................................................19
4.1.2 Departamento Comercial..............................................................................................19
4.1.3 Departamento de compras............................................................................................19
4.1.4 Departamento Operativo..............................................................................................20
4.1.5 Departamento de Recursos Humanos..........................................................................20
4.1.6 Departamento gerencia y Administración...................................................................20
CONCLUSIONES..........................................................................................................................21
 INTRODUCCION

El presente trabajo tiene el objetivo de realizar el análisis completo a la empresa EMC

SERVICIOS SAS, empleando herramientas de diagnóstico, mediante la utilización de la
matriz DOFA, analizando sus resultados y evidenciando falencias y fortalezas en toda la
organización.

Después de canalizar los resultados, realizamos una propuesta de mejora través de

innovación de procesos; ésta propuesta lleva las especificaciones técnicas y administrativas
basadas en el estudio previo realizado, brindando a la empresa diagnosticada, la posibilidad
de implementar esta propuesta y que permita ejecutarla en el proceso financiero y contable.

Esta actividad pretende igualmente recopilar lo aprendido en la materia PSICOLOGIA

ORGANIZACIONAL, empleando todas las herramientas aprendidas, y basados en las
teorías de los grandes referentes en el tema, logrando desarrollar un trabajo en equipo que
permita identificar los retos como profesionales.

Finalmente se informan los argumentos sólidos, filtrando la información y determinando las

mejores condiciones para realizar una mejora continua dentro de toda la organización EMC
SERVICIOS SAS.
 1. DESCRIPCION GENERAL DE LA
EMPRESA EMC SERVICIOS SAS

EMC SERVICIOS SAS es una sociedad por acciones

simplificada matriculada el 22 de enero de 2016, ubicada en Puerto Boyacá – Departamento
de Boyacá; teniendo como actividad principal los siguientes servicios:

 Alquiler de maquinaria pesada

 Transporte de carga

 Actividades de mantenimiento y
obra civil

 Movimiento de tierras

 Operaciones del sector

Hidrocarburo
 1.1. Misión

EMC SERVICIOS SAS ofrece el suministro de maquinaria pesada, transporte de carga,

actividades de mantenimiento y obra civil, movimiento de tierras y operaciones
relacionadas con el sector de hidrocarburos. Garantizando su eficacia en el tiempo para
mantenerse líderes en el mercado, gracias a la confianza y tranquilidad, al conocimiento
técnico y rápida respuesta de nuestros servicios. Presentándose como la mejor opción para
la satisfacción de sus clientes, asociados y proveedores; asegurando el ambiente limpio
durante todos los procesos.

1.2. Visión

EMC SERVICIOS SAS busca ser reconocida para el año 2030 como la empresa líder en
la región de la Magdalena-Medio garantizando un excedente servicio y satisfacción a sus
clientes en el marco de mejoramiento continuo e innovación y sostenibilidad organizacional
y ambiental con un excelente equipo profesional.

1.3. Información General

La empresa se creó en el 2014 por el señor ELKIN ANTONIO MONSALVE CASTAÑO

quien durante 5 años trabajo la empresa como personal natural, pero a media que pasaban
los años se hizo necesario pasar a ser una empresa jurídica. Esto dado principalmente por
los altos costos en impuestos que debía asumir como persona natural. Por esta razón en el
año 2019 pasa a ser una empresa Jurídica con la razón social de EMC SERVICIOS SAS.

En el mes de marzo de 2019 la empresa emprendió de manera activa su objeto social, con el
desarrollo de los servicios de alquiler de maquinaria, vehículo liviano y transporte de carga.
Inicialmente la compañía realizó una seria de negociaciones y presentación del portafolio
de servicios de EMC SERVICIOS SAS con empresas de la región y más exactamente con
compañías petroleras como MANSAROVAR ENERGY COLOMBIA LTD y OXI, las
cuales le dieron la oportunidad de trabajar y emprender un camino lleno de desafíos
económicos y organizacionales.

Por lo anterior, la gerencia debió ampliar la planta de personal e invertir en nuevos activos,
y dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y más exactamente el desarrollo de la
visión empresarial. Seguidamente la empresa se inscribió a la plataforma de INTELCOST
cumplimiento con todos los requisitos legales y la implementación del sistema de Gestión.
Permitiendo satisfacer los requerimientos de los clientes en mención, cumplir con la
normatividad y regulaciones del gobierno; administrar los recursos; hacer que la empresa
mejore toda su operación interna y externa; generando una cadena de valor que lo llevó a
aumentar significativamente sus ingresos económicos.

