Manual Operativo de Gestión Documental y Archivo Del Cnii (1) - Signed-1-Signed-signed

MANUAL OPERATIVO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL CONSEJO

NACIONAL PARA LA IGUALDAD
INTERGENERACIONAL
Quito, 15 de mayo de 2023
Versión: 01
1
Firmado electrónicamente por:
JOSEFINA DE LOURDES
BORJA GOMEZ
ACTA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
FASE Nombre / Cargo Firma Fecha
Elaborado por: Tlga. Lourdes Borja Gómez 15/05/2023

ASISTENTE ADMINISTRATIVA Firmado electrónicamente por:
JOSEFINA DE LOURDES
BORJA GOMEZ
Msc. Irina Xiomar Torres León

Revisado por: UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y
Firmado electrónicamente por:
IRINA XIOMAR TORRES 15/05/2023
LEON
GESTIÓN ESTRATÉGICA
DAYANA
Msc. Dayana Jenifer Chaves Mejía JENIFER
Firmado digitalmente por DAYANA
JENIFER CHAVES MEJIA
Nombre de reconocimiento (DN):
Aprobado por: 15/05/2023

cn=DAYANA JENIFER CHAVES MEJIA,
serialNumber=111021190848,
DIRECTORA ADMINISTRATIVA CHAVES ou=ENTIDAD DE CERTIFICACION DE

INFORMACION, o=SECURITY DATA
S.A. 2, c=EC
Fecha: 2023.05.17 17:15:12 -05'00'
MEJIA
FINANCIERA
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha de
Versión Descripción del cambio
actualización
Primera versión del Manual Operativo de la Regla Técnica

01 Nacional para la Organización y Mantenimiento de los 15/05/2023
Archivos Públicos
2
TABLA DE CONTENIDO
ACTA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN ............................................................................................. 2

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS ......................................................................................... 2
1. NORMAS GENERALES ........................................................................................................... 4
1.1. OBJETIVO ............................................................................................................................... 4
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................... 4
3. LINEAMIENTOS ..................................................................................................................... 6
4. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO ................................................................................. 6
5. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS .............................. 7
5.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 7
6. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ...................... 9
6.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO .................................................................................. 10
7. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL E IDENTIFICACIÓN
DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 11
8. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES .......................... 15
9. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 18
10. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
SECUNDARIAS ............................................................................................................................. 21
10.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO................................................................................ 21
11. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO PRÉSTAMO DOCUMENTAL .................................. 25
12. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO EMISIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS .................... 28
13. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO BAJA DOCUMENTAL ............................................. 30
14. ANEXOS ............................................................................................................................... 34
3
1. NORMAS GENERALES
1.1. OBJETIVO
Establecer las directrices que permitan organizar, gestionar, conservar y resguardar los
documentos de archivo que se generen o reciban en las Unidades Productoras del Consejo
Nacional para la Igualdad Intergeneracional CNII; asegurando la autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de estos.
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Cuadro General de Clasificación Documental.- Es la herramienta básica para la Gestión Interna

Administrativa de Archivo. Constituye la representación de la organización de un fondo
documental que aporta los datos esenciales de su estructura por secciones, subsecciones, series
y subseries. Refleja los expedientes que generan las entidades en el ejercicio de sus funciones,
atribuciones, responsabilidades, productos y servicios.
Compulsa.- Acto administrativo a través del cual se emite una compulsa (copia de la copia
certificada).
Conservación documental.- Medidas o acciones que tienen como objetivo la salvaguarda del
patrimonio documental, asegurando su accesibilidad a generaciones presentes y futuras. La
conservación comprende los siguientes tipos: conservación preventiva, conservación curativa y
restauración. Todas estas medidas y acciones deben respetar el significado y las propiedades
físicas del bien documental.
Digitalización.- Conversión digital de documentos originales en soporte papel, con el objeto de

incrementar el acceso a la información, reducir la manipulación y uso de materiales originales,
frágiles o utilizados intensivamente.
Documento digital.- Es el documento producto de una captura mediante equipos de

digitalización, o documentos que se descargan de páginas web.
Documento de archivo.- Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal,
contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias.
Documento electrónico.- Es la información que una entidad pública genera electrónicamente de

un aplicativo o software especializado.
Expediente.- Conjunto de documentos pertenecientes a una persona, asunto o negocio.

Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario o por la
4
misma Entidad, con ordenamiento cronológico, construcción lógica en la que tienen explicación
las distintas actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.
Expurgo documental.- Es el proceso técnico que permite seleccionar, valorar y eliminar aquellos
documentos de archivo que habiendo perdidos sus otros valores no tienen valor histórico; se
deberá retirar todos los elementos perjudiciales para el soporte que contenga la información.
Foja.- Hace referencia a una hoja.
Fondo documental.- Conjunto de documentos de toda naturaleza, formato y soporte,

acumulados y producidos por una entidad, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Fondos acumulados.- Es el conjunto de documentos con escaso o ningún criterio de organización

archivística. Esta documentación puede haber sido heredada o transferida de entidades
fusionadas, liquidadas o suprimidas, o generada por la propia entidad pública antes de febrero
de 2015.
Inventario Documental.- Los inventarios documentales son los instrumentos para el control, la
gestión y la consulta de los expedientes que obran en cada uno de los archivos de las entidades
públicas, en ellos se describirán los datos generales de los expedientes en el contexto del Cuadro
General de Clasificación Documental. Todos los Archivos de Gestión deberán elaborar el
inventario general por expediente correspondiente a su unidad y el Archivo Central elaborará el
inventario general de expedientes global de la entidad pública.
Soporte documental.- Medios materiales en los cuales se contiene la información y puede ser:
papel, digital, electromagnético, audio, video, etc.
Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Es un cuadro descriptivo que establecerá para

