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La codificacin de cuentas

En materia contable, comercial y de organizacin administrativa, la codificacin


consiste en la representacin de las palabras o frases por medio de signos o smbolos con un
significado especial ya asignado.
Un ejemplo comn de lo que es la codificacin lo tenemos en los cdigos utilizados
en los esquemas de los equipos electrnicos para indicar los diversos accesorios (cables,
conexiones, condensadores). Otro ejemplo generalmente conocido es la clave telegrfica
Morse. Para un telegrafista es algo tan sencillo como lo es para nosotros leer una revista o
un libro de historietas. Tambin en el ejrcito y la marina existen los cdigos de seales por
medio de banderas y luces. Los automviles interpretan seales de trnsito provenientes de
avisos y estaramos largo tiempo citando ejemplos sobre diversos cdigos que permiten
facilitar las comunicaciones, haciendo la expresin ms precisa y breve al presentar hechos
e informaciones que se repiten.
Ventajas

Identificacin rpida de las cuentas.

Impartir una funcin definitiva al plan de contabilidad de las cuentas en registros,


comprobantes, tarjetas, facturas, etc.

Reducir el trabajo que implica la anotacin de los ttulos de las cuentas en registros,
comprobantes, tarjetas, facturas, etc.

Ayuda a la memoria humana

Facilita la clasificacin y tabulacin mecnica y electrnica de los datos.

Mtodos ms usados de codificacin


Existen diversos mtodos de codificacin, de los cuales los ms conocidos son:

Mtodo de secuencia.

Mtodo de bloque

Mtodo de grupo

El mtodo de secuencia es la forma ms simple de codificar: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 este


mtodo consiste en seguir una numeracin correlativa, asignando el nmero de acuerdo al
orden o secuencia de cada asunto.

El mtodo de bloque consiste en agrupar los asuntos de acuerdo a su naturaleza, y


asignar una serie correlativa de nmeros a cada grupo o clasificacin. Cuando se establece
el cdigo, unos cuantos nmeros se dejan sin asignar entre rubro y rubro, es decir, entre
grupo y grupo, como reserva para futuras adiciones. Ejemplo

1. Caja

2. Banco paraso

3. Banco venezolano

4. Cuentas por cobrar

5. Inventarios

6. Edificios

7. Terrenos

8. Maquinaria

En el ejemplo anterior podemos notar que la expansin para agregar nuevos grupos
de cuentas, se prev dejando una cantidad de nmeros sin asignar.
4 5 8 10 11 12 13 14 15 17 19 20 23 - 24
As mismo, se observa que los nmeros del 1 al 19 son usados para los activos
corrientes y del 21 al 25 para activos fijos. Este mtodo de codificacin nos trae, en cierta
manera, un elemento de memorizacin si tomamos en consideracin que los bloques del 1
al 19 y del 21 al 25 son reservados para una determinada clase de activo. Sin embargo, este
sistema obliga a aprender de memoria la lista completa de referencia, cuando no es
demasiado extensa, o a consultar con frecuencia el catalogo. Es preferentemente
recomendable a empresas pequeas con pocas cuentas.
El mtodo de grupo es parecido al de bloque, pero es ms amplio y proporciona
mayor facilidad para ser memorizado. En este mtodo las clasificaciones mayores y las subdivisiones estn presentadas por los dgitos sucesivos como ejemplo tenemos el cdigo de
cuentas para Bancos y otras Instituciones Financieras, el cual fue elaborado siguiendo este
mtodo.
100.00 Activo
116.00 Efectos de cobro Inmediato
116.01 Cmara de compensacin

