MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Tipo de Proceso: AP Habilitante de Apoyo

Macroproceso: AP-03 Gestión de Secretaría General
Proceso: AP-03.3 Registros Societarios
Subproceso: AP-03.3.1 Registro de Información
Procedimiento: AP-03.3.1.12 Registrar Posesión Efectiva de Bienes
Dueño del
Subdirector de Registro de Sociedades
Procedimiento:

Versión: 01
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

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 Aprobado por:

Nombre Cargo Firma

Ab. Víctor Anchundia Superintendente de Compañías,

Places Valores y Seguros

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CONTROL DE CAMBIOS

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ÍNDICE

OBJETO .......................................................................................................................5
ALCANCE ....................................................................................................................5
NORMATIVA ................................................................................................................5
GLOSARIO...................................................................................................................5
CARACTERIZACIÓN ...................................................................................................7
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................9
PROCEDIMIENTO .....................................................................................................10
FLUJOGRAMA ...........................................................................................................13
FORMULARIOS .........................................................................................................15

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OBJETO
Describir el procedimiento para registrar las posesiones efectivas de bienes, cuyos
documentos notariales o judiciales son remitidos a la Institución por parte de los
interesados.

ALCANCE
Este procedimiento inicia con el ingreso de los documentos requeridos para el
registro de la posesión efectiva de bienes a través del centro de atención al usuario y
culmina con el registro de la información en la base de datos institucional por parte
del Especialista de Registro de Sociedades.

NORMATIVA
 Código Civil.
 Ley de Compañías.
 Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.
 Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
 Código de Ética de los Servidores de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros.

GLOSARIO
 Usuario.- Persona Natural o Jurídica interesada en solicitar los servicios de la
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
 Registrar.- Anotar en un expediente, nómina o proceso, una información o
señal, para la fácil consulta de algún dato.
 Persona jurídica.- Persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones.

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 Portal Interno.- Red de ordenadores que utiliza tecnología Internet para

compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y
sistemas operacionales.
 Posesión efectiva.- Es el acto mediante el cual el Juez o Notario Público
concede a los herederos de un fallecido, los derechos sobre sus bienes.

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 CARACTERIZACIÓN

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 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA 15/07/2017
MACROPROCESO: Gestión de Secretaría General VERSIÓN 01
PROCESO: Registros Societarios ELABORADO POR Ing. Daniel Mosquera.
SUBPROCESO: Registro de Información APROBADO POR Ing. Jessica Ramírez
PROCEDIMIENTO: Registrar Posesión Efectiva de Bienes

CONTROLES

INDICADORES NORMATIVA:
% Posesiones efectivas registradas=
• Código Civil
• Ley de Compañías
• Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos
N° de Posesiones efectivas registradas Públicos
Total de posesiones efectivas • Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
remitidas a la Institución Procesos de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros
• Código de Ética de los Servidores de la
Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros

ENTRADAS SALIDAS

PROVEEDORES
 Solicitud del Representante REGISTRAR  Información CLIENTES
Representante Legal POSESIÓN registrada
Entes Controlados
Legal de la  Escritura de Posesión efectiva EFECTIVA DE en la base
Compañía otorgada por notario público o BIENES de datos
sentencia del juez competente. institucional

TECNOLOGICOS: HUMANOS:

 Sistema Integrado de Trámites  Subdirector de Registro de Sociedades

 Sistema de Control de Actos Jurídicos  Especialista de Registro de Sociedades
 Portal Interno  Técnico en Gestión
 Oficinista
 Especialista en Atención al Usuario

RECURSOS
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RESPONSABILIDADES

ESPECIALISTA DE REGISTRO DE SOCIEDADES

 Revisar las notificaciones automáticas recibidas de nuevos trámites.

