ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

RESUMEN DEL CASO

Author: Andrés López Astudillo

El grupo empresarial Super Pappa con sede en Suiza, tiene una deuda muy
grande, que puede ser renovada o refinanciada hacia finales de año, dependiendo
de su flujo de caja y como es lógico sus resultados financieros en términos de
utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda. De ahí empezó la preocupación de Mini
Pappa– una filial del grupo con sede en Colombia – ya que su capital de trabajo es
muy alto.

El inventario de repuestos como factor preponderante del capital de trabajo se ha

convertido en un dolor de cabeza para Mini Pappa, debido a que su consumo es
menor a la compra de los mismos.

El sistema de aprovisionamiento carece de un control específico para asignación

de las compras. El departamento de compras se limita a efectuar la compra por lo
que la planta requiera mediante una solicitud de los materiales/repuestos,
realizada por los ingenieros – planners de cada una de las plantas. Estos últimos
hacen las solicitudes como parte del programa de mantenimiento que incluye
paradas programadas de mantenimiento preventivo. Sin embargo, en algunas
ocasiones los ingenieros hacen programas de mantenimiento bastante robustos,
que en ocasiones deben recortar y no cancelan las solicitudes de materiales que
han generado para toda su programación.

El ERP no permite que los compradores se enteren que el planner ha cancelado

una solicitud de pedido. Así, el comprador continúa con el seguimiento del pedido,
presionando al proveedor en un esfuerzo por cumplir con el tiempo de entrega en
planta, sin saber que el material ya no se necesita.

CASO
Author: Andrés López Astudillo

Después de la hora de almuerzo, mientras compartían un café, Matilde y Teresa,

llegaron al tema motivo de preocupación generalizada en toda la planta:

-”Hola Maty, qué milagro tenerte por estos lados otra vez. ¿En qué es que has
estado trabajando que te veo de un lado para otro y llena de reuniones?”.

-”Si, lo que pasa es que le pedí a Rodrigo que me incluyera en el comité de

inventarios, porque desde que se descubrió el problema, me he interesado
muchísimo en él”.
-”¿Y cuál es el comité de inventarios? – ¿De qué problema me estás hablando? –
Todos acá hablan de inventarios, pero Yo no he entendido muy bien”.

-“Bueno, Yo tampoco sabía mucho, pero hace una semana, en la reunión de

seguimiento a las importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el
contralor divisional y él me contó en detalle qué es lo que está sucediendo”.

-”Maty por favor cuéntame, ¿acaso está muy difícil la situación de Mini Pappa?
¿nos podremos quedar sin trabajo?.

-”No, según lo que he entendido no es tan difícil, pues la empresa sigue

generando utilidad, lo que pasa es que hay un problema con el capital de trabajo y
eso es lo que está ocasionando toda la tensión y los rumores que hemos venido
escuchando. No sé si te acuerdas que en una de las reuniones de seguimiento de
los viernes, Rodrigo nos dijo que teníamos que empezar a ampliar los términos de
pago con los proveedores, que necesitábamos conseguir descuentos en todo y
que además debíamos evaluar muy bien las opciones para conseguir las mejores
tarifas en fletes”.

-”Creo que ahora recuerdo. Ese día también mencionó algo del grupo Súper
Pappa”.

-”Así es, después nos explicó que Súper Pappa en Europa tiene una deuda
bastante grande que se vence a finales de este año, pero puede ser renovada o
refinanciada dependiendo de su flujo de caja y como es lógico sus resultados
financieros en términos de utilidades (EBITDA) para cubrir la deuda. Ese tema se
maneja desde Europa, pero afecta a todo el grupo. De ahí que acá en Mini Pappa
haya surgido la preocupación por aumentar el flujo de caja, y por revisar los
componentes que tenemos en Capital de Trabajo, pues éste último está muy alto”.

-”Un momento, ¿qué es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo?

¿Eso que tiene que ver con lo que nos dijo Rodrigo?”