cada serie documental los plazos de conservación de acuerdo a sus valores documentales
primarios o secundarios y determinará el destino final de la documentación.
Unidad productora.- Es la unidad administrativa u operativa que produce, recibe y conserva la

documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Valor primario.- Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la
dependencia originadora se subdividen en valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio
e informativo.
Valor secundario.- También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que

una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo y sirve como fuente
para la investigación histórica y la acción cultural
5
3. LINEAMIENTOS
Como actores del proceso de gestión documental y archivo del Consejo Nacional para la Igualdad
Intergeneracional, son responsables todas las funcionarias/os y servidoras/es que bajo cualquier
régimen laboral presten servicios en el Consejo Nacional para la Igualdad Intergeneracional.
Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este manual deben ser
complementados o suplidos por las disposiciones del Acuerdo No. SGPR-2019-0107 Regla
Técnica para Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos, Reglamento Interno de
Gestión Documental y Archivo y la Política Institucional de Gestión Documental y Archivo.
4. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO
PROCESO: GESTIÓN INTERNA ADMINISTRATIVA DE ARCHIVO
CÓDIGO DEL
CNII-DAF-UA-003
PROCESO:
 Solicitud de ingreso de Documentación

 Solicitud de envío de correspondencia
 Directrices de control de la gestión documental
 Directrices para el Cuadro General de Clasificación Documental
 Directrices para la Tabla de Plazos de Conservación Documental
 Revisión de expedientes para transferencia primaria
 Revisión de expedientes para transferencia secundaria
 Revisión de expedientes para baja documental
 Ficha de préstamo documental
ENTRADAS:  Solicitud de copias certificadas
SUBPROCESOS:
1. Recepción de Documentos
2. Despacho de Correspondencia
3. Clasificación Documental
4. Integración de Expedientes
5. Transferencias documentales primarias
6. Transferencias documentales secundarias
7. Emisión de copias certificadas
8. Préstamo documental
9. Baja Documental
PRODUCTOS / 1. Registro de entrega de documentación
SERVICIOS DEL 2. Reporte mensual de correspondencia enviada
PROCESO 3. Cuadro General de Clasificación Documental
4. Tabla de Plazos de Conservación Documental
6
5. Inventario general por expediente
6. Inventario de transferencia secundaria
7. Expediente de baja documental
8. Registro de devolución de expediente al Archivo/ Informe de
expedientes deteriorados/ extraviados
9. Copias certificadas
5. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
MACROPROCESO: GESTIÓN INTERNA ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Interna Administrativa de Archivo
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Recepción de Documentos
Realizar la recepción, ingreso o registro de documentación dirigida a la

institución de manera ágil y ordenada; generar información sobre el
OBJETIVO:
estado de los trámites institucionales para fomentar la atención de
estos ya sea mediante contestación y/o archivo.
Desde: Presentación física o envío de documentación por medio digital

(correo electrónico, otros) para el ingreso, reasignación a las unidades
ALCANCE: administrativas para su atención.
Hasta: Envío de reporte de control de trámites al superior jerárquico.
DISPARADOR:
ENTRADAS:  Documentación dirigida a la Institución
 Directrices de control de la gestión documental
SALIDAS:  Registro de recepción de documentación
 Registro de entrega de documentación al usuario interno
5.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO
N. Actividad Responsable Descripción
7
Recibir la documentación que efectivamente este
1 Recibir Responsable de
dirigida a la institución, debe estar íntegra y completa,
documentación Archivo
incluyendo anexos.
Registrar la información recibida

Registrar la Responsable de
documentación Archivo  Si la documentación es física, suscribir la constancia de
entrega. Entregar al usuario externo.
recibida
2  Si la documentación es digital, no se suscribe constancia
de entrega, se conserva el documento electrónico
original.
 Si la documentación es copia simple, en lo posible se
gestionará la entrega de documentación original.
Clasificar la información para enviar al destinatario

3 Clasificar la Responsable de Si la información tiene la leyenda “personal”,
documentación Archivo
“reservada” o “confidencial”, no se abrirá.
Digitalizar la documentación, preferentemente en
blanco y negro.
 Registrar la información en el Sistema de Gestión

documental Quipux, documental y/o el
instrumento para seguimiento con la siguiente
información:
a. Remitente.
4 Digitalizar la Responsable de b. Cargo.
documentación Archivo c. Entidad.
d. Fecha de emisión de documento.
e. Número de oficio si lo tuviere
f. Fecha de recepción
g. Asunto
h. Descripción de anexos
i. Dirección completa: calle, número, cantón etc.
Si existe documentación física, se entrega al destinatario.
Clasificar la correspondencia física por unidad

administrativa para su traspaso, entregar la
5 Entregar la Responsable de documentación original a la unidad administrativa
documentación Archivo correspondiente y suscribir la constancia del caso.
Documento de salida:
8
Documentación con datos de entrega remitido al usuario
interno (Registro entrega de documentos originales)
Ejecutar el Trámite Documental:

Gestionar la Unidades
6 De ser el caso, la unidad administrativa donde finalice el
información Administrativas del trámite será responsable de archivar y cerrar el proceso
CNII del trámite asignado.
6. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Despacho de Correspondencia
Gestionar las solicitudes de envío de correspondencia institucional