La empresa inició la contratación con una (1) persona en el área administrativa y catorce
(14) personas en el área operativa (conductores y operadores de maquinaria) para un total
de quince (15) personas. A junio de 2019 aumentaron a veintisiete (27) empleados y se
finalizó el año con treinta y dos (32) empleados, adicionalmente cumple con los todos
requisitos legales necesarios para la contratación y afiliaciones parafiscales; igualmente
dentro del contexto legal contaron desde el mes abril a diciembre de 2019 con el aprendiz
del Sena.

A nivel administrativo la empresa plasmó de manera visual sus políticas corporativas

(Misión Y visión, Reglamentos de trabajo, entre otros) y capacitó mediante un cronograma
de capacitaciones a todo el personal de la empresa, para el cumplimiento y apoderamiento
de la misma, consecuencia de ello la empresa logró una excelente comunicación y trabajo
en equipo, liderado por su representante legal.

La Gerencia junto con el apoyo del equipo contable realizó la planeación mes a mes de
cada uno de los presupuestos operativos y administrativos, en la gestión de compras e
inventarios para la operación. Para ello se implementó la compra de nuevos equipos para el
taller de mantenimiento como Kit de Lubricación, herramientas mayores entre otros, y en la
parte administrativa se dotó de una impresora de excelente tecnología, de igual forma se
dotaron de nuevos equipos de oficina para el archivo de la información física y digital.
Otro factor importante fue la implementación del programa Zeus nomina, el cual le permite
registrar y contabilizar de manera más concreta y confiable los pagos de nómina y los
aportes a seguridad social de sus empleados.

1.4. Gestión financiera

La empresa registra un aumento progresivo en las ventas, por ello y con el aporte social de
ELKIN ANTONIO MONSALVE CASTAÑO se pudo realizar el aumento del capital y
más exactamente el aumento de los activos fijos, los cuales se describen a continuación:

CATERPILLA 169,000,
R EXCAVADORA MC02118 312C 17/06/2019 000
EXCABADORA MC017650 345,000,
LINK BELT 2010X2 17/06/2019 000
103,790,
HINO CAMION WNZ497 2016 17/06/2019 000
617,790,
TOTAL 000

Con el aumento en los activos fijos EMC SERVICIOS SAS, la gerencia decide trasladar
el domicilio principal a la ciudad de Bogotá en junio de 2019, quedando el aumento del
capital consignado ante Cámara de Comercio por valor de mil millones ciento ochenta y
siete mil setecientos noventa pesos (1.187.790). Ello le permitió a la empresa realizar el
trámite de la RESOLUCION DE TRANSPORTE DE CARGA, ante el Ministerio de
Transito y Transportes, La cual fue expedida y obtenida por la empresa en el mes de
octubre mediante RESOLUCION 666 del 29 de octubre de 2019, quedando así bajo la
vigilancia y control “Superintendencia de Puertos Y Transportes”. Lo que permite dar
cumplimiento legal a la normatividad nacional Vigente, prestando el servicio alineados a la
eficiencia y calidad.
A mediados de diciembre de 2019 se realizaron conexiones importantes con proveedores de
equipo pesado, los que nos llevó a tener la confianza en la compra de equipo pesado
PLATAFORMA ARTICULADA PAIFINGER Mod 33002c, con el cual se pretende
mejorar la prestación del servicio de transportes de carga y sobre todo de aumentar la oferta
del mismo.
Los ingresos totales para el año 2019 fueron de $ 1.995.930.369 de pesos, lo que indica
una buena gestión en el área comercial por parte de la gerencia. Los costos del mismo
período 2019 estuvieron alrededor de $ $ 1.287.253.283, estos costos son generados por la
compra de repuestos para maquinaria, vehículos, y mano de obra directa: la utilidad neta de
$ 287.191.916 después de descontar los impuestos de renta y complementarios. Finalmente,
el total de patrimonio que se logró para el 2019 fue de $ 1.496.802.891.

