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MANEJO DE BIENES DE INTENDENCIA

INTRODUCCION

La Policía Nacional de Colombia para el logro de sus objetivos necesita un eficiente

rendimiento en todas las áreas, por tal motivo es muy importante para la operatividad
de la institución un buen control y manejo de sus recursos, en este caso en particular de
los bienes de intendencia, para los cuales se han elaborado unos lineamientos básicos
a seguir en cuanto a almacenamiento, distribución, inventarios, reintegro o devolución
de elementos y baja de los bienes de intendencia, Etc. con el fin de garantizar de forma
eficiente la operatividad de todas las unidades policiales a nivel nacional. El presente
documento fue realizado teniendo como referencia el Material de Administración de
Recursos Básicos para el Servicio I y II los cuales tienen como base El Manual
Logístico de la Policía Nacional de Colombia.

MANEJO DE BIENES DE INTENDENCIA

Al igual que en todas las entidades públicas el manejo de los bienes de propiedad,
planta y equipo en la Policía Nacional están bajo la responsabilidad de sus funcionarios,
los cuales deben ser claros, precisos y metódicos ante los mecanismos de
clasificación, valoración, identificación, registro, orden, control y conservación con el fin
de optimizar el cumplimiento misional, facilitar el control fiscal administrativo y la
evaluación del cumplimiento para la toma de decisiones. Las instrucciones para el
manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Policía Nacional se
encuentran descritos en el Manual Logístico, lo cual es muy importante debido a que
existen ya unos parámetros bien definidos que sirven como modelo a seguir y
demuestra la organización interna en todos los aspectos que posee nuestra entidad.
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Es necesario tener claro conceptos generales referentes a bienes de intendencia para

un mejor manejo del tema, por eso decimos que un bien es un artículo inventariable o
activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en
proceso de producción.

Dentro de los bienes de intendencia encontramos los elementos de consumo, entre

estos destacan el vestuario que son elementos como uniformes, insignias,
condecoraciones, distintivos, ropa y accesorios para el personal uniformado y no
uniformado de la Policía Nacional.

Los útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería; insumos para equipos
de impresión y copiado son aquellos elementos adquiridos por la Institución para el
desarrollo de las actividades administrativas y operativas.

Las raciones de campaña están conformadas por alimentos procesados de larga

duración, que se complementan con otros productos, para ser consumidos en lugares
donde no es posible tener acceso a una alimentación tradicional.

Los utensilios para uso doméstico o personal, aseo y cafetería son los Elementos que
se adquieren para el mantenimiento y conservación de las instalaciones policiales, así
como el bienestar del personal.

Los elementos de alojamiento y campaña son los destinados a apoyar las unidades
operativas, cuya ubicación geográfica limita las condiciones de infraestructura
necesarias para la prestación del servicio.

Los elementos devolutivos en bodega son los bienes y/o equipos que están en bodega
en condición de asignación (nuevos), reasignación (usados) o inservibles.
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Los devolutivos en servicio representan aquellos bienes que se encuentran en servicio,

adquiridos para el buen funcionamiento de las unidades policiales.
Objetivos del control de bienes de intendencia

El buen manejo de los bienes de intendencia nos permite entre otras cosas Clasificar,
codificar, verificar y controlar los bienes de la Institución; Identificar claramente los
bienes para los diferentes procesos de adquisición, almacenamiento, administración y
entrega; Dar estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente, ya que
para su funcionamiento y organización, requieren de un Plan de Compras; Permitir la
elaboración del plan de compras de acuerdo con las necesidades reales de la unidad;
Tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las necesidades de la
Institución y Cumplir las normas administrativas y fiscales vigentes, sobre el manejo de
bienes.

Para ejercer un mejor control de los bienes en las unidades policiales, se ha creado la
policía cuenta funcional (almacén), teniendo en cuenta la siguiente organización
administrativa:

 Almacenista
 Auxiliar contable
 Auxiliar(s) de Almacén

Responsabilidades en el manejo de bienes de intendencia

Todas las unidades policiales, con ordenación del gasto, pueden adquirir elementos de
vestuario de dotación, ropa, accesorios para el personal uniformado y no uniformado de
la Policía Nacional.