OBJETIVO:
realizadas por las unidades administrativas
9
Desde: Solicitud de envío de correspondencia
ALCANCE: Hasta: Confirmación de entrega de correspondencia a las unidades
administrativas de la institución
ENTRADAS: DISPARADOR:
Solicitud de envío de correspondencia
SALIDAS:  Correspondencia enviada

 Informe de correspondencia entregada
Realizar una solicitud de envío, y adjuntar matriz con

requisitos, mediante el Sistema de Gestión Documental
Quipux a la Dirección Administrativa Financiera. Entregar
Solicitar envío a la Dirección Administrativa Financiera, en sobre cerrado
de la correspondencia a ser enviada, con la etiqueta del caso
correspondencia Responsable para envío de correspondencia, en la que se incluirá los
de la unidad siguientes datos:
1 -Remitente: Nombre, y cargo de ser el caso.
o dirección
requirente -Destinatario: Nombre, y cargo de ser el caso.
-Dirección completa: calle, número, provincia, cantón.
-Referencia
-Correo electrónico
-Teléfono de contacto
-Y demás datos que sean necesarios
Recibir la Revisar que los sobres se encuentren cerrados y

2 Responsable etiquetados con toda la información requerida para el
correspondencia
de Archivo envío.
para envío
Entregar la correspondencia a las diferentes entidades
gubernamentales u otros organismos con la debida fe de
3 Entregar Responsable recepción.
correspondencia de archivo
Documento de salida
 Documentación para su entrega
10
Entregar Fe de recepción a las Unidades Administrativas,
elaborar el reporte mensual de los documentos
despachados.
4 Entregar fe de Responsable
recepción de Archivo
Documento de salida
 Fe de recepción
 Reporte mensual de correspondencia enviada
7. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL E

IDENTIFICACIÓN DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Clasificación Documental e identificación de Plazos de Conservación

NOMBRE DEL SUBPROCESO:
Documental
11
Organizar, ordenar, describir y vincular los documentos de archivo, de
acuerdo con el Organigrama Institucional, identificar y establecer los
OBJETIVO:
Plazos de Conservación y destino final para cada serie documental en
función de su valoración
Desde: Convocatoria para elaboración o actualización de Cuadro General

de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación.
ALCANCE:
Hasta: Validación del Cuadro General de Clasificación Documental y Tabla
de plazos de conservación por el ente rector.
DISPARADOR:
ENTRADAS:
 Directrices para actualización del Cuadro General de Clasificación
 Documental y Tabla de Plazos de conservación.
SALIDAS:  Cuadro General de Clasificación Documental
 Tabla de plazos de Conservación de Documentos
Actividad Responsable Descripción
N.
Convocar Realizar convocatoria a reunión de trabajo para

equipo para actualizar el Cuadro General de Clasificación
actualizar Director/a Documental e identificación de plazos de
1 cuadro Administrativo/a conservación documental dirigida a los
general de Financiero/a coordinadores de Área. En la convocatoria se
clasificación incluirán los lineamientos generales a tomarse en
documental cuenta para la actividad.
Revisar y analizar leyes, reglamentos, manuales y

toda información que permita identificar los
documentos que se generen en la unidad
Analizar con Responsable de productora, los flujos documentales, los
2 el equipo la Archivo / responsables de cada actividad, los expedientes
propuesta de Coordinadores incluyendo su soporte, formato y niveles de
cada área de Área acceso, de igual manera revisar y analizar toda
información que permita identificar el valor
primario y secundario, así como la frecuencia de
uso de las series documentales contenidas en el
12
Cuadro Clasificación Institucional para definir los
plazos de conservación en cada categoría de
archivo y su disposición final ya sea a través de la
conservación completa o parcial, y/o eliminación,
una vez culminados los plazos de preservación.
Para la elaboración del cuadro de clasificación se

registrará la siguiente información:
 Secciones, representados por el nombre de

las Direcciones o unidades administrativas,
información a generarse a partir de los
grandes procesos y atribuciones generales, de
ser necesario incluir subsecciones
adicionales.
 Series documentales, que corresponde a la
agrupación de expedientes sean físicos o en
medio digital, se elaborará en función de las
atribuciones, responsabilidades, productos y
servicios, y los procesos que generen
documentos, si las categorías son
insuficientes, incluir subseries adicionales.
 Descripción de serie documental. (Contenido)
Responsable de  Origen de la documentación (Medio físico,
Elaborar el
3 Archivo / electrónico y/o digital.)
cuadro de
coordinador de  Condiciones de acceso (Público, confidencial
clasificación o reservado), incluir las series identificadas
área
como reservadas sin registrar información de
descripción y origen.
 Para la elaboración de la Tabla de Plazos de
conservación de Documentos se tomará en
cuenta lo siguiente:
 Con la valoración efectuada, elaborar matriz
de identificación de plazos de conservación,
registrando los siguientes datos:
 Plazos de Conservación: Número de años que
los expedientes deberán permanecer en cada
archivo una vez que se cierre el expediente.
En caso de conservación se colocará la
palabra “Permanente”.
 Base legal: Ley y el artículo que determine los
plazos de conservación o eliminación para las
series documentales.
 Disposición final: Conservación permanente o
13
eliminación.
 Técnica de Selección: Solamente en el caso
que se establezca que la disposición final de
los documentos es la conservación, se
determinará una técnica de selección, la cual
puede ser la conservación completa o parcial,
de acuerdo a las características particulares
de cada entidad pública y a la tipología
documental que emana de sus funciones.”
 De encontrarse correcta la información
Responsable de
Elaborar Acta contenida en las herramientas archivísticas se
Archivo / deberá elaborar y firmar el acta de
4 de coordinador de conformidad, el Cuadro de Clasificación
conformidad área Documental y la Tabla de Plazos de
Conservación con cada unidad productora.
Remitir  Remitir a la Dirección Administrativa

