CASO DEL STOCK Y OTROS DEMONIOS

Author: Andres Lopez Astudillo

Después de la hora de almuerzo, mientras compartían un café, Matilde y Teresa, llegaron al

tema motivo de preocupación generalizada en toda la planta:

-“Hola Maty, qué milagro tenerte por estos lados otra vez. ¿En qué es que has estado trabajando
que te veo de un lado para otro y llena de reuniones?”.

-“Si, lo que pasa es que le pedí a Rodrigo que me incluyera en el comité de inventarios, porque
desde que se descubrió el problema, me he interesado muchísimo en él”.

-“¿Y cuál es el comité de inventarios? – ¿De qué problema me estás hablando? – Todos acá
hablan de inventarios, pero Yo no he entendido muy bien”.

-“Bueno, Yo tampoco sabía mucho, pero hace una semana, en la reunión de seguimiento a las
importaciones del proyecto de la planta #3, pude hablar con el contralor divisional y él me contó
en detalle qué es lo que está sucediendo”.

-“Maty por favor cuéntame, ¿acaso está muy difícil la situación de Mini Pappa? ¿nos podremos
quedar sin trabajo?

-“No, según lo que he entendido no es tan difícil, pues la empresa sigue generando utilidad, lo
que pasa es que hay un problema con el capital de trabajo y eso es lo que está ocasionando toda
la tensión y los rumores que hemos venido escuchando. No sé si te acuerdas que en una de las
reuniones de seguimiento de los viernes, Rodrigo nos dijo que teníamos que empezar a ampliar
los términos de pago con los proveedores, que necesitábamos conseguir descuentos en todo y
que además debíamos evaluar muy bien las opciones para conseguir las mejores tarifas en
fletes”.

-“Creo que ahora recuerdo. Ese día también mencionó algo del grupo Súper Pappa”.

-“Así es, después nos explicó que Súper Pappa en Europa tiene una deuda bastante grande que
se vence a finales de este año, pero puede ser renovada o refinanciada dependiendo de su flujo
de caja y como es lógico sus resultados financieros en términos de utilidades (EBITDA) para
cubrir la deuda. Esetema se maneja desde Europa, pero afecta a todo el grupo. De ahí que acá
en Mini Pappa haya surgido la preocupación por aumentar el flujo de caja, y por revisar los
componentes que tenemos en Capital de Trabajo, pues éste último está muy alto”.

-“Un momento, ¿qué es eso del flujo de caja y el EBITDA y el capital de trabajo? ¿Eso que tiene
que ver con lo que nos dijo Rodrigo?”

-“Calma Tere, calma que ya mismo te explico. Quiero empezar diciéndote que el flujo de caja es
algo muy parecido a el dinero que uno tiene disponible en el bolsillo para pagar los gastos
inmediatos, pues de nada sirve tener buenos ingresos si uno tiene una deuda muy grande que
lo va a dejar sin un peso cada que le paguen. Ahora, el Capital de trabajo es el dinero que la
empresa tiene para su operación, de ahí su nombre. Por último, el EBITDA significa Utilidades
antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones. Este indicador nos dice de
cuánto disponemos para pagar a todos los que pusieron dinero para financiar la operación, sean
bancos, acreedores o accionistas. Pero también te puedo mostrar algunas formulas y otras cosas
que te ayuden a entender la relación con lo que nos dijo Rodrigo”.
-“Si, va a tocar porque no tengo muy claro ese concepto”.

-“Déjame abro el archivo y te muestro de una vez: (ver Anexo No.1- capital de Trabajo).

-Como puedes ver, el capital de trabajo se compone básicamente de la suma de: Cartera, y los
Inventarios menos las Cuentas por pagar. En el caso de Mini Pappa, el inventario de repuestos
es un factor preponderante del capital de trabajo, y se ha convertido en un dolor de cabeza,
pues no está claro como disminuir este rubro en la medida en que se necesita. El valor de nuestro
inventario está alrededor de los USD $ 11.389.116, lo que ha preocupado a la administración de
Súper Pappa en Europa, quienes han objetado la realización de los proyectos locales,
cuestionando obviamente la gestión de inventarios. Adicionalmente, es evidente una
comparación con la planta de Mexi Pappa, quienes tienen una operación muy similar a la
nuestra, y su inventario es si acaso la cuarta parte del nuestro. Por último, te puedo contar que
los reportes de almacén han empezado a mostrar que el consumo de repuestos es menor a la
compra de los mismos, y aquí es donde empieza nuestro roll.

-“Maty, y ¿cómo se relaciona esto con el procedimiento de compras?”

-“Eso te lo puedo explicar mientras le damos una mirada al diagrama de flujo que describe el
procedimiento de una compra importada (ver Anexo No.2 – Procedimiento de Compras
Importadas). La gestión de compra empieza cuando el planeador de mantenimiento hace la
liberación de las ordenes de trabajo de mantenimiento, el sistema verifica automáticamente si
existe inventario en planta, si no existe inventario en el almacén el sistema genera las solicitudes
de compra para que nosotros las convirtamos en ordenes de compra y las enviemos al
proveedor.Desafortunadamente, si el planeador por situaciones de disponibilidad de
producción o presupuesto deben cancelar el mantenimiento, el cancela la orden de trabajo,
pero el sistema no nos avisa que la orden se ha cancelado, por lo tanto las órdenes de compra
siguen en firme y el proveedor despacha el material a la planta cuando realmente ya no se
necesita.