La fluidez del negocio en la venta y el aumento del capital que tuvo la empresa en el 2019,
le permitió tener un excelente flujo de efectivo, pero a final de 2019 y comienzo de 2020 la
empresa debió acceder a endeudamiento financiero, esto porque la visión empresarial se
enfocó principalmente en la incursión del mercado de servicios de TRANSPORTES DE
CARGA POR CARRETERA y la adquisición de flota y equipo de transporte.

2. FORMULACION DEL PROBLEMA

La empresa EMC SERVICIOS SAS , en el año 2019 como se enuncia en la información

general inicia en forma el desarrollo de su objeto social, pero a medida que ha crecido
operativa y económicamente, ha traído en este 2020 varios inconvenientes y desafíos a
resolver en el departamento financiero, debido principalmente a que los recursos no son
suficientes para cubrir los costos, gastos en los plazos establecidos, es decir la empresa
tiene un alto déficit de liquidez que se refleja en el alto porcentaje de cuentas por pagar, las
cuales presentan vencimientos mayores a 60 días, ello debido a que la gerencia endeudó el
recaudo mensual de la empresa. Dado principalmente porque cuando entra el dinero en la
cuenta bancaria por pago de los clientes, el banco hace el respectivo pago automático de 5
préstamos que la empresa ha realizado por valor de 1.150.000.000 millones de pesos.
Estos préstamos bancarios que fueron solicitados para invertir en flota y equipo de
transporte, fueron necesarios para dar cumplimiento legal a los contratos firmados en el
2019, adicionalmente los pactos de pago realizado con los clientes están a 60 días para el
recaudo de nuestro servicios, lo que en muchas ocasiones por el trámite documental el
recaudo se vaya hasta los tres meses. También se debe tener en cuenta que para este año
2020 se afectó la operación normal de las empresas y el flujo de efectivo para cubrir los
cuentas por pagar por el tema de la pandemia COVID-19.

Adicionalmente cuando hay plata para cancelar a cada proveedor el gerente general no le da
prioridad a lo establecido por el director financiero como urgente y que va ligado con la
prestación del servicio, sino que se hacen otras inversiones personales, ya que el gerente es
el dueño y el representante legal de la empresa por tal motivo tiene toda la autonomía de la
decisión del factor económico, pero a la hora de tener la comunicación con el proveedor y
poner la cara por el incumplimiento, es el coordinador financiero quien debe hacer esta
labor.

Por lo anterior se hace necesario realizar un diagnóstico financiero inmediato para

identificar las posibles causas de esta problemática, que permitan plantear alternativas de
solución.

2.1. Objetivos del Diagnóstico

2.1.1 Objetivo general

 Realizar el diagnóstico del departamento financiero de la empresa EMC

SERVICIOS SA.
2.1.2. Objetivos Específicos

 Realizar un diagnóstico de la situación actual del departamento financiero donde

podamos evidenciar las causas y falencias a mejorar.

 Implementar estrategias que ayuden a reducir las causas de la problemática

encontrada consiguiendo así un mejor procedimiento que permita el desarrollo y
crecimiento económico continuo de la empresa.

2.2. Justificación

El diagnóstico financiero es una herramienta utilizada por los gerentes financieros,

administradores, socios y acreedores en general de las empresas para evaluar, optimizar y
maximizar los recursos.

La empresa EMC SERVICIOS SAS a lo largo de dos años se ha encargado de posicionarse

en el mercado de alquiler de maquinaria y transporte de carga, generando valor a través de
sus políticas internas, sin embargo, en este último año ha presentado déficit de liquidez, lo
que hace indispensable tomar medidas que permitan identificar las causas, para la
formulación de posibles soluciones a esta problemática.

El principal propósito de este proyecto es elaborar un diagnóstico financiero, en el cual se

pondrán en práctica los conocimientos y competencias adquiridos, de tal manera que se
reconozca la importancia y el alcance de estudio de la información financiera para
contextualizar la realidad económica de la compañía.

La realización del diagnóstico está enfocada a una mejor administración de los recursos,
que permita reducir costos financieros, tomando decisiones acertadas respecto a la
adquisición de obligaciones financieras externa y pagos de proveedores, con lo cual se
espera mejorar los flujos de caja de la compañía y disponer de mayores excedentes que
permitan la inversión y por ende la generación de valor para la empresa EMC SERVICIOS.
Finalmente, la investigación que se realizó a la empresa EMC SERVICIOS es de tipo
descriptivo, ya que se busca especificar las propiedades importantes que puedan estar
relacionadas con el problema de liquidez de la compañía enfocando el análisis en la
evaluación de las diversas variables que conforman la estructura financiera de la empresa.