herramientas Financiera con copia a la persona responsable
Coordinador de de Archivo, vía sistema de gestión
8 archivísticas área documental, adjuntando herramientas
por cada
archivísticas y actas de conformidad.
unidad
productora
Consolidar  Se consolida el Cuadro de Clasificación

cuadro de Responsable de Documental y Tabla de Plazos de
9 Conservación Documental, y se generará el
clasificación Archivo
acta de aprobación, a suscribirse por la
del CNII
Dirección Administrativa Financiera.
Aprobar el  Aprobar el Cuadro de Clasificación y la Tabla

cuadro de Director/a de Plazos de Conservación de la Institución.
13 Administrativo  Solicitar vía sistema de gestión documental al
clasificación y
Financiero/a ente rector, la actualización de la validación
tabla de
de herramientas archivísticas del Consejo
plazos
Nacional para la Igualdad Intergeneracional.
14
8. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Integración de Expedientes
Identificar, depurar y ordenar de forma cronológica la documentación

OBJETIVO: institucional ya sea física o en medio digital, por asunto o trámite,
conforme el Cuadro General de Clasificación Documental.
Desde: la apertura del expediente

ALCANCE:
Hasta: Elaboración de inventario general por expediente
Unidades Administrativas del Consejo Nacional para la Igualdad

RESPONSABLE DEL PROCESO:
Intergeneracional
DISPARADOR:
ENTRADAS :
 Documentos producidos o recibidos alineados a la gestión
institucional (Archivo de Gestión).
SALIDAS:  Inventario general por expediente
15
 Abrir un expediente con los documentos

físicos, electrónicos o digitales de ingreso o
salida que se hayan producido en función del
cumplimiento de las atribuciones y
responsabilidades de la unidad administrativa
y que están contenidos en una serie del
Servidor/a de
Ordenación Cuadro de Clasificación Documental.
1 la Unidad
Documental Productora
 Crear un expediente por asunto o trámite
incorporando toda la documentación que
forme parte del expediente hasta su cierre,
ordenándolos en forma cronológica, es decir,
desde la fecha de su creación.
 El expediente se cerrará cuando concluya el

Servidor/a de
Cierre de trámite o asunto y se procederá a su expurgo
la Unidad y foliación. A partir de este momento regirán
expediente
productora los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos
de Conservación Documental.
 Una vez armado el expediente se debe

identificar y retirar todo elemento perjudicial,
así como toda documentación que no
corresponda a una versión final. (“repetida,
Servidor/a de borradores, versiones preliminares, ejemplares
Depurar el múltiples de un mismo documento, copias
2 la Unidad
expediente fotostáticas de documentos existentes en
productora
original, hojas de recados telefónicos,
mensajes y notas en tarjetas y hojas auto
adheribles, entre otros elementos”)
 Conservar copias certificadas o compulsas
cuando no se tenga el documento original.
 Cuando se trate de expedientes físicos foliar
Servidor/a de cada una de las fojas útiles que conforman el
Foliar el expediente, en la esquina superior derecha del
3 la Unidad
expedientes anverso de cada foja, utilizando números
productora
sobre un espacio en blanco, tomando en
cuenta de no registrar cifras numéricas con
16
suplementos alfabéticos, no repetir números
ni realizar la foliación en hojas en blanco. Otros
soportes que contengan información también
se foliarán.
 Puede realizar la foliación de manera manual o
a través del empleo de una herramienta
mecánica o automática, verificando la
legibilidad de números correlativos en cada
folio y que no existan enmendaduras.
 La foliación manual la efectuará con esfero de

color azul, no podrá utilizar lápiz ni esferos de
otro color.
 La documentación electrónica / digital no está

sujeta a foliación, sin embargo, se llevará un
control por número de páginas de todos los
documentos que conforman el expediente.
 Durante el tiempo de permanencia de los
acervos documentales físicos en la unidad
administrativa se podrán utilizar unidades de
almacenamiento y archiveros según la
disponibilidad, sin embargo para
transferencias a la Gestión Interna
Administrativa de Archivo, obligatoriamente
Servidor/a de los expedientes estarán contenidos en folders
Descripción de cartulina sujetadas con hilo tipo piola
4 la Unidad
Archivística integradas en cajas contenedoras.
productora
 Colocar Carátula del expediente y etiqueta de

caja haciendo uso del formato establecido
para el efecto
 Realizar inventario por expediente
Documento de salida
Expedientes conformados e inventariados
17
9. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Transferencias documentales primarias
Entregar a la Gestión Interna Administrativa de Archivo para su custodia

OBJETIVO: los expedientes que hayan cumplido el plazo de conservación
documental en el Archivo de Gestión.
Desde: Solicitud de transferencia documental primaria

