CASO DE ESTUDIO SUPER PAPER

El grupo empresarial Super Paper con sede en Suiza, tiene una deuda muy grande, que puede
ser renovada o refinanciada hacia finales de año, dependiendo de su flujo de caja y como es
lógico sus resultados financieros en términos de utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda.
De ahí empezó la preocupación de Mini Paper – una filial del grupo con sede en Colombia –
ya que su capital de trabajo es muy alto.
El inventario de repuestos como factor preponderante del capital de trabajo se ha convertido
en un dolor de cabeza para Mini Paper, debido a que su consumo es menor a la compra de
los mismos.
El sistema de aprovisionamiento carece de un control específico para asignación de las
compras. El departamento de compras se limita a efectuar la compra por lo que la planta
requiera mediante una solicitud de los materiales/repuestos, realizada por los ingenieros –
planners de cada una de las plantas. Estos últimos hacen las solicitudes como parte del
programa de mantenimiento que incluye paradas programadas de mantenimiento preventivo.
Sin embargo, en algunas ocasiones los ingenieros hacen programas de mantenimiento
bastante robustos, que en ocasiones deben recortar y no cancelan las solicitudes de materiales
que han generado para toda su programación.

El ERP no permite que los compradores se enteren que el planner ha cancelado una solicitud
de pedido. Así, el comprador continúa con el seguimiento del pedido, presionando al
proveedor en un esfuerzo por cumplir con el tiempo de entrega en planta, sin saber que el
material ya no se necesita.
Después de la hora de almuerzo, mientras compartían un café, Matilde y Teresa, llegaron al
tema motivo de preocupación generalizada en toda la planta:
-“Hola Maty, qué milagro tenerte por estos lados otra vez. ¿En qué es que has estado
trabajando que te veo de un lado para otro y llena de reuniones?”.
-“Si, lo que pasa es que le pedí a Rodrigo que me incluyera en el comité de inventarios,
porque desde que se descubrió el problema, me he interesado muchísimo en él”.
-“¿Y cuál es el comité de inventarios? – ¿De qué problema me estás hablando? – Todos acá
hablan de inventarios, pero Yo no he entendido muy bien”.
-“Bueno, Yo tampoco sabía mucho, pero hace una semana, en la reunión de seguimiento a
las importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el contralor divisional y él
me contó en detalle qué es lo que está sucediendo”.
-“Maty por favor cuéntame, ¿acaso está muy difícil la situación de Mini Paper? ¿nos
podremos quedar sin trabajo?
-“No, según lo que he entendido no es tan difícil, pues la empresa sigue generando utilidad,
lo que pasa es que hay un problema con el capital de trabajo y eso es lo que está ocasionando
toda la tensión y los rumores que hemos venido escuchando. No sé si te acuerdas que en una
de las reuniones de seguimiento de los viernes, Rodrigo nos dijo que teníamos que empezar
a ampliar los términos de pago con los proveedores, que necesitábamos conseguir descuentos
en todo y que además debíamos evaluar muy bien las opciones para conseguir las mejores
tarifas en fletes”.
-“Creo que ahora recuerdo. Ese día también mencionó algo del grupo Súper Paper”.
-“Así es, después nos explicó que Súper Paper en Europa tiene una deuda bastante grande
que se vence a finales de este año, pero puede ser renovada o refinanciada dependiendo de
su flujo de caja y como es lógico sus resultados financieros en términos de utilidades
(EBITDA) para cubrir la deuda. Ese tema se maneja desde Europa, pero afecta a todo el
grupo. De ahí que acá en Mini Paper haya surgido la preocupación por aumentar el flujo de
caja, y por revisar los componentes que tenemos en Capital de Trabajo, pues éste último está
muy alto”.
-“Un momento, ¿qué es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo? ¿Eso que
tiene que ver con lo que nos dijo Rodrigo?”
-“Calma Tere, calma que ya mismo te explico. Quiero empezar diciéndote que el flujo de
caja es algo muy parecido a el dinero que uno tiene disponible en el bolsillo para pagar los
gastos inmediatos, pues de nada sirve tener buenos ingresos si uno tiene una deuda muy
grande que lo va a dejar sin un peso cada que le paguen. Ahora, el Capital de trabajo es el
dinero que la empresa tiene para su operación, de ahí su nombre. Por último, el EBITDA
significa Utilidades antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones. Este
indicador nos dice de cuánto disponemos para pagar a todos los que pusieron dinero para
financiar la operación, sean bancos, acreedores o accionistas. Pero también te puedo mostrar
algunas fórmulas y otras cosas que te ayuden a entender la relación con lo que nos dijo
Rodrigo”.