116.01. M.01 Cmara de compensacin a cargo del BCV


116.01. M.02 Cmara de compensacin a carago de otros bancos
Como vemos este mtodo permite la incorporacin de nuevas cuentas, sub-cuentas
dentro de los grupos correspondientes, sin alterar en absoluto la lgica de su construccin.
La principal ventaja de este mtodo consiste en que est programado para satisfacer las
necesidades actuales de la empresa, permite la incorporacin de nuevas cuentas a medida
que tales necesidades aumentan como consecuencia de la expansin de las actividades. En
otros trminos, el mtodo consta de permanente flexibilidad.
Aspectos generales utilizados en la clasificacin de las cuentas para los Bancos
El Catalogo de Cuentas constituye la enumeracin de cuentas ordenadas
sistemticamente e identificadas con nombres para distinguir una clase de partidas de otras,
a los fines del registro contable de las transacciones. Las cuentas que integran el Catalogo
de Cuentas deben ser utilizadas con el objeto de generar informacin para la toma de
decisiones en los niveles de la gerencia, para garantizar el control del patrimonio y para
medir los resultados de la gestin.
Al disear el catlogo de Cuentas Patrimoniales se tomaron en consideracin los
siguientes aspectos:

Cada cuenta deber reflejar el registro de un tipo de transaccin perfectamente


definida.

Las transacciones iguales deben registrarse en una misma cuenta.

El nombre asignado a cada cuenta expresa su contenido a los fines de evitar


confusin.

Se adopta el sistema numrico para codificar las cuentas, el cual es flexible con el
objeto de permitir la incorporacin de otras que resulten necesarias a los propsitos
que se persiguen.

Bases de la Codificacin
Estructura del cdigo
El cdigo de cuentas ha sido diseado con la finalidad de establecer una
clasificacin flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor y las subcuentas
que se utilizan para el registro contable de las operaciones. Su estructura permite formar
agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, la cual se conforma de seis (6)
posiciones y de nueve (9) dgitos, que se representan de la siguiente forma:

Grfico de la estructura del cdigo de cuentas

Significado de los niveles jerrquicos de la estructura del cdigo de cuentas


El significado de los niveles jerrquicos que constituyen la estructura del Catlogo
de Cuentas, es el siguiente:

Grupo:

Primera posicin del catlogo de cuentas, integrada por un dgito, constituye una de las
partes principales que identifican la naturaleza de las cuentas.
Los grupos de cuentas, que se representan con los nmeros uno (1) al siete (7), son:

Subgrupo:

Integrado por un dgito, constituye la segunda posicin del plan de cuentas, la cual se
utiliza para identificar la clasificacin del "Grupo" previsto en la primera posicin.

Rubro:

Integrado por un dgito, constituye la tercera posicin del plan de cuentas y representa la
desagregacin del subgrupo.

Cuenta:

Esta clasificacin que se ubica en la cuarta posicin e integrada por dos (2) dgitos,
identifica las cuentas en las cuales se registra cada tipo de transaccin, expresado en dinero
y que, posteriormente, se anota en el libro "Mayor".

Subcuenta de Primer Grado (1):

Ubicada en la quinta posicin e integrada por dos (2) dgitos, identifica la clasificacin de
la cuenta.

Subcuenta de Segundo Grado (2):

Compuesta por dos (2) dgitos, y ubicada en la sexta posicin, se utiliza para reflejar el
detalle de la subcuenta respectiva.
ASIENTOS CONTABLES
Un asiento contable, por lo tanto, es la inscripcin que se realiza en un libro de
Contabilidad y que permite anotar un movimiento comercial o econmico que cambia
el patrimonio de una organizacin.
Esta modificacin del capital de la entidad puede ser positiva o negativa, de acuerdo
a las caractersticas del asiento. Lo habitual es que el sistema de registro de los asientos
contables se desarrolle en una estructura doble para que los movimientos queden anotados
en el Activo y en el Pasivo.
EJEMPLOS:

Se recibe Bs 500,00 en efectivo para depositar en cuenta corriente del cliente

Asiento contable:
1101 Caja

500

1101.01.01 Oficina principal


2101 Obligaciones a la vista

500

2101.01.01 Depsitos en cuenta corriente


P/R Por el dinero en efectivo recibido y depositado en la cuenta del cliente.