ALCANCE: Hasta: Ingreso de expedientes al Gestión Interna Administrativa de
Archivo y actualización del inventario general institucional
DISPARADOR:
ENTRADAS :
 Revisión de expedientes para transferencia primaria
SALIDAS:  Inventario general institucional
18
Responsable de
Identificar Identificar las series que concluyeron su ciclo en el
Archivo/
1 archivo que Archivo de Gestión en función de la revisión de la
Servidor/a de
cumplió su tabla de plazos de conservación documental,
la Unidad
ciclo cotejar expedientes e inventario.
Productora
Actualizar el inventario, firmarlo y entregarlo al
Servidor/a de titular de la unidad productora para la aprobación
2 Actualizar el
la Unidad y posterior solicitud de transferencia de
inventario
Productora expedientes a la Dirección Administrativa
Financiera.
Una vez que haya registrado su firma de
aprobación en el inventario documental, elaborar
memorando de solicitud de transferencia de
expedientes del Archivo de Gestión a la Gestión
Solicitar Interna Administrativa de Archivo a la Dirección
Titular de
3 transferencia Administrativa Financiera, adjuntando el
Unidad
de inventario en mención.
Productora
expedientes
Documento de salida
 Memorando de solicitud de transferencia

 Inventario aprobado
Recibido el memorando de solicitud de
Constatación Director/a transferencia, remitir al Responsable del Gestión
4 de Administrativo Interna Administrativa de Archivo, el cual se
expedientes Financiero/a encargará de la constatación de los expedientes y
el inventario entregados.
Realizar la revisión y cotejo de archivos en cada
unidad productora, verificar que se encuentren
Responsable de correctos el inventario, etiquetas y contenido de
Validación de
5 Gestión Interna la transferencia.
los
Administrativa
expedientes ¿Información completa y correcta?
de Archivo
Si: Continúa a Actividad No. 7
No: Continúa a Actividad No. 6
19
Responsable de Recibir cajas o carpetas electrónicas y /o digitales
Recepción de de expedientes, entregar al responsable del
6 Gestión Interna
los archivo de gestión una copia del inventario de la
Administrativa
expedientes transferencia, debidamente fechado, sellado y
de Archivo
firmado, como acuse de recibo.
Responsable de Ingresar al Sistema de Gestión Documental, y
7 Registro de Gestión Interna emitir la información de la caja contenedora e
expedientes Administrativa informar al/la Director/a Administrativa
de Archivo Financiera.
Actualizar el inventario general institucional
otorgándole la signatura topográfica que
Responsable de corresponda a la ubicación física de las cajas
Actualización
8 Gestión Interna dentro del repositorio.
del inventario
Administrativa
general
de Archivo Documento de salida
 Inventario general institucional
20
10. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
SECUNDARIAS
NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Administrativa de Archivo
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Transferencias documentales secundarias
Entregar al Archivo Intermedio para su custodia los expedientes que han

OBJETIVO: cumplido el plazo de conservación documental en el Gestión Interna
Administrativa de Archivo.
Desde: Convocatoria para valoración documental para transferencia

secundaria
ALCANCE:
Hasta: Confirmación de ingreso de series documentales al Archivo
Intermedio
DISPARADOR:
ENTRADAS :
 Revisión de expedientes para transferencia secundaria
SALIDAS:  Inventario de transferencia secundaria
 Una vez que se hayan identificado las series

que concluyeron su ciclo en el Gestión
Interna Administrativa de Archivo en
función de la revisión de caducidades de la
tabla de plazos de conservación
Identificar Director/a
documental, realizar convocatoria a
1 archivo que Administrativo reunión de trabajo para valoración de series
cumplió su ciclo Financiero/a documentales a transferirse al Archivo
Intermedio, dirigida al equipo responsable
institucional, (Máxima autoridad o su
delegado, el responsable de la unidad
productora y el/la Director/a Administrativo
Financiero/a).
21
En la convocatoria se incluirán los lineamientos
generales a tomarse en cuenta para la actividad
y la agenda a ejecutarse.
Documento de salida
Convocatoria
 Abrir las cajas o carpetas electrónicas y /o

digitales de las series que contengan
expedientes susceptibles de transferencia al
Responsable de Archivo Intermedio a fin de proceder con la
valoración.
Generar Archivo/Equipo
 Generar inventario general de las series a
2 inventario para responsable de
valorarse para transferencia al Archivo
transferencia la valoración Intermedio.
documental
Documento de salida
 Inventario de transferencia secundario

elaborado
 Revisar información relacionada a
normativa vigente, facultades, atribuciones,
procedimientos a fin de analizar el valor
primario y secundario de los documentos, y
ratificar o rectificar los plazos de
conservación o destino final, considerando
que se deberán justificar los criterios de
valoración propuestos.
Valorar los Equipo

Para determinar la existencia de valor
expedientes a responsable de
3 secundario, histórico o permanente en las series
transferirse la valoración
documentales y expedientes se tomarán en
documental
cuenta las siguientes características:
“1. Permiten conocer los orígenes del

organismo, su organización, evolución y
actividades.
2. Brindan testimonio sobre el devenir cultural,
social, científico y tecnológico.
3. Permiten conocer los procesos de elaboración
de leyes, acuerdos, reglamentos y demás
22
documentos normativos de las entidades
públicas, según corresponda.
4. Contienen datos significativos sobre un
acontecimiento, individuo, institución o lugar,
sobre tendencias de la historia política o
económica, ciencias y técnicas.
5. Contienen datos necesarios para la protección
de los derechos.
6. Describen la organización documental de la
entidad pública.
7. Proceden de una entidad pública o sección de
rango superior en la jerarquía administrativa.
8. Conservan documentación que comprenda
información global de la entidad pública.”
(Acuerdo No. SGPR-2019-0107 Regla técnica
para organización y mantenimiento de archivos
públicos)
 Elaborar Ficha Técnica de Prevaloración

para cada serie documental haciendo uso
del formato establecido para el efecto, se
anexará a la ficha el inventario
correspondiente.
 Aprobar los inventarios y la Ficha Técnica de