3. DIAGNOSTICO FINANCIERO

El diagnostico financiero de EMC SERVICIOS SAS parte del análisis de cada uno de los
elementos del balance general como lo son el activo, pasivo y patrimonio, y del análisis del
estado de resultados en cuanto a los ingresos, costos y gastos, que sirva de apoyo para
determinar cuál es la estructura de capital y de financiamiento de la empresa.

Se llevan a la práctica las herramientas del diagnóstico financiero a partir de la información

suministrada por el Coordinador Financiero de la empresa.

Mediante el método vertical de los estados financieros se realiza el análisis de cálculos e

interpretaciones de participación de cada rubro, para identificar cuáles son las causas del
problema financiero de la empresa, que sirva de apoyo para la toma de decisiones por parte
de la gerencia.

3.1. Análisis de estados financieros

En el análisis a los estados financieros de la empresa EMC SERVICIOS SAS, se realiza la

descomposición de cada uno de los elementos que lo conforman, con el fin de conocer su
integración para luego estudiar los efectos que cada uno genera.
 3.1.1. Balance general

Para el análisis del Balance General de EMC SERVICIOS, se utilizarán herramientas tales
como: descomposición de activo, pasivo y patrimonio, con el fin de tener un conocimiento
más amplio de su ESTADO DE SITUACIÓ N FINANCIERA EMC SERVICIO S SAS
estructura financiera, que30
JUNIO permita
DE 2020la identificación de posibles causas del
C ifras Expre sadas Pe sos Col ombi an os
problema de liquidez.
ACTIVO 2020 2019
EFECTIVO Y EQ UIVALENTES AL EFECTIVO $ 57.683.676 $ 140.234.243
Inst rument os Financieros -Fondos en caja $ 9.007.660 $ 5.714.830
Fondos en Bancos-Cuent as Ahorros $ 48.676.016 $ 134.519.413
DEUDO RES C O MERCIALES-O TRAS CUENTAS X C O BRAR $ 1.579.735.367 $ 981.754.843
Client es $ 992.071.735 $ 419.170.768
Cuent as corrientes comerciales $ 354.786.571 $ 262.523.605
Ant icipos y Avances $ 84.511.566
Depositos $ 19.396.000
Ant . Impt. Y Cont r. Saldos a Favor $ 138.610.832 $ 196.152.904
Deudores Varios $ 94.266.229
INMO VILIZADO S MATERIALES - INVETARIO $ 52.826.349 $ 97.703.249
Mercancia no Fabricada por la Empresa - Repuest os $ 52.826.349 $ 97.703.249
TO TAL AC TIVO CO RRIENTE $ 1.690.245.392 $ 1.219.692.335
INVERSIO NES LARGO PLAZO $ 1.379.420.000 $ 359.427.700
Acciones $ 1.372.790.000 $ 352.797.700
Ot ras Inversiones $ 6.630.000 $ 6.630.000
PRO PIEDAD PLANTA Y EQ UIPO $ 2.321.092.867 $ 1.570.910.376
T errenos $ 200.000.000 $ 200.000.000
Const rucciones y edificaciones $ 227.000.000 $ 227.000.000
Maquinaria Y Equipo $ 225.847.645 $ 225.847.645
Muebles y Enseres $ 8.893.551 $ 8.893.551
Equipo De Comput o y Comunicaciones $ 7.716.901 $ 7.716.901
Flot a y Equipo De T ransport es $ 1.922.825.889 $ 592.954.890
Depreciacion Acumulada $ 437.938.025 $ 346.932.151
Bienes Adquiridos Por Arrendamient o Leasing $ 220.101.355 $ 655.429.540
Amort izacion acumulada $ 53.354.449
INTANGIBLES $ 6.750.000 $ 6.750.000
Licencias de Software $ 6.750.000 $ 6.750.000
TO TAL AC TIVO NO CO RRIENTE $ 3.707.262.867 $ 1.937.088.076
TO TAL AC TIVO $ 5.397.508.259 $ 3.156.780.411
PASIVO S
CUENTAS PO R PAGAR CO MERCIALES -O TRAS C UENTAS
$ 60.845.296 $ 33.974.041
PO R PAGAR
Proveedores $ 60.845.296 $ 33.974.041
CUENTAS PO R PAGAR CO MERCIALES -O TRAS C UENTAS $ 112.971.981 $ 76.881.078
PO R PAGAR
A Compañias Vinculadas $ 4.022.170 $ 8.708.539
Costos y Gastos Por Pagar $ 3.274.649 $ 712.214
Ret ención En La Fuent e $ 1.306.350 $ 2.178.796
Ret encion en la Fuent e indust ria y comercio $ 29.057
Ret enciones y Aport es De Nomina $ 1.522.000 $ 1.710.300
Acreedores Varios $ 102.817.755 $ 63.571.229
IMPUESTO S GRAVAMENES Y TASAS - $ 15.206.061
Renta y Complement arios - -
Iva Por P agar - $ 15.206.061
BENEFIC IO S A EMPLEADO S $ 25.576.644 $ 20.820.922
Salarios y Prest aciones Sociales $ 25.576.644 $ 20.820.922
TO TAL PASIVO CO RRIENTE $ 199.393.921 $ 131.676.041
Prest amos Bancos nacionales $ 1.275.811.630 $ 428.487.921
Compañias de Financiamient o Comercial $ 249.748.381 $ 86.778.785
Ot ras Obligaciones Financieras $ 22.000.000 $ 22.000.000
Ant icipos Recibidos $ 268.085.577 $ 47.828.711
PASIVO NO CO RRIENTE $ 1.815.645.588 $ 585.095.417
TO TAL PASIVO $ 2.015.039.510 $ 1.649.977.519
PATRIMO NIO
Capit al P esona Nat ural $ 2.064.179.278 $ 1.090.099.410
Ut ilidad del ejercicio $ 58.777.906 $ 287.191.915
Diferencias Efect os NIIF PYMES $ 119.511.566 $ 119.511.566
TO TAL PATRIMO NIO $ 2.242.468.750 $ 1.496.802.891
TO TAL PASIVO + PATRIMO NIO $ 4.257.508.260 $ 3.146.780.410
Si se observa la composición del activo corriente se puede identificar que el rubro con
mayor influencia es el de deudores en los dos años, en el año 2020 se presentó un aumento
en comparación con el 2019, pasando de $981.854.843 a $ $ 1.579.735.367, con ello se
puede deducir que la capacidad de pago de la empresa está determinada por sus deudores, y
el retraso en el pago de estos es el causal de los problemas de liquidez de la compañía.

