Funciones empresariales y las cadenas de suministro

En una economía que produce y consume tanta información, los profesionales

deben saber cómo utilizar los diferentes sistemas de información en
prácticamente todas las actividades empresariales.
Eficacia y eficiencia
Se dice que la utilización de la tecnología de la información vuelve más eficaz
y eficiente a nuestro trabajo. ¿Qué significan estos términos?
Eficacia define el grado en el que se consigue una meta. Es decir, la eficiencia
es hacer las cosas bien, de manera que no ocurran errores, cero desperdicios y
obtener beneficios oportunos.
Por lo tanto, un sistema es más o menos eficaz dependiendo de:
1) cuánto de su meta consigue.
2) el grado en el que logra mejores resultados que otros sistemas.
La eficiencia se determina mediante la relación entre los recursos gastados y
los beneficios obtenidos al lograr una meta. Es decir, es ser asertivos, obtener
resultados de manera positiva, ser creativos y tener imaginación. Se expresa
en forma matemática de este modo:

Un sistema es más eficiente que otro si sus costos operativos son menores para
generar un producto con una calidad igual o mejor, o si la calidad de su
producto es mejor por un costo igual o más bajo. El término “productividad”
se suele emplear como sinónimo de eficiencia.
La productividad mejora cuando se requieren menos trabajadores para obtener
la misma cantidad de producción, o bien, cuando la misma cantidad de
trabajadores obtiene una producción mayor.
Un modo de considerar las funciones empresariales y sus sistemas de soporte
es revisar los ciclos empresariales normales, los cuales suelen comenzar con
actividades de mercadotecnia y ventas.
 Una atención a los clientes mejor y más rápida.
  Reconocer sus experiencias y preferencias, se facilita mediante los
sistemas de administración de las relaciones con los clientes (CRM).

 Cuando los clientes hacen pedidos, éstos se ejecutan en la cadena de

suministro. La administración de las relaciones con los clientes se
realiza después de la entrega de los artículos adquiridos en forma de un
servicio al cliente y más mercadotecnia.

 Cuando una organización disfruta el apoyo de los sistemas de CRM y

de administración de la cadena de suministro (SCM) planifica bien sus
recursos. Combinados, estos sistemas se denominan los sistemas de
planeación de los recursos de la empresa (ERP).

Contabilidad
El propósito de la contabilidad es registrar todas las transacciones financieras
dentro de una compañía o empresa, desde centavos hasta compras
multimillonarias, desde los sueldos y las prestaciones hasta la venta de cada
artículo. Si no se registran los costos de la mano de obra, los materiales y los
servicios adquiridos mediante un sistema de contabilidad, una compañía puede
descubrir demasiado tarde que vende los productos a un costo menor que el
fabricarlos.
Sin un sistema de cuentas por cobrar, los administradores no sabrían quiénes
le deben a la empresa cuánto dinero y para cuál fecha. Sin un sistema que
registre y ayude a planear el flujo de efectivo, los administradores no tendrían
suficiente efectivo en el banco para los pagos programados. A final de año, la
compañía no puede presentar una imagen de su situación financiera errónea y
un informe de ganancias y pérdidas, a menos que conserve un libro mayor
general donde registre cada transacción.
Los IS de contabilidad suelen recibir los registros de las transacciones
empresariales rutinarias, como la compra de materias primas o de servicios, o
la venta de artículos fabricados de los sistemas de procesamiento de
transacciones (TPS).

Finanzas
La meta de los administradores de las finanzas, incluidos los controladores y
los jefes de tesorería, es administrar el dinero de una organización con la
mayor eficiencia posible. Alcanzan esta meta al:
 Recuperar las cuentas por cobrar lo más pronto posible.
 Realizar los pagos en el máximo periodo permitido por un contrato o la
legislación.
 Asegurándose que haya fondos suficientes para las operaciones
cotidianas.
 Aprovechar las oportunidades para acumular la máxima producción de
los fondos no utilizados para las actividades actuales.