-”Calma Tere, calma que ya mismo te explico. Quiero empezar diciéndote que el
flujo de caja es algo muy parecido al dinero que uno tiene disponible en el bolsillo
para pagar los gastos inmediatos, pues de nada sirve tener buenos ingresos si
uno tiene una deuda muy grande que lo va a dejar sin un peso cada que le
paguen. Ahora, el Capital de trabajo es el dinero que la empresa tiene para su
operación, de ahí su nombre. Por último, el EBITDA significa Utilidades antes de
Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones. Este indicador nos dice
de cuánto disponemos para pagar a todos los que pusieron dinero para financiar la
operación, sean bancos, acreedores o accionistas. Pero también te puedo mostrar
algunas fórmulas y otras cosas que te ayuden a entender la relación con lo que
nos dijo Rodrigo”.

-”Si, va a tocar porque no tengo muy claro ese concepto”.

-”Déjame abro el archivo y te muestro de una vez: (ver Anexo No.1- capital de
Trabajo).

- Como puedes ver, el capital de trabajo se compone básicamente de la suma de:

Cartera, y los Inventarios menos las Cuentas por pagar. En el caso de Mini Pappa,
el inventario de repuestos es un factor preponderante del capital de trabajo, y se
ha convertido en un dolor de cabeza, pues no está claro cómo disminuir este rubro
en la medida en que se necesita. El valor de nuestro inventario está alrededor de
los USD $ 11,389,116, lo que ha preocupado a la administración de Súper Pappa
en Europa, quienes han objetado la realización de los proyectos locales,
cuestionando obviamente la gestión de inventarios. Adicionalmente, es evidente
una comparación con la planta de Mexi Pappa, quienes tienen una operación muy
similar a la nuestra, y su inventario es si acaso la cuarta parte del nuestro. Por
último, te puedo contar que los reportes de almacén han empezado a mostrar que
el consumo de repuestos es menor a la compra de los mismos, y aquí es donde
empieza nuestro roll.

-“Maty, y ¿cómo se relaciona esto con el procedimiento de compras?”

-“Eso te lo puedo explicar mientras le damos una mirada al diagrama de flujo que
describe el procedimiento de una compra importada (ver Anexo No.2 –
Procedimiento de Compras Importadas).

La gestión de compra empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la

liberación de las órdenes de trabajo de mantenimiento, el sistema verifica
automáticamente si existe inventario en planta. Si no existe inventario en el
almacén, el sistema genera las solicitudes de compra para que nosotros las
convirtamos en órdenes de compra y las enviemos al proveedor.

Desafortunadamente, si el planeador por situaciones de disponibilidad de

producción o presupuesto debe cancelar el mantenimiento, él cancela la orden de
trabajo, pero el sistema no nos avisa que la orden se ha cancelado, por lo tanto las
órdenes de compra siguen en firme y el proveedor despacha el material a la planta
cuando realmente ya no se necesita.

-“Ahora entiendo cómo esto afecta el inventario! – nos estamos llenando de cosas
que muchas veces no son necesarias! – pero entonces ¿le piensan hacer cambios
al procedimiento? – ¿Qué podemos hacer nosotros desde importaciones?”

-“Desde importaciones aún hay mucho por hacer, porque el problema de

inventarios está precisamente en los repuestos importados. Con los repuestos
nacionales ha sido más fácil trabajar y esa parte del inventario está controlado.
Para empezar, es necesario hacer una sensibilización para que todos los
compradores entendamos la importancia que tiene el tema de inventarios y cómo
esto puede llegar a afectar las finanzas de la empresa. Luego, tenemos que
empezar a cuestionar las compras de acuerdo al nivel de inventario que veamos
en el sistema y al consumo que veamos para el material. Estas son solo dos de
las cosas que se pueden hacer, pero faltan cosas por revisar. En cuanto al
procedimiento, no puedo darte una respuesta muy precisa, es algo en lo que
estamos trabajando todavía. Lo que sé es que faltan muchas reuniones entre los
diferentes departamentos que intervienen en el proceso de compra”.

