Semáforos en Excel para generar alertas en cuentas por

cobrar o por pagar

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 Publicado: 6 noviembre, 2020

En este editorial explicamos cómo utilizar la herramienta

de formato condicional de Excel, para generar alertas de
las cuentas por cobrar o por pagar que estén próximas a
vencer o que ya estén vencidas.
Con ello, podrás llevar un control efectivo de la cartera de los
clientes y los pagos pendientes.
Las empresas requieren llevar un control riguroso de sus cuentas
por cobrar y por pagar, para realizar un adecuado seguimiento al
recaudo de su cartera, cumplir a tiempo sus obligaciones y conocer de
una manera acertada cuál es su necesidad de flujo de efectivo.
“Una forma sencilla de llevar este control es utilizando un
control de semáforos en Excel, mediante el cual se puedan
generar alertas de las facturas que están próximas a vencer,
las que están vencidas y aquellas a las que todavía les
quedan algunos días antes de vencer”
Una forma sencilla de llevar este control es utilizando un control de
semáforos en Excel, mediante el cual se puedan generar alertas de las
facturas que están próximas a vencer, las que están vencidas y aquellas
a las que todavía les quedan algunos días antes de vencer.

Formato condicional
El formato condicional es una herramienta valiosa que permite
asignarle un formato a las celdas que cumplan una condición
determinada, como puede ser contener un texto específico o un número
que esté dentro de un rango particular.
Para explicar cómo se utiliza el control de semáforos en
Excel utilizaremos la siguiente base de datos de las cuentas por pagar
de una empresa:

En este caso aplicaremos el formato condicional en la columna F,

que es la que contiene los días que restan para el vencimiento de
cada factura.
Esta información se ha obtenido aplicando la fórmula “=E2-HOY()”,
que permite que cada día se actualice la información con los días que
resten para el vencimiento de cada factura, o en su defecto los días que
esta lleve vencida.
Pasos para aplicar el formato condicional
Los pasos para aplicar el formato condicional son los siguientes:

1. Seleccionar la columna F, ir a la opción “Formato condicional”,

ubicada en la pestaña “Inicio”, y hacer clic en “Nueva regla”:

2. Hacer clic en “Aplicar formato a todas las celdas según sus

valores”:
3. A continuación, hacer clic en “Estilo de formato” y seleccionar la
opción “Conjunto de iconos”:
4. Seguidamente, ubicar las reglas del formato de acuerdo con nuestra
preferencia. En esta ocasión se ha decidido generar las siguientes
alertas según el número de días que falten para el vencimiento de
cada factura, como se explica en el siguiente cuadro:

Color Días para

vencimiento

Verde Más de 5

Amarillo Entre 0 y 5
 Rojo Vencidas
 

En ese sentido, las reglas se ubican de la siguiente forma:

Como en este caso estamos trabajando con números, es necesario

asegurarse de que el tipo de valor se elija la opción “Número”.

5. Por último, hacer clic en “Aceptar”. El resultado es el siguiente:

 

Como se ha podido observar, en este ejemplo trabajamos con una base

de datos de las cuentas por pagar a proveedores. No obstante, el
contador también puede aplicar el formato condicional a otros informes.

Por ejemplo, si se desea generar alertas sobre la cartera que

adeudan los clientes, se pueden seguir los mismos pasos
explicados en este editorial, pero aplicando una regla distinta, que
puede ser la siguiente:

Color Días para

vencimiento

Verde Mayor a 0

Amarillo Entre 0 y 5 días

de vencidas

Rojo Más de 5 días

de vencimiento
 

Con esto, el departamento de cartera sabría qué clientes tienen

facturas vencidas y podría empezar a aplicar sus políticas de cobro.

=SI.ERROR(BUSCARV(B1,Hoja1!A2:B6,2,FALSO), BUSCARV(B1,Hoja2!A2:B6,2,FALSO))