Administración de efectivo
Los sistemas que manejan específicamente el efectivo se denominan sistemas
de administración del efectivo (CMS). Los sistemas de administración
financiera ayudan a los administradores a poder registrar las finanzas de una
empresa. Estas registran todos los pagos e ingresos de efectivo para reflejar el
movimiento del efectivo, se utiliza el software de elaboración de presupuestos
para rastrear los planes de las finanzas de la empresa e incluyen los sistemas
de inversión de capital para controlar las inversiones, lo cual equilibra la
necesidad de aumentar los intereses del dinero en efectivo contra la necesidad
de tener efectivo disponible.
Uno de sus usos es ejecutar transacciones en efectivo en las cuáles las
instituciones financieras transfieren enormes cantidades de dinero mediante
una transferencia electrónica de fondos (EFT).
Una EFT es la transferencia electrónica de efectivo de una cuenta en un banco
a una cuenta en otro banco. Más de tres cuartos de todos los pagos del
gobierno de Estados Unidos se hacen mediante sistemas EFT.

Análisis de la inversión y servicios

La meta de todo inversionista es comprar un artículo y después venderlo en un
valor superior a su costo. Al invertir en acciones, es importante conocer su
precio en tiempo real, es decir, el precio que tenga en el momento. o. La
capacidad de los IS financieros para registrar millones de precios de acciones
y sus cambios durante periodos extensos, junto con la capacidad para
manipular números mediante el software, pone en manos de los
administradores de inversiones herramientas de análisis poderosas. En
segundos, un analista de inversiones utiliza un IS financiero y grafica los
precios de un tipo específico de acciones o bonos durante un periodo
determinado y después desarrolla modelos para estimar lo que puede
sucederles a esos precios en el futuro.
Los administradores de finanzas necesitan considerar muchos factores antes
de invertir en una acción. Algunos de los cuales son:
1. El riesgo, medido como la variabilidad (grado de cambios) del
rendimiento anterior del documento.
2. El retorno esperado.
3. La liquidez.
Una medida de qué tan rápido se convierte una inversión en efectivo.
Programas especiales ayudan a calcular estas funciones y presentan los
resultados en tablas o de manera gráfica para permitir una oportuna toma de
decisiones.

Ingeniería
La ingeniería influye la lluvia de ideas (el proceso de un grupo de colegas que
se reúnen y trabajan juntos para generar soluciones creativas e ideas nuevas),
desarrollar un concepto, crear simulaciones, desarrollar prototipos, probar y
otras actividades que requieren inversiones de tiempo, mano de obra y dinero.
Reducir el tiempo de preparación es fundamental para conservar una ventaja
competitiva; deja a los competidores sin tiempo para introducir sus propios
productos primero. Los IS contribuyen de modo significativo en este esfuerzo.
Durante la década pasada, los fabricantes de automóviles han utilizado la
ingeniería y otros IS para reducir el tiempo desde la concepción de un
producto hasta su comercialización de siete a dos años.
La máxima contribución de la IT a la ingeniería está en el área del diseño
asistido por computadora (CAD) y los prototipos rápidos (la creación de un
solo producto para probar el diseño en tres dimensiones). Los ingenieros
emplean computadoras para modificar los diseños con rapidez y para guardar
los dibujos de manera electrónica. Con el software de colaboración, realizan
gran parte del proceso por Internet: los ingenieros realizan conferencias
remotas mientras observan y desarrollan los planes y los dibujos a la vez.
Después, los dibujos electrónicos están listos para preparar prototipos rápidos.

Administración de una cadena de suministro

La administración de la cadena de suministro (SCM) consiste en vigilar,
controlar y facilitar las cadenas de suministro. Los sistemas de administración
de la cadena de suministro (SCM) son las tecnologías de la información que
apoyan la SCM.
Una cadena de suministro tiene tres fases:
 La obtención de materias primas.
 El procesamiento de las materias primas en artículos intermedios y
terminados.
 La entrega de los artículos al cliente.
Los sistemas SCM han sido fundamentales para reducir los costos de
fabricación, entre ellos los costos de administrar los recursos y controlar el
inventario. El término “cadena de suministro” se refiere sólo a comprar los
artículos terminados y a entregarlos a los clientes. En las industrias de
servicios, el término prácticamente no se utiliza.
Las tecnologías de la información ayudan en las siguientes actividades de
fabricación:
 Programar las actividades de la planta al mismo tiempo que permite
optimizar el uso combinado de todos los recursos: máquinas, personal,
herramientas y materias primas e internas.
 Planificar los requerimientos de materiales con base en la demanda
actual y prevista.
 Resignar las materias primas con rapidez de un pedido a otro para
satisfacer las fechas de entrega.
 Permitir que los usuarios administren el inventario en tiempo real y
considerar la demanda y la capacidad de respuesta de todos los centros
de trabajo.
  Agrupar las órdenes de trabajo por características de los artículos
solicitados, como el color y la anchura de los productos.
 Considerar las calificaciones de cada recurso (como la mano de obra
calificada, los equipos de montaje y las herramientas especializadas)
para realizar su tarea.