En cuanto a la conformación del activo no corriente, este es un componente importante de

la estructura financiera de la empresa, por cuanto este tipo de activos sirven para respaldar
la liquidez en el corto plazo, por esta razón se hace necesario identificar los elementos que
lo conforman y la participación que estos mismos tienen. En el balance General se pude
observar que el rubro con mayor participación en los dos años es la propiedad planta y
equipo, que presentó gran variación entre los años 2020 y 2019, se incrementó
considerablemente para el año 2020, lo que indica que la empresa destinó gran parte de sus
recursos para inversión en activos fijos. Esto muestra que en el año 2020 la empresa realizó
inversión en activos fijos, sin embargo, lo más probable es que para realizar esta inversión
la empresa haya adquirido deuda, la cual con sus problemas de liquidez es poco
conveniente al acarrear más costos financieros.

El pasivo corriente es un componente muy importante de la estructura financiera de la

empresa puesto que con este se financia el capital de trabajo requerido para operar. El
pasivo corriente de EMC SERVICIOS SAS en los años 2019 y 2020 estaba determinado
principalmente por los proveedores, los cuales para el año 2019 fueron de $33.974.041 y
aumentaron en el 2020 a $60.845.296.

Otro rubro de gran participación es cuentas por pagar el cual para el año 2019 fue de
$76.881.078 y tuvo un incremento significativo para el año 2020 a $ 112.971.981. Lo
anterior permite deducir que la empresa no priorizó los pagos a proveedores, dejando
incrementar el rubro de cuentas por pagar.
Con relación al pasivo no corriente, el que está compuesto por obligaciones financieras,
el cual tuvo un aumento de 2019 a 2020, pasando de $585.095.417 a $1.815.645.588, lo
que indica que la empresa adquirió nueva deuda para financiarse. Si se observa con detalle
la composición del activo no corriente, se puede identificar un incremento en la propiedad
planta y equipo (FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE) al igual que un aumento en las
obligaciones financieras en la composición del pasivo, lo que permite deducir que la
empresa adquirió deuda para realizar inversión en activos fijos.

