PR - SIT.001 Política de Equipos IT V01

CODIGO: PR.SIT.
001
POLÍTICA DE EQUIPOS IT VERSIÓN: 01
PÁGINA: 1 de 8
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Yesenia Morales IT Coordinator Finance Manager
Country HR Angello Godenzi
Carlos Saavedra Indirect Purchasing Carolina Prieto BC & Administration
Coordinator María Belen Hudtwalcker
Officer Manager
Fecha: Mayo 2020 Fecha: Mayo 2020 Fecha: Mayo 2020
Firma: Firma: Firma:
POLÍTICA
DE EQUIPOS IT
Revisión Vigente:
No utilizar la copia impresa sin verificar que la VERSION es la misma del documento disponible en el
SIG SANDVIK. No se consideran copias controladas los documentos impresos salvo indicación
expresa.
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ÍNDICE
1. OBJETIVO ...................................................................................................................................................3
2. ALCANCE....................................................................................................................................................3
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA ......................................................................................................3
4. DEFINICIONES ...........................................................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES..............................................................................................................................3
6. DESARROLLO ............................................................................................................................................4
6.1. Elegibilidad ...........................................................................................................................................4
6.2. Adquisición ...........................................................................................................................................4
6.3. Gastos cubiertos y no cubiertos ...........................................................................................................5
6.4. Renovaciones ......................................................................................................................................5
6.5. Devolución al cese ...............................................................................................................................6
6.6. Recomendaciones ...............................................................................................................................6
7. CONTROL DE CAMBIOS ...........................................................................................................................8
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1. OBJETIVO
Establecer normas y condiciones bajo las cuales Sandvik del Perú asigna equipos IT como herramienta
de trabajo a sus colaboradores y terceros, de acuerdo con la naturaleza de su actividad.
2. ALCANCE
Debido a que la naturaleza de las operaciones de Sandvik en el país puede variar entre las diferentes
áreas de negocio, el presente documento es lo suficientemente flexible para adaptarse a las diferentes
condiciones, apoyado en el buen desempeño y desarrollo de los negocios manteniendo niveles de ahorro
en línea con las Políticas de Compras y sobre la base de las Políticas de IT.
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
- Código de Conducta Sandvik,
- 3.4.8.1 IT Security Policy.
4. DEFINICIONES
- Equipos IT: equipos informáticos que sirven como herramientas de trabajo (notebook, tablet, desktop,
dispositivo de almacenamiento externo, modem, impresora, proyector, celular, cámara fotográfica,
etc).
- Robo: delito en el cual alguien se apropia de algo utilizando violencia o intimidación en las personas
o la fuerza en las cosas (como romper una ventana, asalto con arma, entre otros).
- Hurto: delito en el cual la apropiación se hace sin violencia, ni intimidación, ni fuerza en las cosas.
5. RESPONSABILIDADES
Del Colaborador:
- El colaborador que tenga asignado un equipo IT es consciente que es un activo de propiedad de
Sandvik del Perú, intransferible y para uso exclusivo de las funciones y responsabilidades asignadas
a su puesto.
- Al momento de la entrega del equipo IT, el colaborador firma esta política comprometiéndose en el
cuidado y buen uso del equipo IT y cualquier accesorio que lo componga.
Del Jefe y/o Gerente de Área:

- Es responsable de notificar al Coordinador de IT sobre cualquier cambio en la asignación del equipo
IT o del centro de costo del colaborador responsable del equipo IT.
Del Área de Recursos Humanos:

- Son responsables de informar al Coordinador de IT sobre la contratación de colaboradores solicitando
los equipos IT que requieran.
- Son responsables de comunicar sobre el cese de un colaborador que tenga equipos IT asignados y
enviar a fines de cada mes el listado de colaboradores cesados.
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Del Área de IT:

- Es responsable de la actualización de la presente política y su alineación con las políticas y
procedimientos globales Sandvik.
6. DESARROLLO
6.1. Elegibilidad:
Son elegibles los colaboradores que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades requieran
de constante comunicación con la compañía, clientes y proveedores, como son: directores, gerentes,
jefes, supervisores, vendedores, compradores, técnicos y algunos puestos administrativos y de
soporte. Deberían de contar previamente con el Vo Bo de su Jefatura y la aprobación del Gerente de
área correspondiente.
En el caso de celulares, el área de Recursos Humanos, de acuerdo con el Job Description de cada
puesto, decidirá si al colaborador le corresponde o no la asignación del celular y el plan de datos que
se ajuste a su necesidad.
La entrega de cualquier equipo IT a un colaborador por parte de Sandvik del Perú se registrará en el
documento denominado F.ADF.007 Acta de Entrega de Activo Fijo – Empleados para notebooks,
desktops e impresoras o F.SIT.002 Cargo de Entrega de Equipos IT para el resto de los equipos IT.
6.2. Adquisición:
La compra de equipos IT será solicitada exclusivamente a través del portal de “Request IT” previa
aprobación de:
Equipos IT Aprobadores
Jefe Inmediato
Gerente de Área
Notebook, Desktop y Tablet
BC & Administration
Manager
Jefe Inmediato
Celular, Modem
Gerente de Área
Dispositivos de almacenamiento
Jefe Inmediato
externo
Gerente de Área
Equipos Multimedia
BC & Administration
(cámara de video o fotográfica, Manager
impresora, proyector, grabador DVD
Territory Manager
externo)
Una vez tenga la aprobación, el Coordinador de IT debe gestionar la compra ingresando el

requerimiento con todas las especificaciones técnicas en la plataforma de compras siguiendo el
procedimiento PO.CI.001 Compras Indirectas.
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La gestión de proveedores de equipos IT se realiza de acuerdo con el procedimiento PO.CI.002

Gestión de Proveedores siempre con el soporte técnico de la organización de Sandvik IT.
En el caso de celulares, los planes de servicio a contratar estarán sujetos a la disponibilidad del
operador y al presupuesto asignado para la posición. Es responsabilidad del trabajador no hacer uso
indebido del equipo IT (cuestiones personales). Sandvik del Perú se reserva el derecho de cambiar,
modificar e incluso anular cualquier servicio de telefonía celular adquirido en cualquier momento
según sus necesidades y conveniencia.
6.3. Gastos cubiertos y no cubiertos:

Los gastos por los servicios asociados a los equipos IT serán cubiertos por Sandvik del Perú.
Los gastos generados por la adquisición de accesorios adicionales, no incluidos en el equipo IT
original contratado por Sandvik del Perú, serán cubiertos por el colaborador, salvo aprobación escrita
del Gerente de Área correspondientes y en casos puntuales (por ejemplo: por condiciones
ergonómicas, entre otros).
A continuación, los criterios para asumir los costos por reposición y penalidad:
Robo (*) Hurto, Extravío

1ra vez: Sandvik cubre el 100%
Sandvik cubre el 50%
2da vez: El colaborador cubre el 100%
El colaborador cubre el 50%
3ra vez: El colaborador cubre el 100%
(*) Para que Sandvik del Perú reconozca el robo: el trabajador debe presentar al Coordinador de
IT la denuncia (en original) emitida y sellada por la comisaría de la jurisdicción donde ocurrió el delito.
En la denuncia deben estar consignados todos los datos del equipo IT (modelo, N° serie, código
Sandvik, imei, entre otros) y se debe detallar que el hecho sucedió cumpliendo las funciones
relacionadas a su cargo.
Falla técnica: está sujeto al diagnóstico que proporcione el área de IT de Sandvik del Perú y/o el
operador tercero que corresponda.
- Si se comprueba que es falla técnica de fábrica, el proveedor asume la responsabilidad de
acuerdo con la garantía
- Si es falla técnica por uso inadecuado, el colaborador cubre al 100% del gasto asociado
(reposición y penalidad).
- Si se presenta la situación en la que el equipo IT ya no se encuentra dentro del plazo de garantía,
el Coordinador de IT y la Jefatura del usuario analizan el caso y deciden si procede o no con la
adquisición de un nuevo equipo IT y si las características se mantienen o se modifican.
Si el Coordinador de IT identifica reportes reincidentes del mismo colaborador (más de una vez
por año) de robos, extravíos y/o uso inadecuado deberá reportarlo al Área de Recursos Humanos
y al LCO (Local Compliance Officer) para que se evalúe y se tomen las medidas correspondientes.
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6.4. Renovaciones:
Las renovaciones se realizan de acuerdo con las condiciones del equipo IT y la situación financiera
de la compañía.
Se sugiere que en el caso de Notebook y Desktop sea a los tres (3) años, momento en el cual vence
la garantía.
Una vez que se entrega el equipo IT nuevo, el colaborador debe regresar el anterior y sus accesorios
a IT de manera inmediata. Si se trata de una notebook, desktop, tablet o celular deben ser
formateados por el área de IT.
Sandvik del Perú no otorga opción de compra al colaborador. Solo en el caso de las Notebook y
celulares gama alta y media pueden ser adquiridas por el colaborador como indica la PR.SIT.005
Política de Disposición de Equipos IT en Desuso.
6.5. Devolución al cese:

Al término del vínculo laboral, es obligación del colaborador cumplir con la devolución de todos los
equipos de IT asignados. En caso de incumplimiento parcial o total, Sandvik realizará el descuento
respectivo del costo equivalente, considerando como base de cálculo el valor de compra. Dicho
descuento se realizará en la liquidación de beneficios sociales del colaborador. El colaborador
autoriza el descuento con la firma del formato F.ADF.007 Acta de Entrega de Activo Fijo –
Empleados para notebooks, desktops e impresoras o F.SIT.002 Cargo de Entrega de Equipos IT
para el resto de los equipos IT, el cual firma al momento de la recepción de los equipos asignados.
El monto a descontar se establecerá en el formato F.HR.42 Autorización de Descuento.
6.6. Recomendaciones:
El colaborar debe cumplir plenamente con:
Generales:
- Proteger y cuidar el equipo IT asignado como si fuera de su propiedad.
- No dejar su equipo IT sin vigilancia y evitar su uso mientras conduce o es copiloto de acuerdo
con las Políticas Sandvik de EHS.
- No manipular el equipo IT con manos grasosas o húmedas porque se considerará como uso
inadecuado y si se avería el gasto asociado a la reparación deberá asumirlo al 100%.
- Mantener el equipo IT en condiciones de limpieza adecuadas. Para ello, se recomienda un paño
suave, sin textura, realizando movimientos suaves. No se debe utilizar telas ásperas y evitar el
uso de limpiadores no especializados.
- Cargar los equipos IT teniendo en cuenta el voltaje y validando que las conexiones eléctricas se
encuentren en buenas condiciones.
Para notebook, desktop y tablet:
- No guardar información i3 (confidencial) o i4 (secreta) en su notebook, desktop o tablet; esta
información debe ser almacenada en servidores Sandvik y/o en MS OneDrive ®.
- No utilizar los servidores de intercambio de información como Dropbox® o GoogleDrive® porque
no están permitidos debido a las Políticas Sandvik de IT.
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- Crear y proteger la contraseña del equipo IT como se establece en la IN.SIT.001 Guía para la
Creación y Protección de Contraseñas.
- Conectarse siempre a través del VPN desde lugares remotos (fuera de las instalaciones de
Sandvik) porque así protege el equipo IT contra ataques informáticos.
- Solamente debe conectarse a redes inalámbricas cuando sea necesario y con tecnología de
cifrado WEP o WPA. La mayoría de las cafeterías y puntos de acceso WiFi no utilizan ningún tipo
de cifrado lo que significa que cuando no use el VPN todas las comunicaciones que envíe serán
sin garantía y ponen en riesgo la estructura informática Sandvik (red, servidores, comunicaciones
y sistemas).
- No descargar ni instalar software no autorizados por Sandvik (no licenciados, libres, demos o
“piratas”) ya que esto representa riesgos significativos a la estructura informática Sandvik (red,
servidores, comunicaciones y sistemas). En caso de incumplimiento se considera falta grave y se
procede en base al F.SIT.001 Acuerdo de Confidencialidad.
- No descargar archivos adjuntos ni acceda a enlaces de remitentes desconocidos.
- Si se trata de una notebook o tablet, apagarla cuando no se esté usando.
- Evitar a lo máximo utilizar su notebook en áreas de acceso público como salas de aeropuertos,
áreas comunes de condominios y otros similares.
- Usar candado de seguridad siempre que sea posible, inclusive dentro de su estación de trabajo,
y principalmente en lugares públicos de alta afluencia como podrían ser las salas de aeropuertos,
áreas comunes de condominios, restaurantes, cafeterías y otros similares.
Para celular:
- Junto con el celular, usted está recibiendo una tarjeta SIM con código, la cual representa
físicamente la línea asignada a nombre de Sandvik del Perú S.A. Está terminantemente prohibido