Se recibe dinero para la apertura de cuenta corriente, por los siguientes conceptos:
Efectivo Bs 300, Cheque de otro banco Bs 200, Cheque del banco Bs 500, Total Bs
1000

Asiento contable:
1101 Caja

300

1101.01.01 Oficina Principal


1105 Canje

200

1105.01.01 Local
2101 Obligaciones a la vista

500

2101.01.01 Depsitos en cuenta corriente


2103 Obligaciones por cuenta a plazo

1000

2103.03.01 Cuentas a plazo


P/R Por el dinero recibido y depositado en la cuenta a plazo del cliente.

Empresa comercial entrega Bs 1000,00 en efectivo para depositar en la cuenta


corriente del banco

Asiento contable:
Empresa Comercial
10 Caja y Banco

1000

104.01 Cuentas corrientes


10 Caja y Banco

1000

101.1 Caja
P/R Por el dinero en efectivo depositado en la cuente corriente de la empresa comercial.
Entidad Bancaria
1101 Caja

1000

1101.01.01 Oficina principal


2101 Obligaciones a la vista

1000

2101.01.01 Depsitos en cuenta corriente


P/R Por el dinero en efectivo recibido y depositado en la cuenta corriente del cliente
(Empresa comercial)

Se recibe del publico Bs 100,00 por pago de recibos de Telfono, el banco cobra
comisin de Bs 2,00
Por el dinero recibido

1101 Caja

100

1111.01.01 Oficina Principal


2101 Obligaciones a la vista

100

2111.14.00 Cobranzas por liquidar


P/R Por el dinero en efectivo recibido del pblico para pago de recibo telefnico
Por el depsito en cuenta de empresa telefnica Bs 100
2101 Obligaciones a la vista

100

2111. 14.00 Cobranzas por liquidar


5202 Ingresos por servicios diversos

5212.02.01 Cobranzas
2101 Obligaciones a la vista

98

2111.01.00 Depsitos en cuenta corriente


P/R Por el dinero recibido, cobranza de la comisin y por el depsito en la cuenta corriente
del cliente (Empresa telefnica)

EMPRESAS ASEGURADORAS
Una aseguradora, tambin designada en algunas partes como compaa de seguros,
puede ser una persona fsica o una empresa que se ocupa de la aseguracin de riesgos
a terceros, es decir, su principal actividad consiste en resguardar a aquellos bienes
materiales de determinados riesgos a los que estn expuestos.

La mencionada labor estar pactada y establecida en el denominado contrato de


seguro, que es un acuerdo a partir del cual el asegurador, en este caso la compaa de
seguros o aseguradora, se compromete a resarcir de un dao o a pagar una suma de
dinero acordada oportunamente a la otra parte, denominada como tomador. Por tal
prestacin, el tomador, se encuentra obligado a abonarle a la aseguradora un valor y
entonces, a cambio, la aseguradora le brindar la cobertura debida.

El contrato tiene como misin primordial proteger econmicamente bienes o individuos


que son plausibles de sufrir algn dao en el futuro, en tanto, con la celebracin del
mismo se garantizan la cobertura ante cualquier eventualidad que suceda y adems el
tomador se libra de tener que por ejemplo afrontar un juicio por perjuicios econmicos
que implique una suma de dinero realmente onerosa. Esta relacin contractual con la
aseguradora le asegura estar protegido a cambio de una cuota o prima definida.

Tanto las condiciones del contrato como las obligaciones y derechos que surgen del
mismo aparecern volcados y especificados en un documento que se conoce
popularmente
como
pliza
de
seguro.
Resulta ser una condicin sine qua non que la aseguradora siempre disponga de un
margen considerable de solvencia para hacer frente a los compromisos contrados con
los tomadores, si es que surgiere la necesidad de intervenir. As es que las reservas
especiales que son aquellas con las cuales hacen frente a los eventos daosos son
invertidas por la aseguradora en inmuebles, ttulos o valores mobiliarios, entre otros
recursos.

Cabe destacar que junto con el mercado bancario y el de valores, las aseguradoras
constituyen los pilares de un mercado financiero.