En la Conformación del Patrimonio, es indispensable identificar los elementos que lo

componen, ya que de este provienen parte de los recursos con los cuales se está financiando
la empresa, y mientras mayor sea este rubro la empresa tendrá mayor solidez.

El patrimonio de la empresa EMC SERVICIOS AS para el año 2019 estaba conformado

principalmente por el Capital de la Persona Natural, pasando en el año 2019 de
$1.090.099.410 a $2.064.179.279 en año 2020, con ello se puede observar que el capital
social aumentó, lo que indica que la empresa realizó captación de recursos por parte del
dueño, para financiar sus inversiones.

3.1.2 Estado de resultados

En el análisis del Estado de resultados de EMC SERVICIOS SAS, se utilizan herramientas

tales como: descomposición de participación de costos y gastos, Análisis vertical con el fin
de tener un conocimiento más amplio de su estructura financiera, que permita la
identificación de posibles causas del problema de liquidez.
 ESTADO CONSOLIDADO DE RESULTADOS EMC SERVICIOS SAS
NIT. 900.929.066
ENERO 01 A JUNIO 30
Cifras Expresadas Pesos Colombianos

2020 2019
Ingreso de Actividades Ordinarias $ 1.587.115.134 $ 1.995.930.369
Total Ingreso de Actividades Ordinarias $ 1.587.115.134 $ 1.995.930.369
Actividades Empresariales $ 1.170.142.394 $ 1.091.524.779
Mano de Obra $ 175.277.334 $ 195.728.504
TOTAL COSTOS $ 1.345.419.728 $ 1.287.253.283
Utildad Bruta $ 241.695.406 $ 708.677.086
Financieros $ 1.029.993 $ 2.022.013
Recuperaciones $ 16.741.542
Diversos $ 4.928.039
Total Otros Ingresos $ 22.699.574 $ 2.022.013
Gastos de Personal $ 37.759.030 $ 50.831.288
Honorarios $ 6.196.518 $ 16.375.012
Impuestos $ 6.950.428 $ 41.125.971
Arrendamientos $ 15.244.255 $ 5.154.294
Seguros $ 23.080.741 $ 24.435.177
Servicios $ 8.717.366 $ 10.706.854
Gastos Legales $ 4.122.274 $ 2.457.816
Mantenimientos y reparaciones $ 38.655.288 $ 37.262.824
Adecuación E Instalaciones $ 144.000 $
Gastos De Viaje $ 632.654 -$
Depreciación $ 53.123.612 -$ 25.362.882
Amortización $ 1.997.466 $
Diversos $ 21.879.774 -$ 108.243.619
Total Gastos Operacionales $ 218.503.406 $ 321.955.737
Utilidad Operacional $ 45.891.574 $ 388.743.362
Gastos extraordinarios $ 3.413.426 $ 15.256.691
Gastos Diversos $ 3.435.933
Total Otros gastos $ 6.849.359 $ 15.256.691
Financieros $ 50.264.309 $ 86.294.755
Intereses
Total Costos Financieros $ 50.264.309 $ 86.294.755
Utilidad Antes de Impuestos -$ 11.222.094 $ 287.191.916
Utilidad Neta -$ 11.222.094 $ 287.191.916

El análisis de costos y gastos permitirá identificar como participan estos en la utilidad de la

empresa, es decir de qué manera está siendo absorbida la utilidad.
Para el año 2019 la utilidad de la empresa EMC SERVCIOS fue absorbida por el costo
operacional, con un valor a junio de 2020 de $1.345.419.728 seguido por los gastos
operacionales de administración con un valor de $218.503.406 y dando como resultado una
utilidad negativa antes de impuesto de -$11.222.094, lo que significa que la empresa gastó
más dinero del que ganó durante el período de tiempo entre enero y junio de 2020.

Para el año 2020 aumentó el costo operacional si se tiene en cuenta que el balance es a
junio de 2020, ósea que solamente va medio año y está por valor de $218.503.406. Con
relación al año 2019 que fue $321.955.737.