Planeación y compra de los requerimientos de materiales

Un área de la fabricación que ha experimentado el máximo mejoramiento con
un IS es el control del inventario, o la planeación de los requerimientos de
materiales (MRP). Las técnicas tradicionales de control del inventario
funcionaban según el principio básico de que las necesidades futuras del
inventario se basaban en la utilización previa: una vez utilizado, el inventario
se reponía.
Los programas MRP Toman la demanda de los clientes como su información
inicial. otra información importante para las aplicaciones MRP es una lista de
todas las demandas de materias primas y componentes secundarios (llamada a
la lista de materiales o BOM) y la cantidad económica de pedido con bastante
anticipación.
Los sistemas MRP ayudan a reducir el costo del inventario, al mismo tiempo
que asegura la disponibilidad.

Planificación de los recursos de fabricación

La planeación de los recursos de fabricación (MRP II) combina la planeación
de los requerimientos de materiales (MRP) con otras actividades relacionadas
con la fabricación para planificar todo el proceso de fabricación, no sólo el
inventario.
Los sistemas MRP II ayudan a equilibrar las economías de la producción, las
demandas de los clientes, la capacidad de fabricación y los niveles del
inventario durante un horizonte de planeación de varios meses. Los sistemas
MRP II exitosos contribuyen de manera significativa a la fabricación justo a
tiempo (JIT), en donde los proveedores embarcan las piezas directamente a
las líneas de ensamble y ahorran el costo de almacenar materias primas, piezas
y subensambles.
Vigilancia y control
Los sistemas de información han sido diseñados para controlar los procesos de
fabricación, no solo vigilarlos. el control de los procesos es importante para
asegurar la calidad del producto. El propósito es asegurar que no se salten
ningún paso, que cada fase se someta a una serie de pruebas de desempeño y
de calidad durante el proceso.

Embarque
Cuando concluye el proceso de fabricación de los productos, el siguiente
eslabón en la cadena de suministro es el embarque. El embarque es realizado
por el fabricante o por una compañía contratada. Las variables que afectan el
costo y la velocidad del embarque son numerosas:
 La extensión de las rutas.
 La secuencia de carga y descarga
 El tipo de materiales embarcados (por ejemplo, perecederos, peligrosos
o frágiles), los precios de la gasolina, las cuotas de las carreteras, los
caminos de terracería y restringidos, y muchos más.
Por lo tanto, el empleo de software sofisticado para optimizar el tiempo de
embarque y el costo de la mano de obra y el equipo ayuda a las compañías a
mantenerse competitivas.

RFID en SCM
RFID son las siglas de las palabras inglesas Radio Frequency Identification.
Al hablar del RFID se habla de un sistema de radiofrecuencia que consiste es
un sistema de almacenamiento y recuperación de datos de forma remota. Para
ello hace uso de dispositivos tales como etiquetas, tarjetas, transpondedores o
los conocidos tags RFID, un dispositivo parecido a una pequeña pegatina.
Estos dispositivos se caracterizan por hacer llegar la información de un
producto a través de las ondas de la radio, con lo que fácilmente se puede
conocer qué producto es y qué características tiene.
La etiqueta puede incluir la fecha de fabricación, la planta en la cual se
fabricó, el número de lote, la fecha de caducidad, el destino y muchos otros
detalles que ayudan a rastrear su movimiento y su venta. La información
puede leerse y revisarse mediante transceptores (transmisores-receptores)
especiales de RFID.

