Principios de administración

¿En qué se relacionan

las organizaciones y la
administración?
Unidad de aprendizaje 1 – Bloque temático 1
Material de profundización
 ¿En qué se relacionan las organizaciones y la administración?

En este documento de profundización podremos reconocer el concepto de

administración, asociado a los recursos y sus características, además de la
definición de efectividad/productividad, con sus componentes y ejemplos; así mismo
ahondaremos sobre los procesos que debe ejecutar un administrador.

Concepto de administración

De los diferentes significados que podemos encontrar, centraremos nuestra

atención en una definición que abarca varios factores elementales para la
administración: «La Administración es el proceso de estructurar y utilizar un conjunto
de recursos orientados al logro de metas, para llevar a cabo tareas en un entorno
organizacional» (Hitt. 2006).

Con esto analizaremos cada uno de los factores y enfoques que se pueden
identificar en el enunciado anterior propuesto por Hitt:

1. La administración tiene lugar en las organizaciones

Complementemos el concepto de organización con una percepción compartida por

muchos autores en sus definiciones:
Organización: “Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en
función de determinados fines”. RAE
De allí surge el hecho de que la administración (en esencia los administradores), se
enfoquen en entender a las organizaciones (personas).

Así, este enfoque se sintetizaría bajo las siguientes características:

• Las organizaciones son el ambiente propicio para que los administradores
realicen su trabajo.
• Los administradores deben entender cómo operar dentro de las
organizaciones.
• La administración requiere de las actividades y la participación de otros
seres humanos.
• La forma de aplicar la administración cambia dependiendo de la situación y
del tipo de organización.

2. La administración requiere que las personas realicen las tareas.

• Se necesita el esfuerzo de dos o más personas para alcanzar los objetivos

organizacionales, ya que la administración es una actividad basada en la
gente.
• Los administradores deben convertirse en expertos para evaluar las
capacidades de otros, además de tener la capacidad de motivar a las
personas.
• Se debe buscar la correspondencia entre las capacidades de la gente y las
responsabilidades adecuadas.
• La administración es un proceso complejo que requiere la integración de
diferentes labores. El administrador deberá multiplicar sus esfuerzos
influyendo en el desempeño de los demás.
Si no se desea trabajar con otras personas no es conveniente ser
administrador.

3. Al administrar se utilizan recursos

Las organizaciones generan un ambiente en el que se concentran y usan un

sinnúmero de recursos productivos. Antes de detallar los recursos organizacionales
analicemos qué es un recurso:

Recurso: “Medio de cualquier clase que, en caso de necesidad, sirve para

conseguir lo que se pretende. Conjunto de elementos disponibles para resolver
una necesidad o llevar a cabo una empresa”. RAE

Sin embargo, no basta con esta simple definición, pues se destaca que para que
algo sea considerado realmente un recurso debe poseer al menos las siguientes
características:

1. Utilidad: satisface la necesidad para lo cual es usado.

2. Disponibilidad limitada: en algún momento los recursos se agotan.
3. Potencial de agotamiento o consumo: puede gastarse.

Veamos un ejemplo para interpretar cuándo algo puede ser considerado un recurso:

Situación 1: estás de vacaciones en la costa y decides pasear un rato por la playa.

En tu caminata observas muchas conchas de caracol en la arena, tomas algunas
para observarlas y luego las vuelves a tirar en la arena.
Situación 2: eres un artesano y decides visitar la playa. En tu visita observas
muchas conchas de caracol en la arena, con lo cual tienes la gran idea de diseñar
algunos accesorios decorativos con ellas y decides tomar varias para llevarlas a tu
taller.

En ambas situaciones las conchas de caracol cumplen las características

disponibilidad limitada y potencial de agotamiento o consumo. No obstante, solo en
la segunda situación es aplicable la característica de utilidad, por lo cual es
considerado en este caso como un recurso.

Para administrar los recursos es necesario darles un uso adecuado, lo que nos lleva
a hablar sobre la efectividad, eficiencia y la eficacia.

Efectividad: Según Stephen Covey (1989), “es el equilibrio entre la eficiencia y la

eficacia, entre la producción y la capacidad de producción”.

Apoyándonos en las definiciones de Covey, podemos enunciar algunas

características que nos permitirán identificar y diferenciar en qué consisten la
eficacia y la eficiencia:
 Eficacia
 Capacidad para alcanzar los objetivos
 Elegir los objetivos y metas acertadas
 -Hacer lo que se debe hacer-
Eficiencia
 Capacidad de obtener los mayores
resultados con la mínima inversión.
 Capacidad de utilizar el mínimo de los
recursos para alcanzar los objetivos.
 Uso óptimo de los recursos.
 -Hacer las cosas bien-

Reconozcamos a través del siguiente ejemplo cómo se dan o aplican los conceptos
de eficiencia, eficacia y efectividad:

Situación: eres empleado de una tienda de refrescos y te encargas de la bodega.

Tu jefe te solicita almacenar en las estanterías de la bodega las botellas vacías que
quedaron de la operatividad del día y te pide hacerlo en una hora, con el fin de que
sigas realizando tus otras tareas.

 Eficacia: logras realizar el trabajo asignado en el tiempo asignado. Sin

embargo, almacenaste las botellas acostadas, una encima de la otra (cosa
que no se podía hacer).

 Eficiencia: estabas almacenando las botellas de forma adecuada y gastando

el tiempo necesario para ello. Sin embargo, no terminaste esta labor ya que
tu jefe, te solicitó realizar otras tareas.
  Efectividad: además de terminar el trabajo, almacenaste las botellas de
forma adecuada. Adicional a ello, te gastaste menos del tiempo asignado
para la tarea.

Con la efectividad las organizaciones logran alcanzar la productividad, es decir,

cuando una organización es efectiva, se traduce en el hecho de que las personas
logran equilibrar la cantidad de productos obtenidos con los recursos utilizados, para
obtener dicha producción.

En pocas palabras, la efectividad está directamente relacionada con la

productividad.

Al hablar de recursos organizacionales nos referimos a factores como el tiempo, el

dinero o las personas. Por ello, clasificaremos estos recursos así:

1. Físicos o materiales: necesarios para efectuar las operaciones básicas.

2. Financieros: referentes al dinero.
3. Humanos: personas que integran a la organización.
4. Mercadológicos: medios para localizar, contactar e influir en los clientes.
5. Administrativos: medios con los cuales se ejecuta el proceso
administrativo.(Chiavenato, 2001)
4. La administración es un proceso

Proceso: “método sistemático para manejar actividades”. (Stoner, Freeman y

Gilbert, 1996)

Teniendo presente que los administradores deben ejecutar diferentes actividades

de manera ordenada, las cuales son estructuradas y están estrechamente
relacionadas, podemos afirmar que la administración es un proceso.

Según Henri Fayol, uno de los principales contribuyentes de la teoría administrativa,

las cuatro actividades centrales del proceso administrativo son: planear, organizar,
dirigir y controlar.

En la siguiente unidad, podrás reconocer este concepto y profundizar mucho más.

Referencias

Chiavenato, I., (2001), Administración de Recursos Humanos. Colombia.

Chiavenato, I., (2011), Introducción a la teoría general de la administración. México.

Hitt, M., (2006), Administración. México.

Robbins, S y Coulter, M., (2005) Administración. México.

Stoner, J; Freeman, E.; Gilbert, D.; (1996) Administración. México.