4. Matriz DOFA
A continuación, se describe la matriz DOFA con el cual se realizó el diagnóstico real y que
permite identificar los factores claves para el éxito en la toma de decisiones:

DEBILIDADES
Precios justos
Gestión comercial
Capacidad Financiera limitada
Personal insuficiente (supervisores)
Ubicación (por zona residencial)
Falta de seguimiento y control a los procesos
Deficiencias en la competencia del personal
administrativo
Área comercial Estructurada no estructurada
Incumplimiento en las actividades planeadas
Falta de acompañamiento y apoyo al personal
Costos de los servicios
Falta de aptitudes de liderazgo y enfoque a
resultados
acompañado de una falta de método de trabajo
que facilite la labor
Deficiencia en el seguimiento, cierre y toma de
acciones oportunas
Deficiente control de costos
Falta de direccionamiento estrategico
fallas en la comunicación
 
 
FORTATELEZAS
Sistema de gestion administrativa
Resolución de servicio de transporte de carga
por carretera
Cumplimiento a requisitos del cliente
Adecuada infraestructura
Competencia del personal
Seguridad en la operación
Cumplimiento legal laboral
Experiencia
Ubicación (por cercanía y acceso a todo)
Areas acondicionadas a las necesidades del
cliente
maquinaria y Equipos adecuados para
diferentes tipos de cargas
Respaldo a través de pólizas con alto
cubrimiento
Condiciones laborales de estabilidad y horarios
flexibles
Oportunidad en prestación de servicios (rápida
respuesta)
Disponibilidad del personal para la prestación
del servicio
Certificación de equipos y personal
Conocimiento en la gestión de controles
operacionales del cliente
Conocimiento de la operación de transporte e
izaje de cargas
Integralidad de servicios
 OPORTUNIDADES AMENAZAS
A partir de la participación regional y Presencia de empresas que entran al mercado,
representación de comunidades, se puede con precios bajos
seguir obteniendo contrataciones importantes
del Magdalena Medio
Ofrecimiento de servicios integrales Disminución precio petróleo
(transporte de carga y alquiler de maquinaria
amarrilla)
Presencia de Alto número de posibles clientes Volatilidad precio del dólar
a quienes se les puede hacer ofertas de
servicios
En la actualidad hay alta oferta de equipos en Falta de medición de la Actual capacidad
el mercado que permite una contratación de financiera
terceros a precios favorables
Disminución de operaciones en las operadoras
Oportunidad de ofrecer servicios integrales a que ha llevado a recortes en contratación por
clientes actuales temas de covid 19

Promover la seguridad de la operación con Deterioro de la imagen corporativo por no

base en la experiencia, la competencia del pagos puntuales a proveedores
personal y los equipos
La actual condición del mercado permite que  
haya alta oferta de mano de obra calificada
A partir del conocimiento en logística de  
transporte y alquiler de maquinaria se puede
obtener ventaja frente a la competencia
Reconocimiento en el mercado por seguridad
de la operación
De acuerdo a los resultados obtenidos en  
contratos actuales se puede ampliar la oferta de
servicios

4.1. Estrategias matrices DOFA

ESTRATEGIAS (DO)
Definir una estructura
organizacional estable en cada uno
de los departamentos.
ESTRATEGIAS (FO)
Definir el manejo y control de sistemas de
información de la empresa para garantizar el
soporte en sistemas y la seguridad y el servicio a
clientes y proveedores

Buscar alianzas estratégicas para la Realizar mayor gestion comercial

prestación de los servicios.

Definir la gestión con base en Definir la estructura de costos y su control

 presupuestos por áreas

ESTRATEGIAS (DA) ESTRATEGIAS (FA)

Definir la estructura del área Planificación y control de terceros
comercial + Políticas comerciales
(dcto pronto pago).
Fortalecer el acompañamiento, fortalecer la comunicación con clientes y
seguimiento y control y toma de proveedores
acciones oportunas.
Revisión de procedimiento y fortalecer el proceso operativo con
políticas contables de la empresa. capacitaciones, visitas e inspecciones
Establecer procedimientos claros  
para cuando sea necesario tomar
decisiones de créditos financieros.

Como se puede observar la matriz DOFA permite identificar factores críticos de éxito, para
tomar decisiones adecuadas respecto a los mismos, estos factores tienen gran incidencia en
el problema financiero que actualmente presenta la empresa, y requiere la ejecución de una
planeación estratégica por parte de la gerencia para tomar medidas y acciones de mejora
continua.