-“Si, va a tocar porque no tengo muy claro ese concepto”.

-“Déjame abro el archivo y te muestro de una vez: (ver Anexo No.1- capital de Trabajo).
-Cómo puedes ver, el capital de trabajo se compone básicamente de la suma de: Cartera, y
los Inventarios menos las Cuentas por pagar. En el caso de Mini Paper, el inventario de
repuestos es un factor preponderante del capital de trabajo, y se ha convertido en un dolor de
cabeza, pues no está claro como disminuir este rubro en la medida en que se necesita. El valor
de nuestro inventario está alrededor de los USD $ 11.389.116, lo que ha preocupado a la
administración de Súper Paper en Europa, quienes han objetado la realización de los
proyectos locales, cuestionando obviamente la gestión de inventarios. Adicionalmente, es
evidente una comparación con la planta de Mexi Paper, quienes tienen una operación muy
similar a la nuestra, y su inventario es si acaso la cuarta parte del nuestro. Por último, te puedo
contar que los reportes de almacén han empezado a mostrar que el consumo de repuestos es
menor a la compra de los mismos, y aquí es donde empieza nuestro roll.
-“Maty, y ¿cómo se relaciona esto con el procedimiento de compras?”
-“Eso te lo puedo explicar mientras le damos una mirada al diagrama de flujo que describe
el procedimiento de una compra importada (ver Anexo No.2 – Procedimiento de Compras
Importadas). La gestión de compra empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la
liberación de las ordenes de trabajo de mantenimiento, el sistema verifica automáticamente
si existe inventario en planta, si no existe inventario en el almacén el sistema genera las
solicitudes de compra para que nosotros las convirtamos en órdenes de compra y las
enviemos al proveedor. Desafortunadamente, si el planeador por situaciones de
disponibilidad de producción o presupuesto deben cancelar el mantenimiento, el cancela la
orden de trabajo, pero el sistema no nos avisa que la orden se ha cancelado, por lo tanto las
órdenes de compra siguen en firme y el proveedor despacha el material a la planta cuando
realmente ya no se necesita.
-“Ahora entiendo como esto afecta el inventario! – nos estamos llenando de cosas que
muchas veces no son necesarias! – pero entonces ¿le piensan hacer cambios al
procedimiento? – ¿Qué podemos hacer nosotros desde importaciones?”
-“Desde importaciones aún hay mucho por hacer, porque el problema de inventarios está
precisamente en los repuestos importados. Con los repuestos nacionales ha sido más fácil
trabajar y esa parte del inventario está controlado. Para empezar, es necesario hacer una
sensibilización para que todos los compradores entendamos la importancia que tiene el tema
de inventarios y cómo esto puede llegar a afectar las finanzas dela empresa. Luego, tenemos
que empezar a cuestionar las compras de acuerdo al nivel de inventario que veamos en el
sistema y al consumo que veamos para el material. Estas son solo dos de las cosas que se
pueden hacer, pero faltan cosas por revisar. En cuanto al procedimiento, no puedo darte una
respuesta muy precisa, es algo en lo que estamos trabajando todavía. Lo que sé es que faltan
muchas reuniones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso de
compra”.