intercambiar tarjetas y/o equipos no autorizados por IT.
- No llevar el celular asignado por Sandvik a cualquier establecimiento para su reparación, debe
comunicarse con IT.
- No hablar sobre temas conflictivos o de información sensible por su celular.
- No ingresar a links desconocidos desde su celular.
- Hablar en voz baja en lugares públicos cuando usted esté discutiendo temas de negocio, la
conversación puede ser escuchada por alguien más, quizás su competidor.
Para modem (internet móvil):
- Tener en cuenta que operar el modem USB puede interferir con dispositivos médicos como
marcapasos y dispositivos audibles.
- Almacenar el modem USB fuera del alcance de los niños. El modem USB puede causar daños si
es utilizado como un juguete.
- Abstenerse de utilizar el modem USB cerca o dentro de estructuras metálicas o establecimientos
que puedan emitir ondas electromagnéticas.
- El modem USB no es a prueba de agua, manténgalo seco y almacénelo en un lugar ventilado
fuera de los rayos solares. No lo tire, desarme o golpee. Evitar derrames de alimentos líquidos,
exposición a calor excesivo, contacto con arena, polvo, agua, lluvia, humedad excesiva o
transpiración abundante.
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- Evitar que el producto muestre el número de serie alterado o removido porque invalida la garantía.
Para cámara de video o fotográfica:
- No olvide apagar, tapar el lente y guardar la cámara de video o fotográfica en el estuche
correspondiente una vez termine de ser usada.
- Guardar en un lugar seguro para evitar robos o pérdidas.
- En caso de tener trípode, es necesario leer las instrucciones y utilizar las herramientas adecuadas
para el ajuste del equipo.
Para proyector:
- No olvide desconectar el cable de poder del proyector, después que el led naranja deje de
parpadear, luego de ser usado.
- Guardar en el maletín asignado al proyector para evitar daños y/o robos.
Para grabador DVD externo:
- No olvide desconectar el dispositivo una vez termine de ser usado.
Para impresoras:
- No olvide apagar el equipo una vez termine de ser usado.
- El uso de esta es únicamente laboral, se solicitará páginas de configuraciones de la misma para
su respectiva verificación.
- No use tóner o tinta que no haya sido suministrado por Sandvik.
Para dispositivos de almacenamiento externo:
- Es importante tener en cuenta que los discos duros externos tienen una capacidad de
almacenamiento muy alta y pueden ser robados, hurtados o perdidos fácilmente por ello es
mandatorio que tengan una clave de acceso.
- Los dispositivos de almacenamiento externos sólo deben usarse cuando no exista acceso a
nuestros servidores y se requiera trasladar información.
- Para el intercambio de datos y/o archivos se debe usar la red, ya que los servidores tienen niveles
de seguridad jerárquicos.
- La asignación de discos duros externos informáticos está RESTRIGIDO y no está autorizado
guardar información i3 (información confidencial) e i4 (información secreta), esta información
debe ser almacenada en servidores Sandvik y/o en MS OneDrive ®. Por tanto, el uso de
dispositivos informáticos sin autorización es considerada falta grave y se procede como indica el
F.SIT.001 Acuerdo de Confidencialidad.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Revisión Fecha Modificación
00 Octubre 2019 Ninguna, redacción inicial del documento
01 Mayo 2020 Modificación general de condiciones

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Una vez tenga la aprobación, el Coordinador de IT debe gestionar la compra ingresando el

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6.3. Gastos cubiertos y no cubiertos:

Robo (*) Hurto, Extravío

6.5. Devolución al cese:

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