-”Pero si compras es el departamento encargado de comprar! Por qué deben

intervenir otros departamentos para hacer cambios en el procedimiento? “

-”Tere!!!! – acabamos de ver el flujograma de compras! – ahí se ve claramente que

tanto los Ingenieros planners de las diferentes plantas, como el almacén tienen
mucho que ver en el proceso de compras. Tal vez lo que te falta tener en cuenta,
es que antes de que un ingeniero – planner ingrese una orden de trabajo que
genera una solicitud de compra de material en el sistema, él ha tenido que hacer
su trabajo, pues la solicitud es el resultado de una de sus tareas – planear!”.

El problema con los Ingenieros planners es que al parecer no tienen un método de

trabajo adecuado que les ayude a solicitar lo que realmente necesitan y en el
momento justo que lo necesitan. Parece que utilizan o no conocen todas las
herramientas que un sistema integrado de gestión como “CHAP” ofrece. Se han
limitado a pedir y pedir sin tener una visión global de sus procesos. Parte del éxito
del nuevo método esta en desarrollar un presupuesto anual para compras de
repuestos, teniendo en cuenta el cronograma de las paradas de mantenimiento
preventivo”.

-Si Maty, tienes razón, “Definitivamente uno se va quedando encerrado en su

puesto y se va volviendo tan operativo que pierde la visión global que debería
tener. Yo quiero que me termines de contar cuando ya se esté concretando un
plan de acción, Yo también quiero ayudar!”.

-”Claro, eso es lo que queremos, que todos empecemos a trabajar por un mismo
objetivo, y teniendo claro cuál es el resultado deseado. Si quieres el jueves nos
reunimos de nuevo y te cuento cómo se ha ido avanzando en las reuniones de
mañana y del miércoles, pues la de mañana es con el contralor divisional y las
personas de finanzas, y la del jueves es con el jefe de almacén y los
superintendentes de las plantas 1-3, 4 y 6″.

-”Perfecto, el jueves podemos hablar de nuevo mientras nos tomamos otro

cafecito y me vas diciendo en qué puedo empezar a ayudar”.

Muy preocupada, Teresa regresó a su puesto de trabajo en el área de compras de

servicios, y Matilde, naturalmente a lo suyo en Importaciones.

Matilde, quién lleva 4 años en la organización, siempre en el área de compras, no

ha podido tener calma en los últimos días, pues entre más piensa en el asunto
más claridad tiene sobre la gravedad del mismo y su conciencia le dice que debe
participar en la solución del problema de inventarios en que se encuentra la
compañía. Por eso, en los dos días siguientes, estuvo muy atenta en las reuniones
para consolidar la información y ayudarle a su jefe a preparar una presentación
para la gerencia general.

Para hacer una buena presentación, Matilde resolvió llevar cuadros y reportes
explicativos. Matilde tiene además ideas concretas para trabajar en la solución que
va a compartir con sus superiores.
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Nota:
Mini Pappa es una de las empresas productoras de papel más grande en el país,
con ventas anuales durante el 2008 de $559 mil millones. Esta compañía tiene su
operación integrada desde la semilla del árbol hasta la fabricación de empaques, y
tiene plantas en las cuatro principales ciudades del país. Hoy, Mini Pappa
pertenece en un 20% a inversionistas colombianos y en un 80% al Grupo Súper
Pappa, uno de los más grandes productores de empaques de papel y reciclaje en
el mundo, con sede en Suiza.

La Empresa fabrica y comercializa papeles blancos para impresión, cartulinas

esmaltadas y no esmaltadas, cartones y papeles kraft para la fabricación de cajas
corrugadas y sacos. Estos productos se comercializan en las principales ciudades
del país y también se exportan a otros países de Latinoamérica tanto a clientes
directos como a distribuidores y agentes comerciales.

A pesar de su tamaño y su prestigio a nivel nacional, Mini Pappa está

replanteando ahora algunos de sus procesos, sobretodo en la parte administrativa,
pues recientemente ha surgido la preocupación por reducir su nivel de inventario
de repuestos que en el momento se encuentra en un nivel bastante elevado. Dos
de los departamentos involucrados en el proceso de cambio son Compras y
Mantenimiento, en donde se vive un ambiente tenso como consecuencia de un
mal manejo en la información, pues ésta se ha quedado en los mandos superiores
y quienes ejecutan los procesos no saben realmente qué está pasando.