 Ingresar al Portal Interno con su usuario y contraseña y seleccionar la ruta de
acceso correspondiente al trámite.
 Efectuar el registro o corrección de posesión efectiva de bienes completando las
secciones de la pantalla de registro del sistema1.
 Registrar la posesión efectiva en las compañías pertinentes, lo que generará la
actualización de la base de datos institucional.
 Notificar al usuario mediante el Sistema Integrado de Trámite que su solicitud ha
sido procesada.

ESPECIALISTA EN ATENCIÓN AL USUARIO (CAU)

 Receptar los documentos para el registro de posesión efectiva de bienes.

 Crear el respectivo trámite en el Sistema Integrado de Trámites.

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Diseño de Especificaciones Funcionales: DEF-2017-03 Registro de Posesión Efectiva.
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PROCEDIMIENTO

ESPECIALISTA EN ATENCIÓN AL USUARIO (CAU)

1. Recepta los documentos para registrar la posesión efectiva de bienes, los cuales
son presentados por el usuario:
 Solicitud del Representante Legal.
 Escritura de Posesión efectiva otorgada por notario público o sentencia del
juez competente.
2. Ingresa al Sistema Integrado de Trámites.
3. Verifica que la documentación presentada esté completa, en relación a la
información requerida para el trámite, especificada en el Sistema Integrado de
Trámites.
4. Verifica que el usuario se encuentre registrado en el Sistema Integrado de
Trámites.
4.1. Si el usuario se encuentra registrado, continúa con la creación del trámite,
continúa en numeral 5.
4.2. Si es usuario no registrado, registra los datos principales de éste,
especificados en el Sistema Integrado de Trámites (correo, número de
teléfono, entre otros), continúa numeral 5.
5. Crea el respectivo trámite, genera un número de trámite e imprime ticket.
5.1. El Sistema Integrado de Trámites remite el trámite al servidor pertinente de
forma automática, y genera el correo automático de notificación, continúa
en el numeral 8.
6. Entrega ticket del trámite al usuario.
7. Envía documentos a digitalización. Ver procedimiento AP-03.1.1.01 Digitalizar
Documentos.

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ESPECIALISTA DE REGISTRO DE SOCIEDADES / TÉCNICO EN GESTIÓN

8. Recibe notificación2 mediante correo electrónico institucional en el que se indica

que ha recibido un nuevo trámite.
9. Ingresa al Portal Interno con su usuario y contraseña.
10. Selecciona la ruta de acceso correspondiente al trámite para registrar la posesión
efectiva de bienes.
10.1. Ingresa a la siguiente ruta: Portal Interno > Registro de Sociedades >
Societario > Transaccional.
11. Selecciona la opción correspondiente acorde al tipo de trámite:
 Nuevo registro de posesión efectiva.
 Corrección del registro de posesión efectiva3.
12. Efectúa el registro completando las secciones de la pantalla de registro del
sistema:
12.1. Ingresa los parámetros para buscar al causante del registro de posesión
efectivo.
12.2. Modifica los datos del causante en la compañía solicitante.
12.3. Consulta los documentos de respaldo, buscando por el número de trámite.
12.4. Selecciona la compañía correspondiente a la solicitud del registro de
posesión efectiva.
12.5. Ingresa o corrige los datos de la escritura o sentencia del juez.
12.6. Ingresa o corrige los datos de la inscripción del Registro Mercantil, en los
casos pertinentes.
12.7. Ingresa o corrige los datos de los herederos.
12.8. Ingresa Observaciones.
13. Registra la posesión efectiva en las compañías previamente seleccionadas, lo
que generará la actualización de la base de datos institucional.
2
La notificación se generará de manera automática mediante el Sistema Integrado de Trámites.
3
Diseño de Especificaciones Funcionales: DEF-2017-03 Registro de Posesión Efectiva.
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BIENES VERSIÓN: 01

14. Notifica al usuario mediante el Sistema Integrado de Trámite que su solicitud ha

sido procesada.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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 FLUJOGRAMA

13

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 FORMULARIOS

15

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No se ha definido formularios para este procedimiento.