Prevaloración para el posterior envío al ente
rector por parte de la Dirección
Administrativa Financiera.
Documento de salida
Ficha/s Técnica/s de Prevaloración aprobada/s
Inventario de transferencia secundario
aprobado
 Solicitar vía oficio a la Dirección de Archivo
de la Administración Pública del ente rector,
Director/a la validación de la Tabla de Plazos de
Solicitar
4 Administrativo Conservación Documental, el inventario de
transferencia
Financiero/a transferencia secundaria y la Ficha Técnica
secundaria de Prevaloración.
23
Oficio de solicitud de transferencia secundaria
 La Dirección de Archivo de la
Administración Pública del ente rector
asignará un responsable del Archivo
Intermedio que asistirá a la institución para
revisar y cotejar la documentación con el
inventario remitido.
Revisar la Responsable de
El responsable del Gestión Interna
documentación Gestión Interna
5 Administrativa de Archivo estará presente en la
de archivo Administrativa
revisión a fin de solventar las posibles
intermedio de Archivo
inconsistencias que se pudieran presentar en la
información o continuar con la entrega de cajas
al Archivo Intermedio.
¿Se requiere corrección de información?

Si: Continúa a la Actividad No. 6
No: Continúa a la Actividad No. 7
 Una ratificado que toda la información se
encuentra acorde para la transferencia
secundaria, remitir vía oficio al Archivo
Intermedio los instrumentos para dicha
transferencia, y presentar las cajas o
Director/a carpetas electrónicas y/o digitales de
Realizar
7 Administrativo expedientes para su custodia.
constancia de
Financiero/a  Recibirá la constancia de ingreso de cajas o
transferencia
carpetas electrónicas y/o digitales al
Archivo Intermedio en el inventario de
transferencia.
Oficio de transferencia secundaria
24
11. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO PRÉSTAMO DOCUMENTAL
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Préstamo documental
Entregar temporalmente los expedientes del Gestión Interna

OBJETIVO: Administrativa de Archivo a los servidores públicos autorizados mediante
la utilización de la correspondiente ficha de solicitud.
Desde: Elaboración de ficha de préstamo documental
ALCANCE: Hasta: Devolución de expedientes al Gestión Interna Administrativa de

Archivo o presentación de informe de expedientes deteriorados/
extraviados.
25
RESPONSABLE DEL PROCESO: Responsable del Gestión Interna Administrativa de Archivo
DISPARADOR:
ENTRADAS :
 Ficha de préstamo documental
SALIDAS:  Ficha de préstamo documental con firma de recepción (devolución)
de expediente./ Informe de expedientes deteriorados/ extraviados
N. Actividad Rol (Cargo) Descripción
Elaborar Ficha  Elaborar Ficha de Préstamo Documental, en la

Servidor/a que constará el plazo de préstamo conforme
1 de préstamo solicitante la normativa interna, registrar la firma de
documental
elaboración.
 Revisar la ficha de préstamo documental para
la validación de esta.
Titular de la
2 Aprobar Ficha Unidad ¿Información completa y correcta?
Si: Continúa a la actividad No. 3
No: Regresa a la actividad No. 1
 Solicitar préstamo documental vía correo
electrónico, adjuntando la ficha con las firmas
respectivas.
 En caso de requerir expedientes electrónicos
Solicitar Servidor/a y/o digitales se deberá además de la ficha
3
expediente solicitante adjuntar un CD en blanco para poder copiar la
información a la cual desea acceder.
Documento de salida
Ficha de préstamo documental elaborada
 Retirar expediente/s de manera íntegra sin
Localizar el Responsable de desmembrar su estructura, utilizar señales en
4 los sitios que se ha localizado el material
expediente Archivo
documental, separándolo sin alterar el orden
de la documentación restante.
26
 Registrar plazo de devolución para la
documentación física en la ficha de préstamo,
firmarla y entregar el o los expedientes
solicitados en préstamos al usuario
Establecer el requirente.
Responsable de
5 plazo del Archivo
préstamo  Los expedientes otorgados en préstamo
quedarán bajo la responsabilidad del
solicitante, quien deberá devolverlo de
manera íntegra al término del plazo
establecido.
 Realizar seguimiento al préstamo para que se
realice la devolución de los expedientes en el
tiempo definido para la misma.
Responsable de  Solicitar vía memorando al titular de la unidad
6 Seguimiento a
Archivo la devolución de los expedientes otorgados en
los plazos
préstamo.
¿Se entrega expediente en el plazo definido?
No: Continúa a la actividad No. 10
 Revisar los expedientes entregados a fin de
verificar que se encuentren completos, que
sean los que se otorgaron en préstamo y que
Revisar los Responsable de
7 se encuentren en buen estado.
expedientes Archivo ¿Expediente completo, correcto y en buen
devueltos estado?
No: Continúa a la actividad No. 13
 De no haber irregularidades que ameriten
otra gestión, se procede a firmar la Ficha de
Préstamo en el campo correspondiente.
Legalizar Responsable de
8
devolución Archivo
Documento de salida
 Ficha de préstamo documental con firma de

recepción (devolución) de expediente
27
12. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO EMISIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Emisión de copias certificadas
Facilitar la atención de requerimientos de documentación institucional