-“Pero si compras es el departamento encargado de comprar! Por qué deben intervenir otros
departamentos para hacer cambios en el procedimiento? “
-“Tere!!!! – acabamos de ver el flujograma de compras! – ahí se ve claramente que tanto los
Ingenieros planners de las diferentes plantas, como el almacén tienen mucho que ver en el
proceso de compras. Tal vez lo que te falta tener en cuenta, es que antes de que un ingeniero
– planner ingrese una orden de trabajo que genera una solicitud de compra de material en el
sistema, él ha tenido que hacer su trabajo, pues la solicitud es el resultado de una de sus tareas
– planear!”. El problema con los Ingenieros planners es que al parecer no tienen un método
de trabajo adecuado que les ayude a solicitar lo que realmente necesitan y en el momento
justo que lo necesitan. Parece que utilizan o no conocen todas las herramientas que un sistema
integrado de gestión como “CHAP” ofrece. Se han limitado a pedir y pedir sin tener una
visión global de sus procesos. Parte del éxito del nuevo método esta en desarrollar un
presupuesto anual para compras de repuestos, teniendo en cuenta el cronograma de las
paradas de mantenimiento preventivo”.
-Si Maty, tenes razón, “Definitivamente uno se va quedando encerrado en su puesto y se va
volviendo tan operativo que pierde la visión global que debería tener. Yo quiero que me
termines de contar cuando ya se esté concretando un plan de acción, Yo también quiero
ayudar!”.
-“Claro, eso es lo que queremos, que todos empecemos a trabajar por un mismo objetivo, y
teniendo claro cuál es el resultado deseado. Si quieres el jueves nos reunimos de nuevo y te
cuento cómo se ha ido avanzando en las reuniones de mañana y del miércoles, pues la de
mañana es con el contralor divisional y las personas de finanzas, y la del jueves es con el jefe
de almacén y los superintendentes de las plantas 1-3, 4 y 6”.
-“Perfecto, el jueves podemos hablar de nuevo mientras nos tomamos otro cafecito y me vas
diciendo en qué puedo empezar a ayudar”.
Muy preocupada, Teresa regresó a su puesto de trabajo en el área de compras de servicios, y
Matilde, naturalmente a lo suyo en Importaciones.
Matilde, quién lleva 4 años en la organización, siempre en el área de compras, no ha podido
tener calma en los últimos días, pues entre más piensa en el asunto más claridad tiene sobre
la gravedad del mismo y su conciencia le dice que debe participar en la solución del problema
de inventarios en que se encuentra la compañía. Por eso, en los dos días siguientes, estuvo
muy atenta en las reuniones para consolidar la información y ayudarle a su jefe a preparar
una presentación para la gerencia general.
Para hacer una buena presentación, Matilde resolvió llevar cuadros y reportes explicativos.
Matilde tiene además ideas concretas para trabajar en la solución que va a compartir con sus
superiores.

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Nota:
Mini Paper es una de las empresas productoras de papel más grande en el país, con ventas
anuales durante el 2008 de $559 mil millones. Esta compañía tiene su operación integrada
desde la semilla del árbol hasta la fabricación de empaques, y tiene plantas en las cuatro
principales ciudades del país. Hoy, Mini Paper pertenece en un 20% a inversionistas
colombianos y en un 80% al Grupo Súper Paper, uno de los más grandes productores de
empaques de papel y reciclaje en el mundo, con sede en Suiza.
La Empresa fabrica y comercializa papeles blancos para impresión, cartulinas esmaltadas y
no esmaltadas, cartones y papeles kraft para la fabricación de cajas corrugadas y sacos. Estos
productos se comercializan en las principales ciudades del país y también se exportan a otros
países de Latinoamérica tanto a clientes directos como a distribuidores y agentes comerciales.
A pesar de su tamaño y su prestigio a nivel nacional, Mini Paper está replanteando ahora
algunos de sus procesos, sobretodo en la parte administrativa, pues recientemente ha surgido
la preocupación por reducir su nivel de inventario de repuestos que en el momento se
encuentra en un nivel bastante elevado. Dos de los departamentos involucrados en el proceso
de cambio son Compras y Mantenimiento, en donde se vive un ambiente tenso como
consecuencia de un mal manejo en la información, pues ésta se ha quedado en los mandos
superiores y quienes ejecutan los procesos no saben realmente qué está pasando.