Relacionamos algunos de estos factores de acuerdo a cada una de las áreas de la empresa:

4.2. Departamento Contable

Control de costos por la prestación del servicio.
Facturación oportuna.
Cumplimiento en la prestación del servicio.
Control al consumo de combustible.
Revisión de políticas contables para pronto pago y recaudo de cartera.

4.3. Departamento Comercial

Efectividad de propuestas comerciales.
Control de los contratos.
Satisfacción del cliente.
Estructura de costos de los servicios: completa, aterrizada y competitiva.

4.4. Departamento de compras

Selección de proveedores.

Revaluación de proveedores.

Control de inventarios (rotación, costos de inventario y exactitud).

Suministro oportuno de bienes y servicios.

Disminución de costos por acuerdos de negociación en las compras.

4.5. Departamento Operativo

Optimización de los tiempos de mantenimiento.
Cumplimiento de los programas de mantenimiento.
Costos de mantenimiento.
Control de residuos.

4.6. Departamento de Recursos Humanos

Revisión de la rotación del personal.
Ausentismo en términos del costo.
Costos de nómina.
Evaluación de desempeño.
Tiempos de selección de personal.
Capacitación de personal (inducción – re inducción).

4.7. Departamento gerencia y Administración

Análisis financiero.
Proceso jurídico.
Seguimiento al presupuesto.
Garantizar el seguimiento mensual al desempeño de los procesos.
Inspección gerencial.

CONCLUSIONES

Después de realizar el diagnostico financiero a la empresa EMC SERVICIOS SAS., basado

en los estados financieros, se puede concluir que la empresa cuenta con graves problemas
de liquidez a causa del demorado recaudo de cartera, el cual representa uno de los
problemas más representativos de la empresa, ya que como se observó en el análisis de
resultados, la rotación de las cuentas por cobrar no cumple con las políticas establecidas en
los contratos con clientes, y este rubro es el más significativo en el activo corriente.

Adicionalmente la empresa no está pagando a sus proveedores, debido a que la empresa

utiliza el dinero para inversiones personales del dueño diferentes a la actividad comercial
de la empresa, lo que da como resultado no tener liquidez.

Con respecto a esta problemática la solución planteada es la elaboración y cumplimiento de

políticas de cartera menos flexibles, que les imputen a los deudores de la empresa intereses
de mora por el no pago oportuno de su obligación. Para esto la empresa debe asegurarse
que sus clientes conozcan y entiendan claramente los términos, políticas e intenciones de la
empresa.

En cuanto a los costos operacionales, se identificó que la administración de los mismos no

es eficiente, teniendo en cuenta que abarca más del 50% de los ingresos operacionales y
como consecuencia de esto se puede evidenciar un bajo nivel de rentabilidad bruto de la
empresa. Igualmente, los gastos de administración han aumentado significativamente cada
año, representados principalmente por el incremento de rubros como los gastos de personal
y leasing operativo, comprometiendo de esta manera la utilidad operacional de la empresa.

Como solución a esta problemática se plantea la realización de un estudio detallado de los

costos y gastos más representativos, llevando a cabo una evaluación de proveedores
actuales y búsqueda de nuevos proveedores que ofrezcan productos y servicios a menores
costos que se ajusten a los estándares de calidad de la compañía y con políticas de pago
más flexibles; al lograr esto se podrá realizar una gestión de costos más eficiente con miras
a incrementar la rentabilidad progresivamente.

El endeudamiento bancario es otro de los factores que ha venido afectando la liquidez de la

entidad; tras el análisis se logró identificar que este ha incrementado para la adquisición de
Flota y equipo de Transporte por pate de la compañía.

Como consecuencia este endeudamiento ha generado altos costos financieros, que no se

ven compensados con la rentabilidad de estos activos fijos. Por esta razón se plantea a la
empresa realizar una evaluación de activos fijos, con miras a determinar e identificar
aquellos activos improductivos, para la toma de decisiones al respecto por parte de la
gerencia.

En cuanto al endeudamiento se propone inyección de capital por parte de alguna persona

que quiera comprar acciones de la empresa y hacer parte de la misma, evitando la
adquisición de deuda financiera y estableciendo políticas adecuadas de reposición de
activos fijos, dando un adecuado uso a la depreciación como fondo y fuente de
financiación.