OBJETIVO:
certificada tanto de clientes externos como internos.
Desde: Solicitud de certificación de documentos

ALCANCE:
Hasta: Emisión de copias certificadas
RESPONSABLE DEL PROCESO: Responsable del Gestión Interna Administrativa de Archivo
DISPARADOR:
ENTRADAS :
 Solicitud de copias certificadas
SALIDAS:  Copias certificadas
28
N. Actividades Responsable Descripción
Director/a  Revisar requerimientos externos o solicitudes

1 Administrativo realizadas por las unidades administrativas
Revisar solicitud
Financiero/a mediante el sistema de gestión documental sobre
certificación de documentos
Revisar  Revisar existencia de la documentación solicitada

Responsable de en el Inventario General Documental institucional,
2 existencia de Archivo o en los inventarios de archivo de gestión.
documentación
 Retirar los documentos a certificar de su

contenedor y proceder a fotocopiarlos,
Preparar la Responsable de considerando el no desmembrar la estructura de
3
documentación Archivo los expedientes, no alterar el orden de la
documentación restante, utilizando señaletica en
los sitios que se ha localizado el material.
Responsable
del Gestión  Verificar que las fotocopias concuerden
4 Certificar la Interna exactamente con los documentos de origen, tanto
documentación Administrativa en la forma como en su contenido, para proceder
de Archivo a realizar la certificación correspondiente.
Responsable  Foliar fotocopias en el anverso con números

del Gestión progresivos en el ángulo superior derecho de cada
5 Foliar la Interna foja útil, en las fojas que no contengan texto en el
documentación Administrativa reverso, deberá indicar utilizar el sello de "espacio
de Archivo en blanco".
Responsable
del Gestión
6 Sellar la Interna  Estampar sello de certificación que corresponda y
documentación Administrativa la firma en cada foja certificada o compulsa.
de Archivo
29
 Comunicar vía correo electrónico (Solicitudes
internas) u oficio (Peticiones externas) al usuario
Responsable requirente la respuesta favorable a la petición
efectuada, señalando que la documentación física
del Gestión
Entregar la ya puede ser retirada.
7 Interna
documentación  Entregar las copias certificadas al solicitante o de
Administrativa
ser el caso a un representante debidamente
de Archivo autorizado
Documento de salida
 Correo electrónico/Oficio
13. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO BAJA DOCUMENTAL
NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Administrativa de Archivo
NOMBRE DEL SUBPROCESO: Baja documental
Ejecutar de forma controlada la eliminación de expedientes que

OBJETIVO: hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables y que no contengan valores históricos.
Desde: Revisión de series documentales para baja

ALCANCE:
Hasta: Generación de expediente de baja documental
30
DISPARADOR:
ENTRADAS :
 Revisión de expedientes para baja documental
SALIDAS:  Expediente de baja documental
 Una vez identificadas las series que concluyeron su

ciclo en el Gestión Interna Administrativa de
Archivo en función de la revisión de caducidades
de la tabla de plazos de conservación documental,
se realizará la convocatoria a reunión de trabajo
dirigida al equipo responsable institucional,
Identificar (Máxima autoridad o su delegado, Director y
series Director/a
Responsables de las Unidades Productoras y el/la
1 documentales Administrativo
Director/a Administrativo Financiero/a) para
que deben Financiero/a revisar la valoración de series documentales a
darse de baja eliminarse.
 En la convocatoria se incluirán los lineamientos
generales a tomarse en cuenta para la actividad y
la agenda a ejecutarse.
Documento de salida
Convocatoria
 Abrir las cajas o carpetas electrónicas y/o digitales

de las series que contengan expedientes
susceptibles de baja documental a fin de proceder
Responsable de con la valoración.
Generar Archivo/Equipo
2 inventario para responsable de
baja la valoración  Generar inventario general de las series a
documental documental valorarse para baja documental.
Documento de salida
 Inventario de baja documental elaborado

Equipo  Revisar información relacionada a normativa
Determinar el responsable de vigente, facultades, atribuciones, procedimientos
3 valor de la a fin de analizar el valor primario y secundario de
la valoración
documentación documental los documentos, y ratificar o rectificar el destino
final de las series documentales, considerando que
31
se deberán justificar los criterios de valoración
propuestos.
 Para determinar la existencia de valor secundario,

histórico o permanente en las series documentales
y expedientes se tomarán en cuenta las siguientes
características:
“1. Permiten conocer los orígenes del organismo, su

organización, evolución y actividades.
2. Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social,
científico y tecnológico.
3. Permiten conocer los procesos de elaboración de
leyes, acuerdos, reglamentos y demás documentos
normativos de las entidades públicas, según
corresponda.
4. Contienen datos significativos sobre un
acontecimiento, individuo, institución o lugar, sobre
tendencias de la historia política o económica, ciencias
y técnicas.
5. Contienen datos necesarios para la protección de los
derechos.
6. Describen la organización documental de la entidad
pública.
7. Proceden de una entidad pública o sección de rango
superior en la jerarquía administrativa.
8. Conservan documentación que comprenda
información global de la entidad pública.”)
Elaborar Ficha Técnica de Prevaloración para cada

serie documental haciendo uso del formato
establecido para el efecto, se anexará a la ficha el
inventario correspondiente.
Aprobar los inventarios y la Ficha Técnica de