El manejo de los bienes de intendencia no es responsabilidad de un solo funcionario

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sino de todo un grupo que se extiende desde los ordenadores de gastos hasta los
almacenistas, teniendo cada uno de ellos responsabilidades especificas pero que en
conjunto tienen una misión en común dentro de la institución, como se detalla a
continuación.

Ordenadores del gasto: Aprobar el plan de distribución y cronograma de entrega de

los elementos de intendencia adquiridos, remesados o donados a la unidad. Delegar a
los funcionarios idóneos para que practiquen muestreo selectivo sobre los bienes
entregados a los funcionarios de policía, con el propósito de verificar el plan de
distribución implementado en la unidad.

Jefatura del Grupo de Intendencia

 Elaborar los estudios de conveniencia y oportunidad, con el propósito de adquirir los
elementos que se distribuyen en el Grupo Intendencia.

 Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas para la aprobación del

director.

 Notificar a las unidades policiales el plan de distribución y el cronograma de

entregas debidamente aprobado.

 Monitorear hasta el consumidor final la entrega adecuada y oportuna de los bienes.

 Proponer lineamientos al alto mando, con el fin de establecer políticas para el

manejo de bienes de intendencia.

Jefaturas administrativas

 Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas a nivel de la unidad,

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para la aprobación del ordenador del gasto.

 Coordinar con la jefatura del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa

y Financiera, la inclusión en los planes de necesidades y posteriormente en el de
compras, los bienes que se requieren para tener un adecuado funcionamiento de
las unidades de Policía que se tiene en la jurisdicción.

 Hacer seguimiento de las políticas sobre el manejo de bienes de intendencia,

que son implementadas a nivel central en la Policía Nacional.

Almacenistas
 Recibir los bienes adquiridos por la unidad, los remesados por otras unidades de
Policía y los donados por otras entidades públicas o privadas.

 Coordinar con contabilidad de la unidad, la conciliación de las cuentas que se

generen por las entradas y salidas de bienes, dentro del mes siguiente.

 Implementar el plan de distribución aprobado por el ordenador del gasto

respectivo.

 garantizar el cargue de los elementos de vestuario y sus accesorios en el

aplicativo SIFAC.

Del complimiento de estas responsabilidades, sumadas al buen manejo dado por los
funcionarios a los cuales son asignados depende en gran medida la eficiencia del
manejo y control de bienes de intendencia al interior de la policía nacional.
El vestuario, útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería; insumos para
equipos de impresión y copiado, Raciones de campaña, Utensilios para uso doméstico
o personal, aseo y cafetería, Elementos de alojamiento y campaña, Elementos
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devolutivos, Devolutivos en bodega, Devolutivos en servicio. Deben ser manejados

teniendo en cuenta criterios básicos, siguiendo planes de distribución, cronogramas de
entrega, inventarios y bajo la coordinación constante entre los funcionarios
responsables en todos los niveles dentro de la entidad y si es necesario también con
otras entidades del orden público o privado, para que de esta manera nada quede al
azar. Con todo este conjunto de factores y siguiendo como gran guía al Manual
Logístico de la Policía Nacional se demuestra el nivel de organización presente en
nuestra entidad lo que conlleva a los resultados misionales de la institución.

CONCLUSIÓNES

El Manual Logístico de la Policía Nacional es un instrumento básico para el desarrollo

de las actividades institucionales, puesto que es una herramienta de orientación y
permanente consulta sobre toda materia logística al interior de la institución.

La administración y control de los bienes constituye una de las funciones claves para
cualquier Entidad, en tanto que el apoyo logístico es fundamental para cumplir
cabalmente con las responsabilidades institucionales.

La coordinación entre los funcionarios responsables de la administración y manejo de

los bienes de intendencia es un factor importante para el cumplimiento eficiente de esta
labor debido a que de esto de depende la dotación oportuna de elementos y la
celeridad de los procesos.

Bibliografía: 

Manual Logístico de la Policía Nacional