-“Ahora entiendo como esto afecta el inventario! – nos estamos llenando de cosas que muchas
veces no son necesarias! – pero entonces ¿le piensan hacer cambios al procedimiento? – ¿Qué
podemos hacer nosotros desde importaciones?”

-“Desde importaciones aún hay mucho por hacer, porque el problema de inventarios está
precisamente en los repuestos importados. Con los repuestos nacionales ha sido más fácil
trabajar y esa parte del inventario está controlado. Para empezar, es necesario hacer una
sensibilización para que todos los compradores entendamos la importancia que tiene el tema
de inventarios y cómo esto puede llegar a afectar las finanzas dela empresa. Luego, tenemos
que empezar a cuestionar las compras de acuerdo al nivel de inventario que veamos en el
sistema y al consumo que veamos para el material. Estas son solo dos de las cosas que se pueden
hacer, pero faltan cosas por revisar. En cuánto al procedimiento, no puedo darte una respuesta
muy precisa, es algo en lo que estamos trabajando todavía. Lo que sé es que faltan muchas
reuniones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso de compra”.

-“Pero si compras es el departamento encargado de comprar! Por qué deben intervenir otros
departamentos para hacer cambios en el procedimiento? “

-“Tere!!!! – acabamos de ver el flujograma de compras! – ahí se ve claramente que tanto los
Ingenieros planners de las diferentes plantas, como el almacén tienen mucho que ver en el
proceso de compras. Tal vez lo que te falta tener en cuenta, es que antes de que un ingeniero –
planner ingrese una orden de trabajo que genera una solicitud de compra de material en el
sistema, él ha tenido que hacer su trabajo, pues la solicitud es el resultado de una de sus tareas
– planear!”. El problema con los Ingenieros planners es que al parecer no tienen un método de
trabajo adecuado que les ayude a solicitar lo que realmente necesitan y en el momento justo
que lo necesitan. Parece que utilizan o no conocen todas las herramientas que un sistema
integrado de gestión como “CHAP” ofrece. Se han limitado a pedir y pedir sin tener una visión
global de sus procesos. Parte del éxito del nuevo método esta en desarrollar un presupuesto
anual para compras de repuestos, teniendo en cuenta el cronograma de las paradas de
mantenimiento preventivo”.

-Si Maty, tenes razón, “Definitivamente uno se va quedando encerrado en su puesto y se va

volviendo tan operativo que pierde la visión global que debería tener. Yo quiero que me
termines de contar cuando ya se esté concretando un plan de acción, Yo también quiero
ayudar!”.

-“Claro, eso es lo que queremos, que todos empecemos a trabajar por un mismo objetivo, y
teniendo claro cuál es el resultado deseado. Si quieres el jueves nos reunimos de nuevo y te
cuento cómo se ha ido avanzando en las reuniones de mañana y del miércoles, pues la de
mañana es con el contralor divisional y las personas de finanzas, y la del jueves es con el jefe de
almacén y los superintendentes de las plantas 1-3, 4 y 6”.

-“Perfecto, el jueves podemos hablar de nuevo mientras nos tomamos otro cafecito y me vas
diciendo en qué puedo empezar a ayudar”.

Muy preocupada, Teresa regresó a su puesto de trabajo en el área de compras de servicios, y

Matilde, naturalmente a lo suyo en Importaciones.

Matilde, quién lleva 4 años en la organización, siempre en el área de compras, no ha podido

tener calma en los últimos días, pues entre más piensa en el asunto más claridad tiene sobre la
gravedad del mismo y su conciencia le dice que debe participar en la solución del problema de
inventarios en que se encuentrala compañía. Poreso, en los dos días siguientes, estuvo muy
atenta en las reuniones para consolidar la información y ayudarle a su jefe a preparar una
presentación para la gerencia general.

Para hacer una buena presentación, Matilde resolvió llevar cuadros y reportes explicativos.
Matilde tiene además ideas concretas para trabajar en la solución que va a compartir con sus
superiores.

————————————————————————————————-

Nota:

Mini Pappa es una de las empresas productoras de papel más grande en el país, con ventas
anuales durante el 2008 de $559 mil millones. Esta compañía tiene su operación integrada desde
la semilla del árbol hasta la fabricación de empaques, y tiene plantas en las cuatro principales
ciudades del país. Hoy, Mini Pappa pertenece en un 20% a inversionistas colombianos y en un
80% al Grupo Súper Pappa, uno de los más grandes productores de empaques de papel y
reciclaje en el mundo, con sede en Suiza.

La Empresa fabrica y comercializa papeles blancos para impresión, cartulinas esmaltadas y no

esmaltadas, cartones y papeles kraft para la fabricación de cajas corrugadas y sacos. Estos
productos se comercializan en las principales ciudades del país y también se exportan a otros
países de Latinoamérica tanto a clientes directos como a distribuidores y agentes comerciales.

A pesar de su tamaño y su prestigio a nivel nacional, Mini Pappa está replanteando ahora
algunos de sus procesos, sobretodo en la parte administrativa, pues recientemente ha surgido
la preocupación por reducir su nivel de inventario de repuestos que en el momento se encuentra
en un nivel bastante elevado. Dos de los departamentos involucrados en el proceso de cambio
son Compras y Mantenimiento, en donde se vive un ambiente tenso como consecuencia de un
mal manejo en la información, pues ésta se ha quedado en los mandos superiores y quienes
ejecutan los procesos no saben realmente qué está pasando.

PREGUNTAS

1.