Prevaloración para el posterior envío al ente rector por
parte de la Dirección Administrativa Financiera.
Documento de salida
 Inventario de baja documental aprobado
32
 Ficha/s Técnica/s de Prevaloración aprobada/s
 Solicitar vía oficio a la Dirección de Archivo de la

Administración Pública (ente rector), la validación
del cumplimiento de las directrices emitidas en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental
Solicitar Director/a
remitiendo el inventario de baja correspondiente
4 validación del Administrativo
y la Ficha Técnica de Prevaloración.
proceso Financiero/a
 Oficio de solicitud de dictamen del proceso de baja

documental
 Corregir la información detectada como
Responsable de
inconsistente, en caso de que se requieran
Validación del Gestión Interna modificaciones a los instrumentos definidos como
5
documentación Administrativa requisitos para la validación, se deberá comunicar
de Archivo del particular a los involucrados para la
actualización y firmas correspondientes.
 Gestionar la destrucción de los expedientes,
Gestionar la Director/a
cualquiera que sea su soporte, bajo
6 destrucción de Administrativo procedimientos establecidos en la normativa
expedientes Financiero/a vigente, considerando las mejores prácticas
ambientales nacionales e internacionales.
 Abrir expediente de cada procedimiento de baja
Abrir el documental en el que se incluya el acta de
expediente de entrega-recepción/eliminación, el inventario de
baja baja documental, la Ficha Técnica de
documental Responsable de Prevaloración, así como el dictamen de baja
7 documental, el mismo que se conservará
Archivo
conforme las caducidades establecidas en la Tabla
de Plazos de Conservación Documental.
Expediente de baja documental
33
14. ANEXOS
Tipo de
Nombre de documento Versión
documento
Formato-Registro entrega de
01 Formato
documentos originales
Formato-Inventario Documental 01 Formato
Formato-Identificador para cajas 01 Formato
Formato-Carátulas de expedientes 01 Formato
Formato Ficha Técnica de

01 Formato
Prevaloración
Formato-Ficha de Préstamo
01 Formato
Documental
34

Manual Operativo de Gestión Documental y Archivo Del Cnii (1) - Signed-1-Signed-signed

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Operativo de Gestión Documental y Archivo Del Cnii (1) - Signed-1-Signed-signed

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL OPERATIVO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL CONSEJO

Quito, 15 de mayo de 2023

ACTA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

FASE Nombre / Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Tlga. Lourdes Borja Gómez 15/05/2023

Msc. Irina Xiomar Torres León

Aprobado por: 15/05/2023

DIRECTORA ADMINISTRATIVA CHAVES ou=ENTIDAD DE CERTIFICACION DE

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Primera versión del Manual Operativo de la Regla Técnica

ACTA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN ............................................................................................. 2

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Cuadro General de Clasificación Documental.- Es la herramienta básica para la Gestión Interna

Digitalización.- Conversión digital de documentos originales en soporte papel, con el objeto de

Documento digital.- Es el documento producto de una captura mediante equipos de

Documento electrónico.- Es la información que una entidad pública genera electrónicamente de

Expediente.- Conjunto de documentos pertenecientes a una persona, asunto o negocio.

Foja.- Hace referencia a una hoja.

Fondo documental.- Conjunto de documentos de toda naturaleza, formato y soporte,

Fondos acumulados.- Es el conjunto de documentos con escaso o ningún criterio de organización

Tabla de Plazos de Conservación Documental.- Es un cuadro descriptivo que establecerá para

Unidad productora.- Es la unidad administrativa u operativa que produce, recibe y conserva la

Valor secundario.- También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que

4. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROCESO

PROCESO: GESTIÓN INTERNA ADMINISTRATIVA DE ARCHIVO

 Solicitud de ingreso de Documentación

5. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

MACROPROCESO: GESTIÓN INTERNA ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Interna Administrativa de Archivo

NOMBRE DEL SUBPROCESO: Recepción de Documentos

Realizar la recepción, ingreso o registro de documentación dirigida a la

Desde: Presentación física o envío de documentación por medio digital

Hasta: Envío de reporte de control de trámites al superior jerárquico.

5.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO

N. Actividad Responsable Descripción

Registrar la información recibida

Clasificar la información para enviar al destinatario

 Registrar la información en el Sistema de Gestión

Clasificar la correspondencia física por unidad

Ejecutar el Trámite Documental:

6. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

MACROPROCESO: GESTIÓN INTERNA ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Interna Administrativa de Archivo

NOMBRE DEL SUBPROCESO: Despacho de Correspondencia

Gestionar las solicitudes de envío de correspondencia institucional

SALIDAS:  Correspondencia enviada

6.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO

N. Actividad Responsable Descripción

Realizar una solicitud de envío, y adjuntar matriz con

Recibir la Revisar que los sobres se encuentren cerrados y

7. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL E

MACROPROCESO: GESTIÓN INTERNA ADMINISTRATIVA

NOMBRE DEL PROCESO: Gestión Interna Administrativa de Archivo

Clasificación Documental e identificación de Plazos de Conservación

Desde: Convocatoria para elaboración o actualización de Cuadro General

7.1. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO

Actividad Responsable Descripción

Convocar Realizar convocatoria a reunión de trabajo para

Revisar y analizar leyes, reglamentos, manuales y

Para la elaboración del cuadro de clasificación se

 Secciones, representados por el nombre de

Remitir  Remitir a la Dirección Administrativa