Administración de las relaciones con los clientes

Ninguna organización comercial puede sobrevivir sin vender sus productos o
servicios, por lo tanto, las empresas buscan ofrecer los productos que quieren
los clientes y atraerlos para que compren lo que producen. aplican esfuerzos
de mercadotecnia para determinar los grupos demográficos con más
probabilidad de comprar los productos para determinar las características que
más prefieran los clientes.
Los sistemas CRM modernos ayudan a capturar toda la experiencia del cliente
con una organización, desde la respuesta a una visita en línea hasta el
reabastecimiento automático de los productos y el servicio proactivo.

Los sistemas de administración de las relaciones con los clientes se dividen

en:
 Investigación de mercados
 Mercadotecnia orientada
 Autorización de la fuerza de ventas
 Servicio al cliente
 Otros sistemas de CRM
Los sistemas de administración de las relaciones con los clientes (CRM) están
diseñados para apoyar cualquier tipo de relación con los clientes. Sobre todo,
dan apoyo a tres áreas: mercadotecnia, ventas y servicio al cliente.

La administración de los Recursos Humanos

La administración de los recursos humanos (HRM) se ha vuelto más compleja
debido al rápido crecimiento de las ocupaciones especializadas, la necesidad
de capacitar y promover a los empleados muy talentosos y la creciente
variedad de los programas de prestaciones.
La administración de recursos humanos se clasifica en cinco actividades
principales:
1. La administración de los registros de los empleados
2. Las promociones y el reclutamiento
3. La capacitación
4. La evaluación
5. La administración de las compensaciones y las prestaciones
Los sistemas de información para administración de recursos humanos ayudan
a los administradores a optimizar la promoción y el reclutamiento, la
capacitación, la evaluación y otras actividades.

Sistemas de administración de la cadena de suministro dentro de una

organización
Las empresas pueden vincular sus sistemas SCM para vigilar el estado de los
pedidos en sus propias plantas, pero también en las de sus asociados, por lo
general sus proveedores. Dicha cooperación crea mayor eficiencia, pero
requiere un alto grado de confianza entre las organizaciones.
Las aplicaciones SCM optimizan las operaciones de la cadena, desde los
proveedores hasta los clientes, disminuyen el inventario, reducen los costos de
producción y mejoran la capacidad de respuesta para los proveedores y
clientes.
En vez de utilizar IS dispares para las funciones empresariales, muchas
organizaciones optan por instalar un solo sistema que abarque todos sus
procesos empresariales, o cuando menos los principales. Emplean sistemas de
planeación de los recursos de la empresa (ERP) para apoyar su administración
de la cadena de suministro y su administración.
El sistema permite a todos los participantes (proveedores, fabricantes,
distribuidores y clientes) consultar la misma información. Un cambio
realizado por una organización que afecta un pedido puede generar un cambio
correspondiente en la programación y las operaciones en las actividades de
otra organización.
Estos tipos de sistemas rigen por tres elementos:
  Importancia de la confianza
 Las sillas musicales del inventario
 Logística en colaboración

Planeación de los recursos de la empresa

Cada vez más organizaciones deciden reemplazar los sistemas IS dispares y
antiguos con aplicaciones empresariales que apoyan todas o casi todas las
actividades empresariales descritas. Como mencionamos antes, se denominan
sistemas de planeación de los recursos de la empresa (ERP), aunque no sólo se
usan para planificar, sino para administrar las operaciones diarias. Los
diseñadores de los sistemas ERP adoptan un método de sistemas para una
empresa.
Los paquetes ERP son muy complejos. Debido a que no están adaptados a las
necesidades de clientes específicos, suelen requerir ajustes y afinación para
determinadas organizaciones. Por lo tanto, su instalación y prueba suelen
requerir expertos, por lo general empleados del vendedor del software o
profesionales certificados por el vendedor. Las compañías de software más
conocidas que se especializan en sistemas ERP son SAP y Oracle.
Las aplicaciones ERP son costosas. Algunos módulos de estos sistemas
cuestan varios millones de dólares. Los compradores deben asignar varios
millones más para pagar la instalación y las modificaciones. La instalación
suele tardar varios meses en concluir. La implementación de los sistemas ERP
puede fracasar debido a desafíos formidables:
 La brecha entre las capacidades del sistema y las necesidades
empresariales
 La falta de conocimiento de la parte consultora y la administración
errónea del proyecto de implementación